1 Inleiding beheer eoverdracht

Transcriptie

1 1 Inleiding beheer eoverdracht De eoverdracht is een beroepstandaard voor de verpleegkundige en verzorgenden overdracht in de keten. Deze beroepsstandaard is uitgewerkt als een informatiestandaard. Het proces van overdracht wordt beschreven in de richtlijn verpleegkundige verslaglegging (V&VN, 2012). De eoverdracht wordt sinds 2012 geïmplementeerd in de praktijk. Veelal nu nog in een transfersysteem zoals POINT. Inmiddels is het aantal regio s, dat de eoverdracht gebruikt toegenomen tot 6 (Amsterdam, Leiden, Schiedam, Delft, Den Haag, Twente) en zijn er meerdere regio s waar voorbereidingen voor implementatie worden gedaan. Zie ook Whitepaper eoverdracht, Nictiz, In het project van NFU en V&VN worden de bouwstenen uit eoverdracht geharmoniseerd met de Generieke overdrachtsgegevens. In dat kader worden de huidige bouwstenen verder uitgewerkt en voorzien van definities en soms in kleinere bouwstenen opgesplitst. Wijzingen die daaruit voortkomen worden besproken in expertgroep. In deze notitie wordt een beeld geschetst van de huidige situatie van het beheer van eoverdracht in huidige vorm zoals die plaatsvindt, vanuit Nictiz en V&VN. Huidige situatie beheer eoverdracht, E. Vreeke Pagina 1

2 2 Rollen beheer eoverdracht V&VN Er zijn verschillende rollen te onderscheiden in het beheerproces van een standaard, gebaseerd op de NEN 7522 (zie bijlage 1). 2.1 Gebruikers verpleegkundigen uit zorginstellingen in de keten, transferverpleegkundigen, software leveranciers die de eoverdracht inbouwen in het systeem informatiemanagers/ coördinatoren van regionale netwerken die de implementatie van de eoverdracht begeleiden 2.2 Houder V&VN is verantwoordelijk voor de inhoud van de eoverdacht en dus houder (eigenaar). Op dit moment neemt Nictiz een deel van de rol van houder van de standaard op zich en zorgt Erna Vreeke voor de link/ vertegenwoordiging van V&VN hierin. Albert-Jan Spruyt is verantwoordelijk voor coderen van dataset, Tessa van Steijn is verantwoordelijk voor het HL7-CDA bericht. 2.3 Financier Op dit moment is Nictiz de belangrijkste financier. V&VN s bijdrage bestaat nu uit expertise en tijd. De reiskostenvergoeding van de expertgroepleden wordt Nictiz vergoedt. 2.4 Autorisator De expertgroep die is opgericht bij de totstandkoming van de eoverdracht set komt nu weer bij elkaar voor het up to date houden van de eoverdracht. Enkele leden zijn inmiddels vervangen. Vragen van gebruikers worden hier besproken en zo nodig worden er wijzigingsvoorstellen gedaan voor aanpassen van de set. Kleine wijzigingen worden doorgevoerd, grotere aanpassingen worden weer teruggelegd naar gebruikers (nu nog van POINT). Nu wordt ook gebruik gemaakt van het project van NFU generieke overdrachtsgegevens uitbreiden met eoverdracht. Hiervoor is een review groep opgericht die de bouwstenen van eoverdracht met definities nakijkt. Als deze stappen zijn doorlopen worden de definitieve wijzigingen doorgevoerd in de set. Proces van terugkoppeling en besluitvorming over veranderingen is nog niet goed uitgewerkt. De expertgroep heeft nu nog geen expliciet mandaat van V&VN voor zijn rol. De expertgroep bestaat uit de volgende leden: Expertgroep: naam mobiel telefoo n Irene van (06) Duijvendijk Albert-Jan Spruyt Chel Coenen (06) (06) sector functie/ organisatie duijvendijk@nictiz.nl Nictiz beleidsadviseur Zorg & Innovatie spruyt@nictiz.nl Nictiz Productmanager Nictiz C.Coenen@zorg.umcn.nl UMC Beleidsmedewerker, Staf Zorg / UMCN, Huidige situatie beheer eoverdracht, E. Vreeke Pagina 2

3 Peter Klumpenaar (06) GGZ voorheen GGZ NhN, nu ZZP-er Sonja Jutte (06) VVT/transmura al voorheen transmurale zorgbrug nu Noordhoff (elearning VVT) Anke Jeroense VVT (thuiszorg) beleidsmedewerker, stichting Aafje Erna Vreeke (06) V&VN vice-voorzitter VZI, V&VN Jacqueline Fluitman Erik-Jan Scheenstra Linda Kooiman (06) o.nl VGN verpleegkundig specialist, 's Heerenloo revalidatie verpleegkundige/ implementatiemedewerk er EPD, Reade 070- revalidatie verpleegkundige, Sophia revalidatie Functioneel beheer: De meest actuele versie van de eoverdracht wordt beheerd en gepubliceerd door Nictiz. Hiervoor is een tool ontwikkeld en deze is toegankelijk via Uitwerking van de verandervoorstellen die voortkomen uit autorisator worden verwerkt en uiteindelijk gepubliceerd in een nieuwe versie. Dit zal maximaal 2 maal per jaar voorkomen. 2.6 Technisch beheer: Het uitwerken van de nieuwe versie in de tool en het versie beheer wordt ook door Nictiz uitgevoerd. 2.7 Distributeur: Als de wijzigingen zijn doorgevoerd moeten deze worden gecommuniceerd naar de gebruikers. Dit gebeurt nu door plaatsen van een bericht op de website van Nictiz en het mailen aan de aan haar bekende gebruikers. Zo nodig biedt Nictiz ondersteuning bij het aanpassen van het bericht door de leverancier en worden er afspraken gemaakt over de termijn waarop de nieuwe versie moet worden ingevoerd. Huidige situatie beheer eoverdracht, E. Vreeke Pagina 3

4 3 Proces van wijzigingen eoverdracht In hoofdlijnen de stappen in het beheerproces: 1. Input van vragen vanuit verschillende richtingen: a. praktijk, gebruikers (laatste keer actief benaderd in oktober 2013) b. veranderingen in richtlijnen, relevant voor de dataset (signaal vanuit V&VN) c. veranderde wet- en regelgeving (expertgroepleden/ V&VN) d. onderzoek/wetenschap/ project (bijv. project zorgprogramma ) e. project NFU generieke overdachtgegevens uitbreiden met eoverdacht 2. Verzamelen van vragen/ verandervoorstellen door Nictiz-V&VN (Irene en Erna), 3. Bespreken van vragen door Nictiz (Irene, Erna, Albert-Jan) kan leiden tot 3 mogelijkheden: a. geen wijziging, de melding wordt ter kennisgeving aangenomen en leidt niet tot een wijziging. Eventueel wordt deze geparkeerd om meegenomen te worden in een toekomstige versie. n.v.t. b. kleine wijziging; de wijziging, die volgt uit de melding, heeft geen impact of een minimale (bijvoorbeeld niet-inhoudelijke wijzigingen) of het betreft een duidelijke bug fix. In het laatste geval is de impact naar verwachting ook niet groot, omdat de indiener de fout zelf al heeft ontdekt. c. grote wijzigingsvoorstellen; dit wordt voorgelegd aan expertgroep 4. Voorleggen van vragen aan expertgroep: a. kleine wijzingen waar direct een besluit over kan worden genomen: unaniem besluit en consequenties van verandering zijn goed te overzien. b. Grotere wijzigingen die door een expertgroeplid verder wordt uitgewerkt en dan weer terug komt binnen de groep voor nadere besluitvorming c. grote wijzigingen die worden voorgelegd aan experts binnen V&VN (zoals wondzorg), kan evt. een apart project worden 5. Besluitvorming over wijzingsvoorstellen afhankelijk van grootte van wijzigingen moet nader worden uitgewerkt. 6. Indien besluitvormingsprocedure is afgerond en er wijzigingen komen in de dataset gaat dit over naar functioneel beheer en technisch beheer voor aanpassen van de standaard. 7. Nieuwe release van standaard. Communicatie via Nictiz, nog nader af te stemmen met V&VN. Huidige situatie beheer eoverdracht, E. Vreeke Pagina 4

5 Huidige situatie beheer eoverdracht, E. Vreeke Pagina 5

6 BIJLAGE 1 Conform de NEN 7522 norm onderkent Nictiz de volgende rollen. Onderstaande overzicht geeft een beschrijving van iedere beheer rol, en eveneens een opsomming van de verschillende verantwoordelijkheden die met de desbetreffende rol gepaard gaan. Gebruiker (praktijk) Degene die gebruik maakt van de informatiestandaard, en die in de mogelijkheid is tot het indienen van wijzigingsverzoeken. Beschikken over voldoende kennis van de informatiestandaard. Op de hoogte zijn van de huidige versie van de informatiestandaard. Gebruiken van de informatiestandaard op gewenste, vastgestelde wijze en conform het vastgestelde doel. Indienen van commentaar en/of wijzigingsverzoeken m.b.t. de informatiestandaard. Informeren van de distributeur over het in gebruik hebben van de informatiestandaard. Autorisator (V&VN) Degene die de inhoudelijke besluiten neemt over de informatiestandaard. Vertegenwoordiging van alle betrokkenen in een zogeheten Redactieraad bestaande uit tenminste uit een voorzitter, secretaris, functioneel beheerder, zorgprofessionals, koepelorganisaties of beroepsverenigingen en leveranciers. Opstellen plan voor ontwikkeling en gebruik. Formuleren gebruiksdoel, de verzameling van elementen en de doelgroep. Besluitvorming, en hierbij de doelstellingen m.b.t. de informatiestandaard navolgen. Invulling geven aan de beheer rollen, en deze betrokkenen in de gelegenheid stellen invloed uit te oefenen op de besluitvorming. Functioneel beheerder (Nictiz) Degene die het proces rondom Bewaken proces rondom afhandeling wijzigingsverzoeken. de afhandeling van Ontvangen en administratief verwerken van wijzigingsverzoeken. wijzigingsverzoeken, incl. Leveren van input aan autorisator. versiebeheer, uitvoert en Doorvoeren besluiten van autorisator, incl. onderbouwing. bewaakt. Bewaken relaties met andere informatiestandaarden, code- en terminologiestelsels Huidige situatie beheer eoverdracht, E. Vreeke Pagina 6

7 Technisch beheerder (Nictiz) Degene die de (technische) omgeving beheert waarin de informatiestandaard wordt onderhouden en beschikbaar wordt gesteld. Onderhouden van technische beheeromgeving. Uitvoeren van versiebeheer. Beschikbaar hebben van historische versies. Financier (Nictiz, V&VN) Degene die het financiële model bepaalt en de financiën garandeert. Garanderen van de noodzakelijke financiën. Aangeven onder welke voorwaarden en door welke partij(en) de kosten worden gefinancierd. Houder (V&VN) Degene die het eigendom beheert, eindverantwoordelijk is en toezicht houdt op het hele proces. Bepalen inhoud, operationele activiteiten en wijze waarop informatie en ondersteuning wordt geboden. Houden van toezicht op functioneel- en technisch beheren o.b.v. de afgesproken processen. Besluiten wijze van distributie en toezicht houden op distributie. Toezicht houden op het gebruik. Accorderen en beschikbaar stellen van benodigde resources. Besluitvorming ten aanzien van grote wijzigingen. Accorderen publicatie nieuwe versie. Distributeur (Nictiz) Degene die de informatiestandaard beschikbaar stelt. Beschikbaar stellen van de huidige en voorlaatste versie. Gebruikers in staat stellen contact op te nemen, de informatiestandaard te verkrijgen en hen informeren over de beschikbaarheid. Op de hoogte stellen van alle betrokkenen van de reden voor de overgang naar de nieuwe versie. Naleven van afspraken rondom het moment en de plaats van publiceren. Bekend maken van prijzen voor het aanschaffen, gebruiken en distribueren van de informatiestandaard en de financiële afhandeling regelen. Huidige situatie beheer eoverdracht, E. Vreeke Pagina 7