Elektronisch communiceren

Transcriptie

1 Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten () Elektronisch communiceren Elektronisch communiceren Inhoud I. het communicatiemodel II. probleemniveaus III.de gebruikershandleiding 2 Elektronisch communiceren begrippen elektronisch dossier: de elektronische tegenhanger van het papieren dossier bericht: een zelfstandig geheel van gegevens van 1 personeelslid voorbeeld : opdracht, stopzetting opdracht... zending: bestand met één of meerdere berichten RL of record layout: het soort bericht opdracht / dienstonderbreking / familiale toestand.. 3 1

2 A) school Software 4 Personeel I. het communicatiemodel SCHOOL B) EDISON C1) elektronisch dossier TERUGZENDING EDISON Berichten Databank Agenda Opdrachten en dienstonderbrekingen Woon-, verblijfplaats Familiale toestand Cumulatie Barema Anciënniteit Noemer Subsidiëring Ziekteverlof Bevallingsrust BRUG C2) wedden systeem BETA I. communicatiemodel A) schoolsoftware softwarepakket voor de personeelsadministratie de basisgegevens, nodig voor het bepalen van het salaris, kunnen verwerken (opdrachten - dienstonderbrekingen ) het correct aanmaken van de bestanden met elektronische berichten softwareleverancier biedt technische ondersteuning van het pakket 5 verbinding met I. communicatiemodel B) EDISON foutloos doorsturen van berichten ontvangstbevestiging terugzendingen Boeg: vanaf vervangen door gebruikersvoorwaarden van de elektronische communicatie Personeel SCHOOL Edison TERUGZENDING EDISON Berichten Databank 6 2

3 I. communicatiemodel B) EDISON EDISON = Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen de Scholen en de Onderwijsadministratie WebEdison = communicatiesoftware Edison zorgt voor een beveiligde transmissie van de personeels- en leerlingengegevens drie componenten wie kan berichten verzenden? de webtoepassing WebEdison gebruikersvoorwaarden 7 I. communicatiemodel B) EDISON: toegang wie kan berichten verzenden? elk personeelslid dat toegang wordt verleend (directeur, adjunct-directeur, adm.medewerker ) elke gebruiker meldt zich aan d.m.v. haar/zijn elektronische identiteitskaart of federale token personeelsbeheerrechten : toegang tot WebEdison om zendingen en terugzendingen wat betreft personeelsgegevens te behandelen 8 I. communicatiemodel B) EDISON de webtoepassing WebEdison zendingen versturen bevestiging van ontvangst (overzicht zendingen ) AgOdi heeft de zending ontvangen terugzendingen raadplegen 9 3

4 I. communicatiemodel B) EDISON: BOEG omzendbrief d.d. 11/04/2011: Gebruikersvoorwaarden van de elektronische communicatie tussen de inrichtende machten en het ministerie van Onderwijs en Vorming vervangt de Basisovereenkomst Elektronische Gegevensuitwisseling ( BOEG ) het juridische aspect bepaalt de voorwaarden en de aansprakelijkheid voor het gebruik van de elektronische communicatie 10 I. communicatiemodel B) EDISON omzendbrief d.d. 11/04/2011: enkele aspecten correcte gegevens verzenden wijzigingen van gegevens kan enkel door de instelling enkel gegevens van personeelsleden doorsturen indien voorgelegd aan het personeelslid nieuw : klachtenprocedure personeelslid heeft altijd toegang bij Agodi tot de elektronisch verzonden gegevens kan klacht indien bij Agodi registratie van elektronische berichten o automatisch o manueel (door de medewerker) elektronische agenda = het resultaat van de registratie 2. de verwerking van gegevens automatische verwerking manuele verwerking in het werkstation 12 I. communicatiemodel C1) elektronisch dossier elektronisch dossier Agenda Opdrachten en dienstonderbrekingen Woon-, verblijfplaats Familiale toestand Stopzetting opdrachtenpakket Barema Anciënniteit Noemer Subsidiëring Ziekteverlof Bevallingsrus t 4

5 I. communicatiemodel C2) weddensysteem BRUG: automatische codering parameters BETA : manuele codering opgelet Tussen het verzenden van gegevens en de uitbetaling van het salaris is er in vele gevallen geen enkele tussenkomst meer! 13 II. probleemniveaus kennis reglementering en softwarepakket correct toepassen van de reglementering de reglementering vertalen naar RL s vlot met het softwarepakket kunnen werken technische problemen schoolsoftware: helpdesk - softwarepakket EDISON: EDISON-helpdesk 14 foutieve gegevens structurele fouten bestanden en berichten moeten voldoen aan een bepaalde structuur structurele fouten worden automatisch opgenomen in de terugzendingen inhoudelijke fouten worden gemeld door de medewerker van het werkstation II. probleemniveaus 15 5

6 II. probleemniveaus terugzendingen de dag na het versturen ophalen altijd controleren indien foutmeldingen: zo vlug mogelijk corrigeren opmerking: de berichten met structurele fouten komen NIET op de agenda van de medewerker in het werkstation geen registratie en verwerking mogelijk eventueel contact opnemen met het werkstation 16 II. probleemniveaus terugzendingen ZENDING MET REFERENTIE VAN 10/03/1997 NSTELLING VOOR I ================================================================================================== SCHOOL : ONDERWIJSINSTELLING SOFTWARE : PAKKET STRAAT NR CONTACTPERSOON : DIRECTIES ECRETARIS TEL : 012/ POSTNR GEMEENTE TEL : 012/ FAX : 012/ ============================================================================================================================================================ GEREGISTREERDE BERICHTEN : BERICHT : VLGNR MELDING MELDING ZIEKTE VOOR JAN PETERS VANAF 12/02/1997 IN HS 311 BERICHT : VLGNR MELDING Opdrachtenpakket VOOR PIET JANSSENS VANAF 01/01/1997 IN HS 311 MANUEEL TE REGISTREREN BERICHTEN (latere beelden reeds aanwezig) : BERICHT: VLGNR MELDING BURGERLIJKE STAAT VOOR GRIET PEETERS VANAF 13/02/1997 IN HS 311 FOUTIEVE BERICHTEN : BERICHT : VLGNR MELDING BEVALLINGSRUST VOOR BRIGITTE BARDOT VANAF 03/03/1997 IN HS 311 RECORD : VOLGNR : GEGEVENS : VELD : 005 VERM BEVALLINGSDATUM POS : 023 LEN : 010 INHOUD : FOUT : Verplicht veld niet ingevuld 17 Recordlayout OMSCHRIJVING RL-1 opdrachten en opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-2 niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-3 opmerking (bij RL-1 en RL-2) RL-4 beëindiging opdrachtenpakket RL-5 woonplaats RL-6 verblijfplaats RL-7 familiale toestand RL-8 cumulatie ( afgeschaft op ) RL-9 aanvraag immatriculatie / wijziging rekeningnummer RL-10 plage-uren RL-11 DIMONA RL-12 opdrachten en opdrachtgebonden DO - hogescholen RL-13 premies RL-14 rekeningnummer (IBAN-BIC) 6

7 III. gebruikershandleiding principes De manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier worden geregistreerd A. fotoprincipe B. stopzetting C. melding / annulatie 19 III. gebruikershandleiding A. fotoprincipe alle gegevens moeten worden opgestuurd, ook deze die NIET wijzigen de gegevens worden elektronisch gemeld met een geldigheidsdatum = begindatum de gegevens van de vorige melding worden stopgezet op de vooravond van de geldigheidsdatum van de nieuwe melding er wordt geen rekening gehouden met de gegevens die reeds in het elektronisch dossier aanwezig zijn op de vooravond van de geldigheidsdatum 20 III. gebruikershandleiding A. fotoprincipe Het fotoprincipe is geldig voor RL-1 : opdrachten RL-5 : woonplaats RL-6 : verblijfplaats RL-7 : familiale toestand RL-10 : plage - uren RL-14 : rekeningnummer 21 7

8 III. gebruikershandleiding A. fotoprincipe - voorbeeld opdracht geldig van 01/09/2011 tot : 15/21 opdracht wijzigt op 1/10/2011 bijkomende opdracht tot en met : 5/22 opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/9 30/6 I 15/21 I opdrachtenpakket gemeld op 15/10 : 15/21 + 5/22 situatie in het elektronische dossier vanaf 16/10 1/9 1/10 01/04 30/6 I 15/21 I_ 15/21 + 5/22 I 15/21 I 22 III. gebruikershandleiding B. stopzetting het opsturen van een lege foto vanaf de geldigheidsdatum is er niets meer geldig voor o RL-4 : stopzetting opdrachten o RL-5 : woonplaats o RL-6 : verblijfplaats 23 voorbeeld III. gebruikershandleiding B. stopzetting - voorbeeld opdrachtenpakket geldig van 1/9/2011 tot stopzetting opdracht op 15/11/ /11/2011 = eerste dag waarop geen opdracht meer! opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/9 30/06 I 10/22 I elektronisch gemeld op 10/11 1/9 14/11 = laatste dag in dienst I 10/22 I 24 8

9 III. gebruikershandleiding C. melding-annulatie geldig voor niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen voorbeeld : ziekteverlof, VLBO... overschrijven niet mogelijk: de geregistreerde periode moet eerst uit het EPD verwijderd worden dit betekent de vorige situatie éérst annuleren de nieuwe of correcte niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking melden 25 III. gebruikershandleiding C. annulatie - voorbeeld ziekteverlof: tot personeelslid moet na controle hervatten op 17/01/2012 ziekteverlof : 09/01 tot 27/01 geregistreerd 09/01 27/01 I I annuleren ziekteperiode wordt geannuleerd 09/01 27/01 IxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxI melding correcte ziekteperiode geregistreerd 09/01 16/01 I I 26 RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO opdracht: een aantal prestatie-eenheden in een bepaald ambt of vak opdrachtenpakket: alle opdrachten binnen één combinatie instellingsnummer - hoofdstructuur opdrachtgebonden dienstonderbreking hebben steeds betrekking op een bepaalde opdracht begindatum opdracht = geldigheidsdatum einddatum opdracht = laatste dag in dienst fotoprincipe! 27 9

10 RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO code administratieve toestand ATO 1 tijdelijk in een niet-vacante betrekking ATO 2 tijdelijk in een vacante ambt betrekking ATO 3 proeftijd selectie - of bevorderingsambt in het gemeenschapsonderwijs ATO 4 vast benoemd ATO 8 GECO - interimaris ( vervanging van GECO) ATO 9 GECO - personeel 28 RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO prestatie - uren per week aantal subsidieerbare uren per week = uren uit het urenpakket opmerking: niet - subsidieerbare uren ( niet uit het urenpakket ) mogen NIET elektronisch gemeld worden belangrijk bij de controle van de omkadering! 29 RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO prestatie - uren per week effectief gepresteerde opdrachten niet - gepresteerde opdrachten uren TBS/OB - afstand wachtgeld: elektronisch melden vóór 15 september uren opdrachtgebonden dienstonderbreking opdrachtbreuk teller = aantal gepresteerde uren noemer = aantal uren voor een F.T. voorbeeld : 15/29, 3/21, 30/30, 7/

11 RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO code ambt / vak ambt: leraar, godsdienstleraar, T.A., T.A.C... vak of uren die geen lesuren zijn : BPT, I.C.T., seminarie, klasseraad,.. graad S.O. : 1ste, 2de gr... onderwijsvorm S.O. : ASO, BSO, KSO, TSO vakcode gelijkstelling: aanduiding waarmee uren die geen lesuren zijn worden gelijkgesteld Buso : de opleidingsvorm 31 RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO einddatum opdracht = laatste dag van de opdracht ATO 3 en ATO 4 : einddatum onbekend ATO 2 : tijdelijk vacant wervingsambt: uiterlijk 30/06 uitzondering ( uiterlijk 31/08 ) o administratief personeel o meesters, vak - en dienstpersoneel o reaffectatie / wedertewerkstelling o TADD selectie- of bevorderingsambt: uiterlijk 31/08 32 RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO einddatum opdracht = laatste dag van de opdracht ATO 1 : tijdelijk niet-vacant wervingsambt o uiterlijk 30/06 o de laatste dag van de aanstelling uitzondering :uiterlijk 31/8 bij vervanging van o administratief personeel o meesters, vak - en dienstpersoneel o reaffectatie / wedertewerkstelling o TADD selectie- of bevorderingsambt : uiterlijk 31/

12 RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO Tijdelijk andere opdracht ( TAO ): einddatum vanaf wordt er geen onderscheid meer gemaakt tussen een verlof TAO naar een wervingsambt en een verlof TAO naar een selectie-of bevorderingsambt in beide gevallen kan de einddatum van het verlof TAO en de TAO = opmerking verlof TAO en TAO hebben altijd dezelfde einddatum verlof TAO in instelling A tot TAO in instelling B eveneens tot RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO ATO 3 en ATO 4 alle gepresteerde opdrachten alle niet - gepresteerde opdrachten opdrachten waarvoor een verlofstelsel = opdrachtgebonden dienstonderbreking aantal uren TBSOB en afstand wachtgeld opdrachtgebonden DO : te melden code van de DO + aantal uren begindatum DO = geldigheidsdatum opdracht einddatum van de DO 35 RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO ATO 2 alle gepresteerde opdrachten alle niet - gepresteerde opdrachten = opdrachten waarvoor een verlofstelsel eventueel aanduiden TADD ( einddatum = 31-08! ) tijdelijk andere opdracht reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W) ( einddatum = 31-08! ) opdrachtgebonden DO : te melden code DO + aantal uren + begin - en einddatum DO 36 12

13 RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO ATO 1 alle gepresteerde opdrachten alle niet - gepresteerde opdrachten = opdrachten waarvoor een verlofstelsel eventueel aanduiden TADD ( einddatum kan tot 31-08! ) tijdelijk andere opdracht reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W) ( einddatum kan tot 31-08! ) opdrachtgebonden DO : te melden code DO / aantal uren / begin - en einddatum DO 37 RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO verklaring bij tijdelijke opdrachten geen kandidaat VE/VO : bij aanstelling van een personeelslid met bekwaamheidsbewijs andere geen kandidaat taalkennis : bij aanstelling van een personeelslid zonder de vereiste taalkennis herwaardering - code 01 : HI = herintreder 04 : PEN = werken na pensioen 38 RL 1: opdrachten en opdrachtgebonden DO opmerking : de verklaring geen kandidaat hoofdambt moet niet meer worden aangeduid vervangingsopdrachten koppeling titularis - vervanger ambt periode binnen de periode van de afwezigheid volume aantal uren opdracht code dienstonderbreking titularis 39 13

14 correctie opdrachten correctie laatst gemeld opdrachtenpakket begindatum correct bericht is identiek aan de begindatum van het laatst geregistreerde bericht ( voorbeeld 6 ) begindatum correct bericht ligt vóór de begindatum van het laatst geregistreerde bericht ( voorbeeld 7 ) begindatum correct bericht ligt na de begindatum van het laatst geregistreerde bericht ( voorbeeld 8 en 9 ) 40 correctie opdrachten correctie niet - laatst gemeld opdrachtenpakket zie voorbeeld 10 wat moet je doen? rectificatie opsturen ALLE daaropvolgende wijzigingen opsturen (ook al werden ze reeds correct gemeld) voorbeeld opdracht met geldigheidsdatum 1/9; 15/10 ; 1/12 en 7/ : u corrigeert de opdracht met begindatum 15/10 u stuurt de opdrachten met een latere begindatum ook opnieuw door ( 1/12 en 7/1 ) 41 RL-4: stopzetten opdrachtenpakket het personeelslid oefent geen enkele opdracht meer uit in de school de einddatum van de gemelde opdracht (en) ligt verder dan het moment van stopzetting een RL 4 stopt ALLE opdrachten die geldig zijn op de geldigheidsdatum : dus het hele opdrachtenpakket! de correcte reden stopzetting opgeven de einddatum van alle opdrachten in het opdrachten - pakket is correct: geen stopzetting 42 14

15 RL-4: stopzetten opdrachtenpakket opmerkingen een RL4 stopt enkel de op de geldigheidsdatum van de stopzetting aanwezige opdrachten datum stopzetten = eerste dag dat het personeelslid geen opdracht meer heeft indien na de stopzetting een nieuw opdrachtenpakket wordt opgestuurd, waarvan de begindatum vóór en de einddatum na de datum stopzetting ligt de stopzetting wordt overschreven! uitzondering : stopzetting wegens pensioen 43 RL-4: stopzetten opdrachtenpakket ontslagcodes 01 : mutatie 02 : affectatie of aanwijzing 03 : afdanking of ontslag 04 : pensioen 05 : overlijden 06 : foutieve melding 07 : herstructurering 08 : afzetting opmerking : het invullen van een ontslagcode is verplicht 44 RL-2: niet - opdrachtgebonden DO RL-2 = niet - opdrachtgebonden DO de dienstonderbreking is geldig voor alle opdrachten einddatum = laatste kalenderdag DO voorbeeld : pers 16 ziekteverlof van tot begindatum : einddatum : opmerking : de einddatum van de DO kan voorlopig onbekend zijn ( ) voorbeeld : politiek verlof 45 15

16 RL-2: niet - opdrachtgebonden DO melding elektronisch doorsturen van het bericht : ziekteverlof, bevallingsverlof, arbeidsongeval annulering begin- en einddatum van het annuleringsbericht zijn identiek aan de gegevens van het foutieve bericht annulering en rectificatie in afzonderlijke zendingen aanvulling bijkomende gegevens opsturen (bv. de effectieve bevallingsdatum) 46 RL-2: afwezigheid wegens ziekte zo snel mogelijk melden kan gevolgen hebben voor het salaris onbezoldigd ziekteverlof voor tijdelijke opdrachten TBS wegens ziekte voor vastbenoemden ziekteverlof wordt omgezet naar bevallingsverlof de totale periode van bevallingsverlof wordt verminderd met een aantal dagen genoten ziekteverlof opmerking : ook ziekteverlof van één dag moet worden gemeld 47 RL-2: bevallingsverlof ( BV ) aanvang BV onmiddellijk elektronisch melden begin- en einddatum vermoedelijke bevallingsdatum aantal kinderen bij de geboorte aanvang BV : minimaal 7 en maximaal 42 dagen ( 56 bij een meerling) vóór de vermoedelijke bv indien gekend, de effectieve bevallingsdatum melden met een aanvulling 48 16

17 RL-2: bevallingsverlof bij eerste melding van een BV: óf de vermoedelijke bevallingsdatum óf de effectieve bevallingsdatum invullen opmerking : indien minstens 6 weken of 42 dagen ononderbroken met ziekteverlof vóór de effectieve bevallingsdatum ziekteverlof blijven melden, ook als is betrokkene met bevallingsverlof recht op één week extra postnataal verlof 49 verwerking BV RL-2:bevallingsverlof de correcte einddatum van het bevallingsverlof wordt bepaald op basis van de effectieve bevallingsdatum bij overschrijding postnataal verlof het werkstation verwittigt de instelling automatische verwerking BV de afwezigheden wegens ziekte in de 6 weken vóór de effectieve bevallingsdatum worden verrekend 50 RL-3: opmerkingen een opmerking voor het werkstation enkel bij opdrachten en dienstonderbrekingen bij RL-1 en RL-2 opmerkingen kunnen relevante informatie geven voorbeeld een personeelslid heeft een verlof TAO en de tijdelijk andere opdracht wordt uitgeoefend in een andere instelling u vermeldt de gegevens van deze instelling 51 17

18 RL- 5: woonplaats woonplaats = het officiële adres van het personeelslid in België ( adres van domiciliëring ) personeelsleden die in het buitenland wonen hebben enkel een verblijfplaats woonplaats : straat, nummer, busnummer en postcode opgelet : er wordt geen rekening gehouden met de geldigheidsdatum! wijzigen woonplaats RL 5 52 RL- 6: verblijfplaats verblijfplaats is het adres van verblijf van het personeelslid = correspondentieadres wanneer een verblijfplaats ontbreekt, wordt de correspondentie naar de woonplaats gestuurd verblijfplaats: straat, nummer, busnummer en postcode verblijfplaats buitenland: postcode, gemeentenaam en landscode opgelet: er wordt geen rekening gehouden met de geldigheidsdatum! 53 RL - 7: familiale toestand burgerlijke staat en personen ten laste codes burgerlijke staat 1 = ongehuwd 2 = gehuwd of wettelijk samenwonend 3 = weduwe / weduwnaar 4 = gescheiden / 5 = feitelijk gescheiden verplicht bij BS = 2 gegevens partner o.a. beroepsinkomen partner J ( ja ) of N ( neen ) B ( beperkt ) < 199,00 euro R ( rente, rustpensioen.. ) < 397,00 euro 54 18

19 RL - 7: familiale toestand personen ten laste partner zonder beroepsinkomen mag nooit als persoon ten laste worden gemeld kinderen fiscaal ten laste andere personen fiscaal ten laste altijd eerst burgerlijke staat alvorens PTL BS en personen ten laste : fotoprincipe opmerking : niet terug keren in de tijd 55 RL - 7: familiale toestand aantal kinderen ten laste : aantal kinderen ten laste inbegrepen het aantal zwaar gehandicapte kinderen aantal andere personen ten laste aantal andere personen ten laste inbegrepen het aantal zwaar gehandicapte andere personen aantal zwaar gehandicapte kinderen ten laste aanduiding van het aantal aantal zwaar gehandicapte andere personen ten laste aanduiding van het aantal 56 RL 8 : cumulatie afgeschaft vanaf ! inkomsten buiten het onderwijs : moeten niet meer worden gemeld wijziging regelgeving cumulatie op cumulatie binnen het onderwijs : moet niet meer worden gemeld alle instellingen zijn elektronisch 57 19

20 RL-9: immatriculatie immatriculatie: uniek stamboeknummer persoonsgegevens (sommige verplicht in te vullen) geslacht, geboortedatum, familienaam en eerste voornaam, rekeningnummer... adresgegevens correctie van immatriculatie en immatriculatie buitenlander kan enkel op papier 58 RL-10: melden plage-uren per personeelslid de uren gepresteerd tussen het minimum en maximum van een voltijdse betrekking die niet uit het lestijdenpakket komen dus : niet-financierbare of niet-subsidieerbare lesuren te melden vóór 15 november de geldigheidsdatum : een vooraf bepaalde datum mogelijke waarden zijn 1 of 2 59 RL-14: rekeningnummer ( IBAN-BIC ) IBAN staat voor International Bank Account Number er kunnen enkel Belgische IBAN - rekeningnummers gemeld worden tellen 16 karakters BE gevolgd door 2 cijfers gevolgd door de 12 cijfers van het huidige rekeningnummer BIC staat voor Bank Identifier Code het moet een geldige BIC-code zijn 60 20

21 Speciale situaties één opdracht - meerdere opdrachtgebonden DO de volledige opdracht moet 2x gemeld worden met de toepasselijke dienstonderbreking één opdrachtgebonden DO met meerdere einddata opdrachtenpakket met vroegste einddatum DO opdrachtenpakket met volgende einddatum bonus herintreder werken na pensioen 61 Wat te melden? rekening houden met de afsluiting betaling van de maand ( zie jaarkalender ) aanvang schooljaar : september alle tijdelijke personeelsleden vastbenoemde en tijdelijke personeelsleden met een dienstonderbreking die invloed heeft op het salaris tijdens het schooljaar zo snel mogelijk wijzigingen doorsturen tijdelijke personeelsleden dienstonderbrekingen! 62 21