Raadsinformatiebrief

Transcriptie

1 Raadsinformatiebrief Van: Aan: H.P.A. Kerkers de leden van de Gemeenteraad Onderwerp: Inzamelen oud papier en karton Steller: M. Pardoen Datum: 17 februari 2012 Nr.: RIB-HK-1208 Geachte heer, mevrouw, De gemeente Deurne heeft voor de inzameling en vermarkting van het huishoudelijk oud papier en karton (OPK) een overeenkomst met Sita Recycling Services. De overeenkomst tussen gemeente en Sita loopt af op 31 december Daarom bereidt Deurne een aanbesteding voor om in de periode het OPK in te zamelen en te vermarkten. Middels deze raadsinformatiebrief informeer ik u over het al doorlopen traject om tot een nieuwe aanbesteding te komen. Daarnaast informeer ik u over de nog te ondernemen stappen, die onder andere betrekking hebben op de vergoeding aan de verenigingen voor het inzamelen van het oud papier. Deze vergoeding aan de verenigingen is geen onderdeel van de aanbesteding. Evaluatie huidige overeenkomst Ten behoeve van de voorbereiding van de komende aanbesteding is de huidige overeenkomst met Sita geëvalueerd. Volgens deze overeenkomst maakt Sita bij de inzameling van OPK gebruik van 13 Deurnese verenigingen. Zowel Sita als de verenigingen ontvangen voor de inzameling een vergoeding van de gemeente; de gemeente op haar beurt ontvangt van Sita een vergoeding voor de vermarkting van het OPK die gerelateerd is aan de marktprijs. Er is gebleken dat op een aantal punten de papierinzameling efficiënter en goedkoper kan. Zo wordt OPK maandelijks huis-aan-huis ingezameld terwijl ook op diverse plekken (dure) permanente papiercontainers staan. Daarnaast zijn er verbeterpunten aangedragen voor het inzamelproces. Werkwijze aanbesteding Medio vorig jaar is met 13 andere SRE-gemeenten gestart om vanuit de evaluatie een aanbestedingsstrategie te formuleren. Sinds begin oktober 2011 zijn de inzamelende verenigingen bij het aanbestedingsproces betrokken, omdat zij voor een belangrijk deel het uitvoerende werk mee verrichten en daarmee adviezen kunnen geven die in de aanbesteding meegenomen kunnen worden. De opbrengsten die verenigingen daarmee realiseren komen daarmee ten goede aan het verenigingsleven van Deurne. Er is daarom afgesproken dat een afvaardiging van de verenigingen deelneemt aan de Regiegroep OPK, die zich richt op zowel het aanpakken van de praktische punten als het invullen van de overige punten (maximaliseren waarde OPK, minimaliseren kosten). In de bijlage vindt u een beschrijving van de overleggen die gehouden zijn met (een afvaardiging van) de verenigingen. Voor de nieuwe aanbesteding zijn naast een aantal praktische punten als de wens om tot een snellere gegevensverstrekking vanuit de opdrachtnemer te komen, met name aan de orde: het realiseren van de maximale waarde van het ingezamelde huishoudelijke OPK om daarmee de afvalverwijderingskosten voor de burger zo laag mogelijk te kunnen houden; het sturen op minimale kosten die samenhangen met de inzameling van OPK; 1

2 het voorkomen van vervuiling van het huishoudelijk OPK met bedrijfs-opk (waardoor de marktwaarde lager is). De nieuwe aanbesteding richt zich voor Deurne voornamelijk op 2 zaken: 1. Aanbesteden van het verwerken en vermarkten van OPK. Bedrijven kunnen zich inschrijven om te bieden op het OPK van Deurne. 2. Het inzamelen en transporteren van OPK. Aan het bedrijf dat de laagste prijs neerlegt voor de inzameling van OPK wordt de opdracht gegund. Hierbij moeten bedrijven een prijs neerleggen voor: - huis-aan-huis inzamelen met vrijwilligers; - huis-aan-huis inzamelen zonder vrijwilligers; - het inzamelen door middel van permanent geplaatste containers. Er kan gedurende de looptijd van het contact gewijzigd worden in de manier van inzamelen. Er is bewust gekozen om het inzamelen en de marktprijs van oud papier van elkaar los te koppelen. De gemeente ontvangt op deze wijze de gehele opbrengst van OPK. Hiermee worden de kosten gedekt voor de inzameling en de vergoeding aan de verenigingen. Wat resteert gaat nu via de afvalstoffenheffing terug naar de burger. Evaluatie financiële gegevens Opbrengsten, kosten en saldo Op basis van de cijfers over januari 2007 tot en met oktober 2011 wordt de hoeveelheid ingezameld OPK voor de gehele contractperiode geraamd op gemiddeld ton per jaar, waarvan 230 ton via de milieustraat. Op basis van de gerealiseerde maandprijzen was de gemiddelde vergoeding voor de gehele contractperiode 83,15 per ton. De jaarlijkse opbrengsten van het ingezamelde/in te zamelen OPK kwamen uit op x 83,15 = ,-. De kosten bestonden uit de maandelijkse huis-aan-huis-inzameling door Sita met hulp van de verenigingen bij gemiddeld aansluitingen [1], de wekelijkse lediging van 8 verzamelcontainers door Sita [2] en een vergoeding aan de verenigingen voor de niet via de milieustraat ingezamelde tonnen [3]. [1] met een over de contractperiode gemiddeld inzameltarief van 0,60 per aansluiting per inzamelronde komt deze kostenpost gemiddeld uit op ,- per jaar ( x 12 x 0,60); [2] met een over de contractperiode gemiddeld ledigingtarief van 130,- komt deze kostenpost gemiddeld uit op ,- (8 x 52 x 130); [3] met een vergoeding van 36,30 per ton aan de verenigingen komt deze kostenpost uit op ,- ([ ] x 36,30). De totale kosten per jaar bedroegen daarmee gemiddeld ,-. Het saldo van opbrengsten en kosten voor de gemeente Deurne bedraagt derhalve 7.000,- negatief per jaar. Bij de evaluatie van het huidige contract met Sita is vreemd genoeg gebleken dat zij een hogere prijs voor de inzameling per aansluiting rekenen wanneer gewerkt wordt met vrijwilligers dan wanneer zij eigen personeel leveren. Hieronder volgt een fictieve berekening hoe de kosten en het saldo eruit hadden gezien als er met het huidige contract gewerkt was met eigen personeel van Sita. Opbrengsten, kosten en saldo fictieve situatie (zonder verenigingen) Als de gemeente Deurne in de huidige contractperiode niet met verenigingen had gewerkt, zouden de opbrengsten hetzelfde zijn: ,-. De kostenkant zou als volgt anders zijn: het inzameltarief per aansluiting per inzamelronde bedraagt 0,53 i.p.v. 0,60 en er is geen sprake van een vergoeding aan de verenigingen. 2

3 [1] deze kostenpost wordt dan ,- ( x 12 x 0,53); [2] deze kostenpost over de gehele contractperiode blijft gelijk op ,-; [3] deze kostenpost vervalt. De totale kosten over de gehele contractperiode zouden dan ,- bedragen. Het saldo voor de gemeente Deurne zou dan ,- positief per jaar bedragen. Als dit bedrag in een werkelijke situatie was overgehouden dan gaat dit via een lagere afvalstoffenheffing terug naar de burger. Het vastrechttarief gaat dan met 8,- omlaag. Methode Venray De verenigingen hebben aangegeven dat zij een voorkeur hebben voor een aanbesteding volgens de methode Venray. In Venray wordt het oud papier ook ingezameld door een professionele inzamelaar samen met verenigingen. De methode voor aanbesteding is geheel anders van opzet dan de door Deurne gekozen methode. De basis van deze methode is dat er wordt gewerkt met een garantieprijs voor het oud papier. De inzamelaar heeft ingeschreven op een garantieprijs van 49,- per ton OPK. Dit houdt in dat als de marktwaarde voor oud papier 65,- per ton of lager is de inzamelaar 49,- per ton uitkeert. Hiervan ontvangt de gemeente 5,50 per ton en de verenigingen 43,50 per ton. De inzamelaar houdt er dan 16,- per ton aan over. Wanneer de marktwaarde hoger is dan 65,- wordt deze hogere opbrengst door 3 partijen gedeeld. De inzamelaar ontvangt hier 40% van. De verenigingen ontvangen 40% en de gemeente/burger 20%. Deurne kiest om diverse redenen niet voor deze methode. Als eerste is de overtuiging dat door te werken met garantieprijzen het risico van een lagere marktwaarde bij de inzamelaar ligt. Om dit risico af te dekken zal hij een groter deel van de opbrengst moeten krijgen. In de variant die Deurne nu kiest ligt het risico bij de gemeente. Als tweede heeft Deurne en ook de andere gemeenten de verwachting dat dit een aanvaardbaar risico is gezien de steeds krapper wordende grondstoffenmarkt en de hoge marktprijzen van de afgelopen jaren. Afvalstoffen worden grondstoffen en de waarde hiervan zal naar verwachting stijgen. Als derde is de verwachting dat de inzamelaar met de Venray methode een groter aandeel van de marktprijs houdt dan wanneer de opbrengst en de kosten gescheiden worden gehouden. De inzamelaar ontvangt namelijk 40% van de marktwaarde als die hoger is dan 65,-. Deze marktwaarde is op dit moment 123,- Vergoeding verenigingen De verenigingen ontvangen op dit moment 36,30 per ton. Zij willen graag een hogere vergoeding ontvangen. In de overige regiogemeenten die meedoen in de aanbesteding ontvangen de verenigingen 22,70 per ton op Bergeijk na waar de verengingen 35,- per ton ontvangen. In gemeente Venray hebben de verenigingen in ,- per ton ontvangen. Stand van zaken Er is met de verenigingen afgesproken dat de aanbesteding in gang gezet wordt. Zij worden hiervan op de hoogte gehouden. Wanneer de resultaten van de aanbesteding bekend zijn volgt wederom overleg met de verenigingen. Er worden dan afspraken gemaakt over de wijze van inzamelen. De verenigingen hebben het verzoek gedaan om een hogere vergoeding. Dit verzoek wordt na bekend worden van de resultaten van de aanbesteding besproken met de Commissie Wonen en Economie. Naar verwachting gebeurt dit na de zomer. Hopelijk heb ik u hiermee voldoende geïnformeerd. Henk Kerkers 3

4 Bijlage 1 Gelopen traject met de verenigingen 3 oktober 2011 Op 3 oktober 2011 is een eerste bijeenkomst geweest waarvoor alle 13 papierinzamelende verenigingen waren uitgenodigd. Tijdens deze bijeenkomst is besproken dat er een nieuwe aanbesteding komt en dat de gemeente de ideeën en gedachten van de verenigingen hierbij graag mee wil nemen. 2 december 2011 De tweede bijeenkomst met de verenigingen is gehouden op 2 december Vanuit de gedachte Deurne koerst op eigen kracht is aan de verenigingen gevraagd of zij de gehele aanbesteding en daaropvolgende uitvoering zelf volledig op zich wilden nemen. De structuur zou vergelijkbaar kunnen zijn met het huidige TID (Textiel Inzameling Deurne). Dit betekent dat de verenigingen de inzameling zelf organiseren, de gemeente geen bemoeienis heeft, behalve het verlenen van de vergunning. Dit betekent wel dat de verenigingen in deze structuur zelf de winst dan wel het verlies dragen. De verenigingen hebben plenair aangegeven deze rol niet te ambiëren. Daaropvolgend is afgesproken dat er een aanbesteding gaat plaatsvinden. Voorbereidingen voor een gezamenlijk aanbestedingstraject met 13 andere gemeenten uit de regio waren al gestart. Indien er gekozen zou zijn voor Deurne koerst op eigen kracht dan kon Deurne simpelweg uit de gezamenlijke aanbesteding stappen. Aan het einde van deze bijeenkomst is er afgesproken dat er een regiegroep OPK opgericht werd. Hieraan nemen 5 personen deel namens de verenigingen en 2 ambtenaren namens de gemeente. 11 januari 2012 De eerste bijeenkomst van de regiegroep is gehouden. Namens de gemeente heeft de heer Derksen van de SRE Milieudienst aan de regieleden informatie over de inzameling en vermarkting toen, nu en in de toekomst gepresenteerd. Hierbij zaten overzichten van de financiële gegevens van het OPK over de afgelopen jaren. Namens de verenigingen heeft de heer J. van Bussel het aanbestedingstraject en het huidige contract van de gemeente Venray toegelicht. Er is een discussie gevoerd over de wijze van aanbesteden die gekozen zou moeten worden. De verenigingen hebben nadrukkelijk aangeven voorkeur te hebben voor de methode Venray. De heer Derksen stelt voor dat de verenigingen én de gemeente allebei met een voorstel komen voor de nieuwe inzameling en deze beiden voor te leggen aan wethouder Kerkers. De verenigingen geven aan de aanbesteding en het contract van gemeente Venray als hun voorstel in te willen dienen. De heer Derksen gaat het voorstel de komende weken namens de gemeente uitwerken. Afgesproken wordt dat beiden voorstellen besproken worden met wethouder H. Kerkers en dat de regiegroep hiervan op de hoogte wordt gehouden. 17 januari 2012 Namens de verenigingen stuurt de heer Van Bussel een brief aan wethouder Kerkers en cc. aan alle fractievoorzitters. Tijdens de gemeenteraadsvergadering op 17 januari 2012 (Vaststellen Afvalstoffenverordening) heeft wethouder Kerkers aangegeven, dat hij de rol van de verenigingen belangrijk vind en dat ze actief bij de voorbereiding van de aanbesteding worden betrokken. 27 januari 2012 Tijdens een overleg tussen wethouder Kerkers en de ambtenaren mevrouw Graat, de heer Derksen en mevrouw Pardoen zijn uitvoerig alle aanbestedingsopties besproken. Er is niet gekozen voor de aanbestedingsvariant zoals deze in gemeente Venray is toegepast. Er is voor gekozen om samen met 13 ander gemeenten (waarbij iedere gemeente een apart perceel kan zijn) uit deze regio gezamenlijk te gaan aan besteden. Deze variant past in de op 1 november 2011 door het college vastgestelde aanbestedingstrategie. De vergoeding aan de verenigingen was in de oude situatie losgekoppeld van het inzamelen en vermarkten van OPK en dat wil de gemeente graag zo houden. 4

5 2 februari 2012 Naar aanleiding van de brief van de heer Van Bussel is er een gesprek gepland om de inhoud van de brief te bespreken. Bij deze bijeenkomst zijn de regiegroep OPK en wethouder Kerkers aanwezig geweest. Er is door wethouder Kerkers aangegeven dat de wijze van aanbesteden zoals deze in Venray is gedaan niet de keuze is van Deurne. Er heeft hierover discussie plaatsgevonden. Er is aangegeven dat praktische wensen ter verbetering van het inzameltraject meegenomen kunnen worden in de aanbesteding. Tevens wordt er in de aanbesteding rekening gehouden met de wens van sommige verenigingen om in het buitengebied met eigen wagens te werken. Er is afgesproken dat eerst de aanbesteding gaat lopen en zodra de resultaten hiervan bekend zijn de gemeente initiatief neemt voor vervolgoverleg. Tijdens dat vervolgoverleg kunnen dan samen met de verenigingen exacte keuzes gemaakt worden over de wijze van inzamelen. De vergoeding aan de vereniging kan dan ook besproken worden. Er is afgesproken dat het wijzigen van de vergoeding besproken zal worden met de gemeenteraad. 14 februari 2012 Omdat uit een schrijven van de heer Van Bussel blijkt dat er onvrede/onduidelijkheid is bij de verenigingen is op initiatief van wethouder Kerkers met spoed een nieuwe afspraak ingepland. Er is nogmaals uitgelegd waarom de gemeente kiest voor een aanbesteding samen met 13 verenigingen uit de regio en niet kiest voor de variant Venray. De afspraak om na bekend worden van de resultaten uit de aanbesteding bijeen te komen wordt herbevestigd. Tevens is toegezegd dat de verenigingen terugkoppeling krijgen over het aanbestedingstraject (datum van publicatie etc.). 5