1. Verbetering van de bestaande interfacing

Transcriptie

1 Interfacing eblox for Social Profit met Tobania (SAGA) en Tobania en SD Worx hebben recent een partner-contract ondertekend om de samenwerking tussen beide bedrijven op het vlak van integratie te bestendigen. Als partners zullen beide bedrijven zich blijven inzetten voor een kwalitatieve en efficiënte integratie en ondersteuning. De integratie met Tobania wordt hierdoor één van de gecertifieerde integraties met eblox. De verbeterde integratie werd vorm gegeven via verschillende workshops waarin een aantal mogelijke optimalisaties besproken werden. Hierin zijn heel wat nieuwe afspraken gemaakt. Deze situeren zich op 3 gebieden: Verbetering van de bestaande interface Toekomstige verbeteringen in de interfacing en overgang naar rechtstreekse interface zonder conversietool Financiële afspraken 1. Verbetering van de bestaande interfacing De uitwisseling tussen eblox en Plan@Saga werd uitgebreid met een aantal nieuwe rubrieken, waardoor de uitwisseling vlotter en completer zal verlopen. Deze werden opgenomen in een nieuw CU-rapport. 1. MZG-data De huidige uitwisseling eblox-plan@saga bevat reeds MZG-data, deze zijn noodzakelijk om vanuit plan@saga de juiste MZG-rapportering te kunnen doen. Dit gaat o.a. over de MZG F en Q codering. De MZG-categorie moest nog worden toegevoegd. In het nieuwe CU-rapport is dit veld opgenomen. Het is ook mogelijk om de historische waarden voor dit gegeven over 2015 in plan@saga op te laden. Dit kan interessant zijn voor de MZG-rapportering van Deze historisch upload moet gebeuren via een aparte éénmalige upload. We vragen de klanten (ziekenhuizen) die ook deze éénmalige upload wensen om hiervoor contact op te nemen met hun payroll consulent. Deze uploads worden klant per klant per klant uitgevoerd voor de geïnteresseerde klanten. 2. Geschrapte contracten (nooit in dienst gekomen) Een nieuwe werknemer wordt ingevoerd in eblox maar blijkt achteraf niet in dienst te zijn gekomen. In dat geval moest tot nu toe deze werknemer manueel verwijderd worden in plan@saga. Dit is opgevangen door de aanduiding nooit in dienst gekomen mee op te nemen in de interface. Weliswaar wordt door het invullen van dit veld nooit in dienst gekomen noch de 'datum in dienst" noch de 'datum uit dienst' aangepast in eblox en dus ook niet in plan@saga, maar toch zal deze werknemer door deze ingreep niet langer in plan@saga beschikbaar zijn. 3. Vervroeging van de datum in dienst Een verandering naar een later tijdstip van de datum in dienst of een wijziging van datum uit dienst geeft nooit problemen in plan@saga.

2 Een verandering naar een vroeger tijdstip van de datum in dienst kan wel zorgen voor problemen in de interface. Omdat de startdatum van andere eblox-data niet worden aangepast wanneer enkel de datum in dienst wordt vervroegd heeft geen waardes voor deze andere data. Daarom is zo'n werknemer met een vervroegde datum in dienst niet bruikbaar in Dit kan alleen opgelost worden door de werknemer met een nieuw werknemer nummer in te voeren in eblox en op het oude contract de rubriek 'niet in dienst gekomen' aan te vinken. 4. Meervoudige contacten met beginrechten voor 2 contracten die starten op verschillende data SD Worx berekent sommige rechten in eblox /vakantiecalculator op niveau persoon (bv 'Wettelijk verlof' en 'CAO-verlof' uitgedrukt als percentage van wettelijk verlof') en sommige op niveau contract. Plan@saga beheert echter alle tellerstanden op niveau persoon. Dus wijzigingen aan een tellerstand die door SD Worx op niveau contract worden berekend worden door plan@saga op niveau persoon geïmporteerd. Hier stelt zich soms een probleem bij gelijklopende contracten. Na grondig onderzoek is gebleken dat de impact van een fundamentele aanpassing zo ingrijpend is dat het noch voor eblox noch voor plan@saga haalbaar is om dit uit te voeren. SD Worx en Tobania voorzien 2 mogelijke workarounds om hieraan te verhelpen. a. Beperk de meervoudige contracten tot het strikt noodzakelijke. Mogelijk gebruikt u vanuit het vorige loonpakket de techniek van meervoudige contracten. In eblox is dit niet altijd nodig. Er zijn soms ook goede redenen om met gelijklopende contracten te werken, soms wordt dit zelfs afgedwongen vanuit eblox for Social Profit. Wij willen heel graag samen met u nadenken over hoe we dit gebruik samen kunnen beperken. Hieronder enkele belangrijke redenen voor gelijklopende contracten die wij verder zullen bekijken. Als u nog andere redenen hebt om met gelijklopende contracten te werken, aarzel zeker niet ons deze te melden Medewerkers die deeltijds gefinancierd worden via een arts en aparte loonbonnen nodig om de loonkost netjes te rapporteren. (Bij sommige instellingen wordt dit opgelost via rapportering of via interim-contracten). Medewerkers met een tijdelijke jobtime-verhoging (bv om tijdelijke planningsproblemen op te lossen), zonder dat men wenst dat dit effect heeft op de normale tewerkstelling van deze werknemer. (lees: geen decemberafrekening, extra vakantierechten, ) (Bij sommige instellingen wordt dit opgelost via rapportering of via interim-contracten) Medewerkers die voor verschillende deeltijdse contracten verschillende arbeidsvoorwaarden hebben (arbeider/bediende - verschillende verloningen,...). Aard 1 of Graad/functie die in de loop van de maand wijzigt, daar waar eblox for Social Profit een wijziging in de loop van de maand niet ondersteunt. b. Een andere mogelijkheid is dat u de medewerkers met gelijklopende contracten niet via de interface verwerkt maar de rechten van deze personen manueel beheert in plan@saga. Hiervoor wordt in plan@saga (versie 8.X) een veld voorzien waarmee kan aangegeven worden dat tellerstanden voor een bepaald contract niet worden geïmporteerd vanuit eblox. 5. Jobtime en schorsingscodes worden dubbel beheerd Tot nu stockeerde Tobania enkel de teller van de tewerkstellingsbreuk van een individuele werknemer (bv 38u). De noemer was op niveau werkgever vastgelegd (bv 38u). Het gevolg was dat voor sommige werknemers (bv werknemers met een arbeidstijd

3 van 40u/week ) in plan@saga een tewerkstellingspercentage werd geafficheerd van bv 105% (=40/38), In de nieuwe interface stuurt SD Worx alle velden door waarmee Tobania dit "Tewerkstellingspercentage" kan berekenen. Dit gebeurt op basis van de individuele contractuele jobtime in de teller en de jobtime van de maatman in noemer. Dit is uiteraard veel correcter. Om deze aanpassing ook effectief door te voeren moet Tobania in de klantversie van plan@saga de configuratie aanpassen zodat deze velden worden uitgelezen. Deze data werden daarnaast ook dubbel bijgehouden in eblox. Naast de reguliere velden in eblox waren ook nog aparte velden voorzien in het tabblad 'Planningstool'. Zodra bovenstaande aanpassing in de klantversie is uitgevoerd zal het dus niet meer nodig zijn het veld in het tabblad 'Planningstool' in te vullen, wat het luik jobtime betreft. 6. Samenloop schorsing tijdskrediet en gedeeltelijke werkhervatting Het was tot nu niet mogelijk om tegelijk een schorsing tijdskrediet en een gedeeltelijke werkhervatting in te voeren in plan@saga. Het is voortaan de bedoeling dat de planner deze manueel inplant in de planning en niet meer automatisch in laat plannen en zo uitsmeert over de hele week. De aanpak van deze verandering neemt u best op met uw Tobania-consultant 7. Tellers in de toekomst (Wettelijk verlof en CAO-verlof uitgedrukt als percentage van wettelijk verlof) SD Worx kent enkel de afwezigheden die reeds door plan@saga naar eblox zijn doorgestuurd. Het houdt in de berekening van de verlofrechten enkel met de reeds doorgestuurde afwezigheden rekening. Nochtans zijn in de toekomst ingeplande afwezigheden in plan@saga wel belangrijk voor deze berekening. Sommige klanten vangen dit vandaag op door af en toe hun prestaties/afwezigheden van het volledige jaar door te sturen naar eblox. Omwille van performantie was dit wel geen eenvoudig proces. Tobania heeft in plan@saga een nieuw bestand geconfigureerd dat enkel die toekomstige afwezigheden bevat die eblox nodig heeft. De performantie van dit bestand is dus veel beter. Dit bestand omvat eblox codes en moet dus niet meer via de conversietool in eblox worden ingelezen. SD Worx heeft een importdefinitie voorzien voor toekomstige afwezigheden in eblox. Zodra u werkt met versie 8 van plan@saga zal het dus mogelijk zijn om dit bestand op regelmatige basis vanuit plan@saga naar eblox door te sturen. Deze uitwisseling kan eventueel ook geautomatiseerd worden. Indien u dit wenst kan u hiervoor best contact opnemen met uw Tobania-consultant. Deze zal hiervoor een gecoördineerde actie opzetten samen met de payroll consulent van SD WORX. 8. Visualisatie in HCPS van rechten bij jobtimewijzigingen De visualisatie in plan@saga van de rechten is niet altijd duidelijk op het moment dat iemand van jobtime wijzigt. Voorbeeld: iemand heeft in % gewerkt en heeft in 2016 volledige vakantierechten. De klant voert in januari 2016 in eblox volgende toekomstige tewerkstellingslijnen in. Van 1/1/15 tem 31/3/15 tewerkstelling aan 100% Van 1/4/15 tem 30/6/15 tewerkstelling aan 50% Van 1/7/15 tem 31/12/15 opnieuw tewerkstelling aan 100%

4 Na deze registratie in eblox, wordt via de interface naar volgende info doorgestuurd voor de teller wettelijk verlof: 1/1/14 31/3/14: 152u 1/4/14 30/6/14: 76u 1/7/14 31/12/14: 152u In zal voor deze persoon in januari een totaal van 152u+76u+152u in te plannen verlofuren worden gevisualiseerd. In SPRINT stelde dit probleem zich niet omdat de wijzigingen in de toekomst door SPRINT niet werden doorgestuurd. Een herberekening van rechten werd door de eindgebruiker zelf gedaan in SPRINT. SD Worx voert de herberekening van de rechten echter automatisch uit en het stuurt toekomstige tellerstanden wel al door. In feite is dit een functionele verbetering ten opzichte van SPRINT, maar de interface was hier nog niet op afgesteld. 9. Meer tellers nodig in eblox en In de eblox-template for Social Profit waren tot voor kort 20 tellers beschikbaar. Daarom werden verschillende codes toch in één teller ondergebracht (bv senior, jeugd en Europese vakantie, bv codes wettelijk verlof voor arbeiders en bedienden, betaalde en onbetaalde ADV-dagen in functie van het statuut van de werknemer (arbeider met uurloon/bedienden met maandloon) Omdat verschillende klanten in de loop van 2016 zouden willen overschakelen naar een native koppeling tussen eblox en (zie infra) en het voor deze koppeling nodig is dat elke code zijn eigen teller heeft, hebben we dit aangepast. Vanaf 1/1/2016 zullen alle tellers ontdubbeld zijn en zal u deze extra tellers in plan@saga zien. Bij het overgrote deel van de klant vraagt deze aanpassingen geen wijziging aan de interface. Bij de meeste klanten worden de tellerstanden in kwestie (senior/jeugd/europees - ADV) niet vanuit eblox naar plan@saga gestuurd, maar rechtstreeks in plan@saga onderhouden. Klanten die dit toch doen zullen vanaf 1/1/2016 ook in eblox deze opsplitsing moeten maken. Indien u in dit geval bent kan u best contact opnemen met uw payroll consulent om te bekijken wat exact moet gebeuren. In Plan@Saga zullen hiervoor bijkomende tellers nodig zijn, al dan niet in de verlofcascade. Om acties in eblox af te stemmen op het wijzigen van de configuratie in Plan@Saga, zal de payroll consulent contact opnemen met Tobania. Praktische aanpak Deze uitbreidingen zijn gerealiseerd door de creatie van een nieuw rapport door SD Worx en door aanpassingen aan plan@saga door Tobania. Het nieuwe eblox-rapport zal eerstdaags beschikbaar zijn voor alle klanten van eblox for Social Profit, naast het bestaande rapport. Het effectief veranderen van de interface via het nieuwe rapport in plaats van via het bestaande rapport moet klant per klant gebeuren. De nieuwe uitwisseling kan pas gebruikt worden vanaf versie 8 van plan@saga. Aangezien het belangrijk is dat een aantal configuraties worden bekeken door Tobania, is het belangrijk als eerste Tobania te contacteren indien u hier mee wenst te werken. Tobania zal de planning verdere afstemmen met SD Worx zodat de nodige acties kunnen gebeuren om u vlot over te schakelen.

5 2. Native Link en conversietool De conversietool is eind 2013 door SD Worx gebouwd om een voor alle klanten gelijktijdige implementatie te realiseren van het wijzigen van de HCPS-interface van SPRINT naar eblox. SD Worx heeft met deze conversietool opgevangen dat SPRINT-lay-out en logica die niet overeenkwam met eblox toch niet meteen hoefde te resulteren in aanpassingen aan de SAGAopzet. Dit was begin 2014 planningsmatig immers niet haalbaar voor Tobania om alle klanten volledig om te schakelen De conversietool voert een aantal controles uit. Deze functionaliteit kan in de toekomst ofwel in eblox ofwel in worden voorzien De conversietool zet SPRINT-codes om in eblox-codes. De conversietool zet de SPRINT lay-out van het bestand om naar de eblox lay-out De meeste klanten zijn echter vragende partij om over te schakelen naar een native koppeling in plaats van te werken met een conversietool. Alleen al het feit dat de codes in niet overeenkomen met de looncodes in eblox is voor vele klanten vervelend. SD Worx en Tobania hebben ondertussen dan ook afspraken gemaakt over de noodzakelijke aanpassingen die in de beide pakketten nodig zijn opdat de uitwisseling zou kunnen lopen zonder conversietool. Dit is ondertussen klaar, en er zal een planning worden opgemaakt door SD Worx en Tobania om klanten geleidelijk aan over te schakelen naar een native koppeling. Dit kan in 2016 en in 2017 gebeuren. Voor elke klant heeft SD Worx een provisie van 4u aangelegd waarmee zij het werk financiert dat bij Tobania moet gebeuren om deze conversie naar de native koppeling uit te voeren. Ook de prestaties van SD Worx voor deze conversie zullen niet aangerekend worden. 3. Verdere samenwerking tussen Tobania en SD WORX Het is de bedoeling van SD Worx en Tobania om ook in de toekomst deze samenwerking verder te zetten. Hieronder enkele plannen op dit vlak Aanpak boekingsgedrag meer- en overuren Het is duidelijk dat het boekingsgedrag van meer- en overuren niet in elke organisatie even consequent gebeurt. De wetgever heeft in de afgelopen jaren de systemen van DMFA, easr en DIMONA steeds meer op elkaar afgestemd. Het zal dan ook niet lang meer duren vooraleer inspecties de consistentie tussen deze verschillende systemen gaan controleren. Een consequent boekingsgedrag van meer- en overuren wordt op termijn dan ook onvermijdelijk. SD Worx is volop aan het onderzoeken welke acties en bijkomende looncodes hiervoor moeten voorzien worden. Het spreekt voor zich dat de implementatie hiervan ook een gevolg zal hebben op de configuratie van Gezien de hoge complexiteit en de mogelijk belangrijke consequenties van deze implementatie zal er mogelijk ook individuele legal consultancy nodig zijn om dit correct te implementeren. Zodra de aanpak helemaal duidelijk is, zullen we u hier zeker verder over informeren.

6 Sneller nieuwe medewerkers in HCPS zichtbaar maken Klanten vragen ons soms of het niet mogelijk is om sneller nieuwe werknemers in beschikbaar te hebben. Vandaag loopt de interfacing slechts 1 keer per nacht. Het is voor SD Worx inderdaad mogelijk om een apart exportbestand aan te maken met minder data dat enkele keren per dag naar plan@saga kan worden gestuurd. Het is voorlopig nog niet mogelijk om de data real time door te sturen naar Tobania. De uitwisseling blijft voorlopig filebased. Meer gegevens in de interface opnemen Op dit moment is eblox steeds master voor de werknemer gegevens. Misschien wenst u in de toekomst bepaalde wijzigingen door medewerkers (bv. adres wijziging) te laten uitvoeren in plan@saga. Of heeft uw recruter toegang tot plan@saga en niet tot eblox. Gegevens naar eblox sturen zou voor u dus beter passen in uw processen. Deze vragen zijn Tobania en SD Worx niet ontgaan. Tobania onderzoekt verder welke mogelijkheden zij hierin wensen te voorzien en hoe ze passen in de ontwikkeling van plan@saga, om zo aan te sluiten om de mogelijkheden die eblox hiervoor biedt. Ook dit aanbod zal dan mee onderdeel van de gecertifieerde interface tussen SD Worx en Tobania. Kris Huysmans Service Manager Social Profit SD Worx Karl Hendrickx Business Unit Manager Product Solutions Tobania