Solid Business Systems Postbus BJ Almere Tel: Fax: Handleiding SoT RFID

Transcriptie

1 Solid Business Systems Postbus BJ Almere Tel: Fax: Handleiding SoT RFID

2 Inhoud Introductie Bladzijde 1 Complete set Systeem eisen Installatie software Montage paslezer Admin module Bladzijde 2 Medewerkers Bladzijde 2 PIN Bladzijde 2 Pas registeren Bladzijde 2 Reserve pas registreren Bladzijde 2 Uurroosters Bladzijde 3 Afwezigheidsredenen handmatig Bladzijde 3 Werkschema Bladzijde 4 Individueel een afwezigheid toekennen Bladzijde 4 Collectief een afwezigheid toekennen Bladzijde 4 Correcties Bladzijde 5 Nieuwe correcties Bladzijde 5 Rapportage Bladzijde 6 Rapportage printen Bladzijde 6 Overuren en min-uren Bladzijde 6 Boekingen bewerken Bladzijde 6 Instellingen Bladzijde 7 Speciale codes (afwezigheidsredenen via de prikklok) Bladzijde 7 Punctualiteits gemiddelden Bladzijde 7 ID module Bladzijde 8 INFO module Bladzijde 8

3 Introductie Gefeliciteerd met de aankoop van dit technische hoogstandje van Rimax ontworpen en geproduceerd in Spanje. Enige kennis van techniek strekt tot de aanbeveling alhoewel dit niet echt noodzakelijk is. Introductie: In het begin is alles nog onbekend maar met behulp van deze handleiding wordt u stap voor stap bekend gemaakt met de software. De complete set: In de doos bevindt zich het volgende: - RFID paslezer (licentie code zie achterzijde) met USB kabel - CD met SoT voor Windows 2003/NT/XP/Vista (W7 via update) - 20 RFID pasjes Minimum systeem eisen: Pentium III PC, 256 MB RAM, 50 MB vrije ruimte op de harddisk, CDROM speler, VGA scherm, Microsoft Windows XP en printer. Scherm: vanaf 800x600 instelling. Installatie software: Plaats de bijgeleverde CD in uw CDROM speler en start de installatie (windows doet dit automatisch; indien niets gebeurt click dan op mijn computer icoon en open de folder van de CDROM (bij XP: start mijn computer en de CDROM) en click het icoontje. De software bestaat uit drie modules, elk afzonderlijk of tegelijk te installeren: - Admin module (bewerkingen, registratie personeel etc) - ID module (klokmodule) - Info module (wie is aanwezig en wie niet) BELANGRIJK: Er wordt nu een scherm getoond waarin u enkele vragen wordt gesteld. Volg deze op. Click op installeer complete en na installeren laat de pc opnieuw opstarten. Na opstarten sluit nu pas de RFID paslezer aan op een USB poort. Nu worden de stuurprogramma s geïnstalleerd. Windows meldt vanzelf dat alles gereed is en kan worden gebruikt. De ID module start nu. Indien er een nieuwe database moet worden aangemaakt sluit dan de ID module en start eerst de Admin module om het pad te kiezen (kan op netwerk, server, usb stick, netwerkschijf enz.) en maak uw medewerkers aan en ken ze een pasje toe. De ID en de Admin module kunnen niet tegelijk actief zijn indien geïnstalleerd op 1 pc. Dit kan wel binnen een netwerk; admin en ID module elk op een andere pc in het netwerk. Montage paslezer: De paslezer kan m.b.v. speciale tape aan de wand worden gemonteerd of vast geschroefd. Indien u de frontsticker voorzichtig weg buigt kunt u twee schroeven plaatsen. De USB kabel mag verlengd worden naar 10 meter.(niet meegeleverd) -1-

4 Admin module Medewerkers: Click op het icoon Medewerkers om eerst een afdeling aan te maken. Click op de invoerregel Bedrijfsnaam of afdeling. U geeft hier in de naam van het bedrijf in en click vervolgens op de gele pijl ernaast afgebeeld. Uw ingave wordt onmiddellijk rechts getoond. U heeft nu een bedrijfsnaam ingegeven. Voer nu de naam in van een medewerker in het vakje medewerker. Vul eventueel telefoonnummer in het vakje telefoon. Doe op dezelfde wijze voor en positie indien van toepassing. PIN In het vakje PIN geeft u een cijfer code in. De PIN mag uit één of meerdere cijfers bestaan. Deze PIN is verplicht. De PIN wordt gekoppeld aan het pasje. Indien u een pasje hergebruikt moet u ook een nieuwe unieke PIN code ingeven. De PIN wordt niet gebruikt tijdens klokken. Druk op de gele knop naast het vakje medewerker om ingegeven gegevens te bewaren. Opgegeven PIN code hoort definitief bij een geregistreerde pas! Hiernaast ziet een voorbeeld van ingevoerde medewerkers, hun namen en gegevens. Door een naam te dubbelclicken worden gegevens van die persoon getoond. Gele pijlknop (opslaan) Paslezer aanzetten om pas in te lezen Pasje registreren Dubbelclick op de naam van een zojuist ingevoerde medewerker. Zet de paslezer aan door op het linker vakje te clicken. Biedt de pas vervolgens rustig aan om de registratie vast te leggen. Vergeet niet de gele pijlknop aan te clicken om te bewaren Vastleggen reserve pas (bij verlies): Zelfde wijze als hierboven maar dan veld PID2 gebruiken. -2-

5 Uurroosters Uurroosters stelt u in indien u controle wilt uitoefenen of de medewerker zich houdt aan gemaakt afspraken voor werktijden. Indien u daarvoor kiest en de uurroosters ook inpland per medewerker stelt u het systeem in staat een punctualiteit rapport te genereren. Geef in een naam voor uw nieuwe uurrooster in uurrooster omschrijving en click op de gele pijl ernaast afgebeeld. Geef het aanvang uur in bij IN. Doe ditzelfde voor de einde werktijd bij UIT. Click hierna op de gele pijl naast IN. U kunt u het rooster ook opsplitsen in twee delen. s-ochtends, s-middags (zie rapportage). Afwezigheidsredenen handmatig: U heeft nu een uurrooster gemaakt. U kunt meerdere uurrooster aanmaken. In werkrooster plant u deze bij medewerkers pas in. Afwezigheids redenen als dokter, tandarts maar ook feestdagen en vakantie dagen kunt u in dit venster ook ingeven. In werkrooster kent u ze individueel of collectief aan medewerkers of afdelingen toe. Geef de naam van de nieuwe afwezigheidsreden in in het vakje afwezigheid omschrijving. Click vervolgens op de gele pijl ernaast. Dubbelclick de nieuwe afwezigheidsreden en click op de kalender voor de datum. U kunt de knoppen in de kalender gebruiken om een andere maand dan de huidige te kiezen. Click vervolgens op de gele pijl naast de kalender. Opmerking: U kunt ook achteraf correctie boekingen maken in correcties voor afwezigheid of andere redenen. Zie Correcties. -3-

6 Werkschema In werkschema plant u de gemaakte uurroosters per medewerker in en plant u ook de individuele of collectieve afwezigheid. Individueel toekennen van een uurrooster click op de medewerker uit de lijst rechts. Selecteer de dagen van de maand (gepasseerde dagen worden geweigerd) waarop u het rooster actief wilt laten zijn. click vervolgens op de gele pijl wijzen naar onderen. Click vervolgens op de gele pijl wijzend naar boven. Click op Ja. Individueel een afwezigheid toekennen Individueel toekennen van een afwezigheid click op de medewerker uit de lijst rechts. Click op de gemaakte afwezigheden uit de lijst (gepasseerde dagen worden geweigerd). Click vervolgens op de gele pijl wijzend naar onderen. Click vervolgens op de gele pijl wijzend naar boven. Click op Ja. Collectief toekennen van afwezigheid of uurrooster Om een aangemaakte afwezigheid of uurrooster collectief toe te kennen click dan op de bedrijfsnaam of afdelingsnaam rechts. Click vervolgens op een afwezigheid in Afwezigheden en click op de gele pijl ernaast. Click op Ja. -4-

7 Correcties U kunt boekingen toevoegen, in en uitboekingen corrigeren in dit venster. Verklaring van icoon knoppen: Maken nieuwe correctie Verplaats correctie naar rapportage Print correcties Wis gekozen correctie Toon gevonden boekingen Filter voor uitfilteren onvolledige boekingen als vergeten uitklokken. Deze vindt u alleen hier terug. Tonen onvolledige boekingen: Maak eerst uw periode keuze datum van/tot. Click daarna op Met inboeking en Zonder uitboeking. Click op medewerker of afdeling of bedrijfsnaam en click de gele pijl. Nieuwe correctie Kies eerst de datum in van tot en dubbelclick op de medewerker van keuze. Click op om de nieuwe boeking te maken. Click op het vakje onder IN en voer de tijd in. Click Ja. U kunt in opmerkingen onderaan in het venster nog commentaar ingeven. Click op om de gemaakte correctie naar Rapportage te verplaatsen. -5-

8 Rapportage Click op de periode waarover een wilt zoeken naar boekingen. Geef bij Van tot de datum in of m.b.v de kalender. Dubbelclick op de naam van een medewerker waarvan u rapportage van boekingen en totalen wenst te zien en te printen. Verklaring van icoon knoppen Rapport zien alvorens printen Geeft boekingen weer Verplaats boeking naar correcties Meerdere rapporten tonen Export van rapport in csv bestand Rapportage printen Geef de datum in van/tot betreffende de gewenste boekingen periode. Dubbelclick de medewerker en click op de gele pijl. Boekingen worden nu getoond. Click op om de boekingen te zien. Click de printer icoon om het rapport te printen. Het logo in het rapport kunt u zelf wijzigen in uw eigen logo in de map: Admin. Verklaring: In : volgens het ingeplande rooster Werkelijk in : werkelijk ingeklokt door medewerker Uit : volgens het ingeplande rooster Werkelijk uit : werkelijk uitgeklokt door medewerker Rode totalen : Min-uren Groene totalen: Over-uren Boekingen bewerken Geef de datum in van/tot en dubbelclick op de medewerker. Click op de gele pijl en vervolgens op de boeking die u wilt wijzigen. Click daarna op icoon om deze boeking te verplaatsen naar het correcties venster. Click op het vakje onder Werkelijk in of Werkelijk uit en voer de te corrigeren tijd in. -6-

9 Instellingen Verklaring van icoon knoppen Backup copy terugzetten Back up copy maken Pad bestand wijzigen Speciale codes Toegang wachtwoord instellen. Vink zien en wijzig aan en voer wachtwoord naar keuze in. Bij de eerstvolgende opstart wordt u dit wachtwoord gevraagd. Speciale codes (afwezigheidsredenen via de prikklok) U kunt speciale codes benoemen zodat uw personeel zelf via de ID module (toetsenbord) kan aangeven met welke reden zij eerder uitklokken of later binnenkomen. Uitklokken met afwezigheid doet u als volgt: Druk op het toetsenbord op de F toets (functie) en daarna bijv. 01 (code). Deze code dient te worden ingetoetst bij vertrek en terug komen! (wordt dit niet gedaan dan wordt bij terugkomen uitgeklokt) De bij deze code behorende afwezigheidreden verschijnt in het venster. Houdt nu uw pasje bij de paslezer en u klokt uit met afwezigheid. Deze afwezigheid vindt u terug in Rapportage. Click op Instellingen en daarna op de speciale code icoon om het ingave venster te activeren. U kunt 99 codes in deze lijst vrij bestemmen voor uw eigen redenen. Code 01 bijvoorbeeld: Dokter/Tandarts U kunt aangeven; betaald of onbetaald. Breng in mindering op werkdag: dit geldt voor onbetaalde afwezigheid. Actief: click dit vakje aan om de code beschikbaar te maken voor gebruik. Punctualiteits gemiddelden Door dit keuzevakje aan te clicken activeert u de punctualiteits controle in de rapportage. U dient dan ook een werkrooster in te geven. In rapportage wordt de punctualiteit weergegeven. Indien u het uurrooster in tweeën opsplitst (ochtend en middag) wordt deze met resp. 1 en 2 aangegeven in het rapport. -7-

10 ID - Paslezer Dit is het actuele venster en programma wat de boekingen registreert. De ADMIN module wordt alleen gebruikt voor het aanmaken nieuwe medewerkers, boekingen correctie en rapportage. De ID module wordt gebruikt om de paslezer in de klokstand te zetten. Het display wordt hierbij ook aangestuurd door de ID module. Na het starten kan er geklokt worden. Houdt uw pasje bij de paslezer en er verschijnt in dit venster uw naam en de mededeling of in uit of in klokt. Afwezigheid uitklokken: Druk op het toetsenbord op de F toets. Nu verschijnt F in het venster. Toets de code bijvoorbeeld 01 in. Nu toont het venster de afwezigheids omschrijving. Houdt u pas bij de paslezer en u wordt uitgeklokt met deze afwezigheid. Klok (pop-up) venster ID module. Geluidsignalen: De paslezer heeft een buzzer in zich en deze kan worden aangezet bij instellingen. (geluidsignalen) Door op het icoon te clicken kunt u de instellingen wijzigen. Verklaring van functies: Algemeen Taal instellen : kies Nederlands uit de lijst Berichten : kies pc scherm/terminal Wijzig dir : pad bestand wijzigen Geluidsignalen: paslezer s buzzer inschakelen Aanwezig Marges : minimale tijd tussen boekingen Altijd tonen : pop up wordt uitgeschakeld. De usb paslezer heeft een ingebouwde buzzer voor correct in & uitklokken en weigeren. Korte piep; correct inklokken, 2x korte piep; correct uitklokken, lange piep; al geklokt(marge) INFO module Er is een INFO module die inzage geeft in wie is aanwezig en wie niet. Dit wordt getoond in een grafisch tableau. M.b.v. de CD kunt u deze INFO module overal in uw netwerk installeren en het pad naar het gegevensbestand opgeven. -8-8