Het ABC van de vereniging

Transcriptie

1 Het ABC van de vereniging

2 Het ABC van de vereniging Deze map is een productie van Stad Antwerpen en bevat basisinfo voor elke vereniging of feitelijke vereniging. Er is specifiek aandacht voor verenigingen van kansengroepen. Hiermee bedoelen we verenigingen van etnisch-culturele minderheden, senioren, vrouwen, holebi s, personen met een handicap en verenigingen in armoedebestrijding. De info kwam tot stand in nauwe samenwerking met de federaties van etnisch-culturele minderheden: Federatie van Engelstalige Afrikanen in België vzw (FAAB) Federatie van Marokkaanse verenigingen vzw (FMV) Federatie van Mondiale Democratische organisaties vzw (FMDO) Federatie van Vooruitstrevende Verenigingen vzw (CDF) Internationaal Comité vzw (IC) Latijns-Amerikaanse Federatie vzw (LAF) Platform Afrikaanse Gemeenschappen vzw (PAG) Unie van Turkse Verenigingen vzw (UTV) Vereniging voor Ontwikkeling en Emancipatie van Moslims vzw (VOEM) Prins Leopoldstraat Borgerhout Oudstrijdersstraat Borgerhout Lange Beeldekensstraat Antwerpen Banierstraat Gent Nationalestraat Antwerpen Lange Lozanastraat Antwerpen Breughelstraat Antwerpen Lange Achteromstraat Antwerpen Montignystraat Antwerpen Eerste editie augustus Deze uitgave is een momentopname. Voor de meest recente versie verwijzen we u steeds naar de website of coördinaten van de bevoegde instanties. De stad is niet verantwoordelijk voor fouten van adresgegevens van externen. Voor meer info kan u terecht bij Servicepunt verenigingen Atlas Carnotstraat Antwerpen servicepuntverenigingen@stad.antwerpen.be Verantwoordelijke uitgever: Tom Meeuws I Grote Markt 1 I 2000 Antwerpen

3 Administratie en organisatie

4 Feitelijke vereniging en vzw: wat zijn de verschillen? Feitelijke vereniging = zodra je iets organiseert met twee of meer personen. Er zijn geen regels over de organisatie en de leden. Een vzw = wel gebonden aan wettelijke afspraken over boekhouding, organisatie en leden. Welke structuur de beste is voor jouw vereniging, moet je zelf bepalen. We zetten de voor- en nadelen op een rijtje. Aard Rechtspersoonlijkheid Feitelijke vereniging Vzw Een feitelijke vereniging is een groepje mensen die samen iets organiseren. Kan snel opgestart en ontbonden worden zonder enige vorm van administratie of officiële registratie. GEEN Individuele leden kunnen elk afzonderlijk aansprakelijk gesteld worden voor de totale vereniging. Een groep van minstens drie mensen die een bepaald maatschappelijk doel willen realiseren en daarvoor activiteiten organiseren. WEL Kan in eigen naam en voor eigen rekening optreden, dagvaarden en gedagvaard worden. Organisatie Geen wettelijke regeling. Wettelijke bepalingen over een algemene vergadering, een raad van bestuur, de werking, het ledenregister, enz. Bezittingen Kan geen verbintenissen aangaan, eigendommen bezitten of schenkingen aanvaarden. Alle bezittingen zijn eigendom van iedereen of eigendom van de persoon die kan aantonen dat de eigendom van hem is. (vb: via aankoopfactuur) Heeft een eigen vermogen dat duidelijk is afgebakend van het persoonlijke vermogen van de leden. Aansprakelijkheid Individuele leden kunnen elk afzonderlijk aansprakelijk gesteld worden voor de totale vereniging. Kan aansprakelijk gesteld worden, als er gehandeld wordt als goede huisvader. Let op: bij een grove fout of nalatigheid blijf je wel persoonlijk aansprakelijk. Administratie en organisatie 1

5 Wanneer? Een feitelijke vereniging of vzw kun je het hele jaar door oprichten. Meer informatie bij je federatie of koepel bij stad Antwerpen, sociale netwerken of de buurtsecretariaten ; klikken op publicaties, daarna op vzw s. Administratie en organisatie 2

6 Jaarlijkse verplichtingen van een vzw Een vzw moet: ieder jaar minimum 1 algemene vergadering houden ieder jaar minimum 1 raad van bestuur houden een boekhouding bijhouden een belastingsbrief invullen en opsturen Meer informatie Alle begrippen die op deze pagina vermeld staan, worden in deze map uitgelegd. Administratie en organisatie 3

7 Statuten van een vzw De statuten = een document dat de basis van een vzw beschrijft. Ze bepalen wat kan, mag en moet. Je beschrijft erin waarom je een vzw wilt oprichten en hoe je gaat samenwerken. Denk eraan: De statuten moeten worden neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel. Zij publiceren je aanvraag in het Belgisch Staatsblad. Dit kost ongeveer 125 euro. Dit moet je verplicht opnemen in de statuten: Naam van de vzw. In de naam moet de afkorting vzw voorkomen Maatschappelijke zetel: adres en gerechtelijk arrondissement (moeten in België liggen) Doel van de vzw Leden van de vzw: naam, voornaam en woonplaats van iedere stichter Algemene vergadering: bevoegdheden, bijeenroeping, wijze van stemrecht en communicatie aan de leden Bestuurders: benoeming, afzetting en bevoegdheden Bijdragen en stortingen die de leden moeten doen Gebruik van bezittingen en geld in geval van ontbinding Duur van de vzw Wanneer? Bij oprichting: opmaak van de statuten stichtingsvergadering of eerste algemene vergadering goedkeuring van de statuten en benoeming van de leden van de raad van bestuur Denk eraan: Breng drie exemplaren binnen bij de rechtbank van Koophandel en laat ze ondertekenen door de stichters van de vzw. Bij wijziging: Je moet je statuten terug neerleggen bij wijziging van de naam, de zetel, de raad van bestuur, het dagelijks bestuur OF bij vervroegde ontbinding of sluiting van de vzw. Meer informatie De formulieren voor de rechtbank van koophandel en het Belgisch Staatsblad kun je downloaden via de website Klikken op: Belgisch Staatsblad, rechtspersonen: vzw s, ondernemingen, verenigingen. Rechtbank van koophandel, Bolivarplaats 20 bus 7, 2000 Antwerpen. Openingsuren voor neerlegging: uur, uur. tel Tip Formuleer je statuten zo algemeen mogelijk. Veranderingen moet je altijd neerleggen bij de kamer van koophandel en dat kost geld. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Administratie en organisatie 4

8 Algemene Vergadering De algemene vergadering = het belangrijkste orgaan van de vzw. De algemene vergadering beslist immers over: wijziging van de statuten benoeming en de afzetting van de bestuurders benoeming en de afzetting van de commissarissen (een commissaris controleert de financiële toestand van een vzw. Een kleine vzw is niet verplicht een commissaris aan te stellen). kwijting aan de bestuurders en de commissarissen goedkeuring van de begroting en de rekening ontbinding van de vereniging uitsluiting van een lid omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk alle andere gevallen waar de statuten dat vereisen Ieder jaar moet de algemene vergadering volgende zaken verplicht goedkeuren: het jaarverslag van de vzw de jaarrekening de begroting de kwijting (of ontlasting) van de bestuurders (voor de verantwoordelijkheid van hun daden voor de werking van de vzw) De algemene vergadering bestaat uit alle vaste leden. Van een algemene vergadering moet een agenda en een verslag beschikbaar zijn. Wanneer? De vzw moet minstens 1 algemene vergadering per jaar houden. Alle leden moeten ten laatste 8 dagen op voorhand een agenda krijgen. Meer informatie bij je koepel of federatie bij stad Antwerpen, sociale netwerken of een buurtsecretariaat klikken op publicaties, daarna op vzw s Tip Stel de algemene vergadering zorgvuldig samen. Vergeet niet dat ze alle grote beslissingen neemt binnen de vzw. Administratie en organisatie 5

9 Raad van bestuur De raad van bestuur = verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van de vzw. De raad van bestuur: zorgt voor de dagelijkse aansturing van de vzw en alle zaken die de wet niet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering voorbehoudt neemt minder belangrijke beslissingen vertegenwoordigt de vereniging bestaat uit minstens drie personen, behalve als de vereniging maar drie leden telt. In dat geval mag de raad van bestuur maar uit twee personen bestaan. moet altijd uit minstens 1 persoon minder bestaan dan de algemene vergadering. Denk eraan: Mensen die in de raad van bestuur zitten, moeten niet in de algemene vergadering zitten. Bestuurders kunnen enkel aangesteld en afgezet worden door de algemene vergadering. Wanneer? De bevoegdheden van de raad van bestuur worden vastgelegd bij de oprichting. Elke wijziging van de samenstelling moet je melden aan de griffie van de kamer van koophandel. Meer informatie bij je koepel of federatie bij stad Antwerpen, sociale netwerken of een buurtsecretariaat klikken op publicaties, daarna op vzw s Administratie en organisatie 6

10 Huishoudelijk reglement Een huishoudelijk reglement = een aanvulling op de statuten van de vzw. Het regelt de interne werking van je vereniging. Denk eraan: Geen enkele afspraak in het huishoudelijk reglement mag in tegenspraak mag zijn met de statuten. Anders is het niet geldig. Een huishoudelijk reglement regelt de: taakverdeling binnen het dagelijkse beheer bevoegdheden van de beheerders onderling en de voorzitter manier van uitnodigen en de verslaggeving opmaak van de agenda organisatie van de vergaderingen (spreekrecht, aanbrengen van agendapunten ) werking van werkgroepen In deze tabel vind je het verschil tussen de statuten en het huishoudelijk reglement. STATUTEN HUISHOUDELIJK REGLEMENT Wettelijk verplicht Ja Nee Inhoud (voorbeelden) Naam vzw Doel vzw Zetel vzw Aantal leden vzw Bijdrage van de leden Taakverdeling van de leden Hoe gebeurt verslaggeving: opmaak en wijzigingen Organisatie van vergaderingen; hoe vaak, wanneer Noodzakelijk voor Oprichting vzw Functioneren vzw Tip Wijzigingen in het huishoudelijk reglement moeten niet naar de kamer van koophandel. Laat ze goedkeuren door de algemene vergadering. Dat is goedkoper en eenvoudiger. Ook voor een feitelijke vereniging is een huishoudelijk reglement een praktisch hulpmiddel. Administratie en organisatie 7

11 Ledenregister Het ledenregister = een lijst van leden met stemrecht op de algemene vergadering. Elk lid moet met naam, voornaam, woonplaats en nationaliteit vermeld worden. Denk eraan: zet bovenaan het document: de naam van de vzw met aanduiding vereniging zonder winstoogmerk de maatschappelijke zetel met volledig adres en gerechtelijk arrondissement het ondernemingsnummer Alle mensen die ooit lid waren van de algemene vergadering moeten in het register opgenomen zijn. Wanneer? Bij oprichting van de vzw. Denk eraan: De ledenlijst moet binnen de 8 dagen aangepast worden als er nieuwe leden bijkomen of leden worden verwijderd. Administratie en organisatie 8

12 Voorbeeld Ledenregister <Huppeldepup vzw> Maatschappelijke zetel: Ondernemingsnummer: Identificatiegegevens lid Beslissingsdatum Naam Voornaam Adres of maatschappelijke zetel Toetreding Uitsluiting Uittreding Administratie en organisatie 9

13 Feitelijke vereniging Een feitelijke vereniging bestaat uit twee of meer mensen die zich verenigen om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Wat zijn de voordelen van een feitelijke vereniging? Je kunt snel en makkelijk een vereniging oprichten. Je kunt snel en makkelijk de vereniging stopzetten. Een feitelijke vereniging is niet verplicht om een reglement samen te stellen. Toch is het belangrijk dat je een aantal zaken op papier zet, zoals: naam van de vereniging doel, bestuurders en kerngroepleden werkwijze en taken Als bijlage vind je een voorbeeld van een dergelijke afsprakennota. Als er in je vereniging onenigheid is, heeft dit document een belangrijke juridische waarde. Wanneer? Vul dit document in bij de oprichting van je vereniging. Tip Je hebt deze informatie nodig om je vereniging voor te stellen, een subsidieaanvraag in te dienen en een bankrekening te openen. Om een bankrekening te openen, heb je minstens twee vertegenwoordigers nodig. (zie ook bankrekening openen verder in de map) Administratie en organisatie 10

14 Voorbeeld Statuten feitelijke vereniging Vereniging Adres van de feitelijke vereniging Postadres van de feitelijke vereniging Naam Straat huisnummer busnummer Postcode district Vertegenwoordigers van de feitelijke vereninging (minstens 2) Vertegenwoordiger 1 Naam voornaam Functie Vertegenwoordiger geboortedatum geboorteplaats dag maand jaar Naam voornaam Functie geboortedatum geboorteplaats dag maand jaar Wijze van benoeming en ontslag van de vertegenwoordigers Datum en handtekening van de vertegenwoordigers De vereniging zonder rechtspersoonlijkheid bestaat uit verschillende personen en is opgericht op vrijwillige en duurzame basis, met een gemeenschappelijk en welomschreven doel. De vereniging is niet bedoeld om inkomsten te realiseren voor de leden (maar eventueel wel voor de vereniging). De leden hebben geen recht op een aandeel in de behaalde winsten. Als de vereniging wordt ontbonden of als de leden ontslag (moeten) nemen, kunnen ze hun (financieel) deel niet terugkrijgen.. opgemaakt te datum dag maand jaar naam + handtekening opgemaakt te datum dag maand jaar naam + handtekening Administratie en organisatie 11

15 Voorbeeld Afsprakennota vzw (naam) feitelijke vereniging De organisatie en het werk Wat is het doel van de vereniging? Wat wordt er van mij als vrijwilliger verwacht? Is er een specifieke omschrijving van mijn taken? Met wie moet ik daarbij samenwerken? Wanneer word ik verwacht? Wat moet ik doen als ik in een bepaalde periode niet kan komen (bijvoorbeeld vakantie)? Mag ik opleidingen of cursussen volgen? Zijn er verplichte opleidingen of cursussen? Hoe worden problemen opgelost? Is er een onkostenvergoeding? Waarvoor ben ik verzekerd? Wat moet ik doen als ik wil stoppen met vrijwilligerswerk? Ondertekening Drie exemplaren opgemaakt te datum dag maand jaar Handtekening vrijwilliger naam + handtekening Handtekening ouders/voogd van de minderjarige vrijwilliger opgemaakt te datum dag maand jaar naam + handtekening Handtekening verantwoordelijke van de organisatie opgemaakt te datum dag maand jaar naam + handtekening Administratie en organisatie 12

16 Bankrekening openen Je kunt voor je vereniging een zichtrekening openen om de inkomsten en uitgaven te regelen. Zowel voor een feitelijke vereniging als een vzw kun je een zichtrekening openen. Hoe? 1. Bespreek in je vereniging wie de toestemming krijgt om het geld op de rekening van je vereniging te beheren. Hij wordt dan volmachtdrager. Bij het openen van de rekening moeten minstens twee vertegenwoordigers van de vereniging aanwezig zijn. Deze vertegenwoordigers zijn dan volmachtgevers Het beste is dat de volmachtdrager niet dezelfde persoon is als een volmachtgever. 2. Zorg dat je van elke vertegenwoordiger een kopie van het paspoort en een recent woonplaatsbewijs bij je hebt. Bij een vereniging zijn de ondertekenaars van de rekening geen eigenaar van het geld. Het geld komt uit de werking van de vereniging en moet daarvoor gebruikt worden. Geen enkel lid kan (een deel van) dit geld opeisen. Als een van de (bestuurs)leden overlijdt, moet de rekening niet worden geblokkeerd. 3. Neem de statuten en de ledenlijst van je vereniging mee naar de bank. Voor een vzw moet je de meest recent gepubliceerde statuten voorleggen. Voor een feitelijke vereniging is het ook belangrijk om statuten te hebben (zie feitelijke vereniging in het eerste hoofdstuk). Tip Er moeten minstens 2 vertegenwoordigers tekenen voor de bankrekening. Ga dus samen naar de bank om de rekening te openen. Administratie en organisatie 13

17 Vrijwilligerswet De vrijwilligerswet = een wet met regels over de rechten van vrijwilligers. De wet geldt voor feitelijke verenigingen en vzw s. De wet legt volgende zaken vast: Definitie van vrijwilliger Informatieplicht Arbeidsrecht Kostenvergoeding Verzekering De vereniging is verplicht om vrijwilligers op de hoogte te brengen van deze wet bij de start van hun vrijwilligerswerk. Definitie Vrijwilligerswerk is een activiteit die uitgevoerd wordt door een vrijwilliger binnen een organisatie. Kenmerken van de activiteit: inzet voor een ander Onbetaald Niet verplicht Ingericht door een organisatie buiten de familie of privé-verband. Buiten het kader van een arbeidsovereenkomst, dienstencontract of statutaire aanstelling. Meer informatie op de fiches in deze map bij je koepel of federatie bij stad Antwerpen, sociale netwerken of een buurtsecretariaat Tip Maak duidelijke afspraken met je vrijwilligers. Wat verwacht je van hen en wanneer? Goede afspraken met je vrijwilligers zijn minstens even belangrijk als de wet. Administratie en organisatie 14

18 Informatieplicht De Informatieplicht = de plicht van een vereniging om vrijwilligers te informeren over: Vzw s De sociale doelstelling van de organisatie (zie statuten) Het juridische statuut van de organisatie: vzw (of openbaar bestuur of) de verzekering voor burgerrechtelijke aansprakelijkheid. eventuele andere verzekeringen die zijn afgesloten voor vrijwilligers. Feitelijke vereniging De sociale doelstelling van de organisatie (verslagen, visieteksten) Het juridisch statuut van de organisatie: feitelijke vereniging De identiteit van de verantwoordelijke van de feitelijke vereniging: minstens één naam en contactgegevens de regeling waaronder de feitelijke vereniging valt in verband met de verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid: is de feitelijke vereniging een onderdeel van een koepel dan valt die onder de verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid van die koepel. als dat niet het geval is, kan de vrijwilliger persoonlijk burgerrechtelijk aansprakelijk gesteld worden. De feitelijke vereniging kan wel een extra verzekering nemen voor burgerrechtelijke aansprakelijkheid. (meer info in het onderdeel verzekering ) Eventuele kostenvergoedingen en de manier waarop ze worden uitbetaald De geheimhoudingsplicht die stelt dat geheimen, die je zijn toevertrouwd in verband met je vrijwilligerswerk, niet mag bekendmaken aan anderen. Tip Een feitelijke vereniging kan een extra verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten voor zijn vrijwilligers. Deze verzekering is wel nooit zo sluitend als voor een vzw. Vraag je verzekeraar zeker naar de voorwaarden. Arbeidsrecht Bijna iedereen heeft het recht om vrijwilligerswerk te doen. Werklozen moeten toestemming vragen bij de RVA. De RVA heeft binnen de 12 dagen het recht om te weigeren, daarna mag men beginnen aan het vrijwilligerswerk. Voor mensen zonder verblijfsstatuut is er nog geen regeling. Zij kunnen dus nog geen vrijwilligerswerk doen. Administratie en organisatie 15

19 Kostenvergoeding Kostenvergoeding = de terugbetaling van de kosten die een vrijwilliger maakt voor zijn vrijwilligerswerk. Een vereniging is niet verplicht om de onkosten van een vrijwilliger te vergoeden. Voordelen van een vergoeding: goede motivatie voor vrijwilligers je laat zien dat je een open vereniging bent Kosten vergoeden kan op 2 manieren: 1. Je betaalt het exacte bedrag. De vrijwilliger brengt het kasticket van zijn uitgave binnen en de vereniging betaalt dit bedrag terug. OF 2. Je betaalt een vast bedrag aan de vrijwilliger (= vrijwilligersvergoeding). Het maximumbedrag is 30,82 euro per dag. De vrijwilliger moet hierop geen belastingen betalen. Denk eraan: Per jaar mag een vrijwilliger maximum 1.232,92 euro per jaar aan vrijwilligersvergoedingen ontvangen. De vrijwilliger betaalt wél belastingen als: hij dit bedrag overschrijdt hij niet kan bewijzen dat het gaat om een onkostenvergoeding Je kunt deze twee systemen niet combineren. Er is één uitzondering: vervoersonkosten mogen betaald worden ook al ontvangt de vrijwilliger al een vast bedrag. Dit bedrag mag dan per jaar niet hoger zijn dan 635,60 euro per jaar. met een auto mag de vereniging tot km per jaar vergoeden. Voor trein-, tram- en busticketten mag de vereniging per jaar maximaal 635,60 euro terugbetalen. Tip Spreek altijd op voorhand af wat een vrijwilliger terugbetaald krijgt en wat niet. Administratie en organisatie 16

20 Verzekeringen Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid = een verplichte verzekering voor je vereniging en je vrijwilligers. Deze aansprakelijkheidsregeling en verzekeringsplicht geldt voor vrijwilligersorganisaties met rechtspersoonlijkheid zoals vzw s en openbare besturen feitelijke verenigingen die deel uitmaken van een koepel zoals een plaatselijke afdeling van Chiro, Scouts, Gezinsbond, Willemsfonds feitelijke verenigingen die personeel tewerkstellen zoals vakbonden Wat is er verzekerd? schade aan de organisatie de vrijwilligers (tijdens activiteiten en onderweg naar/van de activiteiten) collega s of derden (tijdens activiteiten en onderweg naar/van de activiteiten) Tip Zet de taken van vrijwilligers op papier Zorg ervoor dat alle vrijwilligers en alle taken zijn opgenomen in de verzekeringspolis. Noteer ook de momenten wanneer vrijwilligers aanwezig zijn. Lees de verzekeringspolis altijd goed na Administratie en organisatie 17

21 Niet verplicht, wel aan te raden Verzekering Lichamelijke ongevallen Wat is er verzekerd? ongevallen van vrijwilligers met lichamelijk letsel Denk eraan: Dit is een vrij dure verzekering. De prijs hangt af van het risico en de reikwijdte van de verzekering. Zoek zeker ook formules voor collectieve verzekering. Hoe groter de spreiding van het risico, hoe lager de kost. Rechtsbijstand Waarvoor dient rechtsbijstand? Voor ondersteuning van vrijwilligers die betrokken raken bij een rechtzaak om experten te kunnen aanduiden om een advocaat te betalen Tip Vraag aan je verzekeraar om een clausule Rechtsbijstand in de polis burgerlijke aansprakelijkheid op te nemen. Dat is goedkoper. Meer informatie op de fiches in deze map bij je koepel of federatie bij stad Antwerpen, sociale netwerken of een buurtsecretariaat Administratie en organisatie 18

22 Waar verzekeren? Het Provinciaal Steunpunt vrijwilligerswerk Antwerpen biedt een gratis verzekering aan. Deze polis dekt alle vrijwilligersactiviteiten. Deze verzekering dekt: Burgerlijke aansprakelijkheid Rechtsbijstand Lichamelijke ongevallen Per jaar kun je gebruik maken van 100 vrijwilligersdagen. Dat wil zeggen dat je ook 100 vrijwilligers 1 keer kunt verzekeren voor 1 activiteit. Deze verzekering is vooral bedoeld voor tijdelijke initiatieven. Denk eraan: Deze verzekering vervangt dus niet de jaarverzekering van leden en vrijwilligers! Meer informatie bij je koepel of federatie bij stad Antwerpen, servicepunt vrijwilligers of een buurtsecretariaat bij Provinciaal Steunpunt Antwerpen Boomgaardstraat 22 bus 100, 2600 Berchem. tel fax: danielle.serre@welzijn.provant.be Administratie en organisatie 19

23 Financiën

24 Begroting Een begroting = een overzicht van alle geschatte kosten en ontvangsten. Dat kan voor de hele vereniging zijn maar bijvoorbeeld ook voor een afzonderlijk project. Voordelen: zicht op de financiële haalbaarheid van een project zaken schrappen omdat je te veel gaat uitgeven subsidies aanvragen bij de overheid of partners Hoe? 1. Maak een lijst van alle mogelijke ontvangsten en uitgaven 2. Kies welke projecten je zeker wilt organiseren en welke minder belangrijk zijn 3. Ga niet zomaar uit van een schatting. Vraag offertes en bekijk de inkomsten en uitgaven van vorig jaar Denk eraan: de verplichte items die nodig zijn voor de jaarrekening (zie onderdeel aarrekening) Wanneer? Een vzw is wettelijk verplicht een begroting op te stellen. De algemene vergadering moet de jaarbegroting goedkeuren. Dit moet binnen de zes maanden na de start van het boekjaar gebeuren. Denk eraan: Laat de begroting en het jaarplan samen goedkeuren Maak een begroting aan het begin van een werkjaar, activiteit of project De begroting moet niet naar de Kamer van Koophandel Tips Voorzie een bedrag voor onvoorziene uitgaven. Bekijk op voorhand waar je eventueel kunt besparen. Zo vermijd je discussies op moeilijke momenten. Je kan contact opnemen met je koepel of federatie om een eenvoudig boekhoudpakket in excell te krijgen. Meer informatie bij je federatie of koepel. bij sociale netwerken of een buurtsecretariaat. Financiën 1

25 Boekhouding 1. In een boekhouding zitten alle uitgaven en ontvangsten, bezittingen en schulden van een vereniging. Een vzw is bij wet verplicht om een boekhouding te voeren. Voordelen: Een duidelijke en eerlijke boekhouding geeft vertrouwen bij je medewerkers en externe partners 2. In een dagboek (ook wel bankboek of kasboek genoemd) worden alle uitgaven en ontvangsten geregistreerd. Bewijsstukken zoals kastickets, facturen of ontvangstbewijzen moet je, samen met de dagboeken, zeven jaar bijhouden. 3. Een inventaris is een lijst van alle bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen van de vzw op het einde van het financiële jaar. 4. Elke vzw moet een jaarrekening maken bij het afsluiten van het boekhoudjaar. Een jaarrekening bestaat uit: De staat van de ontvangsten en uitgaven Het totaal van alle uitgaven en ontvangsten die genoteerd staan in de financiële dagboeken. De staat van het vermogen Het totaal van alle bezittingen en schulden aan het einde van het financiële jaar. Een toelichting van de waarderingsregels Een beschrijving van de berekeningsmethode waarop de vereniging de geldwaarde bepaalt van de bezittingen en schulden, rechten en plichten. Tip Ook een feitelijke vereniging houdt het best een financieel overzicht bij. Dit is echter niet verplicht. Financiën 2

26 Wanneer? De algemene vergadering van de vzw moet de jaarrekening goedkeuren ten laatste zes maanden na de afsluiting van het boekhoudjaar. De griffie van de rechtbank van koophandel moet de jaarrekening en het bijbehorende verslag ontvangen ten laatste zes maanden nadat het op de algemene vergadering werd goedgekeurd. Denk eraan: Vzw s moeten bij subsidieaanvragen aan stad Antwerpen ook een jaarrekening voegen. Je moet de jaarrekening ook meesturen met je belastingsformulier (zie onderdeel belastingen). Alle leden van de algemene vergadering hebben het recht om alle bewijsstukken van de vereniging te zien. Hou je dagboeken dus netjes bij. Leden mogen trouwens geen financiële informatie doorgeven. Meer informatie bij je federatie of koepel bij een buurtsecretariaat of het servicepunt verenigingen, sociale netwerken. FOD Justitie: Tip Laat de boekhouding van je vereniging nakijken of maken door iemand met kennis van zaken. Financiën 3

27 Belastingen Een vzw moet elk jaar een belastingsbrief invullen en opsturen. Doe je dit niet, dan riskeer je een boete. Kleine vzw s moeten bijna nooit belastingen betalen. Wanneer? Ieder jaar. Denk eraan: Als de omzet uit verkoop in je vzw hoger is dan euro, moet je btw betalen en dus een btw-boekhouding voeren. Hoe? 1. Een bestuurslid van de vereniging moet de laatste bladzijde ondertekenen en dateren 2. Steek de jaarrekening van het voorbije jaar bij de belastingsbrief 3. Als de vzw geen geld ontvangen of uitgegeven heeft, schrijf je volgende verklaring: Onze vzw heeft in het jaar 20XX geen inkomsten en geen uitgaven gehad. Denk eraan: Ook als de vzw niet meer actief is, moet je toch een belastingsbrief invullen. Voor de belastingsdienst bestaat de vzw tot de ontbinding in het Belgisch Staatsblad is gepubliceerd. De belastingsdienst kan controles uitvoeren. Hou daarom alle kastickets, rekeningafschriften en verklaringen van betalingen goed bij. Meer informatie Belastingskantoor in lokaal 4B21 op de Italiëlei 4 in Antwerpen. Open, elke werkdag tussen 9.00u en 11.30u, of maak een afspraak op het nummer Geen belastingsbrief ontvangen? Vraag de brief aan via tel Geef het ondernemingsnummer van de vzw, dat op de statuten staat. Financiën 4

28 Publiciteit

29 Vereniging bekendmaken Je kunt de vereniging op verschillende manieren bekendmaken. Doorloop hiervoor onderstaande stappen. Wat wil je vertellen? Als je de vereniging voorstelt, beantwoord dan in vijf zinnen deze vragen: Wie zijn jullie? Waarom bestaat de vereniging? Welke waarden vinden jullie belangrijk? Welke activiteiten organiseren jullie? Wat maakt jullie vereniging uniek en aantrekkelijk? Deze zinnen vormen de basis voor al je communicatie. Antwoord hiermee als iemand vraagt wat jullie troeven zijn. Je kunt die antwoorden ook gebruiken om subsidies of sponsoring te vragen. Hoe? Mondeling voorstellen Overleg met het bestuur over de werkingsprincipes van de vereniging. Het is belangrijk dat iedereen goed weet waar de vereniging voor staat. Probeer daarom kort en bondig te formuleren wat je wilt vertellen. Bespreek en oefen deze uitgangspunten goed met de andere vrijwilligers. Schriftelijk voorstellen Maak een kleine voorstellingsfolder van je vereniging. Onderstaande informatie is belangrijk als je je vereniging voorstelt. Naam van de vereniging Een baseline Dit is een kernachtige zin waarin je het belangrijkste van je vereniging samenvat. Een beeld Zoek een goede foto of illustratie die duidelijk weergeeft wat jullie doen. Een korte tekst Deze tekst geeft een antwoord op de vijf vragen die we hierboven opsommen. Publiciteit 1

30 Een activiteit bekendmaken Om een activiteit bekend te maken, moet je deze vragen beantwoorden: Wat organiseer je? Wanneer? Datum en uur? Waar? (zaal, straat, huisnummer, postcode, stad) Wie organiseert de activiteit? Logo? Wat staat er op het programma? Hoeveel bedraagt de toegangsprijs? Inschrijven nodig? Waar krijg je meer info? Naam en adres vereniging. Al deze informatie moet in een flyer een folder of op een affiche staan. Denk goed na welke promotiematerialen je nodig hebt om je activiteit bekend te maken en wie je wilt uitnodigen. Hoe? Als je vereniging een activiteit organiseert voor leden of bekenden, kun je dit op verschillende manieren bekendmaken: mondeling; via mail; met een aankondiging via Facebook of andere sociale media; met een berichtje op de website; met een aankondiging in het ledenblad; met een sms je; met een leuke schriftelijke uitnodiging. Als je een activiteit organiseert voor een breed publiek, maak je de dat op een andere manier bekend: met een mail naar je brede contactadressenlijst; met een aankondiging in plaatselijke kranten (bijvoorbeeld De Nieuwe Antwerpenaar); met een berichtje op de website; met een evenementenpagina op Facebook of andere sociale media; met affiches en flyers. Publiciteit 2

31 Een affiche opstellen Met een goede affiche breng je veel mensen op de hoogte van je activiteit. Een aantrekkelijke affiche bestaat uit een sprekend beeld en de belangrijkste informatie. De affiche toont wat er op het programma staat of wie het publiek is. Het beeld moet de mensen die je wilt bereiken nieuwsgierig maken. Zet deze informatie op de affiche: Wat organiseer je? Wanneer? Datum en uur? Waar? (zaal, straat, huisnummer, postcode, stad) Wie organiseert de activiteit? Logo? Wat staat er op het programma? Hoeveel bedraagt de toegangsprijs? Inschrijven nodig? Waar krijg je meer info? Naam en adres vereniging; Sponsorlogo s; Verantwoordelijke uitgever. Als je naar een (vrijwillige) ontwerper stapt, moet je volgende zaken weten: Welk formaat wil je gebruiken? Welke stijl moet de affiche uitstralen? Hoe veel kleuren wil je gebruiken? Wanneer bezorg je de correcte tekst en het beeldmateriaal? Kijk voor meer informatie in de bijlage. Hoe? Spreek een vrijwilliger aan die kennis heeft van lay-out. Als je geen vrijwilliger vindt, kun je iemand inhuren. Je zoekt het best in je buurt. De richtprijzen zijn 10 euro per A4-pagina, of 50 euro per uur. Ga met dat ontwerp naar een drukker of kopieercentrum. Wanneer? Affiches hang je twee tot vier weken voor de activiteit op. Flyers kun je nog langer op voorhand verspreiden. Houd er rekening mee dat het productieproces minstens een maand duurt. Reken dus goed uit wanneer je moet beginnen. Verzamel alle informatie ruim op voorhand. Het duurt één of twee weken om een affiche te ontwerpen. Het duurt een dag of twee om af te drukken: thuis, in het buurtsecretariaat of in een kopieerwinkel. Het duurt twee tot vijf werkdagen om het ontwerp te drukken in een (digitale) drukkerij. Rekruteer enkele vrijwilligers om de affiches of flyers te verspreiden. Publiciteit 3

32 Bijlage: Als je een affiche of een flyer laat drukken, stellen drukkers al snel moeilijke vragen. Hieronder vind je ze terug. Bespreek ze op voorhand met je werkgroepje. Wat wil je? Aantal exemplaren? Zwart-wit- of kleurenprint? Formaat? A6 = 10,5 x 14,8 cm A5 = 14,8 x 21 cm A4 = 21 x 29,7 cm A3 = 29,7 x 42 cm A2 = 42 x 59,4 cm A1 = 59,4 x 84,1 cm A0 = 84,1 x 118,9 cm Gewicht van het papier (uitgedrukt in gram per vierkante meter)? krant = 60 gram brief = 90 gram affiche = 135 gram flyer = 135 tot 400 gram visitekaartje = 280 tot 350 gram Mat of glanzend papier? Rillen of plooien? Rillen is een vouwlijn klaarmaken, maar nog niet vouwen. Plooien is dubbelvouwen. Publiciteit 4

33 Promotie via de kanalen van de stad Antwerpen De Nieuwe Antwerpenaar Het stadsmagazine van de stad Antwerpen publiceert om de twee weken een overzicht van activiteiten in Antwerpen. Je vereniging kan hier een activiteit in aankondigen. Hoe? Door de nodige informatie te registreren in de UIT-databank op het internet. De publicatie op deze website én in De Nieuwe Antwerpenaar is gratis. Ook kranten, tijdschriften, radio- en televisieprogramma s gebruiken informatie uit deze databank. Zorg dat je tekstje kort en bondig blijft. Voorbeeld: Borgerhart 2010 TENTOONSTELLING Borgerhart is een forum voor beeldende kunstenaars en artiesten om aan te tonen dat er ook een positieve wind waait door Borgerhout. De deelnemers worden bekendgemaakt via een uitgebreide brochure, de website van het district en De Roma. In de foyer vindt de groepstentoonstelling plaats met alle deelnemende kunstenaars. Die wordt op vrijdagavond feestelijk geopend. 3/9 om 20 uur, 4/6 en 5/9 van 11 tot 18 uur tel , Hoe? Registreer je activiteit op Op deze site wordt stap voor stap uitgelegd wat je moet doen. Meer info: vragen@uitdatabank.be. Wanneer? Om in aanmerking te komen voor publicatie in De Nieuwe Antwerpenaar, registreer je je activiteit acht weken op voorhand op Tip De Nieuwe Antwerpenaar telt ook acht districtpagina s. Je activiteit kan in de districtskalender worden opgenomen als de informatie minstens vier weken voor de publicatiedatum beschikbaar is. Neem hiervoor contact op met de cultuurantenne van je district. Publiciteit 5

34 Promotie via de plakzuilen De stad en je district hebben borden en zuilen waar je vereniging haar activiteiten kan aankondigen. Je hebt vooraf geen toestemming nodig om affiches te plakken. Plakken mag tussen 7 en 22 uur. Hoe? Vermeld op elke affiche de verantwoordelijke uitgever. Op de borden mogen de aangeplakte affiches niet groter zijn dan 60 op 42cm. Op de zuilen mogen de aangeplakte affiches niet groter zijn dan 84 op 60cm. Per activiteit mag je maximum 2m² van een bord of infozuil beplakken. Wat mag zeker niet? Je mag geen affiches onleesbaar maken, besmeuren of afscheuren. Je mag jouw affiches niet over andere plakken als die activiteiten aankondigen die nog niet voorbij zijn. Je mag geen affiches plakken op borden die speciaal geplaatst worden in verkiezingsperiodes. Op deze borden mogen enkel verkiezingsaffiches geplakt worden. Wie wild plakt, kan bij een eerste overtreding een boete krijgen van maximaal 250 euro (150 euro voor 16- tot 18-jarigen)..Bij een tweede overtreding bedraagt de geldboete minstens het dubbele en bij een derde overtreding minstens het driedubbele. De aanplakker draait ook op voor de kosten om fout geplakte affiches te verwijderen. Tip Affiches die een activiteit aankondigen, mag je ook aanplakken op de gevel en afsluitingen van de lokalen waar de activiteit plaatsvindt. Deze affiches moet je uiterlijk één week na de activiteit verwijderen. Als bijlage vind je een lijst met de verschillende plakplaatsen in Antwerpen. Publiciteit 6

35 Bijlage: aanplakborden in Antwerpen District Antwerpen Nationalestraat - Lange Vlierstraat Mechelseplein Frankrijklei - Blauwtorenplein Leopoldplaats - Mechelsesteenweg Amerikalei - Vrièrestraat Sint-Jansvlietplein - voetgangerstunnel Wapper - De Slegte Groenplaats - uitgang metro - fietsenstalling Kammenstraat - Oudaan Jezusstraat - Lange Nieuwstraat Frans Halsplein Ossenmarkt (2x) Varkensmarkt Blindenstraat - Mutsaardstraat Rigastraat - Napelsstraat Koeikensgracht - Entrepotplaats Stadswaag Emiel Vloorsstraat - zijde Kolonel Silvertopstraat Camille Huysmanslaan - Jan De Voslei (zijde Kiel) Sint-Jansplein - hoek Vondelstraat Van Kerckhovenstraat - Gasstraat (betonnen buis) Kerkstraat (aan het plein) Lange Beeldekensstraat - Pothoekstraat Dageraadplaats Rubenslei - Quinten Matsijslei (skatepark) Brialmontlei - Mercatorstraat Lange Leemstraat - Cuperusstraat Britselei - Anselmostraat Brederodestraat - Belegstraat Amerikalei Montignystraat Desguinlei PIVA Mechelsesteenweg - K. Elisabethlaan (inkom Harmoniepark) Noorderlaan - Tampicoplein (parking KBC) Leo Baekelandstraat - F. Verbieststraat Noorderlaan Groenendaallaan (Metropolis) Blancefloerlaan - tramhalte Halewijn Frederik Van Eedenplein - voetgangerstunnel Stuivenbergplein (betonnen buis) District Berchem achter Berchem Station In drukke winkelstraten staan infozuilen waarop lokale verenigingen kunnen afficheren. Om hier te plakken, moet je bij het district een aanvraag indienen. Het gaat om volgende plaatsen: Berchemstadionstraat Borsbeekbrug Diksmuidelaan Driekoningenstraat District Berendrecht-Zandvliet-Lillo Berendrecht Tongerlostraat (naast bibliotheek Solftplaats Monnikenhofstraat (ter hoogte van Predikherenbos) Monnikenhofstraat - Krommeweg Kleine Bredestraat (aan de Middenschool) Antwerpsebaan Fruithoflaan Gitschotelei Statiestraat Strijdhoflaan Zandvliet Marktplein Derde Weg Bremstraat Antwerpsebaan Lillo Parking Publiciteit 7

36 District Borgerhout Noordersingel (tussen brug Statielei en Buurtspoorweglei) Koxplein Maarschalk Montgomeryplein District Deurne Jan Peetersstraat - Jan Brockhovenstraat Franck Craeybeckxlaan Sint-Pauluspad Boekenberglei (terminus tram 8 en 11) Ter Heydelaan (aan hondenwei) Bosuilplein (aan speelplein) Meyersstraat (aan speelplein Ten Eekhovelei (aan speelplein) Van den Hautelei (aan ontmoetingscentrum Den Tip) Tweegezusterslaan (aan de jeugddienst) District Ekeren Parking Hof de Bist Kruispunt Oude Landen - Prinshoeveweg Kristus Koningsplein Kerk Mariaburg, van de Weyngaertplein Groot Hagelkruis Kruispunt Kapelsesteenweg - Laar Kruispunt Laar - Slaadweg - Oude Landen Kruispunt Oude Baan - Herautenlaan - Hoogpadlaan Kruispunt De Beukelaerlaan - Donkweg Kruispunt Veltwijcklaan - Bist Statiestraat (station) Kruispunt Driehoekstraat - Geestenspoor (bibliotheek) Oorderseweg (zwembad) Kruispunt Waterstraat - F. Pauwelsstraat (muziekschool) Kruispunt Kloosterstraat - Bilderdijk Kruispunt Puihoek - Schriek Kruispunt Schriek - Statiestraat (station Mariaburg) Kruispunt Schriek - Korte Bist Kruispunt Leugenberg - Klein Heiken District Hoboken St.-Bernardsesteenweg (aan Don Bosco-kerk) Krijgsbaan (aan zwembad Sorghvliedt) Lageweg (aan de muziekschool) Terminus tram 12 (St-Bernardsesteenweg) Ingang fort 8 (J. Leemanslaan) Veer naar Kruibeke (L. Bosschartlaan) School Hendriklei Polderplein (H.Rosherstr.) Jeugddienst (Kapelstraat) Meunierplein Lelieplaats District Merksem Fortje Merksem (op hoek van parking en brug) Op hoek van Bredabaan en Fortsteenweg Op hoek van Laaglandlaan en M. De Swaenstraat Op hoek van Victor Govaerslaan en Rietschoorvelden Op hoek Maantjessteenweg en Laarsebaan Op hoek Maantjessteenweg en Laaglandlaan Ringlaan, ter hoogte van De Middenschool Op hoek Bredabaan en Rerum Novarumlaan Victor Roosensplein Publiciteit 8

37 Du Chastellei, ter hoogte van Sint-Lutgardisschool Distelhoek (hoek Sluitberg en Graanstraat) Op hoek Rode Loopstraat en Terlindenhofstraat (ingang Sportcomplex Rode Loop) Op hoek Nieuwdreef en Laarsebaan Op hoek Terlindenhofstraat en Speelpleinstraat Van Heybeeckstraat, ter hoogte van de Parkweg (aan het zwembad) Bredabaan, ter hoogte van Bouckenborghpark Sint-Franciscusplein Op hoek van Borrewaterstraat en Noordkaai Vuurkruisenlaan, ter hoogte van Stedelijke school Stella Marisstraat, ter hoogte van ingang Stella Maris school Op hoek van Gagelveldenstraat en Ullenshofstraat Bredabaan, ter hoogte van het Districtshuis Op hoek van Groenendaallaan en Lambrechtshoekenlaan Op hoek van Groenendaallaan en Ing. Menneslaan Op hoek van Minister Delbekelaan en Duivelshoek/Heirmansstraat District Wilrijk Hoek Doornstraat - Oudestraat (aan muziekacademie) Heistraat tegenover Jeugdcentrum Vizit Universiteitsplein (kruispunt Doornstraat - Krijgslaan) Plakzuil ter hoogte van de bibliotheek Boomsesteenweg, ter hoogte van de verbinding naar de Kleine Steenweg Frans Nagelsplein Hoek Krijgslaan - Boomsesteenweg Hoek Sint-Bavostraat - Steytelincklei Berkenveldplein (aan chalet) Kerk Pius X - Groenenborgerlaan Universiteit Antwerpen (campus Groenenborgerlaan) Oosterveldlaan (ter hoogte van Sint-Augustinus) Hoek Valkstraat - Boomsesteenweg Kerk Sint-Jan Evangelist (Valaardreef) Letterkundestraat - Pastoor Bauwenslaan Jeugdhuis Jong Valaar (Gebroeders De Wachterstraat) Michel Willemsplein Hoek Heistraat - Pierebeekstraat (aan basketbalplein) Publiciteit 9

38 Socioculturele activiteiten

39 Socioculturele activiteiten Socioculturele activiteiten brengen mensen samen rond een gezamenlijk maatschappelijk doel. Het zijn initiatieven van een (halve) dag of avond. Deze activiteiten hebben verschillende functies: mensen met elkaar in contact brengen, zodat ze elkaar leren kennen en samen dingen doen; mensen iets leren; mensen laten deelnemen aan cultuur; mensen stimuleren om zich in te zetten voor anderen. Hoe? Van bij de start heb je enthousiaste mensen nodig die de activiteit mee willen organiseren. Vorm een werkgroepje en spreek af hoe jullie samenwerken. Alles begint met een idee. Om dit idee uit te werken tot een succesvolle activiteit zijn er vier fasen: 1. onderzoeken 2. plannen 3. uitvoeren 4. evalueren Een idee verkennen Bespreek de P-vragen: Past deze activiteit bij ons? Past deze activiteit in de doelstelling van de vereniging? Wat willen we met de activiteit bereiken? Kunnen we deze activiteiten realiseren met de kennis, tijd, middelen en mensen die we hebben? Wie werkt er nog rond dit idee? Moeten we de activiteit zelf organiseren of kunnen we bij anderen aansluiten? Publiek? Wie willen we bereiken met deze activiteit? Eigen mensen? Bepaald publiek? Het brede publiek? Met welke kenmerken van de doelgroep moeten we rekening houden (bv. beschikbare tijd, mobiliteit, taal, inkomen, kinderen )? Beantwoordt de activiteit aan de wensen van dit publiek? Hoeveel mensen verwacht je? Periode? Wat is de beste periode, tijdstip, frequentie? Zijn de vrijwilligers dan beschikbaar? Past dit voor het publiek? Is er voldoende tijd om deze activiteit te organiseren? Is de geplande tijd voldoende om de doelstelling te behalen? Socioculturele activiteiten 1

40 Plaats? Wat is de beste plaats voor deze activiteit? Is er voldoende ruimte? Is ze vlot bereikbaar? Prijs? Is er een financieel risico? Hoeveel kunnen/willen de deelnemers betalen? Komt de activiteit in aanmerking voor subsidies? Partners? Wie is er nog bezig met dit idee of deze activiteit? Kunnen we samenwerken met anderen? Laat je inspireren door anderen. Wat vinden partners van dit idee? Welke partners hebben we nodig? Publiciteit? Hoe bereiken we het beoogde publiek? Hoe stimuleren we het beoogde publiek om deel te nemen? Welke informatie hebben potentiële deelnemers nodig? Overloop al deze vragen en bekijk het geheel daarna nog eens. Klopt alles? Zijn er geen tegenstrijdigheden in de planning? Beslis dan samen of je verder kunt gaan met de activiteit. Plannen Met de antwoorden op voorgaande vragen maak je een concrete planning. Dit is een lijst met alle taken voor, tijdens en na de activiteit. Naast elke taak schrijf je het tijdstip, de naam van de uitvoerders, het nodige materiaal en eventuele informatie. Overloop met alle medewerkers de taken en zorg voor duidelijke afspraken. Bespreek een systeem voor onderlinge communicatie: overlegmomenten, telefoon, Maak een begroting met alle verwachte uitgaven en inkomsten. Uitvoeren Ga na of je alle voorbereidende taken kunt uitvoeren. Duid minstens één persoon aan die tijdens de activiteit alles in goede banen leidt, onverwachte situaties oplost en een aanspreekpunt vormt voor de andere vrijwilligers. Evalueren Verliep de activiteit zoals gepland? Wat ging er goed? Wat onthoud je voor de volgende keer? Wat zijn de resultaten van je activiteit? Wat vonden deelnemers en medewerkers ervan? Socioculturele activiteiten 2

41 Tip Houd je activiteiten zo eenvoudig mogelijk. Start op tijd met de voorbereiding. Een lokaal vastleggen, subsidies aanvragen, partnerorganisaties, vrijwilligers of externe deskundigen vinden doe je beter lang op voorhand. Meer informatie Subsidies voor socioculturele activiteiten kun je aanvragen bij de dienst sociale netwerken van de stad Antwerpen. Als je een straatfeest organiseert, kun je subsidies krijgen via Opsinjoren. Alle informatie over het subsidiereglement vind je in het deel subsidies van deze map. In het onderdeel evenement plannen vind je meer informatie over zaalverhuur, feestmateriaal, herbruikbare bekers, aanplakreglement, affiches Doc Atlas heeft veel didactisch materiaal over verschillende culturen, opvoeding en Nederlands leren: Voorbeelden van socioculturele activiteiten vind je ook op Daar lees je ook over verenigingen en organisaties waarmee je kunt samenwerken. Socioculturele activiteiten 3

42 Socioculturele projecten Een project is een reeks van activiteiten die stap voor stap leiden naar een duidelijk doel. Een projectidee start bij een bepaalde vraag of een situatie waaraan jouw vereniging iets wil en kan veranderen. De verandering die je wilt realiseren, is het doel van je project. Dit doel wil je bereiken in een vooraf bepaalde periode voor een bepaalde groep van mensen. Hoe? Onderzoeken Stel een werkgroepje samen en denk na over de P-vragen (die je vindt onder socioculturele activiteit ). Spreek met verschillende mensen en diensten om informatie te verzamelen en je projectidee te toetsen. Welke organisaties, verenigingen of diensten werken rond dit thema? Zijn er studies gebeurd? Lopen ergens anders gelijkaardige projecten? Samen kun je meer! Zoek samenwerking met partners die gelijkaardige doelen hebben of met dezelfde mensen werken. Bespreek de samenwerking en zet de afspraken op papier. Je kunt een stuurgroep met deskundigen samenstellen die advies geeft bij de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van je project. Projectdoel bepalen Samen met de partners bepaal je wat je met het project wilt bereiken. Doelen worden vaak te vaag en vrijblijvend geformuleerd. Door SMART-doelen te stellen, verhoog je de kans dat er ook werkelijk iets van terecht komt. SMART staat voor: Specifiek Meetbaar Aanvaardbaar Realistisch Tijdsgebonden Wees concreet en beschrijf je doel zo scherp mogelijk. Focus! Hoe zul je de resultaten meten? In aantallen? Vinden anderen je doel belangrijk? Is het doel de inzet waard? Is het doel haalbaar? Kun je dit doel realiseren? Binnen welke tijd zal dit doel gerealiseerd zijn? Plannen Plan de activiteiten doelgericht in de tijd. Elke activiteit is een stap in de richting van je projectdoel. Zorg dus voor een logische opbouw. Zorg voor een duidelijke start en een duidelijk einde van het project. Socioculturele activiteiten 4