3 De media begeleiden Medialiseren Journalistieke aandachtspunten Afsluiting 27

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "3 De media begeleiden Medialiseren Journalistieke aandachtspunten Afsluiting 27"

Tania van der Wal
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Inhoud Voorwoord 5 Inleiding 6 1 De PR voor een evenement verzorgen Voorlichters en PR-medewerkers De werkzaamheden van de voorlichter en de PR-medewerker Voorlichters, PR-medewerkers en de doelstellingen Voorlichters, PR-medewerkers en hun eigenschappen Voorlichters, PR-medewerkers en de middelen Voorlichters, PR-medewerkers en de planning Subsidies, donaties en sponsoring Afsluiting 17 2 Een bereikbaarheidsplan schrijven Een geschikte locatie kiezen Een routebeschrijving Een bereikbaarheidsplan schrijven Afsluiting 22 3 De media begeleiden Medialiseren Journalistieke aandachtspunten Afsluiting 27 4 Klachtenafhandeling Een luisterend oor op de juiste plaats Afsluiting 30 5 Nazorg uitvoeren Wat is nazorg? Het opruimen Het verzamelen van opmerkingen Het eindverslag Afsluiting 35 6 Evalueren Doel van evalueren Soorten evaluatieverslagen Financieel evaluatieverslag Organisatorisch evaluatieverslag PR-gericht evaluatieverslag Afsluiting 45 Trefwoordenlijst 47 INHOUD 7

2 8 EEN SUCCESVOL EVENEMENT

3 1 De PR voor een evenement verzorgen Oriëntatie Azzie nou maar een lekker bekkie heb, dan kommie er wel, hadden ze tegen haar gezegd. Daantje kwam eigenlijk pas kijken. Kijken, dat was ook haar sterke punt. Ze kon heel eh ja... hoe zeg je zoiets... ze kon heel vertederend kijken. Dat kon ze als baby al heel goed en die eigenschap had ze nog niet verloren. Maar ja, daar zaten de aanwezigen eigenlijk niet op te wachten. Die kwamen op haar uitnodiging af. Daarin stond dat er een groot evenement georganiseerd zou worden. Menigeen was onder de indruk van het briefpapier, dat was voorzien van een prachtig chique logo. Maar nog meer was iedereen onder de indruk van de 101 Dalmatiërs die Daantje had opgetrommeld, en die bij de ingang van de zaal opgesteld stonden om de nodige aandacht op haar naderende hondententoonstelling te vestigen. En daar was Daantje best wel een beetje trots op. Schrijven en leuke dingen bedenken kon ze wel, bedacht zij zich. Maar nu ze al die nieuwsgierige blikken op zich gericht wist brrr. Bij Daantje begonnen de zenuwen aardig op te spelen en dat juist op 8 februari, haar verjaardag. Ze keek de zaal in, zoals ze vroeger vanuit haar wieg naar boven keek. Niet dat ze zich dat kon herinneren, maar zo machteloos zoals zij zich toen gevoeld moet hebben voelde zij zich nu ook weer. Het werd stil in de zaal. Muisstil Eng stil. Fig. 1.1 Een zaal vol publiek. Berlinda nam het woord. Daantje moest er toch niet aan denken dat zij had moeten beginnen. Het zweet brak haar uit als zij er alleen al aan dacht. Gelukkig was Berlinda de voorlichtster en zij de PR-medewerkster en niet andersom, want Berlinda had veel meer ervaring in het omgaan met grote groepen mensen en de pers. Zij wist precies en to-the-point de toehoorders met een goed verhaal te boeien. Eén ding wist Daantje zeker. Dat wilde zij ook leren. DE PR VOOR EEN EVENEMENT VERZORGEN 9

4 1.1 Voorlichters en PR-medewerkers communicatie Voorlichters en PR-medewerkers zijn medewerkers die zich bezighouden met communicatie. Intern gaat het om grote groepen medewerkers die op de hoogte gehouden moeten worden over de voortgang van de organisatie van een evenement. Extern gaat het om het voorlichten van de pers en het publiek. Vaak zijn PRmedewerkers het gezicht, de spreekbuis, van een organisatie. Dat het uiterlijk een belangrijke rol speelt, is daarom niet onlogisch. Daarnaast moet een PR-medewerker vanzelfsprekend goed op de hoogte zijn van de organisatie en het evenement, zodat hij of zij alle vragen kan beantwoorden. sponsors Voorlichters en PR-medewerkers zijn niet (automatisch) de organisatoren van het evenement. Ze moeten dan ook niet op de stoel van de organisator gaan zitten en voor hem beslissingen gaan nemen. In plaats daarvan moeten ze de organisator vertegenwoordigen. Dat is lang niet altijd eenvoudig. De toehoorders kunnen soms vragen stellen die moeilijk te beantwoorden zijn. Het is dan ook bijna een kunst om te kunnen antwoorden op lastige vragen, zonder de organisator in een lastig parket te brengen. Omdat voorlichters en PR-medewerkers vaak het gezicht van de organisatie zijn, hebben zij regelmatig te maken met (potentiële) sponsors. Ook dat vergt de nodige aandacht van een PR-medewerker. De taak van een voorlichter en een PR- medewerker kun je daarom het best vergelijken met een verkoopmedewerker van een goede winkel. verkoopmedewerker 1.2 De werkzaamheden van de voorlichter en de PR-medewerker De werkzaamheden van de voorlichters en de PR-medewerkers zijn in uitvoerende zin te verdelen in vier hoofdtaken: interne communicatie; perscontacten; publiekscontacten; sponsorwerving. interne communicatie perscontacten publiekscontacten De interne communicatie zal bij een klein evenement nauwelijks in beeld zijn, waarmee niet wordt gezegd dat het onbelangrijk is. Bij grote evenementen is het een goede zaak als de medewerkers regelmatig op de hoogte worden gehouden over de voortgang van de organisatie van het evenement. Daarbij kun je denken aan het uitbrengen van een periodiek verschijnend blaadje waarin de medewerkers allerlei nieuwtjes vinden. Door zo n blaadje zullen medewerkers zich betrokken blijven voelen. Bij perscontacten moet je denken aan verschillende zaken op het gebied van publiceren, van het sturen van een briefje naar de krant tot het organiseren van persconferenties, het verzorgen van rondleidingen en het begeleiden van de pers tijdens interviews met medewerkers. De werkzaamheden rond publiekscontacten bestaan uit het beantwoorden van vragen en het ontwerpen en verspreiden van folders en ander voorlichtingsmateriaal. Doorgaans bemannen de PR-medewerkers ook de receptie en staan zij de bezoekers te woord. 10 EEN SUCCESVOL EVENEMENT

5 Het werven van sponsors is feitelijk een andere taak dan de drie eerstgenoemde. Meer informatie over dit onderwerp vind je in paragraaf 1.7. Fig. 1.2 Vriendelijke baliemedewerkster. 1.3 Voorlichters, PR-medewerkers en de doelstellingen Voorlichters en PR-medewerkers moeten steeds de doelstelling van de organisator voor ogen houden. Als een evenement georganiseerd wordt om een goed doel van de nodige financiën te voorzien, moeten zij dat regelmatig en duidelijk kenbaar maken. Als het de bedoeling is om veel mensen sportief in beweging te zetten, moeten zij de mensen ervan zien te overtuigen dat deelnemen aan het evenement goed voor lijf en leden is. Om misverstanden te voorkomen, moeten de voorlichter en de PR- medewerker steeds ruggespraak houden met de organisator. Het mag niet gebeuren dat de voorlichter en PR-medewerker niet op de hoogte zijn van belangrijke ontwikkelingen die invloed hebben op het evenement. Vergelijk het met een bakker die besluit voortaan Chinees volkorenbrood op bestelling te maken. De verkoopster in de bakkerswinkel moet het dan ook weten, omdat zij de klanten moet wijzen op het nieuwe product. Voorlichters en PR-medewerkers moeten niet alleen in woord de organisatie dienen, maar ook in daad. Een voorlichter die bepleit lief te zijn voor dieren, maar vervolgens zijn hond een mep geeft omdat hij te hard aan de riem trekt, maakt zichzelf erg ongeloofwaardig en zet zijn organisatie in haar hemd. ruggespraak VOORLICHTERS, PR-MEDEWERKERS EN DE DOELSTELLINGEN 11

6 Fig. 1.3 Het publiek motiveren. Het genoemde voorbeeld lijkt misschien wat overdreven, maar wat te denken van de volgende, echt gebeurde feiten: een medewerker van een organisatie die het verkeer veiliger wil maken wordt betrapt op veel te hard rijden, een politicus overtreedt bewust de wet, een burgemeester wordt met veel te veel glaasjes op achter het stuur aangehouden. Hoewel deze mensen misschien erg goed in hun werk zijn, doen zij afbreuk aan de organisatie waarvoor zij werken en maken zich daarmee ongeschikt voor de functie die zij uitvoeren. 1.4 Voorlichters, PR-medewerkers en hun eigenschappen zenders ontvangers ervaring Het werk van voorlichters en PR-medewerkers is veelzijdig. Als vertegenwoordigers van een organisatie moeten een voorlichter en een PR-medewerker vriendelijk en correct zijn. Goede contactuele eigenschappen zijn dan ook een must. Voorlichters en PR-medewerkers zijn de zenders, en het publiek en alles wat er omheen hangt de ontvangers. Als de ontvangst niet goed is, moeten de zenders ervoor zorgen dat de ontvangst beter wordt. De voorlichters en PR-medewerkers moeten controleren of met hun arbeid het doel dat ze voor ogen hebben, is bereikt. Dat zal bij het schrijven van een persbericht(je) nog geen probleem opleveren, maar bij het verspreiden van folders zal het niet meevallen om te controleren of dat het gewenste effect heeft. Het is raadzaam om bezoekers van het evenement een enquêteformuliertje te laten invullen waarin je het effect van je PR-activiteiten onderzoekt. Daarmee bouw je enige ervaring op die je later kunt aanwenden bij een nieuw evenement. Het valt soms niet mee om te moeten erkennen dat jouw manier van werken niet gewerkt heeft. Het geeft echter geen pas om de schuld bij de ontvanger te zoeken. Het zou bovendien ook zinloos zijn, want de conclusie dat jij je doel niet hebt bereikt, blijft staan. Om uit te kunnen groeien tot een goede voorlichter of PR-medewerker zijn daarom de volgende eigenschappen onontbeerlijk: goede contactuele eigenschappen; incasseringsvermogen; flexibiliteit; 12 EEN SUCCESVOL EVENEMENT

Vergelijkbare documenten

2 Het budget Begroting Hoe ga je met een budget om? Budgetbewaking Afsluiting 20

2 Het budget Begroting Hoe ga je met een budget om? Budgetbewaking Afsluiting 20 Inhoud Voorwoord 5 Inleiding 6 1 Doelstellingen bepalen 11 1.1 Waarom een evenement? 11 1.2 Hoofd- en nevendoelstellingen 12 1.3 Deel- en subdoelstellingen 13 1.4 Evenementvormen kiezen 15 1.5 Afsluiting