AFSTEMMING COMMUNICATIE HEFPUNT

Transcriptie

1 AFSTEMMING COMMUNICATIE HEFPUNT Organisatie Belastingbetalers /ingelanden SD AB Waterschap Waterschap DB Organsiatie Directeur AB Hefpunt DB Politiek Provincies Gemeenten Waterschap 1

2 AFSPRAKEN OVER AFSTEMMING COMMUNICATIE AANGAANDE HEFPUNT Wijze waarop gecommuniceerd wordt De DB-leden van Hefpunt informeren de AB-leden van de waterschappen actief en op gezette tijden over actuele zaken bij Hefpunt. 2

3 Het informeert het via de reguliere AB vergaderingen van Hefpunt en in voorkomende situaties kunnen ingelaste ABvergaderingen worden uitgeschreven. Tijdens deze AB-vergaderingen kunnen de AB-leden Hefpunt de DB-leden van Hefpunt informeren over zaken die van belang zijn voor de Waterschap(pen). AB Waterschappen De AB-leden van Hefpunt zijn natuurlijk te allen tijde in de gelegenheid om de AB-leden van de respectievelijke Waterschappen te informeren. Het is wenselijk dat het AB-lid daartoe voorafgaand de boodschap afstemt met het eigen DB-lid Hefpunt (die op zijn beurt weer afstemt met de DBleden Hefpunt). De individuele AB-leden die de AB s van hun waterschap te woord staan verwijzen in principe naar de voorzitter van AB van Hefpunt. De Voorzitter van het staat de media te woord, nadat de boodschap vooraf is afgestemd en akkoord bevonden door de mede-db-leden van Hefpunt waarbij conform AB-besluiten wordt gehandeld en gecommuniceerd. Deze afstemming geschiedt op snelst mogelijke wijze. Indien er geen overeenstemming bestaat over de boodschap, wordt bij meerderheid van stemmen besloten. De voorzitter van het informeert de AB-leden van Hefpunt tijdens de reguliere AB-vergaderingen of indien daartoe aanleiding bestaat eerder. Individuele AB-leden van Hefpunt die de media te woord staan verwijzen in principe naar de voorzitter van het. Indien desondanks toch de media te woord wordt gestaan, verstrekken zij informatie die in principe overeenkomt met de boodschap van de voorzitter van Hefpunt. Indien informatie wordt verstrekt die afwijkt van de AB-besluiten Hefpunt, wordt in overleg getreden met het DB-lid van Hefpunt namens het desbetreffende Waterschap, liefst vooraf en anders nadien, teneinde een eenduidige boodschap te verkondigen. is secretaris van het, bereidt derhalve vergaderingen voor en informeert in nauwe afstemming met het. 3

4 DB Waterschap(pen) De DB-leden Hefpunt informeren de eigen DB vergaderingen en AB-vergaderingen van de Waterschap(pen) over zaken die Hefpunt betreffen. Omgekeerd informeren de DB-leden van de Waterschappen het over zaken die Hefpunt raken. DB-leden van Hefpunt verwoorden de belangen van Hefpunt en dragen er zorg voor de belangen van Hefpunt binnen de eigen Waterschappen te borgen. De Voorzitter van het staat de media te woord, nadat de boodschap vooraf is afgestemd en akkoord bevonden door de mede-db-leden van Hefpunt. De DB-leden van Hefpunt worden op dat moment geacht het standpunt van het Waterschap van herkomst in acht te nemen. Deze afstemming geschiedt op snelst mogelijke wijze. Indien er geen overeenstemming bestaat over de boodschap, wordt bij meerderheid van stemmen besloten. Indien en ingeval de individuele leden van het door de media benaderd worden over zaken die Hefpunt aangaan, wordt doorverwezen naar de Voorzitter van het, en geldt de procedure zoals hierboven beschreven. OR Hefpunt Eén keer per jaar vindt overleg plaats met de OR Hefpunt. Het informeert de OR Hefpunt. De OR Hefpunt informeert het. Indien vaker overleg gewenst is, wordt daartoe in overleg gezamenlijk besloten. is secretaris van het, bereidt derhalve vergaderingen voor en informeert in nauwe afstemming met het MT van Hefpunt. 4

5 DB Waterschappen DB Waterschap(pen) AB Waterschap(pen) De DB-leden Hefpunt informeren als DB-lid van het eigen Waterschap het AB van het Waterschap conform de besluiten van het DB en AB van Hefpunt. Indien een situatie dreigt te ontstaan of ontstaan is waarbij verschillend wordt geïnformeerd over identieke onderwerpen/zaken, wordt rechtstreeks tussen de drie DB-leden overlegd en wordt de communicatieboodschap afgestemd. De voorzitter van het neemt daartoe het initiatief, al dan niet op voordracht van een van de leden van het. DB Waterschappen Gemeenten/Provincie De DB-leden Hefpunt informeren als DB-lid van het eigen Waterschap de eigen gemeenten en de eigen provincie conform de besluiten van het DB en AB van Hefpunt. Indien een situatie dreigt te ontstaan of ontstaan is waarbij verschillend wordt geïnformeerd over identieke onderwerpen/zaken, wordt rechtstreeks tussen de drie DB-leden overlegd en wordt de communicatieboodschap afgestemd. De voorzitter van het neemt daartoe het initiatief, al dan niet op voordracht van een van de leden van het. DB Waterschappen Indien de media een DB lid van de waterschappen over Hefpunt benadert, wordt in principe doorverwezen naar de Voorzitter van het, al dan niet via het DB lid Hefpunt in het betreffende DB van het Waterschap. De Voorzitter van het staat de media te woord, nadat de boodschap vooraf is afgestemd en akkoord bevonden door de mede-db-leden van Hefpunt. De DB-leden van Hefpunt worden op dat moment geacht het standpunt van het Waterschap in acht te nemen. Deze afstemming geschiedt op snelst mogelijke wijze. Indien er geen overeenstemming bestaat over de boodschap, wordt bij meerderheid van stemmen besloten. Het kan natuurlijk zijn dat de media vragen naar de positie van het waterschap ten aanzien van Hefpunt. Alsdan is het antwoord gegeven door het desbetreffende DB-lid onderling tussen de DB-leden afgestemd. 5

6 Indien het uit praktisch of strategisch oogpunt wenselijk is om het media-woordvoerderschap te delen over de drie DB-leden, wordt voorafgaand aan het te woord staan van de media afgestemd hierover. DB Waterschappen Belastingbetalers/ingelanden Communicatie van de Waterschappen naar belastingbetalers/ingelanden geschiedt in nauwe afstemming met de /organisatie Hefpunt en vice versa. In principe communiceert Hefpunt over zaken die de belastingheffing en inning betreffen. 6

7 staat de media slechts te woord indien daarover vooraf is afgestemd/ in opdracht van de voorzitter van het. De voorzitter (of uit praktisch oogpunt de ) stemt daartoe af met de andere DB-leden. SD Waterschap(pen) stemt in principe twee keer per jaar af met de SD s van de Waterschappen over bedrijfsmatige onderwerpen of over onderwerpen waarover de DB s van de Waterschappen als eigenaren/deelnemers van Hefpunt een beleidsmatig of strategisch besluit zullen gaan nemen. Belastingbetalers/ingelanden en de organisatie Hefpunt informeren de belastingbetalers adequaat, juist en op respectvolle wijze conform de afspraken die daarover met de Waterschappen zijn gemaakt (in SLA of anderszins). Gemeenten/Provincies voert gesprekken met gemeenten/provincies die in het werkgebied liggen uit hoofde van dienstverlening of uit hoofde van mogelijke samenwerkingsintenties. informeert/rapporteert hierover aan het /. Organisatie/OR Hefpunt informeert in nauw overleg en samen met het MT de organisatie en de leden van de OR van Hefpunt. Organisatie Waterschap(pen) Op reguliere basis wordt over bedrijfsmatige onderwerpen en zaken die spelen afgestemd met diverse gremia binnen de waterschappen teneinde de bedrijfsvoering zo optimaal mogelijk te laten plaatsvinden. 7

8 Organisatie Hefpunt Organisatie Hefpunt Organisatie Waterschap(pen) Op reguliere basis wordt over bedrijfsmatige onderwerpen en zaken die spelen afgestemd met diverse gremia binnen de waterschappen teneinde de bedrijfsvoering zo optimaal mogelijk te laten plaatsvinden. 8