Handleiding. NH Sociale Dienst. Multifunctionele attesten

Transcriptie

1 Handleiding NH Sociale Dienst Multifunctionele attesten Cevi NV Bisdomplein GENT Tel contactcenter@cevi.be Logins NV Gen. De Wittelaan 17 B Mechelen helpdesk@logins.be

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Voorwoord Colofon OPMERKINGEN VOORAF Machtigingen Integratie met KSZ Hoedanigheidscodes TRANSACTIEMONITOR MULTIFUNCTIONELE ATTESTEN (SCHERM ) Opbouw van het scherm Infovensters in scherm Informatie KSZ en NIC (midden) Informatie transactie (onderaan links) Informatie dossier (onderaan rechts) VERWERKING VAN DE MULTIFUNCTIONELE ATTESTEN Opmerking vooraf Een dossiernummer opgeven Aankruisvakje Te verwerken attesten aanvinken Aankruisvakje Te verwerken weigeringen aanvinken Verwerking bij Opgave dossiernummer Verwerking in bulk aanvinken Te verwerken attesten Niet verwerkte dossiers verwerken Verwerking bij aanvinken Geweigerde attesten Foutmelding A036/L BESCHRIJVING OVERIGE KNOPPEN MENUBALK Knop <Contoleren> Knop <Verwijderen> Knop <Blokkeren> Knop <Annuleren> BIJLAGEN: SCHEMA S VERWERKING

3 2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD Het multifunctionele attest (A036) is een attest van het OCMW en is gericht aan de partners van het netwerk van de Kruispuntbank Sociale Zekerheid en andere instellingen. Wanneer het OCMW een beslissing neemt om leefloon/equivalent leefloon toe te kennen aan een sociaal verzekerde, moet het OCMW zo n multifunctioneel attest opmaken. Alle OCMW s moeten dit attest binnen de 7 dagen na de beslissing tot toekenning, stopzetting of herziening van de maatschappelijke dienstverlening opmaken, wijzigen of verwijderen. Het meest interessante is om de attesten na elke zitting van de Raad/Comité, door te sturen. Het doel van het attest is dat afgeleide sociale rechten sneller, veiliger, eenvoudiger en vaak automatisch toegekend kunnen worden. Voorbeelden: FOD Economie gebruikt het attest voor de automatische toekenning van het sociaal tarief voor gas en stroom; NMBS en De Lijn gebruiken het voor de toekenning van sociale abonnementen voor het openbaar vervoer; RKW gebruikt het attest voor de automatische toekenning van verhoogde kinderbijslag Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

4 COLOFON Cevi/Logins NV Cevi NV - Bisdomplein GENT Tel. Cevi Contact Center: fax: contactcenter@cevi.be Internet: - extranet: Ondernemersnummer: BE Logins NV - Generaal De Wittelaan 17 B Mechelen Tel.: fax: helpdesk@logins.be Internet: Ondernemersnummer: BE Programma: Sociale Dienst Multifunctionele attesten Ondersteuning: Team Sociale Dienst Cevi/Logins Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

5 3 OPMERKINGEN VOORAF 3.1 MACHTIGINGEN Volgende machtigingen heb je nodig om het programma voor de multifunctionele attesten ten volle te benutten: INFO A036 L036 MANACC. Deze kun je nagaan onder Mijn profiel via de knop <Machtigingen>. Aanpassingen aan deze machtigingen kunnen enkel gebeuren via de veiligheidsconsulent. 3.2 INTEGRATIE MET KSZ Multifunctionele attesten zijn een weerspiegeling van de integraties. Wanneer dossiers niet goed geïntegreerd zijn met KSZ, ga je ook geen goede multifunctionele attesten krijgen. Integraties worden aangemaakt op basis van de gehandtekende voorstellen. Zo worden er dus integraties aangemaakt voor de periode van een voorstel leefloon, equivalent leefloon en tewerkstellingen. Deze integratie is op de persoon die in het voorstel staat. In uitzonderlijke gevallen wordt er ook voor de partner een integratie aangemaakt. Dit is het geval bij voorstellen leefloon en equivalent leefloon met een categorie E en met partner. In dit geval is de hoedanigheidscode van de integratie niet afkomstig van de steuncode, maar komt deze uit de infofiche. Bij het verwerken van de integraties ga je bij de integratie van de partner een hoedanigheidscode 5 zien staan. De aangewezen methode om de integraties te verwerken is via Integraties met KSZ. Hoofdstuk 3: Opmerkingen vooraf Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

6 3.2 Je werkt hier best met de <C>-knop. Je klikt eerst op het rode kruisje. De knop met de donker paarse <C> is nu beschikbaar. Wanneer je op de knop klikt, krijg je een nieuw scherm. Hier kun je datums ingeven. Je vult hier de data in van de periode waarvoor je dossiers wilt integreren. Het programma gaat terug tot de ondergrens, en sowieso tot op vandaag. Datum ondergrens Hier kun je weergeven tot welke datum in het verleden je de integraties wilt controleren. Je gaat best maximum maar 3 jaar terug. Steun Je kunt hier kiezen voor welke voorstellen je integraties wil doorsturen: * Alle ; * enkel leefloon ; * enkel wet 65. Hokje Uitvoeren Om dossiers te integreren vink je dit aan. Wanneer je dit uit laat staan en zo bevestigt, keert het programma terug naar het vorige scherm ( ) en zie je in het vak transactie info (links onderaan) een controle lopen. Je ziet hier al de te maken integraties en desintegraties. Je krijgt één lijntje per dossier. Let op: De integraties zijn in dit geval nog niet uitgevoerd! Wanneer je het hokje Uitvoeren aanvinkt, gaat het programma de te maken (des)integraties klaarzetten, en gaat het ook ineens de transactiemonitor integraties (scherm ) openen. Door te klikken op de knop stuur je de integraties door. Opmerking: Stel dat je geen nieuw scherm krijgt wanneer je op de <C>-knop klikt, gaat er onderaan in het veld Transactie info een melding staan. Deze melding verwijst naar bepaalde steuncodes. Het probleem is dan dat de hoedanigheidcodes niet correct staan. Zie hoofdstuk 3.3 Hoedanigheidscodes voor verdere informatie. Hoofdstuk 3: Opmerkingen vooraf Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

7 HOEDANIGHEIDSCODES Om multifunctionele attesten te kunnen aanmaken, is het van belang dat alle dossiers correct geïntegreerd zijn met de KSZ. Hiervoor is het in noodzakelijk dat elke steuncode over de juiste hoedanigheidscode beschikt. Deze hoedanigheidscodes kun je nagaan in scherm Steuncodes. In het vakje KSZ hoedanigheid moeten volgende codes staan. Opmerking: Voor de multifunctionele attesten zijn enkel de codes 2 en 3 van belang. Voor alle steuncodes leefloon (code 2) en equivalent leefloon (code 3) moet de hoedanigheidscode correct ingevuld zijn. Op vandaag is het belangrijk dat ook de codes voor tewerkstellingen (code 6) en voor installatiepremies (code 40) correct staan. Het is echter interessant om de andere codes ook reeds juist in te vullen. Deze zullen waarschijnlijk in de toekomst meer gebruikt worden. Hoofdstuk 3: Opmerkingen vooraf Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

8 4 TRANSACTIEMONITOR MULTIFUNCTIONELE ATTESTEN (SCHERM ) Eens de dossiers geïntegreerd zijn met KSZ, ga je naar de Transactiemonitor multifunctionele attesten (scherm ). Het scherm ziet er als volgt uit. 4.1 OPBOUW VAN HET SCHERM Dossier jaar en dossier nummer Het individueel dossiernummer van de cliënt. Naam en voornaam Familienaam cliënt en officiële voornamen cliënt, uit Rijksregister, welke door KSZ zijn bijgewerkt. Nr attest: Elk attest krijgt een uniek attestnummer welk wordt meegestuurd naar KSZ en gebruikt wordt als unieke identificatie van dit attest. Bij een verbetering of annulering van een attest wordt dit attestnummer meegegeven zodat KSZ weet welk attest wijzigt. Structuur van het attestnummer: JJNNNNNDDDIIII * JJ = jaar aanmaak attest * NNNNN = NIS-nummer van het OCMW * DDD = dag in het jaar * IIII = volgnummer Hoofdstuk 4: Transactiemonitor Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

9 4.2 Hoedanigheidscode Hier zie je of het een attest betreft voor leefloon of equivalent leefloon. Soort attest Hierin zie je de status van het attest, volgende mogelijkheden kun je verkrijgen. * Syncro : dit zul je meestal zien staan in de transactiemonitor wanneer je al de te verwerken attesten opvraagt. Deze lijn wil niet per se zeggen dat er een attest gemaakt moet worden. Je kunt het eerder zien als een to do list. Van al de dossiers waar wijzigingen in doorgevoerd zijn, wordt zo n syncro lijn aangemaakt. De transactiemonitor gaat elke lijn (dus elk dossier) overlopen en kijken of er iets gedaan moet worden voor het dossier. * Origineel : het originele attest. * Verbetering : verbetering van het orinigele attest. In het venster met informatie KSZ en NIC kun je het oorspronkelijke attestnummer terugvinden. * Annulatie : annulatie van het originele attest. In het venster met informatie KSZ en NIC kan je het oorspronkelijke attestnummer terugvinden. * ###### : attest dat niet meer bestaat, het werd gewijzigd of geannuleerd. Vanaf Tot Periode waar het attest op slaat, op basis van de integratie.?tot?: Het betreft een afwijkende tot-datum van het oorspronkelijke attest. Dit veld heeft weinig betekenis voor het OCMW. Voorlopig blijft het staan omdat het kan helpen bij eventuele ondersteuning van op afstand. Tijdstip verzending Datum en uur waarop het attest werd doorgestuurd naar KSZ of dat het antwoord is binnen gekomen vanuit KSZ. Attest De verschillende kleuren die van toepassing zijn: * wit: er is nog geen attest verstuurd naar KSZ; * groen: het attest is verstuurd en aanvaard; * rood: attest is definitief geweigerd. Behandelend MW Intern nummer of initialen van de maatschappelijk werker die in het individueel dossier staat bij in behandeling bij. 4.2 INFOVENSTERS IN SCHERM Informatie KSZ en NIC (midden) Hierin krijg je info over het attest van de lijn waarop je staat. Deze info bestaat uit 3 delen. * Status van het attest: Voorbeelden: attest niet aangevraagd aanvraag attest goed ontvangen attest aanvaard Hoofdstuk 4: Transactiemonitor Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

10 4.3 aanvraag definitief verworpen * Als het attest een verbetering of annulatie betreft, krijg je hier het attestnummer van het oorspronkelijk attest. * Als er een fout is opgetreden bij het versturen van het attest, verkrijg je de datum en de vermelding van de exacte fout van KSZ Informatie transactie (onderaan links) In dit venster wordt de verwerking van de attesten weergegeven. De detailvraag van de informatie die je verkrijgt, is afhankelijk van de selectie: * als je de multifunctionele attesten opvraagt voor één specifiek dossier, krijg je maximale info; * als je opvraagt met bulkverwerking, krijg je enkel het resultaat per dossier en de eventuele fatale fouten Informatie dossier (onderaan rechts) Hierin krijg je een profiel van het dossier voor het attest van de lijn waarop je staat. * Naam van de cliënt. * Integraties leefloon en equivalent leefloon voor deze cliënt, welke van belang zijn voor het vermelde attest. * De mutualiteitsfiches van de cliënt wanneer deze zijn voorzien in het individueel dossier (automatisch via verwerking van de mutualiteitsmutaties of manueel ingebracht) en geldig zijn voor de periode waar het attest betrekking op heeft. * Lay-out: van tot en mutnr Bijvoorbeeld 01/07/ /12/ * Geblokkeerde periodes (zie verder). * Aanvraag om een attest te annuleren (zie verder). Hoofdstuk 4: Transactiemonitor Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

11 5 VERWERKING VAN DE MULTIFUNCTIONELE ATTESTEN 5.1 OPMERKING VOORAF Voor integraties met een hoedanigheidscode 2 (leefloon) en 3 (equivalent leefloon) wordt automatisch een multifunctioneel attest aangemaakt. Let op: Voor integraties van een ander OCMW (oranje gekleurd in scherm Integratie dossiers met KSZ ) worden attesten aangemaakt door het betreffende OCMW. Je gaat deze attesten niet zien terugkomen in de transactiemonitor multifunctionele attesten. Bij de verwerking van de attesten wordt steeds het volledige dossier nagekeken, dus alle attesten, integraties, blokkeringen voor het dossier. De echte verwerking van de attesten gebeurt via de knop. Voor je attesten verwerkt, moet één van de volgende selecties uitgevoerd zijn Een dossiernummer opgeven Je kunt werken per individueel dossier. Dit criterium heeft voorrang op de andere selectiecriteria. Met andere woorden: als je een dossiernummer ingeeft, hoef je niet meer aan te vinken welke attesten je wilt zien. Je krijgt steeds een overzicht van alle attesten voor deze cliënt Aankruisvakje Te verwerken attesten aanvinken Deze optie toont alle dossiers waarvoor er verwerking noodzakelijk is. Alle geselecteerde dossiers worden nagekeken en de nodige acties worden uitgevoerd. Na de uitvoering wordt de lijst opnieuw getoond. Deze vernieuwde lijst toont de nieuw te verwerken lijst en dus niet alle dossiers die verwerk zijn! Alle dossiers die nu definitief zijn, komen niet meer voor in de lijst. In het venster Informatie transactie kun je de lijst raadplegen van de dossiers die verwerkt zijn. De dossiers met een fatale fout moeten opnieuw uitgevoerd worden. Je kunt dit per dossier doen of de bulkverwerking opnieuw laten starten. Een goede werking is om na elke zitting volgende volgorde te respecteren: 1) eerst de beslissingen bekrachtigen; 2) daarna de integraties laten synchroniseren; 3) en pas daarna de attesten verwerken Aankruisvakje Te verwerken weigeringen aanvinken Deze optie toont de geweigerde attesten. Meestal komen de attesten hier terecht door een technisch probleem. Hoofdstuk 5: Verwerking Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

12 VERWERKING BIJ OPGAVE DOSSIERNUMMER Multifunctionele attesten aanmaken per dossier is niet zo interessant aangezien het heel tijdrovend kan zijn. De voorkeur gaat naar het verwerken in bulk (zie hoofdstuk 5.3 Verwerking in bulk aanvinken Te verwerken attesten ). Wanneer je toch een multifunctioneel attest wilt aanmaken voor één dossier, geef je het dossiernummer in. Het volledige dossier wordt gecontroleerd. Je krijgt al de te verwerken attesten alsook al de te verwerken weigeringen. In de informatieschermen zie je meer details per lijntje waar je op gaat staan. Wanneer je op één van de lijntjes gaat staan, zie je onderaan in het vak Informatie KSZ en NIC de status van het attest (bijvoorbeeld: Status: 0 Attest niet aangevraagd, hokje onder Attest is wit). Via de knop kun je de multifunctionele attesten aanmaken. Eens je hierop klikt, zie je linksonderaan in het scherm Informatie transacties het verwerkingsproces lopen. Het programma doorloopt verschillende stappen en geeft daar aan of de attesten al dan niet verzonden zijn. De informatie die je hier krijgt, is uitgebreid (wat niet het geval zal zijn bij de verwerking in bulk). Eens de attesten verstuurd zijn, zie je die niet meer staan in de transactiemonitor. Als ze er nog wel staan, wil dat zeggen dat ze niet verstuurd werden. Je zult dan onderaan een foutmelding zien staan. Hoofdstuk 5: Verwerking Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

13 VERWERKING IN BULK AANVINKEN TE VERWERKEN ATTESTEN Wanneer je Te verwerken attesten aanvinkt en bevestigt, krijg je hetzelfde scherm als bij een individuele opvraging, maar dan met al de dossiers waarvoor er nog een verwerking noodzakelijk is. Bij verwerking via de knop worden alle geslecteerde dossiers volledig nagekeken en de nodige acties uitgevoerd. In het vak Informatie transacties, linksonderaan, zie je het verwerkingsproces lopen. Je krijgt één lijntje per dossier. Na de uitvoering krijg je de lijst van dossiers opnieuw te zien. Let op: Deze vernieuwde lijst toont de nieuw te verwerken dossiers en niet de dossiers die verwerkt zijn. De dossiers met een melding FATAAL zul je dus zien staan in de vernieuwde lijst. Alle dossiers waarvan de attesten wel definitief doorgestuurd zijn, komen niet voor in deze lijst Niet verwerkte dossiers verwerken Het kan zijn dat bepaalde attesten niet verwerkt geraken in de transactiemonitor. Als je een concrete reden wilt krijgen, verwerk je de dossiers die in de lijst blijven staan best per dossier. Je gaat dan linksonderaan in het venster Informatie transactie uitgebreidere informatie krijgen. Meestal zal er een probleem zijn met de integratie. De gegevens van het dossier komen niet overeen met de gegevens waarover KSZ beschikt. Zo kan er een verschil zijn in naam, geboortedatum of Rijksregisternummer. Als dit voorkomt, bouw je best het dossier opnieuw op via KSZ (in menupunt ). 5.4 VERWERKING BIJ AANVINKEN GEWEIGERDE ATTESTEN Wanneer je de te verwerken weigeringen opvraagt, krijg je de door KSZ geweigerde multifunctionele attesten. Deze hebben een rode kleur in het vak Attest Foutmelding A036/L036 Wanneer een attest niet tot bij KSZ geraakt, krijg je een foutmelding, gevolgd door een M-code. Als je dit krijgt, is het attest niet aanvaard door KSZ. * M00001 toegangscontrole : Bij deze melding probeer je best later opnieuw. Het gaat om een probleem met de verbinding. Als de fout blijft, neem je contact op met de helpdesk van KSZ (Smals). Hoofdstuk 5: Verwerking Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

14 5.4 * M00002 syntaxfout : Bij deze melding probeer je ook best later opnieuw. Als de fout blijft, neem je contact op met onze helpdesk. * M00010 identificatiefout : Deze melding wil zeggen dat het originele attest dat je probeert te annuleren of verbeteren niet meer bestaat in KSZ. Daarvoor neem je best contact op met de helpdesk van KSZ (Smals). Hoofdstuk 5: Verwerking Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

15 6 BESCHRIJVING OVERIGE KNOPPEN MENUBALK 6.1 KNOP <CONTOLEREN> De <C>-knop controleert of de bestaande attesten overeenkomen met integraties van type 2 en 3. Merk op: De <C>-knop activeer je door eerst op het rode kruisje te klikken waardoor je de zoekfunctie verlaat. Als er voor een dossier een syncrolijn bestaat, wordt dit dossier niet verder onderzocht. Dit dossier zal bij de eerstvolgende verwerking naar KSZ aan bod komen en volledig nagekeken worden. Het programma gaat op zoek naar dossiers met onvolmaaktheden die tot nu toe nog niet verwerkt werden, waarvoor dus ook nog geen syncrolijn bestaat. Het achterliggende proces verloopt als volgt. 1) Eerst worden alle attesten gecontroleerd: Enkel attesten die nog gecorrigeerd kunnen worden (maximaal 2 jaar oud). Attesten die te lang zijn, worden ingekort of volledig geannuleerd. 2) Daarna worden alle integraties van het type 2 en 3 overlopen. De ondergrens van de controle is 1/1/2006. Voor dossiers waar onvolmaaktheden gevonden zijn, maakt het programma een syncro-attest aan. Bij de volgende verwerking naar KSZ worden deze dossiers correct gezet. In het venster Informatie transacties zie je de dossiers waarvoor onvolmaaktheden gevonden zijn. 6.2 KNOP <VERWIJDEREN> Hiermee kun je attesten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer attesten ouder zijn dan 2 jaar kun je die gewoon verwijderen. Hoofdstuk 6: Beschrijving knoppen Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

16 KNOP <BLOKKEREN> Deze knop werd vroeger gebruikt om bepaalde attesten tijdelijk te blokkeren. Nu is dit niet meer van toepassing. Voorlopig blijft de knop staan voor eventuele ondersteuning van op afstand. 6.4 KNOP <ANNULEREN> Deze knop werd vroeger gebruikt om bepaalde attesten te annulerennu is dit niet meer van toepassing. Voorlopig blijft de knop staan voor eventuele ondersteuning van op afstand. Hoofdstuk 6: Beschrijving knoppen Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

17 7 BIJLAGEN: SCHEMA S VERWERKING Hoofdstuk 7: Bijlagen: schema s verwerking Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie

18 Hoofdstuk 7: Bijlagen: schema s verwerking Handleiding Sociale Dienst Multifunctionele attesten Versie