Kickass Masterstep #2

Transcriptie

1 Kickass Masterstep #2 Krijg meer dingen gedaan in minder tijd Door John & Jeanet - Wat nou als het niet mislukt? -

2 Een wekelijkse inspiratie en zelfontwikkelings Kickass Masterstep om stap voor stap jouw kickassleven op te bouwen met deze keer: SOMS IS NIKS DOEN DE MEEST PRODUCTIEVE KEUS RULE YOUR MIND OR IT WIL RULE YOU. EN RULE OOK JE INBOX DE GOUDEN 2 MINUTEN REGEL HOE JE DINGEN DIE JE OOIT WILT GAAN DOEN OOK WERKELIJK GAAT DOEN DE INBOX TIP EN MIJN PERSOONLIJKE AANPAK VOORKOM ACTIE-REACTIE Opdracht van de week: Het bereik-je-doelen-plan-van-aanpak. 2

3 People are always blaming their circumstances for what they are. I don t believe in circumstances. The people who get on in this world are the people who get up and look for the circumstances they want, and, if they can t find them, make them. ~ George Bernard Shaw SOMS IS NIKS DOEN DE MEEST PRODUCTIEVE KEUS Soms is een pas op zijn plaats nodig om daarna weer sprongen vooruit te kunnen maken. We zijn geneigd alles snel te willen doen, te multitasken en non-stop aan te staan. Werken, sporten, nadenken over voeding, hobby s, levensdoelen, plannen van aanpak, to-do lijstjes, social media, non-stop zijn we met iéts bezig. Door af en toe alles uit te zetten, je hoofd leeg te maken en volledige rust te nemen kun je er voor zorgen dat je weer volledig oplaadt en daarna weer actief verder kunt. Soms is helemaal niks doen, de beste manier om je productiviteit te optimaliseren. RULE YOUR MIND OR IT WIL RULE YOU. EN RULE OOK JE INBOX Het kost veel minder energie om je inbox op nul-base te houden dan op een duizend-base. Iedere mail vergt energie, iedere mail denk je over na, iedere mail besteed je in ieder geval een beetje aandacht aan. Hoe meer mailtjes er achter blijven hoe meer energie het kost. Als je weet dat je inbox vol zit kan dat leiden tot een overweldigd gevoel dat je lamslaat en waarbij je de mail niet meer wilt openen omdat er voor je gevoel geen beginnen meer aan is. Het kan ook leiden tot het gevoel van stress, omdat er steeds meer mailtjes binnenkomen die je aandacht vereisen, waardoor je non-stop energie kwijt raakt hieraan. Hoe zorg je ervoor dat je je niet onnodig veel energie kost? Stap 1: Beslis dat je je inbox op nul houdt, in ieder geval eens per 24 uur. Door simpelweg die beslissing te maken heb je stap 1 gezet. Stap 2: Maak hem helemaal leeg. Wanneer je het heel ver hebt laten oplopen kan het nodig zijn één of enkele dagen tijd te besteden aan het leeg maken van je inbox. Doe dat. Bewaar wat je moet bewaren maar doe het in mapjes. Verwijder de rest en beantwoord wat je moet beantwoorden. Stap 3: Houd hem leeg. Werk dagelijks je gestructureerd af en houd het overzicht. Hoe ik dat doe met een minimum van 30+ mails per dag welke binnen 24 uur (vaak uitgebreid) beantwoord moeten worden, vertel ik verderop. Stap 4: Houd je aan je afspraak. Blijf je bijhouden, meld je af van onbelangrijke zaken en ontdek dat het rust geeft als je weet dat je met alles bij loopt. Het gevoel dat je achter de feiten aan blijft lopen of het overzicht kwijt bent door een zeer gevulde inbox is eenvoudig te voorkomen door één simpel besluit te nemen en de volgende stappen te gaan zetten. DE GOUDEN 2 MINUTEN REGEL Wanneer iets 2 minuten duurt, doe het dan direct. Wanneer je een mail opent die binnen 2 minuten afgewerkt kan worden, doe dat dan. Laat je inbox niet vol stromen met 20 2-minuten berichten, want dat gaat je onnodig veel tijd kosten. Wanneer je een stapel papieren verzameld hebt, gooi die dan direct in de papierbak, bord kan direct in de afwasmachine, container kan weggezet worden, sokken kunnen op de wasberg in plaats van over een stoel. 3

4 Dingen die weinig tijd kosten die binnen 2 minuten afgerond zijn, kun je direct aanpakken. Doe je dat niet dan verzamelt het zich en zit je na een week in het weekend alle 2-minuten taken af te ronden en ben je er een dag mee kwijt. Rock die kleine taken, laat je niet afleiden door onnodige troep, een volstromende inbox en alle andere kleine dingen die uiteindelijk een uren-besteding kunnen worden. Pak het aan, rond het af, laat het los en zorg dat je er niet meer over hoeft na te denken of tegenaan hoeft te kijken, plus profiteer van de bonus: Een goed gevoel dat je krijgt van het afronden van dingen die gedaan moeten worden. HOE JE DINGEN DIE JE OOIT WILT GAAN DOEN OOK WERKELIJK GAAT DOEN Hoe kun je zo effectief en efficiënt mogelijk álle dingen die je ooit wilt doen, werkelijk gaan doen? Het maken van to-do lijstjes is één manier, echter kunnen die zo onoverzichtelijk of vol zijn, dat je het overzicht verliest. Om te zorgen dat je stapsgewijs en iedere dag aan je doelen werkt, wil ik je enkele tips geven over het efficiënt aanpakken van je doelen, zonder gestresst of overladen te worden. Noteer álles wat gedaan moet worden. Noteer letterlijk alle dingen die je moet doen. Hierbij gaat het niet om kleine zaken als de was doen want dat snap je ook wel zonder lijst. Het gaat om zaken die grotere actie nodig hebben, ideeën die je nu hebt, nog niet uitgewerkt kunnen worden maar je later wel wilt gaan doen. Het zijn de belangrijke stappen die je wilt maken richting je dromen. Schrijf die dingen die je wilt of moet doen op. Dingen voor nu, volgende week, volgende maand, volgend jaar en misschien langer als dat binnen je plannen moet. Zet deze taken om in einddata. Wanneer wil je welke taak afhebben? Noteer dit op een manier waarvan je weet dat het haalbaar is maar maak het wel zo strak dat je niet geneigd bent te gaan uitstellen omdat er nog genoeg tijd is. Breek deze einddata op in actiestappen. Je zult er constant nieuwe plannen en doelen bij krijgen en zult tevens constant taken afronden en (tussen-) doelen bereiken. Om dit te kunnen realiseren moet je de geplande einddoelen omzetten in actiestappen. Wanneer doe je wat om je einddoel te halen? Door een vaste indeling en een goede planning te maken kun je een ritme ontwikkelen waarbij je heel gestructureerd iedere dag, of week, een nieuwe stap richting je doel zet. Wanneer ik een nieuw idee krijg Ik heb letterlijk dagelijks één of meerdere ideeën of plannen die ik ooit wil uitwerken. Dit varieert van een nieuw soort video, nieuw eboek, iets dat ik wil zien in de wereld, een manier om mijn werk efficiënter te maken, een manier om meer uit mijn leven te halen, dat kan van alles zijn. Als ik een nieuw idee krijg, schrijf ik die op in mijn ideeën boek. Dat is niet meer dan een eenvoudig boekje waarin ik een korte uitwerking maak van het nieuwe idee. Kort beschreven maar lang genoeg om het idee exact te herinneren als ik het over een tijd weer lees. Mijn dagplanning is voor minimaal de eerst volgende drie maanden gevuld met ideeën en dagtaken die nu prioriteit hebben. Zodra ik een bepaald doel behaald heb pak ik mijn ideeën boek erbij en plan ik een nieuw idee bij in de lijst. Omdat ik graag met papier en pen werk, noteer ik alles op die manier. Een efficiëntere en betere manier zou OmniFocus wellicht zijn, echter ben ik soms voor mijn gevoel nog niet toe aan een volgende stap, dus dit is iets wat ik over een tijdje wanneer ik het gevoel heb daar aan toe te zijn te gaan benutten. Wanneer je net als ik (nu nog) liever met papier en pen werkt voor klad-ideeën houd het dan bij elkaar in één boekje of schrift en voorkom dat je alles op losse blaadjes rond laat slingeren, dat geeft onnodig onrust. 4

5 Voordelen van ver vooruit denken Door direct je plannen en ideeën te noteren, zorg je ervoor dat je je hoofd leegt en je te zetten stappen overzichtelijk houdt. Wanneer je het niet opschrijft blijf je er over nadenken of loop je de kans dat een goed idee verloren gaat. Je houdt het overzicht. Wanneer je dingen niet noteert is de kans aanwezig dat je een onrustig gevoel krijgt. Er zijn zo veel dingen die je moet doen, dat het je overweldigt. Door het op te schrijven, in te plannen en in mini stappen op te breken, houd je het overzicht en weet je dat je het ingepland hebt, binnenkort of in de toekomst, en dat je te zetten stappen uitgevoerd gaan worden. Het zorgt voor heel veel rust en overzicht en daarmee voor heel efficiënt werken, grote doelen behalen en een constante ontspanning kunnen blijven voelen. Efficiënt werken, doelen behalen en altijd het overzicht hebben en in ontspanning aan de slag kunnen is dé combinatie die nodig is om grote stappen te gaan zetten. DE INBOX TIP EN MIJN PERSOONLIJKE AANPAK Een manier om efficiënter te kunnen werken en niet constant een opgejaagd gevoel te hebben, is zorgen dat je inbox op nul blijft. Wanneer je nooit krijgt, is dat simpel. Wanneer je zoals ik dagelijks minimaal 30 s moet beantwoorden en daarnaast berichten krijgt die ook aandacht vragen, kan het soms een uitdaging zijn. Wanneer ik een dag mijn niet bijwerk, zie ik de volgende dag letterlijk op tegen het openen van mijn inbox, omdat ik weet dat de moed me dan in de schoenen zakt en ik het overzicht verlies. MIJN AANPAK Ik heb twee manieren van aanpak om te zorgen dat mijn inbox leeg blijft. 1. Een plan In de ochtend open ik mijn en besteed ik gemiddeld 2-3 uur non-stop aan van cliënten. De mailtjes die ik ontvang zijn vaak met veel vragen of hebben schema s erbij die ik bij stel en waar tijd in gaat zitten. Wanneer ik mijn -tijd start in de ochtend ben ik gefocust bezig met en staat al het andere uit. In de ochtend werk ik door totdat ik alle afgewerkt heb die op moment van openen, in de inbox stond. Na die paar uur kijk ik of er enkele nieuw binnengekomen mailtjes binnen 2 minuten beantwoord kunnen worden en zo ja, dan doe ik dat. De langere mailtjes doe ik niets mee en komen op een later moment. In de middag heb ik -moment twee waarop ik de tot dan toe antwoorden en reacties beantwoord. In de middag werk ik nagenoeg nooit de lange s af maar beperk ik me tot de maximaal 10 minuten mailtjes en de mailtjes van niet-cliënten. In een drukkere periode plan ik een extra 2 uur blok in voor de langere mailtjes. Door op deze manier te werken, zorg ik dat mijn inbox iedere dag minimaal 1x geheel leeg is. Ik laat niets langer dan uur onbeantwoord in de mail staan. Moment 1 is cliënt mail en het volledig leeg maken van de inbox tot dan toe. Moment 2 is alle overige mail afwerken wat niet langer dan 10 minuten duurt. Simpel en overzichtelijk en tegelijkertijd heel effectief. 2. Afmelden van overbodige reclame nieuwsbrieven Een andere aanpak is dat ik me afgemeld heb van alle reclames en websites waar ik niets mee doe. Door mijn tijd niet te hoeven besteden aan zinloosheden, zorg ik dat ik ze simpelweg niet binnen krijg. Door te zorgen dat de inbox leeg blijft, zeker wanneer er dagelijks veel mailtjes binnenkomen die aandacht nodig hebben, kan ik er voor zorgen dat ik geen dingen over het hoofd zie of onbeantwoord laat. Daarnaast zorgt het voor rust, want ik weet dat als ik mijn inbox afsluit, ik alle belangrijke dingen heb afgerond. 5

6 VOORKOM ACTIE-REACTIE Zeker wanneer je veel mailtjes stuurt waar een respons op komt, moet je oppassen dat je niet heel inefficiënt te werk gaat. Als je non-stop mail blijft beantwoorden, steeds meldingen krijgt van nieuwe tjes en de hele tijd reageert als er iets binnenkomt, kom je in de actie-reactie cirkel. Iemand mailt, jij mailt terug, diegene reageert, jij ook weer, en zo blijf je doorgaan. Reageer, ga door naar een andere . Komt er een reactie binnen? Als het binnen 2 minuten afgerond kan worden doe je dat, en anders schuift hij weer achteraan in de rij voor je volgende moment. Of nog beter: Voorkom dat er constant nieuwe mailtjes binnen komen door die melding uit te schakelen. Plan vaste tijden in en houd je daar ook aan Wanneer je meerdere taken hebt dan enkel beantwoorden, gaan vaste tijden en een goede structuur ervoor zorgen dat je heel veel gedaan krijgt en tegelijkertijd nooit achter de feiten aan blijft lopen. Als ik mijn structuur los laat ben ik letterlijk de hele dag door mail aan het doen. Niet omdat ik het dan zo ongelooflijk druk heb maar omdat ik het ongelooflijk dom indeel voor mezelf. Ik ben dan afgeleid zodra er iets binnenkomt, ben constant mail aan het checken en voel me de hele dag druk en opgejaagd maar krijg aan het eind van de dag vele malen minder gedaan dan als ik de structuur behoud. Zeker als je nu voor je gevoel non-stop met mail bezig bent is een goede structuur aan te raden. Vermoedelijk kun je veel tijd vrijmaken. Bezig zijn is wat anders dan produceren. Dat je constant wordt afgeleid door nieuwe meldingen, betekent niet dat je werkelijk productief bezig bent. Let goed op dat verschil en maak jezelf niet onnodig bezet en druk. Bonustip: Als je tijd er op zit, sluit je mail af. Haal het van je telefoon, schakel alle meldingen uit en doe geen als het niet je taak is op dat moment. Als je ergens toch niet op gaat reageren, hoef je ook niet te weten dat het binnengekomen is, simpelweg omdat je er dan onbewust toch mee bezig gaat en dat is zonde van je energie. Niet doen. Focus, richt je op één taak en crush it! 6

7 Opdracht van de week: Het bereik-je-doelen-plan-van-aanpak. Kies een project, doel of idee dat je wilt uitwerken. Iets waarvan je weet dat het je een goed gevoel gaat geven, iets dat je al heel lang wilt doen of iets dat je tot nu toe niet afgerond hebt en waar je tegenaan blijft hikken. Mijn project is: Denk nu aan het doel van dit project. Waarom wil je dit doel afronden? Wat zou een succesvolle uitkomst van het project zijn? Hoe zou het er fysiek, mentaal, financieel, etc. voor je uitzien met de meest succesvolle uitkomst van dit project? Een grote succesvolle uitkomst van het project betekent dat: 7

8 Welke dingen moet je in grote lijnen ondernemen om het project te laten slagen? Stappen die ik moet zetten: Welke stappen wil je deze week zetten? Welke stap is het meest logisch om als eerste te zetten? Top! En wat is de stap die je op DIT moment kunt zetten, om de eerste stap richting je doel te zetten? Maak een plan van aanpak waarbij je het einddoel opbreekt ik maand, week en dagdoelen. Breek je dagdoel per dag op in stappen en begin iedere dag met het zetten van zo n stap. Blijf denken aan de meest succesvolle uitkomst en wat het je allemaal op gaat leveren. Iedere stap is belangrijk en de succesvolle uitkomst is de moeite waard! 8

9 Weet je wel wat je wilt maar niet waar je moet beginnen? Grote dromen en doelen hebben is mooi. Iedere dag groeien, verbeteren en jezelf ontwikkelen is fijn. Maar wat nou als je geen idee hebt waar je moet beginnen? Of wat als je wel weet waar je moet beginnen maar geen tijd hebt? Of wel tijd, maar een totaal gebrek aan wilskracht en doorzettingsvermogen hebt? Dan gaat het bijzonder lastig worden om jouw Kick-Ass Leven waar te maken. Wacht niet tot een Kick-Ass Leven jou overkomt. Creëer het! Wij helpen jou graag de eerste stappen zetten door een Gratis 3 delige video serie inclusief opdrachten om jou die Kickstart te geven die je nodig hebt. Klik op de afbeelding van het Word Mindset Master interactieve E-book en start vandaag nog! Wil je meer nuttige tips, video s, foto s, artikelen, inspiratie en motivatie om jouw kickassleven te creëren? Kijk dan op een van onze kanalen: 9