EEN DAK BOVEN ONS HOOFD EN GROND ONDER ONZE VOETEN

Transcriptie

1 Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 1 van 39 EEN DAK BOVEN ONS HOOFD EN GROND ONDER ONZE VOETEN Vastgoednota gemeente Buren 2016

2 INHOUD Management samenvatting Inleiding Waar staan we nu met het beheren van ons vastgoed? situatie Historisch gegroeide vastgoedportefeuille Bestaande formatie Waar hebben we het over? Waar willen we naar toe, wat is ons doel? Toekomstige vastgoedportefeuille Professioneel vastgoedmanagement Wat gaan we doen? Centralisatie van vastgoed / integraal vastgoed denken Scheiding van rollen Begroting zo inrichten dat deze aansluit op vastgoedbeleid Ontkoppelen van verhuur van vastgoed en het verstrekken van subsidie Personeel: kennis, competenties en formatie? Formatie Optimalisering Verbeterplan technisch in control komen Verbeterplan financieel in control komen Verbeterplan de klant centraal Welke keuzes hebben we? Variabelen Uitgewerkte scenario s: Vergelijking verschillende scenario s Beoordelingscriteria scenario s Manier van vergeleken Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 2 van 39

3 9.3 De scenario s met elkaar vergeleken Voorkeurscenario Bijlage 1 Uitgangspunten voor berekening formatie... 1 Bijlage 2 Berekening formatie per scenario... 2 Bijlage 3 Onderbouwingen vergelijking scenario s... 5 Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 3 van 39

4 Een dak boven ons hoofd en grond onder onze voeten. De verantwoordelijkheden van een eigenaar van vastgoed. Vastgoednota Gemeente Buren 2016 Doel: Het integraal beheren van de vastgoedportefeuille op een transparante en efficiënte manier binnen de geldende wet- en regelgeving, vanuit de rol van eigenaar. Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 4 van 39

5 Management samenvatting Het College van B&W heeft de ambitie het gemeentelijk vastgoed op een professionele wijze te beheren. In het verleden beheerden verschillende afdelingen het vastgoed. Onderwijs de scholen, Sport de sportvoorzieningen, Welzijn de dorpshuizen, Ruimtelijke Ontwikkeling de aangekochte woningen en Grondzaken regelde de verhuringen en verpachtingen. Deze versnippering in het beheer van de gemeentelijke eigendommen leidde ertoe dat er onvoldoende overzicht en inzicht is in de technische, financiële, juridische en administratieve aspecten van het vastgoed. Als eerste stap is in 2015 de verantwoordelijkheid voor het vastgoed bijeen gebracht in het Team Vastgoed van afdeling Ruimte. Als tweede stap stelde de raad op 28 juni 2016 middelen beschikbaar voor het opstellen van een Meer Jaren Onderhoud Planning voor de volledige vastgoedportefeuille, inclusief een geautomatiseerd vastgoedbeheersysteem. Als derde stap werkten wij deze Vastgoednota uit. Het gemeentelijke vastgoed omvat zo n 90 objecten en ongeveer 600 gronden met een beheercontract. Het doel van het vastgoedmanagement is om de opbouw van het vastgoed goed te laten aansluiten bij de functies die het gemeentebestuur beleidsmatig wil realiseren. Daartoe heeft de gemeenteraad op 28 juni 2016 ingestemd met de functiecirkel voor de maatschappelijke functies en accommodaties. Met behulp van de functiecirkel worden uitwerkingsprogramma s opgesteld om de maatschappelijke functies te versterken in goede accommodaties. De uitwerkingsprogramma s zullen naar verwachting leiden tot minder, maar beter geoutilleerde accommodaties. Deze verwachte uitkomst vormt voor deze Vastgoednota de basis voor de omvang en samenstelling van de toekomstige gemeentelijke vastgoedportefeuille. Voor de bepaling van de benodigde formatie van het team Vastgoed is, naast de samenstelling van de vastgoedportefeuille, van belang welke werkzaamheden door eigen medewerkers uitgevoerd moeten worden en welke werkzaamheden beter kunnen worden uitbesteed. Voor het bepalen welke werkzaamheden het beste door eigen medewerkers uitgevoerd kunnen worden hebben wij een onderscheid gemaakt in: reguliere terugkerende werkzaamheden, reguliere incidentele werkzaamheden, projecten, overige werkzaamheden. Een deel van de incidentele werkzaamheden en van de projecten kunnen we beter uitbesteden omdat de hoeveelheid fluctueert of omdat incidenteel specifieke kennis nodig is waarover we zelf onvoldoende beschikken. Voor het bepalen van de gewenste formatie van team Vastgoed hebben wij vijf scenario s uitgewerkt, gebaseerd op aannames. De eerste aanname betreft de omvang van de vastgoedportefeuille: de huidige vastgoedportefeuille blijft in stand versus een reductie ervan met 30%, als resultaat van de discussie over de Maatschappelijke Accommodaties. De tweede aanname is dat de gemeente het technisch- en contractueel beheer zelf doet of dit geheel uitbesteed aan marktpartijen. In dat laatste geval moet de gemeente dan wel de opdrachtgeversrol gaan invullen. De derde aanname is dat óf 50% van de incidentele werkzaamheden en projecten wordt uitbesteed óf dat deze werkzaamheden geheel worden uitbesteed aan marktpartijen. Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 5 van 39

6 Voor de beoordeling van de scenario s zijn enkele criteria aangegeven: organisatorisch, financieel en risico s van de gedane aannames. Uit de confrontatie van de scenario s met de beoordelingscriteria komen we tot een voorkeurscenario dat als volgt is samengesteld: 1. We gaan er van uit dat de vastgoedportefeuille met 30 % verkleint. Dat de schoolgebouwen geheel door de schoolbesturen worden beheerd en dat gemiddeld 30% van de dorpshuizen, gymzalen, buitensportaccommodaties etc. niet meer nodig is, dan wel geheel worden afgestoten. En dat de verhuringen en verpachtingen met 30% afnemen doordat we die bezittingen hebben kunnen verkopen. 2. Eigen medewerkers voeren het volledige beheer van de resterende eigendommen en 50% van de voorbereiding en uitvoeringsbegeleiding van projecten uit, om daarmee de kwetsbaarheid van een te klein team te voorkomen. We schatten in dat 50% van de projecten vraagt om specialistische kennis of piekbelasting vormt, waarvoor wij externe capaciteit inhuren. De financiering van deze inhuur moet ten laste komen van de projectfinanciering. 3. Financieel bestaat de noodzaak om eenmalig te investeren in de verbeterplannen en structureel in het onderhoud van de eigendommen. De hoogte daarvan is afhankelijk van de uitkomsten van het nieuwe MJOP. Uitgaande van het voorkeurscenario is de uiteindelijk benodigde capaciteit van team Vastgoed bepaald op minimaal 4,5 fte. Hiervoor is een verhoging van de huidige loonsom van afgerond ,- nodig. Om tot het uiteindelijk gewenste kwaliteitsniveau te komen is een tijdelijke uitbreiding van de capaciteit nodig. Op basis van kengetallen en benchmarkgegevens zijn de kosten geraamd op ,- (afgerond). In de hoofdstuk 7 zijn verbeterplannen uitgewerkt om het vastgoedbeheer in control te brengen. Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 6 van 39

7 1 Inleiding In 2015 startten we met een nieuwe organisatiestructuur. Eén van de uitgangspunten daarin was de centralisatie van vastgoed in één team binnen de afdeling Ruimte. Dit moest de versnippering van vastgoedtaken binnen onze organisatie en problematiek die hieruit voortkwam, oplossen. In oktober 2014 startten we, binnen de bestaande formatie, met het kwartier maken van Vastgoed. Op dat moment vond ook de overdracht van de maatschappelijke vastgoedportefeuille vanuit de afdeling IZ plaats. Ook het gemeentehuis werd overgedragen vanuit de afdeling bedrijfsvoering. Beide werden overgedragen zonder beschikbare middelen/formatie. Een aantal dossiers bleek onvolledig en technisch, financieel en juridisch niet op orde. Op 4 november 2014 heeft de gemeenteraad een motie aangenomen waarin het college wordt opgeroepen om te komen tot integraal vastgoedbeleid. Begin 2016 is de nota vastgoed opgezet in 3 delen. Deel 1 en 2 (de strategische keuzes en de tactische vertaling hiervan) is in februari ter besluitvorming voorgelegd aan het college. Hierbij hebben we de risico s aangegeven die we als gemeente binnen onze vastgoedportefeuille lopen. Vanwege de demissionaire situatie heeft het college het voorstel aangehouden. Deel 3 (operationele vertaling) is daarop uitgewerkt en geïntegreerd in één document. Om het beheer van de vastgoedportefeuille professioneel te organiseren is het nodig een beleidsvisie vast te stellen op de inzet van vastgoed en huisvesting voor het bereiken van maatschappelijke gewenste doelen van de gemeentelijke organisatie en deze te gebruiken als richtsnoer voor uitwerking. Daartoe is deze vastgoednota opgesteld, die volledig gericht is op de aanbodzijde of de stenen. Het beoogt de vastgoedvisie te zijn met de operationele vertaling daarvan in verbeterplannen. De vraagkant naar vastgoed en huisvesting wordt uitgewerkt in een beleidsstuk dat in voorbereiding is vanuit de afdeling Inwonerszaken met als titel Maatschappelijke functies en fysieke infrastructuur. Op 28 juni 2016 heeft de gemeenteraad het kader van dit beleidsstuk, de functiecirkel, vastgesteld. De vastgoednota en de nota Maatschappelijke functies en fysieke infrastructuur vormen samen de basis voor het voeren van integraal en overkoepelend accommodatiebeleid. Inwonerszaken vanuit de inhoud en de gebruikers, Vastgoed vanuit de techniek en de stenen. Beide nota s zijn aan elkaar verbonden en versterken elkaar. Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 7 van 39

8 2 Waar staan we nu met het beheren van ons vastgoed? 2.1 situatie Anno 2016 zitten we nog in een tussenfase, we geven invulling aan de opdracht vanuit de organisatie ontwikkeling en de opbouw van het team vastgoed. Tegelijkertijd blijft de winkel wel open. Budget, middelen, inzet uren, formatie zijn nog niet geregeld. De situatie ten aanzien van de inzet van het gemeentelijk vastgoed binnen de gemeente Buren is te omschrijven als: Gebouwenbeheer, waarbij op ad hoc basis de meest acute vraagstukken opgelost worden. Er is geen sprake van vastgoedbeheer, laat staan professioneel vastgoedmanagement. Een integrale visie, geborgd in beleidsdocumenten en voorzien van toereikende (financiële) middelen ontbreekt. Daarnaast is er sprake van een niet zichtbare verwevenheid tussen het inzetten en verhuren van vastgoed en het verstrekken van huisvestings- en overige subsidies. Wel hebben we de afgelopen periode zicht gekregen op onze vastgoedportefeuille. We hebben inzichtelijk gemaakt wat we in eigendom hebben en hebben de grootste risico s in kaart gebracht Risico s De Gemeente Buren heeft de vastgoedportefeuille niet in control. Een aantal basisvereisten voor goed vastgoedmanagement zijn nog niet voldoende geborgd. De gemeentelijke organisatie is momenteel niet goed in staat om te voldoen aan haar wettelijke en contractuele verplichtingen. Omdat het in eigendom hebben van vastgoed verplichtingen met zich mee brengt, loopt de gemeente momenteel op diverse fronten risico s: Technisch (veiligheid etc.), Juridisch (contracten en wet- en regelgeving), Financieel, Sociaal-maatschappelijk en politiek-bestuurlijk, Verantwoording Organisatie breed vastgoed denken Landelijk is het beeld dat bij de meeste gemeentelijke organisaties het vastgoedmanagement-denken historisch ontbreekt. Ook in de gemeente Buren is dat het geval. Vastgoed speelt, vaak ongezien, een grote rol bij het organiseren van gemeentelijke en maatschappelijk gewenste activiteiten. Voor een gemeentelijke organisatie geldt dat voor bijna alles wat de gemeente wil bereiken een dak boven ons hoofd en grond onder onze voeten vereist is. Dit dak en deze grond, die gebouwen en terreinen, dat is vastgoed. Het zou goed zijn als we, meer in de volle breedte van de gemeentelijke organisatie, bij al onze beslissingen in ons achterhoofd krijgen dat hier een vastgoedcomponent aan vast zit. Dan zou bij advisering en besluitvorming door college en raad een meer integrale afweging inclusief het meewegen van de huisvestings- en vastgoedcomponent- kunnen worden gemaakt Waar lopen we tegen aan? Sinds het begin van 2015 is het team Vastgoed gaan werken alsof de centralisatie van alle taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de inzet van het vastgoed al is afgerond. Dit is echter in de praktijk nog niet het geval. Een aantal zaken zijn nog niet gerealiseerd, zoals de benodigde aanpassingen in formatie en het centraliseren van data en documenten waarop vastgoedinformatie moet worden gebaseerd. Maar door toch meer centraal te gaan werken, is er nu wel zicht op de problematiek waar het team vastgoed tegenaan loopt. De problematiek valt uiteen in de volgende items: Dossiers: We worden geconfronteerd met beslissingen of het uitblijven van beslissingen- uit het verleden ten aanzien van vaak ingewikkelde en zware dossiers, die nu problemen opleveren. Ze komen nu voor het voetlicht doordat de laatste tijd structureel contact is gelegd met gebruikers bij het oppakken van dossiers. Nu blijkt dat niet alle afspraken op een goede manier zijn vastgelegd of lastig te herleiden Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 8 van 39

9 zijn uit de opgebouwde dossiers. Het ontbreekt daardoor aan goede informatie en veel data en documenten zijn niet op een gestructureerde wijze benaderbaar of ontbreken. Dit komt doordat het vastgoed in het verleden binnen de organisatie op verschillende plaatsen is ondergebracht. Kennis: Daarnaast zijn enkele medewerkers, die in het verleden verantwoordelijk waren voor het beheren van het vastgoed, inmiddels niet meer werkzaam voor onze organisatie. Ook zijn er in het verleden contracten vastgelegd die we met de huidige kennis van vastgoedmanagement nu zo niet zouden afsluiten. Besluiten die moeilijk uitvoerbaar zijn: De raad heeft eerder besloten dat de gemeente niet meer verantwoordelijk is voor de dorpshuizen. De bedoeling was de dorpshuizen over te dragen aan de exploitanten. In het kader van dit besluit zijn vervolgens alle budgetten met betrekking tot de instandhouding van de betreffende gebouwen en gronden uit de begroting gehaald. De overdracht van de gebouwen en de gronden naar de exploitanten is echter tot op heden niet uitgevoerd en blijkt inmiddels in veel gevallen ook onuitvoerbaar. Hierdoor is het eigendom van de gebouwen en gronden nog steeds in handen van onze gemeente, maar zonder budgetten om deze in stand te houden. We lopen daardoor nu een risico, omdat we niet meer kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen die we hebben naar de huurders en gebruikers van de objecten of dat we onrechtmatige uitgaven doen. Een soortgelijke situatie doet zich ook voor bij de buitensportaccommodaties. Beleid: Voor vastgoed is geen beleid beschikbaar waarmee we onze voorstellen en de uiteindelijke beslissingen van het college en de raad kunnen onderbouwen. Hierdoor is ieder nieuw dossier weer een zoektocht naar handvatten en kaders waaraan de inzet van vastgoed moet voldoen. We hebben onnodige discussies over de te volgen (vastgoed)lijn binnen de ambtelijke organisatie en met het college. Dit heeft uiteindelijk ad-hoc beslissingen tot gevolg, lopen dossiers langer door dan strikt nodig zou zijn en wordt minder effectief en efficiënt met de inzet van het middel vastgoed omgegaan, dan mogelijk is. Budget: Er is een beeld dat er structureel te weinig budget beschikbaar is voor het onderhouden van de gebouwen en gronden. Dit resulteert in een houding bij het team Vastgoed dat zaken niet of terughoudend opgepakt worden. Hierdoor schuiven de problemen alleen maar verder naar achteren met alle risico s van dien. Het beeld dat er te weinig budget beschikbaar is voor het onderhouden van de objecten klopt voor die gebouwen waar geen budgetten voor zijn (dorpshuizen, buitensportaccommodaties, zwembad en te verkopen objecten). Voor de overige gebouwen is wel budget beschikbaar. Inmiddels heeft de raad op 28 juni jongstleden ingestemd met het laten uitvoeren van een volledige inventarisatie van al het vastgoed en het opstellen van een nieuwe meerjaren onderhoudsplanning. Hiermee krijgen we inzicht in de benodigde budgetten. Tools en middelen: Het team Vastgoed is in oprichting. Vanuit het verleden is er slechts op het technische vlak sprake van tools en middelen (systeem voor meerjaren onderhoudsplanningen). Dit systeem is echter verouderd en matcht niet met de begroting. Voor het beheersen van de vastgoedportefeuille (managementinformatie, objectgegevens, contractgegevens, etc.) zijn geen of slechts beperkt tools beschikbaar. Hierdoor is het niet mogelijk om adequaat te reageren op vragen vanuit het college, de raad en/of de gebruikers. Integrale vastgoedbenadering: Er is op dit moment geen sprake van een integrale vastgoedbenadering. Er is geen visie welke doelen we nastreven waar vastgoed voor nodig is. Er is geen doelgroepenbeleid en geen subsidiebeleid. Een integrale vastgoedbenadering brengt de techniek van het beheren/managen van vastgoed samen met het inhoudelijke beleid voor de gebruikers van dit vastgoed. Budget voor storingen en meldingen: Er is in de begroting van de vastgoedobjecten geen bedrag opgenomen voor het kunnen reageren op storingen en meldingen. Wel zijn er meerjaren Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 9 van 39

10 onderhoudsplanningen beschikbaar. Deze voorzien echter niet in kostendekking van storingen en meldingen. Relatiemanagement: We hebben onvoldoende inzicht in wat er speelt bij onze gebruikers. Samen met de afdeling IZ zijn hierin al de nodige stappen gezet en worden de gebruikers van ons vastgoed actief benaderd om meer zicht te krijgen op hun gedachten over het vastgoed. 2.2 Historisch gegroeide vastgoedportefeuille Waarom heeft de gemeente Buren vastgoed in eigendom? Vastgoed, of vastgoed in eigendom hebben, is geen doel op zich. Bij het integraal beheren van vastgoed komt de doel-vraag bij iedere beslissing weer terug. In de huidige situatie zijn we echter nog niet zo ver. De bestaande portefeuille is van oudsher zo gegroeid. Beslissingen uit het verleden om objecten aan te kopen, dan wel af te stoten, nieuwbouw te plegen of te slopen hebben geleid tot de huidige opbouw. Veel gemeentelijke panden werden in het verleden beheerd door de inhoudelijke beleidsafdeling. Hier lag de focus vooral op het ondersteunen van de inhoudelijke doelen. 2.3 Bestaande formatie De bestaande formatie van het team vastgoed bestaat uit de volgende FTE (situatie per 01/01/2017): Gereserveerd bedrag gebruikt voor grondzaken Ingevuld 1 FTE grondzaken Ingevuld 0,78 FTE ,00 grondzaken Vacature 0,22 FTE tijdelijke invulling portefeuillemanager economische zaken Ingevuld 1 FTE ,00 teamleider Ingevuld 0,5 FTE ,00 Senior medewerker beheer gebouwen Vacature 1 FTE ,00 tijdelijke invulling technisch manager Medewerker onderhoud gebouwen Ingevuld 1 FTE ,00 Medewerker onderhoud gebouwen Vacature 1 FTE tijdelijke invulling portefeuillemanager ,00 Grondzaken: De formatieplaatsen voor Grondzaken worden momenteel ingevuld door twee vaste medewerkers. Eén medewerker is langdurig ziek, dan andere medewerker zal in 2016 met pensioen gaan. Daarnaast is er sprake van vacatureruimte Economische zaken: De formatieplaats voor EZ wordt ingevuld door een vaste medewerker. De werkzaamheden die binnen deze formatie vallen staan relatief ver af van het managen van de vastgoedportefeuille. Teamleider: De formatieplaats voor Teamleider is sinds 1 juni 2016 ingevuld door een vaste medewerker Senior medewerker beheer gebouwen: De formatie voor het Technisch gebouwbeheer wordt op dit ingevuld door externe inhuur voor 0,4 FTE. Medewerker onderhoud gebouwen: Deze formatieplaats wordt ingevuld door een vaste medewerker. Daarnaast is er vacatureruimte. Het betreft werkzaamheden van de voormalige buitendienst die bij de verplaatsing van de buitendienstwerkzaamheden naar de AVRI niet zijn meegenomen. Aanvullend op de formatie is gebruik gemaakt van vacatureruimte binnen de afdeling Ruimte voor het aanstellen van Portefeuillemanagers. Hiervoor zijn twee tijdelijke medewerkers aangesteld als portefeuillemanager voor totaal 0,8 FTE. Het beheren en managen van de vastgoedportefeuille wordt op dit moment voor een groot deel ingevuld door ingehuurde medewerkers. De bestaande vacatureruimte wordt daarvoor volledig benut. Doordat er Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 10 van 39

11 gebruikt gemaakt wordt van externe inhuur zijn er minder uren beschikbaar dan de bestaande formatie laat zien. Bovendien wordt daarmee niet intern geborgd dat kennis en kunde en ervaring wordt opgebouwd. De gemeente blijft hierdoor afhankelijk van externe partijen en bouwt zelf geen historie en expertise op het gebied van vastgoedmanagement op. Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 11 van 39

12 3 Waar hebben we het over? De vastgoedportefeuille van de Gemeente Buren bevat zo n 90 objecten en ongeveer 600 gronden waaraan een contract ten grondslag ligt (huur, pacht, ingebruikgeving, zakelijke recht, etc.). Deze portefeuille is grofweg als volgt onder te verdelen: 16 schoolgebouwen (verdeeld over diverse scholen/kernen); 9 gymzalen (en 1 in ontwikkeling) 2 panden voor de eigen huisvesting (gemeentehuis en werf Buren) 1 brandweerkazerne (Buren is nog niet verkocht); 11 dorpshuizen (Ingen wordt nog gesloopt, Buren is verkocht en Zoelmond is gesloopt) Diverse buitensport accommodaties (8 voetbalvelden, korfbalveld) 8 woningen (per ) Diverse monumenten (molens, kerktorens, stadsmuur) Diverse overige gebouwen (aula s, buurtgebouwtjes, musea, expositieruimten, schuurtjes, garageboxen, muziektenten); Commerciële gebouwen (Heerenlogement, Poortgebouw). Diverse gronden/percelen: Erfpachtpercelen (waaronder diverse bedrijfskavels en sportcomplexen zoals tennis); Opstalrechten (veelal bij maatschappelijke en sportaccommodaties en voorzieningen) Enkele bouwpercelen (woningbouw, bedrijven (geen grex-complexen); Landbouwpercelen (veelal verpacht); Paardenweitjes; Volkstuinen; Restgroen percelen (veelal verhuurd); Bossen (niet zijnde kleine strookjes of openbaar gebied); Diverse zoals historische muren, waterputten, kunstvoorwerpen (overlap met openbaar gebied) Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 12 van 39

13 4 Waar willen we naar toe, wat is ons doel? 4.1 Toekomstige vastgoedportefeuille De opbouw van de toekomstige vastgoedportefeuille zal aansluiten bij de functie die dit vastgoed moet vervullen. Vastgoed zien we als een bedrijfsmiddel (naast personeel, financiën, ict en ondersteunende diensten). Vastgoed is een middel om beleidsmatige doelen te helpen realiseren. Deze beleidsmatige doelen worden door de inhoudelijke beleidsafdelingen geformuleerd. Het team Vastgoed vertaalt dit op een juiste en efficiënte manier naar gebouwen en gronden. Op dit moment hebben we niet voor al onze objecten een beleidsmatig doel (bijvoorbeeld garageboxen). Doel: Vastgoed is een middel om beleidsmatige doelen te realiseren en geen doel op zich. Alle vastgoedbeslissingen worden genomen in het kader van de ondersteuning van de te behalen beleidsmatige doelen. Niet functioneel vastgoed wordt afgestoten. 4.2 Professioneel vastgoedmanagement We willen het vastgoed op een professionelere manier gaan benaderen. Om hier meer grip op te krijgen hebben we gekeken naar theorieën die hiervoor beschikbaar zijn en hebben deze vertaald naar de Burense schaal. Het onderstaande plaatje geeft de ontwikkelstadia van professioneel vastgoedmanagement bij gemeenten weer. Ieder niveau kent zijn eigen uitdagingen. Grofweg worden er vier niveaus van vastgoedmanagement onderscheiden. We lichten deze kort toe: Niveau Gebouwkennis: Bij dit niveau gaat het om de gebouwinformatie. Dit is meestal van technische aard. De organisatie stuurt op het technisch in stand houden, meerjaren onderhoudsplanningen. Daarnaast zijn de gebouwgegevens, de gegevens van de gebruikers en de huurovereenkomsten van belang Niveau Financiële kennis: Bij dit niveau gaat het om het financieel in control zijn. Zicht op inkomsten en uitgaven. Kostendekkende huren, (verborgen) subsidiering. Een begroting die aansluit bij het beleid. Om op dit niveau te kunnen werken zullen we de technische gegevens uit het niveau Gebouwkennis beschikbaar moeten hebben. Niveau Klantkennis: Bij dit niveau staat de klant centraal. We verzamelen gegevens van de gebruikers van het vastgoed en stellen daar onze beslissingen op af. Termen als bezettingsgraad en beleidsdoelen zijn van belang. Dit is ook het niveau waarbij veelvuldig afstemming met de beleidsafdelingen nodig is. Werken op dit niveau is alleen mogelijk als de technische en financiële kennis op orde is. Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 13 van 39

14 Niveau Marktkennis: Bij dit niveau ligt de focus meer naar buiten toe. Hier gaat de externe markt een rol spelen. Vastgoedbeslissingen worden mede in het kader van deze externe factoren genomen. Vastgoed wordt doorgaans marktconform verhuurd. Bij dit niveau is de technische, financiële en klantkennis volledig op orde. In de huidige situatie werkt de gemeente Buren op het niveau van Gebouwkennis en staat daarin aan het begin. Er zijn nog verschillende verbeterslagen nodig om het niveau Gebouwkennis volledig te beheersen. Van integraal vastgoedmanagement wordt gesproken als de eerste drie niveaus volledig onder controle zijn. Ons doel is de organisatie van het vastgoed binnen de Gemeente Buren op het niveau Klant kennis te hebben. We zetten dus de benodigde stappen om zowel niveau Gebouwkennis, het niveau Financiële kennis en het niveau Klantkennis te gaan beheersen. Door dit te gaan doen behalen we de volgende doelen: Doelen: We zijn zowel technisch als financieel in control We voldoen aan onze wettelijke verplichtingen We hebben een transparante bedrijfsvoering We benaderen het vastgoed integraal Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 14 van 39

15 5 Wat gaan we doen? 5.1 Centralisatie van vastgoed / integraal vastgoed denken We centraliseren de verantwoordelijkheid voor het beheren, exploiteren en managen van het vastgoed dat in eigendom is van de Gemeente Buren binnen één team. We kiezen voor het team Vastgoed, binnen de afdeling Ruimte. We maken hierbij een uitzondering voor de gebouwen en gronden binnen grondexploitaties en alle wegen, water en openbaar groen. Deze maken geen deel uit van de verantwoordelijkheid van het team Vastgoed. We kiezen ervoor om team Vastgoed de eigenaarsrol van het vastgoed te geven. Team Vastgoed gaat zich opstellen als eigenaar/verhuurder van alle accommodaties (gebouwen en terreinen) van de gemeente. Wij streven ernaar om organisatie-breed het vastgoed denken verder uit te dragen en zien hiervoor een ambassadeursrol voor team Vastgoed, waarbij het een vanzelfsprekendheid is dat het team Vastgoed het aanspreekpunt is voor onze organisatie en voor de gebruikers als het over vastgoed en huisvestingsvraagstukken gaat. Doel: Team Vastgoed is verantwoordelijk voor al het vastgoed dat in eigendom is van de gemeente Buren met uitzondering van de gebouwen en gronden binnen grondexploitaties en alle wegen, water en openbaar groen. Team vastgoed is de ambassadeur voor het uitdragen van het belang van vastgoed in de verschillende dossiers. Bij ieder dossier waarin een vastgoedcomponent aanwezig is het een automatisme dat de organisatie van de gemeente Buren het team Vastgoed betrekt. 5.2 Scheiding van rollen Binnen het integraal managen van vastgoed van gemeentelijke organisaties zijn verschillende rollen te onderscheiden. Deze zijn hier verder uitgewerkt. Eigenaarsrol: De eigenaarsrol gaat vooral over de gebouwen en gronden zelf. Vraagstukken als: hebben we een sluitende exploitatie, worden er voldoende middelen gereserveerd voor de instandhouding van de objecten. Hebben we fiscaal en juridisch goede interne en externe afspraken. Voldoen we aan de wettelijke eisen (NEN3140, legionella, energieprestatie, wet markt & overheid etc.). Wat is het huurprijzenbeleid, wat is het onderhoudsniveau, etc. Team Vastgoed, afdeling Ruimte richt zich volledig op de eigenaarsrol. Deze rol richt zich voornamelijk op de stenen, het vastleggen van de afspraken in contracten, het in stand houden en verbeteren van de kwaliteit van de objecten. Beleidsrol: De beleidsrol is een rol die te maken heeft met wat er in de vastgoedobjecten gebeurt. Niet zo zeer de gebouwen zelf, maar het beleid rondom de gebruikers van het vastgoed. Dus vragen als: welke clubs en verenigingen willen we als gemeente huisvesten. Wat is de gewenste spreiding van voorzieningen binnen de gemeente. Waar willen we nieuwe ontwikkelingen toestaan. Hoever gaat de gemeente met faciliteren van clubs en verenigingen en hoe gaan we om met (huisvesting)subsidie, etc. De afdeling Inwonerszaken en deels afdeling Ruimte, team Ruimtelijke Ontwikkeling richt zich op de beleidsrol. Deze rol richt zich op de gebruikers van het vastgoed en wat we als gemeente voor hen willen en kunnen betekenen. Gebruikersrol: De gebruikersrol gaat over het daadwerkelijke gebruik van een object. In veel gevallen zijn dit de huurders van de gebouwen. In sommige gevallen is dat de gemeente zelf (bijvoorbeeld het gemeentehuis). De gebruikersrol gaat voornamelijk over het dagelijks gebruik. Vraagstukken als schoonmaak, nutsvoorzieningen, toegangscontrole, etc. behoren tot de gebruikersrol. Afdeling Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 15 van 39

16 Bedrijfsvoering, team I & F richt zich op de gebruikersrol voor wat betreft de eigen huisvesting. De eigenaarsrol van de eigen huisvesting brengen we onder we bij de afdeling Ruimte, team Vastgoed. Exploitantenrol: De exploitantenrol komt alleen voor bij objecten die niet vast verhuurd worden aan één huurder. Bijvoorbeeld een sporthal die door meerdere huurders voor steeds korte periodes wordt gebruikt. Bij dit soort gebouwen is een extra organisatie nodig die zorgt voor het optimaal functioneren en bezetten van het gebouw. In sommige situaties verzorgt de gemeente deze rol, soms ligt deze rol ook (deels) extern. Bij de uitwerking van dit vraagstuk onderzoeken we de mogelijkheden om beheer onder te brengen bij een te vormen Stichting Accommodatiebeheer, zoals dat momenteel wordt uitgewerkt in de gemeente Culemborg. Vraagstukken als: hoe krijgen we een optimale bezetting, hoe verhoudt zich de huur (uitgave) met de inkomsten, hoe krijg ik meer bezoekers binnen etc. vallen onder de exploitantenrol. De exploitantenrol wordt momenteel ingevuld door een aantal stichtingen. Deze wordt niet door de gemeente zelf ingevuld. Op het moment dat de stichtingen de exploitatierol niet meer op zich kunnen nemen, dan zien wij geen rol weggelegd voor het team Vastgoed om deze exploitatierol op zich te nemen. Er zal dan gezocht moeten worden naar een andere exploitant, of de functie van het gebouw moet heroverwogen worden. Alleen voor de gymzalen wordt de exploitantenrol door de gemeente zelf ingevuld. Deze taak brengen we ook onder bij de afdeling Ruimte, team Vastgoed, met ondersteuning van de Frontoffice Communicerende vaten We leggen de verantwoordelijkheid voor de eigenaarsrol en de beleidsrol neer op verschillende plaatsen binnen de organisatie. Zo kan ieder team en iedere afdeling zich richten op zijn eigen expertise en kennisveld. De eigenaarsrol en de beleidsrol hebben verschillende invalshoeken, benodigde kennis en vaardigheden. Om integraal met vastgoedvraagstukken bezig te kunnen zijn, zijn beide rollen echter niet los van elkaar te zien. Het zijn feitelijk communicerende vaten. Dat kan alleen functioneren in een goede samenwerking, waarbij het er dus op aankomt dat er periodiek, structureel overleg wordt gevoerd op basis van een vaste agenda om goed te kunnen functioneren. De onderscheiden rollen zijn nauw met elkaar verbonden. De beleidsrol komt onder andere naar voren in de verdere uitwerking van het raadsbesluit Maatschappelijke functies en fysieke infrastructuur, waarbij het primaat ligt bij de afdeling Inwonerszaken. De nota van de afdeling IZ is gericht op beleidsinhoudelijke afwegingen, die samen met de vastgoedvisie de ingrediënten vormen voor het te voeren van accommodatiebeleid. Afdeling IZ vanuit de inhoud en de gebruikers, team Vastgoed vanuit de techniek en de stenen. Doel: Team Vastgoed is verantwoordelijk voor de eigenaarsrol van het vastgoed. Hiermee centraliseren we deze rol binnen de gemeente en krijgen we een team dat in staat is om op een integrale, transparante en efficiënte manier de vastgoedportefeuille te beheren. 5.3 Begroting zo inrichten dat deze aansluit op vastgoedbeleid Het integraal managen van de vastgoedportefeuille heeft ook gevolgen voor de manier van inzetten van financiële middelen. In de huidige situatie zien we dat er keuzes gemaakt zijn die er toe hebben geleid dat we op dit moment voor een deel van de portefeuille onvoldoende financiële middelen tot onze beschikking hebben om onze vastgoedobjecten in de toekomst in stand te kunnen houden. Hierdoor kan niet worden gegarandeerd dat er wordt voldaan aan de huidige wet- en regelgeving. Daarmee lopen we de nodige risico s bij de exploitatie van het eigen vastgoed. Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 16 van 39

17 Voor het integraal managen van vastgoed is het cruciaal dat de vastgoedbegroting het vastgestelde beleid volgt. Aanpassingen in beleid, keuzes ten aanzien van verkoop of aankoop, sloop of nieuwbouw van vastgoed moeten vertaald worden naar een bijbehorende begroting. Als er gekozen wordt om een object af te stoten is het niet meer noodzakelijk om het object volledig in stand te houden. De onderhoudsbudgetten kunnen in dat geval worden aangepast en worden verlaagd. Wel hebben we budget nodig om die verandering van beleid door te voeren en om het object in de tussenliggende periode op een bepaald niveau in stand te kunnen houden. Wij streven naar een begroting die aangepast wordt aan het beleid. Doel: De vastgoedbegroting is een afgeleide van het vastgoedbeleid. Team Vastgoed past jaarlijks de vastgoedbegroting aan en rapporteert middels de kadernota en de jaarrekening. 5.4 Ontkoppelen van verhuur van vastgoed en het verstrekken van subsidie In de huidige situatie lopen het verhuren van vastgoed (dan wel het om niet of tegen historisch lage huurprijzen beschikbaar stellen) en verstrekken van subsidie voor maatschappelijke activiteiten door elkaar heen. Dit is niet toegestaan binnen de Wet Markt en Overheid. Deze wet schrijft voor dat de gemeente in ieder geval de daadwerkelijke kosten voor de inzet van haar eigen vastgoed inzichtelijk moet maken (kapitaalslasten, onderhoud, overhead enzovoort). In principe dient vastgoed, conform deze wetgeving, ten minste kostendekkend verhuurd te worden. Daarvoor geldt één uitzonderingsbepaling, namelijk wanneer de gemeenteraad een besluit heeft genomen om gemotiveerd- af te wijken van het doorbelasten van de kostprijs, indien er sprake is van verhuur voor maatschappelijke activiteiten die vallen onder het begrip algemeen belang. In december 2014 heeft de raad dat (algemeen belang)besluit genomen. Daarin besloot de raad: Zoveel mogelijk gaan we oude afspraken herzien naar afspraken die wel kostendekkend voor de gemeente zijn. Nieuwe afspraken moeten we niet maken als deze niet kostendekkend zijn. Kostendekkend verhuren is overigens niet altijd goedkoper dan markconform verhuren. Zeker bij nieuwe accommodaties kunnen de lasten zo hoog zijn, dat een kostendekkend tarief hoger zal uitpakken dan een marktconforme huurprijs. In de praktijk zullen de gebruikers van gemeentelijk vastgoed kostendekkende tarieven niet kunnen betalen, of die nu wel of niet marktconform zijn. De meeste gebruikers van gemeentelijke accommodaties betalen een huur of een tarief, die lager ligt dan de kostprijs of de markthuur. In feite is er al jarenlang sprak van het indirect subsidiëren van activiteiten via de component huisvesting en vastgoed. Het is namelijk de gemeente zelf die in het verleden het grootste gedeelte van de kosten voor de huisvesting van maatschappelijke activiteiten heeft gedragen. Onder meer om deze vorm van indirecte subsidie of staatssteun inzichtelijk te maken, is de Wet Markt & Overheid in het leven geroepen. Als wordt overgegaan tot het doorberekenen van kostendekkende tarieven bij een gelijkblijvend gebruik van accommodaties, dan zal de gemeente dus de gebruikers moeten ondersteunen met een subsidie voor huisvesting- en vastgoedkosten. Het voordeel is, in tegenstelling tot de situatie in het verleden, dat de verhoudingen tussen huurders en eigenaar in de toekomst volledig transparant zijn. De uiteindelijke huurprijs die wordt doorbelast is in feite het Maatschappelijk Tarief voor het gebruik van een gemeentelijke accommodatie. Deze kan kostendekkend zijn, maar dat hoeft dus niet. Als het Tarief lager is dan de kostprijs, dan wordt er gesubsidieerd. Dit dient dan ook vastgelegd te worden in een subsidieverordening. Wij zullen op twee verschillende niveaus de kosten inzichtelijk moeten maken. In de gemeentelijke begroting zullen wij per gebouw/object een zogenoemde object gebonden begroting opstellen. Hierin zijn voor het Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 17 van 39

18 betreffende jaar alle uitgaven en inkomsten per gebouw weergegeven. Daarnaast zullen wij een gebouwexploitatie opstellen, die de inkomsten en uitgaven over de volledige levensduur van het gebouw inzichtelijk maakt. Deze gebouwexploitatie is nodig om de kostendekkende huur te kunnen berekenen (verplichting wet Markt & Overheid). Daarnaast zullen wij met de betreffende beleidsafdeling (in de meeste gevallen de afdeling Inwonerszaken) afspraken maken over die situaties waar de huur of het tarief dat in rekening wordt gebrachtlager is dan een kostprijs. In deze gevallen zullen wij met de beleidsafdeling afspraken maken over de correcte financiële verantwoording van de bijdrage in de huisvestingslasten ( benodigde subsidie ). Doelen: De gemeentelijke begroting kent voor ieder vastgoedobject een object gebonden begroting, waarin alle inkomsten en uitgaven worden verantwoord. Team Vastgoed werkt met een gebouwexploitatie voor ieder object, waarin de inkomsten en uitgaven over de volledige levensduur worden verantwoord. Voor alle situaties waar sprake is van een huurtarief dat lager is dan het kostendekkende huurtarief is in overleg tussen team Vastgoed en de betreffende beleidsafdeling vastgelegd op welke wijze de benodigde bijdrage in de huisvestingslasten verstrekt wordt. Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 18 van 39

19 6 Personeel: kennis, competenties en formatie? We gaan het vastgoed van onze gemeente professioneel managen. Hiervoor hebben we een team nodig. Een team dat de voldoende vastgoedkennis heeft, dat beschikt over de juiste competenties en dat in omvang voldoende is om de portefeuille te kunnen beheren. 6.1 Formatie In paragraaf 2.3 is een overzicht gegeven van de huidige bezetting van team Vastgoed. De bestaande bezetting van het team Vastgoed bestaat nagenoeg alleen uit tijdelijke medewerkers. We moeten investeren in de kwaliteit en kwantiteit van de formatie. Om hier grip op te krijgen hebben we de werkzaamheden van het team Vastgoed uitgewerkt, kijken we naar de benodigde expertise en komen zo tot functieprofielen Werkzaamheden team Vastgoed Binnen het team Vastgoed onderscheiden we viersoorten werkzaamheden (regulier terugkerend, regulier incidenteel, projecten en overig). De onderverdeling hebben we gemaakt om op een gestructureerde manier de hoeveelheid werkzaamheden in de grip te krijgen. In de huidige situatie wordt het team te veel geleefd door de waan van de dag. Het reguliere werk, het beheren van de vastgoedportefeuille, staat daardoor onder druk. Terugkerende werkzaamheden (bestaand beleid): Dit is waar team Vastgoed zijn bestaansrecht vandaan haalt. Het zijn de werkzaamheden die nodig zijn om de bestaande vastgoedportefeuille, conform het vastgestelde beleid op een goede manier te beheren. Onder reguliere terugkerende werkzaamheden verstaan we: frequent (terugkerende) voorkomende werkzaamheden, welke nodig zijn om het gemeentelijk vastgoed van de gemeente Buren te beheren en in stand te houden. Werkzaamheden waarbij het beleid en doel van het object hetzelfde blijft. Binnen de reguliere werkzaamheden nemen we ook mee het overzicht houden op strategische gebouwen en gronden binnen de gemeente. De terugkerende werkzaamheden bestaan uit: 1 Algemeen beheer A Gegevensbeheer B Financieel beheer C Contractueel beheer D Technisch beheer E Facilitair beheer F Relatiebeheer G Vastgoedbeleid H Bijhouden overzicht strategische gronden 2 Mutaties A Verkoop regulier (snippergroen) B Verpachtingen C Jachthuren D Erfpacht E Recht van opstal F Afhandeling verjaring G Kadastrale mutaties Incidentele werkzaamheden (nieuw beleid): Dit zijn werkzaamheden die we doen omdat er een verandering plaats vindt in het beleid van een vastgoedobject. Een beslissing, intern (door college of Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 19 van 39

20 raad) of extern (door gebruikers of huurders) leidt tot een wezenlijke verandering in de vastgoedportefeuille. Deze verandering in de vastgoedportefeuille heeft (incidentele) werkzaamheden tot gevolg. Voor de incidentele werkzaamheden stellen we een startnotitie op. In deze startnotitie worden aspecten als geld, risico, organisatie, tijd, informatie, communicatie en kwaliteit meegenomen. Ook wordt er gekeken naar de procesverantwoordelijkheid. De incidentele werkzaamheden bestaan uit: 1 Verandering portefeuille A Verkoop object B Aankoop object C Sloop object D Nieuwbouw object 2 Verandering object E Verbouwingen F Renovaties G Splitsing in meerdere verhuurbare eenheden H Samenvoeging verhuurbare eenheden 3 Verandering huurder I Zoeken naar nieuwe huurder J Zoeken naar nieuwe exploitant K Mutatieonderhoud Projecten (nieuw beleid): Projecten zijn complexe vraagstukken die integraal aangepakt moeten worden, waarvoor een projectopdracht wordt opgesteld en waarvoor een projectleider verantwoordelijk is voor de realisatie van de opdracht. Dit zijn ook incidentele werkzaamheden, maar echter werkzaamheden die een dusdanige impact of omvang hebben dat ze integraal opgepakt moeten worden. Overig (nieuw beleid): Dit zijn werkzaamheden die we vanuit de expertise van team Vastgoed op kunnen pakken voor de andere teams en afdelingen. Het zijn werkzaamheden die betrekking hebben op vastgoed dat geen onderdeel uitmaakt van de vastgoedportefeuille waar team Vastgoed voor verantwoordelijk is. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd in opdracht van andere teams en/of afdelingen binnen de Gemeente Buren. Enkele voorbeelden van incidentele werkzaamheden: Begeleiding dijkverbetering; Vestigen van zakelijke rechten voor riolering; Grondverwerving verbreding watergangen of infrastructuur; Juridisch advies grondpositie bij herinrichtingen; Vragen uit organisatie: vlaggenmasten, bosjes, reclameborden etc. Werkzaamheden op verzoek van team Projecten. Dit zijn (her)ontwikkelingsprojecten waarvoor een grondexploitatie of een particuliere exploitatie is opgezet Expertise Bij het managen van vastgoed komen verschillende invalshoeken samen. Informatie uit verschillende vakdisciplines worden samengevoegd om zo op een juiste manier goed onderbouwd keuzes te kunnen maken. De verschillende disciplines geven inzicht in de expertise die we in het team Vastgoed nodig hebben We onderscheiden de volgende expertises: Aansturing / leiding: Binnen het team Vastgoed komen verschillende informatiestromen, vragen en verzoeken en expertise samen. Om dit goed te laten functioneren is één aanspreekpunt voor zowel de Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 20 van 39

21 interne als externe klanten (intern: college B&W en raad en de beleidsafdelingen, extern: de gebruikers van het vastgoed). Daarnaast is er een rol in de vertaling van het afdelingsbeleid naar de verschillende teams. Relatiemanagement: Bij het beheren van een vastgoedportefeuille is het contact met de klanten van groot belang. De klanten zijn immers diegene waarvoor we het vastgoed beheren. Periodiek zullen we met de gebruikers van het vastgoed in overleg moeten gaan. Hiervoor is specifiek expertise van het accountmanagent nodig. Projectmanagement: In de vorige paragraaf zijn de werkzaamheden van het team Vastgoed onderverdeeld in vier verschillende soorten werkzaamheden. Onder andere de regulier incidentele werkzaamheden en projecten zijn hierbij genoemd. Dit zijn beide soorten werkzaamheden die projectmatig opgepakt moeten worden. Om deze te managen is de expertise van projectmanagement nodig. Technische kennis: Een groot deel van de werkzaamheden van het team Vastgoed bevindt zich op het technische vlak. We hebben zowel bouwkundige als installatietechnische kennis nodig om de gebouwen in en goede staat te houden. Het gaat hierbij om de voorbereiding en de uitvoeringsbegeleiding van het onderhouden van het vastgoed. Ook het aansturen van het afhandelen van klachten en meldingen en het beheren van de afgesloten onderhoudscontracten Financiële kennis: Team Vastgoed stuurt op het inzichtelijk maken van de geldstromen binnen het vastgoed (wettelijk plicht vanuit de wet Markt en Overheid). Naast de cyclus van de gemeentebegroting (jaarbegroting) zal gestuurd worden op de exploitatieperiode van een vastgoedobject. Hiervoor is specifieke vastgoed technische, financiële expertise nodig. Juridische kennis: Juridische kennis is noodzakelijk bij het beheren van de afgesloten contracten. Het goed juridisch kunnen plaatsen van de afspraken en hierop sturen is noodzakelijk. Het gaat hierbij om verschillende soorten overeenkomsten, zowel privaatrechtelijk als publiekrechtelijk en ook diverse wetgeving waarop gestuurd moet worden. (huurovereenkomsten, erfpacht, recht van opstal, ingebruikgeving, bestemmingsplan, subsidieverordening, wet Markt en Overheid, wet overgang van onderneming, drank en horeca wet, etc.) De juridische kennis is vastgoed specifiek. De kennis zal uitgewisseld worden binnen het juridisch vak beraad. Administratieve kennis: De informatie die we verzamelen en beschikbaar willen hebben en houden van de vastgoedobjecten zal op een goede, eenduidige manier geadministreerd moeten worden. Hiervoor hebben we niet alleen software voor nodig, maar ook expertise in het goed opslaan en beheren van deze informatie. Makelaar / rentmeester: Binnen de vastgoedportefeuille komen werkzaamheden naar voren waarbij we gronden en objecten afstoten en waarbij we terrein beheren. Hiervoor is specifieke kennis op het gebied van makelaardij en rentemeester nodig. Het gaat hierbij om kennis die nodig is om de benodigde processen te kunnen sturen en begeleiden, niet om de volledige processen met eigen personeel in te vullen Functies De verschillende expertises uit de vorige paragraaf zijn verder uitgewerkt in functies en de bijbehorende functieprofielen. Hierbij zijn expertises samengevoegd. Dit resulteert in de onderstaande functies Teamleider: expertise aansturing/leiding Portefeuille manager: expertise accountmanagement, projectmanagement en financiële kennis Technisch manager: expertise projectmanagement en technische kennis Juridisch medewerker: expertise juridische kennis, makelaar / rentmeester Administratief medewerker: expertise administratieve kennis Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 21 van 39

22 Junior medewerker (aankomend portefeuille en/of technisch manager): expertise technische kennis, administratieve kennis en financiële kennis Afhankelijk van de keuzes die we maken in het wel of niet uitbesteden van delen van de werkzaamheden zullen er verschuivingen in de functies plaatsvinden. De keuzes die we kunnen maken worden beschreven in Hoofdstuk 8. Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 22 van 39

23 7 Optimalisering Naast de personele inzet kan vastgoedmanagement niet zonder goede tools. Zoals aangegeven in paragraaf 2.1 zijn de bestaande tools verouderd en niet toereikend voor het goed kunnen managen van de vastgoedportefeuille. Middels een separaat raadsvoorstel dat behandeld is in de raad van 28 juni 2016 is het voorstel gedaan om een volledig nieuwe conditiemeting van alle vastgoedobjecten uit te laten voeren. Vanuit deze conditiemeting wordt een nieuwe meerjaren onderhoudsplanning opgesteld. Hiermee zijn we er echter nog niet. Zoals aangegeven in paragraaf 4.2 willen we het vastgoedmanagement laten groeien van de huidige situatie (beginnend technisch niveau) naar integraal vastgoedmanagement (klantniveau). Om dit te kunnen bereiken hebben we drie opvolgende verbeterplannen uitgewerkt. Technisch in control komen; Financieel in control komen; De klant centraal. In het onderstaande schema is de planning van de drie verbeterplannen uitgewerkt: Verbeterplan 4e kwartaal 1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal 1e kwartaal 2e kwartaal Technisch in control Financieel in control De klant centraal De planning van deze verbeterplannen zal lopen vanaf goedkeuring van de nota vastgoed door de raad in september 2016 tot half In een periode van ruim 1,5 jaar gaan we ervoor zorgen dat we zowel technisch als financieel weer in control komen. Dat we de juiste gegevens tot onze beschikking hebben, dat de begroting aansluit op de contractueel vastgelegde afspraken en we voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast zorgen we ervoor dat we grip krijgen op de vragen, eisen en wensen van de gebruikers van ons vastgoed. We kiezen ervoor om de doorlooptijd zo kort mogelijk te laten zijn. Om dit te realiseren kozen we ervoor om de verbeterplannen elkaar deels te laten overlappen. 7.1 Verbeterplan technisch in control komen Met het verbeterplan technisch in control komen zetten we de benodigde stappen om te komen tot het volledig beheersen van het niveau gebouwkennis (zie paragraaf 4.2). Hiermee wordt de eerste stap gezet op het professionaliseren van het vastgoedmanagement. De uitvoering van dit verbeterplan loopt vanaf goedkeuring van de nota vastgoed in september 2016 tot en met het 3 e kwartaal in Opzetten eigendom-, huur- en technisch dossier We gaan drie dossiers per object opzetten (eigendomsdossier, huurdersdossier, technisch dossier). Veel van de benodigde informatie is wel beschikbaar, maar niet op een eenduidige plek opgeslagen. Informatie is deels digitaal opgeslagen, deels in fysieke dossiers en deels opgeslagen in het archief. Recente projecten als de Brede School Maurik en de PWA-school hebben laten zien dat een goede, eenduidige dossieropbouw noodzakelijk is. Binnen de huidige formatie en de berekende vaste formatie is geen ruimte voor het eenmalig opzetten van de basisadministratie en het verzamelen van de benodigde stukken. Uiteraard is wel het up to date houden van deze basisadministratie opgenomen in de vaste formatie. In het verbeterplan hebben we rekening gehouden met de inhuur van ondersteuning voor het inrichten van de basisadministratie. Vastgoednota gemeente Buren 2016 pagina 23 van 39