Work & Progress. Jupiter. Onze mensen zijn letterlijk opgefleurd. Onder de loep: privacyregels bij het maken van ID-kopiëen

Transcriptie

1 Jupiter Work & Progress Uitgave 4, december 2016 in deze uitgave: Onze mensen zijn letterlijk opgefleurd Onder de loep: privacyregels bij het maken van ID-kopiëen Wij zoeken medewerkers die een stap verder gaan Eigen werving van Poolse uitzendkrachten werpt vruchten af 1

2 Gerberakwekerij Vitafleur stapt over naar Jupiter Onze mensen zijn letterlijk opgefleurd Sinds februari van dit jaar regelt gerberakwekerij Vitafleur in Boekend de invulling van haar personeelsbehoefte via Jupiter Uitzendbureau. Na bijna een jaar is het tijd om de balans op te maken. We zijn heel tevreden; alles - van huisvesting tot betaling - is goed geregeld. En dat betaalt zich terug: medewerkers die goed in hun vel zitten, presteren immers ook beter. Goed geregeld De vaste groep uitzendkrachten van Vitafleur ging begin dit jaar over naar Jupiter Uitzendbureau. De overgang verliep soepel; de uitzendkrachten zijn vorig jaar uit dienst gegaan bij het andere uitzendbureau en in februari teruggekomen via Jupiter. Sindsdien zijn de medewerkers letterlijk weer opgefleurd, merkt Bovee. Petje af dat Jupiter dat binnen één jaar voor elkaar heeft gekregen! Volgens de ondernemer zijn de positieve effecten vooral te danken aan het feit dat Jupiter de zaken goed op orde heeft. De huisvesting en uitbetaling van de medewerkers zijn goed geregeld. Ik ben zelf ook geweest kijken op Breebronne, waar de uitzendkrachten wonen; dat ziet er allemaal heel netjes uit! Gerberakwekerij Vitafleur werd in 1984 opgericht door Venlonaar Diederick Bovee. Aanvankelijk teelde hij diverse soorten bloemen, sinds 1995 ligt de focus op minigerbera s. Ons bedrijf telt vandaag de dag 2,3 hectare mini-gerbera s. Deze telen we op natuurlijke wijze, benadrukt Bovee. Dat betekent dat we zo min mogelijk gewasbeschermingsmiddelen inzetten. We oogsten jaarrond gerbera s. Van februari tot november worden hierbij uitzendkrachten ingezet. Bovee zet zijn bloemen af via cash-and-carry s en via twee verschillende veilingen. We willen vooral een betrouwbare partner zijn voor onze afnemers. En dat verwachten we ook van onze eigen leveranciers. Betrouwbaarheid en kwaliteit zijn voor ons belangrijker dan prijs. Personeelsbehoefte Vitafleur werkt met negen vaste medewerkers, die verantwoordelijk zijn voor de werkzaamheden rond het oogsten en voor het verwerken van de gerbera s. Onze vaste medewerkers zijn allemaal al jarenlang in dienst; ook op personeelsgebied zoek ik naar langdurige en eerlijke relaties. Naast de vaste krachten zet Vitafleur in drukke perioden vijf uitzendkrachten in. Deze uitzendkrachten, die al jarenlang op ons bedrijf komen, worden ingezet bij oogstwerkzaamheden en bij het klaarmaken van de bloemen. Ik maak op mijn bedrijf geen onderscheid tussen uitzendkrachten en vaste medewerkers. Voor mij is iedereen gelijk! Betrouwbare indruk Ook wat betreft de uitzendkrachten werkt Bovee zoveel mogelijk met een vast bureau. Desondanks besloot hij begin dit jaar over te stappen naar Jupiter. De onvrede die er heerste onder onze uitzendkrachten kon ik niet negeren. Ze voelden zich slecht behandeld door het vorige uitzendbureau en dat werkte door in de prestaties van de medewerkers. Ons team, inclusief de uitzendkrachten, heeft hart voor de zaak. Maar om optimaal te kunnen presteren, moeten ze het ook thuis naar de zin hebben. Bovee besloot daarom op zoek te gaan naar een ander uitzendbureau. Er is enorm veel aanbod, maar Jupiter viel op door de betrouwbare indruk. Daarom besloot ik hen een kans te geven. Dat heeft goed uitgepakt! Open en duidelijk Naast tevreden medewerkers heeft Bovee in Jupiter ook de personeelspartner gevonden die hij zocht. Jupiter kent de letter van de wet heel goed, denkt mee en communiceert open en duidelijk. Onze contactpersoon heeft kennis van zaken. En weet hij onverhoopt iets niet, dan zoekt hij dit op. Ook problemen tussen uitzendkrachten worden snel en respectvol opgelost. Kortom: met Jupiter is alles tot in de puntjes geregeld en kunnen de medewerkers goed en plezierig hun werk doen. Petje af dat Jupiter dat binnen één jaar voor elkaar heeft gekregen! Meer weten over Vitafleur? Kijk op 2 3

3 Jupiter informeert Onder de loep: privacyregels bij het maken van ID-kopieën De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) verbiedt het maken van kopieën van ID-bewijzen van uitzendkrachten. Voorheen golden hier geen sancties voor, maar sinds 1 januari 2016 is het boetebeleid op grond van de Wbp aangescherpt. Omdat we regelmatig merken dat de privacyregels vragen oproepen, zet Jupiter een en ander helder op een rijtje voor u als werkgever. Marcel Minninger van Interchemie in Venray: Wij zoeken medewerkers die een stap verder gaan Interchemie in Venray produceert een breed assortiment diergeneesmiddelen en -vitaminen. Dit vraagt medewerkers die secuur werken en een goede hygiëne in acht nemen. Interchemie en Jupiter Uitzendbureau bewijzen dat ook uitzendkrachten prima in staat zijn om verantwoordelijke en specialistische werkzaamheden uit te voeren. Regels rondom kopieën ID-bewijzen Bij uitzendkrachten die afkomstig zijn uit de zogeheten EER-landen (alle EU-lidstaten en IJsland, Noorwegen en Liechtenstein) is het voor uitzendbureaus niet toegestaan om een kopie van een identiteitsbewijs te verstrekken aan de werkgever c.q. de inlener. Deze mag zelf ook geen kopie van het identiteitsbewijs van de uitzendkracht maken en bewaren. Uitzonderingen gelden voor uitzendkrachten van buiten de EER en uit Zwitserland. Volgens de Wet arbeid vreemdelingen moet u als inlener in dit geval wél een kopie van het identiteitsbewijs opnemen in uw administratie. Opnemen van persoonsgegevens in administratie Hoewel het voor inleners in de meeste gevallen dus niet is toegestaan om een kopie van het identiteitsbewijs te bewaren in de administratie, moet de identiteit van de uitzendkracht wel kunnen worden aangetoond. Dit kan door de volgende persoonsgegevens op te nemen in de administratie: Naam-, adres- en woonplaatsgegevens van de uitzendkracht; Geboortedatum; Burgerservicenummer (BSN); Specificatie van de gewerkte uren; Nationaliteit; Het soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur; De aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning, notificatie of VAR-verklaring inclusief nummer en geldigheidsduur (mits van toepassing); Naam, adres en woonplaats van de uitlener. Vragen of meer informatie? Neem contact op met Gulcan Uykun van Jupiter Uitzendbureau via tel of gu.uykun@jupiteruitzendbureau.nl. Boetes bij overtreding Sinds 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken geïntroduceerd en mag het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) in meerdere gevallen boetes uitdelen. Worden de privacyregels overtreden, dan kunnen hoge boetes worden opgelegd! De boete op het onterecht vragen naar of het verstrekken van een kopie van een ID-bewijs kan bijvoorbeeld oplopen tot euro of 10 procent van de jaaromzet. Aanpak van Jupiter Jupiter informeert haar uitzendkrachten dat zij verplicht zijn om altijd hun ID-kaart of paspoort bij zich te dragen. Zo kunnen de inleners dit inzien en de persoonsgegevens verwerken. Alle ID-bewijzen van onze uitzendkrachten worden gecontroleerd door Securitech. Dit bedrijf is gespecialiseerd in identiteitscontrole: met behulp van scannerapparatuur worden ID- bewijzen gecontroleerd op echtheid. Op deze manier voldoen wij aan de eisen van de Wet op de identificatieplicht (WID) en de Wet arbeid vreemdelingen (WAV). Onze opdrachtgevers hebben toegang tot het werkgeversportaal waarin de rapportages van Securitech staan. Deze rapportages bevatten onder andere: Datum en tijd waarop de controle is uitgevoerd Achternaam Tussenvoegsel(s) Voornamen Geboortedatum Nationaliteit Geslacht Documenttype Land van uitgifte Documentnummer Vervaldatum Het produceren van medicijnen is verantwoordelijk werk. Er liggen dan ook strenge procedures ten grondslag aan de werkzaamheden op de productielocatie van Interchemie in Venray, die worden uitgevoerd door zo n 45 medewerkers. Onze medicijnen worden geëxporteerd naar 105 landen over de hele wereld. We kunnen het ons absoluut niet permitteren dat er iets misgaat, vertelt Marcel Minninger, productieleider bij Interchemie. Interne training Om een optimale kwaliteit te kunnen waarborgen, houdt Interchemie zoveel mogelijk processen in eigen hand. Zo worden alle nieuwe medewerkers intern opgeleid. Alle mensen die binnenkomen, beginnen bij nul. We bekijken per medewerker welke werkzaamheden bij deze persoon passen. Daarna wordt een trainingstraject gestart voor deze taken. Wanneer de training met succes is afgerond, mag die persoon de betreffende taken daadwerkelijk uitvoeren, legt Minninger uit. Interchemie maakt in de werkzaamheden onderscheid tussen low level- en high level-productie. Low level omvat eenvoudige taken, terwijl de high level-productie taken omvat die veel meer competenties vragen op het gebied van procedures en veiligheid, legt Minninger uit. Alle nieuwe medewerkers beginnen bij low level en kunnen door middel van trainingen doorgroeien naar high level-productie. Secure krachten Omdat Interchemie meer flexibiliteit wenste in haar arbeidsinvulling, besloot het bedrijf in 2009 op zoek te gaan naar een geschikt uitzendbureau. Via internet kwam Interchemie uit bij Jupiter Uitzendbureau uit. Vele gesprekken volgden. We hebben veel zaken besproken en georganiseerd. Dat was nodig, want niet iedereen kan dit werk doen, licht Minninger toe. Wij hebben medewerkers nodig die secuur kunnen werken, die weten wat het is om zich aan de regels te houden, die hygiëne belangrijk vinden en weten hoe je met elkaar moet communiceren. Iedere werkgever verwacht dit, maar bij Interchemie gaan we hierin nog een stap verder. En onze medewerkers moeten hierin mee. Verantwoordelijkheid Na een intensief voortraject werd zeven jaar geleden gestart met één uitzendkracht. Het begin was even lastig, geeft Minninger toe. De taalbarrière leverde problemen op, onder meer bij de interne trainingen. Uitzendkrachten die hier werkzaam zijn, móeten Engels of Nederlands spreken. Daarnaast is niet iedereen qua karakter geschikt voor dit werk. Maar Jupiter dacht mee en zocht naar mensen die voldoen aan de door ons gestelde criteria. Inmiddels is het aantal uitzendkrachten gegroeid naar acht; deze medewerkers werken dagelijks en draaien volledig mee binnen het bedrijf. Twee uitzendkrachten hebben zich zelfs opgewerkt tot operator, een verantwoordelijke taak die veel kennis vraagt. Zij hebben dit heel goed opgepakt! Flexibele partner De flexibiliteit is volgens Minninger het grootste voordeel van het werken met uitzendkrachten. We exporteren naar 105 landen en weten nooit van tevoren wat er allemaal in de wereld gebeurt. Ook kan er een storing zijn in de productie, waardoor we opeens meer mankracht nodig hebben. Dat is snel geregeld via Jupiter. We verschuiven dan binnen onze organisatie enkele posities, zodat de uitzendkrachten de low level-activiteiten kunnen uitvoeren. Minninger laat weten dat Jupiter Uitzendbureau de afgelopen jaren is meegegroeid met de nauwkeurige werkwijze van Interchemie. Jupiter denkt mee en vraagt regelmatig hoe het gaat en of ze nog iets kunnen betekenen. Ze hebben zich ontwikkeld tot een flexibele en betrouwbare partner! Meer weten over Interchemie? Kijk op 4 5

4 Optimale invulling van klantvragen dankzij kantoren in Oost-Polen Eigen werving van Poolse uitze ndkrachten werpt vruchten af Met de vestiging van kantoren in de Oost-Poolse steden Lublin en Bialystok nam Jupiter de werving van Poolse uitzendkrachten afgelopen jaar volledig in eigen hand. Een succesvolle zet, zo is inmiddels gebleken: door deze koerswijziging kan Jupiter snel en flexibel inspringen op alle binnenkomende klantvragen. Omdat Jupiter wil meegroeien met haar klanten wordt in 2017 een derde buitenlands kantoor geopend voor de werving van uitzendkrachten. Succesvolle expansie De opening van de twee Poolse kantoren is een goede zet gebleken: door de werving van Poolse uitzendkrachten in eigen hand te nemen, was Jupiter het afgelopen jaar in staat om snel en doelgericht in te springen op specifieke klantwensen. Voor andere uitzendbureaus was het dit jaar soms lastig om aan alle klantaanvragen te voldoen. Wij hebben echter alle verzoeken van onze opdrachtgevers kunnen inwilligen en ook nog nieuwe klanten bediend. Zelfs toen een klant op een zomerse vrijdag belde dat hij op maandag 75 extra mensen nodig had, lukte dat! Daar zijn we best een beetje trots op; we willen onze beloften nakomen en vinden het belangrijk dat klanten te allen tijde op ons kunnen rekenen. Jupiter wil de ingezette koers in 2017 verder doorzetten: medio volgend jaar zal een derde buitenlands kantoor worden geopend, voor de werving van uitzendkrachten. Op deze manier hopen we - mede met het oog op de verwachte groei van diverse klanten - ook in de toekomst optimaal te kunnen inspringen op klantvragen en -wensen. De klanten van Jupiter Uitzendbureau groeien en dat betekent een toenemende vraag naar goede en gekwalificeerde uitzendkrachten. Klanten hebben niet alleen behoefte aan productiemedewerkers, maar ook steeds meer aan uitzendkrachten voor andere functies, bijvoorbeeld operators en ploegleiders legt Gulcan Uykun van Jupiter uit. Om nu en in de toekomst te kunnen blijven voldoen aan deze specifieke klantvragen en de kwaliteit te kunnen waarborgen waar wij als Jupiter om bekend staan, besloten we om het werven van uitzendkrachten in eigen hand te nemen. Voorheen werkten we met onafhankelijke recruiters, die op freelance basis werden ingezet. Een ander aandachtspunt was dat deze recruiters voornamelijk actief waren in de regio Opole in Zuid-Polen. Het werd echter steeds lastiger om hier goede mensen te vinden. Er zijn meerdere uitzendbureaus actief in deze regio, daarnaast heeft dit gebied de laatste jaren een enorme ontwikkeling doorgemaakt, legt Uykun uit. Er is minder werkloosheid, met als gevolg dat de uitzendkrachten uit deze regio steeds hogere eisen stellen en gaan jobhoppen tussen uitzendbureaus. Dat is niet de manier waarop wij willen werken; Jupiter geeft de voorkeur aan een structurele samenwerking met haar uitzendkrachten. KANTOOR BIALYSTOK Kantoren in Lublin en Bialystok De geschetste ontwikkelingen deden Jupiter besluiten om twee kantoren te openen in Oost-Polen, in de steden Lublin en Bialystok om precies te zijn. In deze regio s is nog veel werkloosheid, vooral door het ontbreken van bedrijven en industrie, zegt Uykun. Hierdoor is in deze regio nog volop aanbod van gekwalificeerde arbeidskrachten. Daarnaast wonen met name in Lublin veel studenten, die juist in de drukke zomerperiode inzetbaar zijn; ideaal voor onze klanten. Het kantoor in Bialystok opende begin april, de Jupiter-vestiging in Lublin ging op 1 juli open. Op beide kantoren werkt een fulltime recruiter, die speciaal is geselecteerd en aangenomen voor het werven van uitzendkrachten voor specifieke functies. Zij worden hierbij nog ondersteund door een recruiter op de baan. Deze zit niet op kantoor, maar hij wordt volledig ingezet voor ons bedrijf. De recruiters zijn ook in Nederland geweest, om te kijken hoe we hier werken en inzicht te krijgen in wat we precies willen. KANTOOR LUBLIN Wisselwerking Vanuit de kantoren in Polen worden niet alleen uitzendkrachten geworven in Oost-Polen, maar ook in andere delen van Polen en Duitsland. Daarnaast zorgen de kantoormedewerkers voor het vervoer van de uitzendkrachten naar Nederland. Het afgelopen jaar is een wisselwerking ontstaan tussen de planner in Nederland en de recruiters in Polen. Als er extra mensen nodig zijn of klanten speciale wensen hebben, belt de planner op het kantoor in Venlo met de recruiters in Polen. Zo kunnen we snel schakelen en gericht uitzendkrachten werven. RECRUITER 6 7

5 Jupiter Uitzendbureau B.V. Venrayseweg 102 F 5928 RH Venlo T (+31) F (+31) info@jupiteruitzendbureau.nl Ontwerp en coördinatie 3Hoog Communicatie B.V., Venlo Copywriting Drops VOF / Ank van Lier, Panningen Fotografie Jupiter Uitzendbureau Interchemie Ank van Lier (Drops) 8