HOE NAAR ÉÉN NHV.. Daarover gaat het hierna: wat gaan we doen als het besluit tot Eén NHV op 18 april is genomen. Hoe naar Eén NHV Pagina 1

Transcriptie

1 HOE NAAR ÉÉN NHV.. Tijdens de Bondsvergadering van 18 april a.s. worden beslissingen genomen over het traject Naar Eén NHV. Er is vanaf juni 2009 al veel gezegd en geschreven over de wijze waarop het éénwordingstraject zou moeten of kunnen verlopen. Emotie en ratio botsten regelmatig. Wellicht mede daardoor zijn er in 2010 nauwelijks vorderingen gemaakt en zat het proces vanaf de zomer van 2010 helemaal vast. Zelfs het samenstellen van een nieuw Bondsbestuur bleek niet meer mogelijk. In november 2010 is aan extern adviseur Theo Fledderus de opdracht gegeven Creëer randvoorwaarden voor het vormen van een nieuw en sterk bestuur. Het spreekt vanzelf dat het traject Naar Eén NHV een van die randvoorwaarden is. Vanaf het moment dat de eerste gesprekken zijn gevoerd - met afdelingsvoorzitters, met bondsafgevaardigden, met leden van de financiële commissie en niet te vergeten met afdelingsbestuurders en afdelingsmedewerkers -, werd duidelijk dat de weg naar Eén NHV geplaveid was met goede voornemens maar ook met gevoelens van angst voor het onbekende. Zorgen om de positie van afdelingsmedewerkers; zorgen om het behoud van alle vrijwilligers; zorgen om het behoud van afdelingsgebonden activiteiten; zorgen over de organisatie van de competitie; zorgen om de financiële positie; zorgen over de te volgen procedure. Zo dreigde een patstelling: we willen naar een sterk NHV maar zitten gevangen in de zorgen over hoe dat zal gaan. Om de impasse te doorbreken is een breed gedragen- analyse gepresenteerd van wat nu niet goed gaat en wat beter moet. Vervolgens is veelvuldig gesproken over wat er nodig is om de zorgen over de uitvoering van het besluit tot Een NHV weg te nemen. Daarover gaat het hierna: wat gaan we doen als het besluit tot Eén NHV op 18 april is genomen. Hoe naar Eén NHV Pagina 1

2 Uitgangspunten bij de start van het traject: Alle afdelingsmedewerkers blijven in 2011 op hun huidige werkplek. We gaan kijken hoeveel regionale steunpunten daarna nodig blijven en welke inzet daar nodig is; Afdelingsbesturen zullen als regionale klankbordgroep een aanspreekpunt voor het bondsbureau zijn; Alle afdelingsspecifieke activiteiten blijven gehandhaafd; Alle regionale (afdelings)werkgroepen blijven gehandhaafd, wel zal worden gewerkt aan het stroomlijnen van deze werkgroepen, zodat landelijk beleid kan worden ingebed; De bestaande werkwijze van de algemene werkgroepen blijft; Afdelingscompetitie wordt voor het seizoen vanuit het bondsbureau in nauwe samenspraak met de afdeling georganiseerd; De dienstverlening aan de verenigingen blijft onveranderd (goed); Verdere automatisering zal moeten leiden tot een efficiëntere organisatie van administratie en competitie; In 2012 moet rekening worden gehouden met een verlaging van de inkomsten door verminderde contributie. AANPAK PROCES Het nieuwe Bondsbestuur installeert de Stuurgroep. De Stuurgroep coördineert de taken van de werkgroepen. De werkgroepen gaan in gesprek met de afdelingen over hun wensen en problemen en stellen per afdeling een stappenplan op. De Stuurgroep bestaat uit een onafhankelijk voorzitter, voorzitters van de drie werkgroepen en een bondsbestuurslid; (zie overzicht) De klankbordgroep wordt gevormd door de huidige afdelingsvoorzitters (zie overzicht) De werkgroepen bestaan uit vertegenwoordigers vanuit de afdeling plus een vertegenwoordiger van het bondsbureau; (zie overzicht) Hoe naar Eén NHV Pagina 2

3 Overzicht Wat gaan we als eerste doen? 1. Mededeling aan alle leden van de (nog) bestaande werkgroepen; 2. Startvergadering van de Stuurgroep; 3. Overleg Stuurgroep met de klankbordgroep, bestaande uit de afdelingsvoorzitters, waarbij het formeren van de werkgroepen het belangrijkste agendapunt is. (de werkgroep Competitie is al een bestaande en goed werkende groep); 4. Startvergadering van de werkgroep Personeel en Organisatie; 5. Startvergadering van de werkgroep Financiën; 6. De werkgroep competitie bestond(bestaat) al; 7. Afspraken maken voor een eerste bezoek aan alle afdelingen en in het bijzonder afdelingsmedewerkers; 8. Organiseren van een medewerkerbijeenkomst voor kennismaking en kennisuitwisseling; 9. Fasering van het traject bespreken; Hoe naar Eén NHV Pagina 3

4 1 ste fase Deze periode loopt van 19 april 2011 tot 30 juni In deze periode worden die zaken uitgevoerd die minimaal uitgevoerd moeten worden om op 1 juli te kunnen spreken van één NHV. Alle bestaande arbeidsovereenkomsten worden onder de huidige voorwaarden omgezet naar een arbeidscontract bij het NHV o Met elke medewerker wordt individueel gesproken over hun wensen en mogelijkheden: o Formeel is er een andere werkgever genoemd het NHV o Het salaris wordt overgemaakt vanuit het bondsbureau o De salarisspecificatie komt van het loonadministratiekantoor van het NHV Alle financiële administraties worden samengevoegd en gestroomlijnd o Het bestaande overzicht (zie bijlage) uit eind 2009 wordt geactualiseerd. o De afdelingen sluiten hun financiële administratie af per 30 juni 2011 en maken een (tussentijdse) jaarrekening op met een balans o Per afdeling wordt in samenspraak met de werkgroep financiën en de regionale klankbordgroep een (afdelings) begroting gemaakt voor het tweede deel van 2011 o Er wordt een meerjarenbegroting opgesteld o Alle contributie wordt per 1 juli 2011 centraal geïnd door het NHV inclusief de afdelingscontributie wedstrijdbijdrages Hoe naar Eén NHV Pagina 4

5 2 de fase Deze periode loopt van 1 juli 2011 tot 31 december In deze periode worden alle werkzaamheden, die nodig zijn voor een goed verloop van een handbalseizoen, uitgevoerd zoals dat tot nu toe gebruikelijk was en wordt de inrichting van de nieuwe organisatie voorbereid. De verantwoordelijkheid voor de taakuitvoering van alle medewerkers ligt bij de directie van het NHV te Oosterbeek; Aanpassen van statuten en reglementen van het nieuwe NHV; Opzetten van de competitie, overschrijvingen, uitvoering van de competitie, controle wedstrijdformulieren blijft vooralsnog onveranderd; De dienstverlening van de verenigingsconsulenten blijft onverminderd (onder aansturing van de projectleider VO en in samenspraak met de afdelingen); De inzet van vrijwilligers en werkgroepen blijft onveranderd noodzakelijk; Er wordt een gespecificeerde Eén NHV-begroting 2012 opgesteld; Er wordt een meerjaren Eén NHV begroting opgesteld; Er wordt een jaarplan 2012 opgesteld, met daarin de afdelingsspecifieke doelen; In deze fase moet het organisatieontwerp worden vastgesteld en de plaatsing van medewerkers geregeld De derde fase is het implementeren van de nieuwe organisatie! Let wel: in 2012 heeft het NHV een fors kleiner budget, dus de organisatie moet dan aangepast worden. Hoe naar Eén NHV Pagina 5

6 3 de fase De fase begint vanaf 1 januari 2012 en start met het uitvoeren van de voorgenomen stappen. Welke stappen dat zullen zijn en hoe het toekomstbeeld van de NHV organisatie eruit komt te zien wordt de komende periode in gezamenlijkheid bepaald en daarbij heeft iedereen ruim de gelegenheid mee te denken. Het zal duidelijk zijn dat alle inspanningen moeten leiden tot: Een sport om trots op te zijn en met enthousiasme over te spreken Een goed gestructureerde en transparante organisatie Transparante en democratische besluitvormingsprocessen Een duidelijk besturingsmodel Een organisatie waarin het prettig werken is Een open en respectvolle cultuur Een goede en open communicatie met een goede informatiestructuur Een efficiënte inzet van de middelen Een organisatie die innovatief is Een organisatie met een klant(=vraag)gericht aanbod welk een grote mate van flexibiliteit mogelijk maakt Een nieuw NHV voorbereid op de toekomst Een bond waar iedere handballiefhebber zich thuis voelt en onderdeel van wil uitmaken; Een bond die eenheid uitstraalt, zowel intern (o.a. naar de eigen leden) als extern (naar sponsoren, partners, andere bonden, etc.) Hoe naar Eén NHV Pagina 6