Subsidieregeling Cultuurfonds Lokaal Effectief

Transcriptie

1 Subsidieregeling Cultuurfonds Lokaal Effectief Dit is een kapstokregeling. Er vallen drie procedures onder. Deze zijn afhankelijk van de grootte van het aangevraagde subsidiebedrag: 1. procedure KLEIN: aangevraagd bedrag 750 t/m procedure MIDDEL: aangevraagd bedrag t/m procedure GROOT: t/m In de bijlage leggen we de drie procedures uit. Artikel 1 Wat is het doel van deze subsidieregeling? Het doel van deze subsidieregeling is kunst en bewoners verbinden door actief kunst te maken. We willen onze bewoners stimuleren om actief kunst te maken. Artikel 2 Wie kan subsidie aanvragen? Natuurlijke personen, stichtingen, verenigingen en organisaties kunnen subsidie aanvragen. Ze mogen geen winstoogmerk hebben. Ze moeten in de gemeente s-hertogenbosch wonen of gevestigd zijn. Een natuurlijk persoon of organisatie die niet in de gemeente s-hertogenbosch woont of is gevestigd, kan wel initiatiefnemer zijn. De aanvraag moet dan worden ingediend samen met iemand of een organisatie die in de gemeente s-hertogenbosch woont of is gevestigd. Artikel 3 Begripsbepalingen In dit artikel leggen we een aantal begrippen uit: Aanvrager: een stichting, vereniging, een organisatie of natuurlijk persoon (zie artikel 2) die een schriftelijk verzoek voor subsidie indient. Bij aanvragen groter dan kan een natuurlijk persoon geen aanvraag indienen; ASV: Algemene subsidieverordening s-hertogenbosch; Commissie Bosch Cultuursysteem (hierna: Commissie BC); de adviescommissie (zie artikel 7 verderop in deze regeling). Cultureel aanbod: activiteiten die plaatsvinden op het gebied van kunst. Dit mag een combinatie met cultureel erfgoed zijn; Cultureel erfgoed: 'levend erfgoed'; geen gebouwen maar activiteiten in projectvorm; Kunst: alle kunstdisciplines en combinaties ervan; Project: een op zichzelf staande, afgeronde, activiteit die plaatsvindt in de gemeente s- Hertogenbosch op het gebied van kunst. Dit mag een combinatie met cultureel erfgoed zijn; Secretaris: de beleidsmedewerker van de gemeente die aanvragen op grond van deze regeling in behandeling neemt. Hij/zij ondersteunt ook de Commissie Bosch Cultuursysteem.. Subsidieplafond: het bedrag dat tijdens een bepaald tijdvak maximaal beschikbaar is voor een bepaalde subsidieregeling. De gemeenteraad stelt de subsidieplafonds per subsidieregeling jaarlijks vast. Ze doet dit bij de vaststelling van de begroting. Is het subsidieplafond bereikt? Dan geeft het college dat jaar geen subsidies meer op grond van deze regeling; Tender-methode: alle volledige subsidieaanvragen moeten binnen een bepaalde periode ingediend zijn. We beoordelen in welke mate het project voldoet aan de voorwaarden. Daarna brengen we een onderlinge rangschikking aan. En we wegen de aanvragen in een zelfde ronde ten opzichte van elkaar. Op basis hiervan verdelen we de subsidie. We houden hierbij rekening met het subsidieplafond. Alleen aanvragen binnen de procedure KLEIN behandelen we op volgorde van binnenkomst. Artikel 4 Hoe verloopt de besluitvormingsprocedure van een aanvraag?

2 Meer uitleg hierover staat in de bijlage (uitleg van de drie procedures KLEIN, MIDDEL en GROOT inclusief deadlines). Hoe kleiner het bedrag, hoe lichter de procedure. We verdelen het budget via de tender-methode. Artikel 5 Wat zijn de voorwaarden voor uw project? 1. Deze regeling is voor een project op het gebied van kunst. Dit mag een combinatie zijn met cultureel erfgoed. U kunt subsidie krijgen als uw project voldoet aan deze voorwaarden: a. in uw project staat cultuurparticipatie (actief kunst maken) centraal; b. uw project heeft inhoudelijk, thematisch en/of organisatorisch een relatie met de gemeente s- Hertogenbosch. De regeling is niet bedoeld voor projecten die ergens anders ontwikkeld zijn en inhoudelijk gekopieerd worden in s-hertogenbosch. Het project moet lokaal effectief zijn; c. kenmerken van uw project zijn verbeeldingskracht, vernieuwing en vakmanschap; d. uw project is van hoge kwaliteit. De kwaliteit staat in verhouding tot het subsidiebedrag dat u aanvraagt. Het bedrag moet ook in verhouding staan tot de totaalbegroting van het project. De kwaliteit meten we af aan de artistieke zeggingskracht van het project, het organisatorische niveau, ondernemerschap en publieksbereik; e. uw project start binnen zes maanden nadat we uw aanvraag honoreren. 2. Specifieke voorwaarden per procedure: a. KLEIN alleen de voorwaarden hierboven gelden; b. MIDDEL u vraagt niet alleen de gemeente s-hertogenbosch om subsidie. U vraagt ook andere financiers om een financiële bijdrage. Of de verhouding tussen de gemeentelijke bijdrage en die van anderen de juiste is, beoordeelt de commissie BC op maat; c. GROOT u vraagt niet alleen de gemeente s-hertogenbosch om subsidie. U vraagt ook andere financiers om een financiële bijdrage. Of de verhouding tussen de gemeentelijke bijdrage en die van anderen de juiste is, beoordeelt de commissie BC op maat. u beschrijft of uw project zich de komende jaren kan door ontwikkelen of dat uw project éénmalig is. De commissie BC neemt dit mee in haar beoordeling. Artikel 6 Weigeringsgronden We wijzen uw subsidieaanvraag af als: 1. uw aanvraag niet voldoet aan de voorwaarden die in de ASV staan of in artikel 5 van deze regeling; 2. u als natuurlijk persoon een aanvraag indient en uw aangevraagde bedrag hoger is dan 5.000; 3. u als natuurlijk persoon of organisatie van buiten de gemeente s-hertogenbosch een aanvraag indient, zonder ondersteuning van iemand of een organisatie in de gemeente s-hertogenbosch werkt of gevestigd is; 4. uw project een traditionele jubileumactiviteit is; 5. uw project al bestaat in het bestaande cultureel aanbod in de gemeente s-hertogenbosch; 6. uw project valt onder taken van uw organisatie die de gemeente of een andere overheid al meer jaren subsidieert. 7. het vastgestelde subsidieplafond voor deze regeling is bereikt, of - binnen dat subsidieplafond - het budget voor de procedure KLEIN op is (artikel 8). Artikel 7 Commissie Bosch Cultuursysteem (Commissie BC) 1. Het college heeft een adviescommissie ingesteld, de Commissie Bosch Cultuursysteem. Deze beoordeelt aanvragen binnen de procedure MIDDEL (aanvragen tussen en ) en GROOT (aanvragen tussen en ) op grond van deze regeling. Ze adviseert het college over toewijzing of afwijzing. Bij de advisering van MIDDEL en GROOT weegt de commissie de aanvragen binnen elke subsidieronde tegen elkaar af. Ook vergelijkt ze deze met eventueel andere bij de gemeente ingediende aanvragen voor hetzelfde project. De commissie beoordeelt geen aanvragen binnen de procedure KLEIN. De secretaris handelt deze af; 2. Binnen de procedure MIDDEL vraagt de secretaris 2 tot 4 commissieleden om advies. Dat gebeurt digitaal, per mail. Uit de digitale adviezen haalt de secretaris een advies aan het college. Bij uitzondering, als de adviezen van de commissieleden erg uiteenlopen, vergaderen de commissieleden over een aanvraag. Zo komen ze dan tot een unaniem advies. Het college besluit

3 over toekenning of afwijzing. De doorlooptijd van een aanvraag is maximaal 8 weken na het verstrijken van de uiterste datum van indienen; 3. Binnen de procedure GROOT vergadert de Commissie Bosch Cultuursysteem over de aanvragen. De doorlooptijd van een aanvraag is maximaal 12 weken na het verstrijken van de uiterste datum van indienen. Artikel 8 Hoogte van de subsidie 1. Bij het advies aan het college, over de hoogte van de toe te kennen subsidie betrekt de secretaris en/of de commissie: de aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd; de effecten daarvan; de kosten die komen kijken bij de activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd in hoeverre externe financiers financieel bijdragen, en het subsidieplafond (bij KLEIN: het budget binnen het subsidieplafond); 2. De hoogte van de subsidie is minimaal 750 en maximaal bij de procedure KLEIN. Bij de procedure MIDDEL is deze minimaal en maximaal Bij de procedure GROOT is deze minimaal en maximaal ; 3. Het budget voor KLEIN is 1/5 van het subsidieplafond van de regeling Cultuurfonds Lokaal Effectief; 4. Het overige geld, 4/5 van het subsidieplafond, verdelen we gelijk over de tweejaarlijkse aanvraagrondes; 5. Blijft er geld uit de eerste ronde over? Dan schuiven we het restant door naar de tweede ronde of naar de eerste ronde in een volgend kalenderjaar. We verdelen het geld via de tender-methode zoals eerder uitgelegd. Artikel 9 Hoe dient u uw subsidieaanvraag in? 1. U vraagt de subsidie aan door een mail te sturen naar cultuurfondsen@s-hertogenbosch.nl. 2. Volgens artikel 6 van de ASV moet u de volgende stukken meesturen: het aanvraagformulier dat bij deze regeling hoort; de documenten die we noemen bij de uitleg van de procedures KLEIN, MIDDEL of GROOT. Artikel 10 Slotbepalingen 1. Op deze regeling is de Algemene Subsidieverordening (ASV) van de gemeente s-hertogenbosch van kracht; 2. Deze subsidieregeling heet: Subsidieregeling Cultuurfonds Lokaal Effectief ; 3. Het college van burgemeester en wethouders van s-hertogenbosch stelt deze subsidieregeling ieder jaar (veranderd of onveranderd) vast tijdens de vaststelling van de gemeentebegroting. Dat gebeurt in november. Daarna publiceert het college de subsidieregelingen en de maximale subsidiebudgetten voor het komende jaar. Deze regeling gaat in op 1 januari 2017 en eindigt op 31 december 2017; 4. Het college kan bij het besluit over een aanvraag afwijken van bepalingen uit deze regeling. Ze moet dit dan motiveren; 5. We publiceren alle gehonoreerde aanvragen die vallen binnen de procedure MIDDEL en GROOT. Bij de subsidieaanvragen MIDDEl en GROOT publiceren we ook de beoordeling en het advies van de Commissie BC. Als u een aanvraag indient, stemt u hiermee in. Contactpersoon Gemeente s-hertogenbosch Fondsensecretaris tel. (073) cultuurfondsen@s-hertogenbosch.nl

4 Toelichting subsidieregeling Cultuurfonds Lokaal Effectief en Pop-Up Cultuurfonds KLEIN gevraagd bedrag 750 t/m (Cultuurfonds Lokaal Effectief) gevraagd bedrag 250 t/m (Pop-Up Cultuurfonds) Door middel van deze toelichting krijgt u als initiatiefnemer van een cultureel project zicht op de stappen in de aanvraagprocedure binnen de Subsidieregeling Cultuurfonds Lokaal Effectief en het Cultuurfonds Pop-Up voor kleine aanvragen. Deze toelichting is informeel en dient slechts ter ondersteuning van de regeling. De toelichting betreft: I. een beschrijving van de procedure KLEIN II. een uitleg van specifieke artikelen uit de subsidieregelingen van de cultuurfondsen Lokaal Effectief. De procedure voor MIDDEL en GROOT zijn apart toegelicht. De procedure van KLEIN is erop gericht om zo snel en eenvoudig mogelijk kleine subsidieaanvragen te kunnen behandelen. I. Beschrijving van de procedure KLEIN De procedures binnen de cultuurfondsen zijn vertaald in een trechtermodel waarbij uw projectidee drie fases doorloopt. Iedere fase eindigt met een aanbeveling op grond van de criteria van de subsidieregeling. Dat betekent dat u er in de voorbereiding achter kunt komen dat uw project niet aansluit bij de doelstelling van de regeling, of dat uw project nog niet rijp genoeg is voor het indienen van een subsidieaanvraag. U kunt dan besluiten om op dat moment geen subsidieaanvraag in te dienen. Daarbij tekenen we aan dat u niet verplicht bent om de procedure in de voorbereidingsfase te volgen. Het staat iedereen vrij om zonder vooroverleg een aanvraag in te dienen. 1. De voorbereidingsfase waarin u uw projectidee kenbaar maakt aan de Gemeente s- Hertogenbosch; 2. De aanvraag- en adviesfase waarin uw subsidieaanvraag beoordeeld wordt; 3. De besluit- en monitoringsfase waarin uw aanvraag afgewezen of gehonoreerd wordt. Deze fases worden binnen de procedure KLEIN snel doorlopen:

5 1. De voorbereidingsfase Als u de gemeente s-hertogenbosch financiële ondersteuning wilt vragen voor een cultuurproject, heeft u telefonisch contact met de cultuurfondsensecretaris. 2. De aanvraag- en adviesfase Als de secretaris aan de hand van het telefoongesprek inschat dat uw project in aanmerking komt voor een cultuurfonds, start u de procedure met het aanmeldformulier dat u kunt invullen op Hierin vult u een project-outline in. Dit is tevens uw subsidieaanvraag. 3. De besluit- en monitoringsfase De cultuurfondssecretaris checkt of uw outline compleet is. Als dat zo is, toetst de cultuurfondssecretaris uw aanvraag aan de criteria en ontvangt u binnen 3 weken een besluit. Een honorering van de subsidieaanvraag is tevens de vaststelling van de subsidie. U hoeft dus niet een evaluatieverslag in te dienen voordat de subsidie wordt vastgesteld. De gemeente houdt bij welke projecten gerealiseerd zijn vanuit de cultuurfondsen en monitort de effecten ervan. Bij de procedure KLEIN kunt u het hele jaar door aanvragen indienen. Wel is er een limiet aan het budget: 1/5 van het subsidieplafond van de regeling. Als het budget op is, heeft het geen zin om een aanvraag in te dienen.

6 II. Toelichting op specifieke artikelen in de subsidieregeling Cultuurfonds Lokaal Effectief Toelichting artikel 1 Wat is het doel van deze subsidieregeling? Meedoen behoort tot onze beleidsspeerpunten. Als gemeente vinden we het belangrijk dat onze inwoners actief kunst maken. We vinden onze stad een cultuurstad omdat cultuur leeft voor iedereen. Met deze regeling brengen we cultuur dichter bij de mensen. Toelichting artikel 5 Wat zijn de voorwaarden aan uw project? In dit artikel omschrijven we de voorwaarden - de criteria - waaraan een project moet voldoen om in aanmerking te komen voor subsidie uit deze regeling. De voorwaarden zijn cumulatief: ze gelden allemaal voor het project dat u wilt organiseren a. u kunt hierbij denken aan dansen, beeldende kunst maken, gedichten schrijven, muziek maken etc; b. deze bepaling is met name bedoeld om te voorkomen dat projecten die in andere steden ook worden uitgevoerd, gekopieerd worden naar s-hertogenbosch; c. Verbeeldingskracht heeft betrekking op de fantasie, verbeeldende kwaliteiten, originaliteit en artistieke signatuur die uit het plan naar voren komt. Vernieuwing gaat over vernieuwing in brede zin waarbij minimaal één aspect duidelijke vernieuwing met zich meebrengt: denk hierbij aan artistiek of organisatorisch, inzet van media, publieksbereik etc. Vakmanschap heeft betrekking op de ambachtelijke vaardigheid van de betrokken makers. De term vakmanschap valt niet één-op-één samen met het gevolgd hebben van een vakopleiding. d. geen toelichting; e. met de start van een project bedoelen we de start van het repetitieproces, het boeken van voorstellingen of contracteren kunstenaars. Het gaat dus niet om de datum van de eerste voorstelling, de openingsdatum van een expositie of de openingsdatum van een festival. a. geen toelichting b. geen toelichting c. de financiële bijdrage van andere financiers. We noemen bewust geen percentage. De Commissie BC heeft daarmee de vrijheid om in redelijkheid en op maat te beoordelen of de financiële bijdrage van een andere financier voor het betreffende project voldoende is. U hoeft bij de aanvraag nog geen toezegging te overleggen van de andere financiers; u dient wel aan te tonen dat u een aanvraag gaat indienen of ingediend hebt waarin een bijdrage van een andere partij begroot is. Als u de financiering niet rond krijgt, moet u een aangepaste begroting met een aangepast activiteitenplan sturen naar de gemeente. Na afloop van het project moet u aantonen dat u de begrote financiering daadwerkelijk gehaald hebt en dat de activiteiten daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Toelichting artikel 6 Weigeringsgronden 4 (jubileumactiviteiten). De Cultuurfondsen van de gemeente s-hertogenbosch zijn bedoeld voor projecten die bijzonder zijn en niet tot de reguliere taken van een organisatie behoren. Jubilea zijn weliswaar niet jaarlijks, maar veel organisaties, met name amateurverenigingen, vieren traditiegetrouw één keer in de 5 jaar een jubileum. Als de festiviteiten rondom het jubileum niet veel afwijken van de andere jubilea, komen de optredens niet in aanmerking voor subsidie uit deze Regeling Cultuurfonds Lokaal Effectief. Contactpersoon Gemeente s-hertogenbosch, Cultuurfondsensecretaris tel cultuurfondsen@s-hertogenbosch.nl

7 Schematische voorstelling van de procedure voor KLEINE subsidiaanvragen:

8 Toelichting subsidieregeling Cultuurfonds Lokaal Effectief MIDDEL en GROOT gevraagd bedrag respectievelijk t/m en t/m Door middel van deze toelichting krijgt u als initiatiefnemer van een cultureel project zicht op de stappen in de aanvraagprocedure binnen de Subsidieregeling Cultuurfonds Lokaal Effectief. Deze toelichting is informeel en dient slechts ter ondersteuning van de regeling. De toelichting betreft: III. IV. een beschrijving van de procedure GROOT en MIDDEL; een uitleg van specifieke artikelen uit de subsidieregelingen van de cultuurfondsen Lokaal Effectief. Voor een toelichting op de procedure voor KLEIN hebben we een apart document opgenomen. III. Beschrijving van de procedure GROOT en MIDDEL Een subsidieaanvraag schrijven kost veel tijd en moeite, terwijl een positief advies van de commissie BC onzeker is. Om te voorkomen dat u vergeefs moeite investeert in het schrijven van een aanvraag, richten we de procedure zo in dat u samen met de projectsecretaris kunt vaststellen of uw idee voor een projectaanvraag kans maakt binnen de subsidieregeling. De procedure vertalen we in een trechtermodel waarbij uw projectvoorstel drie fases doorloopt. Iedere fase eindigt met een aanbeveling op grond van de voorwaarden van de subsidieregeling. Dat betekent dat u er in de voorbereiding achter kunt komen dat uw project niet aansluit bij de doelstelling van de regeling, of dat uw project nog niet rijp genoeg is voor het indienen van een subsidieaanvraag. U kunt dan besluiten om op dat moment geen subsidieaanvraag in te dienen. U bent niet verplicht om de procedure in de voorbereidingsfase te volgen. Het staat iedereen vrij om zonder vooroverleg een aanvraag in te dienen. 4. De voorbereidingsfase waarin u uw projectidee kenbaar maakt aan de Gemeente s-hertogenbosch; 5. De aanvraag- en adviesfase waarin we uw subsidieaanvraag beoordelen en het college een advies krijgt voor honorering of afwijzing; 6. De besluit- en monitoringsfase waarin het college uw aanvraag afwijst of honoreert. Na afloop van uw project stellen we uw definitieve subsidie vast. Tijdens iedere fase bekijken we of en in welke mate uw projectvoorstel aansluit bij de voorwaarden van de subsidieregeling. Deze aansluiting geeft de doorslag of het projectvoorstel door kan naar de volgende fase.

9 De procedures MIDDEL en GROOT bestaan uit aantal stappen zoals te zien in onderstaand schema. Daaronder leggen we de stappen verder uit. 1. De voorbereidingsfase Als u de gemeente s-hertogenbosch financiële ondersteuning wilt vragen voor een cultuurproject, heeft u telefonisch contact met de secretaris van de cultuurfondsen. Als hij/zij aan de hand van het telefoongesprek inschat dat uw project in aanmerking komt voor een cultuurfonds, start u de procedure door het invullen van het aanmeldformulier op U vult daarna een project-outline (oftewel: korte projectbeschrijving) in. Als u voor de eerste keer een aanvraag doet geeft u hier ook uw gegevens of de gegevens van uw organisatie door. Door het invullen van het aanmeldformulier leidt het aanmeldformulier u naar het cultuurfonds dat het beste bij uw project past. De cultuurfondssecretaris bij de gemeente checkt later of uw outline complete informatie bevat. Als dat zo is, ontvangt u een uitnodiging voor een spreekuur. Op basis van het gesprek met u maakt de secretaris tijdens het spreekuur een inschatting of u wel of niet in aanmerking komt voor een cultuurfonds in de eerstvolgende aanvraagronde. De secretaris raadt u aan óf ontraadt u om (nu) een subsidieaanvraag in te dienen. U kunt zelf een afweging maken. Het staat u altijd, ook als de secretaris het u ontraadt, vrij om een subsidieaanvraag in te dienen. De cultuurfondsensecretaris maakt een overzicht van projectideeën die afgebroken zijn in de voorbereidingsfase voor de Commissie BC. 2. De aanvraag- en adviesfase U gaat nu de subsidieaanvraag indienen. Deze ontvangen wij graag via het adres cultuurfondsen@s-hertogenbosch.nl in één document, bij voorkeur een Pdf-bestand, waarin u in elk geval de volgende elementen opneemt:

10 o o o o o o Het aanvraagformulier dat u heeft ingevuld op een beschrijving van uw project, uitgebreider dan de project-outline; een begroting van uw project; een marketing- en publiciteitsplan; beeldmateriaal en/of verwijzing naar internetpagina s met beeldmateriaal; een plan hoe u het project wilt monitoren & evalueren. Bij de evaluatie moeten minimaal de eerste vier voorwaarden van de regeling aan de orde komen: cultuurparticipatie; de inhoudelijke, thematische en/of organisatorische relatie met de gemeente s-hertogenbosch; verbeeldingskracht, vernieuwing en vakmanschap en artistiek/organisatorisch niveau en publieksbereik. Let op: de hoeveelheid informatie moet passen bij de omvang van uw projectbegroting: een project van vraagt om een uitgebreidere subsidieaanvraag dan een project van U kunt zelf een inschatting maken. U kunt voor de aanvraag gebruik maken van kopieën van uw aanvraag bij een andere financier, mits de informatie voor s Hertogenbosch afdoende is. De cultuurfondsensecretaris toetst uw subsidieaanvraag op volledigheid en aan de voorwaarden van het aangesproken fonds. Als dit zo is leiden we uw subsidieaanvraag verder door de procedure. De Commissie BC beoordeelt uw aanvraag en geeft het college een advies over het honoreren of afwijzen van uw subsidieaanvraag. 3. De besluit- en monitoringsfase Het college (gemandateerd aan het hoofd Cultuur) neemt een besluit op het advies van de Commissie BC. U krijgt een brief met daarin het besluit tot afwijzing of honorering van uw subsidieaanvraag. Bij zowel een afwijzing als honorering informeren wij u over de reden. Als uw aanvraag gehonoreerd is, staan de subsidieafspraken in de brief. Uw project-outline evenals het door de gemeente verleende subsidiebedrag staan ter lering en inspiratie voor anderen op de website van de gemeente. Het project wordt door de gemeente gemonitord en geëvalueerd. Dat kan door gebruik te maken van uw verslag, maar de gemeente kan ook een andere methode hanteren, zoals het bezoeken van uw project, of het raadplegen van publieksonderzoeken etc. Tot slot Als u een tweede editie van uw eerder gehonoreerde project wilt organiseren, dan moet u hiervoor een nieuwe subsidieaanvraag indienen, waarbij u alle processtappen zoals beschreven in de regeling weer doorloopt. U moet zich realiseren dat een subsidieaanvraag die op inhoudelijke gronden is afgewezen is, niet opnieuw ingediend kan worden.

11 Alle stappen in de aanvraagprocedure van het Cultuurfonds Lokaal Effectief voor u in beeld gebracht Bij zowel MIDDEL als GROOT zijn er twee subsidierondes per jaar. Op onze gemeentelijke website staan alle deadlines van de cultuurfondsen vermeld. MIDDEL:

12 GROOT: