CIRCULAIRE NOTA. (Bijgewerkt op 1 juli 2016)

Transcriptie

1 Directie Protocol Bijlagen : 4 CIRCULAIRE NOTA ADMINISTRATIEVE PROCEDURE VOOR DE ACCREDITATIE VAN HET DIPLOMATIEK EN HET ADMINISTRATIEF EN TECHNISCH PERSONEEL VAN DE DIPLOMATIEKE ZENDINGEN IN BELGIË EN HUN FAMILIELEDEN (Bijgewerkt op 1 juli 2016) De Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking biedt de in Brussel gevestigde diplomatieke zendingen haar complimenten aan en heeft de eer hen in kennis te stellen van de procedure die moet worden gevolgd met het oog op de accreditatie van de personeelsleden van de diplomatieke zendingen en hun gezinsleden. Deze circulaire nota bevat informatie over de algemene formaliteiten die van toepassing zijn op alle personeelscategorieën van de zending inzake aanstelling, mededeling van aankomst en indiensttreding, vertrek en beëindiging van de functie, adreswijziging, verandering van functie of van burgerlijke staat. In afzonderlijke aanvullende circulaire nota s wordt nader ingegaan op de formaliteiten die voor elke personeelscategorie apart moeten worden vervuld, bv. posthoofd, militair attaché, militairen, politieverbindingsofficieren, echtgen(o)t(e)/wettelijke partner en kinderen. De voorwaarden voor accreditatie van de leden van het particulier huishoudelijk personeel, bedienend personeel bij de huishoudelijke dienst van de zending, het ter plaatse in dienst genomen personeel en de ambtenaren en personen belast met een officiële opdracht in België zijn beschreven in afzonderlijke circulaire nota s. De Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking maakt van de gelegenheid gebruik om de verzekering van zijn zeer bijzondere hoogachting jegens de in Brussel gevestigde diplomatieke zendingen te hernieuwen. Aan de in Brussel gevestigde diplomatieke zendingen. 1

2 ADMINISTRATIEVE PROCEDURE VOOR DE ACCREDITATIE VAN HET DIPLOMATIEK EN HET ADMINISTRATIEF EN TECHNISCH PERSONEEL VAN DE DIPLOMATIEKE ZENDINGEN IN BELGIË EN HUN FAMILIELEDEN INHOUDSTAFEL 1. Algemene beginselen Leden van het diplomatiek en het administratief en technisch personeel van de diplomatieke zending Verbale nota van de diplomatieke zending Agrementsprocedure voor het posthoofd Goedkeuringsprocedure voor de militaire attachés en de politie-verbindingsofficieren Personeelsbestand van de diplomatieke zending binnen redelijke en normale grenzen Inschrijving bij de Directie Protocol en toekenning van hetzelfde statuut aan personeelslid titularis van de functie en aan zijn gezinsleden Het bevoorrecht statuut wordt toegekend door de ontvangststaat Diplomatiek personeel heeft de nationaliteit van de zendstaat Geen bevoorrecht statuut voor de Belgische landgenoten Geen bevoorrecht statuut voor personen die in een Belgische gemeente ingeschreven zijn Tijdelijke verblijfsduur is zonder gevolg voor het persoonlijk statuut Voorrechten en immuniteiten ter verzekering van het goed functioneren van de zending Inwonende gezinsleden Een speciale identiteitskaart is een tijdelijke verblijfsvergunning Eén speciale identiteitskaart per persoon Verlies/diefstal van de speciale identiteitskaart Procedure bij inschrijving in het register van de Directie Protocol Verbale nota en inschrijvingsformulier Paspoort Visumaanvraag Datum van indiensttreding Adres Naamgebruik Types van speciale identiteitskaarten Vermeldingen op de speciale identiteitskaarten Geldigheid van de speciale identiteitskaarten Hernieuwing of verlenging van de speciale identiteitskaarten Diplomatiek personeel verblijvende in het buitenland Diplomatieke lijst en Protocollaire voorrangslijst Procedure van uitschrijving uit het register van de Directie Protocol Kennisgeving van het definitief vertrek of van de beëindiging van de functies bij de zending en teruggave van de documenten en de CD-nummerplaten

3 3.2 Verlenging van het verblijf van een personeelslid van de zending, zijn echtgeno(o)t(e), wettelijke partner of van de kinderen Uitschrijving wegens uitoefening van een winstgevende handels- of beroepsbezigheid.. 16 Bijlage 1: Koninklijk Besluit van 30 oktober 1991 betreffende de documenten voor het verblijf in België van bepaalde vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 17 december 1991, blz ) Bijlage 2: Koninklijk Besluit ter wijziging van het Koninklijk Besluit van 30 oktober 1991 betreffende de documenten voor het verblijf in België van bepaalde vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 13 juni 2005, blz ) Bijlage 3: Model inschrijvingsformulier Bijlage 4: Modellen speciale identiteitskaarten 1. Algemene beginselen 1.1 Leden van het diplomatiek en het administratief en technisch personeel van de diplomatieke zending Er wordt van de diplomatieke zendingen verwacht dat zij bij de aanmelding en aanvraag voor inschrijving bij de Directie Protocol van hun (uitgezonden) personeelsleden rekening houden met het bestaan van de verschillende categorieën zoals voorzien in art. 1 van het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer (1961), zodat de Directie Protocol het daarmee overeenstemmende statuut kan toekennen. Zo maakt art. 1 van het Verdrag van Wenen (1961) een duidelijk onderscheid tussen de «leden van het diplomatiek personeel» en de andere categorieën van personeelsleden van de zending. Het diplomatiek statuut wordt, in de algemene regel, enkel toegekend aan de ambtenaren die een diplomatieke functie uitoefenen, en volgens de graden en titels die in overeenstemming met de internationale verdragen en gebruiken en met het Belgische recht worden verleend aan het diplomatiek personeel. Teneinde verwarring tussen diplomatiek en consulair statuut te voorkomen is het ook gebruikelijk dat consulaire titels worden voorbehouden aan personeelsleden van consulaire zendingen en dat personeelsleden van diplomatieke zendingen, die belast zijn met consulaire functies, de in de ambassades gebruikelijke titels dragen. Er zal door de Directie Protocol rekening gehouden worden met deze regel voor de vermelding van de diplomatieke graden en titels op de speciale identiteitskaarten. Zo maken, bij wijze van voorbeeld en volgens de gebruiken, volgende functies deel uit van de categorie «technisch en administratief personeel»: typisten, secretaressen, administratieve medewerkers en adjuncten, tolken, klerken, bureelbedienden, ICT-technici, enz. De diplomatieke zendingen kunnen ook ter plaatse personeelsleden aanwerven. Deze personeelsleden zijn, ongeacht hun nationaliteit, onderworpen aan de bepalingen van de Belgische arbeidswetgeving en aan de Belgische sociale zekerheidswetgeving. Aan deze personeelsleden geeft de Directie Protocol geen speciale identiteitskaart, en zij genieten dus noch voorrechten, noch immuniteiten. Zie de aparte circulaire nota terzake. 3

4 Volgens de principes vervat in art. 9 en art. 11 van het Verdrag van Wenen (1961) kan de ontvangende Staat, hetzij ambtenaren van een bepaalde categorie, hetzij individuele personen weigeren te aanvaarden als personeelslid van de diplomatieke zending. De ontvangststaat, en dus de Directie Protocol, heeft terzake een discretionaire bevoegdheid. De diplomatieke zendingen worden derhalve uitgenodigd te waken over het respect van de verschillende personeelscategorieën, zoals voorzien in art. 1 van het Verdrag van Wenen (1961), evenals van de daarmee overeenstemmende functies, teneinde elke verwarring tussen de bestaande statuten te voorkomen, wat uiteraard niet bevorderlijk zou zijn voor de goede werking van de diplomatieke zendingen. Personen, die geen functie uitoefenen binnen de diplomatieke zending, en dus niet vallen binnen de personeelscategorieën of binnen de functies voorzien door het Verdrag van Wenen (1961 zie art. 3) kunnen uiteraard ook niet worden aanvaard als personeelsleden van de diplomatieke zending. 1.2 Verbale nota van de diplomatieke zending Overeenkomstig art. 10 van het Verdrag van Wenen van 1961, moet de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken in kennis worden gesteld van de aanstelling, de aankomst, het vertrek, de beëindiging (en dus ook de eventuele veranderingen) van de functies, burgerlijke staat en het adres van de leden van de diplomatieke zendingen, hun gezinsleden en hun particuliere huisbedienden. In principe krijgt de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Directie Protocol hiervan een officiële kennisgeving via een verbale nota van de diplomatieke zending. 1.3 Agrementsprocedure voor het posthoofd Terzake wordt o.m. verwezen naar art. 4, 5, 6, 9, 13, 14, 15, 16, 18, en 19 van het Verdrag van Wenen (1961), alsmede naar de aparte circulaire nota inzake de posthoofden. 1.4 Goedkeuringsprocedure voor de militaire attachés en de politieverbindingsofficieren In toepassing van art. 7 van het Verdrag van Wenen (1961) is een voorafgaandelijke goedkeuringsprocedure toepasselijk voor de accreditatie van de militaire attachés, de defensie-attachés en de politie-verbindingsofficieren. Zie terzake ook de aparte circulaire nota s. 4

5 1.5 Personeelsbestand van de diplomatieke zending binnen redelijke en normale grenzen De ontvangende staat kan bepalen dat het personeelsbestand van de diplomatieke zending moet worden gehandhaafd binnen redelijk en normaal geachte grenzen, rekening houdend met de omstandigheden en de situatie in de ontvangende staat en met de behoeften van de desbetreffende zending. De ontvangende staat kan ook, binnen voornoemde grenzen en zonder discriminatie, ambtenaren van een bepaalde categorie of individuele personen weigeren te aanvaarden als personeelslid van de diplomatieke zending. In dit verband wordt verwezen naar art. 9 en 11 van het Verdrag van Wenen van Inschrijving bij de Directie Protocol en toekenning van hetzelfde statuut aan personeelslid titularis van de functie en aan zijn gezinsleden De Directie Protocol kent aan de uitgezonden personeelsleden van de diplomatieke zending en aan hun gezinsleden, het bevoorrecht statuut toe dat overeenstemt met de in het Verdrag van Wenen (1961) voorziene personeelscategorieën en dit binnen de voorwaarden beschreven in onderhavige circulaire nota alsmede in de specifieke circulaire nota s. Daarbij wordt rekening gehouden met de in België heersende wetten, regelingen, gebruiken en omstandigheden. De Directie Protocol baseert zich bij de toepassing van de bepalingen van het Verdrag van Wenen (1961) op het gelijkheidsbeginsel, zoals beschreven in art. 47 van het Verdrag, en op de verplichting van de personen die (ingevolge hun inschrijving bij de Protocoldirectie) voorrechten en immuniteiten genieten om de wetten en regelingen van de ontvangende Staat te eerbiedigen en zich niet in te laten met de binnenlandse aangelegenheden van de ontvangende Staat, zoals bepaald in art. 41 van het Verdrag. Er wordt verwezen naar de specifieke circulaire nota s die zijn gewijd aan de inschrijving bij Protocol van het posthoofd, de militaire attachés, de militairen, de politieverbindings-officieren, de kinderen, de echtgeno(o)te of niet-gehuwde wettelijke partner, het bedienend personeel in de huishoudelijke dienst van de zending, het particulier huishoudelijk personeel, en de ambtenaren en personen belast met een officiële zending. 1.7 Het bevoorrecht statuut wordt toegekend door de ontvangststaat Het bevoorrecht statuut wordt door de ontvangende Staat toegekend op basis van de door de diplomatieke zendingen verstrekte gegevens over hun personeelsleden, meer bepaald over de functie die binnen de diplomatieke zending wordt uitgeoefend, overeenkomstig de categorieën, zoals vastgelegd in het Verdrag van Wenen (1961), en zoals toegelicht in deze circulaire nota. Het type paspoort (uitgereikt door de zendstaat), dat in principe in overeenstemming moet zijn met de uitgeoefende functie en dus deze functie normaal ook dient te vermelden, is een belangrijk indicatief gegeven voor de toekenning van het statuut door de ontvangststaat. Indien de Directie Protocol tot de bevinding komt dat een speciale identiteitskaart (D, P, C, S en E) werd afgegeven op basis van onjuiste gegevens, behoudt ze zich het recht voor de kaart nietig te verklaren en de desbetreffende zending te verzoeken ze onmiddellijk weer in te leveren. 5

6 Deze regel is eveneens van toepassing wanneer de Directie Protocol zelf een vergissing zou hebben gemaakt bij de afgifte van de speciale identiteitskaarten en een rechtzetting van het statuut dient te maken teneinde het gelijkheidsbeginsel te respecteren, zoals dit is bepaald in art. 47 van het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer (1961). 1.8 Diplomatiek personeel heeft de nationaliteit van de zendstaat Art. 8, 1 van het Verdrag van Wenen (1961) voorziet dat de leden van het diplomatieke personeel in beginsel de nationaliteit van de zendstaat bezitten. Deze regel wordt door de Directie Protocol strikt nageleefd. Indien leden van het diplomatiek personeel een dubbele nationaliteit hebben (andere dan de Belgische) wordt enkel rekening gehouden met de nationaliteit van de zendstaat. Voor gezinsleden, die een andere nationaliteit hebben dan deze van de zendstaat, leze men, met het oog op de te vervullen formaliteiten, de circulaire nota na over de echtgenoten/echtgenotes/niet-gehuwde wettelijke partners/en kinderen. 1.9 Geen bevoorrecht statuut voor de Belgische landgenoten Op basis van art. 8, 2, alsmede van art. 37 en 38 van het Verdrag van Wenen (1961) voorziet de protocollaire praktijk in België dat personen, die de nationaliteit van de ontvangststaat hebben, in casu, de Belgische nationaliteit, niet in aanmerking komen voor een bevoorrecht statuut. De Directie Protocol maakt op deze regel geen uitzonderingen, zelfs niet voor personen die de dubbele nationaliteit hebben, waaronder ook de Belgische. Deze regel geldt zowel voor de titularissen van een functie bij een diplomatieke zending als voor hun inwonende gezinsleden Geen bevoorrecht statuut voor personen die in een Belgische gemeente ingeschreven zijn Op basis van art. 37 en 38 van het verdrag van Wenen (1961) kent de Directie Protocol geen bevoorrecht statuut toe aan een persoon van vreemde nationaliteit die ingeschreven is in het bevolkingsregister van een Belgische gemeente. Indien een Zendstaat deze persoon toch als diplomaat wenst te laten accrediteren in België, dient de betrokken persoon zelf het initiatief te nemen om zich uit de bovenvermelde bevolkingsregisters te laten uitschrijven teneinde van een bevoorrecht statuut te kunnen genieten. Zijn persoonlijk statuut in de periode vóór zijn inschrijving in de registers van het Protocol valt volledig onder het gemeen recht. Voor elk geschil waarbij deze persoon in voormelde periode zou betrokken zijn, zal hij zich onthouden beroep te doen op de immuniteiten van zijn geprivilegieerd statuut. Een persoonlijke verklaring in deze zin, ondersteund door een verbale nota, zal gevraagd worden bij de aanvraag van zijn speciale identiteitskaart. Indien een persoon van vreemde nationaliteit, die vermeld (niet ingeschreven) wordt in het Rijksregister van fysieke personen en houder is van een speciale identiteitskaart (type P of S) van functie verandert (door bijvoorbeeld van statuut of van post te veranderen in België), zal hem het statuut verleend worden overeenkomstig zijn nieuwe functie zoals voorzien in de Conventie van Wenen van

7 Personen die ter plaatse aangeworven worden kunnen niet van een bevoorrecht statuut genieten (zie circulaire nota in verband met ter plaatse aangeworven personeel) Tijdelijke verblijfsduur is zonder gevolg voor het persoonlijk statuut De verblijfplaats in België van uitgezonden personeelsleden van de zendstaat wordt altijd beschouwd als een tijdelijke verblijfplaats in België aangezien zij geacht worden hun domicilie of wettelijke woonplaats in de zendstaat te behouden. De duur van het tijdelijk verblijf op het Belgisch grondgebied, tijdens de uitoefening van de officiële functie bij een diplomatieke zending, blijft dan ook zonder gevolg voor het statuut van de persoon Voorrechten en immuniteiten ter verzekering van het goed functioneren van de zending Zoals vermeld in de preambule van het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer (1961) is het doel van de voorrechten en immuniteiten niet personen te bevoorrechten, doch te verzekeren dat de diplomatieke zendingen als vertegenwoordigers der Staten doelmatig functioneren Inwonende gezinsleden Het Verdrag van Wenen (1961) inzake diplomatiek verkeer voorziet dat de inwonende gezinsleden van het personeelslid van de diplomatieke zending, indien zij geen onderdaan zijn van de ontvangststaat, noch permanent verblijfshouder, eveneens een bevoorrecht statuut en dus een speciale identiteitskaart kunnen bekomen van de Directie Protocol. Volgens de gangbare praktijk in België worden door de Directie Protocol als inwonende gezinsleden beschouwd: de echtgenote/echtgenoot, de niet-gehuwde wettelijke partner (onder de voorwaarden beschreven in de bijzondere circulaire nota hierover) en de kinderen, die volledig ten laste zijn van het personeelslidtitularis van een functie bij de diplomatieke zending en die onder hetzelfde dak wonen. Voor deze categorieën van personen gelieve ook de specifieke circulaire nota s te raadplegen. Gezinsleden, die niet inwonend zijn bij het bevoorrecht personeelslid-titularis, zoals kinderen die in het buitenland studeren, of die in de zendstaat blijven, kunnen geen speciale identiteitskaart van de Directie Protocol bekomen. Zij kunnen wel bij een bevoegde Belgische diplomatieke of consulaire post een visum van lange duur (één jaar), met meerdere binnenkomsten, aanvragen wat hen in de mogelijkheid stelt om regelmatig hun ouders te bezoeken die geaccrediteerd zijn in België. De betrokken zending wordt verzocht om in dergelijk geval een officiële aanvraag met motivatie alsmede een kopie van het paspoort van de geïnteresseerden te doen toekomen bij de Directie Protocol. 7

8 Ouders en schoonouders worden, met het oog op het bekomen van een verblijfstitel in België, niet beschouwd als inwonende gezinsleden van het bevoorrechte personeelslid van de diplomatieke zending, en kunnen derhalve geen speciale identiteitskaart bekomen van de Directie Protocol. Zij vallen voor de toegang tot en verblijf op het Belgisch grondgebied onder de bevoegdheid van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Dienst Vreemdelingenzaken. Zij kunnen eveneens een visum van lange duur (met meerdere binnenkomsten één jaar) aanvragen om hen in de mogelijkheid te stellen regelmatig hun kinderen die in België geaccrediteerd zijn te bezoeken. Familieleden in de zijlinie, zoals broers, zusters, schoonbroers, schoonzusters, ooms, tantes, neven, nichten, enz. vallen voor de toegang tot en het verblijf op het Belgisch grondgebied, eveneens onder toepassing van het gemeen recht en dus onder de bevoegdheid van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Dienst Vreemdelingenzaken. Het komt deze personen toe de Belgische Ambassade of Consulaat in het land van oorsprong te contacteren voor het aanvragen van een visum. De Directie Protocol van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken is terzake niet bevoegd en kan in deze procedure dan ook niet tussenkomen. De persoon tewerkgesteld in de huishoudelijke dienst van een personeelslid van de zending kan wel inwonen bij de werkgever maar wordt niet beschouwd als gezinslid van de werkgever. Voor het statuut van de particuliere huispersoneelsleden wordt verwezen naar de bijzondere circulaire nota terzake Een speciale identiteitskaart is een tijdelijke verblijfsvergunning Een bijzondere identiteitskaart, kosteloos uitgereikt door de Directie Protocol, is een tijdelijke verblijfsvergunning voor België. De modaliteiten met betrekking tot deze speciale identiteitskaarten worden geregeld door het Koninklijk Besluit van 30 oktober 1991 betreffende de documenten voor het verblijf in België van bepaalde vreemdelingen (Belgisch staatsblad van 17 december 1991, blz , en van 13 juni 2005, blz ). Art. 11 van voormeld Koninklijk Besluit verplicht de houders van bijzondere identiteitskaarten er toe dit document steeds bij zich te hebben en het op vordering van elke gezagsdrager te vertonen. Hoewel een speciale identiteitskaart geen reisdocument is op zich kan het wel als visum dienst doen voor België of voor de landen van de Schengen-ruimte indien het gelijktijdig met een geldig paspoort wordt aangeboden. Het is absoluut verplicht dat de speciale identiteitskaarten naar de Directie Protocol worden teruggestuurd indien hun titularis niet langer de voorwaarden ervoor vervult om er houder van te zijn Eén speciale identiteitskaart per persoon Het is logisch dat elk personeelslid van een diplomatieke zending, ingeschreven bij de Directie Protocol, slechts één speciale identiteitskaart kan verkrijgen, zelfs al heeft deze persoon twee of drie verschillende functies binnen dezelfde diplomatieke zending of een bijkomende functie in een andere diplomatieke zending of in een consulaire zending. Een personeelslid van een internationale organisatie kan ook geen speciale identiteitskaart krijgen als lid van een diplomatieke zending. 8

9 Een persoon die houder is van een verblijfsvergunning, afgeleverd door een Belgische gemeente kan niet tegelijkertijd een speciale identiteitskaart van de Directie Protocol bekomen Verlies/diefstal van de speciale identiteitskaart In geval van verlies of diefstal van de speciale identiteitskaart, en in overeenstemming met art. 14 van het Koninklijk Besluit van 30 oktober 1991, kan een duplicaat (d.i. in de praktijk een nieuwe bijzondere identiteitskaart met dezelfde geldigheidsduur) worden afgeleverd. De aanvraag van een duplicaat dient te gebeuren door middel van een verbale nota, vergezeld van een attest van aangifte van verlies/diefstal bij de Politie. Overeenkomstig voornoemd art. 14 levert de directie Protocol een duplicaat af tegen kostprijs, te betalen bij het indienen van de aanvraag via de terminal Bancontact-Mister Cash aan het onthaal van het Egmontpaleis. De aanvraag dient door de geïnteresseerde persoonlijk gedaan te worden. Het bedrag van die kostprijs wordt door de Minister van Buitenlandse Zaken vastgesteld. 2. Procedure bij inschrijving in het register van de Directie Protocol 2.1 Verbale nota en inschrijvingsformulier De desbetreffende diplomatieke post stelt de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Directie Protocol officieel, via verbale nota, in kennis van de aankomst van de persoon en van de functie die het nieuwe personeelslid binnen de post zal uitoefenen. Desgevallend mag de naam van de persoon die hij/zij zal vervangen vermeld worden. De Directie Protocol regelt het tijdelijk verblijf op het Belgische grondgebied van alle personen, die worden vermeld in art. 1 van het Verdrag van Wenen van 1961 inzake diplomatiek verkeer, en dit voor de duur van hun functie. De verschillende personeelscategorieën worden toegelicht onder punt 1.1. De verbale nota gaat vergezeld van : - Twee documenten onder de naam «inlichtingen met het oog op het verstrekken van een bijzondere identiteitskaart van de Directie Protocol» (beschikbaar in de drie talen op de website van het Protocol zie link: zie model als bijlage 3) Deze worden volledig ingevuld, volgens de erin vervatte instructies, door de rechthebbende en de hem vergezellende gezinsleden en ondertekend door het posthoofd of door het gemachtigd personeelslid van de zending; - Het luik III (in blauwe kleur); - Een leesbare kleurenkopie van de voornaamste bladzijden van het geldige paspoort en van het eventueel gepaste visum (type D); - Andere documenten kunnen vereist zijn en opgevraagd worden, in de gepaste vorm (eensluidend verklaarde kopie, officiële vertaling, gelegaliseerd) door de Directie Protocol (zie circulaire nota s inzake de echtgeno(o)t(e), de wettelijke partner en de kinderen). 9

10 Zodra het dossier volledig is ingediend zal de speciale identiteitskaart ter beschikking worden gesteld aan het onthaalloket van de Directie Protocol, waar het kan worden afgehaald door een gemandateerd personeelslid van de zending, waarvan de naam per verbale nota door de diplomatieke zending werd meegedeeld aan de Directie Protocol. De wachttijd voor de afgifte van de speciale identiteitskaart bedraagt twee tot vier weken op voorwaarde dat het dossier correct werd ingediend. Het niet navolgen van de voorgeschreven formaliteiten, het indienen van onvolledige of niet ondertekende inlichtingsformulieren of van onleesbare koppies van de bewijsstukken kunnen de inschrijvingsprocedure bij de Directie Protocol en de afgifte van de speciale identiteitskaarten gevoelig vertragen. De diplomatieke zendingen worden derhalve uitgenodigd erover te waken dat de gevraagde inlichtingen en documenten behoorlijk en volledig worden verstrekt. 2.2 Paspoort Om zich te kunnen inschrijven bij de Directie Protocol moet het nieuwe uitgezonden personeelslid van de diplomatieke zending drager zijn van een geldig paspoort, uitgereikt door de zendstaat, en overeenstemmend met de personeelscategorie waartoe hij behoort. Het is dan ook logisch en gebruikelijk dat de functie vermeld staat in het overeenstemmende paspoort en dit voor alle personeelscategorieën. Indien, om redenen van interne reglementering of wetgeving in de zendstaat, de functie niet zou vermeld staan, of indien het passende paspoort niet zou worden voorgelegd, dan wordt de diplomatieke zending verzocht dit te bevestigen in de verbale nota, waarmee het personeelslid wordt aangemeld. Zo is het gebruikelijk dat een diplomatiek ambtenaar drager is van een diplomatiek paspoort, en dat zijn diplomatieke graad vermeld staat in het paspoort. Een lid van het technisch en administratief personeel is drager van een dienstpaspoort en ook zijn functie dient vermeld te staan in het paspoort. De gezinsleden van het uitgezonden personeelslid zijn normaal ook drager van hetzelfde type paspoort als het personeelslid titularis, dat eveneens is uitgegeven door de zendstaat met vermelding van de juiste gezinsrelatie met de titularis. Leden van het uitgezonden bedienend personeel van de zending kunnen zowel drager zijn van een gewoon paspoort als van een officieel paspoort, waarin eveneens de functie vermeld staat. Zie terzake de circulaire nota over het bedienend personeel van de zending. Voor de particuliere huispersoneelsleden wordt eveneens verwezen naar de aparte circulaire nota terzake die de juiste te volgen procedure beschrijft. Indien de zendstaat, ingevolge zijn interne wetgeving of reglementering, niet in de mogelijkheid is aan bepaalde categorieën van personeelsleden, (bv. militairen, gezinsleden van diplomaten, niet-nationalen), hetzelfde type officieel paspoort uit te reiken, dat normaal past bij de functie of bij het gevraagde statuut (zie hoger), dan worden de diplomatieke zendingen verzocht dit te willen bevestigen in de verbale nota, waarmede de inschrijving van de betrokken persoon wordt aangevraagd bij de Directie Protocol. 10

11 Niettegenstaande het vaststaande gebruik dat de rechthebbende ambtenaren het passende officiële paspoort dienen voor te leggen bij inschrijving bij de Directie Protocol impliceert dit niet dat het paspoort of het type paspoort automatisch recht geeft op een bevoorrecht statuut. Het paspoort dat in de eerste plaats een reistitel blijft, dient namelijk logischerwijze overeen te stemmen met de functie die werkelijk door betrokkene wordt uitgeoefend in de diplomatieke zending. 2.3 Visumaanvraag Personen, die in België aankomen om een functie uit te oefenen in een in België gevestigde diplomatieke zending, moeten in het bezit zijn van een passend visum dat is afgegeven door een Belgische diplomatieke of consulaire post gevestigd in de zendstaat of geaccrediteerd bij de zendstaat. Het doel van dit visum moet duidelijk worden vermeld bij het indienen van de visumaanvraag. De desbetreffende regels gelden met name voor het diplomatiek personeel, het administratief en technisch personeel, het bedienend personeel van de zending, het particulier huishoudelijk personeel alsmede voor hun gezinsleden. Voor het huishoudelijk personeel wordt verwezen naar de aparte circulaire nota die de bijzondere te volgen procedure beschrijft. Indien België een diplomatieke of consulaire post heeft in de zendstaat moet het uitgezonden personeelslid van de zending zich met zijn visumaanvraag richten tot deze post. Zo België geen diplomatieke of consulaire post heeft in de zendstaat, kan een visumaanvraag gebeuren bij een bevoegde Belgische diplomatieke of consulaire post in een ander land via de Ambassade van de zendstaat ter plaatse in dat land. Een diplomatieke post van een andere Staat van de Schengen-ruimte dan België kan aan een persoon, die een functie wil opnemen bij een diplomatieke zending in België, enkel een visum uitreiken in een aantal uitzonderlijke en naar behoren gestaafde gevallen, met name wanneer de uitgestrektheid van het ambtsgebied, de grote afstanden of de communicatieproblemen de bevoegde Belgische diplomatieke of consulaire post moeilijk bereikbaar maken. In dat geval kan de afgifte van een visum alleen plaatshebben op vraag van de FOD Buitenlandse Zaken of met haar uitdrukkelijke toestemming. Het wordt de desbetreffende zending aanbevolen hieromtrent een verbale nota te sturen naar de Directie Protocol vergezeld van een leesbare kleurenkopie van het paspoort van de betrokkene. 2.4 Datum van indiensttreding De datum van indiensttreding is niet noodzakelijkerwijze dezelfde als de datum van aankomst in België. Wat betreft de Ambassadeurs wordt de datum van overhandiging van hun geloofsbrieven aan Zijne Majesteit de Koning weerhouden als de datum van officiële opname van de functies. Wat de andere diplomaten betreft, wordt rekening gehouden met de datum van de verbale nota waarin de aankomst van de betrokkene wordt meegedeeld door de diplomatieke zending. Voor de andere personeelscategorieën geldt de datum die in het inlichtingenformulier wordt vermeld in de rubriek «datum van indiensttreding». 11

12 2.5 Adres Het tijdelijk verblijfadres in België van de diplomaat is meestal nog niet bekend op het tijdstip van zijn inschrijving bij de Directie Protocol. Het adres wordt nadien per verbale nota meegedeeld. Elke adreswijziging tijdens de periode dat de ambtenaar zijn opdracht vervult, moet worden meegedeeld (zie specifieke circulaire nota) zodat hij steeds zijn voorrechten en immuniteiten kan genieten (bijvoorbeeld: onschendbaarheid van de woning). 2.6 Naamgebruik Zoals bepaald door het internationaal recht is het de nationale wetgeving van de betrokken persoon die van toepassing is voor de vermelding van de naam op de speciale identiteitskaart afgegeven door de Directie Protocol. Derhalve zal de Directie Protocol voor de speciale identiteitskaart de naam gebruiken die vermeld staat in het paspoort van betrokkene, zonder evenwel de militaire of academische graad (bv.: Kolonel, Doctor, Ingenieur,..) hierbij te vermelden. Voor wat betreft het gebruik van de meisjesnaam van gehuwde vrouwen op de speciale identiteitskaarten zal de Directie Protocol de bepalingen volgen van het buitenlands Burgerlijk Wetboek van het land van de echtgenoot. Gemakkelijkheidshalve zal de Directie Protocol de naam gebruiken zoals vermeld in het paspoort van betrokkene. 2.7 Types van speciale identiteitskaarten Het uitreiken van identiteitskaarten wordt geregeld door het Koninklijk Besluit van 30 oktober 1991 betreffende de documenten voor het verblijf in België van bepaalde vreemdelingen (Belgisch Staatsblad van 17 december 1991, blz ). De Directie Protocol levert 5 types identiteitskaarten af, afhankelijk van het statuut van de houder, dat overeenstemt met de personeelscategorie waartoe het betrokken personeelslid behoort en dit op basis van de in de diplomatieke of consulaire zending uitgeoefende functie: (a) (b) een diplomatieke identiteitskaart (model I, D-kaart) wordt uitgereikt aan diplomatieke ambtenaren, houders van een diplomatiek paspoort, die een diplomatieke functie uitoefenen; een identiteitskaart voor administratieve en technische personeelsleden (model III, P-kaart) wordt uitgereikt aan de leden van het technisch en administratief personeel van de diplomatieke zending, houders van een dienstpaspoort; en aan consulaire bedienden, op voorwaarde dat ze een dienstpaspoort hebben; (c) een speciale kaart model IV, S-kaart wordt uitgereikt aan het bedienend personeel van de diplomatieke of consulaire zendingen; aan het particuliere personeel van de diplomaten en van beroepsconsuls-generaal; en aan «ambtenaren en personen belast met een officiële opdracht»; (d) (e) een consulaire identiteitskaart (model II, C-kaart) wordt uitgereikt aan agenten met een consulair statuut; zij hebben een statuut van consulair beroepsambtenaar en zijn doorgaans in het bezit van een diplomatiek paspoort een kinderkaart (model V, E-kaart) wordt afgeleverd aan kinderen jonger dan de leeftijd van 5 jaar. 12

13 2.8 Vermeldingen op de speciale identiteitskaarten De functiecategorie van de personeelsleden van de diplomatieke zendingen staan vermeld op de keerzijde van de speciale identiteitskaart: diplomaat, administratief of technisch personeel, bedienend personeel. De diplomatieke graad wordt niet vermeld uitgezonderd voor het Hoofd van de zending en de militaire attachés. In België wordt de titel van Ambassadeur enkel vermeld voor het posthoofd van een bilaterale ambassade, die zijn/haar geloofsbrieven heeft aangeboden bij Zijne Majesteit de Koning. Zo kan enkel het hoofd van een diplomatieke zending de titel Permanent Vertegenwoordiger dragen, indien het land dat hij vertegenwoordigd lid is van de internationale organisatie waarbij hij geaccrediteerd is. De posthoofden van een zending, geaccrediteerd bij een internationale organisatie, maar waarvan het land geen lid is, dragen de titel Hoofd van de zending. Het tijdelijk verblijfsadres in België van de diplomatieke ambtenaren en van hun gezinsleden is niet aangegeven op de speciale identiteitskaart. Het wordt ook niet meegedeeld aan de gemeentebesturen van hun tijdelijke verblijfplaats: alle administratieve formaliteiten verlopen derhalve via de Directie Protocol. Het tijdelijk verblijfadres in België van het administratief en technisch personeel, alsmede van de andere personeelscategorieën, wordt wel op de speciale identiteitskaart vermeld. Het wordt ook meegedeeld aan de gemeentebesturen. Het merendeel van de administratieve formaliteiten verloopt ook via de gemeenten. 2.9 Geldigheid van de speciale identiteitskaarten De diplomatieke identiteitskaarten «type D» voor diplomatieke ambtenaren of de speciale identiteitskaarten voor het administratief en technisch personeel «type P», worden de eerste maal afgegeven voor een geldigheidstermijn van 5 jaar. Na het verstrijken van deze periode wordt de kaart voor drie jaar verlengd, daarna op jaarbasis. Voor de andere categorieën van personeelsleden van de diplomatieke zending, zoals het bedienend personeel van de zending, het particulier huispersoneel, en buiten de zending, voor de ambtenaren en personen op officiële zending wordt, voor wat betreft de geldigheidstermijn van de speciale identiteitskaarten, verwezen naar de aparte circulaire nota s. Voor de situatie van de kinderen wordt eveneens verwezen naar de specifieke circulaire nota Hernieuwing of verlenging van de speciale identiteitskaarten De aanvraag voor de hernieuwing of de verlenging van de speciale identiteitskaarten (type D, P of E) gebeurt per verbale nota van de diplomatieke zending. Enkel voor de hernieuwing of verlenging van een identiteitskaart type D dient geen nieuw ingevuld inlichtingenformulier de aanvraag te vergezellen, op voorwaarde dat alle gegevens, vermeld op het vorige inlichtingenformulier onveranderd zijn gebleven. Enkel dient deel III van het inlichtingenformulier, voorzien van foto en handtekening bij de verbale nota te worden gevoegd, met eventueel in bijlage kopie van het geldig paspoort (indien de kopie eerder opgestuurd aan de Directie Protocol niet meer geldig zou zijn). De aanvraag voor de hernieuwing of de verlenging kan gedaan worden 3 maand voor de vervaldatum van de identiteitskaart. 13

14 In geval van verlies of diefstal van een identiteitskaart wordt een nieuwe kaart enkel aangemaakt op voorlegging van het afschrift of het bewijs van de verklaring van verlies of diefstal aan de politie, tegen kostprijs. Wanneer de Directie Protocol tot de bevinding komt dat een zending haar identiteitskaarten niet terugstuurt terwijl ze een nieuwe kaart voor een van haar personeelsleden heeft ontvangen, worden aan deze zending geen nieuwe identiteitskaarten meer afgegeven en dit tot alle oude kaarten zijn terug bezorgd Diplomatiek personeel verblijvende in het buitenland Het komt voor dat een diplomaat in België geaccrediteerd is met officiële standplaats in het buitenland en dat hij dus niet in België verblijft. In dat geval kan de Directie Protocol geen speciale identiteitskaart toekennen behalve indien hij/zij posthoofd, zaakgelastigde a.i., militaire attaché, defensieattaché of politieverbindingsofficier is. Indien een lid van het diplomatiek personeel aldus in België is geaccrediteerd zonder er te verblijven, wordt de betrokken diplomatieke zending verzocht de benoeming van deze persoon in België te laten weten door middel van een verbale nota aan de Directie Protocol. In bijlage dient een leesbare kopie van het diplomatiek paspoort van de betrokkene te worden overgemaakt. De benoeming van de betrokken persoon in België zal slechts effectief zijn na een positief antwoord per verbale nota van de Directie Protocol Diplomatieke lijst en Protocollaire voorrangslijst Zodra de diplomatieke ambtenaren, in functie van een Ambassade, ingeschreven zijn bij de Directie Protocol worden zij, samen met hun echtgenoot / echtgenote / wettelijke partner, vermeldt op de diplomatieke lijst van hun diplomatieke zending, in de hiërarchische volgorde van hun diplomatieke graad en volgens de datum van opname van hun functie. De ambassadeurs worden in de Protocollaire voorrangslijst opgenomen volgens de datum waarop zij hun geloofsbrieven hebben aangeboden aan Zijne Majesteit de Koning. 3. Procedure van uitschrijving uit het register van de Directie Protocol 3.1 Kennisgeving van het definitief vertrek of van de beëindiging van de functies bij de zending en teruggave van de documenten en de CDnummerplaten De diplomatieke zending wordt verzocht, in toepassing van art. 10, a) van het Verdrag van Wenen inzake diplomatiek verkeer (1961), de Directie Protocol per verbale nota in kennis te stellen van het definitief vertrek of van de beëindiging van de functies bij de zending van een personeelslid dat is ingeschreven bij de Directie Protocol. Deze kennisgeving dient ten laatste op de dag van de beëindiging van de functie te gebeuren. Tevens dient het definitief vertrek te worden meegedeeld van de gezinsleden (zie art. 10, b) van Verdrag van Wenen (1961). Deze verbale nota gaat vergezeld van de stukken, die werden afgegeven door de Directie Protocol, met name: 14

15 de identiteitskaarten van de ambtenaar, zijn gezinsleden en zijn huishoudelijk personeel; (in voorkomend geval) de CD-nummerplaat van de particuliere voertuigen; (in voorkomend geval) de toelating voor wapenbezit en de vergunning voor wapendracht; (in voorkomend geval) de jachtvergunning; (in voorkomend geval) de toegangskaart voor de luchthaven (terug te sturen naar de Directie Protocol Dienst Bezoeken en Beveiliging P2). Het niet terug bezorgen door de diplomatieke zending van de zendstaat aan de Directie Protocol van de diplomatieke identiteitskaart of van de CD-nummerplaten van de vertrekkende personeelsleden kan gevolgen hebben voor de afgifte van de diplomatieke identiteitskaart of van de CD-nummerplaten aan de nieuwe personeelsleden. Daarenboven zullen de niet terug bezorgde speciale identiteitskaarten na één maand aangegeven worden aan de politieautoriteiten van het Schengengebied. Indien een desbetreffende personeelslid van de zending onmiddellijk een nieuwe functie opneemt binnen dezelfde diplomatieke zending (met een verandering van statuut), of bij een andere diplomatieke zending van de zendstaat in Brussel, dan dient hij een volledig nieuw dossier met inschrijvingsformulier in te dienen bij de Directie Protocol voor het verkrijgen van een nieuwe speciale identiteitskaart, echter zonder dat er een nieuw visum in zijn/haar nog geldig paspoort wordt gevraagd (desgevallend zal een nieuw speciaal paspoort dienen voorgelegd, met vermelding van de nieuwe functie). Voor de inwonende gezinsleden, die waren ingeschreven bij de Directie Protocol, zal eveneens een nieuwe speciale identiteitskaart dienen aangevraagd. 3.2 Verlenging van het verblijf van een personeelslid van de zending, zijn echtgeno(o)t(e), wettelijke partner of van de kinderen Zodra de officiële functie van een personeelslid van een diplomatieke zending is beëindigd en dit ook door de diplomatieke zending per verbale nota officieel aan de Directie Protocol is bevestigd, is de Directie Protocol ook niet langer meer bevoegd voor het statuut van het desbetreffende personeelslid noch datgene van zijn gezinsleden, die eveneens waren ingeschreven in de registers van de Directie Protocol. Het is vanzelfsprekend dat betrokkene, nadat de beëindiging van zijn functies is meegedeeld, ook niet langer kan optreden als personeelslid van de diplomatieke zending. Indien derhalve de houder van een speciale verblijfskaart van het Protocol of één van zijn gezinsleden, na de beëindiging van de officiële functies, om persoonlijke redenen in België wenst te blijven, moet de betrokkene, met het oog op de regularisatie van zijn verblijf in België, een verblijfstitel naar gemeen recht aanvragen in de gemeente waar hij op dat ogenblik tijdelijk verblijft. Aangezien de persoon in kwestie niet langer een bevoorrechte status als lid van een diplomatieke zending geniet, ressorteert hij onder de bevoegdheid van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Dienst Vreemdelingenzaken. Gelieve in dit verband kennis te nemen van de circulaire nota betreffende het attest van teruggave van de diplomatieke identiteitskaart. 15

16 3.3 Uitschrijving wegens uitoefening van een winstgevende handels- of beroepsbezigheid Indien een bij de Directie Protocol geregistreerde gezinslid van een diplomatiek ambtenaar winstgevende handels- of beroepsbezigheden verricht in België, op basis van wat hierover bepaald is door de specifieke circulaire nota, dan wordt de desbetreffende persoon verzocht zijn/haar speciale identiteitskaart van bevoorrecht gezinslid terug te bezorgen aan de Directie Protocol. Indien er een bilateraal akkoord over deze materie bestaat dan dienen de bepalingen van dit akkoord te worden nageleefd. 16