NOTA INVESTEREN EN AFSCHRIJVEN GEMEENTE BERGEN OP ZOOM

Transcriptie

1 mil mui i in tin B NOTA INVESTEREN EN AFSCHRIJVEN 2015 GEMEENTE BERGEN OP ZOOM Bergen op Zoom, oktober 2015

2 I. INLEIDING 2 Doelstelling van de nota 2 Wat is nieuw in deze Nota Investeren en Afschrijven? 2 Ingangsdatum 2 II. VAN TOEPASSING ZIJNDE REGELGEVING 3 Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) 3 Financiële verordening artikel III. BEGRIPSBEPALINGEN 5 Immateriële vaste activa 5 Materiële vaste activa 5 Financiële vaste activa 6 Afschrijven en methodiek 6 Waardering 7 IV. RICHTLIJNEN INVESTEREN EN AFSCHRIJVEN 8 Meerjareninvesteringsplan 8 Doorlooptijden van omvangrijke projecten 9 Houdbaarheidsdatum krediet 9 Verantwoording en afsluiten van kredieten 9 Activeren 10 Afschrijvingstermijnen 10 Startmoment van afschrijven 11 Restwaarde 11 Desinvesteringen 12 Verzamelinvesteringen 12 Rente 12 V. PROCESBEHEERSING 13 Rol van gemeenteraad en het college 13 Budgetverantwoordelijkheid 13 Bestendige gedragslijn 13 Controle 13 Evaluatie 13 VI. BESLISPUNTEN 14 BIJLAGE REGELGEVING INVESTEREN EN AFSCHRIJVEN 15 Gemeente Bergen op Zoom Pagina 1 van 17

3 I. INLEIDING De gemeenteraad heeft in 2010 voor het laatst de Nota Investeren en Afschrijven vastgesteld. Met de vaststelling van de financiële verordening gemeente Bergen op Zoom 2015 in de raadsvergadering van oktober 2014 (RVB ) is overeengekomen dat deze 1 keer in de vier jaar wordt geactualiseerd. Het beleid en de spelregels rondom waardering, investering en afschrijving van vaste activa is geactualiseerd in deze nota. Hierbij is gestreefd naar maximale transparantie en eenvoud in de toegepaste systematiek. Doelstelling van de nota Een voor de gemeenteraad en het college van B&W heldere Nota Investeren en Afschrijven, met duidelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden en de spelregels rondom waardering, investering en afschrijving van vaste activa. De nota is samengesteld op basis van de actuele verslaggeving voorschriften. Een aantal jaren is de trend zichtbaar dat aan het eind van het jaar ruimte overblijft in de budgetten kapitaallasten in de exploitatie, voor een deel wordt opgevangen door het gebruik van een stelpost. Dit wordt veroorzaakt door een langere doorlooptijd van projecten dan waarvan aanvankelijk werd uitgegaan. Aangezien we ervoor hebben gekozen, met eerdere besluiten zoals het opheffen van de kapitaallastenreserves, te streven naar dekking van investeringen binnen de exploitatie, wordt het steeds belangrijker om de ramingen van de investeringen zo realistisch mogelijk te plannen. De reeds ingezette lijn wordt met deze nota expliciet vastgelegd en spelregels worden opnieuw vastgelegd en vernieuwd. In de nota wordt daarom het accent gelegd op een betere beheersing van de kapitaallasten en een aanscherping van de regels omtrent de uitvoering. Wat is nieuw in deze Nota Investeren en Afschrijven? Belangrijkste wijziging in deze nota naar aanleiding van de geactualiseerde Financiële Verordening is verantwoording van overschrijdingen op een krediet. Voor overschrijdingen tot een maximum van i ,- worden door het college in de eerstvolgende tussenrapportage aan de raad een voorstel inclusief dekking ter autorisatie aangeboden. (Dit was 5 0 Zo van het investeringsbedrag, met een maximum van Ş ,-). Daarnaast heeft een aantal wijzigingen I aanpassingen plaats gevonden in wetgeving BBV, waaronder de uitbreiding van de indeling in materiële vaste activa, aangevuld met investeringen met economisch nut met een heffing. Deze wijzigingen zijn in deze nota verwerkt. De paragraaf 'Richtlijnen investeren en afschrijven' omvat specifieke richtlijnen en spelregels binnen de gemeente Bergen op Zoom. Aanscherping richtlijnen met betrekking tot raming van de uitgaven in de tijd voor grote projecten. Twee aanpassingen zijn doorgevoerd inzake de afschrijvingstermijn scholen en technische installaties. Beiden betreffen een verlenging van de afschrijvingstermijn. Ingangsdatum De Nota Investeren en Afschrijven gaat in met terugwerkende kracht op 1 januari Gemeente Bergen op Zoom Pagina 2 van 17

4 II. VAN TOEPASSING ZIJNDE REGELGEVING Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) Het BBV heeft zijn grondslag in de Provinciewet en Gemeentewet en bevat onder andere de regelgeving voor het opstellen van de begroting en jaarstukken, de financiële positie I weerstandsvermogen, waardering activa en informatie voor derden. Bij de invoering van het BBV is de commissie BBV in het leven geroepen. Zij hebben tot taak zorg te dragen voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV. Dit doen zij ondermeer door een 'Vraag en antwoord'-rubriek bij te houden. Deze rubriek is te raadplegen via Met de notities van de commissie BBV is rekening gehouden. In het BBV wordt in de artikelen 59 tot en met 62 ingegaan op de waardering, activering en afschrijving. Deze artikelen komen uitgebreid terug in paragraaf Begripsbepalingen. In deze paragraaf zullen algemene, voor de nota relevante, voorschriften uit de BBV weergegeven worden zodat het vervolg van de nota in het juiste kader geïnterpreteerd kan worden. Tevens zullen enkele begrippen worden uitgediept. Financiële verordening artikel 212 Deze Nota Investeren en Afschrijven komt voort uit de Gemeentewet. Artikel 212 van deze wet schrijft voor dat de Gemeenteraad een verordening vaststelt met daarin de uitgangspunten voor het financiële beleid voor de gemeente. Hierin worden ondermeer regels voor waardering en afschrijving van activa opgenomen. In de Financiële Verordening gemeente Bergen op Zoom 2015 zijn de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente opgenomen. De gemeenteraad heeft bij de vaststelling van deze verordening een specifieke bepaling opgenomen voor investeren en afschrijven: Artikel 7. Waardering en afschrijving vaste activa Het college biedt de raad eens in de vier jaar een Nota Investeren en Afschrijven aan. De raad stelt de nota vast. In de nota worden bepalingen opgenomen inzake regelgeving voor waardering, activering en afschrijving van vaste activa. Hierbij komen minimaal de volgende onderwerpen terug: de standaard afschrijvingsmethodiek, de standaard afschrijvingstermijnen per activasoort, de waarderingsregels en het drempelbedrag voor te activeren investeringen. In de nota "Financiële Verordening gemeente Bergen op Zoom 2015" zijn tevens uitgangspunten opgenomen aangaande het aanvragen van investeringskredieten, de uitputting en verantwoording van lopende kredieten. Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende kredieten het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven. 4. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen. Gemeente Bergen op Zoom Pagina 3 van 17

5 Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen 1 De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per prioriteit, het overzicht algemene dekkingsmiddelen en de in de begroting opgenomen nieuwe investeringen. 2. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt vooraf aan de raad een voorstel inclusief dekking aangeboden om de extra lasten te autoriseren. Hierbij mag het college de volgende afwijkende bepaling in acht nemen Voor overschrijdingen tot een maximum van , worden door het college in de eerstvolgende tussenrapportage (Art. 6) aan de raad een voorstel inclusief dekking ter autorisatie aangeboden. 3. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. 4. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Bij investeringen groter dan î 1,0 min. informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente. Gemeente Bergen op Zoom Pagina 4 van 17

6 III. BEGRIPSBEPALINGEN Activeren is het als bezitting/vermogensobject op de balans opnemen van aangeschafte of vervaardigde zaken die langer dan één jaar tot de beschikking van de gemeente staan. In het BBV zijn in hoofdstuk V verschillende regels opgenomen over activeren. Sommige regels zijn algemeen, maar er zijn ook specifieke regels die gelden voor de verschillende categorieën vaste activa. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste begrippen uitgewerkt aangaande investeren en afschrijven, mede aan de hand van de wet- en regelgeving in het BBV. Diverse artikelen omvatten diverse regels voor verschillende activa. Deze zijn opgesomd in artikelen 20, 33 t/m 36, en artikelen 59 t/m 64 van het BBV. Hieronder wordt uitgebreid ingegaan op deze verschillende regels en voorschriften opgenomen in deze artikelen. In artikel 33 van het BBV staat dat onderscheid wordt gemaakt in: 1. immateriële vaste activa; 2. materiële vaste activa; en 3. financiële vaste activa. Immateriële vaste activa In de balans worden onder de immateriële vaste activa (artikel 34, BBV) afzonderlijk opgenomen: a. kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; b. kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. In de toelichting op het BBV wordt aanbevolen om deze kosten, zeker als deze relatief van geringe omvang zijn, niet te activeren maar deze in het jaar waarin ze worden gemaakt als een exploitatielast in de jaarrekening op te nemen. Wordt wel geactiveerd dan mag de afschrijvingsduur maximaal gelijk zijn aan de looptijd van de lening (art. 64 BBV, lid 5). Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden op grond van het BBV als immateriële vaste activa aangemerkt. Dit betreffen veelal kosten die worden gemaakt voor de voorbereiding van een groot project. Dit heeft als consequentie dat deze als een afzonderlijk actief moeten worden gewaardeerd en dus géén onderdeel uitmaken van de uiteindelijke investering (^materiële vaste activa). De kosten kunnen wel geactiveerd worden, maar dan moet worden voldaan aan een viertal voorwaarden en mag de afschrijvingsduur ten hoogste vijfjaar zijn (artikelen 60 en 64, lid 6). De kosten kunnen als een (afzonderlijk) actief worden opgenomen als ze voldoen aan de volgende vier voorwaarden (art. 60 BBV), hierbij geldt een maximale afschrijvingstermijn van 5 jaar: 1. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; 2. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast; 3. het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren; 4. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen kunnen betrouwbaar worden vastgesteld. Indien niet aan bovenstaande voorwaarden wordt voldaan mogen de kosten van onderzoek en ontwikkeling dus niet worden geactiveerd. De kosten zullen dan in één keer ten laste van de exploitatie worden gebracht. Binnen de gemeente Bergen op Zoom wordt hier beperkt gebruik van gemaakt. Materiële vaste activa Bij de materiële vaste activa moet daarbij onderscheid worden gemaakt in: s Investering met economisch nut: S Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; S Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut: Van de materiële vaste activa wordt aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven. Investeringen met een economisch nut moeten worden geactiveerd voor het bedrag van de investering en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut mogen worden geactiveerd. Het BBV geeft er de voorkeur aan om deze investeringen niet te activeren maar rechtstreeks ten laste te brengen van de exploitatie. Voorbeelden zijn de aanleg en reconstructies van wegen, parken, pleinen. Gemeente Bergen op Zoom Pagina 5 van 17

7 Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief kunnen op de waardering in mindering worden gebracht. Daarnaast is het ook mogelijk dat reserves in mindering worden gebracht op de investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Tevens mag extra worden afgeschreven op investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut (Artikel 64, lid 4). Voorzieningen moeten worden verminderd op investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven. Voorbeelden hiervan zijn riolering en afvalstoffenheffing. Financiële vaste activa In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: a. kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen; b. leningen aan openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden, woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen; c. overige langlopende leningen; d. uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; f. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; g. bijdragen aan activa in eigendom van derden. Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (artikel 64, lid 3) indien: «er sprake is van een investering door een derde en;» de investering bijdraagt aan de publieke taak en;» de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;» de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Een voorbeeld van activa in eigendom aan derden is een investeringsbijdrage aan een bibliotheek. Afschrijven en methodiek Activa worden jaarlijks afgeschreven. Door deze afschrijvingen wordt de waardevermindering van het actief boekhoudkundig tot uitdrukking gebracht. Het afschrijven is aan regels gebonden (artikel 64 van het BBV). Daarbinnen kan de gemeente zelfstandig een beleid vaststellen voorde afschrijvingstermijnen. De afschrijvingen vinden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar plaats. Alleen als er gegronde redenen zijn, mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan in de het voorgaande begrotingsjaar zijn toegepast. Er dient inzicht gegeven te worden in de effecten op de financiële positie en voor de baten en lasten, tevens dient het op de balans te worden vermeld. Het BBV schrijft niet voor welke methode moet worden toegepast voor de afschrijving. De gemeente heeft hierbij een keuze van afschrijvingsmethode, maar moet daarbij wel een bestendige gedragslijn volgen. De twee belangrijkste afschrijvingsmethoden zijn de lineaire en de annuïtaire afschrijvingsmethode. Tot 2010 heeft de gemeente de annuïtaire methode toegepast. In 2010 is overgegaan op de lineaire methode. Korte uitleg lineaire en annuïtaire afschrijving. De lineaire afschrijving is een afschrijving op basis van een vast percentage of looptijd van de oorspronkelijke investering. Bij deze methode dalen de kapitaallasten jaarlijks (gelijke afschrijvingen, maar dalende rentelasten). Bij de annuïtaire afschrijvingsmethode wordt de jaarlijkse last van rente en afschrijving gelijk gehouden. Gemeente Bergen op Zoom Pagina 6 van 17

8 Waardering Investeringen worden toegerekend aan de periode waarin ze nut opleveren voor de gemeente. Als waarderingsgrondslag geldt zoals eerder vermeld de verkrijgings- en vervaardigingsprijs. Dit betekent dat alle kosten die voor de investering zijn gemaakt de basis vormen voor de hoogte van de afschrijvingslasten. Hierbij kan worden gedacht aan kosten derden (aankopen) en interne uren. Indien de bestemming van een actief wijzigt, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. Indien een actief buiten gebruik wordt gesteld, wordt deze ook afgewaardeerd, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen (artikelen 63 en 65 van het BBV.) Gemeente Bergen op Zoom Pagina 7 van 17

9 IV. RICHTLIJNEN INVESTEREN EN AFSCHRIJVEN Op basis van bovenstaande uitleg van begrippen en mogelijkheden die het BBV biedt om gemeenten eigen keuzes te laten maken of invulling te geven aan de richtlijnen wordt hieronder ingegaan op de voor de gemeente Bergen op Zoom voorgestelde invulling van de richtlijnen. Bij de verschillende onderdelen wordt ( en) aan het eind van het onderdeel het (de) uitgangspunt( en) apart benoemd. Het verschil tussen bestaand en nieuw beleid, bestaande en nieuwe uitgangspunten wordt hierbij aangegeven. Alleen nieuwe uitgangspunten leiden in deze nota tot aparte beslispunten. Bestaande uitgangpunten zijn een bestendiging van het huidige beleid en worden niet als apart beslispunt ter besluitvorming voorgelegd. Meerjaren i nvesteri ngsplan Investeringen die worden gedaan binnen de gemeente Bergen op Zoom worden integraal opgenomen in het meerjareninvesteringsplan. Het meerjaren investeringsplan maakt onderdeel uit van het Beleidskader. Besluitvorming bij het beleidskader wordt verwerkt in de begroting. Op deze wijze kan integrale afweging door de gemeenteraad plaats vinden welke investeringen plaatsvinden en op welke wijze deze worden gedekt. Dekking kan op verschillende manieren plaats vinden; door middel van activering, dekking uit de exploitatie of als onttrekking uit de algemene reserve. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie als krediet geautoriseerd. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Bij investeringen groter dan ē 1,0 min. informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente. Een belangrijk aspect bij het opstellen van het meerjareninvesteringsplan is fasering in de tijd. Dit is om verschillende redenen belangrijk. Inhoudelijk, omdat het een getrouw beeld geeft van de doorlooptijd van een project of krediet weggezet in de tijd. Financieel, omdat hierdoor een realistische inschatting van jaarlijkse lasten kan worden bepaald en niet jaarlijks overschotten ontstaan door uitloop van investeringen ì projecten. Belangrijk is dus dat het meerjareninvesteringsplan zo realistisch mogelijk in de tijd wordt voorgesteld. Voor deze investeringen vindt ook een doorrekening plaats van de kapitaallasten op basis van de uitgangspunten in deze nota. Daarnaast geeft dit belangrijke informatie voorde liquiditeitenplanning (treasury). Bestaand uitgangspunt: jaarlijks wordt in het Beleidskader het voorstel tot een meerjareninvesteringsplan opgenomen waarna dit bij de begroting wordt vastgesteld door de raad, inclusief een doorrekening van de kapitaallasten. De jaarkredieten van het Grondbedrijf worden niet opgenomen in het meerjaren investeringsplan. Binnen de Planning S Control producten (begroting, jaarrekening, concernbericht) is een aparte paragraaf Grondbeleid opgenomen, waarin de voorstellen voor beschikbaarstelling en de verantwoording van de kredieten is gewaarborgd. Het gaat hier dan om kredieten die vallen onder de beheersverordening van het Grondbedrijf. Alle overige kredieten vallen onder de spelregels van de nota. Gemeente Bergen op Zoom Pagina 8 van 17

10 Doorlooptijden van omvangrijke projecten Indien een nieuw omvangrijk project wordt opgestart, wordt ernaar gestreefd om de uitgaven zo goed mogelijk in de tijd in te plannen. Bij kredieten groter dan i ,- dient een uitgavenplanning opgesteld te worden die kan dienen als input voor de bijbehorende begrotingswijziging. Voor de omvang van het grensbedrag is aangesloten bij de bekende grensbedragen. De beheersing van de kapitaallasten wordt zo verbeterd. Een betere tijdsplanning resulteert in een betere kapitaallastenberekening in de exploitatie. Nieuw uitgangspunt: Bij omvangrijke projecten groter dan f ,- wordt eveneens een uitgavenplanning opgesteld die input is voorde gefaseerde verwerking van de uitgaven in het meerjaren investeringsplan en zo ook in de begroting. Houdbaarheidsdatum krediet In het meerjareninvesteringsplan worden de voorgenomen investeringen opgenomen en vastgesteld door de gemeenteraad. Indien investeringen na 2 jaar niet concreet in uitvoering zijn genomen vervalt het betreffende krediet voor de investering. Bij concreet in uitvoering moet gedacht worden aan; feitelijke opdrachtverstrekking aan derden, contractuele afspraken met derden, mogelijke fasering van het krediet, etc. Als de investering op een later moment doorgang moet vinden wordt een nieuwe onderbouwing hiervoor aangeleverd en wordt de procedure gevolgd zoals hierboven uiteengezet bij het meerjareninvesteringsplan. Bestaand uitgangspunt: als een investering na 2 jaar nog niet concreet in uitvoering is genomen, komt het krediet te vervallen. Verantwoording en afsluiten van kredieten In de Financiële Verordening gemeente Bergen op Zoom 2015 zijn richtlijnen opgenomen voor autorisatie van investeringskredieten en begrotingswijzigingen. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt vooraf aan de raad een voorstel inclusief dekking aangeboden om de extra lasten te autoriseren. Hierbij mag het college de volgende afwijkende bepaling in acht nemen. Voor overschrijdingen tot een maximum van C ,. worden door het college in de eerstvolgende tussenrapportage (Art. 6) aan de raad een voorstel inclusief dekking ter autorisatie aangeboden. Maximaal 1 jaar na afronding van de werkzaamheden wordt het krediet afgesloten (dit ene jaar is tevens voor mogelijke onderhouds-zgarantietermijn, een onderhoudstermijn geeft daarmee geen verlenging van de afsluitperiode). Een eventueel restantkrediet wordt administratief afgehandeld. Bestaand uitgangspunt: maximaal 1 jaar na afronding van de werkzaamheden wordt het krediet afgesloten. Bij de afwikkeling van de kredieten groter dan î wordt een verschillenanalyse opgesteld tussen de voor- en nacalculatie van het krediet. Op basis van deze analyse wordt het krediet uiteindelijk afgesloten in de administratie. Bestaand uitgangspunt: bij de afronding van kredieten groter dan î wordt een verschillenanalyse opgesteld tussen de voor- en nacalculatie van het krediet. Gemeente Bergen op Zoom Pagina 9 van 17

11 Activeren Binnen de gemeente Bergen op Zoom worden zowel de investeringen met economisch nut als de investeringen in openbare ruimte met maatschappelijk nut geactiveerd. Dit is sinds een aantal jaar de gebruikelijke werkwijze en naar verwachting zal op korte termijn( 2017) het onderscheid tussen maatschappelijk en economisch nut vervallen. Met vastlegging in de nota wordt de huidige werkwijze bestendigd. Indien er sprake is van een bijdrage van derden wordt dit bedrag in mindering gebracht op het te activeren bedrag. Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter dekking van de kosten een heffing kan worden geheven, zoals de rioolheffing en afvalstoffenheffing moeten worden verminderd met een bijdrage uit de voorziening. Kapitaallasten worden, zoals eerder vermeld, ten laste gebracht van de exploitatie, er is ook geen sprake van een reserve kapitaallasten. Dit heeft tot gevolg dat voor dergelijke investeringen structurele ruimte binnen de begroting gevonden moet worden. Indien de marktwaarde duurzaam lager is dan de hiervoor genoemde waardering moet een afwaardering plaatsvinden tot deze lagere marktwaarde. Dit komt tot uitdrukking in een extra afschrijving. Daarnaast is het mogelijk dat in het verleden investeringen zijn gedaan, die niet meer worden gebruikt door de gemeente, maar die nog wel een boekwaarde hebben. In dit geval dient eveneens een afwaardering plaats te vinden. Nieuw uitgangspunt: Investeringen worden zo veel mogelijk geactiveerd, dekking vindt zo veel mogelijk plaats binnen de exploitatie. Nieuw uitgangspunt: streven naar een realistische financiële meerjareninvesteringsplanning, om te zorgen vooreen realistische raming van de kapitaallasten in exploitatie. Bestaand uitgangspunt: investeringsbedragen kleiner dan worden niet geactiveerd maar direct ten laste van de exploitatie gebracht. Bestaand uitgangspunt: jaarlijks (bij de jaarrekening) wordt een beoordeling uitgevoerd naar de waardering van de activa en de eventueel daaruit voortvloeiende extra afschrijvingen. Bestaand uitgangspunt is dat de activa worden afgeschreven op basis van de lineaire methode. Afsch ri jv i n gsterm i j n en In de 'Financiële Verordening gemeente Bergen op Zoom 2015' zijn géén afschrijvingstermijnen vastgesteld. Hieronder is een overzicht opgenomen van de te hanteren maximale afschrijvingstermijnen voor nieuwe investeringen vanaf het jaar Deze (maximale) termijnen zijn gebaseerd op algemene bedrijfseconomische grondslagen en hetgeen gebruikelijk is binnen de gemeente. Afwijking naar beneden toe is alleen mogelijk indien uit de onderbouwing blijkt dat de economische levensduur korter is. Voor investeringen die niet volledig toegewezen kunnen worden aan één van deze categorieën zal op basis van een onderbouwing een reële afschrijvingstermijn worden aangenomen. Er heeft een wijziging plaatsgevonden in de termijn van afschrijving ten op zichte van de vorige Nota Investeren en Afschrijven. Afschrijvingstermijn voor de schoolgebouwen is aangepast van 40 naar 60 jaar. Naar aanleiding van het door het college vastgestelde voostel" Voortgang dekkingsmaatregelen korting algemene uitkering onderwijshuisvesting' stelt het college dat de resultaten van het onderzoek naar het verlengen van afschrijvingstermijnen bij schoolgebouwen een verlenging rechtvaardigen van 40 naar 60 jaar. De afschrijvingstermijn van technische installaties in (bedrijfs)gebouwen wordt verlengd van 15 naar 20 jaar. Onder deze groep vallen ook de technische installaties in het openbaar gebied, waaronder de verkeersregelinstallaties Gemeente Bergen op Zoom Pagina 10 van 17

12 (VRľs), die een economische levensduur hebben van 20 jaar en ook het grootste onderdeel van deze groep zijn. Uitgangspunt: de materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in maximaal: a. 60 jaar Riolering b. 40 jaar Nieuwbouw woonruimten c. 60 jaar Schoolgebouwen d. 40 jaar Kantoren en bedrijfsgebouwen e. 30 jaar Sportvelden en -voorzieningen* f. 25 jaar Renovatie en restauratie van woonruimten, kantoren, bedrijfsgebouwen en schoolgebouwen 9-25 jaar Wegen, parken en plantsoenen* h. 20 jaar Motorvaartuigen i. 20 jaar Technische installaties in (bedrijfs)gebouwen en in openbaar gebied j- 10 jaar Veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, schoolmeubilair, aanleg tijdelijke terrein werken, nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen k. 10 jaar Zware transportmiddelen; aanhangwagens, schuiten, personenauto's en lichte motorvoertuigen I. 10 jaar Automatiseringsapparatuur (hard- en software) m. Niet Gronden en terreinen *materiële vaste activa met maatschappelijk nut Nadrukkelijk wordt opgemerkt dat er sprake is van maximale afschrijvingstermijnen. Afhankelijk van de investeringen kan er uiteraard voor worden gekozen om gemotiveerd een lagere afschrijvingstermijn toe te passen, welke aansluit op de economische levensduur van het actief. Indien afgeweken wordt van bovenstaande afschrijvingstermijn zal dit apart aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd. Startmoment van afschrijven Er zijn 3 mogelijkheden voor het startmoment van afschrijven, namelijk: s in het jaar waarin de investering gereed komt I verworven wordt en vanaf het moment dat het door de gemeente in gebruik kan worden genomen; f medio het jaar waarin de investering gereed komt l verworven wordt; J in het jaar dat volgt op het jaar waarin de investering gereed komt I verworven wordt. Er is gekozen voor de laatste optie omdat deze aansluit op de huidige praktische werkwijze binnen de gemeente en hiermee wordt de huidige gedragslijn bestendigd. Bestaand uitgangspunt: er wordt afgeschreven vanaf het jaar dat volgt op het jaar waarin de investering gereed komt I verworven wordt. Restwaarde De restwaarde van een actief is de waarde die het actief nog heeft aan het einde van de economische levensduur. Het vertegenwoordigt de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering, verplaatsing of vernietiging. Doordat restwaarden vaak ver in de toekomst liggen is deze waarde moeilijk in te schatten. Daarnaast zijn er grote onzekerheden over eventueel te maken kosten aan het einde van de levensduur van het actief. Bestaand uitgangspunt: de restwaarde van de activa wordt daarom op nihil gesteld bij de berekening van de afschrijvingen. Gemeente Bergen op Zoom Pagina 11 van 17

13 Desinvesteringen Er is sprake van een desinvestering als het actief, voordat het volledig is afgeschreven, niet meer wordt gebruikt ì verkocht. Bij het buitengebruik stellen van een actief wordt het actief afgewaardeerd tot de marktwaarde. Deze afwaardering wordt als inhaalafschrijving ten laste van het resultaat gebracht. Bij verkoop van het actief kan een boekverschil optreden tussen de verkoopwaarde en de boekwaarde van het actief (dit kan een winst of een verlies zijn). Dit boekverschil wordt ten laste I ten gunste van de exploitatie gebracht in het betreffende boekjaar. Let op: boekwinst wordt dus niet in mindering gebracht op een nieuwe investering! Een aandachtspunt hierbij is dat de baten en lasten die samenhangen met de desinvestering bruto in de exploitatie worden verantwoord. Deze baten en lasten mogen dus niet worden gesaldeerd. Bestaand uitgangspunt: bij desinvesteringen wordt het boekverschil tussen de verkoopwaarde en de boekwaarde bruto ten laste I ten gunste van de exploitatie gebracht. Verzamelinvesteringen Als uitgangspunt is opgenomen dat investeringen beneden de î niet worden geactiveerd. Deze grens geldt per investering. Een uitzondering hierop is als er gelijksoortige goederen worden aangeschaft op een verschillend tijdstip binnen een periode van een boekjaar. Voorbeeld is de aanschaf van computers. Het aanschaffen van 1 computer leidt niet tot activering, de aanschaf van 100 computers tegelijkertijd wordt gezien als 1 investering. Er kan ook sprake zijn van een samenvoeging van kleine investeringen die onderling geen samenhang hebben (dan wel beperkt). Bijvoorbeeld bij de vervanging van materieel op de gemeentewerf, in dit kader wordt gesproken over een 'verzamelinvestering'. De vraag of dergelijke investeringen wel ì niet geactiveerd moeten worden hangt samen met verschillende factoren. Onder andere de economische levensduur van het object, wel I niet opgenomen in de meerjareninvesteringsplanning, etc. Het heeft de voorkeur om dergelijke investeringen, die op de kritische grens van C zitten, niet te activeren. Zie verder uitgangspunt minimumbedragen. Rente Dit is verder vastgelegd in de nota Rentebeleid. Kortheidshalve wordt hiernaar verwezen. Boekwaarde 1-1 of gemiddelde boekwaarde In de oude Nota Investeren en Afschrijven werd uitgegaan van de toerekening van de rentekosten over de gemiddelde boekwaarde van het actief. Momenteel wordt de rente toegerekend over de boekwaarde van het actief per begin van het boekjaar. Deze beleidslijn wordt in deze nota bestendigd. Nieuw uitgangspunt: rentetoerekening vindt plaats over de boekwaarde van het actief per begin van het boekjaar. Gemeente Bergen op Zoom Pagina 12 van 17

14 V. PROCESBEHEERSING Rol van gemeenteraad en het college Het budgetrecht (autorisatie) ligt bij de gemeenteraad. Primair vindt de autorisatie plaats bij het vaststellen van de meerjareninvesteringsplanning. Investeringen die worden gedaan binnen de gemeente Bergen op Zoom worden opgenomen in het meerjareninvesteringsplan. Het meerjaren investeringsplan maakt onderdeel uit van het Beleidskader en/of de begroting. De besluitvorming over het investeringsplan van dat jaar wordt vertaald in de begroting die in dat jaar aan de gemeenteraad ter besluitvorming wordt voorgelegd. Op deze wijze kan integrale afweging door de gemeenteraad plaats vinden. Het college is verder bevoegd om binnen de bovenstaande kaders en gegeven de uitgangspunten in deze nota uitvoering te geven aan de investeringsplanning. Budgetverantwoordelijkheid Bij iedere investering (krediet) wordt een budgethouder aangewezen, welke verantwoordelijk is voor een adequate onderbouwing van de (nieuwe) investeringen in het meerjareninvesteringsplan. De budgethouder bewaakt de gemeentelijke kaders en richtlijnen en legt verantwoording af over de realisatie van de investering in de lijn met de Planning&Control-cyclus. Uiteindelijk legt het College verantwoording af aan de raad bij het 1 e en 2 e Concernbericht, alsook bij de jaarrekening. Bestendige gedragslijn Het is belangrijk dat een bestendige gedragslijn wordt gevolgd bij het vaststellen van de investeringen en de berekening van de rente en afschrijvingen. Controle Jaarlijks zal de externe accountant bij de jaarrekening de staat van activa en de lopende investeringen toetsen aan de kaders en richtlijnen. Evaluatie De Nota Investeren en Afschrijven wordt eens in de vier jaar geactualiseerd, in de lijn met de Financiële Verordening gemeente Bergen op Zoom 2015, of zoveel eerder als de ontwikkelingen daarom vragen. Gemeente Bergen op Zoom Pagina 13 van 17

15 VI. BESLISPUNTEN De Nota Investeren en Afschrijven 2015 is in lijn met de voorgaande nota. Een aantal beleidsuitgangspunten is nieuw, daarom de volgende beslispunten: 1. Met ingang van 1 januari 2015 de Nota Investeren en Afschrijven 2015 vast te stellen en met terugwerkende kracht in werking te laten treden, met daarbij de volgende beslispunten: a) Bij omvangrijke projecten groter dan ê ,- wordt eveneens een uitgavenplanning opgesteld die input is voor de gefaseerde verwerking van de uitgaven in het meerjaren investeringsplan (MIP) en zo ook in de begroting. b) Investeringen worden zo veel mogelijk geactiveerd, dekking vindt zo veel mogelijk plaats binnen de exploitatie. c) Streven naar een realistische financiële meerjareninvesteringsplanning, om te zorgen voor een realistische raming van de kapitaallasten in exploitatie. d) Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in maximaal: a. 60 jaar Riolering b. 40 jaar Nieuwbouw woonruimten c. 60 jaar Schoolgebouwen d. 40 jaar Kantoren en bedrijfsgebouwen e. 30 jaar Sportvelden en -voorzieningen* f. 25 jaar Renovatie en restauratie van woonruimten, kantoren, bedrijfsgebouwen en schoolgebouwen g- 25 jaar Wegen, parken en plantsoenen* h. 20 jaar Motorvaartuigen i. 20 jaar Technische installaties in (bedrijfs)gebouwen en in openbaar gebied j- 10 jaar Veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, schoolmeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen k. 10 jaar Zware transportmiddelen; aanhangwagens, schuiten, personenauto's en lichte motorvoertuigen I. 10 jaar Automatiseringsapparatuur (hard- en software) m. Niet Gronden en terreinen *materíële vaste activa met maatschappelijk nut e) Rentetoerekening vindt plaats over de boekwaarde per begin van het kalenderjaar. 2. Intrekken van voorgaande Nota Investeren en Afschrijven 2010 per 1 januari Gemeente Bergen op Zoom Pagina 14 van 17

16 VII. BIJLAGE REGELGEVING INVESTEREN EN AFSCHRIJVEN ARTIKELEN BESLUIT BEGROTING EN VERANTWOORDING (BBV) Artikel 20.lid 2b ļ ii ii 2. Afzonderlijke aandacht wordt ten minste besteed aan: a) "..." b) de investeringen; onderscheiden in investeringen meteen economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut; Artikel 59 1.Alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd. 2.Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. 3.In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd. 4.Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut kunnen worden geactiveerd. Artikel 60 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien: a. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; b. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; c. het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en; d. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Artikel 61 Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien: a. er sprake is van een investering door een derde; b. de investering bijdraagt aan de publieke taak; c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Artikel Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. 2. In afwijking van het eerste lid kunnen bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief op de waardering daarvan in mindering worden gebracht. 3. In afwijking van het eerste lid kunnen reserves in mindering worden gebracht op investeringen, als bedoeld in artikel 59, het vierde lid. 4. In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b. Gemeente Bergen op Zoom Pagina 15 van 17

17 Artikel 63 1.Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 2. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. 3. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd. 4. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde. 5. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. 6.In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel van de Wet milieubeheer. 7. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. 8. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend. Artikel De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. 2. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar. 3. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur, waaronder begrepen de financiële vaste activa, bedoeld in artikel 36, onderdeel g, wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. 4. In afwijking van het eerste en het derde lid kan er op de activa, bedoeld in artikel 59, vierde lid, extra worden afgeschreven. 5. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening. 6. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar. Artikel 65 1.Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. 2. Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 3. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Artikel 33 Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa. Artikel 34 In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen: a. kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; b. kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. Gemeente Bergen op Zoom Pagina 16 van 17

18 Artikel In de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: a. investeringen met een economisch nut; b. investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; c. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. 2. Van de materiële vaste activa wordt aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven. Artikel 36 In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: a. kapitaalverstrekkingen aan: 1. deelnemingen; 2. gemeenschappelijke regelingen; 3. overige verbonden partijen; b. leningen aan: 1. openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden; 2. woningbouwcorporaties; 3. deelnemingen; 4. overige verbonden partijen; c. overige langlopende leningen; d. uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; f. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; g. bijdragen aan activa in eigendom van derden. Artikel Voorzieningen worden gevormd wegens: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; b. op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren; d. de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b. 2. Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b. 3. Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Gemeente Bergen op Zoom Pagina 17 van 17