VERZUIMPROTOCOL NSG Groenewoud

Transcriptie

1 VERZUIMPROTOCOL NSG Groenewoud

2 Inhoud 1 Visie en aandachtspunten rondom verzuim Geoorloofd en ongeoorloofd verzuim Wettelijke bepalingen aangaande verlof Bereikbaarheid tijdens schooltijd Algemene NSG Groenewoud afspraken en regels Melden van ziekte / medisch bezoek Ziek naar huis Het aanvragen van verlof Absent en de afhandeling daarvan Te-laat melding en de afhandeling daarvan Een uurtje nakomen en de afhandeling daarvan Uit de les verwijderd en de afhandeling daarvan Hoewel de basisafspraken, vastgelegd in dit verzuimprotocol, vrijwel gelijk gebleven zijn aan die vermeld in de vorige editie, raden wij iedereen aan dit document goed te lezen. Daardoor bent u / ben jij op de hoogte van de verwachtingen die NSG Groenewoud heeft van haar leerlingen en hun ouders als het gaat om de aan- en afwezigheid van leerlingen. Communicatie is en blijft het sleutelwoord. Verzuimprotocol

3 1 Visie en aandachtspunten rondom verzuim Binnen NSG Groenewoud staan de waarden respect, verantwoordelijkheid en veiligheid hoog in het vaandel. Vandaaruit willen wij op een prettige en positieve manier met elkaar omgaan. De verzuimcoördinator probeert dit dagelijks zichtbaar te maken door: - Vanuit een positieve grondhouding en met respect leerlingen, ouders en collega s te benaderen. - Oog te hebben voor de specifieke, persoonlijke omstandigheden van onze leerlingen en daar waar mogelijk rekening mee te houden. - Goed te luisteren en te streven naar een heldere en duidelijke communicatie met alle betrokkenen binnen en buiten de school. In dit document zijn voor het schooljaar de afspraken en regels t.a.v. de aan- en afwezigheid van onze leerlingen vastgelegd. Deze zijn zo helder mogelijk weergegeven. De route met betrekking tot o.a. ziek melden, absenties, verlof en andere belangrijke zaken zijn in schema s uitgewerkt en geactualiseerd. Het betreft zaken waar leerlingen en ouders in de dagelijkse (school)praktijk mee te maken kunnen krijgen. 1.1 Geoorloofd en ongeoorloofd verzuim De geldende afspraken en regels binnen NSG Groenewoud zijn gebaseerd op de Wet op het Onderwijs in Nederland. Deze wet maakt dat alle Nederlandse scholen verplicht zijn om verzuim, geoorloofd én ongeoorloofd, te registreren en maatregelen te treffen om dit te beperken. De verzuimadministratie moet correct en volgens actuele regelgeving worden gevoerd. Dit wordt regelmatig gecontroleerd door de afdeling Leerplicht van de Gemeente Nijmegen. Er is sprake van geoorloofd verzuim als een leerling afwezig is vanwege: - Ziekte. - Een medisch bezoek dat niet buiten lestijden geregeld kan worden. - Een buitenschoolse activiteit (na toestemming van de afdelingsleider). - Familieomstandigheden (na toestemming van de afdelingsleider). - Bijzonder verlof (na toestemming van de afdelingsleider). Onder ongeoorloofd verzuim wordt verstaan: - Het zonder geldige reden te laat komen. - Het zonder geldige reden niet aanwezig zijn tijdens één of meerdere lessen. - Het niet verschijnen op een afspraak die een NSG Groenewoud-medewerker met een leerling maakt. 1.2 Wettelijke bepalingen aangaande verlof Er is nadere toelichting gewenst voor het aanvragen van verlof. Met name wanneer dit verlof betreft voorafgaande of aansluitend aan een schoolvakantieperiode. Aan dit verlof zijn namelijk wettelijke criteria verbonden. De rector mag slechts bij hoge uitzondering aan een leerling extra vakantieverlof voor maximaal 10 lesdagen verlenen. Belangrijkste criterium is dat de ouder dient aan te tonen dat vanwege de specifieke aard van zijn/haar beroep het onmogelijk is om samen met het gezin binnen de vastgelegde schoolvakanties op vakantie te gaan. Goedkoper kunnen reizen is zeker geen geldige reden voor honorering van een verlofaanvraag. Afwezigheid om die reden wordt volgens de wet gezien als luxe verzuim. Onze school is verplicht hiervan melding te maken bij Bureau Leerplicht van uw gemeente. Vakantieverlof mag nooit verleend worden in de eerste twee lesweken van het schooljaar. Bovendien mag dit slechts één keer per jaar én voor maximaal tien lesdagen worden toegestaan. Verzuimprotocol

4 Ouders dienen dit extra verlof schriftelijk, minimaal acht weken tevoren, bij de rector van NSG Groenewoud aan te vragen. Hiervoor moeten zij gebruik maken van een speciale verlofformulier. Dit is op school of bij het Bureau Leerplicht van uw gemeente verkrijgbaar. Betreft de verlofaanvraag meer dan 10 lesdagen dan zal school u verwijzen naar de afdeling Leerplicht van uw gemeente. De leerplichtambtenaar neemt uw verzoek in behandeling en kent het verlof al dan niet toe. Voor andere redenen om verlof aan te vragen en hoe u dat kunt doen verwijzen wij naar de daarvoor bestemde routebeschrijving verderop in dit protocol. 1.3 Bereikbaarheid tijdens schooltijd Ouders NSG Groenewoud vertrouwt erop dat ouders thuis, mobiel of op het werk bereikbaar zijn. Het is van belang dat school ook tijdens lestijden contact met u kan opnemen als dit noodzakelijk is. Wijzigt uw mailadres en/of telefoonnummer, dan verwacht NSG Groenewoud dat u de juiste gegevens zo snel mogelijk aan school doorgeeft. Alleen op die manier blijven de gegevens up-to-date en de bereikbaarheid voor school optimaal. NSG GROENEWOUD Tijdens schooltijd: (met een keuzemenu) of per info@nsg-groenewoud.nl Noodgeval: Keuzemenu, optie 5 overige zaken. U wordt doorverbonden met het secretariaat. Contact met de mentor of afdelingsleider: Keuzemenu, optie 5 overige zaken of stuur een naar de betreffende mentor of afdelingsleider. Via: Contact met de verzuimcoördinator: Keuzemenu optie 5 overige zaken of per verzuim@nsg-groenewoud.nl Verzuimprotocol

5 2 Algemene NSG Groenewoud afspraken en regels Er gelden op NSG Groenewoud vijf basisafspraken: - Elke leerling en elke docent is goed voorbereid op én op tijd in de les. - Elke leerling zorgt ervoor dat hij/zij optimaal voorbereid is op elke schooldag: schoolmail lezen, het rooster op wijzigingen controleren, voor afspraken de agenda in Magister checken, etc. - Afspraak is afspraak. - Mobieltjes zijn uit en uit het zicht, tenzij de docent toestemming voor gebruik geeft. - Regels en afspraken gelden voor iedere leerling, ook van 18 jaar en ouder. Een volledige en juiste registratie van de aan- en afwezigheid van onze leerlingen is niet alleen de verantwoordelijkheid van NSG Groenewoud, maar ook van ouders én leerling. Controleer, bij voorkeur samen met uw zoon/dochter, Magister minimaal eenmaal per week op juistheid en volledigheid. Klopt er iets niet? Neem dan zo snel mogelijk contact op met de verzuimcoördinator. Ziek of ziek? NSG Groenewoud raadt ouders met klem aan om kritisch en, waar het kan, terughoudend te zijn t.a.v. het ziekmelden van hun kind: laat uw zoon/dochter als het enigszins kan naar school gaan. Spreek medische bezoeken voor of na schooltijd af en houd de regie daarbij in eigen hand. Zo mist uw kind zo min mogelijk lessen. Uitsluitend ouders kunnen ziekte of medisch bezoeken voor hun kind doorgeven. Dit geldt ook voor leerlingen van 18 jaar en ouder. Melden medisch verzuim U meldt het ziek zijn dagelijks / een medisch bezoek vooraf telefonisch tussen en uur, in ieder geval nog voordat uw kind gaat deelnemen aan de lessen. Doordat u dagelijks / tijdig uw melding doorgeeft draagt u sterk bij aan de informatievoorziening van onze docenten. Een telefonische melding heeft onze voorkeur, mocht dit niet lukken dan graag een naar verzuim@nsg-groenewoud.nl. Geeft u niets door aan school, dan zal de docent uw kind in Magister absent melden. De verzuimcoördinator zal zo snel mogelijk onderzoeken wat de reden van afwezigheid is. De leerling wordt hiervoor uit de klas gehaald en/of ouders kunnen door de verzuimcoördinator benaderd worden om een verklaring te verifiëren. Tijdens toetsweken is dagelijks melden voorafgaande aan de toets verplicht met het oog op het inhalen (onderbouw) of herkansen (bovenbouw) van een toets. Niet deel kunnen nemen aan de gymles Tijdens elke gymles is elke leerling aanwezig. Als dit om een medische reden niet mogelijk is dan besluit de gymdocent wat te doen. De leerling zal de betreffende docent voorafgaande aan de gymles opzoeken en een brief van zijn/haar ouders overhandigen (bv. als er sprake is van een blessure). De gymdocent kan besluiten dat uw kind op aangepaste wijze betrokken wordt bij de les. Alleen na toestemming van de gymdocent mag uw kind tijdens de gymlessen op een andere plek in school werken (dit zal meestal op het studieplein zijn). Vrijstelling voor de gymlessen kunt u, na overleg met de betreffende afdelingsleider, aanvragen door een schriftelijke verklaring van de behandelaar van uw kind te overleggen. Verlofkaart / afwezigheidsverklaring Leerlingen kunnen de afwezigheidsverklaring en de verlofkaart afhalen én inleveren aan de balie op het studieplein. Deze zijn ook te downloaden via de site van de NSG Groenewoud: tabblad Praktisch tabblad Verzuim hier treft u de link aan. Verzuimprotocol

6 2.1 Melden van ziekte / medisch bezoek De ouder meldt ziekte, indien nodig dagelijks, telefonisch tussen en uur (of per ) De ouder meldt medisch bezoek vooraf telefonisch tussen en uur (of per ) De leerling wordt afgemeld in Magister: Zi / Zg De leerling wordt afgemeld in Magister: Mb / Mg Als een leerling meerdere dagen ziek is en dit niet dagelijks wordt gemeld zal de verzuimcoördinator of de mentor contact met u opnemen Als de melding niet vooraf aan school is doorgegeven zal deze binnen 2 lesdagen verklaard moeten worden via de afwezigheidverklaring Ab of Zg wordt veranderd in Zi Ab of Mg wordt veranderd in Mb Wanneer er geen bijzondere omstandigheden m.b.t. de gezondheid van een leerling bekend zijn, kan de mentor de schoolarts inschakelen als de leerling langer dan 2 weken aaneengesloten ziek is of voor de 4 e x in een schooljaar ziek gemeld wordt. Meld eventuele bijzonderheden daarom z.s.m. bij de mentor Wanneer er geen bijzondere omstandigheden m.b.t. de gezondheid van een leerling bekend zijn, kan de mentor de schoolarts inschakelen als de leerling zeer regelmatig afwezig is vanwege medische bezoeken. Meld eventuele bijzonderheden daarom z.s.m. bij de mentor Nb.: het niet verschijnen op een afspraak met de schoolarts is, conform de afspraken uit het Regionaal Verzuimprotocol, reden om uw kind aan te melden bij bureau Leerplicht. Verklaring codes: zwart = geoorloofd verzuim / rood = ongeoorloofd verzuim Zg = ziekmelding anders dan telefonisch gemeld Mg = medisch bezoek anders dan telefonisch gemeld Zi = ziekmelding verklaard door ouder (telefonisch) Mb = medisch bezoek verklaard door ouder (telefonisch of via een afwezigheidsverklaring) Verzuimprotocol

7 2.2 Ziek naar huis De leerling wil ziek naar huis De leerling meldt zich aan de balie op het studieplein De leerling meldt zich niet aan de balie op het studieplein Met de leerling wordt gesproken over wat er aan de hand is maar ook of hij/zij die dag nog een toets heeft De docent meldt de leerling absent (Ab) omdat niet bekend is waar hij/zij is Er wordt gekeken naar mogelijkheden waardoor de leerling toch op school kan blijven De verzuimcoördinator zoekt de leerling z.s.m. op naar aanleiding van de absenties of neemt contact op met zijn/haar ouders De leerling is niet in staat op school te blijven: er wordt contact met zijn/haar ouders gezocht De ouder is op de hoogte gesteld en heeft zijn/haar toestemming verleent Mocht die dag een toets worden afgenomen, dan is de leerling ongeoorloofd afwezig (geen reden bekend) wat invloed kan hebben op de normering / herkansingsmogelijkheid In Magister wordt Zh genoteerd Geen contact met ouders? Zg in Magister, de leerling levert zo spoedig mogelijk een afwezigheidsverklaring in Heeft de leerling die dag nog een toets (incl. Idioom)? De betreffende docent wordt g d, dan pas naar huis. In het geval van een SE-toets (bovenbouw) is toestemming van de afd. leider vereist Verzuimprotocol

8 2.3 Het aanvragen van verlof Ouders vragen tijdig verlof aan voor hun kind(eren) De verzuimcoördinator mag goedkeuren: verlof voor familieomstandigheden (overlijden familielid en uitvaart (1 e en 2 e graads)), verlof voor (theorie)examen scooter brommer auto Er mag geen verlof voor losse rijlessen worden verleend! Ouders worden op de hoogte gesteld door de verzuimcoördinator, evenals de afdelingsleider en de mentor De verzuimcoördinator neemt het verlof op in Magister onder vermelding van de passende codering Als een leerling een open dag wilt bezoeken of een meeloopdag wilt regelen, t.b.v. een vervolgopleiding, moet dit vooraf worden aangevraagd. Hiervoor dient een verlofkaart, getekend door ouders en mentor, vooraf worden ingeleverd. De verlofkaart kan opgehaald worden bij de balie op het studieplein Gebruikte coderingen in Magister: zwart = geoorloofd verzuim Ve = Verlof met toestemming Fa = Familieomstandigheden Bu = Activiteit voor of in school maar buiten de les Afdelingsleider wordt om goedkeuring / afwijzing verlof gevraagd als dit buiten de redenen van direct goedkeuren valt Afdelingsleider antwoord de verzuimcoördinator met goedkeuring / afwijzing van de aanvraag Ouders worden op de hoogte gesteld door de verzuimcoördinator, evenals de afdelingsleider en mentor De verzuimcoördinator neemt het verlof op in Magister onder vermelding van de passende codering Indien de reden tot de aanvraag van het verlof te weinig informatie bevat om een goede beslissing te kunnen nemen, verzoekt de verzuimcoördinator ouders om de aanvraag nader toe te lichten Een verlofaanvraag voorafgaande aan of na een schoolvakantie (eenmalig max. 10 lesdagen per schooljaar) zal duidelijk beargumenteerd voorgelegd worden aan de rector Rector keurt het verlof goed / af Verzuimprotocol

9 2.4 Absent en de afhandeling daarvan De leerling is voor 1 of meerdere lesuren absent (Ab) gemeld in Magister De leerling wordt z.s.m. hierop aangesproken en/of ouders worden benaderd De leerling heeft de les(sen) gespijbeld: voor elk lesuur 2 x uur melden Er is een verklaring voor de ontstane absenties, dit zal binnen 2 lesdagen geregeld moeten worden 2 uur ingehaald: Ab = On Ab wordt omgezet in juiste code Niet aanwezig volgens afspraak = Az 3 uur inhalen: Ab + Az 3 uur ingehaald: Ab = On en Az = Oz Als na onderzoek blijkt de verklaring van de leerling niet correct is, blijft de Ab staan en zal ingehaald worden Ouders ontvangen bij 5, 10 en 15 vermeldingen ongeoorloofd verzuim hiervan per mail een bericht van de verzuimcoördinator. Afdelingsleider en mentor worden vooraf op de hoogte gesteld. Mocht een leerling blijven verzuimen dan behoort een gesprek door afdelingsleider en mentor met leerling en ouders tot een mogelijke interventie. Bij 20 meldingen ongeoorloofd verzuim kan een melding bij de afdeling Leerplicht volgen De hoogte van de sanctie is standaard 2 x uur melden. De verzuimcoördinator kan/mag hiervan afwijken Ab = Absent Az = Absent bij verzuim On = Afgehandelde absentie (2 uur ingehaald) Oz = Afgehandelde absentie bij verzuim (1 uur ingehaald) De verzuimcoördinator meld een leerling, na afstemming met afdelingsleider en mentor, bij de afdeling Leerplicht als er sprake is van de volgende criteria: * 16 uur in 4 weken * bij signaalverzuim (als school een melding noodzakelijk vindt) * bij langdurig en veelvuldig verzuim * verzuim waarbij dit mogelijk gerelateerd is aan achterliggende problematiek. De leerling wordt op school, en ouders per brief geïnformeerd Verzuimprotocol

10 2.5 Te-laat melding en de afhandeling daarvan De leerling komt te-laat in de les: de docent noteert La in Magister De leerling meldt zich de eerstvolgende lesdag om uur op school. Heeft de leerling 1 e + 2 e lesuur vrij, dan verschuift het melden naar de eerstvolgende lesdag. Het is 1 e uur vrij is geen reden om het melden te verschuiven De leerling heeft een reden: hij/zij regelt binnen 2 lesdagen de verklaring via ouders La wordt omgezet in een juist code Het te-laat komen is afgehandeld: Pz op het 0 e uur, La wordt Ot Komt de leerling later dan uur dan een Lz en nogmaals uur melden. Lz wordt Tz als leerling zich eerstvolgende lesdag heeft gemeld Als na onderzoek blijkt dat de verklaring van de leerling niet correct is, blijft de La staan en zal minimaal 1 x ingehaald moeten worden Komt de leerling niet om uur melden dan wordt een Az genoteerd. Nogmaals 1 x uur melden voor de te-laat melding en 1 x uur melden voor de Az Bij iedere 10 x te-laat komen volgt een wettelijk verplichte melding bij bureau Leerplicht. Afdelingsleider en mentor worden vooraf op de hoogte gesteld. De leerling wordt op school, en ouders per brief geïnformeerd. De verzuimcoördinator maakt een notitie in Magister Betekenis codes (zwart = geoorloofd / rood = ongeoorloofd): Pz = Present bij verzuim La = te-laat Ot = te-laat melding afgehandeld Lz = te-laat bij verzuim Tz = te-laat bij verzuim afgehandeld Az = Absent bij verzuim Oz = Absent bij verzuim afgehandeld Verzuimprotocol

11 2.6 Een uurtje nakomen en de afhandeling daarvan De docent wil dat de leerling zich minimaal 1 x om uur meldt (bv. vanwege 3 x huiswerk vergeten) De docent wil dat leerling nog tijdens de les naar de verzuimcoördinator gaat om direct een afspraak in te plannen (bij afwezigheid aan de balie op het studieplein) De docent stuurt z.s.m. een mail naar de verzuimcoördinator en geeft door wie moet nakomen en hoeveel uur. De verzuimcoördinator noteert dit nog diezelfde dag in de agenda in Magister De leerling komt het ingeplande uur na: Pz in Magister en sanctie is afgehandeld De leerling komt het ingeplande uur na: Pz in Magister en sanctie is afgehandeld De leerling meldt zich niet: Az in Magister en procedure als bij absentie (zie stroomdiagram Absentie ) De leerling meldt zich niet: Az in Magister en procedure als bij absentie (zie stroomdiagram Absentie ) Gebruikte codering in Magister: zwart = geoorloofd / rood = ongeoorloofd Az = Afwezig bij verzuim Pz = Present bij verzuim Hv = Huiswerk Vergeten Bv = Boeken Vergeten Ha = Huiswerk vergeten Afgehandeld Ba = Boeken vergeten Afgehandeld Verzuimprotocol

12 2.7 Uit de les verwijderd en de afhandeling daarvan De leerling wordt door de docent verwijderd uit de les De leerling verlaat de les en meldt zich direct aan de balie op het studieplein De docent noteert Vw in Magister (Vw = Verwijderd) De leerling blijft in op het studieplein en vult daar het reflectieformulier in Bij een ernstige aanleiding: de leerling vult het reflectieformulier in en gaat hiermee naar de eigen afdelingsleider (of diens vervanger) De leerling zoekt, met het reflectieformulier, aan het einde van de les maar uiterlijk aan het einde van de lesdag de betreffende docent op De afdelingsleider bespreekt met de leerling en de docent wat er is gebeurt, zoekt naar een oplossing en bepaalt een strafmaat De docent en de leerling bespreken wat er is gebeurt. De docent bepaalt een strafmaat en noteert dit op het reflectieformulier De afdelingsleider noteert op het reflectieformulier een strafmaat. De leerling gaat met het reflectieformulier naar de balie op het studieplein en regelt aldaar de uitvoering van de strafmaat De leerling komt na waarna de straf is voldaan. De verzuimcoördinator wijzigt Vw in Va (= Verwijderd afgehandeld) Komt de leerling niet op de afgesproken tijd, dan zal Az in Magister genoteerd worden. De leerling wordt zo spoedig mogelijk hiervoor uit de les gehaald. Heeft de leerling geen gegronde reden dan moet ook de Az worden ingehaald (zie stroomdiagram Absentie ) Verzuimprotocol