Actieplan Open Gemeente. Gemeente Lelystad

Transcriptie

1 Actieplan Open Gemeente Gemeente Lelystad Lelystad, Joël Koeckhoven, februari 2014

2 Inleiding In dit actieplan wordt een aantal projecten genoemd waarmee de gemeente Lelystad aan de slag gaat om het streven naar meer openheid concrete vorm te geven. De keuze van de projecten komt voort uit de prioriteiten die zijn gelegd in de Visie Open Gemeente. Hoewel de onderwerpen verschillen, wordt bij het publiceren van open data steeds hetzelfde stappenplan doorlopen, zoals aangereikt door het ministerie van BZK: selecteren van datasets die in aanmerking komen voor publicatie; juridische check: wat zijn de mogelijke consequenties van publicatie; organiseren van het publicatieproces: beleggen van taken, maken van afspraken; data vindbaar en toegankelijk maken: verzorgen van upload, verwijzingen en registraties. Dit stappenplan is erg summier. Zeker moet ook gedacht worden aan de kwaliteitscontrole voorafgaand aan publicatie, het converteren van de gegevens naar een open formaat en het metadateren. Algemene aanbevelingen Afgezien van de hierna volgende projecten, zijn de volgende algemene aanbevelingen van belang: 1. Besteed bij dossiervorming aandacht aan de scheiding van openbare en niet-openbare gegevens. Het komt nu voor dat in dossiers of documenten handmatig niet-openbare gedeelten weggelaten moeten worden om aan een informatieverzoek te kunnen voldoen. Dit kost veel werk. 2. Toets bij aanschaf van nieuwe software of deze, waar van toepassing, het mogelijk maakt de gegevens die erin verwerkt worden als open data ter beschikking te stellen. 3. Sluit bij ontwerp of herontwerp van de informatievoorziening aan bij open data. Voorbeelden hiervan zijn PDOK (publieke dienstverlening op de kaart) en openbare bekendmakingen op overheid.nl. 4. Onderhoud continu, actief contact met andere overheden om samen te werken op gebied van open data en gezamenlijk te streven naar standaardisering en gedeelde voorzieningen. 1. Interne communicatie Uitleggen wat open data is en welke doelen ermee bereikt kunnen worden. Bespreken van knelpunten en zoeken van oplossingen. Mogelijke communicatiemiddelen: toelichting in MT intranet open koffie of andere openbare bijeenkomst ronde langs afdelingen Uitvoering door: CS-Communicatie, FAB-IM.

3 2. Externe communicatie Uitleggen wat open data is en wat de gemeente op dit vlak van plan is. Zoeken naar samenwerkingsvormen en luisteren naar aandachtspunten die meegenomen kunnen worden bij de verdere implementatie van dit actieplan. Doelgroepen: burgers, bedrijven, onderwijsinstellingen, belangengroepen. Mogelijke communicatiemiddelen: internet persbericht evenement Uitvoering door: CS-Communicatie, FAB-IM. 3. Open dataportaal Voor veel onderwerpen is vereist dat er een open dataportaal gerealiseerd wordt, waarop de gemeente open data gaat publiceren. Dit portaal moet voor de hele wereld 24 uur per dag, 7 dagen per week toegankelijk zijn om de data te raadplegen, maar het moet zodanig beveiligd zijn dat alleen de gemeente er data kan plaatsen of wijzigen. Ook is vereist dat het portaal op geen enkele manier toegang biedt tot de gegevens binnen het gemeentelijk netwerk. Het portaal is ook inzetbaar voor andere doelen, waaronder het delen van gegevens intern en met ketenpartners, voor zover deze gegevens openbaar zijn. Er zijn verschillende scenario s mogelijk voor het inrichten van het portaal. De gemeente kan zelf een server inrichten, maar er zijn ook cloudoplossingen denkbaar of gedeelde oplossingen samen met andere gemeenten. Dit is een operationele keuze die binnen het project zelf gemaakt moet worden. Uitvoering door: FAB-ICT, FAB-IM. 4. Uitgaven bestuurders In een aantal WOB-verzoeken is de laatste jaren gevraagd om de declaraties van bestuurders en de wachtgelduitkeringen aan ex-bestuurders. Uit deze verzoeken spreekt een zeker wantrouwen van de maatschappij naar de gemeente dat, althans voor wat betreft dit onderwerp, kan worden verminderd door hier zo transparant mogelijk over te zijn. In het kader van dit project wordt onderzocht welke gegevens uit de financiële- en personeel database moeten worden opgehaald, en hieruit wordt een dataset samengesteld die periodiek wordt gepubliceerd op het open dataportaal. Uitvoering door: FAB-FB, FAB-ICT.

4 5. Implementatie top 20 BZK Het ministerie van BZK suggereert een top 20 van onderwerpen die als open data gepubliceerd kunnen worden door gemeenten. De gemeente Lelystad publiceert daarvan al een groot deel, maar niet alles volgens de strenge criteria van de open data. In dit project wordt de top 20 gecompleteerd en worden zo veel mogelijk belemmeringen voor hergebruik weggenomen. Uitvoering door: BOR, DVL, FAB-IM. 6. Verkeer Over geen onderwerp worden meer WOB-verzoeken ingediend dan over verkeer, en dan met name over parkeren. Als de gemeente op dit terrein meer data openbaar maakt, wordt ingespeeld op de informatiebehoefte van de burger en kan worden bespaard op de beantwoording van WOBverzoeken. Activiteiten in het kader van dit project: analyseren WOB-verzoeken en andere veelgestelde vragen over verkeer en parkeren; onderzoeken welke gegevensverzamelingen beschikbaar zijn om aan de vragen tegemoet te komen; beoordelen met welke inspanning deze gegevensverzamelingen als open data gepubliceerd kunnen worden; een selectie maken op basis van bovenstaande; converteren, metadateren en publiceren van de geselecteerde gegevensverzamelingen. Uitvoering door: BOR, FAB-IM. 7. Belemmeringen bestaande open data wegnemen Veel gegevens die de gemeente nu al publiceert, voldoen niet aan alle eisen van open data en kunnen daardoor niet optimaal worden hergebruikt. Dit project is erop gericht deze belemmeringen geheel weg te nemen voor de grootste datasets van de gemeente: ruimtelijke gegevens en de statistieken. Deze datasets zijn tevens de kansrijkste voor hergebruik en innovatieve toepassingen. Belemmeringen die nog moeten worden weggenomen zijn: conversie naar open gegevensformaten aanmelden van de datasets bij landelijke portalen beschrijving van de gegevens (metadatering) Uitvoering door: Beleid-O&S, FAB-IM.

5 8. Beleidsprocessen openbaar Het openbaar maken van beleidsprocessen is beschreven in de Visie Open Gemeente. Uitvoering door: Beleid-O&S, FAB-IM. 9. Data van voorgaande WOB-verzoeken Dit project omvat het publiceren van de gegevens waar in eerdere WOB-verzoeken om is gevraagd, voor zover deze gehonoreerd zijn. Dit spaart werk als er nogmaals om gevraagd wordt, en maakt transparanter hoe wij met WOB-verzoeken omgaan. Uitvoering door: FAB-ICT, FAB-IM. 10. Stroomlijnen WOB-proces De uitvoering van taken in het kader van de WOB ligt momenteel verdeeld over de afdelingen, aangezien de onderwerpen verschillende afdelingen raken. Dat wordt niet als probleem ervaren. Wel is het nuttig het proces verder te uniformeren via een vaste procedure, waarbij termijnen worden bewaakt en dossiers op uniforme wijze worden gevormd en beheerd. Dit vereenvoudigt monitoring en rapportage. Techniek kan daarbij helpen. In Sharepoint kan een workflow worden gebouwd die de medewerkers langs de verschillende stappen leidt. Zo n workflow kan desgewenst worden gestart met een webformulier via DigiD of eherkenning. Het is wettelijk niet toegestaan de aanvrager te dwingen het WOB-verzoek digitaal in te dienen. Met dit project kan worden gewacht tot meer duidelijk is over de initiatiefwet voor de vervanging van de WOB. Naar verwachting wordt deze komend voorjaar in de Tweede Kamer besproken. Uitvoering door: FAB: JZV, DV, ICT, IM. 11. Financiële gegevens Dit project kan worden gezien als het vervolg op project 4 (uitgaven bestuurders). Veel WOB-verzoeken hebben betrekking op financiële gegevens. De burger vindt het belangrijk te weten hoe het publieke geld wordt besteed. De beantwoording kost nu veel tijd. De vragen zijn erg divers zodat steeds nieuwe bevragingen uit het financiële systeem moeten worden gehaald en steeds opnieuw beoordeeld moet worden of de gegevens geschikt zijn voor publicatie. In dit project wordt daarom een fundamentele benadering gevolgd. De gehele gegevensverzameling van financieel beheer wordt geclassificeerd in openbaar en niet openbaar, volgens de daarvoor geldende wettelijke bepalingen. Dit gebeurt tot op

6 detailniveau, dus bijvoorbeeld bij een declaratie is de naam van de ambtenaar niet openbaar, maar de hoogte van zijn reiskosten wel. Van de openbare gegevens wordt een periodieke extractie gemaakt die op het open dataportaal van de gemeente wordt gepubliceerd. Op het portaal wordt een toelichting gegeven op de gegevens en wordt de scheiding tussen openbaar / niet openbaar gemotiveerd. Op deze wijze worden alle gegevens die gepubliceerd mogen worden daadwerkelijk gepubliceerd. Elke nieuwe vraag kan dus ofwel (gemotiveerd) worden afgewezen, ofwel kan worden verwezen naar het portaal. Uitvoering door: FAB-FB, FAB-ICT. Planning De genoemde projecten worden uitgevoerd tot en met De planning ziet er globaal als volgt uit: project interne communicatie externe communicatie open dataportaal uitgaven bestuurders top 20 BZK parkeren, verkeer belemmeringen wegnemen beleidsprocessen WOB-verzoeken openbaar stroomlijnen WOB-proces financiën

7 Investering Hieronder wordt een globale inschatting gemaakt van de eenmalige en structurele kosten van de projecten, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen interne uren en externe kosten. project uren uren kosten kosten eenmalig structureel eenmalig structureel interne communicatie 40 externe communicatie 40 open dataportaal uitgaven bestuurders 80 2 top 20 BZK 40 parkeren, verkeer 100 belemmeringen wegnemen beleidsprocessen WOB-verzoeken openbaar stroomlijnen WOB-proces 50 financiën totaal In dit schema zijn de te behalen structurele besparingen niet genoemd. Deze zijn buitengewoon moeilijk te kwantificeren. De winst is te behalen door: Efficiëntere informatie-uitwisseling met collega s en met ketenpartners. Veel tijd gaat nu verloren omdat informatie slecht vindbaar is, de kwaliteit of actualiteit niet duidelijk is dus moet worden nagevraagd, of omdat het gegevensformaat niet past bij de toepassing van de gebruiker. Hiermee zou al gauw 1% op de totale uren van de organisatie bespaard kunnen worden, mogelijk nog veel meer. Afname van het aantal WOB-verzoeken. Als door proactieve publicatie het aantal WOBverzoeken met een kwart zou afnemen, van 120 naar 90 per jaar, kan naar schatting 300 uur per jaar gespaard worden. (1 WOB-verzoek kost tussen 1 en 50 uur bron: FB) Besparingen door verbeterde gegevenskwaliteit of door constructieve participatie door burgers. Deze zijn op zich reëel haalbaar maar inschattingen zouden speculatief zijn.