fwg 3.0 via internet in twee stappen operationeel

Transcriptie

1 Toegang tot FWG 3.0 u over een super-useraccount beschikt dat specifiek voor uw abonnement is aangemaakt. De gegevens van dit account, de gebruikersnaam en het wachtwoord, zijn door FWG aan u verstrekt. Zodra u inlogt in FWG 3.0 via internet op komt u in het Persoonlijk menu terecht. Daar vindt u linksonder de optie Beheer. Als u ingelogd bent als super-user of dezelfde rechten hebt, is deze knop zwart en kunt u dit openen door erop te klikken. Beheer is op een andere manier ingericht dan in de cd-romversie. De reden hiervoor is dat er op de internetversie nieuwe functionaliteiten zijn: invoeren van groepsrollen; bestanden met functies samenvoegen of splitsen (optioneel); toevoegen van uw instellingslogo aan het Persoonlijk menu (optioneel). Daarnaast vindt u in Beheer de volgende functionaliteiten: inzien van de abonnementgegevens van uw organisatie; gebruikers aanmaken en bewerken; kiezen voor een volledig indelingstraject (vijf fasen) of een verkort traject (drie fasen); afdelingsnamen invoeren of bewerken; toegankelijk maken van inzage voor medewerkers en al dan niet kiezen voor het gebruik maken van een functie-identificatienummer; overzicht instellingsfuncties inzien en van een functie weer een voorstel maken of deze verplaatsen naar het instellingsarchief in het persoonlijk menu; beheren van de vrije velden waarmee u zelf variabelen kunt aanmaken en zo de eigen instellingsfuncties kunt onderbrengen in een zelf te kiezen structuur in Inzicht & Overzicht. fwg 3.0 via internet in twee stappen operationeel Alleen degene die beschikt over de gegevens van het super-useraccount heeft in eerste instantie toegang tot het systeem en zal een paar handelingen moeten uitvoeren om FWG 3.0 andere gebruikers van de organisatie toegankelijk te maken: definieer groepsrollen; ken groepsrollen toe aan gebruikers. Deze stappen lichten we hierna toe. Vervolgens gaan we in op andere mogelijkheden binnen Beheer.

2 definiëren van groepsrollen In FWG 3.0 kunt u bij Beheer gebruikers bevoegdheden toekennen. Deze bevoegdheden worden rollen genoemd. In de cd-romversie van FWG 3.0 hebben gebruikers afzonderlijke rollen. In FWG 3.0 via internet worden afzonderlijke rollen gecombineerd in groepsrollen. In Beheer moeten deze groepsrollen worden toegekend aan de gebruikers. De verschillende rollen zijn: Rol Beschrijving Start nieuwe indeling Aanmaken van een nieuwe functie-indeling in stap 1. Indelen Toetsen Archief Beheer Inzicht & Overzicht Overzicht indelingen Uitvoeren van de stappen 2 tot en met 4 in het indelingsproces. Toetsen van een functie in stap 5 en het accorderen van een Concept en indien geen sprake is van een verkort indelingstraject van Advies en Voorstel. Toegang tot het Archief met vervallen ijkfuncties en gearchiveerde instellingsfuncties. Mogelijkheid om vervallen instellingsfuncties terug te zetten naar status Besluit. Toegang tot Beheer met de mogelijkheden die in dit hoofdstuk worden toegelicht. Inzicht & Overzicht openen en functies en indelingsgegevens ordenen, sorteren en selecteren ten behoeve van diverse overzichten. Toegang tot Overzicht indelingen in het Persoonlijk menu. Oefenen Mogelijkheid om gebruik te maken van het Oefenprogramma.

3 De super-user dient een aantal keuzes te maken met betrekking tot wie welke rol in het indelingsproces vervult. De volgende vragen zijn daarbij relevant: Wie start de indeling? Er moet minimaal één gebruiker indelingen kunnen starten. U kunt er voor kiezen om deze taak aan één of meer Toetsers te geven. Het is echter ook mogelijk om het starten van nieuwe indelingen uit te laten voeren door een gebruiker die geen ontwerpen maakt of toetst. Kies de optie die voor uw organisatie het beste werkt. Wie maakt en toetst ontwerpen? In veel organisaties maken personeelsfunctionarissen een ontwerpindeling, die vervolgens door een manager wordt getoetst. Het kan ook zijn dat het management ontwerpindelingen maakt die door P&O worden getoetst. Ook hier geldt dat er minimaal één gebruiker moet zijn die een indeling mag ontwerpen en toetsen om het indelingstraject geheel te kunnen doorlopen. Wie krijgt toegang tot Overzicht alle indelingen en Inzicht & Overzicht? In ieder geval moeten gebruikers die concepten toetsen, de samenhang met het functiegebouw - het geheel van functies in een (deel van de) organisatie - kunnen overzien. Het kan handig Wie mogen/moeten oefenen? Als iemand onervaren is in het indelen van functies en het beoordelen van functie-eisen of de kennis moet opgefrist worden, wordt de toegang tot en het gebruik van het oefenprogramma aanbevolen. Het oefenprogramma biedt circa 25 functies waarbij het indelingsproces wordt doorlopen. Op de door de oefenaar gemaakte keuzes wordt feedback gegeven. Hiermee raakt de oefenaar vertrouwd met de functionaliteiten van FWG 3.0 en doet ervaring op met de waardering van functies. Beheer Standaard heeft degene met het super-useraccount alle rechten in het systeem en de mogelijkheid om in Beheer te komen. Geadviseerd wordt om ook andere gebruikers van FWG 3.0 een groepsrol toe te kennen met toegang tot Beheer. In de bovengeschetste opties zijn we uitgegaan van een situatie met verschillende gebruikers van FWG 3.0, waarbij met name het maken en toetsen van een ontwerpindeling door twee verschillende personen wordt uitgevoerd. Dit bevelen wij aan om de kans te minimaliseren dat individuele interpretatieverschillen van invloed zijn op de indeling. Hoe gaat u te werk? Het toekennen van de verschillende rollen aan de groepen van rollen aanmaken, bijvoorbeeld een combinatie van Oefenen en Indelen. Deze combinatie van rollen geeft u een naam. Vervolgens kunt u aan een gebruiker deze groepsrol toekennen, waarna deze gebruiker dus toegang krijgt tot FWG 3.0, kan oefenen en een ontwerpindeling kan maken.

4 Als u Groepsrollen in Beheer voor het eerst opent ziet u een groepsrol die toegang geeft tot Beheer. Om een groepsrol aan te maken, klikt u onderin het scherm op Toevoegen. In het scherm dat verschijnt vult u bij Omschrijving een naam in voor de groepsrol. Klik vervolgens op de knop Selecteren en selecteer de rollen die u met elkaar wilt combineren door deze aan te vinken. Vervolgens klikt u op Selecteren en daarna op gekozen voor de naam Indeler en via Selecteren is gekozen voor een vijftal afzonderlijke rollen die tezamen de groepsrol Indeler vormen. Op deze wijze kunt u een aantal groepsrollen aanmaken. Door op de naam van een groepsrol te klikken, kunt u deze ook bewerken of verwijderen door onderin het scherm op de betreffende knop te klikken. toekennen van groeps rol(len) aan gebruikers en/of gebruikers aanmaken Nadat u groepsrollen hebt gedefinieerd dient u deze toe te kennen aan de gebruikers van FWG 3.0. Klik hiervoor in Beheer op Gebruikers. Indien u al werkte met FWG 3.0 op cd-rom, dan vindt u hier de gebruikersnamen van reeds bestaande FWG 3.0-gebruikers uit uw organisatie. Achter bestaande gebruikersnamen staat het relatienummer van de organisatie. Deze gebruikersnamen kunt u desgewenst aanpassen en er dient een wachtwoord opgegeven te worden. De reden voor aanpassing van gebruikersnamen en het (opnieuw) opgeven van wachtwoorden is dat gebruikersnamen en wachtwoorden als combinatie uniek moeten zijn voor alle FWG 3.0- gebruikers die op internet met het systeem werken. De rechten die gebruikers op de cd-romversie hadden, zijn door de conversie van gegevens komen te vervallen. Die dient u door middel van de groepsrollen opnieuw toe te kennen. Groepsrollen toekennen Als al gebruikers in het systeem staan, dubbelklikt u op een naam of u selecteert een naam en klikt onderin het scherm op Bewerken om het Als u voor het eerst met FWG 3.0 gaat werken, is het scherm Gebruikers nog leeg. U moet dan eerst gebruikers aanmaken (zie hieronder). Bij Groepsrollen klikt u op Selecteren en vinkt u de groepsrol(len) die u aan die betreffende gebruiker wilt geven aan en vervolgens op Selecteren. Bij Instellingen moet u aangeven tot welk (deel van het) functiegebouw de gebruiker Aanmaken gebruikers Klik onder in het scherm Gebruikers op Toevoegen. Vervolgens vult u alle velden in. Een gebruikersnaam en wachtwoord worden door de gebruiker gebruikt om in te kunnen loggen op het adres van de gebruiker in te vullen. Het wachtwoord dient minimaal te bestaan uit acht karakters waaronder één cijfer en één hoofdletter. U kunt per gebruiker een eigen wachtwoord invoeren maar we raden u aan voor elke gebruiker in eerste instantie hetzelfde wachtwoord aan te maken. U kunt alle gebruikers op de hoogte stellen van het feit dat hun adres als Gebruikersnaam dient en wat het wachtwoord is. Nadat een gebruiker is ingelogd, kan deze in het Persoonlijk menu onder Extra het wachtwoord zelf wijzigen.

5

6 Tip Om de gebruikers van FWG 3.0 via internet in staat te stellen in te loggen op het systeem, kunt u ze, nadat u de gebruikers (bestaande of nieuwe) in Beheer heeft voorzien van een (gebruikersnaam en) wachtwoord, op de hoogte stellen van het websiteadres en hun inloggegevens. in het FWG 3.0-systeem. Met Instelling bepaalt u nader toegelicht. Een gebruiker dient toegang te krijgen tot minimaal één bestand met functies. Wachtwoord vergeten Mocht een gebruiker diens wachtwoord vergeten zijn, dan kan vanuit Beheer een nieuw wachtwoord worden ingevoerd. Selecteer de betreffende gebruiker in het overzicht Gebruikers en klik op Resetten wachtwoord. Voer hier twee keer het Het is mogelijk om de advies- en voorstelfase over te slaan en de indeling direct na de conceptfase als besluit in het systeem op te nemen. Dit is het verkorte traject. Indien u hiervoor kiest, kunt u dit aangeven onder de optie Instellingen. Onder Instellingen staat ten minste één bestand met functies, uw functiegebouw. Als u voor het eerst met FWG 3.0 de cd-romversie werkte, is het functiegebouw nog leeg omdat u nog geen functies hebt ingedeeld met het systeem. Heeft er een conversie plaatsgevonden van de cd-romversie naar de internetversie, dan is uw bestaande functiegebouw meegenomen. Om de keuze voor verkort traject aan te geven selecteert u de naam van de database en klikt u onderin het scherm op Bewerken. In het volgende scherm kunt u Verkort traject klikken. Dit betekent dus dat bij alle in te delen functies voor dit betreffende bestand de fasen Advies en Voorstel worden overgeslagen. Na deze toelichting op het toegankelijk maken van FWG 3.0 gaan we in op een nieuwe functionaliteit Instellingen. Binnen deze functionaliteit kunt u aangeven of u het volledige (5 fasen) of verkorte (3 fasen) traject wilt volgen bij het indelen. Daarnaast kunt u ervoor kiezen databases met functies samen te voegen of op te splitsen. kiezen voor volledig of verkort traject voor het indelingsproces Standaard wordt bij het indelen van functies met FWG 3.0 het volledige traject doorlopen, dat bestaat uit vijf stappen: voorbereiding, ontwerp, concept, advies en voorstel om te komen tot een samenvoegen, splitsen of aanmaken functiegebouw via instellingen (optioneel) Net als bij de cd-romversie van FWG 3.0 is het met de internetversie mogelijk om te werken met verschillende databestanden. We lichten de mogelijkheden toe en gaan uit van een aantal verschillende opties: De cd-romversie was in gebruik Nadat uw organisatie heeft aangegeven over te willen stappen op de internetversie van FWG 3.0 vindt een conversie plaats waardoor reeds opgeslagen indelingsgegevens omgezet worden en u hiermee verder kunt werken op het internet.

7

8 In deze situatie zijn er twee mogelijkheden: bij de cd-romversie was er één database met functies; bij de cd-romversie werd gewerkt met meer dan één database met functies. Afhankelijk van de situatie die van toepassing is, treft u onder Instellingen namen aan die met dit bestand/deze bestanden corresponderen. Uw organisatie gaat voor het eerst FWG 3.0 gebruiken Onder Instellingen staat minimaal één database. Deze bevat nog geen (indelings/instellings) gegevens. Welke van bovenstaande situaties ook van toepassing is, u kunt zonder meer hetgeen u aantreft onder Instellingen handhaven. Maar Instellingen biedt een aantal mogelijkheden: als u met meerdere databases werkte, kunt u deze samenvoegen; als u met één database werkte kunt u de informatie splitsen in meerdere bestanden of u kunt naast één of meer bestaande databases een geheel nieuw bestand starten. Per gebruiker kunt u dan aangeven tot welke gegevens hij of zij toegang heeft. We lichten de genoemde mogelijkheden kort toe. Samenvoegen van functiegebouwen Bij een fusie zijn er bijvoorbeeld twee verschillende functiegebouwen die moeten worden samengevoegd. Onder Instellingen staan de databases van beide organisaties, elk met afdelingen en gebruikers. U zou onder Instelling een nieuwe database kunnen toevoegen en functies van de twee verschillende organisaties hierin samenvoegen. Via de functionaliteit Verhuizen instellingsfunctie onder Beheer kunt u functies selecteren en deze van het ene naar het andere bestand verhuizen (zie hieronder). Dit wordt geïllustreerd in onderstaande tabel. Bij Instellingen staan twee databases met de functiegebouwen van organisatie A en B. Er wordt eerst een nieuw leeg bestand aangemaakt ( Fusieorganisatie ) met daarbij behorende afdelingen. Vervolgens wordt dit lege bestand gevuld met functies uit de bestanden van organisatie A en B met behulp van de functionaliteit Verhuizen instellingsfunctie. Instelling Organisatie A Functies van functiegebouw organisatie A Instelling Organisatie B Functies van functiegebouw organisatie B Instellingen Fusieorganisatie Bevat alle instellingsgegevens van organisatie A en B Geautoriseerd: Management organisatie A, Procesverantwoordelijken Manager P&O Geautoriseerd: Management organisatie B Procesverantwoordelijken Manager P&O Geautoriseerd: Management organisatie A en B, procesverantwoordelijken en Manager P&O

9 Via Gebruikers regelt u toegang voor de gebruikers van het nieuwe bestand Fusieorganisatie. Als alle functies van de databases van Organisatie A en B samengevoegd zijn tot een nieuw bestand dan zijn ze leeg en kunnen verwijderd worden. Hoe verhuist u instellingsfuncties? Deze functionaliteit is bedoeld om functies te verplaatsen tussen de databases die onder Instellingen zijn aangemaakt. Eerst kiest u bovenin het scherm bij Instelling het bronbestand en klikt op Selecteren. In de lijst functies die verschijnt vinkt u aan welke functies u wilt verhuizen naar het doelbestand. In afbeelding Zorgorganisatie A geselecteerd om te verhuizen naar het doel: Zorgorganisatie B. Let er wel op dat u bij een nieuwe database eerst nieuwe afdelingen aanmaakt alvorens functies hiernaartoe te kunnen verhuizen. Dit doet u via Afdelingen onder Beheer waar u per bestand afdelingen kunt toevoegen of bewerken. Via de functionaliteiten Instellingen en Verhuizen instellingsfuncties is het dus mogelijk om, indien gewenst, functies samen te voegen tot één bestand of deze te verdelen over verschillende bestanden. Bij Gebruikers kunt u onder Instellingen vervolgens aangeven wie met welke bestand werkt. Indien u na een fusie de gegevens per locatie liever gescheiden houdt maar als procesverantwoordelijke wel graag een totaaloverzicht wilt hebben, dan kunt u dat het beste regelen via Gebruikers. De gebruikers per locatie worden gekoppeld aan de database van hun locatie en u als procesverantwoordelijke wordt gekoppeld aan alle bestanden. Als u vervolgens bijvoorbeeld naar Inzicht & Overzicht gaat ziet u informatie uit alle locaties. Dat geldt ook als u klikt op Overzicht functies en vervolgens Instellingsfuncties aanvinkt. In de kolom Instelling ziet u direct uit welk bestand de informatie afkomstig is Splitsen van een functiegebouw In plaats van samenvoegen kunnen er redenen zijn om het functiegebouw te splitsen in onderdelen, bijvoorbeeld de diverse locaties of de onderscheiden diensten van uw organisatie. Dit maakt het mogelijk om gebruikers van FWG 3.0 toegang te geven tot een of meer databases met elk een onderscheiden groep functies. Concreet betekent dit dat een gebruiker tijdens het indelen bij bijvoorbeeld Overzicht functies alleen die instellingsfuncties te zien krijgt van het deel van het bestand waartoe hij of zij geautoriseerd is. In de tabel op de volgende pagina wordt het bestand met het functiegebouw gesplitst in twee delen. Bij Instellingen wordt het bestand Locatie A en Locatie B aangemaakt. Deze worden gevuld met functies uit het bestand Zorgorganisatie met behulp van Verhuizen instellingsfunctie. Via Gebruikers regelt u of gebruikers toegang krijgen tot één van de locaties of beide. Het management van beide locaties ziet na autorisatie alleen de gegevens van de eigen locatie. Procesverantwoordelijken en de manager P&O zijn geautoriseerd voor alle instellingsfuncties en verkrijgen daarmee een totaaloverzicht. Alle gebruikers van FWG 3.0 moeten bij Instelling minimaal aan één database zijn gekoppeld. Een nieuw functiegebouw maken Behalve samenvoegen of splitsen van bestaande bestanden kunt u ook naast een bestaand bestand een geheel nieuw bestand aanmaken. Dit kan van nut zijn om een nieuw functiegebouw na een harmonisatietraject bij een fusie op te zetten. Na besluiten over de nieuwe functiestructuur volgt het beschrijven van de functies. Deze kunnen dan in een nieuw bestand worden ingedeeld. Als dit is afgerond kunt u de oude databases handhaven voor een beperkt aantal gebruikers of de daarin opgenomen functies verhuizen naar het nieuwe bestand en daar archiveren.

10 Instellingen Zorgorganisatie (naam organisatie) Bevat alle instellingsgegevens Instelling Locatie A Functies van locatie A Instelling Locatie B Functies locatie B Geautoriseerd: Management locatie A Procesverantwoordelijken Manager P&O Geautoriseerd: Management locatie B Procesverantwoordelijken Manager P&O De functionaliteiten Instellingen en Verhuizen instellingsfuncties bieden dus allerlei maatwerkmogelijkheden. Het bovenstaande geeft een impressie van de mogelijkheden. Indien u meer informatie wenst, kunt u contact opnemen met het FWG Servicepunt via uw logo toevoegen U heeft de mogelijkheid om uw bedrijfslogo aan FWG 3.0 toe te voegen. Deze wordt rechtsboven in het Persoonlijk menu zichtbaar. Om het logo toe te voegen klikt u in Beheer op Abonnementhouder. Rechts in het venster klikt u op Bewervoegt u het logo toe door op Toevoegen te klikken en op uw computer gewenste bestand te openen. Hier kunt u het logo indien gewenst ook verwijderen of wijzigen. 2.8 inzage voor medewerkers Medewerkers kunnen inzage krijgen in het FWG 3.0-systeem via het volgende webadres: Om hier in te kunnen loggen moeten zij een gebruikersnaam en wachtwoord invoeren. De gebruikersnaam is uw FWG-relatienummer. Deze vindt u op de eerste regel bij de optie Abonnementhouder in Beheer. Het wachtwoord kunt u aanmaken in Beheer door onder Abonnementhouder te klikken op Bewerken en in het volgende venster wachtwoord in te toetsen. De gebruikersnaam en wachtwoord kunt u vervolgens kenbaar maken aan de medewerker die inzage in het systeem wil. Functie-ID Een medewerker ontvangt een uitdraai van een indelingsvoorstel. Deze uitdraai kunt u voorzien van een functie-identificatienummer (functie-id). Dit nummer is uniek voor het betreffende indelingsvoorstel en wordt meegeprint op het voorstel. Dit functie-id kan vervolgens ingevoerd worden door de werknemer in het inlog venster van het inzageprogramma, waar door een aantal relevante gegevens van de desbetreffende functie-indeling worden getoond.

11

12

13 Als u geen gebruik maakt van het functie-id zal het systeem na inloggen door de medewerker leeg starten en kan men zelf de benodigde gegevens invoeren. Bij beide varianten geldt dat wijzigingen in de gegevens niet kunnen worden opgeslagen. Indien u gebruik wilt maken van een functie-id bij de inzage, kunt u dit aanvinken nadat u in Beheer onder Abonnementhouder op Bewerken Opslaan als u alles ingevuld heeft. wijzigen/verwijderen van een instellingsfunctie en archiveren Een instellingsfunctie is een ingedeelde en door de werkgever vastgestelde functie met de status Besluit. Het kan voorkomen dat u een Instellingsfunctie wilt wijzigen, verwijderen of archiveren. In Inzicht & Overzicht is het mogelijk van alle indelingen/instellingsfuncties de afdeling, code en de vrije velden te wijzigen. Wilt u de andere velden wijzigen of de gehele functie verwijderen dan kunt u dit doen door in Beheer via Instellingsfuncties de gewenste functie te selecteren en vervolgens te klikken op de knop Maak weer Het indelingsvoorstel is dan weer te openen door de Toetser die aan de indeling gekoppeld is. Als er gekozen is om het volledige traject te volgen, dan wordt de functie teruggezet naar het mapje Advies/Voorstel met status Voorstel. Als het verkorte indelingstraject wordt gevolgd, wordt de instellingsfunctie in het mapje Toetsen met status Concept geplaatst. Vanuit het persoonlijke menu kunt u nu de functie wijzigen dan wel verwijderen. In plaats van het daadwerkelijk fysiek verwijderen van een instellingsfunctie bijvoorbeeld na een herindeling en een nieuw indelingsbesluit, kunt u oude indelingsbesluiten ook archiveren. Onder Archief in het Persoonlijk menu staan de tabbladen Instellingsfunctie en IJkfunctie. In het instellingsarchief staan vier opties die u per functie uit kunt voeren, waaronder van een vervallen instellingsfunctie weer een indelingsbesluit maken Maak instellingsfunctie (afbeelandere de functie-eisenpatronen en de vervaldata genoemd en kunt u door middel van Toon details de bijbehorende functiebeschrijving inzien vrije velden Onder de functionaliteit Vrije velden kunt u vrije velden toevoegen en beheren. Zoals eerder in deze handleiding aangegeven, kunt u op deze manier zelf variabelen aanmaken en zo de eigen instellingsfuncties onderbrengen in een zelf te kiezen structuur. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan een functiefamiliestructuur waarin bijvoorbeeld alle paramedische functies, alle middenmanagers en staffuncties zijn gekoppeld aan respectievelijk de functiefamilie Paramedici, Middenmanagement en Staffuncties. Welke variabelen en hoeveel variabelen er aangemaakt worden, bepaalt u zelf. Onder het tabblad Vrije Velden vindt u twee vensters. In het linker venster kunt u de variabelen aanmaken en beheren. Zodra u in het linker venster een variabele heeft geselecteerd, worden in het rechter venster de waarden die voor deze variabele aan een instellingsfunctie gehangen Voor de variabele(n) die u aanmaakt bij de vrije velden, kan een aparte autorisatie worden toegepast. Per variabele heeft u de keus of iedereen met toegang tot Inzicht & Overzicht de variabele kan zien, of dat alleen gebruikers met toegang tot I&O en Beheer de variabele kunnen zien. Door bij het aanmaken van een variabele het vinkje achter Publiceren weg te halen, zal deze variabele alleen zichtbaar zijn voor gebruikers met rechten voor I&O en Beheer.