Reglement op het gebruik van de feestzaal, de bar, de keuken, de inkomhal, de bergruimte en het sanitair van het gemeentecomplex

Transcriptie

1 1 Reglement op het gebruik van de feestzaal, de bar, de keuken, de inkomhal, de bergruimte en het sanitair van het gemeentecomplex Beschrijving van de infrastructuur Art.1. Dit reglement is van toepassing op het gebruik van de feestzaal, de bar, de keuken, de inkomhal, de bergruimte en het sanitair van het gemeentecomplex, hierna infrastructuur genoemd. Bij gebruik van de feestzaal hoort automatisch het gebruik van de bar, de keuken, de inkomhal, de bergruimte en het sanitair. Het gebruik van de keuken kan afzonderlijk aangevraagd worden. Daarbij hoort automatisch het gebruik van de inkomhal, de bergruimte en het sanitair. Aanvraagprocedure Art.2. Het gebruik wordt door de vereniging minstens drie maanden vooraf schriftelijk of elektronisch aangevraagd, enkel via het reservatieformulier dat ter beschikking wordt gesteld door het gemeentebestuur. Elke reservering kan maximum 1 jaar vóór de activiteit worden ingediend. De aanvraag vermeldt o.a. de naam, het volledige adres, het adres en het GSM-nr. van de persoon die tijdens het gebruik als verantwoordelijke zal optreden, toezicht zal uitoefenen en als een goede huisvader zal zorgen voor de ter beschikking gestelde infrastructuur. Toegelaten gebruikers en activiteiten Art.3. Art.4. De infrastructuur mag alleen gebruikt worden nadat het college van burgemeester en schepenen schriftelijk of elektronisch toelating heeft gegeven, na betaling van de verschuldigde vergoedingen (gebruiksvergoeding, waarborg, billijke vergoeding, enz. ) en na het overhandigen van de noodzakelijke documenten (verzekeringsbewijs (art.28), bewijs i.v.m. de billijke vergoeding (art. 22), ). Bij zittingen van de gemeenteraad en de OCMW-raad wordt normaliter geen gebruik van de infrastructuur toegelaten. Toelatingen kunnen enkel verleend worden aan de op de gemeente gevestigde verenigingen die als dusdanig gekend zijn bij de jeugd-, sport-, senioren- of cultuurraad en die een actieve werking in de gemeente hebben. Afwijkingen hiervan zullen het voorwerp uitmaken van een beslissing van het college van burgemeester en schepenen. De toelating tot het gebruik van de infrastructuur kan niet aan derden of andere verenigingen overgedragen worden. Art.5. Art.6. Art.7. Het gebruik van de infrastructuur voor particuliere doeleinden of activiteiten die vallen buiten de normale activiteiten en randactiviteiten van de vereniging, wordt niet toegelaten. Het bereiden van gerechten, bakken en koken is niet toegelaten binnen de infrastructuur, behalve voor wat betreft de aangevraagde kooklessen in het daartoe voorziene lokaal, namelijk de keuken, en voor een beperkt aantal deelnemers (maximum 15 personen). In de in art. 1 bedoelde infrastructuur zijn bal- en andere werpspelen niet toegelaten. Ook fuiven, bals e.d. zijn niet toegelaten. Huisdieren zijn niet toegelaten.

2 2 Begin en einde van het gebruik Art.8. Art.9. De toegang tot de infrastructuur wordt normaliter verleend door de door de gemeente aangeduide verantwoordelijke. In de andere gevallen kan de sleutelset overhandigd worden tegen betaling van een waarborgsom. De infrastructuur kan ter beschikking gesteld worden vanaf twee werkdagen vóór het gebruik, voor zover zij niet bezet is. De gebruikers verklaren de infrastructuur in goede orde te ontvangen. Opmerkingen dienen schriftelijk gemeld te worden aan het gemeentebestuur vóór de start van de activiteit. Art.10. De gebruikers dienen de infrastructuur met zorg te gebruiken en in goede orde te verlaten. Na gebruik wordt de infrastructuur door de vereniging opgeruimd en gereinigd vóór uur op de dag volgend op de activiteit. De controle gebeurt door een door de gemeente aangeduide verantwoordelijke. Bij normaal gebruik volstaat dweilen. Bij intensief gebruik is schuren verplicht. Elke vereniging brengt haar poetsgerief mee, uitgezonderd vloerzeep. Indien de infrastructuur niet in goede orde werd verlaten, zal de waarborg kunnen worden ingehouden. De controle zal gebeuren door een door de gemeente aangeduide verantwoordelijke. Uitzondering : commerciële eetfestijnen, zie art.16. Art.11. Het eventuele vergelijkbaar huishoudelijk afval wordt verzameld in plastic- of papierzakken en kan geborgen worden in de afvalcontainer(s) die opgesteld staa(t)(n) onder de carport achter de feestzaal. Deze container(s) m(a)(o)g(en) in geen enkel geval verplaatst worden. Afval dat naast de container(s) geplaatst wordt, zal aangerekend worden volgens de prijs van een tweede container, zijnde 80,00 euro. Dit bedrag zal worden afgehouden van de waarborg. Flessen, glas, glazen en bokalen worden gedeponeerd in een gemeentelijke glasbol of tijdens de openingsuren op het gemeentelijk containerpark. De gebruikers staan zelf in voor de verwijdering van alle afval. Art.12. De tafels en stoelen worden na elk gebruik gereinigd en geplaatst op de daartoe voorziene plaatsen en/of gestapeld in de daartoe voorziene transportcontainers. De containers worden gerangschikt volgens de daartoe ter plaatse aangeduide richtlijnen. Art.13. Huisraad De gebruikte glazen, schenkborden, enz... worden zorgvuldig afgewassen en weggeborgen in de daartoe bestemde kasten. Gebruikte frigo s worden zorgvuldig uitgewassen en gedroogd. Bij gebruik van de tapinstallatie worden de leidingen grondig gespoeld met water. De gebruiker staat zelf in voor het aanbrengen van bijkomend materiaal, indien het in de zaal, de bar en de keuken aanwezige materiaal ontoereikend is. Toiletpapier dient door de vereniging zelf voorzien te worden. Tarieven, waarborgen, SABAM, billijke vergoeding en andere kosten Art.14. Vergoedingen, waarborgen en andere kosten (schoonmaak, container, podium, ) worden minstens 14 dagen vóór de activiteit gestort op het rekeningnummer (IBAN : BE BIC : GKCCBEBB) van het gemeentebestuur met vermelding van de datum van de activiteit. De toelating is afhankelijk van de betaling van de vergoedingen, waarborgen en andere kosten. Art.15. Het gebruik van de infrastructuur is gratis, behalve voor commerciële eetfestijnen.

3 Art.16. Verenigingen die gebruik maken van de infrastructuur voor het organiseren van een commercieel eetfestijn betalen een gebruiksvergoeding van 250,00 euro en 100,00 euro voor de verplichte schoonmaak door de door het gemeentebestuur aangeduide schoonmaakfirma. Onder 'commercieel eetfestijn' wordt verstaan een eetfestijn met kaartenverkoop aan niet-leden. De schoonmaak wordt uitgevoerd door het bedrijf dat instaat voor het wekelijks onderhoud van het gemeentecomplex. Het afkuisen van de stoelen, de tafels en het ander materiaal en het opbergen van het materiaal in de bergplaats zijn niet begrepen in de schoonmaak, maar zijn ten laste van de vereniging. De keuken, de bar, de inkomhal, het sanitair en de bergruimte moeten steeds door de vereniging gereinigd worden. Art.17. Voor het gebruik van de infrastructuur voor de in art. 16 omschreven activiteiten wordt door de gebruiker een waarborgsom betaald van 250,00 euro. Voor de overige activiteiten wordt een waarborgsom van 100,00 euro betaald. De waarborgsom wordt vrijgegeven na controle door de door de gemeente aangestelde verantwoordelijke op een rechtmatig gebruik van de infrastructuur, conform de bepalingen van het gebruiksreglement. Art.18. Voor het ter beschikking stellen van de sleutelset dient een waarborg van 50,00 euro gestort te worden. De waarborg wordt teruggestort wanneer de sleutelset binnen de tweede werkdag, volgend op het gebruik, ongeschonden teruggegeven wordt aan de verantwoordelijke van de gemeente. Per dag vertraging zal 10,00 euro worden afgehouden van de gestelde waarborgsom. Art.19. Voor het gebruik van de container(s) is er een sleutel nodig en wordt een vergoeding van 80,00 euro per container aangerekend. Art.20. In de infrastructuur is een standaardpodium aanwezig (4 x 3 x 0,5 m). Veranderingen aan de standaardopstelling moeten vooraf aangevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen via het reservatieformulier. Hiervoor wordt een vergoeding van 150,00 euro aangerekend. De gewenste veranderingen worden enkel uitgevoerd door het gemeentepersoneel. Art.21. Wanneer de vereniging gebruik wenst te maken van de in de infrastructuur aanwezige audiovisuele apparatuur, dient dit op voorhand via het reservatieformulier aangevraagd te worden. Bij toelating dienen de installaties met zorg bediend te worden volgens de instructies. Elke beschadiging aan deze installaties valt ten laste van de gebruikers. De apparatuur mag enkel verplaatst worden door een gespecialiseerde firma. De reële kosten hiervan zijn ten laste van de gebruiker. Het gebruik van de audiovisuele apparatuur is gratis. Art. 22. SABAM en billijke vergoeding: Indien er muziek gemaakt wordt, dienen de gebruikers erover te waken: - te voldoen aan de formaliteiten inzake de auteursrechten (Sabam) ; de nodige formulieren zijn verkrijgbaar in het gemeentehuis. - te voldoen aan de formaliteiten inzake billijke vergoeding die enkel verschuldigd is bij het niet-live spelen van muziek. Gezien het gemeentebestuur instaat voor het betalen van een jaarforfait, worden de verenigingen ontslagen van administratieve aangifteformaliteiten. De vereniging dient wel een provisie te betalen van 30,00 euro (activiteit met drank per dag). De provisie wordt minstens 14 dagen vóór het gebruik gestort op voorvermelde rekening van het gemeentebestuur. Afhankelijk van het aantal gebruiken bestaat de mogelijkheid dat na verloop van het jaar een deel van de provisie teruggestort wordt. Indien er geen muziek gemaakt wordt, dienen de gebruikers: - een verklaring te ondertekenen die 14 dagen vóór de activiteit dient overgemaakt te worden aan de door de gemeente aangestelde verantwoordelijke. 3

4 4 Verantwoordelijkheid en verzekering Art.23. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden, noch voor gebeurlijke ongevallen tijdens de gebruiksperiode, noch voor diefstal of beschadiging aan persoonlijke goederen, eigen aan de vereniging of aan deelnemers aan de activiteit. Art.24. Eventuele diefstal van of schade aan de infrastructuur en haar inhoud, de gebouwen en hun onmiddellijke omgeving valt ten laste van de gebruiker. De persoon die namens de vereniging als verantwoordelijke aangesteld werd, zal bij eventuele diefstal en/of schade aansprakelijk zijn. Beschadigde of gestolen roerende goederen worden vervangen door gelijkwaardig materiaal en aan de organiserende vereniging aangerekend via de verantwoordelijke ervan. Art.25. Een inventaris van de aanwezige roerende goederen hangt ter inzage in de kast aan de toog. Indien bij ingebruikname geen bezwaar gemaakt wordt tegen de inhoud ervan, wordt verondersteld dat de vereniging ermee instemt. Eventuele tekortkomingen of gebreken worden onmiddellijk gemeld aan de door de gemeente aangeduide verantwoordelijke. Art.26. De stoelen, de tafels en de andere roerende goederen mogen niet gebruikt worden buiten de infrastructuur. Art.27. Het is verboden in de infrastructuur affiches, aanplakbrieven en dergelijke op te hangen, behalve in de daarvoor voorziene papierhouders. In de infrastructuur mogen geen duimspijkers, nagels, lijm en/of ander materiaal gebruikt worden die sporen achterlaten op de wanden en vensters. Art.28. De vereniging sluit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af. Het bewijs ervan dient minstens veertien dagen vóór het gebruik afgegeven te worden aan de door de gemeente aangeduide verantwoordelijke. De toelating is afhankelijk van de voorlegging van dit attest. Art.29. Na uur moet de nachtrust van de buurtbewoners gerespecteerd worden. Het niet naleven van de geluidsnormen kan aanleiding geven tot het opstellen van een proces-verbaal door de lokale politie. Veiligheid Art.30. Het gebruik van kaarsen, rook, vuur of enig ander materiaal dat de brandveiligheid in het gedrang kan brengen, is verboden. De erdoor veroorzaakte schade zal aan de vereniging worden aangerekend. Alle veiligheidsvoorschriften moeten nageleefd worden. In het bijzonder moet er aandacht besteed worden aan volgende punten : 1. de uitgangen en nooduitgangen moeten steeds vrij en vlot toegankelijk zijn ; 2. de noodverlichting in het gebouw mag nooit uitgeschakeld of afgedekt worden ; 3. de zekeringskast moet steeds zichtbaar en bereikbaar zijn ; 4. de brandblustoestellen dienen zichtbaar en bereikbaar te zijn en mogen niet verplaatst worden ; 5. bij gebruik van toestellen, apparatuur, gereedschappen, moeten de veiligheidsvoorschriften gerespecteerd worden. In geval beroep gedaan wordt op de brandweer, zowel preventief als voor interventie, zijn de kosten die daaruit voortvloeien ten laste van de gebruiker. Art.31. Inzake de capaciteit, de verwarming, de verluchting, de verlichting en de elektriciteit van de infrastructuur gelden de ter plaatse aangebrachte richtlijnen en/of de richtlijnen die verstrekt worden door de door de gemeente aangeduide verantwoordelijke en/of meegestuurd worden met de toelating tot gebruik. Er wordt gevraagd de nutsvoorzieningen niet te verspillen. Bijkomende verwarmingstoestellen ( elektrisch of met vloeistof ) zijn niet toegelaten.

5 Art.32. De gebruikers zijn verantwoordelijk voor toezicht op de omgeving rond de feestzaal, wat o.a. inhoudt (deze opsomming is niet beperkend) : 1. onder géén beding kunnen kinderen de parking gebruiken als speelplaats ; 2. het is verboden te parkeren vóór de ingang tot de feestzaal, tot de gemeentelijke administratieve diensten, vóór de inrit naar het containerpark en vóór de garagepoort van de technische diensten ; 3. de brandweerdoorgang achteraan dient steeds vrijgehouden te worden ; géén enkel obstakel ( auto, vrachtwagen, tent.. ) mag daar geplaatst worden teneinde een vlotte toegang voor de hulpdiensten te verzekeren. Foutief geparkeerde voertuigen zullen weggetakeld worden, alle kosten lastens de gebruikers van de feestzaal. Art.33. De gebruikers zijn tevens verantwoordelijk voor het proper achterlaten van de omgeving rond de infrastructuur (papiertjes, glas, blikjes, sigarettenpeuken, worden opgeruimd). Art.34. Naar aanleiding van het KB van 13 december 2005 waarbij het roken in openbare gebouwen verboden wordt, geldt er een totaal rookverbod. De gebruiker van de infrastructuur is verantwoordelijk indien de voorschriften niet nageleefd worden. Exclusiviteitcontract Roman Art.35. De gemeente heeft met de brouwerij Roman uit Oudenaarde een exclusiviteitcontract afgesloten voor het leveren van bieren en frisdranken van het merk Roman in de in art. 1 bedoelde infrastructuur. Bedoelde dranken worden aangekocht via de door de brouwerij aangestelde voortverkopers van haar dranken. De verkoop van andere dranken en frisdranken wordt geenszins toegelaten. Wijnen en geestrijke dranken kunnen vrij aangekocht worden. Art.36. De gebruikers van de infrastructuur zullen het aanwezige cliënteel behoorlijk bedienen, de dranken degelijk verzorgen en onder hun oorspronkelijke naam verkopen in originele glazen. Voor het debiteren van het vatenbier zal steeds gebruik gemaakt worden van koolzuurgas. Art.37. In ruil voor het gratis ter beschikking stellen van de volledige inrichting ontvangt de gemeente van de door de brouwerij Roman aangestelde voortverkopers van haar dranken een korting op de verkochte dranken. Daartoe moeten de gebruikers van de infrastructuur binnen de maand na de activiteit aan het gemeentebestuur een kopie overmaken van de door de betreffende voortverkoper opgemaakte factuur inzake de levering van de dranken. Art.38. De verantwoordelijken van het gemeentebestuur hebben het recht om tijdens de gebruiksperiode de infrastructuur te betreden als toezicht op het gebruiksreglement. Bovendien zal aan de afgevaardigden van de brouwerij Roman toegang verleend worden, teneinde zich te kunnen vergewissen van de stipte naleving van de brouwerijverplichtingen. Art.39. Inbreuken door de vereniging op het door de gemeente afgesloten exclusiviteitcontract met de brouwerij Roman geven aanleiding tot het betalen van een schadevergoeding van 400,00 euro. Bovendien zal elk verder gebruik van de in art. 1 bedoelde infrastructuur aan de vereniging ontzegd worden. Slotbepalingen Art.40. Indien het gemeentebestuur de infrastructuur door overmacht, dienstnoodzakelijkheid en/of om reden van openbaar nut niet ter beschikking kan stellen, zal de reeds betaalde gebruikersvergoeding aan de gebruiker worden terugbetaald. De gebruiker kan geenszins een schadevergoeding eisen van het gemeentebestuur. Art.41. Het gemeentebestuur stelt de infrastructuur ter beschikking, maar kan geenszins als inrichter beschouwd worden. De inrichter is gehouden tot naleving van alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als inrichter rusten. 5

6 6 Art.42. Bij iedere toelating tot gebruik wordt een exemplaar van dit reglement meegestuurd. Art.43. Dit reglement wordt aan het publiek bekendgemaakt overeenkomstig de art. 186 en 187 van het gemeentedecreet. Art.44. Dit reglement werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 30/09/2010, treedt in werking vanaf 01/01/2011 en vervangt alle voorgaande reglementen.