Handreiking Gebiedscommissie

Transcriptie

1 Handreiking Gebiedscommissie

2 Inhoudsopgave Voorwoord 3 Gebiedscommissie algemeen: 4 14 gebiedscommissies Belangenbehartiging gebied Verordening op de gebiedscommissies 2014 Integriteit 5 Eén gemeentelijke overheid: elk hun eigen rol en taak 5 Gebiedscommissie: 6 Voorzitter/vicevoorzitter Aantal leden variërend van 9-15 Installatie Gebiedscommissie treedt gezamenlijk op: 7 Elke stem telt Gebiedscommissie spreekt taken/rolverdeling af Vergaderen in de buurt; de formele vergaderingen 8 De eerste vergadering 8 Taken en bevoegdheden gericht op de Rotterdammers; 9 Beleidsterreinen Wijkveiligheid, Buitenruimte en Wijkwelzijn Wijkveiligheid: 9 Informeren, adviseren en regisseren Betrekken bewoners! Buitenruimte: 10 Standaard dienstverlening Betrekken bewoners! Maatwerk Wijkwelzijn: 10 Wet maatschappelijke ondersteuning Betrekken bewoners! Adviesbevoegdheid Participatie: meedoen en bijdragen? 11 Het gebiedsplan: samen de opgaven van het gebied bepalen 12 Advisering vanuit ogen en oren in het gebied 12 Besluitvorming over de directe leefomgeving 13 Budget voor participatie 13 Escalatie 14 Ondersteuning gebiedscommissie: Personeel 14 Ondersteuning gebiedscommissie: Facilitair Bedrijfsvoeringsconcept 15 Inwerkprogramma 15 Vergoedingen 15 2

3 Voorwoord U bent door uw medebewoners gekozen als lid van de gebiedscommissie. Dit betekent dat u de komende vier jaar voor dit gebied een belangrijke taak krijgt binnen de gemeente Rotterdam. Deze brochure Handreiking Gebiedscommissie informeert u over de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die daarbij horen. Natuurlijk kunt u rekenen op de nodige ambtelijke en bedrijfsmatige ondersteuning. Hoe die ondersteuning eruit ziet, leest u ook in deze brochure. Daarnaast krijgt u een ipad tot uw beschikking. Hierop vindt u een uitgebreide Handreiking Gebiedscommissie terug. U krijgt snel instructie over het gebruik van de ipad en deze digitale handreiking. Uiteraard volgen we goed hoe de beschreven werkwijze in de praktijk uitpakt. Ongetwijfeld zullen er vragen en knelpunten ontstaan. De gebieds- en concerndirecteuren zullen u daarbij behulpzaam zijn. De werkwijze van de gebiedscommissies en gebiedsnetwerken is een vast agendapunt in het overleg tussen de gemeentesecretaris (de hoogste ambtenaar binnen de gemeente) en de gebiedsdirecteuren. Zij zorgen ervoor dat eventuele knelpunten snel worden opgelost. Als commissielid kunt u zelf ook verbeterpunten aandragen. Daarvoor kunt u terecht bij de gebiedsdirecteur. U kunt ook met mij contact opnemen, met de gemeenteraad of het college van burgemeester en wethouders. Net als u ben ik benieuwd hoe het nieuwe bestuurlijk bestel met de gebiedscommissies zal uitwerken in de praktijk. Samen houden we de vinger aan de pols en als dat nodig is, voeren we verbeteringen door. Ik heb er alle vertrouwen in en ik kijk uit naar onze samenwerking in de stad. Heel veel succes! A. Aboutaleb 3

4 Gebiedscommissie algemeen: 14 gebiedscommissies Belangenbehartiging gebied Verordening op de gebiedscommissies 2014 U bent verkozen tot lid van één van de veertien Rotterdamse gebiedscommissies. Voor u als gebiedscommissielid staat de Rotterdammer centraal. De Rotterdammer met al zijn of haar wensen, verlangens, ideeën, initiatieven, rechten, plichten, verplichtingen en dromen. Uw taken en bevoegdheden richten zich dan ook op de vraag hoe al die Rotterdammers optimaal de ruimte kunnen krijgen om onderling gebruik te maken van elkaars betrokkenheid en talenten, waarbij ruimte wordt gegeven aan inventiviteit, eigen kracht en ondernemerschap. Dit vanuit de gedachte dat alle kennis en kunde in de stad wordt aangewend en benut. Participatie is hiervoor de alomvattende term. Samen met de bewoners en andere betrokkenen maakt u een gebiedsplan. Daarin stelt u de belangrijkste doelen en ambities voor uw gebied op en formuleert u de resultaten voor de komende vier jaar. U adviseert over een aantal lokale aangelegenheden en beschikt over een budget om bewonersinitiatieven mogelijk te maken. Voor bewoners, bedrijven en instellingen bent u het eerste aanspreekpunt. U betrekt hen bij uw advisering richting het gemeentebestuur. Het gemeentebestuur heeft de taken en bevoegdheden van de gebiedscommissie bepaald en in diverse documenten vastgelegd. Uitgangspunt hiervoor is de Verordening op de gebiedscommissies De gebieden 4

5 Integriteit Als lid van de gebiedscommissie vervult u een voorbeeldfunctie. Uiteraard heeft u, net als iedere andere burger, recht op een privéleven, maar deze functie brengt met zich mee dat ook privégedragingen onderwerp van (brede) publieke aandacht kunnen zijn. Daarom moet een lid van een gebiedscommissie 24 uur per dag alert zijn op handelingen of gedragingen die het aanzien en de integriteit van zijn functie kunnen schaden. De gemeenteraad heeft voor zijn leden een gedragscode vastgesteld waarin is beschreven welke regels gelden voor de gemeenteraadsleden op het gebied van integriteit. Het betreffen regels over nevenfuncties, het omgaan met informatie en het aannemen van geschenken of diensten. Deze regels zijn een aanvulling op de regels die de Gemeentewet stelt. De gedragscode voor de raad geldt ook voor de leden van de gebiedscommissie. Eén gemeentelijke overheid: elk hun eigen rol en taak Uw gebiedscommissie is door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders (hierna college) en de burgemeester gezamenlijk ingesteld. Raad, college en alle veertien gebiedscommissies vormen samen de gemeentelijke overheid met ieder zijn eigen rol: De gemeenteraad stelt de (stedelijke) kaders vast, controleert en heeft een volksvertegenwoordigende rol. Belangrijke taak van de gemeenteraad is bepalen hoe de gemeentelijke financiën worden ingezet (budgetrecht) en de vaststelling van de begroting in november, waardoor impliciet de gebiedsplannen worden vastgesteld. Het college is het dagelijks bestuur van de gemeente en legt verantwoording af aan de gemeenteraad. Het college is verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling en voor de uitvoering binnen die kaders. De burgemeester is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid in de stad, en is voorzitter van college en gemeenteraad. De gebieds commissie is het eerste aanspreekpunt voor de Rotterdammers. U bent de ogen en oren in de wijken van college en gemeenteraad, en bent voor hen de voorpost van alle bewoners in uw gebied. Hierbij geldt dat alle taken en verantwoordelijkheden slechts op één niveau worden uitgeoefend: of stedelijk (college, raad, burgemeester) of door de gebiedscommissie. 5

6 Schematisch ziet de samenhang tussen burgemeester, gemeenteraad, college en gebiedscommissies er als volgt uit: Gebiedscommissie: Voorzitter / vicevoorzitter Aantal leden variërend van 9-15 Installatie Uw commissie bestaat uit gekozen inwoners van het gebied. Elke gebiedscommissie heeft tussen de negen en vijftien leden. Op 7 april 2014 worden alle leden geïnstalleerd. Tijdens de installatiebijeenkomst legt u de belofte of eed af aan de burgemeester. Na de eedaflegging en installatie kunt u met uw werkzaamheden in het gebied beginnen. Eén lid treedt op als voorzitter; één of twee leden worden aangesteld als vicevoorzitter. De functie van voorzitter wordt vervuld door degene op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht, tenzij de gebiedscommissie een andere voorzitter aanwijst. De vicevoorzitter vervangt de voorzitter als deze afwezig is. Als voorzitter en vicevoorzitter afwezig zijn, vervangt het in leeftijd oudste lid van de gebiedscommissie. De functies van de voorzitters en vicevoorzitters zijn samen maximaal 2,0 fte. Waarbij voor de functie van voorzitter maximaal 1,0 fte beschikbaar is en voor de functies van vicevoorzitter in totaal ook 1,0 fte. 6

7 Gebiedscommissie treedt gezamenlijk op: Elke stem telt! Gebiedscommissie spreekt taken/rolverdeling af De gebiedscommissie voert als geheel zijn taken en verantwoordelijkheden uit. Er is geen dagelijks bestuur en er vindt geen oppositie- of coalitievorming binnen de gebiedscommissie plaats; dit is niet in de geest van het nieuwe bestel. Alle leden zijn gelijk, ook de voorzitter en vicevoorzitter. Overeenstemming ligt ten grondslag aan alle opinies, adviezen en besluiten die de gebiedscommissie naar buiten brengt. De commissie staat voor alle bewoners en alle verschillen van mening die kunnen bestaan. Iedere stem van ieder lid telt even zwaar. De commissie probeert overeenstemming te bereiken alvorens tot een besluit te komen. Mocht dit niet lukken dan wordt er gestemd: uiteindelijk beslist dan de meerderheid. Als de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter van de vergadering. Het overdragen van bevoegdheden naar individuele leden (mandatering) vindt slechts bij hoge uitzondering plaats. Wel maken de gebiedscommissieleden onderling afspraken over de rol van voorzitter, vicevoorzitter(s) en overige leden. Hierbij gaat het bijvoorbeeld over de voorbereiding van vergaderingen, representatie naar buiten toe, of aanwezigheid bij de gemeenteraad. Dit laatste wordt door de gebiedscommissie bepaald. De voorzitter of een door de gebiedscommissie aangewezen lid kan namens de gebiedscommissie de vergaderingen van de raad of raadscommissie bijwonen. Dit om het standpunt van de gebiedscommissie toe te lichten indien de gebiedscommissie over het onderwerp advies heeft uitgebracht of de onderwerpen van belang zijn voor het gebied. De voorzitter of een lid van de gebiedscommissie kan in bijzondere gevallen besloten raads- of commissievergaderingen bijwonen. U kunt altijd op de publieke tribune de (openbare) raadsvergaderingen bijwonen. Daarnaast heeft de voorzitter een vertegenwoordigende rol als het gaat om representatietaken en kan hij in samenspraak met de andere leden van de gebiedscommissie naar buiten toe het eerste aanspreekpunt zijn voor vragen rond participatie door burgers en ondernemers. De gebiedscommissie kan taken overlaten aan de gebiedsdirecteur; zij verleent hem dan mandaat voor het verlenen van besluiten. Een mandaat aan de gebiedsdirecteur wordt gegeven wanneer dit de ondersteuning en het functioneren van de gebiedscommissie verbetert of rechtstreeks verklaarbaar is uit een betere en snellere dienstverlening aan de Rotterdammer. Bijvoorbeeld bij het verlenen van vergunningen voor kleine evenementen. 7

8 Vergaderen in de buurt De formele vergaderingen De gebiedscommissie komt regelmatig bij elkaar. Het is vooral de bedoeling dat de gebiedscommissie veel contact met bewoners heeft. Er bestaan allerlei mogelijkheden om met bewoners contact te hebben. Als gebiedscommissie gezamenlijk of individueel. Voorbeelden zijn informatiebijeenkomsten, wijkbezoeken, wijktafels etc. Hier haalt u signalen op over hoe het gebied er voor staat en hoort u wat er leeft. Minimaal één keer per maand houdt de gebiedscommissie een formele vergadering. Voor deze vergaderingen geldt het door de burgemeester vastgestelde Reglement van Orde. De vergaderingen zijn openbaar. Bewoners kunnen ter plekke de vergadering bijwonen of volgen via internet. In enkele gevallen zijn de vergaderingen van de gebiedscommissie besloten. De gebiedsdirecteur is de secretaris voor formele vergaderingen van de gebiedscommissie. Hij ondersteunt de voorzitter bij het opstellen van de agenda, regelt de vergaderondersteuning en informeert de gebiedscommissie over de ontwikkelingen in het gebied. De eerste vergadering Uw eerste vergadering als lid van een gebiedscommissie is een bijzondere. De vergadering vindt plaats na de installatie van de leden van de gebiedscommissie. De vergadering wordt voorgezeten door een externe voorzitter, benoemd door de burgemeester. Tijdens de vergadering wordt een aantal praktische zaken geregeld. De beoogde gebiedsdirecteur bereidt deze eerste vergadering voor. Tijdens deze eerste vergadering wordt een aantal praktische zaken geregeld: Onderlinge kennismaking leden gebiedscommissie; Aanwijzing van de voorzitter en vicevoorzitter(s); Vaststelling tijdsbestedingsnorm van voorzitter en vicevoorzitter; Samenwerking met de gebiedsdirecteur. 8

9 Taken en bevoegdheden gericht op de Rotterdammers Beleidsterreinen Wijkveiligheid, Buitenruimte en Wijkwelzijn Om de belangen van het gebied te kunnen behartigen, liggen uw taken en bevoegdheden met name op de beleidsterreinen Wijkveiligheid, Buitenruimte en Wijkwelzijn. De gebiedscommissie oefent de taken en verantwoordelijkheden zelf uit en is daar ook zelf verantwoordelijk voor. De raad of het college kan besluiten de bevoegdheden van de gebiedscommissie tijdelijk terug te nemen en zelf uit te oefenen. Dit als raad of college van oordeel is dat de gebiedscommissie haar bevoegdheden niet naar behoren mét, dóór en vóór de Rotterdammers uitoefent. Of als in het gebied grote stedelijke projecten worden uitgevoerd. De procedure die hiervoor gevoerd moet worden is opgenomen in de Verordening op de gebiedscommissies Deze inzet vertaalt zich in vier hoofdtaken: participatie, het opstellen van het gebiedsplan, advisering en het nemen van besluiten op een aantal specifieke terreinen. Wijkveiligheid: Informeren, adviseren en regisseren Betrekken bewoners! Bevoegdheden met betrekking tot de openbare orde en veiligheid liggen bij de burgemeester. Uw rol omvat het informeren, adviseren en regisseren. Voor deze rol is inzet op participatie (denk aan Buurt Bestuurt, en het onderhouden van netwerken en van lokale contacten) zeer waardevol. Onder andere omdat via deze weg informatie (signalen) met betrekking tot de wijkveiligheid wordt verkregen. Uw in en via de wijk opgedane kennis en ervaring biedt u mogelijkheden om te adviseren over aan veiligheid gerelateerde zaken. Bijvoorbeeld over de inzet van cameratoezicht of mosquito s, over preventief fouilleren, een alcohol-/blowverbod, demonstraties of evenementen, en ook over meer beleidsmatige zaken zoals horeca en onderdelen van de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV). 9

10 Buitenruimte: Standaard dienstverlening Betrekken bewoners! Maatwerk Voor het gebied geldt de standaarddienstverlening voor de buitenruimte op basis van de stedelijke kaders en daarin vastgelegde kwaliteitsnormen. Hiervoor is in de stedelijke begroting budget begroot. Uw taken en verantwoordelijkheden voor de buitenruimte richten zich op het bepalen van maatwerk voor het gebied. Dit maatwerk moet passen binnen de centraal vastgestelde (meerjaren) onderhoudsbehoefte en het uitvoeringsplan voor het gebied. Ter illustratie: de aanpak van een bepaalde straat in uw gebied kan in de planning van het centrale meerjarenplan naar voren gehaald worden omdat dit beter past in de totale aanpak van een wijk. De afspraken die hierover worden gemaakt, worden vastgelegd in het uitvoeringsplan. Dit noemen we matchen en makelen. Ook de inrichting van de openbare ruimte in het gebied gaat de gebiedscommissie aan. Uw taken en verantwoordelijkheden hiervoor richten zich met name op het opstellen van inrichtingsplannen voor locaties binnen uw gebied. Als men besluit opnieuw een straat in te richten, bent u in de lead voor het opstellen van een plan hoe deze inrichting eruit gaat zien. De uiteindelijke vaststelling gebeurt door het college. Daarnaast kunt u het college (gekwalificeerd in sommige gevallen) adviseren over bijvoorbeeld stedenbouwkundige randvoorwaarden inclusief welstandsaspecten, bij bouwprojecten, (project)bestem mingsplannen en toepassing van het parkeerbeleid in uw gebied. In majeure gevallen kunt u ook adviseren over het beleid inzake Ruimtelijke Ordening en volkshuisvesting in uw gebied en over de concrete toepassing daarvan. Wijkwelzijn: Wet maatschappelijke ondersteuning Betrekken bewoners! Adviesbevoegdheid Ook voor wijkwelzijn zijn er stedelijke kaders en budgetten bepaald, en zal op bepaalde terreinen een gebiedsspecifieke uitwerking nodig zijn. Het stedelijke welzijnsbeleid vormt het kader voor wijkwelzijn. Ook de Wet maatschappelijke 10

11 ondersteuning (Wmo), met als essentie het bevorderen van de zelfredzaamheid en het ontwikkelen van (ondersteunende) netwerken, biedt belangrijke uitgangspunten voor de inzet op wijkwelzijn in de gebieden. Bij de gebiedsgerichte uitwerking van de Wmo is het nauw betrekken van bewoners en andere belanghebbenden in het gebied een vereiste. U heeft dan ook een specifieke rol in het bepalen van de uitvoering van onderdelen van de Wmo in uw gebied. Ook wordt de gebiedscommissie betrokken bij en heeft deze adviesrecht over de aanwijzing van locaties ten behoeve van maatschappelijke opvang. In de meeste gevallen vindt de uitvoering van het welzijnsbeleid plaats door derden die stedelijk via subsidies of aanbestedingen in opdracht van de gemeente werken. Uw gebiedscommissie heeft dan adviesrecht over het deel van de opdracht dat op uw gebied betrekking heeft. Voor de vestiging of sluiting van sportvoorzieningen wordt de gebiedscommissie eveneens om advies gevraagd. Uw adviesbevoegdheden gelden ook de inhoudelijke plannen voor bijvoorbeeld speeltuinen, volkstuinen, en scoutingverenigingen. Participatie: meedoen en bijdragen! Uw inzet richt zich voor een belangrijk deel op de participatie van bewoners en andere belanghebbenden in het gebied. Via participatie kunt u hen een rol geven bij de vorming van beleid, het signaleren van gebreken in de uitvoering en bij het opstellen van het gebiedsplan. Ook kunt u participatietrajecten gebruiken bij uw advisering richting college en raad, en zelfs bij besluiten die u gaat nemen. De gemeenteraad heeft in 2013 de Participatieleidraad vastgesteld waarin de uitgangspunten van de gemeente Rotterdam zijn beschreven. U beschikt als gebiedscommissie over een aantal instrumenten om op grond hiervan participatie vorm te geven. Een belangrijk instrument is het budget voor bewonersinitiatieven. Uit dit budget kunt u initiatieven van bewoners ondersteunen. Voor de ondersteuning en toekenning van budget door uw commissie is een uniforme werkwijze en stedelijke infrastructuur ontwikkeld. De nieuwe referendumverordening geeft de mogelijkheid om ook op gebiedsniveau een raadgevend of raadplegend referendum te houden. Verder is de mogelijkheid van een digitale meningspeiling geïntroduceerd. Natuurlijk is er op het niveau van uw gebied ambtelijke ondersteuning aanwezig die netwerken faciliteert en stimuleert, en allerlei participatievormen zoals bewonersavonden initieert. 11

12 Het gebiedsplan: samen de opgaven van het gebied bepalen Uw gebiedscommissie is verantwoordelijk voor het opstellen en in ontwerp vaststellen van het gebiedsplan voor uw gebied. U ziet er op toe dat de wensen en opgaven voor de wijken in uw gebied goed geformuleerd in het gebiedsplan terecht komen en betrekt hierbij de bewoners en ondernemers in uw gebied. Na de installatie gaat uw gebiedscommissie aan de slag om het concept gebiedsplan voor deze bestuursperiode ( ) op te stellen. Hiervoor is in 2013 een basis gelegd: voor elk gebied is een eerste concept voor het gebiedsplan beschikbaar. Mede op grond van het Wijkprofiel (de subjectieve en objectieve staat van de gebieden en wijken in Rotterdam), waarvan de uitkomsten in maart 2014 beschikbaar komen, kunt u zonodig de al geformuleerde doelen voor uw gebied actualiseren. U kunt de bewoners, ondernemers en partners in de wijk vragen om bij te dragen aan de realisatie van de gezamenlijke opgaven en doelen. De geactualiseerde ontwerp gebiedsplannen dienen rond 1 augustus 2014 te worden ingediend zodat in november 2014 de gemeenteraad bij haar eerste begrotingsbehandeling de veertien gebiedsplannen kan vaststellen Bij dit hele proces wordt u door de gebiedsdirecteur ondersteund. Namens de gebiedscommissie voert hij de regie over het proces van de totstandkoming van dit plan. Namens u ziet hij ook toe op de uitvoering en rapporteert aan u als er zich knelpunten in de uitvoering voordoen, zodat u indien nodig richting college en/of raad stappen kunt ondernemen. Elk gebied heeft zijn eigenheid, van het centrumgebied en Prins Alexander tot Rozenburg en Hoek van Holland. Het gebiedsplan moet juist deze eigenheid borgen in de noodzakelijke ambities en doelen, resultaten en effecten. Advisering vanuit ogen en oren in het gebied De gebiedscommissieleden zijn de ogen en oren in gebied. Vanuit die rol bent u als geen ander bekend met alle ins & outs van het gebied, waardoor u het gemeentebestuur goed kunt informeren over de wijken in het gebied en de hierin spelende opgaven. Die ervaring en kennis is van groot belang bij het adviseren van het gemeentebestuur. De gebiedscommissie bepaalt in principe zelf over welke onderwerpen zij de raad of het college adviseert. Het enige criterium hiervoor is de relatie met het betreffende gebied en de hierin aanwezige belanghebbenden. 12

13 Het gemeentebestuur kan de gebiedscommissie ook om advies vragen. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt in adviezen over: 1. Individuele gevallen, zoals besluiten, vergunningen of andere handelingen die van belang zijn voor het gebied. Dit is een regulier advies. 2. Beleidsmatige zaken. Dit betreft een gekwalificeerd advies. Dit is een zwaarder advies dat wordt voorzien van een deugdelijke onderbouwing. Van dit advies kan alleen worden afgeweken indien het in tegenspraak is met het stedelijk belang. Besluitvorming over de directe leefomgeving Op de drie beleidsterreinen Wijkveiligheid, Buitenruimte en Wijkwelzijn is de gebiedscommissie in een aantal gevallen bevoegd om zelfstandig besluiten te nemen. Deze besluiten gaan over de directe leefomgeving, zoals het aanwijzen van een hondenpoepveldje, parkeren in het gebied, het te koop aanbieden van voertuigen, collecteren, venten en standplaatsen, en het opstellen van inrichtingsplannen. In de bijlage (1) bij de Verordening op de gebiedscommissies 2014 zijn deze besluiten limitatief opgesomd. De gebiedscommissie informeert het college over de besluiten die zij genomen heeft. Budget voor participatie Om uw taken en bevoegdheden goed te kunnen uitvoeren, heeft u een eigen participatiebudget. Als gebiedscommissie heeft u geen eigen begroting of budgetten dan die eerder genoemd zijn bij participatie (budget voor bewonersinitiatieven) en voor representatie. Met dit laatste wordt bedoeld de kleine uitgaven voor bezoeken aan 100-jarigen, zestigjarige huwelijken, 4-meiviering, Koningsdag etc. De hoogte van het totale participatiebudget voor alle gebiedscommissies is door de raad bepaald, het college heeft dit totaal budget over de verschillende gebieden verdeeld. Jaarlijks legt u als gebiedscommissie over de besteding van deze budgetten verantwoording af. 13

14 Escalatie U kunt zich als gebiedscommissie direct wenden tot de raad als er zaken aan de orde zijn die niet lopen zoals het uw inziens moet. De raad kan vervolgens het college ter verantwoording roepen. Deze situatie zal in de regel een uitzondering zijn, omdat knelpunten in de meeste gevallen tijdig gesignaleerd zullen worden en tot een goede oplossing zullen leiden. In die gevallen waarin een ambtelijke oplossing uitblijft, is vooruitlopend op escalatie van de commissie richting de raad voorzien in de volgende werkwijze. De gebiedscommissie overlegt met de gebiedsdirecteur over de al genomen en nog te nemen stappen ter oplossing van het gerezen probleem. De gebiedsdirecteur, die direct onder de gemeentesecretaris valt en daarom het mandaat heeft om te handelen, heeft een directe lijn naar de verantwoordelijk clusterdirecteur. Samen zoeken zij naar een oplossing. Indien deze niet wordt gevonden en/of niet kan worden gerealiseerd, kan de gebiedsdirecteur hierover met de Algemeen Directeur (gemeentesecretaris) contact opnemen. Leidt dit ook niet tot resultaten, dan kan de voorzitter of een ander lid van de gebiedscommissie het knelpunt bespreken met de verantwoordelijk wethouder. Als dan nog niet tot tevredenheid tot een oplossing is gekomen, kan de commissie naar de raad stappen; daar berust immers de uiteindelijke verantwoordelijkheid. Ondersteuning gebiedscommissie: personeel Er is één gemeentelijke ambtelijke organisatie, onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. Het college heeft voor de ondersteuning van de gebiedscommissies gebiedsdirecteuren benoemd. Hun taak is zorgen dat uw commissie adequate ambtelijke ondersteuning bij de uitvoering van uw werkzaamheden krijgt. Deze ambtelijke ondersteuning betreft het gebiedsnetwerk: een flexibel, integraal werkend netwerk, afgestemd op de taken en verantwoordelijkheden van de gebiedscommissie en de behoeften van de wijk. Enerzijds zijn ambtenaren in dit netwerk werkzaam (gebiedsnetwerk intern), anderzijds omvat het instellingen, bewoners, ondernemers en andere stakeholders uit het gebied (gebiedsnetwerk extern). De gebiedsdirecteur vormt de spil tussen de gebiedscommissie en het gebiedsnetwerk. 14

15 Ondersteuning gebiedscommissie: Facilitair Bedrijfsvoeringsconcept Naast de personele ondersteuning wordt de gebiedscommissie in facilitair opzicht ondersteund. Dit betekent dat u de beschikking heeft over adequate ICT-voorzieningen (zoals ipad en netwerkfaciliteiten), werk- en vergaderruimtes en overige huisvesting (bijvoorbeeld ten behoeve van de participatie). Ook is er communicatieve ondersteuning en voor u persoonlijke ondersteuning vanuit personeelszaken beschikbaar. De wijze waarop u bedrijfsmatig wordt ondersteund, past bij de algemene lijn zoals deze binnen de gemeente Rotterdam is vastgelegd. In de komende jaren wordt concernbreed aan een eindbeeld van de bedrijfsmatige ondersteuning van gebiedscommissies gewerkt. In dit eindbeeld wordt rekening gehouden met nieuwe ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering in een netwerkomgeving. Inwerkprogramma Om uw rol binnen de gebiedscommissie goed en adequaat te kunnen vervullen, krijgt u na uw installatie een inwerkprogramma aangeboden. Dit inwerkprogramma bestaat uit een aantal modules die ingaan op uw taken, rollen en verantwoordelijkheden. Onderwerpen die aan de orde komen zijn bijvoorbeeld: Het bestuursmodel en de verhoudingen tussen college, raad, gebiedscommissie en de ambtelijke organisatie; Stedelijke beleidskaders en de gebiedsgerichte invulling hiervan; Vaardigheden gericht op het werken met de ipad; Communicatie (waaronder social media); Integriteit. De modules duren een dagdeel en vinden s avonds plaats. Vergoedingen Als gebiedscommissielid ontvangt u voor uw werkzaamheden een vergoeding. Deze is verschillend voor (vice-)voorzitters en andere leden van de gebiedscommissie. Informatie over de vergoeding kunt u vinden in de Verordening geldelijke voorzieningen gebiedscommissies

16 Handreiking Gebiedscommissie