Notulen ALV Volleybalvereniging Webton Hengelo dd. 27 oktober 2016

Transcriptie

1 Notulen ALV Volleybalvereniging Webton Hengelo dd. 27 oktober 2016 Locatie: Kantine Sporthal OSG 1. Opening door de voorzitter Alle aanwezigen worden welkom geheten door Tim Timmermans, penningmeester van Webton Hengelo. Hij doet dit in de plaats van Gertjan Knook, de voorzitter, die in verband met een bijeenkomst bij de Gemeente Hengelo pas later kan aansluiten. 2a. Algemene Opmerkingen notulen/verslag ALV 2015 Er worden door de aanwezige leden geen opmerkingen gemaakt over het verslag. De afwezigen die zich hebben afgemeld hebben hierover ook geen opmerkingen gemaakt. Het verslag van de ALV 2015 is daarmee vastgesteld. 2b. Algemene informatieverstrekking Het bestuur is er blij mee de leden te kunnen melden dat het contract met onze hoofdsponsor Webton na dit seizoen weer met 3 jaar is verlengd. Verder zijn de volgende teams in het afgelopen seizoen kampioen in hun klasse geworden: voor de cmv jeugd team N4-1 en N6-1, de jongens JC-1, de meiden MB1, en bij de Dames het derde team, waarmee een promotie naar de 1 e klasse is gerealiseerd. Nogmaals van Harte Gefeliciteerd met jullie prestaties! We zijn er trots op wat jullie hebben gepresteerd! Het bestuur is in het afgelopen jaar gedeeltelijk vernieuwd, hierop zal verder op in deze vergadering uitgebreid worden ingegaan. Ook in het afgelopen jaar hebben we ons bij elke bijeenkomst die er ook vanuit de gemeente of de lokale politiek was laten zien en horen. Hierover is ook het één en ander in de media verteld: onderwerp van gesprek/doel van Webton hierin is het verkrijgen van zeggenschap over een eigen accommodatie. Om dit beter te kunnen realiseren is mogelijk samenwerking met andere verenigingen nodig, hiervoor is er door het bestuur contact gezocht met een aantal verenigingen. De jeugdtoernooien, de Appeltjestoernooien in September (waarvan in 2016 ook een variant voor de cmv is georganiseerd) en het Oliebollentoernooi in December 2015, zijn ook dit jaar weer goed bezocht, en kenden zelfs een ongekend groot aantal deelnemende teams! De reacties vanuit de gasten zijn uitstekend; de toernooien zijn in de regio bijzonder geliefd bij de jeugd. Dit alles met dank aan de organisatie, Herman Mulder, Marco Weusthof, Hèla Klaczynski, Ugur Celikmanso en Birgit Dijkstra. In het kader van ons motto Boeien, Verbinden en Presteren heeft het bestuur het afgelopen jaar contact gezocht met de leden. Zo zijn alle recreanten teams bezocht, met hen is er immers niet veel contact, en is er gevraagd naar wensen. Qua activiteiten is er in het afgelopen speeljaar veel georganiseerd: zo was er het Openingsfeest, de jeugdtoernooien, het eindfeest na afloop van de competitie en het Clubweekend waarin een aantal activiteiten zijn gecombineerd. De opkomst bij deze activiteiten is gering, blijkbaar is de animo laag. Het bestuur vraagt zich af de leden wel willen dat dit soort activiteiten wordt georganiseerd en vraagt de aanwezigen om ideeën en tips daarvoor. Dit zal ook in de komende Nieuwsbrief nog weer worden gevraagd. Verder zal het bestuur minimaal 2x dit seizoen een open spreekuur organiseren om de binding verder uit te breiden. Met dit spreekuur wil het bestuur de leden de mogelijkheid bieden om het bestuur aan te spreken op suggesties of verbeteringen.

2 Een belangrijk aandachtspunt voor het bestuur is de terugloop in het aantal leden dat consequenties heeft voor de begroting van onze vereniging. Het ledenaantal is bij de jeugd redelijk stabiel, het probleem lijkt bij de senioren te ontstaan. Zoals iedereen weet heeft Webton tot doel het beheer te krijgen over een echt eigen accommodatie om daarmee een thuishonk te kunnen creëren. De OSG blijkt daarin uiteindelijk minder mogelijkheden te hebben dan in eerste instantie leek: ons wensenlijstje is niet in totaliteit af te vinken. Er is vanuit de OSG ook geen enkele bereidwilligheid om samen te werken en mee te denken tot op heden. Om iedereen weer met veel plezier te kunnen laten volleyballen is er weel veel gedaan en hard gewerkt door vele vrijwilligers Het bestuur bedankt allen heel hartelijk daarvoor!! We blijven wel altijd op zoek naar meer vrijwilligers, ook vanuit het bestuur wordt gevraagd naar nieuwe aanwas. Bestuur is enorm dankbaar voor de inzet. 3. Ontwikkeling Ledenbestand De gemiddelde leeftijd stijgt langzamerhand en het aantal leden loopt sterk af. Het aantal is teruggelopen van 421 naar 374 en de leeftijd neemt toe. Bij de dames lijkt het aantal redelijk stabiel gebleven, mogelijk is dit een vertroebeld beeld door aanwas vanuit de jeugd, wat bij de heren niet gebeurt. Daarvoor zijn er te weinig jongens teams. De vereniging gaat daarom op zoek naar nieuwe leden, er is besloten te gaan werven, en het bestuur gaat daarvoor op zoek naar manieren. 4. Begroting (Tim) De kascontrole is uitgevoerd door Jos Remers en Jan Huppert van H7. Zij zijn nu niet aanwezig i.v.m. een wedstrijd in de OSG op het moment van de ALV. Door het afnemende ledenaantal zijn de contributie inkomsten verlaagd. Ook de inkomsten vanuit Sponsoring neemt af: er lopen contracten af die met ingang van komend seizoen weer vernieuwd zullen moeten worden. De hoogte van de inkomsten vanuit de kantine is nog niet helemaal duidelijk, er is nog een discussie met de uitbater van de kantine. De Begroting/Realisatie is goedgekeurd, de penningmeester ontheven van verplichting. De balans levert een eigen vermogen op van 30k in het volgende jaar, Webton Hengelo is een gezonde vereniging. Al met al is er gezien de ontwikkelingen dit jaar geen contributie-verhoging nodig. Voor de kascontrole van dit jaar hebben Tim Timmermans en Chaka Geerdink zich beschikbaar gesteld. Alvast hartelijk bedankt daarvoor, Tim en Chaka! 5. Info Jeugdbestuur (Rik) Rik (voorzitter jeugdcommissie), vertelt over het afgelopen seizoen en het komende seizoen. Er zijn op dit moment 140 jeugdleden, 70 mini, en 70 voor de ABC. De Technische Commissie is ingevuld als volgt: Rik in de functie van voorzitter, Herman Mulder (secretaris), en Linda Koops hiermee is een solide jeugdcommissie gebouwd, vooral ten aanzien van volleybal techniek. De ontwikkelingen zijn dat de jeugd bij Webton wil blijven, of komt naar ons toe. De TCJ is hier zelf heel tevreden over. Er is nu meer gelijkwaardigheid in de teams, meer dan waarop gehoopt was. Kinderen kunnen veelal op het eigen niveau spelen. Ouders zijn tevreden, kinderen zijn enthousiast. Bij het jongensteam is het niveau meer verschillend, dit wordt veroorzaakt door het leeftijdsverschil. Webton zal ook dit seizoen weer meedoen met de Open Club

3 kampioenschappen, dit jaar voor het eerst ook met de C-jeugd. Gevraagd wordt of er bij de jeugd nog weer decentraal getraind gaat worden met de jeugd. We gaan wel weer meer werven, maar denken er niet aan om weer decentraal te gaan trainen. 6. Info TC-senioren (Tijmen) Tijmen vertelt over de TC-senioren. Afgelopen seizoen is de TC met 3 personen begonnen, daarvan is Tijmen nu alleen over. Afgelopen seizoen is daardoor de team indeling wat ad hoc gegaan. Nu wordt bekeken hoe het loopt, het lijkt allemaal weer te draaien. Voor de komende jaren/periode moeten er mensen bij komen in de TC senioren zodat alle meningen op een goede/zorgvuldige manier meegenomen kunnen worden. Tijmen is op zoek naar mensen niet persé iemand voor de teamindeling, maar meer ook mensen die willen helpen met bijvoorbeeld aanvoerdersbijeenkomsten. Helpende handen worden gezocht om voor de TC de lol er ook in te houden!! Het werk is te veel voor hem alleen. Zo moet komend seizoen aan de herenteams gewerkt gaan worden, damesteams blijft dezelfde hoeveelheid werk. Het verzoek van Tijmen is ook vooral om dat aan de teamgenoten door te geven. Suggestie van Henk om bijvoorbeeld de indeling met de aanvoerders en de trainers te doen, zoals dat afgelopen jaar bij de Heren is gebeurd. Er is begeleiding nodig, mensen die weten wat er speelt. Dames 7 is afgelopen seizoen is te klein geworden om door te laten spelen, dat team is teruggetrokken. Dames 3 heeft promotie gehaald. Dames 1 en 2 gehandhaafd, Dames 4 gedegradeerd, Dames 6 gedegradeerd, Dames 5 is gehandhaafd. Heren is allemaal hetzelfde gebleven, Heren 7 en Heren 6 zijn gedegradeerd. 7. Info Stichting Webton TV (Jaap) Dit is het derde jaar van de stichting, en het is goed te kijken naar de prestaties. In afgelopen jaar was de Stichting Webton 3 e in de topdivisie, en promotie naar eredivisie was mogelijk. Na lang overdenken is besloten het niet te doen om eerst het team te kunnen laten versterken. Daarmee staat er wat druk op dit seizoen, door wijziging in reglement is de druk op het team toegenomen verliezen wegen daardoor zwaarder. Er zijn andere spelers nodig, de club is nu niet bereid om spelers te gaan betalen (de andere spelers krijgen ook niet betaald). Dit was ook één van de redenen om nu niet naar de eredivisie te gaan. Het bestuur van de stichting bestaat uit Frank Oort, Barry Leuverman en Jaap Heerze zelf. Een driekoppig bestuur is wat kwetsbaar, en daarom is er versterking gezocht en gevonden in de persoon van Arjan Heupers, bestuurskundige, en Hennie Boevink, deze laatste helpt op het technische vlak (scouting en aanscherping beleidsplan). Tenslotte wordt er gekeken naar de sponsoring. Het doel van de stichting is mannenvolleybal te versterken in de regio. Er zijn nu 3 teams, waarvan er twee oorspronkelijk afkomstig waren van Twente 05 en één team van Webton (eerder Heren Webton). Nu zijn heren 2 en 3 omgewisseld. Webton 2 speelt tweede divisie, Heren drie staat bovenaan en kan daarmee straks mogelijk weer naar de eredivisie. Ten aanzien van financiën meldt Jaap Heerze dat de stichting een eigen beheer van financiën heeft. De stichting voorziet zelf in haar eigen inkomsten, en realiseert zich goed dat alleen al het inschrijfgeld dat aan de Nevobo wordt betaald een dure grap is (Inschrijfgeld voor Heren 1 is 4200 euro, 2 e divisie 2100 euro, en dat voor de 3 e divisie bedraagt 1100 euro). Ook voor de stichting is een eigen accommodatie belangrijk, zij het alleen al vanwege het grotere aandeel sponsoring dat dan gerealiseerd kan worden.

4 Vanwege het aflopen van de dispensatie na dit speeljaar kan het eerste team na dit seizoen niet langer in deze hal blijven spelen, en zeker niet als Heren 1 naar de eredivisie gaat. Om te voorkomen dat we Enschede of Almelo moeten uitwijken vanwege de afmetingen van de OSG hal en de vereisten vanuit de Nevobo, is het belangrijk dat alle zeilen hiervoor worden bijgezet. De inzet is Sporthal Veldwijk in Hengelo. 8. Vrijwilliger van het jaar Zoals iedereen weet draait onze vereniging op vrijwilligers, en daarom benoemd de stichting ook ieder jaar de vrijwilligers van het jaar. Voor het afgelopen jaar waren dat Jan en Sander. Voor dit jaar is de eer te beurt gevallen aan de organisatie van het Appeltjes- en Oliebollentoernooi, Marco, Herman, Hèla, Birgit, Ugur en Anne. Zij krijgen een kadootje vanuit het bestuur om hen te bedanken voor hun inzet voor de organisatie van de toernooien. De suggestie om buttons voor vrijwilligers van het jaar te regelen wordt opgevolgd, we gaan daarmee aan de slag! 9. Bestuur / personele zaken In de afgelopen maand is er afscheid genomen van jeugd-coördinator Ray Geraerts. Ook voor Pascal Wittendorp voor hem was het doel mee te helpen in de uitbreiding van het bestuur, door verandering in zijn carrière pad niet doorgegaan. Ook is er afscheid genomen van Gradus, (2 e penningmeester), de vereniging is hem heel dankbaar voor alle werk in de afgelopen jaren. De taken van Gradus zijn overgedragen aan Noël Rolink, zij zal alle financiële afhandelingen doen (vier ogen principe). Zij is geen bestuurslid, maar meer op de achtergrond aanwezig. Gradus was al bij het clubweekend bedankt voor zijn geweldige inzet. Ook Linda Kling heeft afscheid genomen. Haar werkzaamheden zijn overgedragen aan Kerensa Veldhuis. Vanuit het bestuur is er een kadootje voor Linda, een bedankje voor haar werk voor Webton! Natuurlijk is er ook een warm welkom voor Kerensa Veldhuis, zij is alleen vandaag even niet aanwezig. Tim Timmerman treedt zelf af als bestuurslid, hij heeft bijna 7 jaar lang met Gertjan samengewerkt en is heel trots op het werk dat is afgeleverd. Hij heeft veel geleerd, en zal actief blijven, alleen niet meer als bestuurslid. Henk Kroon wordt voorgedragen als bestuurslid (penningmeester). Hij heeft zich gemeld om de taak van penningmeester uit te gaan voeren. De leden zijn het eens met deze aanstelling, Henk wordt welkom geheten. Er wordt nu voor het dagelijks bestuur alleen nog een nieuwe voorzitter gezocht: Gertjan wil graag zijn taak overdragen, heeft dit met veel plezier en energie gedaan, maar het wordt tijd voor vernieuwing. Tenslotte wordt vervanging gezocht van Pascal Wittendorp, en het liefst ziet het bestuur hiervoor twee nieuwe algemeen bestuursleden aantreden. Een om zich te richten op de de TC-Senioren en de ander op de TC jeugd om op die manier de club te ondersteunen. Voor de TC-Senioren is deze hulp gevonden in Saskia Hannenberg, zij zal met ingang van de komende periode toetreden tot het bestuur. 10. Sponsoring /Sponsor commissie Zoals eerder is vermeld loopt de sponsoring wat terug. Daarvoor wordt de hulp van de leden ingeschakeld. Het contract met de hoofdsponsor Webton is verlengd tot De sponsorcommissie kent op dit moment geen bezetting, wel heeft met name Gertjan er veel aan gedaan om sponsoren aan de club te binden. Het bestuur doet een oproep aan de leden/teams

5 om gezamenlijk hierin op te gaan treden. Er is informatie, en sponsoring van een team is echt heel gemakkelijk te regelen. Dat houdt contributie goed betaalbaar, evenals het materiaal; concepten en contracten voor nieuwe sponsors liggen kant en klaar! 11. Project (zeggenschap) eigen accommodatie De gemeente werkt aan een nieuwe kadernota het doel van Webton is om daarmee zeggenschap over een eigen accommodatie te krijgen. We richten ons hierbij op de hal in Veldwijk daar alleen deze hal aan de vereisten voldoet. Op 13 oktober vond de laatste bespreking met gemeente plaats, deze betrof de uitvoeringsnota s voor de kadernota. Vóór 1 december wordt de nota voor de accommodatie aan de gemeente voorgelegd. Het doel van de gemeente is om die accommodatie volgend jaar in te laten gaan, gesprekken met overige belangstellenden om dat samen uit te gaan werken en uit te gaan voeren zijn gaande. De leden worden opgeroepen om in grote getale bij de bespreking van de uitvoeringsnota door de gemeente aanwezig te zijn. Mensen die hierbij willen helpen, kunnen zich melden bij Gertjan. 12. Rondvraag Er zijn geen vragen en/of opmerkingen. De ledenvergadering wordt daarmee gesloten en alle aanwezigen worden bedankt voor de komst en uitgenodigd nog even te blijven voor een drankje. Namens het bestuur een heel fijn seizoen toegewenst!