Programma van Eisen Meervoudige onderhandse aanvraag Webarchivering

Transcriptie

1 Programma van Eisen Meervoudige onderhandse aanvraag Webarchivering Referentie: 2012webarchLV Datum: 14 november 2012 Onderwerp: webarchivering Auteur: Lydia Verkerk Versie: 1.0

2 INHOUDSOPGAVE 1. Samenvatting Selectiecriteria Inleiding Deelnemende gemeenten Selectie-eisen Drie percelen Gunningscriteria Beoordeling Offerteprocedure Planning Communicatie Terug- en intrekking Conformiteitenoverzicht... 7 Bijlage 1: conformiteitenoverzicht Bijlage 2: standaardverklaring referenties Bijlage 3: prijzen Bijlage 4: algemene voorwaarden

3 1. Samenvatting Dertien gemeenten binnen GovUnited, een samenwerkingsverband van gemeenten en programma van Stichting ICTU, zijn op zoek naar een oplossing voor Webarchivering. Zij hebben besloten tot een gezamenlijke verkenning en het gezamenlijk formuleren van selectiecriteria. Dit Programma van Eisen is het resultaat hiervan. Doel: het verwerven van een oplossing. Elf gemeenten hebben zich gecommitteerd tot de daadwerkelijke selectie en implementatie van een oplossing voor webarchivering. De gemeenten sluiten afzonderlijk een contract met een leverancier overeenkomstig het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten. Dit betekent dat niet ICTU / GovUnited de aanbestedende dienst is, maar de gemeenten ieder voor zich aanbestedende diensten zijn. De rol van ICTU / GovUnited is beperkt tot de ondersteuning van de gezamenlijke verkenning en het offertetraject van de dertien gemeenten. Drie percelen Drie leveranciers zijn uitgenodigd voor het indienen van een offerte. De gemeenten wisselen in omvang (zie paragraaf 2.2) en behoeften. Om gemeenten te bedienen in hun individuele behoeften hebben wij 3 percelen geformuleerd (zie paragraaf 2.4). U wordt uitgenodigd tot het indienen van een offerte voor één, twee of drie percelen. Planning Gemeenten hebben de ambitie uitgesproken op 1 januari 2013 te starten met webarchivering of twee weken na datum contractondertekening. Sluitingsdatum indienen offerte: 27 november 2012, 13:00 uur. Geplande datum selectie: 30 november 2012 Tot slot Webarchivering is een relatief nieuw taakveld. In samenwerking met de verschillende gemeenten is dit Programma van Eisen tot stand gekomen. Een dankwoord gaat uit naar enkele archiefinspecteurs voor hun actieve inbreng en aandachtspunten! (Han Adriaans, Arnoud Glaudemans en Wilma Koolen). Dit document wordt door ICTU / GovUnited vrij beschikbaar gesteld. Andere organisaties mogen de inhoud gebruiken, aanpassen en inzetten voor eigen doeleinden ('creative commons' licentie, ). Pagina 3 van 12

4 2. Selectiecriteria 2.1 Inleiding De Wet Openbaarheid van Bestuur schrijft voor dat een overheidsorganisatie inzicht moet kunnen bieden in wat ze gepubliceerd heeft op internet. En op grond van de Archiefwet 1995 ( ) zijn overheidsorganen, verplicht hun archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren (AW1995 art. 3). Dit geldt voor archieven 'ongeacht hun vorm', dus ook voor websites. De dertien gemeenten binnen GovUnited beschikken nog niet over een webarchief. Content wordt momenteel gearchiveerd binnen het content management systeem (CMS) en document management systeem (DMS). De gemeenten vinden dit geen wenselijke of duurzame oplossing. Een gezamenlijke verkenning heeft geresulteerd in de selectie van drie leveranciers die oplossingen leveren voor het archiveren van websites en (één of meer) social media platform(s). Dit programma van eisen is exclusief bedoeld voor die drie leveranciers. Gemeenten hebben één Programma van Eisen geformuleerd maar contracteren afzonderlijk hun leverancier overeenkomstig de in hoofdstuk 3 genoemde gunningscriteria. Stichting ICTU / GovUnited faciliteert deze gezamenlijke verkenning en fungeert als contactpersoon. 2.2 Deelnemende gemeenten De volgende gemeenten binnen GovUnited hebben besloten tot deze gezamenlijke verkenning en dit offertetraject. GEMEENTE AANTAL INWONERS Gemeente Aa en Hunze Gemeente Berkelland Gemeente Hilversum Gemeente Nijmegen Gemeente Rheden Gemeente Steenwijkerland Gemeente Terneuzen Gemeente Teylingen Gemeente Uithoorn Gemeente Werkendam Gemeente Westerveld Gemeente Winterswijk Gemeente Zutphen Pagina 4 van 12

5 2.3 Selectie-eisen Gemeenten willen een aanbieding ontvangen voor een gebruiksvriendelijke oplossing voor webarchivering die extern wordt gehost en als webservice wordt aangeboden. Uiteraard moet de oplossing voldoen aan geldende Nederlandse wet- en regelgeving. De selectie-eisen staan beschreven in hoofdstuk Drie percelen De gemeenten wisselen in omvang en behoeften. Om gemeenten te bedienen in hun individuele behoeften hebben wij drie percelen geformuleerd. U wordt uitgenodigd tot het indienen van een offerte voor één, twee of drie percelen. Per perceel selecteren we, overeenkomstig de gunningscriteria in paragraaf 2.5, één leverancier. De drie percelen zijn: Perceel 1 = archivering van content die binnen de webrichtlijnen valt op de gemeentelijke website (inclusief subdomeinen en gerelateerde websites) + archivering van het corporate Twitter-account. Perceel 2 = Perceel 1 + archivering van meerdere social media platforms. Perceel 3 = Perceel 1 + archivering van besloten gedeeltes zoals het intranet + archivering van (overige) content die niet binnen de webrichtlijnen valt. 2.5 Gunningscriteria Aanbiedingen die aan de eisen voldoen, worden beoordeeld en gerangschikt op basis van: CRITERIUM WEGING Prijs 60% Kwaliteit toelichting eisen en wensen 40% Bijlage 3 gaat nader in op de gewenste opbouw van het commerciële aanbod; welke aspecten willen wij hierin terugzien. 2.6 Beoordeling Offertes worden beoordeeld op basis van de ingediende bescheiden: Ingevulde Conformiteitenoverzicht met toelichting waar dit is gevraagd onder verwijzing van de referentiecode (conform bijlage 1 conformiteitenoverzicht). Twee referenties (conform bijlage 2 standaardverklaring referenties). Commercieel aanbod (conform bijlage 3 prijzen). Pagina 5 van 12

6 3.Offerteprocedure 3.1 Planning Versturen offerteaanvraag 14 november 2012 Indienen vragen Inschrijvers 14 tot en met 19 november 2012, 11:00 uur Beantwoording vragen 20 november Antwoorden op vragen worden geanonimiseerd en gelijktijdig verspreid onder de drie leveranciers. Sluitingsdatum indienen offerte Uw offerte (getekend en gedigitaliseerd) dient op 27 november 2012 om 13:00 uur ontvangen te zijn op het adres Bespreking offertes gemeenten (besloten) 28 november 2012 Bekendmaken voornemen tot gunning 30 november 2012 Gunning Definitieve gunning vindt plaats per gemeente. Gemeenten willen starten per 1 januari 2013 of twee weken na datum van hun contractondertekening. 3.2 Communicatie Contactpersoon gedurende het offertetraject is: Contactpersoon: Terug- en intrekking Lydia Verkerk l.verkerk@govunited.nl Een leverancier kan zich tot de datum en het tijdstip waarop de offerte ingediend moet worden terugtrekken uit het offerteproces. Een leverancier die een aanbieding heeft ingediend, kan zich niet meer terugtrekken. De aanbieding is onherroepelijk voor de duur van de gestanddoeningstermijn (tot 1 maart 2013). ICTU / GovUnited behoudt zich, namens de gemeenten, het recht om het offerteproces (tussentijds) stop te zetten of eenzijdig in te trekken. Aan het uitbrengen van de offerte zijn voor Stichting ICTU / GovUnited en / of de gemeenten, geen kosten verbonden, ongeacht of de offerte leidt tot het sluiten van een overeenkomst tussen Leverancier en de Gemeenten. Op de offerte is het Nederlands recht van toepassing. Pagina 6 van 12

7 4. Conformiteitenoverzicht Toelichting kolommen: E: eis. Aan een eis dient u te voldoen. Hierop zijn alleen de antwoorden JA of NEE mogelijk. Het niet voldoen aan een eis betekent dat uw aanbieding niet voor verdere beoordeling en gunning in aanmerking komt. W: wens. Aan een wens is het zaak daar zoveel mogelijk aan te beantwoorden. Hierop zijn zowel de antwoorden JA als NEE mogelijk, danwel wordt u verzocht antwoord te geven op open vragen. De beoordeling van wensen uit zich in een uiteindelijke totaalscore. Dit bepaald het verschil tussen de aanbiedingen die allen aan de eisen voldoen. Toelichting bij een eis Als in de kolom Toelichting het woord '' vermeld staat, dan heeft dat bij de betreffende eis de functie om te overtuigen dat u inderdaad aan de eis kunt en gaat voldoen en u deze daarmee kunt garanderen. Als een gevraagde toelichting ontbreekt, voldoet u niet aan de betreffende eis en komt uw aanbieding niet voor verdere beoordeling en gunning in aanmerking. Om de administratieve lasten zo veel als mogelijk te beperken, is gekozen om niet bij iedere eis een toelichting te vragen. Dit laat onverlet dat het u vrijstaat deze te geven. Indien u een ongevraagde toelichting geeft, wordt deze wel in de beoordeling van de betreffende eis betrokken op gelijke wijze als de gevraagde toelichtingen. Toelichting bij een wens Een wens dient altijd te worden toegelicht, omdat in die beantwoording de verschillen tot uiting komen. Een wens die niet met een toelichting is beantwoordt, krijgt 0 punten. In de kolom Toelichting wordt dit echter niet apart vermeld zoals dat bij eisen wel het geval is. Als in deze kolom iets wordt vermeld, dan is dat richtinggevend voor de beantwoording. Het ontbreken daarvan laat onverlet dat wensen moeten worden toegelicht c.e. de wens met een antwoord moet worden ingevuld. Bij alle wensen staat in de kolom Toelichting hoeveel punten de betreffende beantwoording kan scoren. A Opbouw archief Perceel 1 A1 De geboden oplossing is gebruiksvriendelijk A2 De dienst is eenvoudig te implementeren Eenvoudig uitdrukken in uren, capaciteit door gemeente ambtenaren, noodzaak betrekken algemene of specialistische kennis. Daarnaast aangeven tijdspad tot gebruiksgerede dienst. Wat de risico's in dit traject zijn alsmede hoe deze in voorkomend geval zijn te mitigeren. Pagina 7 van 12

8 A3 De oplossing voor webarchivering wordt als webservice aangeboden. Op de gemeente infrastructuur hoeven geen applicaties te worden geïmplementeerd, hooguit van zeer geringe aard noodzakelijk om koppelingen te laten functioneren en de beveiliging te garanderen. A4 Afhankelijk van de behoefte kan de trigger, tijdstip en frequentie voor archivering worden ingesteld (zelf of overeenkomstig afspraken). De frequentie is instelbaar (dagelijks-wekelijks-maandelijks) Wat is de gebruikte methode (harvesting, crawling, grabber, anders) A5 Het te archiveren bereik is gemakkelijk en zonder consequenties voor het reeds opgebouwde archief aan te passen. A6 De opbouw van het archief kan gemakkelijk aangepast worden aan het veranderende aanbod van media (websites, domeinen, social media etc.) Deze aanpassing is kosteloos of in ieder geval tegen een vooraf bekende vergoeding. A7 Oplossing voorziet in archivering van een social media account op Twitter wijze van opslag (formaat, samenhang conversaties, url) A8 De diepte van te archiveren links moet instelbaar zijn tot minimaal 8 niveaus diep. A9 Met 8 bedoelen we het kunnen archiveren van (bijvoorbeeld) de volgende link: pid/center1/_rp_center1_elementid/1_ Alle metadata die online uit de content te halen zijn, moeten automatisch worden overgenomen worden in het archief. A10 Het archief moet doorzoekbaar zijn op tijdvak en webdomein. Max 20 punten A11 A12 Het archief moet doorzoekbaar zijn op overige metadata die uit de online content te halen is. De zoekfunctionaliteit in het webarchief houdt rekening met de Overheid.nl Web Metadata Standaard (OWMS) Max. 10 punten Max. 10 punten A13 Het archief is doorzoekbaar op attributen (dus ook op locatie of taal) Max. 10 punten A14 De functionaliteiten van een website moeten met het binnenhalen zoveel mogelijk in tact blijven. Onderdelen die dynamisch of interactief zijn met bijvoorbeeld deep-web toepassingen moeten uitgeschakeld kunnen worden met zo min mogelijk verlies van functionaliteiten van de website. Wanneer veranderingen zijn aangebracht moet dat worden aangegeven. hoe wijzigingen herkenbaar zijn. A15 Het gebruikte opslagformaat is WARC (als containerformaat) of om te zetten in WARC zonder informatie- en functionaliteitsverlies. Aanvullende eisen en wensen voor Perceel 2 A16 Perceel 1 beperkt zich tot de archivering van een account op Twitter. De geboden oplossing in perceel 2 kan meerdere social media platforms archiveren. Overzicht met platforms die de oplossing nu kan archiveren A17 De archivering van social media is adequaat en in samenhang terug te lezen. (reacties, afzender, ontvanger, plaats, datum, tijd, onderwerp, Pagina 8 van 12

9 verwijzingen, bestanden, tekst en eventuele tags). Aanvullende eisen en wensen voor Perceel 3 A18 Oplossing voorziet in mogelijkheid archivering van een besloten webdomein (denk aan intranet) A19 Oplossing voorziet ook in archivering van content die buiten de webrichtijnen valt B Beheer (data, technisch, applicatie, functioneel) B1 B2 De inrichting van het archief (procedures, instellingen, keuzes, argumentatie) is gedocumenteerd en geborgd. Het bewaar- en vernietigingsbeleid van het webarchief is in te regelen voor het archief als geheel en voor delen daarvan (tenminste op periode en webdomein). Er dient een digitale vernietigingslijst gemaakt te kunnen worden. O.a. over gebruik W/ARC containers en gerelateerde records hoe dit is gewaarborgd. B3 Alle beheershandelingen (toevoeging, wijziging, verwijdering) worden gedocumenteerd. De logfile moet direct benaderbaar zijn. B4 Het archief moet opgebouwd zijn uit open bestandsformaten. Max. 10 punten B5 De gearchiveerde data verlaat op geen enkele wijze de EU O.a. over gebruik WARC containers en gerelateerde records B6 De gearchiveerde data verlaat op geen enkele wijze Nederland Max. 10 punten B7 Leverancier werkt mee aan een soepele overdracht van het webarchief naar een e-depot (of een andere leverancier). B8 Oplossing beschikt over een API (Application Programming Interface) waarmee een webservice beschikbaar gesteld kan worden die het mogelijk maakt om gegevens te exporteren naar een externe component (RMA/e-depot). Idealiter moet deze koppeling voldoen aan de in ontwikkeling zijnde specificatie voor het koppelvlak tussen zaakapplicatie en RMA. B9 Periodiek exporteren (in WARC) is mogelijk. Dit is kosteloos of tegen vooraf bekende kosten beschikbaar. Pagina 9 van 12

10 C Compliance C1 Het webarchief voldoet aan Nederlandse wetgeving. In het bijzonder de Archiefwet 1995, de Archiefregeling en de Wet Bescherming Persoonsgegevens. D Juridische zekerheid D1 Publicatie op de website kan feitelijk aangetoond worden inclusief het tijdstip en duur dat dat pagina online heeft gestaan cq staat. D2 Het is niet mogelijk de informatie in het archief inhoudelijk aan te passen. (Zie ook F8; deze eis betreft de waarborg van de geldigheid c.q. authenticiteit) (wijze van) gebruik hash-keys E Duurzaamheid E1 Delen die daarvoor in aanmerking komen, worden permanent bewaard in een digitaal duurzaam systeem d.w.z. een systeem met hoge continuïteit en die voldoet aan algemeen aanvaarde nationale en internationale standaarden. hoe backup is geregeld (bijvoorbeeld redundant) E2 Links naar andere pagina s en bestanden verwijzen naar de situatie van de opgevraagde datum. E3 Rechtstreeks op de pagina geplaatste content werkt ongeacht het bestandsformaat. E4 Alle elementen zijn browser-onafhankelijk zichtbaar, elementen worden correct geplaatst. E5 De structuur, betekenis, representatie, identificatie, presentatie en toegang horen intact te blijven, ongeacht technologische of inhoudelijke wijzigingen van de website. E6 Bij de hosting van het webarchief worden duurzaamheidsprincipes toegepast. Max 10 punten F Toegang en toegangsbeveiliging F1 Het toegangsbeleid van het webarchief (voor zowel interne als externe gebruikers) is adequaat in te richten, d.w.z. volgens heldere procedures. middels beheerprocedures F2 Het toegangsbeleid van het webarchief (voor zowel interne als externe gebruikers) is adequaat in te richten, in eigen beheer. Max. 10 punten Bijvoorbeeld omschrijving mogelijkheden eigen adminconsole. F3 De functioneel beheerder van het webarchief kan toegang verkrijgen tot het fysieke archief (datacentrum) en op basis van vooraf bekende procedures toegang verschaffen voor derden. procedure F4 De functioneel beheerder van het webarchief kan op basis van vooraf bekende procedures toegang tot het webarchief realiseren voor derden. procedure Pagina 10 van 12

11 F5 F6 F7 F8 Bij beschikbaarstelling van het webarchief ('publiek archief') is het voor derden ondubbelzinnig duidelijk dat het een archief betreft en geen actuele informatie. Het webarchief moet zowel publiek toegankelijk gemaakt als dichtgezet kunnen worden. (Delen) van het webarchief moet zowel publiek toegankelijk gemaakt als dichtgezet kunnen worden. Het is voor onbevoegden onmogelijk om (delen van) het archief aan te passen, te verwijderen of er iets aan toe te voegen. Max. 10 punten hoe dit is gewaarborgd F9 De inrichting van het serverpark voldoet aan geldende ISO-normen. Bijvoorbeeld ISO 27001:2005 voor Beveiligingsmanagem ent en ISO 9001:2008 voor Kwaliteitsmanagement. F10 De opslag (drager, backup-procedure e.d.) van het archief beantwoordt aan algemene veiligheidsnormen; zie ook F8). F11 Een beheeromgeving is uitsluitend bereikbaar via een beveiligde verbinding. F12 Leverancier geeft aan in welke mate de oplossing voldoet aan de ICTbeveiligingsrichtlijnen voor webapplicaties van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). Max. 10 punten Geef aan hoe beveiligingsissues die voortkomen uit OWASP Top 10 zijn opgelost g/index.php/top_10_ 2010-Main ienstverlening/experti seadvies/kennisdeling/w hitepapers/ictbeveiligingsrichtlijne n-voorwebapplicaties.html G Eigendom G1 De inhoud van het webarchief blijft altijd eigendom van de gemeente. In het geval van een faillissement is voorzien in een overdrachtscenario overdrachtscenario G2 Het intellectueel eigendom van de oplossing berust bij de leverancier. Gemeenten krijgen een onbeperkt gebruiksrecht met betrekking tot alle resultaten voortvloeiende uit de overeenkomst (in tegenstelling tot artikel 8.1 van het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten.) H Ondersteuning Pagina 11 van 12

12 H1 Leverancier is bereikbaar voor ondersteuning (incidenten, gebruikersvragen) ten minste op werkdagen tussen 9:00 en 17:00 uur. response tijden beheervragen. H2 Leverancier werkt met een gebruikersorganisatie voor doorontwikkeling software I Leverancier I1 Leverancier voert een solide en duurzame bedrijfsvoering.. Indien u in de afgelopen 3 jaar van de accountant bij uw jaarverslag opmerkingen heeft gekregen over uw financiële beheer, dan teksten toevoegen. I2 Leverancier is inschreven in het Handelsregister Bijvoegen kopie uittreksel Handelsregister I3 I4 I5 Leverancier maakt bekend of hij werkt met één of meerdere onderaannemers. (De aansprakelijkheid berust volledig bij de hoofdaannemer. Alle afspraken met betrekking tot de opdracht worden gemaakt met de hoofdaannemer. ) Inschrijver dient twee referenties te verstrekken, naar tevredenheid uitgevoerd in de jaren 2009 tot heden, waarvan één gemeentelijke organisatie. Leverancier heeft een visie op het taakveld webarchivering en houdt het product marktconform indien Leverancier gebruik maakt van onderaannemers. Overeenkomstig bijlage 2 middels visie op het taakveld of roadmap van de oplossing (max 2 A4) J Algemene voorwaarden J1 Leverancier stemt in met de algemene voorwaarden in bijlage 4 K Prijs K1 Leverancier stelt een commercieel aanbod samen overeenkomstig bijlage 3. Hierin vragen we een prijs per jaar. Prijzen zijn vast voor de (totale) duur van drie jaar (uitgezonderd de CBS inflatiecorrectie). Pagina 12 van 12