WKB JAARVERSLAG UKB. Amsterdam, september 1994 ITKR

Transcriptie

1 WKB ITKR Samenwerkingsverband van de Universiteitsbibliotheken, de Koninklijke Bibliotheek en de Bibliotheek van de Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen JAARVERSLAG UKB 1993 Amsterdam, september 1994

2 INHOUD 1. INLEIDING 1.1. Doelstelling UKB 1.2. UKB-beleid 1.3. Samenstelling UKB 2. SAMENWERKING & CONTACTEN 2.1. Binnen Nederland Ministerie van O&W VSNU, IWI en Rekendiensten Pica NBB I Overige contacten 2.2. Buitenland Collega-bibliotheken EBLIDA FESABID I FLA Frankfurter Buchmesse Nedersaksen 3. ONDERZOEK 4. UKB-ADVIEZEN 4.1. Vereniging van Hogescholen 4.2. Coördinatiepunt Nationaal Conserveringsbeleid (CNC) 4.3. Nederlands Bureau voor Bibliotheekwezen en Informatieverzorging (NBBI) 4.4. Vakgroep Boek-, Bibliotheek- en Informatiewetenschap van de Faculteit der Letteren van de Universiteit van Amsterdam 4.5. Rectoren College VSNU 4.6. Vereniging van Samenwerkende Universiteiten in Nederland (VSNU) 5. BIBLIOTHEEKSTATISTIEK 6. UKB-VERGADERINGEN EN UKB-COMMISSIES 6.1. Vergaderingen 6.2. Permanente UKB-commissies Evaluatie permanente UKB-commissies Stuurgroep Coördinatie van de Collectievorming Gemeenschappelijke Onderwerpsontsluiting (GOO) en Basisclassificatie (BC) Benoeming nieuwe UKB-commissies

3 1. INLEIDING 1.1. Doelstelling URB Het doel van de UKB is het bevorderen van a. de nationale wetenschappelijke informatievoorziening, b. de samenwerking tussen de aangesloten bibliotheken, c. samenwerking tussen het UKB en andere verbanden van bibliotheken. Op een conferentie (de UKB-Twentedagen) in april 1993 heeft het UKB om zijn doelstelling meer adequaat te kunnen realiseren en zijn positie binnen de landelijke infrastructuur voor de wetenschappelijke informatievoorziening te bevorderen, besloten de contacten met VSNU, SURF, Rekendiensten (verenigd in CVDUR) en PICA te verstevigen en de samenwerking met deze instellingen te verbeteren (zie verder 2.) Samenstelling UKB Leden van het UKB zijn a. de bibliotheken van de volgende universiteiten: - Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR); - Katholieke Universiteit Brabant (KUB); - Katholieke Universiteit Nijmegen (KUN); - Landbouwuniversiteit Wageningen (LUW); - Rijksuniversiteit Groningen (RUG); - Rijksuniversiteit Leiden (RUL); - Rijksuniversiteit Limburg (RL); - Technische universiteit Delft (TUD); - Technische universiteit Eindhoven (TUE); - Universiteit van Amsterdam (UvA); - Universiteit Twente (UT); - Universiteit Utrecht (W); - Vrije universiteit (W) ; b. de Koninklijke Bibliotheek (KB); c. de Bibliotheek van de Koninklijke Nederlandse Akademie van wetenschappen (KNAW). In 1993 legden de bibliothecarissen drs J.J.M. van Gent (RUL) en drs P. Vellekoop (W) hun functie neer. Einde 1993 waren hun opvolgers nog niet bekend. Zij werden tijdelijk vervangen door respectievelijk drs A.J.M. Linmans en dr O. Mastenbroek. In het UKB-bestuur, bestaande uit drs N.P. van den Berg, voorzitter, drs J.M. Schippers, vice-voorzitter en dr J.H. de Swart, secretaris/penningmeester, vonden in 1993 geen mutaties plaats. De vice-voorzitter, drs J.M. Schippers, werd in augustus 1993 herkozen voor een periode van twee j aar.

4 De samenstelling van het UKB was per 31 december 1993 als volgt: Drs N.P. van den Berg (UvA), voorzitter; Dr W. van Drimmmelen (KB), lid; Mr J.P.J. Geleijnse (KUB), lid; J.D. Gilbert, MA (RL), lid; Dr W.J. van Gils (KNAW), lid; Drs C.T. J. Klijs (TUE), lid; Dr A.C. Klugkist (RUG), lid; Drs A.J.M. Linmans (RULe), waarnemend lid; Dr G.A.J.S. van Marle (UT), lid; Dr O. Mastenbroek (UU), waarnemend lid; Mr G.G.A.M. Pijnenborg (KUN), lid; Drs J.M. Schippers (LUW), vice voorzitter; Dr P.E.L.J. Soetaert (EU), lid; Dr J.H. de Swart (W), secretaris/penningmeecter; Dr J.L.M. Waaijers (TUD), lid. Het UKB werd ambtelijk ondersteund door mw drs W. Koff eman. 2. SAMENWERKING & CONTACTEN 2.1. Binnen Nederland Ministerie van O&W In 1993 vond het jaarlijkse gesprek van het UKB-bestuur met het Ministerie van Onderwijs en Wetenschappen (O&W) niet plaats. Het belang van O&W voor het UKB is minder dan in het verleden, daar (i) O&W het UKB voor belangrijke beleidszaken inzake de documentaire informatievoorziening niet als een overlegpartner c.q. adviseur ziet en (ii) in de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek 1992 de bibliotheek is geschrapt. In 1993 had een briefwisseling plaats tussen het UKB en O&W over de toegankelijkheid tot de wetenschappelijke bibliotheken van niet aan de wetenschappelijke instellingen verbonden bibliotheek-gebruikers (studenten en medewerkers). UKB-bibliotheken, uitgezonderd de Koninklijke Bibliotheek, zijn alleen kosteloos toegankelijk voor de studenten en medewerkers van de onder 1.3. genoemde instelingen. Derden moeten voor het gebruik van de bibliotheken van een instelling een bescheiden bedrag per jaar betalen (f 30 à f 40) VSNU, IWI en Rekendiensten In 1993 was of werd het UKB betrokken bij diverse ontwikkelingen op landelijk niveau op het terrein van de wetenschappelijke informatievoorziening. a. In mei 1993 werd onder auspiciën van ATLAS en VSNU een tweede Miniconferentie Innovatie Wetenschappe-

5 lijke Informatievoorziening gehouden. Namens het UKB was drs N.P. van den Berg hierbij als waarnemer aanwezig. Op deze tweede Mini-conferentie Innovatie Wetenschappelijke Informatievoorziening werd o.a. besloten tot de oprichting van een Stuurgroep Innovatie Wetenschappelijke Informatievoorziening (1~1). in deze Stuurgroep is het UKB vertegenwoordigd door zijn voorzitter drs N.P. van den Berg. b. Naar aanleiding van het door SURF in april 1993 georganiseerde symposium over o.a. de samenwerking tussen universitaire rekencentra en universiteitsbibliotheken werd in juni 1993 een overleg tussen Bibliotheken en Rekencentra, Werkgroep UKB/CVDUR geheten, geïnstalleerd. De werkgroep bestaat uit drie leden van het UKB, drie leden van het overlegorgaan van de Rekendiensten (CVDUR), en als adviseurs de directeuren van Pica en SURFnet. Namens het UKB werden hierin benoemd mr J. P. J. Geleijnse, J. D. Gilbert MA en dr J.H. de Swart. De doelstelling van deze werkgroep is het streven naar kwaliteit en coherentie in de landelijke infrastructuur en het aanbod van diensten. De Werkgroep UKB/CVDUR vergaderde in 1993 twee maal. c. In mei 1993 vond een gesprek plaats tussen het UKBbestuur en het DB van de VSNü. Het UKB bracht onder andere naar voren dat (i) het UKB voor de VSNU het geëigende adviesorgaan voor alle bibliothecaire aangelegenheden is, (ii) het gewenst is om naar analogie van de periodieke landelijke visitaties van disciplines de bibliothecaire voorzieningen, onder auspiciën van de VSNü, periodiek te laten beoordelen. De VSNü heeft uitgesproken dat zij belang hecht aan een periodiek overleg tussen VSNü en UKB en dat zij zich zou beraden over een periodieke beoordeling van bibliotheken en de vorm waarin dat zou moeten gebeuren Pica Tijdens de UKB-conferentie in Twente werd geconcludeerd dat voor een evenwichtige invulling van de landelijke taken op het gebied van de wetenschappelijke informatievoorziening het UKB primair verantwoordelijk is voor de informatievoorziening en Pica voor de informatietechnologie. Vanwege de onlosmakelijke relatie tussen informatievoorziening en informatie-technologie is functionele afstemming tussen UKB en Pica noodzakelijk. Tevens werd geconcludeerd dat het voor een optimale nationale infrastructuur (GGC, NCC/IBL, OBN enzovoort) noodzakelijk is dat alle UKB-leden lid van Pica zijn. In 1993 heeft het UKB met Pica overlegd over een collectief lidmaatschap van Pica voor alle UKB-leden. Het Pica-bestuur stond positief tegenover het voorstel van

6 het UKB. In het verslagjaar vond nog geen besluitvorming over deze aangelegenheid plaats NBBI In de UKB-vergadering van werd overlegd met een afvaardiging van het NBBI over het NBBI Activiteitenplan De algemene conclusie van het UKB m.b.t. het NBBI Activiteitenplan 1993 was dat (i) de door het NBBI geëntameerde projecten en/of de operationalisatie van onderzoeksvragen vaak te ver afstaat van de praktijk c.q. de actuele behoeften van UKB-bibliotheken, (ii) het NBBI vaak niet over voldoende bibliotheekkennis en -ervaring beschikt om voor UKB-bibliotheken relevant onderzoek te doen of door onderzoeksinstituten te laten doen, (iii) UKB-bibliotheken in eigen beheer veel onderzoek verrichten en (iv) het UKB de hulp van het NBBI bij het werven van fondsen voor onderzoeksprojecten op prijs stelt. (Zie ook 3. Onderzoek) Overige contacten FOBID Sinds 1 september 1992 wordt het UKB in het FOBID-bestuur vertegenwoordigd door zijn voorzitter drs N.P. van den Berg. In september 1993 werd A.M.J.T. Heijligers (UvA) benoemd in de FOBID Hoofdcommmisie Catalogiseren als opvolger van drs J.J.M. van Gent, oud-bibliothecaris van de Rijksuniversiteit Leiden. NBLC Het UKB participeerde in de persoon van dr A.C. Klugkist in de werkgroep Leenrecht/Reprorecht van de NBLC over de voorgenomen wijziging en aanpassing van de Auteurswet De voorgenomen regeling is voordelig voor de uitgevers, maar zeer nadelig voor de universiteitsbibliotheken. Het Ministerie van Justitie bleek niet gevoelig voor de argumenten van de bibliotheekwereld. De behandeling van het betreffende wetsontwerp werd in 1993 niet afgerond Buitenland Het UKB onderhoudt contacten met diverse zusterorganisaties in het buitenland, m.n. met de Duitse Arbeitsgemeinschaft der Hochschulbibliotheken des Landes Nordrhein-Westfal en, de Engelse Standing Conference of National and University Libraries en de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documenta tiewezen. In 1993 was er geen aanleiding voor het beleggen van een speciale ontmoeting met deze organisaties. Wel vond

7 er in Amsterdam een ontmoeting plaats van een aantal UKB-bibliothecarissen en het Council of Polytechnic Librarians EBLIDA Sinds 1992 is het UKB lid van het European Bureau of Library, Information and Documentation Associations (EBLIDA) FESABID Desgevraagd adviseerde het UKB de Federación Espanola de Asociaciones de Bibliotecarios, Archivaros y Documentalistas inzake het plan voor een adviesraad voor bibliotheken en documentatiecentra in Spanje. Het UKB schreef weinig voordelen in een dergelijke raad te zien (UKB ) IFLA Op verzoek van het IFLA bracht het UKB advies uit over het Report of the IFLA Fact Finding Mission to South Africa, een verslag van een bezoek aan Zuid-Afrika door een internationale commissie van bibliothecarissen. Zij stelden zich OR de hooute - van de infrastructuur van de A informatievoorziening en de beroepsverenigingen in Zuid-Afrika. Het UKB onderschreef in zijn advies de conclusies en aanbevelingen. Het UKB vroeg bijzondere aandacht voor (i) de verbetering van de relaties tussen de onderscheiden organisaties, (ii) de bevordering van de vrije en gelijke toegang tot openbare informatie voor alle onderscheiden groepen in de Zuid-Afrikaanse samenleving en (iii) het verminderen van de huidige ongelijkheid in arbeidsparticipatie van de verschillende Zuid-Afrikaanse bevolkingsgroepen (UKB ) Frankfurter Buchmesse Nederland en Vlaanderen waren themaland op de Frankfurter Buchmesse die van 6-11 oktober 1993 plaatsvond. Drs N.P. van den Berg, dr A.C. Klugkist en mr W.R.H. Koops (oud bibliothecaris van de RUG) waren lid van de voorbereidingscommissie Nedersaksen De voorzitter van het UKB was op uitnodiging van de minister van O&W aanwezig bij de ondertekening van een samenwerkingsovereenkomst tussen Nederland en Nedersaksen op het gebied van het hoger onderwijs en onderzoek

8 3. ONDERZOEK Medio 1992 startte het NBBI - na overleg met het UKB - een onderzoek naar een bedrijfsvoeringsmodel voor wetenschappelijke bibliotheken. Dit onderzoek bestaat uit 3 fasen: (i) formuleren van een beleidsagenda en een uitvoeringsplan, (ii) toetsen van het model in een proeftuin, de UB-Twente en (iii) vaststellen en verspreiden van de resultaten. In juni 1993 werd door het NBBI verslag gedaan over de tweede fase. Het eindrapport was in het verslagjaar nog niet gereed. UKB-ADVIEZEN Het UKB bracht in 1993 op verzoek van diverse instanties adviezen uit Vereniging van Hogescholen Het bestuur van de Vereniging van Hogescholen vroeg het UKB een reactie op het algemene deel van het rapport Kwal i tei t voor de inf orma tiegebruiker. Eindrapport van de visi tatiecommissie bibliotheek, documentaire informatie, boekhandel en ui tgeverij (UKB ). In zijn advies onderschreef het UKB in grote lijnen de resultaten van de analyse. Het UKB vroeg speciale aandacht voor (i) het verduidelijken van het beroepsbeeld van de diverse beroepen/functies in de documentaire informatieverzorging, (ii) het verbeteren van het imago van het beroep, (iii) de noodzaak van bij- en nascholingscursussen naast dagopleidingen voor alle niveaus van werkzaamheden zowel m.b.t. bibliotheektechnische als domeinspecifieke functies (UKB ) Coördinatiepunt Nationaal Conserveringsbeleid (CNC) Het UKB onderschreef in grote lijnen de conclusies en perspectieven van het eindrapport Toekomst voor het papieren verleden over de proeffase massaconservering (UKB ), inclusief de coördinerende rol van de Koninklijke Bibliotheek bi j het concretiseren van het CNC-voorstel. Het UKB vroeg in zijn advies speciale aandacht voor (i) het ontbreken van middelen bij de in het UKB samenwerkende bibliotheken om het conserveren van papieren bestanden conform het CNCvoorstel te kunnen financieren, (ii) de noodzaak van een haalbaarheidsstudie naar de wijze waarop een gecoördineerde microverfilming van bedreigd materiaal uit de periode in Nederland kan/moet worden georganiseerd, (iii) de noodzaak om bij de conservering en microverfilming voorrang te geven aan collectieonderdelen die van grote waarde zijn voor het onderwijs en de wetenschapsbeoefening van de desbetreffende in-

9 stellingen (UKB ) Nederlands Bureau voor Bibliotheekwezen en Informatieverzorging (NBBI) Het NBBI vroeg het UKB een reactie op zijn rapport Nieuwe markten voor de informatieprofessional: een aan tal bevindingen in Frankrijk en Groot -Bri t tannië (UKB ). Het UKB onderschreef de conclusie van het rapport dat alleen die statistische gegevens moeten worden verzameld die vergelijkbaar zijn en zich lenen om de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt betrouwbaar en valide in kaart te brengen. Verder vroeg het UKB aandacht voor (i) de analyse van toekomstige behoeften aan zowel traditionele als eventuele nieuwe functies, (ii) de aansluiting van beroepsopleiding en beroepspraktijk en (iii) het primaat van gebruikers boven telematisering bij de ontwikkeling van nieuwe programmatuur (UKB ) Vakgroep Boek-, Bibliotheek- en Informatiewetenschap van de Faculteit der Letteren van de Universiteit van Amsterdam De Vakgroep Boek-, Bibliotheek- en Informatiewetenschap van de Faculteit der Letteren van de Universiteit van Amsterdam vroeg het UKB haar protest te ondersteunen tegen de voorgenomen inkrimping van het door haar gegeven onderwijs c.q. het voortbestaan van de vakgroep (UKB ). Het UKB heeft het College van Bestuur en het bestuur van de Faculteit der Letteren van de Universiteit van Amsterdam verzocht op haar voornemen de formatie van de vakgroep te reduceren en gepleit voor het continueren van het onderwijs en onderzoek van de vakgroep (UKB ) Rectoren College VSNU Het Rectoren College verzocht het UKB haar te adviseren omtrent een doelmatige oplossing voor het interbibliothecaire leenverkeer van proefschriften (UKB ). Het UKB heeft de commissie Ruilverkeer Proefschriften geformeerd (UKB ). In het voorjaar van 1994 zal de commissie haar adviesvoorstel aan het UKB uitbrengen. (Zie ook )

10 4.6. Vereniging van Samenwerkende Universiteiten in Nederland (VSNU) Ongevraagd richtte het UKB zich tot de VSNU naar aanleiding van een advies van de Studentenadviescommissie (SAC) van de VSNU. In haar advies stelde de SAC dat het IBL-verkeer voor monografieën voor alle universitaire studenten gratis diende te zijn (UKB ). Het UKB protesteerde krachtig tegen dit advies en wees op het besluit van het UKB d.d. 17 mei 1992 inzake uniformering van de IBL-tarieven (UKB ). De VSNU nam het advies van de SAC niet over.

11 BIBLIOTHEEKSTATISTIEK In 1992 werden de jaarcijfers 1990 van de wetenschappelijke bibliotheken verzameld. Deze cijfers werden samen met de jaarcijfers 1991 in 1993 gepresenteerd. De Koninklijke Bibliotheek, in de persoon van H. J. Jansen, gaf de administratieve ondersteuning bij het ver- en bewerken van de bibliotheekstatistieken. UKB-VERGADERINGEN EN UKB-COMMISSIES 6.1. Vergaderingen Het UKB vergaderde in het verslagjaar zes maal. Het bestuur van het UKB kwam tien maal bijeen Permanente URE-coxrunissies De UKB kent de volgende permanente commissies: Commissie Handschriften, Commissie Gedrukte Werken, Hoofden van Catalogiseerafdelingen (waaronder de Werkgroep Seriële Werken (WESP) ressorteert), Convent van Hoofden van Uitleenbureaus (CHUB), Bibliotheekstatistiek, Doelstellingen en Overleg Hoofden Automatisering. Vergaderingen van de UKB-commissies worden bijgewoond door een door het UKB aangewezen UKB-lid. Het CHUB adviseerde het UKB over een uniforme regeling inzake verplichte documenten bij inschrijving als lener door studenten en medewerkers van Nederlandse universiteiten bij een ander dan de eigen bibliotheek Evaluatie permanente UKB-commissies In april 1993 evalueerde het UKB de permanente UKB-commissies (UKB ). Op basis van de evaluatie werden een aantal besluiten genomen (UKB ) a. De commissies Bibliotheekstatistiek en Doelstellingen worden opgeheven. De secretaris/penningmeester verzorgt dat de jaarlijkse statistiekgegevens worden verzameld, ver- en bewerkt en onder de UKB-leden worden verspreid. Hij wordt hierbi j ondersteund door een medewerker van de Koninklijke Bibliotheek. b. De commissies CHUB, Gedrukte Werken, Handschriften, Hoofden van Catalogiseerafdelingen/Werkgroep Seriële Publikaties worden gehandhaafd. c. Het UKB-bestuur onderzoekt in overleg met de voorzitters van de commissies Gedrukte Werken en Handschriften een eventuele samenvoeging van beide commissies. In het verslagjaar vond dit onderzoek nog niet plaats.

12 d. Het is voor de onderlinge communicatie en uitwisselen van informatie gewenst dat een UKB-bibliothecaris deelneemt aan de vergaderingen van een UKB-commissie. e. UKB-commissies brengen gevraagd en ongevraagd advies uit aan het UKB. f. Adviesvoorstellen van de commissies worden in de UKB-vergaderingen toegelicht door één of twee commissieleden. g. UKB-commissies rapporteren éénmaal per jaar aan het UKB in een UKB-vergadering Stuurgroep Coördinatie van de Collectievorming De Stuurgroep Coördinatie van de Collectievorming (CvC) stelde het UKB in 1993 voor de opzet en de organisatievorm van CVC bij te stellen (UKB ). Het doel van het voorstel was enerzijds een meer pragmatische koers te kunnen varen, die beter aansluit bij bestaande groepen en activiteiten op discipline-niveau, en anderzijds een beter gebruik te kunnen maken van inhoudelijke deskundigheid vanuit de UKB-bibliotheken. Het UKB kon zich vinden in het voorstel. Het UKB besloot tot het volgende. a. Instellen van een nieuwe afgeslankte Stuurgroep CVC, waarbij de bestaande Stuurgroep CVC werd opgeheven. b. Instellen van een landelijke Gebruikersraad CVC, en de bestaande werkgroepen CvC-monografieën en CvCseriële publicaties op te heffen. c. Instellen van een beheerscommissie voor CVC. d. De Koninklijke Bibliotheek (KB) verleent inhoudeli jke en ambtelijke ondersteuning. De KB draagt zorg voor een landelijk coördinator-cvc en een ambtelijk secretaris voor de Stuurgroep CvC Gemeenschappelijke Onderwerpsontsluiting (000) en Baaiaclaasif icatie (BC) Op voorstel van de voorzitter van de GO0 besloot het UKB (UKB ) a. De landelijke coördinatie van GO0 en het beheer van de BC te integreren. b. Eén Stuurgroep GO0 onder gezamenlijke verantwoordelijkheid van UKB en Pica in te stellen. c. Een nieuwe Gebruikersraad te installeren en gelijktijdig de oude Gebruikersraad GO0 op te heffen. d. Een Beheerscommissie GO0 te benoemen. e. De GO0 en BC worden ondersteund door een coördinatiebureau, dat onder auspiciën van de KB functioneert, met een landelijk coördinator GOO/BC, ondersteund door een beleidsmedewerker Benoeming nieuwe UKB-commisaies

13 In november 1993 werden twee nieuwe UKB-commissies ingesteld: de Commissie Ruilverkeer Proefschriften en de Commissie UKB-IBL-Tarieven. De commissie Ruilverkeer Proefschriften kreeg als opdracht: het voorbereiden van een advies voor het UKB voor het ruilverkeer van proefschriften met als uitgangspunt de brief van het Rectorencollege (UKB ; zie ook 4.5. ). Beide commissies brengen hun advies in 1994 uit. De UKB-commissie UKB-IBL-tarieven kreeg de opdracht het UKB te adviseren over de gewenste hoogte van de IBLtarieven voor de komende jaren, waarbij aandacht moet worden besteed aan: a. het integrale versus differentiële kosten; b. de verschillende kosten componenten en de hoogte daarvan; c. uniformiteit versus diversiteit van de tarieven voor verschillende diensten en gebruikersgroepen ('universitaire' en 'derden' tarieven) : d. de uitvoerbaarheid en de inningskosten; e. de economische en de beleidsmatige haalbaarheid; f. het traject van de prijsverhogingen.