Handleiding HiAnt. Ecocheques. Efficiency through innovation

Transcriptie

1 Handleiding HiAnt Ecocheques Efficiency through innovation

2 [naam module]

3 Inhoudsopgave 1 Voorwoord 2 Wat zijn ecocheques? 3 Ecocheques bestellen 3.1 Aanmaak van een nieuwe bestelling 3.2 Ecocheques toevoegen aan bestelling 3.3 Ecocheques verwijderen uit bestelling 3.4 Manueel bestellen van ecocheques 3.5 Aanmaken van een bestelbestand 4 Technische Instellingen 4.1 Aan te maken looncode 4.2 In te stellen parameters 4.3 Query Analyser [naam module]

4 1 Voorwoord Prato behoudt zich het recht om ten allen tijde veranderingen in deze publicatie uit te voeren. Eventuele wijzigingen dienen niet als verplichtingen van de zijde van Prato te worden beschouwd. Prato neemt geen verantwoording voor eventuele fouten of gebreken in deze publicatie. De in deze publicatie beschreven software wordt onder licentie geleverd en mag uitsluitend volgens de bijgevoegde licentievoorwaarden worden gebruikt en gekopieerd. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Prato. [naam module]

5 2 Wat zijn ecocheques? Het principe van ecocheques is een initiatief van de sociale partners om de koopkracht van werknemers te verhogen en meer bewustzijn te creëren voor het leefmilieu. (bron: ) Ecocheques bieden zowel voor de werkgever als voor de werknemer financiële voordelen. Zo moeten op de ecocheques geen sociale bijdragen worden betaald door de werkgever en zijn de cheques niet belastbaar voor de werknemer. De werknemer zal in tegenstelling tot bijvoorbeeld de maaltijdcheques geen eigen bijdrage moeten leveren. De maximumwaarde van een ecocheque bedraagt 10. In 2009 zullen werknemers voor een waarde van maximaal 125 cheques kunnen ontvangen, vanaf 2010 wordt dit 250 per werknemer. De cheques zijn 24 maanden geldig en zijn niet omruilbaar tegen geld. Met ecocheques kan je allerhande goederen en diensten aankopen die van ecologische aard zijn. Deze producten en diensten kunnen onder 6 categorieën ondergebracht worden: Energiebesparende producten zoals herlaadbare batterijen, spaarlampen, isolatie, zonnepanelen, dubbele beglazing, Waterbesparende producten zoals waterbesparende doucheknop, recuperatietank voor regenwater, Producten die duurzame mobiliteit bevorderen zoals fietsen, openbaar vervoer, cursussen eco driving, [naam module]

6 Producten die het afvalbeheer bevorderen zoals compostvaten, wasbare luiers, Producten die het eco design bevorderen, dit zijn de producten met het Ecolabel zoals absorberend papier, reinigingsproducten, verf, papier, kledij hifi, elektro, Producten die de aandacht voor de natuur bevorderen zoals tuinmateriaal, planten, duurzaam geëxploiteerd hout en houtproducten, Je kan deze ecocheques uitgeven in verschillende handelszaken. Voor een volledige lijst kan je surfen naar volgende site: Op deze site kan je per winkelketen, per type product en binnen een straal van zoeken: [naam module]

7 3 Ecocheques bestellen In HiAnt kan je in het hoofdscherm via het menu Globaal > Bestelling EcoCheques bestanden aanmaken om ecocheques te bestellen bij Sodexo of Ticket Restaurant. Aangezien de bestellingen voor alle kantoren gemeenschappelijk gebeuren, heeft het geen belang welke het actieve kantoor op dat moment is. Indien je op dit menu item klikt, kom je in volgend scherm terecht: [naam module]

8 In de linker tabel zie je een overzicht van alle bestellingen die er tot nu toe aangemaakt zijn. Zowel een naam (beschrijving), een aanmaak en eventueel een afsluitdatum worden aan elke bestelling toegekend. De naam of beschrijving dien je wel zelf in te geven bij de aanmaak van een nieuwe bestelling. 3.1 Aanmaak van een nieuwe bestelling Door op het + teken te klikken onderaan de linkergrid, zal er een nieuwe bestelling worden aangemaakt. Allereerst zal HiAnt vragen je een omschrijving van de bestelling in te geven: [naam module]

9 Bij het klikken op OK zal de nieuwe bestelling dan in het overzicht aan de linkerkant worden toegevoegd: Indien je dubbelklikt op een lijn in het bestellingoverzicht die nog niet is afgesloten (waar de afsluitingsdatum nog niet is ingevuld), zal deze verschijnen bij Aktieve bestelling. Je kan dus [naam module]

10 aan een bestelling die je geselecteerd hebt als Aktieve bestelling, te bestellen ecocheques gaan toevoegen of verwijderen. Bij Nog niet bestelde EC staan de ecocheques die verbonden zijn aan een bepaalde loonrun die reeds geboekt is. Dus enkel na het boeken van de lonen zullen de ecocheques hier toegevoegd worden. Enkel het berekenen van de lonen is hiervoor onvoldoende. De Niet bestelde EC toont je het aantal ecocheques dat nog besteld dient te worden en de totale waarde hiervan. De ecocheques die in dit veld getoond worden, zitten dus nog niet in een bepaalde bestelling. 3.2 Ecocheques toevoegen aan bestelling Door op de knop Voeg nog niet bestelde ecocheques aan aktieve bestelling toe, zullen alle ecocheques die bij Nog niet bestelde EC stonden, toegevoegd worden aan de bestelling. HiAnt zal vragen voor welke klanten je de ecocheques wenst toe te voegen. Je kan hier een of meerdere klanten opgeven. Indien je de ecocheques van meerdere klanten wenst toe te voegen, dien je de klantnummers in te geven, gescheiden door een, teken: [naam module]

11 De totaalwaarde van de ecocheques is aangegeven in het veld onder het overzicht met de te bestellen ecocheques. [naam module]

12 3.3 Ecocheques verwijderen uit bestelling Indien je bepaalde ecocheques nog niet wenst te bestellen, kan je deze opnieuw naar boven, naar de Nog niet bestelde EC halen door op de lijn te dubbelklikken. Je ziet dan dat de lijn verdwijnt en dat de cheques worden bijgeteld bij de Nog niet bestelde EC. Onder het overzicht van de ecocheques die je gaat bestellen, is er ook een knop. Indien je een bepaalde regel selecteert en op de toets klikt, zal de lijn weggegooid worden en zal je de geselecteerde ecocheque(s) definitief verwijderen. Je kan ook een aantal ecocheques markeren (Ctrl + linker muisklik) en deze verwijderen door op de knop Verwijder gemarkeerde ecocheques te klikken. Dus enkel indien je de ecocheques definitief wenst te verwijderen die n je deze 2 opties toe te passen! 3.4 [naam module]

13 Manueel bestellen van ecocheques De knop Manuele bestelling bied je de mogelijkheid om ecocheques aan de bestelling toe te voegen, die niet automatisch aan een bepaalde loonrun gekoppeld zijn. Je kan dus voor elke werknemer ecocheques bestellen, ook al heeft die voor de bepaalde periode van de te bestellen ecocheques geen contract(en). Na een druk op de knop Manuele bestelling, zal HiAnt informeren voor welk kantoor en welke werknemer de bestelling mag gebeuren: Vervolgens verschijnt onderaan een frame met de nieuwe gegevens. Zowel het kantoornummer, als het werknemernummer, de naam en het adres van de werknemer worden getoond. Je dient in de lege velden wel nog het aantal te bestellen ecocheques in te geven, alsook de waarde van de ecocheques (totale waarde). Je moet echter altijd wel een aantal ingeven, vb. 1. HiAnt zal steeds automatisch uittellen op hoeveel ecocheques de werknemer recht heeft op basis van het totale bedrag dat je hebt ingegeven. [naam module]

14 Indien de velden correct ingegeven zijn, druk je op de knop Voeg manuele bestelling toe. De gegevens zullen nu bij de te bestellen ecocheques in de grid erboven verschijnen. [naam module]

15 3.5 [naam module]

16 Aanmaken van een bestelbestand Indien je akkoord gaat met de gegevens in de actieve bestelling, klik je de knop Maak bestelbestand aan. Het systeem zal eerst vragen of je zeker bent en zo ja, zal het bestand worden aangemaakt. [naam module]

17 Na het aanmaken van het bestand toont het systeem de bestandsnaam. In de linkerkolom van het scherm Bestelling Ecocheques zal naast de aanmaakdatum van de bestelling nu ook een afsluitingsdatum verschijnen. [naam module]

18 Je kan nu geen ecocheques meer toevoegen of verwijderen mits deze bestelling vanaf dit moment afgesloten is. [naam module]

19 4 Technische Instellingen 4.1 Aan te maken looncode Allereerst zal je in HiAnt de looncode 2801 moeten aanmaken. Deze zal gebruikt worden zodat je in de prestatie ingave kan aangeven of die werknemer een ecocheque krijgt. Je dient dan de code 2801 als premie in te geven. Een aantal is hierbij verplicht in te vullen, dit mag vb. aantal 1 zijn. Als waarde geef je het totaalbedrag van de ecocheques voor die werknemer in. Om de looncode 2801 aan te maken ga je als volgt te werk: Via hoofdscherm HiAnt naar menu Gegevens en menu item Instellingen > Code Definities. Hierin open je het tabblad Toevoegen Je geeft onderstaande info in: Vervolgens klik je op de knop Maak nieuwe code Nadien sluit je het scherm en open je het tabblad Looncode detail Je geeft bij Looncode het nummer 2801 in In de verschillende kolommen let je erop dat volgende instellingen correct zijn: Specs: Eerste teken dient op L te staan (i.p.v. F) Filtercode: dient op 1 te staan (uitgezonderd bij Acerta klanten, hierbij dient dit op 2 te blijven staan. Indien het op 1 staat zal de code doorgestuurd worden naar Acerta. Deze klanten dienen dan om de looncode te zien in het prestatie ingavescherm, het veld Filter uit te vinken) [naam module]

20 Margelijst: Indien je de code wenst op te nemen als kost in de margelijst dien je de velden cd_expense en cd_turnover op 6 te plaatsen (netto kost/omzet) Aanpassen facturatieformule op algemeen niveau: Ga eerst naar het tabblad Facturatie Selecteer looncode 2801 (het is mogelijk dat er meerdere lijnen zichtbaar worden. Dit betekent dan dat de facturatie van de oorspronkelijke code 2000 meer mogelijkheden heeft gehad in het verleden). Voor deze nieuwe code 2801 is het voldoende om één formule te hebben. Let daarvoor op de begin en einddatum van deze formule. De niet actieve lijnen mogen verwijderd door de lijn te selecteren en op de delete toets te drukken. Indien je deze code factureert zoals de maaltijdcheques, vb. aan een coëfficiënt van Hiervoor dien je de volgende gegevens in te vullen in de formule op algemeen niveau: 1. Waarde: CDeenheid: 3 Daarna sluit je het scherm en is de aanmaak van deze nieuwe looncode afgerond. [naam module]

21 [naam module]

22 4.2 In te stellen parameters Volgende parameters dienen ingesteld te worden om de module van de ecocheques te activeren in HiAnt: Om het menu item Bestelling EcoCheques zichtbaar te maken in het menu Globaal vanuit het hoofdscherm: Param1 Param2 Param3 Waarde Menu FrmMain mnuglobalelijsten(23 2 ) Om de bestelprocedure te kunnen laten opstarten: Param1 Param2 Param3 Waarde Ecocheque Looncode * 2801 Om aan te geven of de leverancier Sodexo of Accor is, moet je de juiste waarde ingeven bij onderstaande parameter: Edenred = ACCOR Param1 Param2 Param3 Waarde Ecocheque Bestelling Leverancier SD Ecocheque Bestelling Leverancier AC Om jouw klantennummer bij de leverancier Sodexo of Accor kenbaar te maken aan HiAnt: Param1 Param2 Param3 Waarde Ecocheque Bestelling Klantnummer <klantnummer van jouw firma bij de leverancier> Indien je wenst dat de naam van de begunstigde op de ecocheque verschijnt, dien je volgende parameter aan te maken met waarde 1 (standaardwaarde is 0): Param1 Param2 Param3 Waarde Ecocheque Bestelling NaamOpCheque 0 [naam module]

23 [naam module]

24 4.3 Query Analyser Op de Query Analyser dien je in de tabel GlobalVar bij de code ECO_BestelID de waarde 0 in te geven: [naam module]