NOTULEN DMR MCI VERGADERING 11 MAART 2014

Transcriptie

1 NOTULEN DMR MCI VERGADERING 11 MAART 2014 Aanwezig: Eveline Blasius (tot uur), Sunny de Blok, Hendrik Jan Diekerhof, Gerlof Donga, Walter van de Giesen, Daan Kamp, Marco Kloek, Jan Piscaer, Paul Rijnierse, Rolf Stam. Afwezig met bericht: Sterre van den Berge, Vera le Grand, Raya Hein, J Man, Claudia Meijers. Voorzitter: Gerlof Donga Griffier: Eva Huijbregts Locatie: Raadzaal 1. OPENING De voorzitter opent de vergadering om uur. 2. MEDEDELINGEN DB / CMR / INGEKOMEN POST - Sterre van den Berge heeft zich afgemeld en machtigt Vera le Grand. Vera le Grand heeft zich echter ook afgemeld. Raya Hein heeft zich afgemeld en machtigt Eveline Blasius. Claudia Meijers heeft zich afgemeld. - De domeinvoorzitter heeft nog geen beslissing genomen over de garantiezetels. De voorzitter heeft contact gehad met de domeinsecretaris, die het nog eens aan de domeinvoorzitter voorlegt. Op 18 maart wil het Centraal Stembureau graag weten of er garantiezetels worden toegepast. - Deze middag is er een klankbordgroepbijeenkomst van het Centraal Stembureau. De voorzitter vraagt wie van de domeinraad daarbij willen zijn. De voorzitter zal erheen gaan. Marco Kloek kan er vanmiddag niet bij zijn, maar hij wil wel op de lijst voor toekomstige bijeenkomsten. - De voorzitter heeft een informeel overleg gevoerd met de domeinsecretaris. Hierin heeft hij aangekaart dat de domeinraad bij CO-duaal onder voorwaarden had ingestemd. Omdat aan de voorwaarde niet is voldaan, is er feitelijk geen instemming. Volgens de domeinsecretaris zou er nu een onderzoeksrapportage liggen. De voorzitter checkt of hij dat heeft ontvangen. Hij heeft verder navraag gedaan over de problemen met het protocol digitale toetsen. Dit kan de raad straks bespreken in het overleg met de medewerker O2. Daarnaast heeft de voorzitter laten weten dat zowel het kwaliteitsbeleid als het personeelsbeleid instemming van de raad nodig heeft. Op het formele overleg wil hij dit aankaarten bij de domeinvoorzitter, omdat het DMT ruimte moet bieden voor medezeggenschap. - De domeinraad heeft een enquête van ASVA ontvangen voor de studenten. Deze is doorgestuurd naar de studentleden van de raad. Marco Kloek zegt dat de CMR de enquête niet invult. - De CMR heeft twee leden benoemd voor het Centraal Stembureau. Daarnaast is er ook al een reservelid benoemd. - De domeinraad heeft de opgevraagde studiekeuzechecks ontvangen. Deze staan op DLWO. - De inschrijfgegevens van het domein van studielink staan ook op DLWO. De inschrijving bij MIC loopt achter bij vorig jaar. Paul Rijnierse vraagt of het communicerende vaten zijn van MIC en CO. Rolf Stam merkt op dat MIC-studenten meer bekosting krijgen dan CO-studenten, dus dat dat financieel wel zou uitmaken. Mededelingen CMR Paul Rijnierse meldt dat de CMR bezig is met de reorganisatie bij DEM voor niet-onderwijzend personeel. De CMR heeft meer informatie nodig alvorens te kunnen instemmen. Die informatiestroom is op gang gekomen. Het Studentenstatuut is aan de orde gekomen. Marco Kloek meldt dat daar nog aan gesleuteld moet worden, voordat kan worden ingestemd. De studentgeleding van de CMR gaat een voorstel doen aan het CvB over sportfaciliteiten op de Amstelcampus. Het programma voor de Heidag met het CvB wordt aangepast. 3. VASTSTELLEN AGENDA De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. VASTSTELLEN NOTULEN DMR MCI VERGADERING 11 FEBRUARI 2014 Met inbegrip van wijzigingen zijn de notulen vastgesteld. 1

2 Naar aanleiding van: Pagina 1, agendapunt 3: Jan Piscaer vraagt waarom er onderscheid wordt gemaakt tussen personeels- en studentengeleding. De voorzitter geeft aan dat dit onderscheid in de wet en andere regelingen wordt gemaakt. 5. STAND VAN ZAKEN COMMISSIES Commissie DomOv is niet samengeweest. Commissie O&O heeft vragen over de format OER opgesteld. Commissie OPF heeft een bespreking gehad met het hoofd P&O en de controller. De domeinbegroting is aan de orde gekomen. In mei 2014 wordt begonnen met het concept voor De voorzitter zegt dat het interessant is om te kijken of de HvA de prestatieafspraken haalt. Paul Rijnierse zegt dat de HvA de afspraken wel gaat halen op het gebied van honours- en excellentie, maar niet op het gebied van rendementen. Dat komt misschien door de 50 ec-bas. Jan Piscaer heeft in het overleg de zorg uitgesproken over functieomschrijvingen in het Hay-systeem. Hij zegt dat de functie hoofddocent daar bijvoorbeeld niet in staat. Er is verder gesproken over het nieuwe sturingsmodel voor de HvA. Dat betekent dat er een soort instellingstoets komt over inrichting en grootte van het onderwijs. De opleiding mag een maximaal aantal coördinatoren hebben. Die mogen ieder vervolgens leiding geven aan maximaal 20 docenten. Daarnaast moeten er duidelijke fases en overlegstructuren zijn en het advies moet goed geregeld zijn. Alle commissies in de HvA moeten hetzelfde heten. De voorzitter zegt dat dit uit de instellingstoets komt: domeinen moeten beter vergelijkbaar worden gemaakt. Tot slot is erover gesproken dat het domein bezig is om alle medewerkers een master te laten volgen. Dit jaar is er veel geld voor gereserveerd. Geld dat niet wordt uitgegeven gaat door naar het jaar daarna, terwijl de begroting als geheel niet groter wordt. Paul Rijnierse merkt op dat zittend personeel de afwezigheid van studerende collega s moet opvangen. 6. WERKDRUKMETING / TAAKLAST De voorzitter meldt dat hij een gesprek met het hoofd P&O heeft gehad. Het hoofd P&O liet weten dat het onderzoek naar de werkbeleving door iets meer dan 50% van de werknemers is ingevuld. De organisatie had gehoopt op 70%. De ruwe uitkomsten van het onderzoek worden aan het DMT gecommuniceerd. De voorzitter heeft gezegd dat de domeinraad daar bij wil zijn, omdat het DMT en de domeinraad er samen mee bezig zijn. Eveline Blasius meldt dat commissie werkdrukmeting in de veronderstelling was erbij te worden betrokken. Sinds januari heeft ze er niets meer over gehoord. Rolf Stam zegt dat je dan proactief moet zijn. Vanuit de domeinraad moet er een leidende rol zijn. Hij wil dat per wordt gecommuniceerd dat de domeinraad bij de presentatie van de ruwe resultaten wil zijn. De voorzitter meldt dat commissie taaklast volgende week dinsdag bijeenkomt van 9.00 tot uur. 7. Format OER Een medewerker van afdeling Onderwijs en Onderzoek is aanwezig om vragen te beantwoorden over de OER. De voorzitter heet haar welkom. Ze licht toe dat in het najaar 2013 hard gewerkt is om de format OER bij te stellen. Op verzoek van het CvB gaat ze alle domeinen langs om toelichting te geven op het format omdat er een aantal wijzigingen zijn. De domeinraad stelt vragen: - artikel 1.3 lid 7. Moet het tussentijds wijzigen van de OER niet via de domeinraad gaan? De medewerker O2 zegt dat dit artikel niet gewijzigd is ten opzichte van de vorige OER. Hendrik Jan Diekerhof vraagt of wijzigingen van het toetsprogramma via de examencommissie mogen gaan. De medewerker O2 geeft aan dat dit kan, omdat het toetsprogramma al zo vroeg bekend moet zijn. Een aantal opleidingen heeft gezegd dat het volledige toetsrooster dan nog niet bekend is. Eveline Blasius 2

3 vraagt hoe studenten en docenten worden geïnformeerd als er tussentijds een wijziging plaatsvindt in de OER. - artikel 2.4, lid 4: wat wordt verstaan onder toerekenbaar verzuim? De medewerker O2 geeft aan dat dit naar het oordeel van de examencommissie is. Je kunt niet alles dichttimmeren in de OER. De opleiding heeft ruimte om zaken in de studiegidsen te beschrijven. - artikel 2.6 lid 2: in de tekst zitten twee spelfouten. - artikel 2.6 lid 4: waarom mag een betrokkene bij de evc-procedure niet deelnemen aan de beraadslaging van de examencommissie? De medewerker O2 zegt dat dit een scheiding van rollen betreft. Je mag geen dubbelrol vervullen. - artikel 3.11 lid 4: taalkundige opmerking. - artikel 4.4 lid 1: de zin wordt helderder als je achter de uitslag leest door de examencommissie. - artikel 5.2 lid 2: taalkundige opmerking. - artikel 5.8 lid 3: hoe moet je dit artikel lezen? De medewerker O2 zegt dat als je een voldoende herkanst het hoogste cijfer telt. Bij deeltentamens is het zo dat ze integraal herkanst kunnen worden. Nu is hier duidelijker opgenomen dat als er deeltentamens zijn die gecompenseerd worden. Er is geen ondergrens meer. In Rotterdam is het systeem dat je wel tussen onderwijseenheden mag compenseren. Dat is voor de HvA nog een brug te ver. Er kan wel ruimte worden aangevraagd voor experimenten. Ze geeft aan dat er wel uitzonderingen te maken zijn voor compenseren als beide delen heel belangrijk zijn. - Hoe staat het met de SIS-bijlagen? De medewerker O2 meldt dat er nu een aantal dingen uit SIS komen. Maar dat hangt er ook van af of nu alles goed is ingevoerd. Vanaf dit jaar worden ook werkvormen, contacturen en de toetsweek vermeld. Als dat niet goed in SIS zit, duurt het wat langer. Het is bijvoorbeeld lastig als de tweede toetsvorm afwijkt van de eerste. Alle deeltentamens moeten ook goed worden ingevoerd. Als het niet haalbaar is om alles uit SIS te halen, dan is het niet haalbaar. Er mogen echter geen verschillen zitten tussen de bijlage en SIS. Volgend jaar moet wel alles uit SIS komen. - Artikel 5.12 gaat over de geldigheidsduur van studieresultaten van vijf jaar. Hendrik Jan Diekerhof vraagt wat er met studenten gebeurt die door omstandigheden twee of drie jaar niet ingeschreven hebben gestaan? De medewerker O2 zegt dat voor vierde of vijfde jaars een overgangsregeling moet worden getroffen. Nieuwe studenten weten wat het gevolg is als ze tussentijds stoppen. Ze heeft het netwerk voorzitters examencommissies een regeling voorgesteld. - De voorzitter vraagt in hoeverre er een koppeling is tussen de OER en het cohort. De medewerker O2 zegt dat de OER ieder jaar opnieuw wordt vastgesteld. Als student ga je steeds een afspraak aan voor één jaar. Als je een OER hebt voor een heel cohort, dan krijg je veel OER-en naast elkaar als er wijzigingen in het cohort optreden. In de huidige OER kun je in de bijlagen ook oude en nieuwe stijl opnemen. - De voorzitter vraagt of ruimte voor experimenten kan worden aangevraagd. De medewerker O2 zegt dat voor experimenten die niet passen binnen het HvA-beleid bij de HvA een uitzondering kan worden gevraagd. Voorgeschreven is dat het programma voor het hele jaar moet zijn vastgelegd zodat studenten een goed beeld krijgen. - Hendrik Jan Diekerhof vraagt wat het achterliggende idee is om de minorkeuze vrij te laten. De medewerker O2 zegt dat het achterliggende idee bij de invoering was om een vrije minorkeuze te hebben. Daarna zijn opleidingen toch eisen gaan stellen aan minoren in de zin dat ze moeten bijdragen aan de eindkwalificaties van de opleiding. Nu zijn we weer terug bij het oorspronkelijke idee. Er zijn wel criteria aan een vrije minor, zoals dat het hbo-waardig moet zijn. - Hendrik Jan Diekerhof vraagt waarom er geen minimumcijfer wordt gehanteerd voor deeltentamens. De medewerker O2 zegt dat studenten 50 ec moeten halen voor de BSA en dat studiebelastingsuren niet meer doortellen. Studenten van de CMR hebben daarop verzocht de minimumcijfers voor deeltentamens te schrappen. - Waarom mogen vakken uit de propedeuse maximaal 5 ects hebben? De medewerker O2 geeft aan dat als vakken groter zijn, zoals 6 ects een student dan maar één vak kan missen om geen BAS te krijgen en dus in feite 54 ects moet halen. Het achterliggende idee is dat de student 50 ects moet kunnen halen. - Waarom alleen EVC-trajecten bij de HvA? De medewerker O2 zegt dat er veel aanbieders zijn waartussen kwaliteitsverschil zit. De HvA doet een EVC-traject met een hbo-profiel. Dat is de enige die nu geaccepteerd wordt. - Marco Kloek vraagt naar het tijdspad van de OER. De medewerker O2 zegt dat de OER 1 juni 2014 moet zijn ingeleverd bij het CvB. De voorzitter vraagt of daarbij rekening is gehouden met het medezeggenschapstraject. De medewerker O2 zegt dat ze daar rekening mee hebben gehouden. Als 3

4 de domeinvoorzitter ziet dat de opleidingen de deadline van begin april aanleveren bij de domeinraad en opleidingscommissies niet halen, dan moet hij contact opnemen met het CvB. - De voorzitter vraagt wat de stand van zaken is met betrekking tot het protocol digitaal toetsen. De medewerker O2 zegt dat de protocollen net voor de zomer van 2013 waren vastgesteld. Daarin staat dat er gebruik wordt gemaakt van HvA-brede software. Die ontwikkeling gaat echter minder snel dan gedacht. Een medewerker gaat aan de slag om te kijken naar de toetssoftware en of de HvA een grote toetszaal wil. Er wordt gewerkt aan aanpassingen aan het toetsprotocol. De voorzitter zegt dat de CMR daar instemmingsrecht op heeft. De voorzitter bedankt de medewerker O2 voor de toelichting. 8. EVALUATIE THEMABIJEENKOMST DOMEINBREED LEREN 11 FEBRUARI 2014 De voorzitter wil de themabijeenkomst van 11 februari 2014 evalueren en een thema kiezen voor de volgende bijeenkomst. Als thema s stelt hij voor het kenniscentrum en minoren, omdat die bij de vorige keuze voor een thema ook hoog scoorden in de domeinraad. Sunny de Blok wil graag nadenken over doorstroming van mbo naar hbo en van hbo naar WO. Dat derde thema kan meegenomen worden bij de keuze. Rolf Stam vraagt waarom de domeinraad themabijeenkomsten organiseert. De voorzitter zegt dat de domeinraad op een andere manier het domein in wil om contact met de achterban te hebben over thema s. Rolf Stam stelt voor om te bekijken of dit de juiste manier is. Paul Rijnierse zegt dat het idee was om actiever met de achterban in contact te zijn. Hij stelt voor om thema s aan te snijden samen met het MT zodat samen iets moois kan worden gebouwd. Hendrik Jan Diekerhof komt terug op de themabijeenkomst van 11 februari Hij vond het jammer dat de drie inleiders meteen weggingen na hun praatje. Daarna ging het publiek in groepjes aan de slag met stellingen doornemen en daarna was het afgelopen. Hij miste een deel waarbij de hele groep betrokken was en waarin ook de inleiders aan bod zouden komen. Hij miste ook het doel van de bijeenkomst. Rolf Stam ziet een afbreukrisico in de themabijeenkomsten. Hij zegt dat een spreker teleurgesteld was over de lage opkomst. Paul Rijnierse zegt ook dit soort signalen op te vangen. De domeinraad heeft met niemand een afspraak dat we vier bijeenkomsten organiseren, dus we kunnen er elk moment mee stoppen. De voorzitter wil dit punt doorschuiven naar de volgende vergadering. Het agendapunt betreft dan de vraag of de themabijeenkomsten hebben bijgedragen aan het contact met de achterban, of dat het anders moet. Jan Piscaer merkt op dat hij zag dat de aanwezigen vaak sleutelfiguren uit opleidingen zijn. Het overleg in de groepjes ging ook goed op 11 februari. De afsluiting vond hij wel haperen. 9. KWALITEITSBELEID DOMEIN MCI De voorzitter meldt dat de domeinraad instemmingsrecht heeft op kwaliteitsbeleid. Het stuk wat er nu ligt heeft de domeinraad zelf opgevraagd en is niet ter instemming aangeboden. Paul Rijnierse stelt voor om een korte brief te sturen naar de domeinvoorzitter met de vraag om het ter instemming voor te leggen aan de domeinraad. Maro Kloek vraagt hoe lang de domeinraad dit nog accepteert. De voorzitter zegt dat dit wordt geagendeerd op het formele overleg met de domeinvoorzitter op 25 maart Jan Piscaer wijst erop dat alle zaken die op opleidingsniveau worden neergelegd ook ter instemming moeten worden voorgelegd aan de domeinraad. De voorzitter zegt dat de domeinraad de domeinvoorzitter er schriftelijk op zal wijzen dat het voorgenomen beleid ter instemming aan de domeinraad moet worden voorgelegd. 10. COMMUNICATIEPLAN KANDIDAATSTELLING De voorzitter meldt dat een eerste oproep heeft plaatsgevonden in de medewerkersnieuwsbrief van het domein. De domeinraad zal een algemene tekst rondmailen, zodat de kandidaatstelling geregeld kan worden voor de nieuwe zittingstermijn. De voorzitter roept alle zittende leden op om zoveel mogelijk kandidaten te werven. 4

5 11. W.V.T.T.K. Van dit agendapunt wordt geen gebruik gemaakt. 12. RONDVRAAG Sunny de Blok meldt dat ze naar de masterclass medezeggenschap is geweest. Daar is gesproken over campagne leiden en strategieën voor de medezeggenschap. Ook was er een simulatiespel waarin de deelnemers een universiteit oprichtten. 13. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering om uur. 5