Gemeente Den Haag DSO/ RIS GOVERNANCESTRUCTUUR VROONDAAL HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS,

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag DSO/ RIS GOVERNANCESTRUCTUUR VROONDAAL HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, Overwegende dat: - het door de gemeenteraad vastgestelde uitvoeringskader Verbonden Partijen (RIS ) de aanleiding is geweest voor de voorliggende wijziging van de governancestructuur van de GrondExploitatieMaatschappij Vroondaal Beheer B.V. en VastgoedExploitatieMaatschappij Vroondaal Beheer B.V.; - de effectuering van de voorgestelde wijziging van de governancestructuur een unaniem aandeelhoudersbesluit vereist als bedoeld in artikel 22 van de huidige statuten; - de aandeelhouders BPD Ontwikkeling B.V. en Synchroon B.V. zich positief hebben opgesteld tegenover de voorgestelde inhoudelijke wijziging van de governancestructuur; - de nieuwe Vpb-regelgeving per 1 januari 2016 voor overheidsbedrijven de aanleiding is om tegelijkertijd Participatie Ontwikkelingsmaatschappij Vroondaal B.V. en Participatiemaatschappij Vroondaal B.V. op te heffen waardoor tevens tegemoet wordt gekomen aan de wens van de Raad om het aantal gemeentelijke B.V.'s terug te dringen. Besluit: Ia. Ib. Als gemeentelijke aandeelhouder van GEM Vroondaal Beheer B.V. in de aandeelhoudersvergadering van april 2016 in te stemmen met de uitvoering van de rechtshandelingen zoals verwoord in de door Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn advocaten en notarissen opgestelde documenten, te weten: de akte van statutenwijziging van GEM en VEM Vroondaal Beheer B.V. d.d. 30 maart 2016; de akte overname vennootschapsaandeel GEM en VEM Vroondaal C.V. d.d. 30 maart 2016, met inbegrip van eventuele ondergeschikte wijzigingen waartoe de notaris zich genoodzaakt ziet, ter verduidelijking van de documenten. Als publiekrechtelijke rechtspersoon in te stemmen met de uitvoering van de rechtshandelingen, zoals verwoord in de door Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn advocaten en notarissen opgestelde documenten, te weten:

2 DSO/ Stuurgroepovereenkomsten ter zake van GEM en VEM Vroondaal Beheer B.V. d.d. 30 maart 2016; Reglementen van de stuurgroep van GEM en VEM Vroondaal Beheer B.V. d.d. 30 maart 2016; met inbegrip van eventuele ondergeschikte wijzigingen waartoe de notaris zich genoodzaakt ziet, ter verduidelijking van de documenten. Ic. Id. II. Als gevolg van besluit Ia en Ib in te stemmen met de beëindiging/opheffing van de Raad van Commissarissen van GEM en VEM Vroondaal Beheer B.V. in de aandeelhoudersvergadering d.d. april 2016 en de commissarissen onder dankzegging te ontslaan en decharge te verlenen per wijziging van de statuten van GEM en VEM Vroondaal Beheer B.V. (op basis van de thans bekende gegevens). Als gevolg van besluit Ia, Ib, Ic tegelijkertijd de heer H.G. Harms, directeur Ontwikkeling, Realisatie en Economie (ORE) van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) namens de gemeente te benoemen als stuurgroeplid conform GEM en VEM stuurgroepreglementen en GEM en VEM stuurgroepovereenkomsten. Als gemeentelijke aandeelhouder van GEM Vroondaal Beheer B.V. en VEM Vroondaal Beheer B.V. in de aandeelhoudersvergadering d.d. april 2016 te stemmen voor benoeming van de heer E. Faber als tweede bestuurder van GEM Vroondaal Beheer B.V. en VEM Vroondaal Beheer B.V. conform artikel 14.2 van de nieuwe statuten. IIIa. Als aandeelhouder van Participatie Ontwikkelingsmaatschappij Vroondaal B.V., deze uiterlijk 31 december 2016 te ontbinden en het eventueel batig liquidatiesaldo te bestemmen ten gunste van het Resultaat Grondbedrijf. Tegelijkertijd met de ontbinding van Participatie Ontwikkelingsmaatschappij Vroondaal B.V. zal de bestuurder de heer A. Hendriks vereffenaar van de B.V. in liquidatie worden, waarna deze decharge verleend zal krijgen voor zijn bestuur en vereffenaarschap bij het einde van de rechtspersoon (op basis van de thans bekende gegevens). IIIb. Als aandeelhouder van Participatiemaatschappij Vroondaal B.V., deze uiterlijk 31 december 2016 te ontbinden en het eventueel batig liquidatiesaldo ten gunste van het Resultaat Grondbedrijf te laten vallen. Tegelijkertijd met de ontbinding van Participatiemaatschappij Vroondaal B.V. zal de bestuurder de heer A. Hendriks vereffenaar van de B.V. in liquidatie worden, waarna deze decharge verleend zal krijgen voor zijn bestuur en vereffenaarschap bij het einde van de rechtspersoon (op basis van de thans bekende gegevens). IIIc. IIId. Als publiekrechtelijke rechtspersoon toe te treden als commanditaire vennoot tot GEM Vroondaal C.V., gelijktijdig met het uittreden van Participatiemaatschappij Vroondaal B.V. zoals verwoord in de akte houdende overname vennootschapsaandeel GEM Vroondaal C.V. d.d. 30 maart 2016, alsmede wijziging van de C.V.-overeenkomst om dit technisch mogelijk te maken. Als publiekrechtelijke rechtspersoon toe te treden als commanditaire vennoot tot VEM Vroondaal C.V., gelijktijdig met het uittreden van Participatie Ontwikkelingsmaatschappij Vroondaal B.V. zoals verwoord in de akte houdende overname vennootschapsaandeel VEM Vroondaal C.V. d.d. 30 maart 2016, alsmede wijziging van de C.V.-overeenkomst om dit technisch mogelijk te maken.

3 DSO/ IV. De algemeen directeur van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO), de heer P.F.M. Jägers, al dan niet in de algemene vergaderingen van GEM Vroondaal Beheer B.V. respectievelijk VEM Vroondaal Beheer B.V. d.d. april 2016, namens de gemeente, alle benodigde rechtshandelingen te laten verrichten ter uitvoering van bovengenoemde besluiten I t/m IIIb, behoudens Id. Den Haag, 26 april 2016 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de locoburgemeester, mw. A.W.H. Bertram mw. I.K. van Engelshoven

4 DSO/ TOELICHTING Naar aanleiding van het beleidskader Verbonden Partijen (RIS ), is het voorstel de volgende wijzigingen door te voeren in de governancestructuur van de GrondExploitatieMaatschappij (GEM) Vroondaal en VastgoedExploitatieMaatschappij (VEM) Vroondaal. De voorgestelde wijzigingen betreffen het: opheffen van de Participatie B.V.'s, waarmee tegemoet wordt gekomen aan de wens van de Raad om het aantal gemeentelijke B.V.'s te verkleinen; benoemen van een tweede bestuurder (niet-ambtenaar) voor zowel GEM en VEM met gelijke bevoegdheden; het opheffen van de Raad van Commissarissen; alsmede het inrichten van een stuurgroep als intermediair tussen directie en aandeelhouders (waarvan de leden handelen zonder last). Opgemerkt wordt dat de huidige statuten dateren van In 2012 is het B.V.-recht ingrijpend gewijzigd. Omdat de statuten aangepast worden, zijn ook de noodzakelijke technische wijzigingen doorgevoerd op het gebied van vennootschapsrecht. De GEM Vroondaal richt zich primair op gronduitgifte en VEM Vroondaal op vastgoedontwikkeling. Beide ondernemingen hebben dezelfde CV/BV (Commanditaire Vennootschap met een Beheer B.V.) organisatiestructuur en bemensing daarom zal verder gesproken worden over GEM, alwaar het GEM en VEM betreft. Raamwerk organisatiestructuur Wijziging van de governancestructuur kan alleen bij unanimiteit, dat wil zeggen dat alle partners (BPD Ontwikkeling B.V., Synchroon B.V. en de gemeente Den Haag) van de verbonden partij het eens moeten zijn over de voorgestelde wijziging. De voorliggende wijziging kunnen rekenen op instemming door de partners BPD en Synchroon. De gemeente is naast aandeelhouder ook verstrekker van de financiering voor GEM voor maximaal 150 mln.. Dat is voor de gemeente Den Haag een belangrijk motief om de activiteiten van de onderneming nauwlettend te volgen. Dat kan enerzijds door actief aandeelhouderschap en anderzijds door de stuurgroep ook bevoegdheden te geven, zoals het adviesrecht. Het vennootschapsrecht geeft aan hoe een besloten vennootschap, zoals de beheer b.v. ingericht moet worden. Binnen dat recht is het niet mogelijk om de gewenste stuurgroep in te richten (het aantal organen is wettelijk beperkt). Daarom zal een overeenkomst gesloten moeten worden tussen alle partners van de CV/BV. De stuurgroepovereenkomst zorgt voor een verankering van hun rol, namelijk het bevorderen van de samenwerking enerzijds tussen de aandeelhouders onderling, en anderzijds tussen de directie en de aandeelhouders (art. 1 stuurgroep overeenkomst). Opgaven GEM & VEM Vroondaal De GEM heeft inmiddels het karakter van een uitvoeringsorganisatie, namelijk het uitgeven van grond aan ontwikkelaars en particulieren voor woningbouw. Voor de gemeente Den Haag is dit een grote woningbouwopgave van maximaal 2150 woningen. Voor de gemeentelijke aandeelhouder is het dan ook belangrijk om een kort lijntje te hebben vanuit de Haagse politiek met GEM en VEM Vroondaal. De verbonden partijen staan weliswaar op afstand maar vanuit het bestuurlijke en maatschappelijke belang is een goede relatie belangrijk. In de praktijk gaat het om: a) creëren van Haags draagvlak; b) slagvaardigheid van de GEM en VEM Vroondaal; c) transparantie tussen de stakeholders.

5 DSO/ a) Creëren van Haags draagvlak Voor de huidige bewoners in Vroondaal, is de woningbouw direct zichtbaar ondanks dat de wijk aan de rand van het bestaand stedelijke gebied ligt. De mondige burger is betrokken bij datgeen wat in 'hun achtertuin' gebeurd, zoals revitalisering van het landschapspark Madestein en kwalitatieve verbetering van de Madesteinweg en Madepolderweg. Haags draagvlak voor deze ontwikkeling is voor de gemeentelijke aandeelhouder heel belangrijk. Dat draagvlak gaat geborgd worden door de nieuw in te stellen stuurgroep, waarin een gemeentelijke ambtenaar van DSO met kennis en kunde, zitting heeft. In de nota portefeuillehouder was al het voorstel aangenomen om de heer Harms, directeur OR&E als stuurgroeplid te benoemen. Hij is bekend met de Haagse politiek en de interne procedures, wat de afstemming met de vertegenwoordiger van de gemeentelijke aandeelhouder makkelijker maakt (art: 1 stuurgroepovereenkomst). De gemeentelijke aandeelhouder zal door gemeentelijke stuurgroeplid regelmatig geïnformeerd te worden. Deze ruggespraak moet altijd kunnen en mag de slagvaardigheid van GEM niet belemmeren. b) Slagvaardigheid van GEM De partners van GEM willen meewerken aan de voorgestelde wijziging van de governancestructuur mits de slagvaardigheid van het ondernemen niet in gevaar komt. De GEM is een zelfstandige organisatie met een afgebakende opgave voor gronduitgifte en vastgoedontwikkeling. Jaarlijks maakt de directie van GEM een jaarplan en meerjarenplan inclusief begroting, gebaseerd op de verwachte marktvraag. De directie legt deze plannen via de stuurgroep ter instemming voor aan de aandeelhouders. Daardoor zijn de aandeelhouders niet alleen gekend, maar ook betrokken bij de uitvoeringsplannen van de verbonden partijen. De directie dient te handelen binnen het door de Algemene Vergadering (AV) vastgestelde jaarplan en meerjarenplan inclusief begroting. De slagvaardigheid van de GEM wordt mede gekleurd door de bevoegdheden die de directie heeft. De directie zal na de wijziging van de governancestructuur bestaan uit 2-leden met gelijke, gezamenlijke bevoegdheid. Daardoor is het gewenste vier-ogenprincipe ook geborgd. c) Transparantie tussen de stakeholders. De op te richten stuurgroep heeft het instructierecht en adviesrecht, waardoor de stuurgroepleden een collectieve en objectieve regierol kunnen vervullen. De stuurgroep is als het ware een vooruitgeschoven post van de aandeelhouder. De stuurgroep kan vanuit het aandeelhoudersbelang gevraagd en ongevraagd advies en aanwijzingen geven aan de directie gebaseerd op haar kennis en ervaring. De directie is in principe gehouden aan het opvolgen van de aanwijzing zoals deze door de stuurgroep wordt voorgesteld, tenzij deze naar het oordeel van de directie in strijd zijn met het belang van de onderneming (artikel 3 stuurgroepovereenkomst) De stuurgroep heeft tot doel het voorbereiden van besluitvorming in de Algemene Vergadering van de vennootschap, en het bevorderen van informatievoorziening door de directie aan de aandeelhouders over relevante ontwikkelingen ter zake van de Vennootschap en de met haar verbonden onderneming. (artikel 1. overeenkomst en artikel 2 Reglement) Vanzelfsprekend legt de directie eerst de besluiten voor aan de stuurgroep, alvorens deze ter instemming in te brengen in de Algemene Vergadering (AV). Zowel de stuurgroep als de AV kunnen slechts unaniem besluiten nemen. In de AV wordt besloten over het strategische en uitvoeringskader die zijn vastgelegd in het jaarplan en meerjarenplan beide inclusief begroting (art statuten). De aandeelhouders zijn ook aan zet voor de goedkeuring van de jaarrekeningen en jaarverslagen, waarin de directie van GEM verantwoording aflegt over het gevoerde beleid. Een externe accountant voert de controle uit en stelt de jaarrekeningen op. De jaarplannen vormen het uitvoeringskader voor de directie. Zodra de kaders zijn vastgesteld door aandeelhouders kan de directie daarbinnen autonoom opereren. Als de directie wil afwijken van de door de aandeelhouders vastgestelde plannen, zal de directie dit in eerste instantie moeten motiveren aan de stuurgroep. Bij substantiële afwijkingen zullen ook de aandeelhouders daarover beslissen.

6 DSO/ Ook de aandeelhouder heeft een informeel adviesrecht en kan zelf ook oproepen tot een Algemene Vergadering., met dien verstande dat een individuele aandeelhouder geen formeel instructierecht heeft; dat komt toe aan de algemene vergadering als collectief. Het gemeentelijke standpunt die de gemeentelijke vertegenwoordiger van de aandeelhouder zal inbrengen in de algemene vergadering wordt altijd bepaald door middel van een Collegebesluit. Dat besluit is een breed gedragen standpunt omdat het getoetst en geparafeerd wordt door o.a. Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) afdeling Control, juridische zaken, planeconomie en de bestuursdienst afdeling Financiën, juridische zaken en het Expertise Centrum Verbonden Partijen (EVP).. Samenvatting statutaire wijzigingen De ondertekening van de stuurgroepovereenkomst door alle partijen, dus aandeelhouders en de vennootschap maakt dat alle betrokkenen zich moeten houden aan de afspraken uit deze overeenkomst. In het stuurgroepreglement zijn regels opgenomen over het doel, de taken en bevoegdheden, alsmede de werkwijze van de stuurgroep. Deze stuurgroep wordt gevormd door (vertegenwoordigers van de) aandeelhouders van de B.V.. Het doel is kort gezegd de voorbereiding van besluitvorming door de algemene vergadering, alsmede periodiek overleg tussen de vertegenwoordigers van de aandeelhouders en de directie. Art 2.3 in het reglement bevat een overzicht van de onderwerpen die afhankelijk van het tijdstip in de vergadering behandeld zullen worden. Na instemming door de aandeelhouders op de voorgestelde structuur zullen de statuten gedeponeerd worden bij de Kamer van Koophandel. De belangrijkste inhoudelijke statutaire wijzigingen zijn: art 5: toevoeging kwaliteitseis; dat alleen partijen die de stuurgroepovereenkomst hebben gesloten, aandeelhouder van de B.V. kunnen zijn. Daarmee wordt bereikt dat alle (nieuwe) aandeelhouders zich committeren aan de stuurgroep. Opzegging van de overeenkomst is niet mogelijk; als een partij geen aandeelhouder meer is, eindigt de overeenkomst; art 14: daarin is de mogelijkheid opgenomen dat de directie (bestuur in de zin van de wet) een of meer directeuren heeft. Een directeur kan op grond van art 17.1 van de statuten de B.V. slecht gezamenlijk met een andere directeur vertegenwoordigen; art 15.7: betreft de directiebesluiten die goedkeuring nodig hebben door de stuurgroep, art 15.8: is opgenomen dat de Algemene Vergadering (AV) instructies kan opleggen aan de directie; dit is wettelijk mogelijk sinds 2012 en biedt een basis voor concrete aanwijzingen, dat was tot 2012 niet mogelijk. Uittreden participaties B.V.'s uit C.V.'s Op dit moment heeft de gemeente nog participatie B.V.'s tussen de gemeente en de GEM Vroondaal C.V. en VEM Vroondaal C.V.. Naar aanleiding van de wens van de Raad om jaarlijks te bezinnen op de deelnemingen waarin de gemeente participeert, is geconcludeerd dat het participeren in de voornoemde B.V. s hun toegevoegde waarde verloren hebben. De reden is dat per 1 januari 2016 de Wet modernisering Vpb-plicht (vennootschapsbelasting) overheidsondernemingen is ingevoerd, waardoor deze B.V.'s belastingplichtig kunnen worden. Het eventueel batig of nadelig saldo bij liquidatie van de participatiemaatschappijen zal ten gunste of ten laste van de gemeente komen. De te verwachten financiële afwikkeling van de participatiemaatschappijen zal worden verwerkt bij de begroting. Om het uittreden van de Participatie B.V.'s uit GEM en VEM Vroondaal C.V.'s en tegelijkertijd de toetreding van de gemeente Den Haag, mogelijk te maken is een technische wijziging van de C.V.- overeenkomst noodzakelijk. De huidige C.V.-overeenkomst biedt in artikel 11 daarvoor geen grondslag en moet dus worden aangepast. Dit geldt voor beide C.V.'s. In afzonderlijke aktes neemt de gemeente het vennootschapsaandeel over van de gemeentelijke Participatiemaatschappij Vroondaal B.V. en van de gemeentelijke Participatiemaatschappij Vroondaal B.V. worden opgesteld om het uittreden uit GEM en VEM Vroondaal C.V. mogelijk te maken.