Inhoudsopgave. Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

Transcriptie

1 Handleiding Jeugd-Ned H10 Inkoop Regio Haaglanden 2016

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Jeugd-Ned Toegang Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord in combinatie met 2 e factor Browser Adres Gemeente meldt beschikking aan H10 inkoop Melding Nieuwe Cliënt door zorgleverancier Aanmelden van nieuwe cliënten en verzoek om toewijzing Werkproces voor de leverancier indien deze werkt via inloggen Werkproces voor gemeenten Nieuwe cliënten en/of nieuwe beschikte zorg toewijzen Werkwijze leveringen Snelmenu Toewijzingsbericht (downloaden): ijw-301 en/of lijst Te leveren Levering van zorg accepteren: ijw-305 of lijst Te leveren Levering van zorg beëindigen: ijw-307 of lijst Actueel Werkwijze factuurcontrole Globale werkwijze Leveranciers dienen facturen middels berichtenverkeer of inloggen Handleiding voor zorgleveranciers die inloggen: Automatische controle leidt tot status in behandeling Controle door de leverancier die inlogt Werk van H10 Inkoopbureau: Factuurstatus van In behandeling naar Beoordeeld Factuur overdragen aan H10 Inkoopbureau Factuur verwijderen Factuur definitief Financiële specificatie fiatteren Handmatig boekingen koppelen SEPA bestanden en betaling van de factuur Gegevens voor financiële administratie Bijzonderheden Controle over gehele periode Meerdere factuurperioden in 1 factuurregel Crediteren Eenheid stuks Traject factureren Controles Excel-bestand Een aanvullende toelichting van de gemeente Codelijsten Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

3 1 Inleiding Hierbij een eerste opzet voor een handleiding voor het Inkoopbureau en voor de 10 gemeenten van H10 en voor zorgleveranciers voor het gebruik Jeugd-Ned voor de zorgtoewijzing en factuurcontrole. 2 Jeugd-Ned Het samenwerkingsverband van 10 gemeenten in Regio Haaglanden: H10 Inkoopbureau gebruikt de applicatie Jeugd-Ned voor de factuurcontrole van de jeugdvoorzieningen. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe Jeugd-Ned werkt. Voor leveranciers is het mogelijk om via VECOZO te werken. De informatie bereikt H10 dan via het Inlichtingenbureau een andere naam hiervoor is het Gemeentelijk Gegevens Knooppunt (GGk). Ook kunnen leveranciers inloggen in Jeugd-Ned. Meer informatie over het proces is te vinden op is 3 Toegang 3.1 Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord in combinatie met 2 e factor. H10inkoop heeft er voor gekozen de programmatuur uit te voeren op een server van ZorgNed. ZorgNed zorgt ervoor dat de gegevens cliënten op een veilige manier worden opgeslagen. Om te zorgen dat de communicatie tussen de browser van de gebruiker en de ZorgNed server veilig verloopt, biedt ZorgNed de mogelijkheid om gebruik te maken van 2 factor authenticatie. Na het inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord, volgt een scherm waarop de 2 e factor ingevoerd moet worden, die per e- mail aan de gebruiker verzonden wordt. Voorheen werden certificaten gebruikt voor de beveiliging. Met de 2 factor inlog methode is het gebruik van certificaten overbodig geworden. Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

4 3.2 Browser Jeugd-Ned is een webapplicatie, dit betekent dat er een browser nodig is om het programma te gebruiken. Jeugd-Ned is getest met Firefox (nieuwste versie), Chrome (nieuwste versie) en Internet Explorer (vanaf versie 9). Verder zal de browser pop-ups van de site moeten tonen. Om documenten te genereren of in te zien zal er op de computer een tekstverwerker als MS Word moeten staan. 3.3 Adres Het adres van de applicatie is Het is handig voor de gebruiker om hiervoor een snelkoppeling op het start-menu of het bureaublad te maken. 4 Gemeente meldt beschikking aan H10 inkoop Elk van de 10 gemeenten van H10 heeft haar eigen administratief systeem en haar eigen manier van vastleggen welke jeugdige recht heeft op welke zorg. Uit elk systeem kan informatie worden verzonden naar H10 inkoop over deze beschikkingen. Dat kan door het aanleveren van ijw-301 berichten of door Excel bestanden waarin dezelfde informatie staat vermeld. 5 Melding Nieuwe Cliënt door zorgleverancier 5.1 Aanmelden van nieuwe cliënten en verzoek om toewijzing. Zorgleveranciers kunnen een verzoek om toewijzing indienen via H10. Dit kan middels een ijw-315 bericht of het invullen of inlezen van een 315 Excel bestand in Jeugd-Ned. Berichtenverkeer voldoet aan landelijke de standaarden, die zijn te raadplegen op Het aanmelden van een nieuwe cliënt is in twee werkprocessen te verdelen. De eerste stap wordt genomen door de leverancier en de gemeente neemt de cliënt hierna op in haar zorgregistratie. Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

5 5.2 Werkproces voor de leverancier indien deze werkt via inloggen Het werkproces waarmee de leverancier nieuwe cliënten aanbiedt is te verdelen in de volgende stappen: De leverancier logt in op het Jeugd-Ned portaal van de regio. Bij Verzoek om Toewijzing kunnen gegevens die bedoeld zijn voor de gemeente waaraan de toewijzing gevraagd wordt, ingevoerd worden via de knop Verzoek aanmaken onder in het scherm: Ter voorbereiding op het invoeren van meerdere cliënte kan de leverancier op het scherm Verzoek om Toewijzing (Koppelingen Verzoek om Toewijzing) een Excel-bestand downloaden (Excelvoorbeeld downloaden, linksonder in het scherm): Dit bestand bevat een tabblad met de naam Meldingen en een reeks kopteksten die beschrijven welke gegevens er in de kolom ingevuld worden. Onder de regel met de kopteksten kunnen de gegevens van een of meer cliënten ingevuld worden. In de tabel in de bijlage staan de details over de te vullen gegevens opgesomd. Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

6 Door op de knop Verzoeken inlezen te klikken kan het Excel-bestand dat op deze manier gevuld is, terug ingelezen worden. Hierbij wordt de inhoud van het bestand gecontroleerd. Er kunnen alleen cliënten ingelezen worden voor gemeentes en leveranciers waarvoor de gebruiker, een medewerker van de zorgleverancier dus, gerechtigd is. Na het inlezen kunnen de geldige meldingen op het overzicht Verzoeken om toewijzing bekeken worden. Deze meldingen krijgen na het inlezen de status: Nieuw. Ook ijw-315 berichten die zijn ingelezen of ontvangen via VECOZO en GGk krijgen de status nieuw. 6 Werkproces voor gemeenten 6.1 Nieuwe cliënten en/of nieuwe beschikte zorg toewijzen. Het werkproces waarmee de gemeente nieuwe cliënten opneemt is op te delen in de volgende stappen: 1 De gemeente logt in op Jeugd-Ned en start het overzicht Meldingen nieuwe cliënt (Meldingen nieuwe cliënt bijwerken). In dit overzicht kan de gemeente de eigen meldingen bekijken. 2 Door al dan niet te filteren op bijvoorbeeld status, BSN, leverancier en/of datum/tijd inlezen kan er een selectie gemaakt worden van de meldingen: 3 Door de selectie te downloaden (Verzoeken downloaden) wordt de status van alle gedownloade meldingen van de gemeente op Afgehandeld gezet. 4 Met de gegevens van een cliënt uit het verzoek, maakt de medewerker van de gemeente op de voor gemeente gebruikelijke wijze een beschikking en een toewijzing (301) aan. Ter verduidelijking van de termen: Een toewijzingsbericht (ijw-301) is een verzoek aan een leverancier om zorg, waarvoor de gemeente het recht op zorg heeft vastgesteld middels een beschikking, te gaan leveren. Meer informatie over het leveren van zorg staat in het volgende hoofdstuk: leveringen. De beschikking moet dus niet met de levering worden verward. Zowel startals stopdatum van een beschikking (recht op zorg) zijn afkomstig van de gemeente (een Regio kan het recht op zorg beëindigen, indien gemeenten de Regio daar opdracht toe geven. Een Regio start het recht op zorg niet). Welke individuele voorzieningen voor een cliënt geldig zijn, is te zien middels de V-knop in het cliëntscherm. Een overzicht van alle voorzieningen is te vinden bij Intern>Individuele voorzieningen. In het overzichtscherm Individuele voorzieningen kan gefilterd worden: Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

7 Ook filteren op leeftijd is mogelijk, dit kan handig zijn om een overzicht samen te stellen van bijvoorbeeld alle cliënten die een actuele individuele voorziening, dat is dus een geldig recht hebben (geldig in te selecteren periode, leeftijd valt in geselecteerd bereik, voorzieningensoort is de geselecteerde soort). Omdat Individuele voorzieningen informatie toont vanuit de beschikkingen (recht op zorg), is in dit overzicht geen informatie te vinden over de detail-voorzieningen zoals geleverd door de leverancier. Het overzicht kan geëxporteerd worden middels de knop linksonder in het scherm: Elk cliëntnummer is een link. Je komt hiermee in het cliëntscherm en kun daar het recht op zorg stopzetten, indien van toepassing. Op deze manier is opschonen van de gegevens over het recht op zorg mogelijk. 7 Werkwijze leveringen 7.1 Snelmenu In de diverse lijsten staat direct rechts van het blok met cliëntgegevens een knop waarmee je het snelmenu kan openen: 7.2 Toewijzingsbericht (downloaden): ijw-301 en/of lijst Te leveren. Een medewerker van de gemeente maakt in Jeugd-Ned de beschikking, of stuurt gegevens over de beschikking middels een 301 bericht naar Jeugd-Ned. Hierin staat de voorziening waarop de cliënt recht heeft en vanaf welke datum (de ingangsdatum). Zo mogelijk ook de einddatum van de geldigheid en de omvang van de voorziening. De voorziening wordt overgedragen naar de leverancier. Zo komt de voorziening op de lijst met Te leveren en tegelijk gaat een nieuw ijw-301 bericht naar de leverancier. De leverancier controleert dagelijks (in Jeugd-Ned of in zijn ontvangen 301 bestanden) of er zorg is toegewezen. Het scherm voor het downloaden van het toewijzingsbericht is te openen vanuit het snelmenu op de lijst Te leveren. Kies het soort bericht. Zet een vinkje bij Kies (in de meest rechtse kolom) en klik op de knop Downloaden. Er wordt nu een zip bestand gedownload met daarin het bericht. 7.3 Levering van zorg accepteren: ijw-305 of lijst Te leveren. De leverancier geeft aan wanneer de zorg gestart is of zal worden. Dit melden van de startdatum van de zorg gebeurt middels de lijst Te leveren of sturen van een ijw-305 bericht. Kies in het menu Te leveren. De zorgleverancier ziet een lijst met cliënten die een beschikking hebben gekregen voor een voorziening waar de zorgleverancier de voorkeursleverancier is. Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

8 Rechts bij de cliëntgegevens staat een knop waarmee een snelmenu kan worden geopend:. Kies Accepteren en voer de datum in waarop de zorg werkelijk wordt gestart. Klik op opslaan. Na acceptatie komt de cliënt op de lijst met Actuele leveringen. Bij het accepteren zijn er de volgende aandachtspunten: - Voer geen startdatum in, meer dan enkele dagen in de toekomst. Want het is moeilijk om die acceptatie terug te draaien. - 2 Leveranciers kunnen wel tegelijkertijd dezelfde voorziening leveren, maar één leverancier kan 1 voorziening niet vanuit 2 beschikkingen leveren. De acceptatie van de zorg kan worden teruggedraaid zolang de zorg nog niet beëindigd is en er nog geen factuur voor is ingelezen. Dit kan je doen door de zorg te beëindigen met als reden Onterechte aanvang zorg. Dit staat verder beschreven in de paragraaf Beëindigen zorg. 7.4 Levering van zorg beëindigen: ijw-307 of lijst Actueel. Open de lijst Leveringen > Actueel. Op deze lijst staan de cliënten die momenteel in zorg zijn bij de ingelogde leverancier, dit zijn de actuele leveringen. Vanuit dit scherm kan de leverancier zorg beëindigen via het snelmenu.. Geef de reden van de beëindiging aan. Als de geldigheid, dus het recht, van een voorziening is verlopen, wordt de zorg automatisch beëindigd. Dit gebeurt iedere nacht automatisch. De leverancier krijgt hiervan een . 8 Werkwijze factuurcontrole 8.1 Globale werkwijze De zorgleverancier maakt periodiek zijn factuur op volgens landelijk vastgestelde berichten (ijw-303 of ijw-321). De leverancier uploadt de factuur in VECOZO of rechtstreeks in Jeugd-Ned. Jeugd-Ned controleert de technische leesbaarheid. Leveranciers die inloggen kunnen fouten op factuurregels inzien en indien nodig een gewijzigde factuur indienen. Vervolgens zet de leverancier de factuur in behandeling bij H10 Inkoopbureau. Facturen die binnenkomen middels berichtenverkeer, komen direct in behandeling bij H10 Inkoopbureau. Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

9 H10 Inkoopbureau kan gemeenten attent maken op fouten die veroorzaakt worden door ontbreken van een toewijzing. Gemeenten kunnen hun eigen facturen inzien, zodat de gemeente op grond van de informatie in de factuur zelf een onderzoek kan starten naar de rechtmatigheid van de geleverde zorg. Indien de zorg rechtmatig geleverd is, dient de gemeente een toewijzingsbericht te sturen naar H10 inkoop, zodat de factuurregel niet langer afgekeurd wordt. Factuurregels met fouten, die niet goedgekeurd worden, zullen niet uitbetaald worden. Bij definitief maken van een ijw-303 factuur die via het GGk was gekomen, gaat er automatisch een 304 bericht retour via het GGk en VECOZO naar de leverancier. Daarin staan de fouten per factuurregel vermeldt. Let op: het 304 kan uitsluitend foutcodes bevatten van de landelijke standaardlijst van VEKTIS. Deze geven minder gedetailleerde informatie dat de foutmeldingen in Jeugd-Ned. Zie de foutcodelijst voor details. Op grond van de factuurregels die goedgekeurd zijn, worden in Jeugd-Ned verplichtingen aangemaakt. Zie Leveranciers dienen facturen middels berichtenverkeer of inloggen Een factuur die in de vorm van een 303 of 321 bestand (via VECOZO) is binnen gekomen, staat automatisch in behandeling bij H10 Inkoopbureau en kan niet door de leverancier gewijzigd worden. 8.3 Handleiding voor zorgleveranciers die inloggen: Vanuit het menu kan het scherm Factuurcontrole worden geopend. Door in dit scherm op de knop Inlezen te klikken opent het scherm Inlezen factuur. De zorgleverancier vult dit scherm geheel in. Het factuurnummer moet overeenkomen met het factuurnummer in het in te lezen factuur-bericht. Via bladeren opent bestand selecteren voor uploaden. Door te klikken op opslaan wordt het geselecteerde bestand ingelezen in Jeugd-Ned. Als het bestand niet voldoet aan de standaard of als Jeugd-Ned niet juist is ingericht komt er een melding waarin de reden staat dat Jeugd-Ned het bestand niet kan inlezen. Direct na inlezen wordt in Jeugd-Ned H10 voert Jeugd-Ned op iedere factuuregel automatisch controles. De status wordt vervolgens: in behandeling. Hierna kan de factuur verder handmatig worden gecontroleerd. 8.4 Automatische controle leidt tot status in behandeling. In de bijlage staan welke controles automatisch zijn gedaan. Indien er een fout wordt geconstateerd, wordt er een foutmelding bij de regel gezet. Zodra de controle voltooid is, komt het resultaat van de controle in het overzicht te staan met als status: in behandeling. Kies rechtsboven de gewenste extra kolommen (aantal regels fout/goed, bedrag). Hieronder zie je een schema van de diverse statussen en hun overgangen in Jeugd-Ned: 8.5 Controle door de leverancier die inlogt Iedere rij is een regel van de ingelezen factuur. De naam en BSN van de cliënt zijn afkomstig uit de factuur. In de kolom Te leveren/geleverd staan: Het recht op de omvang en bedrag/ de gefactureerde omvang en bedrag. Te leveren wordt alleen gevuld indien bij de contractgegevens is aangegeven dat Jeugd-Ned moet controleren of het gedeclareerde bedrag gelijk is aan of lager is dan het bedrag voor de te leveren zorg. Hoe hoog het bedrag voor de te leveren zorg is, berekent Jeugd-Ned vanuit de gegevens van de beschikking van de cliënt. Als er regels zijn afgekeurd kan de leverancier het volgende doen (indien de leverancier inlogt en 303 Excels inleest, een en ander afhankelijk van werkafspraken): Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

10 - In de eigen administratie de fouten verbeteren en een nieuwe factuur aanmaken. Vervolgens in Jeugd-Ned de factuur verwijderen en de nieuwe factuur inlezen. - Als de afwijking volgens de leverancier gegrond is, dan kan de leverancier in Memo leverancier dit toelichten. - De leverancier kan de factuur opsplitsen in 2 facturen. In de ene factuur komen de regels te staan die zijn goedgekeurd, deze factuur kan door H10 Inkoopbureau vlot worden afgehandeld. In de andere factuur komen de factuurregels met een fout te staan, de leverancier en H10 Inkoopbureau kunnen deze regels nog verder bekijken en hierover communiceren via de Memo s. Als op deze manier de leverancier de nodige verbeteringen heeft aangebracht, kan de factuur worden overgedragen aan H10 Inkoopbureau, de status is dan in behandeling en in behandeling bij : H10 Inkoopbureau. 8.6 Werk van H10 Inkoopbureau: Factuurstatus van In behandeling naar Beoordeeld Selecteer eerst in het scherm Factuurcontrole de factuur, klik op bekijken: Applicatiebeheer H10 kan de fouten oplossen die veroorzaakt worden door instellingen in H10 Jeugd- Ned, zoals fouten die gaan over contracten en tarieven. Stem af met contractbeheer, of contracten en tarieven goed ingericht zijn. 8.7 Factuur overdragen aan H10 Inkoopbureau Met de knop Overdragen kan de ingelogde zorgleverancier de geselecteerde factuur overdragen aan H10 Inkoopbureau. De leverancier kan na overdragen geen wijzigingen meer aanbrengen in de factuur en de factuur niet meer verwijderen. H10 Inkoopbureau beoordeelt de regels met fouten. Bij fouten in bijvoorbeeld de geleverde omvang, kan H10 Inkoopbureau besluiten om de regel alsnog goed te keuren. Bij fouten dat bijvoorbeeld de cliënt niet bekend is in het systeem, kan H10 Inkoopbureau niet alsnog goedkeuren. Voor het goedkeuren maakt H10 Inkoopbureau gebruik van de informatie die de leverancier in Memo leverancier heeft geschreven. H10 Inkoopbureau kan de factuur weer overdragen aan de leverancier ter verbetering of de factuur definitief maken. Als de factuur wordt overgedragen aan de leverancier ontvangt de leverancier hierover een . Gemeenten die inloggen kunnen zien welke facturen voor henzelf in behandeling staan bij H10 (checken MW). Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

11 8.8 Factuur verwijderen In het scherm Factuuroverzicht kan met de knop Verwijderen de geselecteerde factuur worden verwijderd. Dit kan niet meer door de leverancier gebeuren na het overdragen van de factuur aan H Factuur definitief De controlerende partij, dus de Regio H10 kan een factuur definitief maken. De administratieve medewerker van H10 Inkoopbureau kan een factuur definitief maken door te klikken op Definitief. Verplichtingen kunnen automatisch aangemaakt worden op moment van definitief maken van een factuur. Beheer>Systeembeheer>Instellingen>factuurcontrole: Bij definitief maken Jeugd-factuur automatisch verplichting aanmaken: vinkje zetten. Voorwaarde is up-to-date zijn van Beheer>verplichtingen>Voorzieningverplichtingsoortcombinaties! Bij het definitief maken van een 303-factuur (Intern Factuurcontrole Definitief) wordt dan voor elke factuurregel automatisch een niet-cliëntgebonden verplichting gemaakt voor een product dat gekoppeld is aan een contract. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de gemeentecode, de AGB-code van de leverancier, de productcode en de ingangsdatum. Indien er voor een gedeclareerde voorziening geen verplichting met de juiste verplichtingsoort ingericht is, kan de factuur niet definitief gemaakt worden. De administratie is na het definitief maken, klaar met de factuur. Hierna kan noch H10 Inkoopbureau noch de leverancier wijzigingen aanbrengen in de factuur Financiële specificatie fiatteren Facturen op definitief stellen en fiatteren van verplichtingen gebeurt door verschillende personen, dus met verschillende rechten in Jeugd-Ned. Als de optie voor het automatisch aanmaken van verplichtingen bij het definitief maken van een factuur aan staat, gaat een factuur bij het klikken op definitief van de lijst van de administratief medewerker af. Dan verschijnt een verplichting op de lijst. Intern, Verplichtingen, Verplichtingen, Bijwerken toont de lijst met verplichtingen die automatisch zijn aangemaakt bij het definitief maken van facturen. De knop wijzigen toont ook de details van de verplichting. Op deze plaats is handmatige verplichtingen aanmaken of wijzigen mogelijk. Het fiatteren van financiële specificaties doet de controller. Intern, Verplichtingen, Financiële specificaties, Bijwerken toont de financiële specificaties: De link naar Boekingen aan het einde van de regel van de factuur in dit scherm, opent een scherm met financiële specificaties per boekregel. Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

12 Middels een vinkje linksboven kunnen 25 financiële specificaties met één klik geselecteerd worden, en met nog een klik onderin het scherm, gefiatteerd. Op het moment van fiatteren worden journaalposten aangemaakt. Als is aangevinkt bij het bijbehorende contract verplichtingen zijn administratief, dan wordt een journaalpost aangemaakt voor de rekening Kas. Het rekeningnummer van de financiële specificatie blijft in dat geval leeg. Bij de detailweergave van een financiële specificatie en bijbehorende boekingen (Intern Verplichtingen Financiële specificatie Boekingen) wordt weergegeven of het een administratieve specificatie betreft Handmatig boekingen koppelen Bij het handmatig koppelen van boekingen (Intern Verplichtingen Financiële specificatie Boekingen Koppelen) aan een financiële specificatie wordt in de overzichtstabel getoond of een boeking bij een administratieve verplichting hoort. Dit wordt aangegeven in de kolom Administratief. Afhankelijk van de boekingen die al aan de financiële specificatie gekoppeld zijn, kunnen hier alleen het juiste soort boekingen gekoppeld worden. Dus wanneer een specificatie alleen boekingen van een administratieve verplichting bevat, kunnen er andere administratieve boekingen gekoppeld worden. Als de specificatie alleen boekingen van een niet-administratieve verplichting bevat kunnen er andere niet-administratieve boekingen gekoppeld worden. Wanneer er nog geen boekingen aan de financiële specificatie gekoppeld zijn en de gebruiker probeert een mengsel van administratieve en niet-administratieve boekingen te koppelen, wordt bij het opslaan (Koppelen) een melding getoond die de gebruiker vraagt een van beide soorten te selecteren SEPA-bestanden en betaling van de factuur H10 Inkoopbureau kan de gegevens voor betaling overdragen aan de gemeente in de vorm van een SEPA-bestand. Selecteer de financiële specificaties op soort, Betaling. Klik op Bankopdracht. De gemeente kan deze (automatisch) inlezen in het eigen systeem en tot betalen overgaan. Bij systeembeheer, instellingen, betalingen staat de locatie Map voor financiële exportbestanden Gegevens voor financiële administratie Voor de financiële administratie van de gemeente levert H10 journaalpostbestanden. Selecteer de financiële specificaties op soort, administratief. Klik op Export. Bij systeembeheer, instellingen, betalingen staat de locatie Map journaalpostbestanden. Standaard is een journaalpostbestand een Xml-bestand met de volgende inhoud: 1. Bedragen van huidig jaar geaggregeerd naar grootboekrekening. 2. Bedragen sinds laatste export geaggregeerd naar grootboekrekening. 3. Bedragen sinds laatste export Bijzonderheden Controle over gehele periode Een voorziening kan geïndiceerd worden in aantal (uren, dagdelen of stuks) per periode waarin de beschikking geldig is. Hiermee kan een cliënt bijvoorbeeld extra begeleiding afnemen wanneer het nodig is en minder als dit kan, zolang het totaalaantal gefactureerde uren maar niet boven het totaalaantal geïndiceerde uren uitkomt. Let op: Het is hiermee mogelijk om de beschikte dagdelen zorg helemaal in het begin van de periode te laten leveren, waarna er de rest van de periode geen zorg meer geleverd (gefactureerd) kan worden. Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

13 Meerdere factuurperioden in 1 factuurregel In één factuurregel kunnen meerdere factuurperioden worden aangeleverd. In 1 regel kan bijvoorbeeld de gehele periode van 1 maart tot en met 31 juli worden gefactureerd. Bij de controle wordt het gefactureerde bedrag voor die perioden vergeleken met het bedrag dat op grond van het gecontracteerde tarief berekend is voor de toegekende en geleverde zorg in die perioden. Let op: een factuur mag alleen gegevens van 1 kalenderjaar bevatten. De week van 28 december 2015 tot en met 3 januari 2016 zal moeten worden opgeknipt: een deel in de factuur van december 2015 en een deel in de factuur van januari 2016! Crediteren Het is mogelijk om een factuurregel volledig te crediteren (dus niet deels!). Hierbij moet worden aangegeven op welke factuurregel er wordt gecrediteerd. Dit gebeurt door het veld kenmerk prestatieregel mee te geven in het veld kenmerk voorgaande prestatieregel. Het bedrag wordt in mindering gebracht op het totaalbedrag van de factuur waarin de creditregel staat. Een factuurregel kan niet in dezelfde factuur gecrediteerd worden Eenheid stuks Behalve in uren, dagdelen en etmalen kan er ook in stuks worden geïndiceerd. Bijvoorbeeld: een vorm van begeleiding die geïndiceerd wordt als aantal afspraken, zou met stuks geïndiceerd kunnen worden. De facturatie gaat dan ook in stuks. Stuks gaat nooit per week of per maand, maar altijd voor de gehele geldigheidsduur zoals die voor de voorziening beschikt is Traject factureren Bij begeleiding bestaat de mogelijkheid dat er niet in dagdelen of uren wordt geïndiceerd, maar dat er een traject wordt geïndiceerd. Aan zo n traject is dan een standaardbedrag gekoppeld. Dit kan gebruikt worden voor de indicatie en de facturering van bijvoorbeeld een traject Ambulante begeleiding. Dit traject kan in delen worden gefactureerd zolang het totaalbedrag het standaardbedrag niet overschrijdt. Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

14 8.15 Controles Nr. Controle Foutmelding Toelichting Algemene controles 1. BSN gevonden Cliënt met BSN: <BSN> is niet gevonden De cliënt met deze BSN komt niet voor in Jeugd-Ned. Mogelijke oorzaak 1: huisarts heeft de noodzaak voor zorg aangegeven (bijvoorbeeld GGZ). Bij gemeente en dus ook bij H10 is cliënt nog niet bekend. Oorzaak 2: achterstand bij het administratief verwerken van het recht op zorg waardoor de cliënt bij H10 niet bekend is. Oorzaak 3: Tikfout in het BSN van de leverancier. 2. Cliënt woont in juiste gemeente 3. Maximaal één niet beëindigde cliënt 4. Kenmerk prestatieregel is uniek Debet controles 5. Geen overlap in prestatieregels De cliënt met BSN <BSN> is niet woonachtig in een gemeente waarmee de organisatie <Naam organisatie waarvoor de factuur is ingediend> een relatie heeft. De cliënt met BSN <BSN> is niet woonachtig in de gemeente waarvoor de factuur is verstuurd Het BSN <BSN> komt voor bij meerdere niet beëindigde cliënten. Het referentienummer <Kenmerk prestatieregel> komt al voor op een eerdere factuur bij deze leverancier Er is overlap met de eerder aangeleverde prestatieregel met referentienummer <Kenmerk prestatieregel> Een factuur wordt gestuurd naar een organisatie. De organisatie is gekoppeld aan één of meerdere gemeenten. Indien deze fout bij veel regels voorkomt in de factuur is een van de volgende oorzaken het meest waarschijnlijk: bij het uploaden ingediend voor niet juist ingevoerd. Verwijder de factuur en upload opnieuw. Mogelijk is de koppeling gemeente-organisatie niet goed gegaan. Oplossen in Organisaties De postcode reeksen voor de gemeente zijn niet goed gevuld. Oplossen in Gemeentepostcodes Als deze melding bij een enkele cliënt staat: Mogelijk is de cliënt verhuisd. Mogelijk is de postcode van de cliënt in Jeugd-Ned niet juist geadministreerd. Er is al een factuurregel met dit Kenmerk prestatieregel ingelezen. Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

15 6. Voorziening bekend in Jeugd- Ned 7. Geen overlap in voorzieningen 8. Er is een actueel recht 9. Alle voorzieningen dezelfde eenheid 10. Voorziening heeft niet als eenheid stuks per jaar 11. De levereenheid is correct 12. Tarief is vastgelegd 13. De voorziening is overgedragen 14. De leveropdracht voor de cliënt is uitgevoerd 15. De leveropdracht hoort bij deze leverancier 16. Er is een levering voor de prestatie 17. Niet te veel gedeclareerd * 18. Niet te veel eenheden gedeclareerd ten opzichte eerder ingelezen * 19. Niet te veel euro gedeclareerd ten opzichte eerder ingelezen * Het gedeclareerde product met de code <productcode> is in Jeugd-Ned niet bekend. Er zijn meerdere voorzieningen tegelijkertijd actueel gedurende de prestatieperiode. Voorziening [voorziening zoeknaam] is niet geldig in de gehele prestatieperiode van <startdatum> tot <einddatum> Er zijn meerdere beschikte voorzieningen gevonden met een verschillende eenheid. Het is niet toegestaan dat een beschikte voorziening geïndiceerd is in stuks per jaar. Bij de beschikte levereenheid [eenheid] kan niet gedeclareerd worden in < eenheid>. Voor de gedeclareerde levereenheid <eenheid> en de voorziening [geïndiceerde voorziening] is niet voor de gehele prestatieperiode in Jeugd-Ned een tarief vastgelegd. Er is geen levering. De leveropdracht voor deze Cliënt heeft de status te leveren of geannuleerd. Er is geen leveropdracht behorende bij deze leverancier. Er is geen actuele levering gevonden bij de gehele prestatieperiode. Het gedeclareerde aantal <aantal> <eenheden> is hoger dan het beschikte aantal [aantal] [eenheden] Het gedeclareerde aantal van <aantal> <eenheden> samen met de eerder betaalde [aantal] [eenheden] en eerder ingelezen [aantal] [eenheden] is hoger dan het beschikte aantal [aantal] [eenheden] De gedeclareerde <declaratiebedrag> euro samen met de eerder betaalde [declaratiebedrag] euro en eerder ingelezen [declaratiebedrag] euro is Hier wordt het nieuwe veld ijeugd productcode bedoeld Alleen uren en minuten mogen door elkaar gebruikt worden. Indien de voorziening geïndiceerd is in stuks vervalt deze controle ook. De beschikte voorziening behorende bij een factuurregel is nog niet overgedragen (vanuit het scherm afsluiten) door de gemeente en staat dus nog niet op de lijst Te Leveren. De beschikte voorziening behorende bij een factuurregel zijn overgedragen, maar hebben een status geannuleerd of te leveren De beschikte voorziening behorende bij een factuuregel wordt niet geleverd door de leverancier. Indien periodiciteit beschikte voorziening is per week of per maand Indien periodiciteit beschikte voorziening is gedurende looptijd voorziening en eenheid is niet stuks Indien periodiciteit beschikte voorziening is gedurende looptijd voorziening en eenheid is stuks Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

16 Creditcontroles 20. Referentienumm er voorgaande factuurregel komt maar één keer voor. 21. Creditregel referentienumme r is gevonden 22. Creditregel referentienummer is gevonden 23. Creditregel referentienummer is gevonden 24. Creditregel velden correct gevuld. hoger dan het beschikte [aantal] stuks met een waarde van [aantal] euro. De creditregel heeft een referentienummer voorgaand factuurnummer <xxx> die ook voorkomt bij een andere creditregel in Jeugd-Ned. Er is geen factuurregel gevonden met referentienummer <referentienummer voorgaande prestatie>. Er is geen factuurregel gevonden met referentienummer <referentienummer voorgaande prestatie> zonder een (goedgekeurde) fout. Er zijn meerdere factuurregels gevonden met referentienummer <referentienummer voorgaande prestatie> zonder een (goedgekeurde) fout. Het veld xxx uit de creditregel heeft de waarde <veld xxx> Er zijn meerdere creditregels op 1 factuurregel. Bij een creditregel moeten de velden productcategorie, begindatum, einddatum, productcode en declaratiebedrag (incl. btw) overeenkomen met de voorgaande factuurregel Excel-bestand Omdat niet zeker is dat alle leveranciers een JW303-bericht kunnen aanmaken op 1 januari 2015 is het mogelijk om deze gegevens met een Excelbestand aan te leveren. Dit Excelbestand heeft dan een opbouw en inhoud die overeenkomt met het JW303 bericht. Dit betreft een aparte Jeugd-Ned module die werkt bovenop de gewone module factuurcontrole voor JW303 berichten. Het factuurbestand is een Excelbestand. Er zit geen controle op de naam van het bestand. Het bestand mag zijn gemaakt in een Excel 97-formaat (xls-bestand) of in een Excel 2007-formaat (xlsxbestand). Het Excelbestand heeft een vast aantal kolommen (zie tabel hieronder). In de eerste rij staan de kolomkoppen die precies aangeven wat er in de kolom wordt verwacht. Niet iedere kolom hoeft gevuld te worden, maar een lege kolom mag niet verwijderd worden. Van iedere kolom staat vast van welk type de kolom is. In de tabel hieronder staat precies aangegeven hoe de kolommen gevuld moeten zijn. Kolom Naam kolom Max Verplicht Omschrijving lengte A Factuurnum mer 20 Ja Alle regels moeten dezelfde waarde bevatten, namelijk de waarde die bij factuurnr. op het scherm is B Gemeenteco de ingevoerd. 4 Ja De gemeente waarop de factuur betrekking heeft. Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

17 C Periode 6 Ja De periode (jaar+maand) waarop deze factuur betrekking heeft YYYYMM. Bij alle regels moeten 6 cijfers bevatten Periode mag niet beginnen of eindigen op een dag in de toekomst. D Kenmerk prestatiereg el 20 Ja De referentie van de prestatieregel moet uniek zijn over de facturen heen per leverancier. Dit gebeurt pas bij de controle onder de controleren knop E Kenmerk voorgaande prestatiereg el 20 Nee De referentie voorgaande prestatieregel moet bekend zijn in Jeugd-Ned, dit gebeurt pas bij de controle onder de controleren knop F BSN 9 Ja Het BSN-nummer moet voldoen aan de BSN-elfproef DD-MM-YYYY G Geboortedat um Nee H Naam 50 Ja De samengestelde naam van de cliënt. Dus bv G Pieterse-van der Heide, deze wordt zonder controle naar de database geschreven I Huisnummer 10 Nee J Huisnummer 10 Nee toevoeging K Postcode 7 Nee Formaat mag zonder (1234AB) of met spatie (1234 AB) L Productcate gorie 2 Ja De waarde moet voorkomen in onderstaande codelijst behorende bij de juiste wet. M Productcode 5 Ja De met de gemeente afgesproken code moet gebruikt worden (dit wordt pas bij het controleren gecontroleerd). De eerste 2 cijfers moeten overeenstemmen met de productcategorie. N Wet 1 Ja Alleen de volgende waarde: J O P Startdatum declaratie Einddatum declaratie Ja De startdatum moet na liggen en niet in de toekomst. Ja De einddatum moet na liggen (volgt impliciet uit andere controles), na of op de startdatum declaratie en niet in de toekomst. Q Aantal 6 Ja Het aantal uitgevoerde producten R Eenheid 2 Ja De waarde moet voorkomen in onderstaande codelijst. Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

18 S Bedrag 10 Ja Het declaratiebedrag. Indien dit een minteken heeft is er sprake van een creditregel. T Omschrijving 100 Nee Aanvullende omschrijving behorende bij het geleverde product. U Toelichting 500 Nee Een aanvullende toelichting van de V leverancier Toelichting gemeente leverancier 500 Nee Een aanvullende toelichting van de gemeente Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

19 8.17 Codelijsten Productcategorie: Code Betekenis 31 Zonder verblijf: uitgevoerd door wijk- of buurtteam 32 Zonder verblijf: ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder 33 Zonder verblijf: daghulp op locatie van de aanbieder 34 Zonder verblijf: jeugdhulp in het netwerk van de jeugdige 35 Met verblijf: pleegzorg 36 Met verblijf: gezinsgericht 37 Met verblijf: gesloten plaatsing 38 Met verblijf: overig residentieel Eenheid: Code Omschrijving 01 Minuut 04 Uur 14 Etmaal (24 uur) 16 Dagdeel (4 uur) 81 Stuks 00 Euro s Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

20 Kolomnamen 303 Excel Verplicht Type** Opmerkingen Gemeentecode Ja C(4) Gemeentecode. Precies 4 lang, alleen cijfers. Gemeentecode moet bestaan in Jeugd-Ned BSN Ja C(9) Geslacht Nee Int Voldoet aan de BSN-elfproef. Precies 9 lang, alleen cijfers COD046 1=Mannelijk 2=Vrouwelijk Voorletters Nee C(6) Voorvoegsels Nee C(10) Geboortenaam Nee C(25) Geboortedatum Nee Date Straat Nee C(24) Huisnummer Nee Int Min 1, Max Huisnummer Toevoeging Nee C(6) Postcode Nee C(8) 1234AB of 1234 AB Woonplaats Nee C(24) Naamkeuze Nee Int COD700 1=eigen naam 2=naam partner Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

21 3=naam partner gevolgd door eigen naam 4=eigen naam gevolgd door naam partner Naam Relatie Nee C(25) Voorvoegsels Relatie Nee C(10) Soort Relatie Nee Int COD = Ouder 11 = Voogd Straat Relatie Nee C(24) Huisnummer Relatie Nee Int Min 1, Max HuisnummerToevoegingRelatie Nee C(6) Postcode Relatie Nee C(8) Woonplaats Relatie Nee C(24) Beschikking nummer Nee Int Min 1, Max Afgiftedatum Nee Date Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10

22 Productcode Ja C(5) Match op iwmo/ijw productcode. Productcode moet bestaan in Jeugd-Ned Startdatum Ja Date Ingangsdatum voorziening Bij iwmo Excel 301 inlezen was de kolomtitel ingangsdatum. Einddatum Nee Date Einddatum voorziening Omvang Nee Int Min 1, max Eenheid Nee Int Frequentie Nee Int 01= Minuut 04= Uur 14= Etmaal 16= Dagdeel (4 uur) 82= Stuks 83= Euro's 1= Per dag 2= Per week 3= Per vier weken 4= Per maand 5= Per jaar 6= Totaal binnen geldigheidsduur beschikking Code Aanbieder Ja C(8) AGB-code moet bestaan in Jeugd-Ned en moet één van de leveranciers uit het leverancierslijstje zijn. Zorgtoewijzing en factuurcontrole met Jeugd-Ned versie H10