Bijlage bij circulaire GMO Criteria voor de erkenning als producentenorganisatie

Transcriptie

1 Bijlage bij circulaire GMO Criteria voor de erkenning als producentenorganisatie 19 november 2012

2 Inhoud 1. Verenigingszaken Statuten Rechtspersoonlijkheid Opgericht door producenten Begrip lid In aanmerking komende producten Producentenorganisaties voor de industriële verwerking Transnationale producentenorganisatie Minimum omvang Toelating nieuwe leden Niet producerende leden Lidmaatschap van één enkele producentenorganisatie Minimumduur van het lidmaatschap Opzegging lidmaatschap Democratische controle Leveringsplicht, uitzonderingen op de leveringsplicht, sancties en overige verplichtingen Statuten Controle op de naleving van de leveringsplicht Ontheffingen op de leveringsplicht Sancties Financiële zaken en budgettair en boekhoudkundig beheer Statuten Beschrijving administratieve organisatie/interne beheersing (AO/IB) Commercieel en budgettair beheer Verkopen van niet GMO producten of producten afkomstig van niet leden Vermogens- en liquiditeitspositie Bieden van technische bijstand aan telers Statuten Infrastructuur en feitelijke ondersteuning Uitbesteding Afzet en marktvergroting...25

3 5.1. Statuten Verkoopvoorwaarden en verkoopprijzen Moment van verkoop van producten Uitingen van leden in het publieke domein Eigendomsrelaties tussen leden en handelshuizen Machtpositie Economische aangelegenheden Doelstellingen Statuten Naleving doelstellingen Unies van producentenorganisaties Voorschriften voor unies van producentenorganisaties...32 Bijlage I Lijst van producten die onder de GMO groenten en fruit vallen...33

4 1. Verenigingszaken 1.1. Statuten Ten aanzien van verenigingszaken dienen de volgende onderwerpen in de statuten te zijn opgenomen: De procedures voor de vaststelling, de goedkeuring en de wijziging van de in artikel 125 bis, lid 1 van Verordening 1234/ bedoelde regels Voorschriften op grond waarvan de aangesloten producenten op democratische wijze toezicht kunnen uitoefenen op hun organisatie en haar besluiten Voorschriften inzake de toelating van nieuwe leden Voorschriften inzake de opzegging van het lidmaatschap Voorschriften inzake de minimumduur van het lidmaatschap van één jaar Voorschriften waaruit blijkt dat niet producerende leden niet mogen stemmen over zaken inzake het actiefonds. Voorschriften waaruit blijkt dat een lid niet meer dan 10% (of in voorkomend geval 20%) van de stemmen in de algemene vergadering heeft De verplichting om slechts lid te zijn van één erkende producentenorganisatie 1.2. Rechtspersoonlijkheid Op grond van artikel 125 ter van Verordening 1234/2007 dient een producentenorganisatie rechtspersoonlijkheid te bezitten. Onder rechtspersoonlijkheid worden in Nederland de in artikel 2:3 BW genoemde privaatrechtelijke rechtspersonen verstaan, waarvan de coöperatie in de praktijk de meest geschikte vorm blijkt om de taken van een producentenorganisatie in uit te voeren. De rechtspersoonlijkheid dient te blijken uit een in het handelsregister neergelegd authentiek afschrift van de akte, dan wel een authentiek uittreksel van de akte bevattende de statuten. Slechts de rechtspersoon die is erkend wordt als producentenorganisatie in aanmerking genomen. Dochterondernemingen maken geen deel uit van de erkenning. Indien dochterondernemingen activiteiten uitvoeren die tot de taken van de producentenorganisatie behoren wordt dit gezien als uitbesteding, zoals bedoeld in de artikelen 125 quinquies van 1 Verordening (EG) nr. 1234/2007 Pb L november

5 Verordening 1234/2007 en 27 van Verordening 543/ De uitbestede taken worden bij de beoordeling of de producentenorganisatie aan de erkenningsvoorwaarden voldoet in aanmerking genomen Opgericht door producenten Op grond van artikel 122 van Verordening 1234/2007 dient een producentenorganisatie te zijn opgericht op initiatief van producenten van groenten en/of fruit. Voor producentenorganisaties die zijn erkend na publicatie van Verordening 2200/96 3 geldt dat het initiatief tot de oprichting dient te blijken uit de oprichtingsakte van de producentenorganisatie. Tevens worden de notulen van de eerste (oprichtings-)vergadering overgelegd. Producentenorganisaties die zijn opgericht voor de publicatie van Verordening 2200/96 worden geacht aan deze voorwaarde te voldoen, nadere bewijsstukken zijn niet vereist Begrip lid Als lid worden aangemerkt: Een natuurlijk persoon, of een in het Handelsregister ingeschreven maatschap, vennootschap onder firma of commanditaire vennootschap, of een rechtspersoon zoals bedoeld in artikel 2:3 BW of een rechtspersoon naar buitenlands recht. Voorwaarde is dat het lid een teler/producent is, zoals bedoeld in artikel 2, lid 2, onder a) van Verordening 1234/2007 en dat hij één of meer producten van de sector groenten en fruit en/of dergelijke, uitsluitend voor verwerking bestemde, producten teelt; dit houdt onder meer in dat holdings, of beheermaatschappijen en dergelijke niet als lid kunnen worden aangemerkt. Indien één of meer natuurlijke- of rechtspersonen in meerdere rechtspersonen producten telen (bijvoorbeeld in twee BV s) dienen deze laatste rechtspersonen als afzonderlijke leden te zijn ingeschreven. Echter voor het bepalen van het minimum aantal leden en voor het voorkomen van misbruik van een machtspositie worden deze wel als één lid gezien. 2 Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011 PB L juni Verordening (EG) nr. 2200/96 Pb L november

6 De producentenorganisaties dienen een ledenlijst bij te houden. Deze moet jaarlijks bij de jaardeclaratie aan het Productschap Tuinbouw worden overgelegd. Een format hiertoe wordt jaarlijks opgenomen in de circulaire jaardeclaratie, meest recentelijk GMO In aanmerking komende producten Op grond van artikel 122, onder a), punt iii) van Verordening 1234/2007 en artikel 20, lid 1 van Verordening 543/2011 geldt de erkenning van een producentenorganisatie voor één of meer producten uit de sector groenten en fruit. De lijst van producten die onder de GMO groenten en fruit valt is opgenomen in bijlage 1. De rechten en plichten die uit de regelgeving voortvloeien zijn alleen van toepassing voor die producten waarvoor de erkenning is afgegeven. Dit houdt met name ook in dat GMO-gelden niet mogen worden besteed aan activiteiten ten behoeve van producten die niet onder de erkenning vallen. In de erkenningsaanvraag dient te zijn opgenomen welke producten de producentenorganisatie in de erkenning betrekt Producentenorganisaties voor de industriële verwerking In het geval een producentenorganisatie is erkend voor producten uitsluitend bestemd voor de industriële verwerking, dient de producentenorganisatie te kunnen garanderen dat deze producten voor industriële verwerking kunnen worden geleverd. Op grond van artikel 20, lid 2 van Verordening 543/2011 dient de producentenorganisatie dit via een systeem van leveringscontracten of anderszins aan te tonen Transnationale producentenorganisatie Artikel 28 van Verordening 543/2011 bepaalt dat de hoofdzetel van een transnationale producentenorganisatie is gevestigd in de lidstaat waar de producentenorganisatie over belangrijke bedrijfsinstallaties of over een belangrijk aantal leden beschikt en/of een belangrijk deel van de afgezette productie realiseert Minimum omvang Op grond van artikel 125 ter lid 1, onder b) van Verordening 1234/2007 dient de lidstaat een minimum aantal leden en een minimale hoeveelheid of waarde van de afzetbare producten vast te stellen. In de Nederlandse Nationale Strategie zijn voor dit punt de volgende criteria opgenomen: Voor producentenorganisaties die zijn erkend voor 1 januari 2008 geldt een minimum van vijf leden met een gezamenlijke waarde van de verkochte productie van EUR

7 Voor producentenorganisaties die zijn/worden erkend na 1 januari 2008 geldt een minimum van tien leden met een gezamenlijke waarde van de verkochte productie van EUR Voor de bepaling van de hierboven genoemde minimumomvang worden rechtspersonen die in eigendom zijn van dezelfde natuurlijke personen samen als één lid gerekend. Artikel 21 van Verordening 543/2011 bepaalt dat indien de leden van de producentenorganisatie rechtspersonen zijn die bestaan uit telers, het aantal leden dat is aangesloten bij deze rechtspersonen kan worden meegenomen voor de bepaling van de minimum omvang. Deze bepaling geldt niet voor telers die hun bedrijf uitoefenen in de vorm van een NV of BV (ongeacht het aantal aandeelhouders) maar voor vormen van getrapt lidmaatschap. Bijvoorbeeld een producentenorganisatie die op haar beurt weer bestaat uit diverse (regionale) afzetcoöperaties. De waarde van de verkochte productie wordt volgens artikel 24 van Verordening 543/2011 op dezelfde wijze berekend als voor de grondslag van de subsidie voor de operationele programma s. De artikelen 50 en 51 van Verordening 543/2011 zijn van overeenkomstige toepassing. Het PT verstrekt jaarlijks instructies omtrent deze berekening, meest recentelijk door middel van circulaire GMO van 8 september Indien er in het geval van een nieuwe producentenorganisatie onvoldoende historische gegevens aanwezig zijn om de waarde van de verkochte productie te bepalen, kan op grond van artikel 24, lid 2 van Verordening 543/2011 worden uitgegaan van de individuele omzetten van de telers over de periode van drie jaar die voorafgaat aan het jaar waarin de erkenningsaanvraag is ingediend en waarin de betreffende telers daadwerkelijk hebben geproduceerd. Voorwaarde hiervoor is dat deze telers over deze jaren voor de betreffende producten niet bij een andere erkende producentenorganisatie waren aangesloten Toelating nieuwe leden Een aspirant lid dient schriftelijk om het lidmaatschap te verzoeken. In dit verzoek dient hij tevens te verklaren de statuten van de producentenorganisatie na te leven en voor het product waarvoor de producentenorganisatie is erkend niet bij een andere erkende producentenorganisatie te zijn aangesloten, noch product te gaan afzetten. Het lidmaatschap gaat in op de datum die het bestuur bepaalt als zijnde de datum van ingang lidmaatschap. Het aspirant lid dient schriftelijk door de producentenorganisatie omtrent de ingangsdatum 4

8 van het lidmaatschap te worden geïnformeerd. Op grond van artikel 125 bis, lid 3, onder e) van Verordening 1234/2007 dienen de voorschriften inzake de toelating van nieuwe leden in de statuten van de producentenorganisatie te zijn opgenomen Niet producerende leden Als lid van een producentenorganisatie zoals bedoeld in artikel 30 van Verordening 543/2011, kan worden aanvaard, het reeds aangesloten lid, dat gedurende méér dan één teeltseizoen geen producten teelt waarvoor de producentenorganisatie is erkend. Deze leden dienen in een afzonderlijke ledenadministratie te zijn opgenomen. Deze leden mogen op grond van artikel 30, lid 3 niet: In aanmerking worden genomen voor de erkenning Rechtstreeks baat hebben bij de door de Europese Unie gefinancierde maatregelen Deelnemen aan de stemming over besluiten inzake het actiefonds Bovenstaande punten dienen in de statuten van de producentenorganisatie te zijn opgenomen en dient onder andere uit presentielijsten en verslagen van de Algemene Vergadering te blijken Lidmaatschap van één enkele producentenorganisatie Artikel 125 bis, lid 1, onder b) van Verordening 1234/2007 bepaalt dat een lid met de productie van een bepaald bedrijf van een in artikel 122, onder a, iii) bedoeld product bij niet meer dan één producentenorganisatie kan zijn aangesloten. Deze verplichting geldt niet voor producten die hij teelt die niet onder de erkenning van de betreffende producentenorganisatie vallen Minimumduur van het lidmaatschap Een teler dient op grond van artikel 22 van Verordening 543/2011 minimaal één jaar bij de betreffende producentenorganisatie te zijn aangesloten. Deze minimumduur van het lidmaatschap dient op grond van artikel 125 bis, lid 3, onder e) van Verordening 1234/2007 in de statuten van de producentenorganisatie te zijn opgenomen Opzegging lidmaatschap Opzegging van het lidmaatschap dient op grond van artikel 22, lid 2 van Verordening 543/2011 schriftelijk te geschieden. De producentenorganisatie heeft de keuze uit twee opzeggingsdata, namelijk: 5

9 1 juli, en 1 oktober De opzeggingsdatum dient in de statuten te zijn opgenomen. Indien voor de in de statuten opgenomen datum wordt opgezegd, heeft deze opzegging effect op 1 januari volgend op het jaar van opzegging. Leden die na deze datum opzeggen zijn ook het volgend kalenderjaar nog gehouden aan hun lidmaatschap. De opzegging, alsmede de datum waarop deze opzegging effect heeft, dient door de producentenorganisatie schriftelijk aan het betreffende lid te worden gemeld. In het geval van overlijden of faillissement van het lid, alsmede in voorkomend geval bij toepassing van het sanctiereglement royement, zijn bepalingen omtrent de minimumduur van het lidmaatschap en de opzeggingsdata niet van toepassing Democratische controle Artikel 125 bis, lid 3, onder c) van Verordening 1234/2007 bepaalt dat de leden op democratische wijze toezicht kunnen uitoefenen op de producentenorganisatie en haar besluiten. Ook de wijze van vaststelling, goedkeuring en de wijziging van de in artikel 125 bis, lid 1 genoemde regels dient in de statuten te zijn geregeld. Deze bepalingen in de statuten dienen door de producentenorganisatie te worden nageleefd en bij controle te kunnen worden aangetoond. Op grond van artikel 31, lid 1 van Verordening 543/2011 mogen één of meer leden van een producentenorganisatie geen misbruik maken van hun macht of invloed uitoefenen ten aanzien van het beheer en het functioneren van een producentenorganisatie. Om dit te bereiken dient in de statuten te zijn geregeld dat een lid niet meer dan 10% (inclusief volmacht) van de totale stemmen in de algemene vergadering heeft (hoeveel stemmen ter vergadering aanwezig zijn is niet van belang). Voor producentenorganisaties die zijn erkend voor 1 januari 2008 en minder dan 10 leden hebben, geldt een percentage van maximaal 20%. Indien meerdere rechtspersonen in handen zijn van dezelfde personen, wordt dit maximum toegepast op deze rechtspersonen gezamenlijk. De meerderheid van het bestuur van de producentenorganisatie dient uit telende leden te bestaan. Indien er in het bestuur of de raad van commissarissen tevens niet leden zitting hebben mogen deze geen afnemer zijn of met een afnemer verbonden zijn.. 6

10 2. Leveringsplicht, uitzonderingen op de leveringsplicht, sancties en overige verplichtingen 2.1. Statuten Ten aanzien van de verzameling van gegevens en controle van deze gegevens dienen de volgende onderwerpen in de statuten te zijn opgenomen: De verplichting van de telers om de door de producentenorganisatie vastgestelde voorschriften inzake verstrekking van productiegegevens, productie, afzet en milieubescherming toe te passen. De verplichting van de telers om de door de producentenorganisatie voor statistische doeleinden gevraagde inlichtingen te verstrekken, met name betrekking tot het areaal, de geoogste hoeveelheden, de opbrengst en de rechtstreekse verkoop. De verplichting voor de leden om hun volledige betrokken productie, behoudens de in artikel 125 bis, lid 2 van Verordening 1234/2007 opgenomen uitzonderingen, via de producentenorganisatie te verkopen. Indien de producentenorganisatie gebruikt maakt van één of meer van de uitzonderingen uit artikel 125 bis, lid 2 van Verordening 1234/2007 dienen deze uitzonderingen in de statuten te zijn opgenomen. Op te leggen sancties bij overtreding van statutaire verplichtingen met name bij nietbetaling van de financiële bijdragen, of van de door de producentenorganisatie vastgestelde voorschriften Controle op de naleving van de leveringsplicht Op grond van artikel 125 bis, lid 1, onder c) van Verordening 1234/2007 is een lid verplicht om zijn volledige productie via de producentenorganisatie te doen verkopen. Van deze verplichting kan alleen worden afgeweken indien een lid expliciet toestemming van de producentenorganisatie heeft verkregen op grond van artikel 125 bis, lid 2 van Verordening 1234/2007 (zie 2.3.). De producentenorganisatie is verplicht om op deze bepaling een strikt nalevings- en controlebeleid te hanteren. Met betrekking tot het controlebeleid worden dwingende eisen gesteld. De controle op de naleving van de leveringsplicht valt uiteen in de volgende fasen: a) Nalevingsbeleid gedurende het jaar door de producentenorganisatie zelf b) Eigen verklaringen na afloop van het jaar door de teler zelf 7

11 c) Accountantscontrole door de producentenorganisatie d) Rapportages Ad. a Nalevingsbeleid gedurende het jaar door de producentenorganisatie zelf Gedurende het productieseizoen dient de producentenorganisatie de leveringsplicht en de herkomst van de producten te controleren door middel van een systematische vergelijking van areaalenquêtes en aanvoerprognoses met de daadwerkelijk bij de producentenorganisatie aangeleverde hoeveelheden product. Door middel van areaalenquêtes en dergelijke dient de producentenorganisatie op de hoogte te zijn van het teeltplan van hun leden, waaronder de beteelde arealen, soort en aard van de gewassen en plantdata per productiebedrijf. De producentenorganisatie is verplicht om deze informatie te verifiëren (ondermeer door het bezoeken van de locatie(s) van de teler) en de resultaten van deze verificatie te documenteren. Met behulp van statistische normen en/of ervaringscijfers dient de producentenorganisatie vervolgens per areaal een normstelling te bepalen. Gedurende het productieseizoen dient de producentenorganisatie deze norm te vergelijken met de periodiek, rekening houdend met de aard van het betreffende product, te overleggen aanvoerprognoses en de daadwerkelijke aanvoer van product. De hierbij naar voren komende verschillen dienen te worden verklaard en te worden geregistreerd. Indien een verschil niet afdoende kan worden verklaard, moet inzichtelijk zijn hoe de producentenorganisatie hier richting teler op heeft gereageerd (waaronder het opleggen van sancties). Ad b Eigen verklaringen na afloop van het jaar door de teler Ieder lid moet na afloop van het kalenderjaar, doch uiterlijk vóór 1 juni, aan zijn producentenorganisatie een naar waarheid ondertekende verklaring afgeven waarin de teler verklaart: hoeveel product hij dat jaar geproduceerd heeft; hoeveel product hij bij derden heeft ingekocht; hoeveel product hij via de producentenorganisatie verkocht heeft hoeveel product hij op grond van een ontheffing van de producentenorganisatie buiten de producentenorganisatie om verkocht heeft dat hij, uitgezonderd de verkoop op grond van de door de producentenorganisatie verleende ontheffingen, geen door hem geteelde producten buiten de producentenorganisatie om heeft afgezet 8

12 dat hij bij verkoop op grond van de verleende ontheffingen de door de producentenorganisatie gestelde voorwaarden en maxima heeft nageleefd. De producentenorganisatie dient de ontvangen gegevens te vergelijken met de bij haar bekend zijnde omzetgegevens. Indien er verschillen tussen de opgaven van de teler en de administratie van de producentenorganisatie zijn dient de producentenorganisatie nader onderzoek te verrichten. Indien naar aanleiding van dit onderzoek geen adequate verklaring voor het verschil wordt gevonden, dient de betreffende teler aan een accountantsonderzoek te worden onderworpen (deze telers komen boven op de hierna te beschrijven deelwaarneming. Ad. c Accountantscontrole door de producentenorganisatie De producentenorganisatie dient de opgaven van een aantal leden nader te (laten) controleren door middel van een onderzoek door een accountant. De accountant die dit onderzoek uitvoert dient te zijn ingeschreven in het accountantsregister, zoals bedoeld in artikel 55 van de Wet op de Registeraccountants of artikel 36, lid 1 van de Wet op de Accountants-Administratieconsulenten. In dit laatste geval dient deze accountant ook een aantekening te hebben, zoals bedoeld in artikel 36, lid 23 van de Wet op de Wet op de Accountants-Administratieconsulenten. Deze accountant mag worden aangesteld (en betaald) door de producentenorganisatie of door de betreffende teler. De beroepsregels voor accountants bieden voldoende waarborgen dat dit onderzoek onpartijdig en onafhankelijk wordt uitgevoerd. Het onderzoek en het daarop volgende rapport van bevindingen overeenkomstig COS 4400, dient een conclusie te bevatten of de teler aan zijn leveringsplicht heeft voldaan en zoniet welke afwijkingen daarvan de accountant heeft vastgesteld. De rapportage bevat tevens minimaal een verklaring van de verschillen tussen de omzet in de jaarrekening van de teler en de omzet volgens de producentenorganisatie. Ook zal het Productschap Tuinbouw deze controles (laten) reviewen. De volgende leden moeten aan het accountantsonderzoek worden onderworpen: a) leden die verzuimd hebben (tijdig) een eigen verklaring te verstrekken; b) leden waarbij door de producentenorganisatie zelf (bijvoorbeeld op basis van areaalcontroles en telerbezoeken) of door controle-instanties over het voorafgaande kalenderjaar is vastgesteld dat de teler zich niet heeft gehouden aan de leveringsplicht of verschillen tussen areaal- en omzetgegevens onvoldoende kunnen verklaren; c) leden die betrokken worden in een deelwaarneming waarvoor de volgende regels gelden: - de deelwaarneming omvat minimaal 2% van het aantal leden, met een minimum van één lid, 9

13 - deze leden maken op grond van a) tot en met c) niet reeds deel uit van het accountantsonderzoek, - indien de accountant bij meerdere leden in deze deelwaarneming afwijkende bevindingen constateert, dan dient de producentenorganisatie afhankelijk van de aard van de afwijkingen passende maatregelen te nemen (bijvoorbeeld aanvullende gerichte controles op de aard van de afwijkingen). De producentenorganisatie bepaalt op welk moment de accountant moet rapporteren. Hierbij moet de producentenorganisatie rekening houden met de datum waarop zij aan het Productschap Tuinbouw dient te rapporteren. De producentenorganisatie geeft vervolgens, in overeenstemming met de door de producentenorganisatie vastgestelde procedures, vervolg aan de door de accountant geconstateerde onzekerheden en afwijkingen en legt, indien noodzakelijk, sancties op. Verder beoordeelt de producentenorganisatie wat de uitkomsten van de accountantsonderzoeken betekenen voor de betrouwbaarheid van het door haar opgezette systeem van controle op de leveringsplicht. Ad. d Rapportages Uiterlijk op 1 mei 4 in het tweede jaar na het jaar waarop de controle betrekking heeft gehad moet de producentenorganisatie over de accountantsonderzoeken een rapportage indienen bij het Productschap Tuinbouw. Deze rapportage dient te omvatten: De aantallen telers per productgroep die aan een onderzoek door een accountant zijn onderworpen, alsmede hun afzonderlijke omzetcijfers De afwijkende bevindingen door de accountant De corrigerende maatregelen die de producentenorganisatie heeft getroffen (of gaat nemen). Bij wijze van tussenrapportage dient de producentenorganisatie op 1 juli daaraan voorafgaand (na de indiening van de eigen verklaringen door de telers, zie ad. 2) de volgende zaken te rapporteren: De namen van telers die nog lid zijn en die weigeren om een eigen verklaring te ondertekenen 4 De kwaliteit van deze rapportages zal worden geëvalueerd. Naar aanleiding van deze evaluatie kan in de toekomst voor een andere uiterlijke datum van rapportage gekozen worden. 10

14 De namen van inmiddels uitgetreden leden die weigeren om de eigen verklaring te ondertekenen (het Productschap Tuinbouw zal voor deze telers een controleopdracht verstrekken aan de NVWA) De voorlopige bevindingen over de naleving van de leveringsplicht De inmiddels opgelegde sancties Ad e aanvullende controles door de lidstaat Aanvullend op de hiervoor beschreven controles zal het Productschap Tuinbouw zelf aanvullende controles gaan verrichten op de naleving van de leveringsplicht. Deze controles maken onderdeel uit van de erkenningscontroles zoals bedoeld in artikel 106 van Verordening 543/ Ontheffingen op de leveringsplicht Artikel 125 bis, lid 2 van Verordening 1234/2007 geeft leden een drietal mogelijke ontheffingen op de leveringsplicht, te weten: a) Rechtstreekse verkopen aan de consument b) Het zelf of via een door de eigen producentenorganisatie aangewezen producentenorganisatie verkopen van hoeveelheden producten die slechts een marginaal deel vertegenwoordigen van het volume van de verhandelbare productie van hun organisatie. c) Het zelf of via een andere door de eigen producentenorganisatie aan te wijzen producentenorganisatie producten afzetten die gezien de kenmerken ervan, normaliter niet onder de handelsactiviteiten van de eigen producentenorganisatie vallen. De aanhef van artikel 125 bis, lid 2 van Verordening 1234/2007 bepaalt dat de producentenorganisatie toestemming moet verlenen en voorwaarden moet vaststellen. Aan de Nederlandse producentenorganisaties worden ten aanzien van deze toestemming en voorwaarden voor alle in artikel 125 bis, lid 2 genoemde toestemmingen de volgende regels opgelegd: De mogelijkheid tot het toestaan van de toepassing van een uitzondering moet zijn opgenomen in de statuten. In de statuten moeten een sanctiebeleid zijn opgenomen dat onder meer van toepassing is op overtreding van de voorwaarden voor uitzonderingen op de leveringsplicht. De producentenorganisatie moet ten aanzien van deze toestemming een procedure hebben ontwikkeld. In deze procedure moeten de algemene voorwaarden opgenomen zijn. Ook moeten de rapportageverplichtingen en de op te leggen sancties bij niet 11

15 naleving van de voorwaarden in deze procedure zijn opgenomen. Deze procedure moet zijn opgenomen in de beschrijving van de AO/IB (zie paragraaf 3.2.) De toestemming moet per individueel geval worden verleend. In tegenstelling tot het verleden is collectieve toestemming niet meer mogelijk. De toestemming moet schriftelijk worden verleend. De toestemming moet zijn verleend voordat van de uitzondering op de leveringsplicht gebruik kan worden gemaakt. De algemene voorwaarden waaronder de producentenorganisatie de toestemming verleent zijn in een procedure van de producentenorganisatie vastgelegd waarnaar in de toestemming wordt verwezen of worden in de toestemming zelf vastgelegd. Specifieke voorwaarden dienen in de toestemming expliciet te zijn opgenomen. Het lid dient te rapporteren over het gebruik dat hij heeft gemaakt van de toestemming. De producentenorganisatie dient niet-naleving van de gestelde voorwaarden te controleren en bij geconstateerde onregelmatigheden te sanctioneren. Ad. a Rechtstreekse verkopen aan consumenten Onder deze ontheffing valt alleen het verkopen aan de consument als eindverbruiker. Nadrukkelijk zijn verkopen aan middenstanders, (ambulante) handelaren, horecagelegenheden etc. van deze uitzondering uitgesloten. Deze verkopen kunnen zowel op als buiten het bedrijf van het lid worden gedaan. Producentenorganisaties zijn verplicht om toestemming voor deze ontheffing te verlenen indien een lid hierom verzoekt. Daartoe dient een percentage van minimaal 10% in de statuten te zijn opgenomen. In de Nederlandse strategie is een maximum percentage van 25% voor deze ontheffing opgenomen. Producentenorganisaties dienen in hun statuten eveneens een maximum op te nemen, welk niet hoger mag liggen dan 25%. Ad. b Producten die slechts een marginaal deel vertegenwoordigen van het volume van de verhandelbare productie van hun organisatie Deze ontheffing is van toepassing op verkopen die niet vallen onder de ontheffingen genoemd onder letter a) en letter c). Het begrip marginaal wordt gedefinieerd als een percentage van 5% van de hoeveelheid van het volume van de verhandelbare productie van een producentenorganisatie. 12

16 Binnen dit percentage kan een producentenorganisatie aan de leden toestaan om producten zelf te verkopen of kan de producentenorganisatie een andere producentenorganisatie aanwijzen om deze producten te verkopen. 5 De toestemming dient ertoe enige flexibiliteit te geven aan de producentenorganisatie. De toestemming dient wel beperkt te zijn, zowel in tijd (maximaal twee jaar) als in omvang. Deze termijn geldt vanaf de eerste toestemming die na het verschijnen van deze Criteria wordt gegeven. Ad. c Producten die normaliter niet onder de handelsactiviteiten vallen Onder producten die normaliter niet onder de handelsactiviteiten vallen worden allereerst producten verstaan die niet onder het gebruikelijke productassortiment van de producentenorganisatie vallen, terwijl deze producten wel onderwerp zijn van de erkenning. Te denken valt bijvoorbeeld aan kiwi s bij een producentenorganisatie met een generieke erkenning. Daarnaast vallen onder deze definitie de producten welke gewoonlijk wel door de producentenorganisatie worden verkocht, maar door teeltmethode of variëteit afwijken van het gangbare productenpakket. Te denken valt bijvoorbeeld aan biologisch geteelde producten binnen een producentenorganisatie die voor het overige alleen gangbare producten teelt. Voor deze producten mag de producentenorganisatie toestaan dat deze door de teler zelf worden afgezet of de productenorganisatie mag een andere producentenorganisatie aan wijzen waar de betreffende teler dit product moet afzetten. Voor deze ontheffing gelden voor de betreffende producten geen maxima. Wel geldt een beperking in tijd. De toestemming mag maximaal twee jaar worden gegeven. Deze termijn geldt vanaf de eerste toestemming die na het verschijnen van deze Criteria wordt gegeven Sancties Artikel 125 bis, lid 3, onder d) van Verordening 1234/2007 schrijft voor dat de statuten van de producentenorganisaties moeten voorzien in sancties bij het overtreden van statutaire verplichtingen, met name bij het overtreden van de leveringsplicht, de niet-betaling van de financiële bijdragen, of andere van de door de producentenorganisatie vastgestelde voorschriften. 5 Ten aanzien van dit punt in aan de Commissie van de Europese unie gevraagd of dit in kan houden dat een teler zijn gehele productie met een ontheffing kan verkopen. Het antwoord op deze vraag zou er toe kunnen leiden dat het beleid ten aanzien van dit punt wordt gewijzigd. 13

17 De producentenorganisatie voert aantoonbaar een actief controlebeleid in de richting van haar leden op alle punten die in Verordeningen 1234/2007 en 543/2011, onderhavige criteria, andere nationale bepalingen en in haar statuten zijn genoemd. Niet naleving van de voorschriften door leden dient toepassing van het sanctiebeleid tot gevolg te hebben. In uiterste gevallen moet dit ook het sanctiemiddel royement inhouden. Het sanctiebeleid dient consequent en zonder discriminatie te worden toegepast en voorts zodanig dat hiervan een preventieve werking kan uitgaan. Hiervoor gelden de volgende richtlijnen: Bij alle eerste overtredingen van door de producentenorganisatie opgelegde regels dient de producentenorganisatie minimaal een schriftelijke waarschuwing aan het lid op te leggen. Bij een tweede overtreding dient een producentenorganisatie minimaal een boete aan het lid op te leggen en deze boete daadwerkelijk te incasseren. Op alle vervolgovertredingen dient een lid altijd te worden geroyeerd. Alle overtredingen en genomen en voorgenomen sancties moeten door de producentenorganisatie worden geadministreerd. Het sanctiebeleid moet in een procedure zijn vastgelegd. Deze procedure maakt onderdeel uit van de AO/IB (zie paragraaf 3.2.). 14

18 3. Financiële zaken en budgettair en boekhoudkundig beheer 3.1. Statuten Ten aanzien van financiële zaken dienen de volgende onderwerpen in de statuten te zijn opgenomen: De oprichting en de financiering (door middel van financiële bijdragen) van een actiefonds zoals bedoeld in artikel 103 ter van Verordening 1234/2007. Het opleggen aan de leden van financiële bijdragen voor de financiering van de producentenorganisatie. De voor de werking van de organisatie vereiste boekhoudkundige en budgettaire voorschriften 3.2. Beschrijving administratieve organisatie/interne beheersing (AO/IB) De producentenorganisatie dient te voorzien in een goede beschrijving van de administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) van de procedures die gevolgd worden om te voldoen aan de in de EU verordeningen en deze circulaire genoemde processen op het gebied van de erkenning. Deze beschrijving is vormvrij, mits bij de beschrijving van deze processen met de volgende uitgangspunten rekening gehouden wordt: De beschrijving van elke stap in het (deel)proces Voor zover van toepassing, telkens enerzijds de administratieve procesgang weergeven en anderzijds de fysieke procesgang De functie van degene die de stap normaliter uitvoert De functie van degene die verantwoordelijk is Vermelding van de bij de betreffende actie (stap) gebruikte documenten en de documentomschrijvingen waar uitkomsten op worden vastgelegd Vermelding van de bij de betreffende stap gebruikte applicaties Wie controles op voorgaande uitvoert en ten aanzien van welk aspect. Bij de beschrijving van elke stap dient aangegeven te worden in welke hoedanigheid er wordt gehandeld. Betreft het een registrerende, een bewarende, een beschikkende en/of controlerende werkzaamheid. Bij het laatst hierboven genoemde punt wordt de controle door de ene functionaris bedoeld op het werk van een andere functionaris. Dit kan al of niet een verbijzonderde interne controle zijn. Belangrijk algemeen aandachtspunt bij de AO/IB- 15

19 beschrijvingen is dat duidelijk wordt hoe de producentenorganisatie in control is ten aanzien van de betreffende erkenningsvereisten. De AO/IB beschrijving bevat in ieder geval een uitgebreide en gedetailleerde beschrijving van de onderstaande processen: De procedures omtrent het verkoopproces en de prijsbepaling De goederenlogistiek: dit is het verzamelen (ophalen), het sorteren, de opslag, de verpakking en het transport (distributie) van het product Financiële administratie Procedure investeringen en uitgaven in het kader van GMO projecten De procedure omtrent het aannemen van nieuwe leden en het beëindigen van het lidmaatschap De procedure omtrent het vergaren van informatie van de leden en de verwerking van mutaties daarin. Daaronder wordt ook begrepen de controle op de juistheid van de ledenlijst De procedures omtrent de areaalenquêtes en de aanvoerprognoses (inclusief de vergelijking met realisaties) De procedures omtrent de controle op de leveringsplicht, inclusief de procedures en voorwaarden voor het verlenen van ontheffingen op de leveringsplicht (zie paragraaf 2.3.) De procedures omtrent het opleggen van sancties De procedures omtrent uitbesteding 3.3. Commercieel en budgettair beheer Artikel 125 ter, lid 1, onder f) van Verordening 1234/2007 schrijft voor dat producentenorganisaties hun activiteiten commercieel en boekhoudkundig correct beheren. Daarnaast schrijft artikel 23 van Verordening 543/2011 voor dat de producentenorganisatie beschikt over het personeel, de infrastructuur en de uitrusting voor onder meer het commercieel en budgettair beheer, en een gecentraliseerde boekhouding en een factureringssysteem. Onder budgettair beheer worden de zaken verstaan die betrekking hebben op financiële en boekhoudkundige processen. Onder commercieel beheer wordt verstaan de voorwaarden waaronder uitvoering wordt gegeven aan hetgeen is beschreven in hoofdstuk 5. Op grond van artikel 125 bis, lid 3, onder f) van Verordening 1234/2007 moeten de voor de werking van de organisatie vereiste boekhoudkundige en budgettaire voorschriften in de statuten te zijn opgenomen. Dit houdt in dat in ieder geval de procuratieregeling en de 16

20 procedures rondom budgettaire bevoegdheden en de jaarverantwoording in de statuten dient te zijn opgenomen. De producentenorganisatie is op grond van artikel 125 bis, lid 3, onder b) verplicht om bij de leden financiële bijdragen in rekening te brengen. De producentenorganisatie is verplicht om de bijdragen ook daadwerkelijk in rekening te brengen en te incasseren. De bijdragen aan het in artikel 103 ter van Verordening 1234/2007 bedoelde actiefonds moeten daarbij afzonderlijk worden vermeld. Tevens dient er jaarlijks een jaarrekening te worden opgesteld. Voorts houdt dit in dat het voeren van de administratie (met uitzondering van het opstellen van de jaarrekening en fiscale zaken), het factureren aan en incasseren bij afnemers, het afrekenen en uitbetalen aan telers en het opstellen van budgetten altijd door het bestuur of een werknemer in dienst van de producentenorganisatie moet geschieden. In tegenstelling tot hetgeen is bepaald in paragraaf 4.3. is uitbesteding van deze activiteiten slechts mogelijk aan een minimaal 90%-dochter. Deze activiteiten, ongeacht door wie ze worden uitgevoerd, dienen te worden verricht vanuit een eigen als zodanig kenbare kantoorruimte van de producentenorganisatie. Dit kunnen meerdere ruimtes op verschillende locaties zijn. Onder eigen kantoorruimte wordt verstaan dat deze duidelijk als het kantoor van de producentenorganisatie herkenbaar is. Deze kantoorruimte dient in eigendom te zijn van de producentenorganisatie of door deze producentenorganisatie te worden gehuurd. In het laatste geval dient er een huurcontract te zijn en dient er ook daadwerkelijk huur te worden betaald. Ten behoeve van de administratie dient in dit kantoor de benodigde infrastructuur aanwezig te zijn (computers, telefoons, bureaus, etc.). Ook dient dit kantoor de plek te zijn waar controle-instanties kunnen worden ontvangen en hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Fysiek dient dit kantoor een eigen opgang te hebben welke niet door ruimtes van een afnemer of een aangesloten lid leidt. Wel kan deze ruimte aanwezig zijn op het terrein van een afnemer of een aangesloten lid Verkopen van niet GMO producten of producten afkomstig van niet leden Artikel 26, leden 2 en 3 van Verordening 543/2011 bepaalt dat de waarde van de afgezette productie van de leden van de producentenorganisatie en die van leden van andere erkende producentenorganisaties, die daarvoor op grond van artikel 125bis lid 2, onder b) en c) van 17

21 Verordening 1234/2007 toestemming hebben gekregen, meer moet bedragen dan de waarde van de andere door haar in de handel gebrachte en verkochte productie. Deze bepaling geldt slechts voor de producten waarvoor de producentenorganisatie is erkend. Bovenstaande houdt in dat voor de producten waarvoor de erkenning is afgegeven, meer dan de helft van de waarde van de afgezette productie afkomstig moet zijn van leden van de betreffende producentenorganisatie en van leden van andere erkende producentenorganisaties die daarvoor toestemming hebben gekregen. Bij de berekening wordt alleen gekeken naar de producten waarvoor de erkenning geldt. Omzet uit andere producten of andere activiteiten en omzet afkomstig van producten die door de producentenorganisatie bij andere erkende producentenorganisaties zijn aangekocht moeten zichtbaar buiten de berekening worden gelaten. Een voorbeeld ter illustratie: Een producentenorganisatie is erkend voor appels en peren. De producentenorganisatie verricht de volgende activiteiten: Waarde afgezette productie van appels en peren geteeld door leden EUR 10 miljoen Waarde afgezette productie van pruimen geteeld door leden EUR 1 miljoen Waarde afgezette productie van appels aangekocht bij een andere erkende producentenorganisatie EUR 1 miljoen Waarde afgezette productie van appels geïmporteerd uit Chili EUR 9 miljoen Totaal EUR 21 miljoen Voor de berekening van de waarde van de afgezette productie als voor de berekening van de waarde van de overige activiteiten gelden dezelfde regels. Zie hiervoor de circulaire waarde van de afgezette productie, meest recentelijk circulaire GMO De waarde van de afgezette productie ten behoeve van het operationeel programma (berekend conform artikel 50 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011) bedraagt EUR 10 miljoen. Om vast te stellen of voldaan wordt aan het 50% criterium uit artikel 26 worden alleen de producten waarvoor de producentenorganisatie is erkend in aanmerking genomen. In het voorbeeld worden daarom de pruimen niet meegenomen in de berekening. 18

22 Voorts worden producten die afkomstig zijn van andere erkende producentenorganisaties niet in de berekening meegenomen. Voor de berekening van het 50% criterium wordt in dit voorbeeld derhalve alleen de import uit Chili in de berekening meegenomen. Er worden meer producten geteeld door leden verkocht dan geïmporteerde producten (EUR 10 miljoen vs. EUR 9 miljoen). Er wordt dus voldaan aan de vereisten uit artikel 26 van Uitvoeringsverordening (EU) nr. 543/2011. Voorgaande berekening wordt afzonderlijk uitgevoerd voor de producentenorganisatie en voor de dochteronderneming(en) die volgens artikel 50, lid 9 van Verordening 543/2011 in de waarde van de afgezette worden betrokken. Op grond van artikel 26, lid 4 dient iedere afzonderlijke rechtspersoon aan het criterium uit artikel 26, leden 2 en 3 te voldoen. Er vindt geen toetsing plaats op het niveau van het gehele concern Vermogens- en liquiditeitspositie Artikel 125 ter, lid 1, onder c) van Verordening 1234/2007 schrijft onder meer voor dat er voldoende bewijs voorhanden moet zijn dat de producentenorganisatie haar werk naar behoren kan verrichten. Dit houdt onder meer in dat de producentenorganisatie geen onevenredig hoog financieel risico loopt. Voorts wordt een producentenorganisatie geacht voldoende bewijs voor handen te hebben dat zij haar werk naar behoren kan verrichten indien volledig invulling is gegeven aan de vereisten die zijn opgenomen in de hoofdstukken 2, 4 en 5 van deze circulaire. Uit het vereiste dan een producentenorganisatie geen onevenredig hoog risico mag lopen vloeit onder meer voort dat de producentenorganisatie een redelijk niveau voor wat betreft vermogen en liquiditeit moet hebben. In de Nederlandse nationale strategie is opgenomen dat indien er sprake is van een negatief eigen vermogen, de producentenorganisatie een plan moet hebben om de vermogenspositie binnen een periode van één jaar weer op een voldoende adequaat niveau te brengen. 19

23 4. Bieden van technische bijstand aan telers 4.1. Statuten Ten aanzien van het bieden van technische bijstand aan telers worden geen specifieke bepalingen in de statuten vereist Infrastructuur en feitelijke ondersteuning Op grond van artikel 125 ter, lid 1, onder d) van Verordening 1234/2007 dient de producentenorganisatie haar leden daadwerkelijk in staat te stellen technische bijstand te verkrijgen om milieuvriendelijk te produceren. Indien nodig dient de producentenorganisatie op grond van onderdeel e) van genoemde bepaling ook daadwerkelijk technische hulpmiddelen voor de verzameling, de opslag, de verpakking en de afzet van de producten ter beschikking van haar leden te stellen. Daarnaast schrijft artikel 23 van Verordening 543/2011 voor dat de producentenorganisatie beschikt over het personeel, de infrastructuur en de uitrusting die nodig is voor het naleven van haar doelstellingen en voor de vervulling van haar belangrijkste functies, met name op het gebied van: Kennis van de productie van haar leden Ophaling, sortering, opslag en verpakking van de productie van haar leden Commercieel en budgettair beheer Gecentraliseerde boekhouding en een factureringssysteem Bovenstaande houdt in dat de producentenorganisatie activiteiten op genoemde gebieden dient te ontplooien of hier door middel van uitbesteding (zie 4.3.) in voorziet. Dit houdt bijvoorbeeld in dat de producentenorganisatie personeel in dienst neemt voor bijvoorbeeld het keuren van product, residu-analyses, teeltbegeleiding, etc. Ook zal de producentenorganisatie de beschikking moeten hebben over technische hulpmiddelen zoals sorteer- en verpakmachines, distributiecentra, transportmiddelen etc. Op grond van artikel 25 van Verordening 543/2011 wordt ervan uitgegaan dat een producentenorganisatie die is erkend voor een product waarvoor technische hulpmiddelen beschikbaar moeten worden gesteld, haar verplichtingen nakomt wanneer zij zelf of via haar leden, dan wel via een dochteronderneming, of door middel van uitbesteding een adequaat niveau aan technische hulpmiddelen ter beschikking stelt. Indien de technische hulpmiddelen door middel van uitbesteding aan leden, dochters of derden ter beschikking worden gesteld, dient voldaan te worden aan hetgeen in 4.3. is opgenomen. 20

24 Producentenorganisaties dienen in een bestuursnotitie te beschrijven, gespecificeerd naar de in artikel 23 van Verordening 543/2011 genoemde afzonderlijke punten, hoe aan het criterium infrastructuur gevolg wordt gegeven. Hierbij moet ook aandacht worden besteed aan de faciliteiten die aan nieuw toetredende leden ter beschikking worden gesteld. Deze bestuursnotitie kan worden gecombineerd met andere in deze circulaire genoemde notities. Voor wat betreft het commercieel beheer wordt verwezen naar hetgeen in 5.2. is beschreven. Voor vereisten ten aanzien van het boekhoudkundig beheer en kantoorruimte wordt verwezen naar Uitbesteding Op grond van artikel 125 quinquies van Verordening 1234/2007 en artikel 27 van Verordening 543/2011 kunnen producentenorganisaties taken uitbesteden. Het onder dit onderdeel beschreven uitbestedingsregime is van toepassing op kerntaken van de producentenorganisatie. Onder kerntaken van de producentenorganisatie worden verstaan: 1. De verkooptaak 2. De concentratie van het aanbod (leveringsplicht) 3. Kennis van de productie van de leden 4. Ophaling, sortering, opslag en verpakking van de productie 5. Commercieel en budgettair beheer 6. Boekhouding en facturering. 6 Er kan worden uitbesteed aan leden, dochterondernemingen of derden, hierbij gelden de volgende eisen uit de volgende tabel: Activiteit Minimaal Leden Derden 90%-dochter Kerntaak Verkoop Uitbestedingsregime Niet mogelijk Uitbestedingsregime Concentratie aanbod Uitbestedingsregime Niet mogelijk Niet mogelijk (leveringsplicht) Ophaling, sortering, verpakking Contract volstaat Contract volstaat Uitbestedingsregime 6 Hieromtrent is een interpretatieve vraag voorgelegd aan de Commissie van de Europese Unie. Dit zou er toe kunnen leiden dat het beleid ten aanzien van dit punt wordt gewijzigd. 21

25 Commercieel en budgettair beheer Contract volstaat Niet mogelijk Uitbestedingsregime (met uitzondering van afnemers) Boekhouding en Contract volstaat Niet mogelijk Niet mogelijk facturering Kennis productie van Contract volstaat Niet mogelijk Niet mogelijk leden Niet kerntaak (niet limitatief) Keuren Contract volstaat Contract volstaat Contract volstaat Residuanalyse Contract volstaat Contract volstaat Contract volstaat Teeltbegeleiding Contract volstaat Contract volstaat Contract volstaat Schoonmaak Contract volstaat Contract volstaat Contract volstaat Op grond van artikel 27 van Verordening 543/2011 betekent uitbesteding dat de producentenorganisatie voor de uitvoering van de betrokken activiteit een commerciële regeling treft met een andere entititeit. De producentenorganisatie blijft echter verantwoordelijk voor de uitvoering van die activiteit en voor de algemene beheerscontrole en het toezicht op de voor de uitvoering van de activiteit getroffen commerciële regeling. Om aan deze bepaling te voldoen moet voldaan zijn aan de volgende drie door middel van schriftelijke bewijsstukken aan te tonen voorwaarden: 1. De producentenorganisatie dient aan te tonen dat uitbesteding de juiste manier is om de doelstellingen van die producentenorganisatie te bereiken. 2. De producentenorganisatie treft voor de uitvoering van de betrokken activiteit een commerciële regeling met de partij waar aan wordt uitbesteed. 3. De producentenorganisatie blijft evenwel verantwoordelijk voor de uitvoering van die activiteit en voor de algemene beheerscontrole en het toezicht op de voor de uitvoering van de activiteit getroffen commerciële regeling Ad 1 De producentenorganisatie dient aan te tonen dat uitbesteding de juiste manier is om de doelstellingen van die producentenorganisatie te bereiken Te dien einde dient de producentenorganisatie wanneer zij over gaat tot uitbesteding aan een andere entiteit in een bestuursstuk te beschrijven: 1. welke activiteiten aan een dochter, andere entiteit of leden worden uitbesteed; 2. waarom deze activiteiten niet door de producentenorganisatie zelf worden uitgevoerd; 22

26 3. aan wie deze activiteiten worden uitbesteed en waarom tot deze keus is gekomen; 4. welke afspraken met de betreffende dochters, derden of leden zijn gemaakt. Dit bestuursstuk dient door de algemene vergadering te zijn geaccordeerd. Tevens dient de uitbesteding jaarlijks door het bestuur te worden geëvalueerd. Ook deze evaluatie dient door de algemene vergadering te worden geaccordeerd. Ad. 2 De producentenorganisatie treft voor de uitvoering van de betrokken activiteit een commerciële regeling met de partij waar aan wordt uitbesteed Hiertoe dient er in alle gevallen sprake te zijn van een schriftelijke overeenkomst waarin duidelijk wordt omschreven wat de taak of opdracht van de entiteit waaraan de taak wordt uitbesteed is. Ad. 3 De producentenorganisatie blijft evenwel verantwoordelijk voor de uitvoering van die activiteit en voor de algemene beheerscontrole en het toezicht op de voor de uitvoering van de activiteit getroffen commerciële regeling Om aan de blijvende verantwoording voor de uitvoering van de activiteiten en de algemene beheerscontrole te voldoen dient de uitbesteding aan de volgende voorwaarden te voldoen en te worden gedocumenteerd.: 1. Een schriftelijk document (of documenten) waarin wordt beschreven op welke wijze de betreffende entiteit door de producentenorganisatie wordt aangestuurd. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan (niet limitatief): Bestuursnotitie Procedurebeschrijvingen Handboeken Administratieve organisatie beschrijvingen 2. Schriftelijke bewijsstukken waarmee de feitelijke werking van deze aansturingsrelatie wordt aangetoond. Uit deze bewijsstukken dient te blijken met welke opdracht de entiteit door de producentenorganisatie op pad gestuurd wordt. Hierbij moet worden gedacht aan (niet limitatief): Verslagen van periodieke overleggen tussen producentenorganisatie en entiteit Specifieke instructies Richtlijnen van de producentenorganisatie over de uit te voeren activiteiten Een schriftelijk document (of documenten) waarin wordt beschreven op welke wijze de betreffende entiteit achter verantwoording aflegt aan de producentenorganisatie 23