Eindverslag. Evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012

Transcriptie

1 Eindverslag Evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 1 van 30

2 Eindverslag Evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart Overzicht Inleiding In dit document worden de resultaten weergegeven van het onderzoek naar het inzetten van het waarschuwings- en alarmeringssysteem, de calamiteitenzender en de crisiscommunicatie tijdens de brand in Heerhugowaard op 4 maart 2012 waarbij is opgeschaald naar GRIP 2. Dit onderzoek is uitgevoerd door Veiligheidsregio Noord- Holland Noord op verzoek van de gemeente Heerhugowaard, Veiligheidsregio Noord- Holland Noord en RTV Noord-Holland gezamenlijk. In de media en op een bewonersbijeenkomst van 2 april 2012 is forse kritiek geleverd op het niet goed informeren van de bevolking na het activeren van sirenes uit het waarschuwings- en alarmeringssysteem. Inhoud Dit document bevat de volgende onderwerpen Onderwerp Zie pagina 1. Over dit document 3 2. Geldende afspraken over waarschuwen en informeren van de bevolking bij een crisis 3. Korte incidentbeschrijving Feitenreconstructie Analyse waarschuwen bevolking Analyse informeren bevolking Conclusies Aanbevelingen Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 2 van 30

3 1. Over dit document Documentinformatie Dit document: Is opgesteld door het veiligheidsbureau van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord in samenwerking met gemeente Heerhugowaard, betrokken sleutelfunctionarissen van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord en RTV Noord- Holland. Is vastgesteld op 17 april 2012 door de directie van Veiligheidsregio Noord- Holland Noord. Heeft versienummer 1.0. Doel Het doel van dit document is het beschrijven van de resultaten van het onderzoek naar het inzetten van het waarschuwings- en alarmeringssysteem, de calamiteitenzender en de crisiscommunicatie tijdens de brand in Heerhugowaard op 4 maart 2012 waarbij is opgeschaald naar GRIP 2. Onderzoeksvraag In dit onderzoek stond de volgende onderzoeksvragen centraal: 1. Hoe verliep het waarschuwen en alarmeren bij de grote brand in Heerhugowaard op 4 maart 2012 en verliep dit volgens procedure? 2. Hoe verliep de crisiscommunicatie bij de grote brand in Heerhugowaard op 4 maart 2012 en verliep dit volgens procedure? 3. Zijn er buiten de geldende procedures met betrekking tot waarschuwen en alarmeren en crisiscommunicatie verbeteringen aan te wijzen? Bronnen Het onderzoek is gebaseerd op de volgende bronnen: LCMS (Landelijk Crisismanagement Systeem) GMS (Gemeenschappelijk Meldkamer Systeem) WAS log (Waarschuwingsstelsel logboek) Communicator Inzetrapportages van bij dit incident betrokken sleutelfunctionarissen Vergaderverslag ROT (Regionaal Operationeel Team) Evaluatiebijeenkomst op 13 maart 2012 Bewonersbijeenkomst Heerhugowaard op 2 april 2012 Voor wie Dit document is bestemd voor de bij dit incident betrokken organisaties Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 3 van 30

4 Andere documenten Dit document heeft een relatie met andere documenten. Onderstaand volgt een overzicht. Document Regionaal Crisisplan Noord- Holland Noord Deelplan bevolkingszorg Modeldraaiboek Gemeentelijk Actiecentrum Communicatie. Convenant inzake inschakeling RTV N-H bij rampen (vervallen op 28 september 2011 ) Noot Artikel 18 bepaalt dat dit convenant op 28 september 2006 in werking treedt en wordt aangegaan voor de duur van 5 jaar en eindigt van rechtswege. De provincie zal jaarlijks het initiatief nemen om het convenant te evalueren. Procedure Activering waarschuwingsstelsel Noord-Holland Noord (vastgesteld op 2 oktober 2006) Relatie In dit document zijn de algemene kaders voor de crisisorganisatie in Noord-Holland Noord beschreven. In dit document is het Regionaal Crisisplan Noord- Holland Noord uitgewerkt voor het onderdeel bevolkingszorg. In dit document is het deelplan bevolkingszorg uitgewerkt voor het proces communicatie. In dit document worden afspraken gemaakt over het inzetten van Radio en TV Noord-Holland als calamiteitenzender. In bijlage 1 van dit document zijn de procedures hiervoor beschreven. In dit document wordt op basis van bovengenoemd convenant de procedure beschreven voor het activeren van het waarschuwings- en alarmeringssysteem NHN. Hiermee kan door middel van sirenes en boodschappen via de rampenzender de bevolking worden gewaarschuwd bij dreigende rampen en noodsituaties Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 4 van 30

5 2. Geldende afspraken over waarschuwen en informeren van de bevolking bij een crisis Activeren van sirenes In het Regionaal Crisisplan van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord wordt bepaald dat de leider CoPI of de operationeel leider de burgemeester kan adviseren de sirenes van het waarschuwings- en alarmeringssysteem (WAS) te activeren. Bij een acute dreiging voor de bevolking mag de officier van dienst brandweer, de leider CoPI of de operationeel leider de sirenes laten activeren. Direct daarna informeert hij of zij direct de burgemeester van de betrokken gemeente daarover. Indien de sirenes worden geactiveerd, is dit een reden om op te schalen naar tenminste GRIP 3. Basisscenario Het waarschuwings- en alarmeringssysteem is bedoeld als primaire aandachtstrekker. Door middel van een sirenesignaal wordt de bevolking aangezet tot het volgen van het basisscenario als de sirene gaat, ga naar binnen, sluit ramen en deuren en luister naar de calamiteitenzender. De calamiteitenzender RTV N-H vervolgt conform de afspraken met het uitzenden van het basisscenario via radio en TV. Verder aanvullende berichtgeving is een taak van de betrokken gemeente. Convenant RTV N-H Hiertoe is op 28 september 2006 provinciebreed een convenant inzake inschakeling RTV N-H bij rampen afgesloten met RTV Noord-Holland. Het provinciale convenant met RTV N-H is inmiddels geëindigd op 28 september 2011 en moet worden herzien. Noot Dit convenant is voor de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord uitgewerkt in een Procedure activering waarschuwingsstelsel Noord-Holland Noord (vastgesteld op 2 oktober 2006). Ook de Procedure activering waarschuwingsstelsel Noord-Holland Noord is aan herziening toe. Procedure RTV N-H met standaardberichten In de BIJLAGE 1 Procedure berichtgeving Calamiteitenzender RTV N-H bij calamiteiten wordt de procedure voor het activeren van RTV N-H als calamiteitenzender door middel van standaardberichten beschreven: De operationele leiding bepaalt in overleg met de deskundige van de Waarschuwings- en verkenningsdienst (WVD) welke sirene( s) en welke van nader te noemen standaardberichten van toepassing zijn. De medewerker meldkamer activeert de betreffende sirene en het betreffende gekozen standaardbericht, conform de gebruiksinstructie in de betreffende meldkamer en legt het tijdstip hiervan vast. Met het activeren van het standaard bericht wordt automatisch de piketmedewerker van RTV N-H gealarmeerd. De piketmedewerker RTV N-H neemt per direct c.q. bij aankomst op de studio contact op met de betreffende meldkamer van waar de opdracht is gegeven (via Noodnet). De meldkamer controleert of het standaardbericht binnen vijf minuten op de radio en de televisie (tekstbalk Nederlands en Engels) door RTV N-H wordt uitgezonden Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 5 van 30

6 Noot Deze procedure is bedoeld voor het informeren van de bevolking als sirenes zijn ingezet. Sinds 2006 is deze procedure in de praktijk niet vaak toegepast. Procedure RTV N-H anders dan via standaard berichten In de BIJLAGE 1 Procedure berichtgeving Calamiteitenzender RTV N-H bij calamiteiten wordt ook de procedure voor het activeren van RTV N-H als calamiteitenzender anders dan door middel van standaardberichten beschreven: De burgemeester en Commissaris zijn gerechtigd om opdracht te geven aan RTV N-H om een bericht uit te laten zenden (hierna te noemen: de opdrachtgever). Door of namens de opdrachtgever wordt contact opgenomen met RTV N-H: De studio is bereikbaar op noodnet nummer De piketmedewerker RTV N-H is bereikbaar op semafoonnummer xxxxxxxxxx (buiten uitzenduren of b.g.g. telefoon) De volgende gegevens worden aan RTVNH doorgegeven: Onder vermelding van zijn/haar functie wordt aangegeven dat er sprake is van een calamiteit en dat gebruik gemaakt wordt van RTV N-H in de functie van calamiteitenzender anders dan door middel van standaard berichten. Er wordt vermeld of het bericht door de opdrachtgever zelf of door de presentator van RTV N-H ten gehore wordt gebracht. Aangegeven wordt of, en zo ja, met welke frequentie en voor welke duur, het bericht door RTV N-H herhaald moet worden. De opdrachtgever geeft aan of een bericht in andere talen uitgezonden moet worden. In dat geval verzorgt de opdrachtgever de vertaling van het bericht. RTVN-H neemt ter verificatie van de opdracht per omgaande contact op met de betreffende gemeente/provincie via het noodnet. RTV N-H draagt zorg voor het uitzenden van het bericht waarvoor opdracht is gegeven. Het bericht wordt in ieder geval via de radio uitgezonden. De uitzending wordt zo spoedig mogelijk gerealiseerd. De uitzending van het bericht wordt voorafgegaan door de melding: "Nu volgt een officiële mededeling van de overheid " De uitzending wordt afgesloten met: "Tot zover deze officiële mededeling, blijf luisteren voor meer informatie". De opdracht voor de uitzending wordt door de opdrachtgever binnen 48 uur per fax aan RTV N-H bevestigd. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een bij het convenant vastgesteld standaard faxbericht. Noot Deze procedure is ook toepasbaar bij calamiteiten waarbij geen sirenes worden ingezet. Deze procedure wordt sinds 2006 in de praktijk vrijwel altijd toegepast. Buiten kantoortijden is hiervoor weliswaar een piketmedewerker bij RTV N-H telefonisch bereikbaar, maar die heeft normaliter ongeveer 15 minuten nodig om de tekstbalk te activeren Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 6 van 30

7 Crisiscommunicatie Het informeren van de bevolking tijdens crises (crisiscommunicatie) is een van de taken die in het kader van bevolkingszorg worden uitgevoerd door de gemeenten in de regio. De organisatie bestaat in ieder geval uit de stafsectie bevolkingszorg en uit één of meerdere teams bevolkingszorg. Aan het hoofd van de organisatie staat een algemeen commandant bevolkingszorg. Organisatie structuur bevolkingszorg De organisatiestructuur van bevolkingszorg ziet er als volgt uit: Algemeen Commandant Stafsectie bevolkingszorg Voorzitter team bevolkingszorg Hoofd Communicatie Hoofd publieke zorg Hoofd omgevingszorg Hoofd informatie CRIB CRAS Bestuursondersteuning (GVOT) Hoofd Facilitair en ICT ondersteuning Pers voorlichting Opvang Milieubeheer Publieks en in- terne voorlichting Primaire levensbehoeften Ruimtebeheer Verwanten informatie Preparatie nafase en uitvaartzorg Bouwbeheer Verplaatsen mens en dier* Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 7 van 30

8 Locatie De stafsectie en de algemeen commandant bevolkingszorg zijn gehuisvest in het regionaal coördinatie centrum (RCC), Hertog Aalbrechtweg 36 te Alkmaar. Het team bevolkingszorg en de gemeentelijke actiecentra zijn gehuisvest in het gemeentelijk coördinatiecentrum (GCC) van de betrokken gemeente. Actiecentrum communicatie: 60 minuten De hoofdtaak communicatie wordt onderverdeeld in volgende deeltaken: Persvoorlichting (betekenisgeving, persinformatie, omgevingsanalyse) Publieksvoorlichting en interne voorlichting (handelingsadviezen, inlichten eigen organisatie) Verwanteninformatie (inlichten familie en verwanten) Het gemeentelijk actiecentrum communicatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de deeltaken. Om pers- en publieksvoorlichting en verwanteninformatie goed te kunnen organiseren zijn al gauw vijf tot tien voorlichters nodig. Die hebben een opkomsttijd na alarmering van maximaal 60 minuten. Het gemeentelijk actiecentrum communicatie kan pas operationeel worden na alarmering in opdracht van de officier van dienst bevolkingszorg (GRIP 1*), de algemeen commandant bevolkingszorg (GRIP 2*) of de voorzitter van het team bevolkingszorg (GRIP 3*). Snellere crisiscommunicatie De leden van het gemeentelijk actiecentrum communicatie moeten binnen 60 minuten na alarmering operationeel zijn. Dat betekent dat de gemeente uiterlijk na 60 minuten na alarmering pers- en publieksvoorlichting kan gaan geven. Om ervoor te zorgen dat de crisisorganisatie in Noord-Holland Noord zo snel mogelijk alle mogelijke communicatiemiddelen inzet om het publiek te informeren na een incident zijn door Veiligheidsregio Noord-Holland Noord piketregelingen gerealiseerd voor drie communicatiefuncties: Eén voorlichter in het crisisteam Coördinatie Plaats Incident (CoPI). Twee kwartiermakers crisiscommunicatie. Deze kunnen uiterlijk na 30 minuten beginnen met het organiseren van de voorlichting. Voorlichter CoPI: persvoorlichting na 30 minuten Het CoPI wordt gealarmeerd door de meldkamer als er wordt opgeschaald naar GRIP 1*. Opschaling naar GRIP 1 gebeurt automatisch bij bepaalde monodisciplinaire opschaling. Of in opdracht van de leidinggevenden van de hulpverleners die als eerste ter plaatse komen na een melding. Na alarmering zijn de leden van het CoPI (waaronder de voorlichter CoPI) binnen 30 minuten aanwezig. Door deze piketregeling wordt normaliter de eerste informatie na 30 minuten naar de media gecommuniceerd Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 8 van 30

9 Kwartiermakers crisiscommunicatie: 30 minuten In regionaal verband is sinds 1 oktober 2010 een kwartiermakersteam crisiscommunicatie 24 uur per dag beschikbaar. Dit team bestaat uit goed getrainde communicatieprofessionals. Zij vervullen bij een crisis de rollen van hoofd actiecentrum communicatie en communicatieadviseur beleidsteam. Zij staan ten dienste van de gemeente(n) waar het incident zich afspeelt. Na alarmering voor GRIP 2* nemen zij onder andere contact met de Ambtenaar Openbare Orde en Veiligheid (AOV) van de betreffende gemeente om afspraken te maken over de gewenste ondersteuning. GRIP 2* alarmering gebeurt in de regel door de leider CoPI. Na alarmering zijn de kwartiermakers crisiscommunicatie binnen 30 minuten operationeel. Door deze piketregeling kunnen normaliter de eerste communicatieacties (waaronder het activeren van de calamiteitenzender namens de gemeente en het alarmeren van het team communicatie) al 30 minuten na alarmering plaatsvinden. Draaiboeken communicatie Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het hoofd actiecentrum communicatie en de communicatieadviseur beleidsteam is uitgewerkt in draaiboeken: Gemeentelijk actiecentrum, communicatie Persvoorlichting Interne en publieksvoorlichting Verwanteninformatie. Op basis van een regionaal model zijn (worden) deze draaiboeken per gemeente vastgesteld. De modeldraaiboeken zijn gepubliceerd op de intranetsite van de Veiligheidsregio. (Menu: Veiligheidsbureau -> Documenten Bevolkingszorg -> 2.0 Communicatie) Middelen proactief Gebruikelijke proactieve middelen voor publieksinformatie zijn: Calamiteitenzender Website (gemeente of via BZK/NCC Informatie verspreiden via social media (zoals Twitter) * Publieksinformatienummer openen (eigen gemeente / -via BZK/NCC ) Q&A s (vragen en antwoorden) voor telefonisten en voor op de website Informatieborden (waar mensen bijeen zijn) Flyers Factsheets Bijeenkomsten voor bewoners en getroffenen Bewonersbrieven Noot Met betrekking tot het inzetten van social media als middel voor pers en publieksvoorlichting zijn in de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (nog) geen afspraken gemaakt. Door gemeenten wordt hier verschillend mee omgegaan Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 9 van 30

10 (*) Noot De afkorting GRIP staat voor gecoördineerde regionale incidentbestrijdings procedure. Het uitgangspunt van GRIP is dat iedere niveaus aanvullend zijn op het voorgaande niveau. GRIP GRIP 0 GRIP 1 GRIP 2 GRIP 3 GRIP 4 Coördinatieniveau Hulpverlening vanuit de dagelijkse routine, waarbij: de bestrijding van het incident plaatsvindt binnen de normale dagelijkse werkwijzen van de betrokken operationele diensten multidisciplinaire afstemming indien noodzakelijk plaatsvindt in een motorkapoverleg Multidisciplinaire bestrijding van een incident ter plaatse, waarbij: een Commando Plaats Incident (CoPI) wordt ingezet operationele afstemming en aansturing plaatsvindt onder eenhoofdige aansturing van een leider CoPI Multidisciplinaire beheersing van een incident op afstand, waarbij: effectbestrijding te omvangrijk is voor één CoPI één of meer CoPI s en een Regionaal Operationeel Team (ROT) worden ingezet tactische afstemming en aansturing plaatsvindt onder eenhoofdige aansturing van een operationeel leider multidisciplinaire logistieke ondersteuning noodzakelijk is Besturing van de crisisorganisatie op gemeentelijk niveau, waarbij het welzijn van de bevolking van de bevolking wordt bedreigd één of meer CoPI s, een ROT en een Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) worden ingezet strategische afstemming en aansturing plaatsvindt onder eenhoofdige aansturing van een burgemeester Besturing van de crisisorganisatie op regionaal niveau, waarbij: meerdere gemeenten bij het incident zijn betrokken één of meer CoPI s, een ROT en een Regionaal Beleidsteam (RBT) worden ingezet strategische afstemming en aansturing plaatsvindt onder eenhoofdige aansturing van de voorzitter van de veiligheidsregio Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 10 van 30

11 3. Korte Incidentbeschrijving Samenvatting incident Deze evaluatie heeft betrekking op de crisiscommunicatie bij een zeer grote brand die op zondagavond 4 maart 2012 omstreeks uur uitbrak bij Hans Kuilboer Potplanten aan de Oterlekerweg 2 te Heerhugowaard. Dit is een agrarisch bedrijf met kassen van ongeveer 92 bij 196 meter met een koelcel van 20 bij 30 meter en opslag van bestrijdingsmiddelen. De rookontwikkeling bedreigde bebouwing in Heerhugowaard, Alkmaar en Langedijk. Dit was aanleiding om de bewoners in de nabijgelegen wijken Huygenhoek en Stad van de Zon in de gemeente Heerhugowaard te waarschuwen met sirenes van het waarschuwing- en alarmeringsysteem (WAS). Om uur werd WAS sirene 66 op locatie Lotte Breesedijk (Huygenhoek + deel Stad van de Zon) geactiveerd. Om uur werd WAS sirene 57 op locatie Jan Glijnisweg/Rustenburgerweg geactiveerd. Nadat deze sirenes waren afgegaan is om uur de eerste informatie over het incident gecommuniceerd via een tekstbalk op de televisie en website van de calamiteitenzender RTV Noord-Holland. Vanaf uur werd ook informatie gecommuniceerd via de websites van gemeente Alkmaar, Heerhugowaard en Langedijk. Plot WAS sirenes Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 11 van 30

12 Tijdsverloop hulpverlening incident Samengevat was het tijdsverloop van de hulpverlening bij het incident op 4 maart 2012: Datum Tijdstip Omschrijving Zondag 4 maart uur Eerste melding brand Zondag 4 maart uur Opschaling grote brand Zondag 4 maart uur Opschaling zeer grote brand en GRIP 1 Zondag 4 maart uur Opschaling GRIP 2 Maandag 5 maart uur Activering sirene De Zon Maandag 5 maart uur Activering sirene Het Kruis Maandag 5 maart uur Afschaling GRIP 1 Maandag 5 maart uur Afschaling GRIP 0 Maandag 5 maart uur Brand meester Maandag 5 maart uur Geen eenheden meer ter plaatse Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 12 van 30

13 4. Feitenreconstructie Chronologisch opsomming feiten communicatie In hoofdstuk 3 wordt het incident dat is geëvalueerd kort beschreven. In dit hoofdstuk worden de feiten tijdens dit incident chronologisch zoveel mogelijk gereconstrueerd. Maar alleen voor zover deze van belang zijn voor het waarschuwen en informeren van de bevolking. Bij het selecteren van de feiten is uitgegaan van de bestaande afspraken voor crisiscommunicatie zoals beschreven in hoofdstuk 2. De feiten zijn gegroepeerd per uur na het incident. Eerste uur Hieronder worden de feiten uit het eerste uur na de melding van de brand in Heerhugowaard op 4 maart 2012 die relevant zijn voor het evalueren van de WAS alarmering en communicatie chronologisch opgesomd. Tijd Gebeurtenis 23:05 uur Meldkamer ontvangt eerste melding incident. 23:18 uur Meldkamer informeert persvoorlichting politie over incident, zodat deze telefonische vragen van de pers kan beantwoorden. 23:27 uur OvD (Officier van Dienst) Brandweer geeft meldkamer opdracht tot alarmering GRIP 1, waarmee onder andere de CoPI voorlichter (= persvoorlichter politie) gealarmeerd wordt om op te komen naar het CoPI op plaats incident. 23:46 uur Leider CoPI geeft via OvD-Brandweer aan meldkamer opdracht tot alarmering GRIP 2, waarmee onder andere de operationeel leider, de algemeen commandant bevolkingszorgen, de stafsectie bevolkingszorg gealarmeerd worden om op te komen naar de ruimte die is ingericht voor het Regionaal Operationeel Team in het gebouw Nollenoor aan de Hertog Aalbrechtweg 36 te Alkmaar. Voorts worden hierdoor twee kwartiermakers crisiscommunicatie gealarmeerd om zo nodig de functies van adviseur burgemeester en hoofd actiecentrum communicatie bij de gemeente te gaan vervullen. Operationeel leider heeft tijdens het aanrijden contact met de calamiteitencoördinator meldkamer en de leider CoPI. Met de leider CoPI spreekt hij over het effectgebied en het al dan niet af laten gaan van sirenes. Op dat moment is nog geen beeld van het effectgebied. De adviseur gevaarlijke stoffen is nog aanrijdend. De leider CoPI zal een verkenningseenheid inzetten om een eerste inschatting te laten maken van het effectgebied. Tweede uur Hieronder worden de feiten uit het tweede uur na de melding van de brand in Heerhugowaard op 4 maart 2012 die relevant zijn voor het evalueren van de WAS alarmering en communicatie chronologisch opgesomd. Tijd Gebeurtenis 00:00 uur CoPI voorlichter is ter plaatse om persvoorlichting over het incident en de hulpverlening in het brongebied te verzorgen Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 13 van 30

14 Tijd Gebeurtenis Kwartiermaker crisiscommunicatie (1) zoekt contact met de AOV/-OvD Bevolkingszorg van Heerhugowaard om te vragen of de voorlichters van Heerhugowaard ondersteuning van het kwartiermakerpiket nodig hebben. De AOV/-OvD Bevolkingszorg zegt het hoofd actiecentrum communicatie van Heerhugowaard te vragen daarover terug te bellen en adviseert de Kwartiermaker crisiscommunicatie (1) om vooralsnog op te komen naar gebouw Nollenoor aan de Hertog Aalbrechtweg 36 te Alkmaar. Noot In het gebouw Nollenoor kan de kwartiermaker niet worden ingezet als hoofd actiecentrum communicatie of adviseur burgemeester. Kwartiermaker crisiscommunicatie (2) zoekt na alarmering GRIP 2 contact met de calamiteitencoördinator van de meldkamer om informatie te vragen over het incident. Die vraagt de kwartiermakers crisiscommunicatie om vooralsnog op te komen naar Nollenoor. Noot In het gebouw Nollenoor kan de kwartiermaker niet worden ingezet als hoofd actiecentrum communicatie of adviseur burgemeester uur AOV/-OvD Bevolkingszorg van Heerhugowaard belt het hoofd actiecentrum communicatie van Heerhugowaard met de het verzoek contact op te nemen met de Kwartiermaker crisiscommunicatie (1) uur e.v. De operationeel leider heeft bij aankomst in ROT Alkmaar contact met de leider CoPI. De leider CoPI adviseert op dat moment om de WAS sirene voor de Stad van de Zon te activeren (= WAS sirene 66) uur e.v. De operationeel leider informeert onder andere de algemeen commandant bevolkingszorg dat het WAS geactiveerd zal worden en dat de communicatie daarover gestart moet worden uur e.v De operationeel leider heeft na contact met de leider CoPI samen met de algemeen commandant brandweerzorg kort overleg met de piket leidinggevende op de meldkamer over het activeren van het WAS systeem. Dit resulteert in activeren van WAS sirene 66 op locatie Lotte Beesedijk (Huygenhoek + deel Stad van de Zon) en WAS sirene 57 op locatie Jan Glijnisweg/Rustenburgerweg door de piket leidinggevende. Noot Er wordt in het gesprek tussen operationeel leider en piket leidinggevende wel gesproken over het inschakelen van de calamiteitenzender RTV N-H, maar er wordt geen duidelijke afspraak gemaakt wie welke actie gaat uitvoeren en hoe uur De operationeel leider informeert de loco-burgemeester gemeente Heerhugowaard over de situatie en zijn besluit tot WAS alarmering Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 14 van 30

15 Tijd Gebeurtenis uur WAS sirene 66 is geactiveerd. Locatie Lotte Beesedijk (Huygenhoek + deel Stad van de Zon). Dit is ter hoogte van VV Reiger Boys. Noot Het bereik van sirene 66 omvat een deel van het bereik van WAS sirene 56 op locatie Butterhuizen. Hierdoor is ten onrechte het beeld ontstaan dat ook WAS sirene 56 was geactiveerd uur De algemeen commandant bevolkingszorg belt met het hoofd actiecentrum communicatie Heerhugowaard met de opdracht om de calamiteitenzender RTV N-H in te schakelen omdat het WAS zal worden geactiveerd en vervolgens de aansluitende communicatie over dit incident te starten. Noot Dit is het eerste contact tussen het hoofd communicatie van Heerhugowaard en de algemeen commandant bevolkingszorg op Nollenoor. Op dat moment is geen contact geweest tussen de kwartiermakers op locatie Nollenoor en het hoofd communicatie van Heerhugowaard uur WAS sirene 57 is geactiveerd. Locatie Jan Glijnisweg kruising Rustenburgerweg uur e.v. Nadat duidelijk wordt dat ook inwoners in Alkmaar en Langedijk geadviseerd moeten worden om hun ramen/deuren te sluiten, nemen de kwartiermakers crisiscommunicatie vanuit Nollenoor contact op met een webredacteur van de gemeente Alkmaar en een voorlichter van de gemeente Langedijk om het bericht ramen/deuren sluiten op hun gemeentelijke website te (laten) plaatsen. Noot Bij ontbreken van een operationeel Twitter account van de Veiligheidsregio Noord- Holland Noord wordt door de kwartiermakers de webredacteur van Alkmaar gevraagd dit bericht ook op Twitter (Alkmaar) te zetten uur De burgemeester van Alkmaar heeft naar aanleiding van een communicator alarmering contact met GMK en wordt geïnformeerd door de piket leidinggevende (in zijn rol als informatiemanager) uur Het hoofd actiecentrum communicatie van Heerhugowaard belt als eerste actie de piketfunctionaris RTV N-H om de calamiteitenzender te activeren. Noot Hierbij is niet gesproken over de mogelijkheid van de meldkamer om de calamiteitenzender te activeren. RTV N-H heeft geadviseerd om de radio niet in te zetten omdat dit niet nodig én technisch gecompliceerd was Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 15 van 30

16 Tijd Gebeurtenis uur e.v. Het hoofd actiecentrum communicatie Heerhugowaard belt als tweede actie een teamlid om publieksinformatie op de website van Heerhugowaard te gaan verzorgen en een teamlid om Twitter berichten (ten behoeve van pers en publiek) namens Heerhugowaard te gaan verzorgen. Noot In afwijking van de standaardprocedure: Wordt geen actiecentrum communicatie op het gemeentehuis ingericht (alle teamleden blijven vanuit hun woning werken); Wordt geen publieksinformatienummer georganiseerd uur Het eerste overleg ROT. Hierin wordt GRIP opschaling en het informeren van de burgemeesters van Alkmaar, Langedijk en Bergen besproken. Maar ook: berichten RTV N-H en Heerhugowaard in de gaten houden; handelingsperspectief; overzicht standaardberichten; opstarten communicatieprocessen bij gemeenten uur De piketleidinggevende meldkamer belt met piketfunctionaris van RTV N-H om de calamiteitenzender te activeren. Derde uur Hieronder worden de feiten uit het derde uur na de melding van de brand in Heerhugowaard op 4 maart 2012 die relevant zijn voor het evalueren van de WAS alarmering en communicatie chronologisch opgesomd. Tijd Gebeurtenis uur De piketleidinggevende meldkamer belt opnieuw met piketfunctionaris RTV N-H om de calamiteitenzender te activeren uur Publicatie van een tekstbalk op TV Noord-Holland en een bericht op de website van RTV N-H. Noot Er wordt door RTV N-H geen radiobericht uitgezonden. RTV NH is bij dit incident na een extra vertraging van 10 minuten operationeel geworden; de extra vertraging werd veroorzaakt door een eerdere andere inzet van de piketfunctionaris uur De kwartiermaker crisiscommunicatie (1) neemt contact op met het hoofd communicatie Heerhugowaard om een tekstbalk te laten aanvullen met laatste informatie uur De kwartiermakers crisiscommunicatie beginnen met mediawatching en onderhouden hierover contact met het hoofd communicatie van Heerhugowaard. 01:14 uur De burgemeesters van Alkmaar, Bergen, en Langedijk en de directeur van dienst worden gealarmeerd ten behoeve van contact met de operationeel leider uur e.v. De operationeel leider heeft contact met de loco-burgemeesters van Alkmaar, Langedijk en Bergen. Hij informeert hen over het incident en mogelijke rook- /stankoverlast in hun gemeente. Hij geeft aan dat de communicatie voor hun gemeenten afgestemd wordt door de algemeen commandant bevolkingszorg. Tevens bevestigen zij dat niet naar GRIP 3 of 4 hoeft te worden opgeschaald Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 16 van 30

17 Tijd Gebeurtenis 01:23 uur Volgens de adviseur gevaarlijke stoffen (AGS) bevat de rook geen gevaarlijke stoffen afkomstig uit koelmiddel of bestrijdingsmiddelen. Er is door het bedrijf geen ammoniak gebruikt als koelmiddel. De koelcel ligt niet in het bedreigde gedeelte, opslag van bestrijdingsmiddelen ligt niet in het bedreigde gedeelte en er is geen sprake van asbest. De stank wordt veroorzaakt door plastic dat in de kassen hangt uur Bericht op de website van Heerhugowaard en verspreiding bericht via Twitter uur Tweede ROT overleg. Volgens het ROT verslag wordt er niet gesproken over communicatie. Vierde uur Hieronder worden de feiten uit het vierde uur na de melding van de brand in Heerhugowaard op 4 maart 2012 die relevant zijn voor het evalueren van de WAS alarmering en communicatie chronologisch opgesomd. Tijd Gebeurtenis uur Update bericht gemeentelijke websites uur Ontkrachten bericht ontruiming zoals gemeld op Twitter via websites uur Derde ROT overleg. Deadline voor communicatie naar burgers (flyers huis aan huis, informatie bij scholen) nog onduidelijk uur Vierde ROT overleg. Deadline voor communicatie naar burgers (flyers huis aan huis, informatie bij scholen) : uur uur Vijfde ROT overleg. CoPI adviseert afschalen naar GRIP 0; Advies Gezondheidskundig Adviseur Gevaarlijke Stoffen bij mogelijk aantreffen partikelen; uitzoeken of gebied ramen en deuren dicht kan worden teruggebracht; communicatieboodschappen afstemmen met kwartiermakers en actiecentrum communicatie; (03.59) afschalen naar GRIP uur Kwartiermakers crisiscommunicatie schalen af omdat Leider CoPI heeft besloten tot afschaling naar GRIP 0. Kwartiermaker crisiscommunicatie (1) levert input aan bij het hoofd communicatie Heerhugowaard voor een bewonersbrief die gemeente Heerhugowaard wil gaan rondsturen uur Callcenter operationeel voor publieksinformatie uur Update bericht website Heerhugowaard om uur: Bij de brand in het kassencomplex aan de Oterlekerweg 2 in Heerhugowaard is een grote hoeveelheid rook vrijgekomen. Deze rook is hinderlijk en kan irritaties veroorzaken in keel, neus en ogen. De brandweer heeft metingen uitgevoerd in de gebieden waar rook is waargenomen. Daarbij zijn geen verhoogde concentraties gemeten van stoffen die gevaar opleveren voor mensen in de omgeving. Mensen die op hun grond verbrandingsresten tegen komen, wordt geadviseerd deze uit voorzorg met handschoenen om te ruimen. De resten mogen in de grijze container gegooid worden. Bij zichtbare asdeeltjes op tuingroenten word geadviseerd deze niet te consumeren. Bewoners van de volgende straten worden geadviseerd nog tot uur de ramen en deuren dicht te houden: Else v.d. Banlaan, Truus Schröderplantsoen, Lotte Beesedijk, Tine Tammesplantsoen en Margaret Staalplantsoen uur Brieven huis-aan-huis bezorgd Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 17 van 30

18 5. Analyse waarschuwing bevolking Analyse en toetsing In hoofdstuk 3 wordt het incident dat is geëvalueerd kort beschreven. In hoofdstuk 4 worden de feiten tijdens dit incident chronologisch zoveel mogelijk gereconstrueerd, voor zover deze van belang zijn voor het waarschuwen en informeren van de bevolking. In dit hoofdstuk worden deze feiten geanalyseerd en getoetst aan de geldende afspraken voor crisiscommunicatie zoals beschreven in hoofdstuk 2. In dit hoofdstuk komen aan de orde: 1. Tijdstip besluit inzet WAS 2. Motivatie besluit inzet WAS 3. WAS en tekstbalk RTV N-H 4. WAS en GRIP opschaling 1. Tijdstip besluit inzet WAS Observatie Effect Conclusie Toelichting Aanbeveling Actiehouder De leider CoPI heeft na aankomst ter plaatse omstreeks uur opdracht gegeven voor een verkenning van het effectgebied. Naar aanleiding van de resultaten van deze verkenning heeft de operationeel leider tussen en uur opdracht gegeven aan de piket leidinggevende meldkamer om de WAS sirenes 66 en 57 te activeren. Om uur werd WAS sirene 66 op locatie Lotte Beesedijk (Huygenhoek + deel Stad van de Zon) geactiveerd. Om uur werd WAS sirene 57 op locatie Jan Glijnisweg/Rustenburgerweg geactiveerd. Door het activeren van deze WAS sirenes is de bevolking van Heerhugowaard in de wijken Huygenhoek, Stad van de zon (deels), Zuidwijk (deels) en Oostertocht zo snel mogelijk na het bekend worden van de omvang van het effectgebied gewaarschuwd voor een noodsituatie. De WAS alarmering is na aankomst van de leider CoPI doortastend uitgevoerd. Voor dit gedeelte is min of meer gehandeld volgens de voorgeschreven procedure; voor het gedeelte waarin het activeren van de tekstbalk wordt beschreven niet (zie volgende pagina). De Officier van Dienst Brandweer was om uur ter plaatse om leiding te geven aan de brandbestrijding. Hij heeft om uur de AGS laten alarmeren, maar die heeft een opkomsttijd van 30 minuten. De opdracht tot verkenning van het effectgebied had niet veel eerder gegeven kunnen worden dan uur. Geen. Geen. 2. Motivatie besluit inzet WAS Observatie Het besluit van de operationeel leider om relevante sirenes uit het WAS te activeren was gebaseerd op de overwegingen van de leider CoPI dat de rook zeer dicht was, mogelijk verontreinigd met gevaarlijke stoffen uit de koelcel en/of de opslag van gewasbeschermingsmiddelen en het feit dat de rook laag over de grond de benedenwindse directe bebouwde omgeving van het brandende agrarische bedrijf bedreigde Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 18 van 30

19 5. Analyse waarschuwing bevolking, Vervolg 2. Motivatie besluit inzet WAS Effect Met dit besluit werd beoogd de bevolking te waarschuwen voor gevaar of overlast van de rook uit het brandende agrarische bedrijf. Conclusie Toelichting Aanbeveling Actiehouder Noot In landelijke voorlichtingscampagnes wordt de bevolking voorgehouden om bij het horen van de sirenes ramen en deuren te sluiten, ventilatie uit te zetten en de calamiteitenzender aan te zetten voor nadere informatie. Het besluit om relevante sirenes uit het WAS te activeren was terecht op basis van het mogelijke risico die de rook vormde voor omwonenden. De rook was hinderlijk en zou irritaties kunnen veroorzaken in keel, neus en ogen. Bovendien zou sprake kunnen zijn van verhoogde concentraties van stoffen die gevaar opleveren voor mensen in de omgeving. Gelukkig bleek rond uur er geen sprake was van verhoogde concentraties van gevaarlijke stoffen. Er is door het bedrijf geen ammoniak gebruikt als koelmiddel, de koelcel lag niet in een bedreigd deel, de opslag van bestrijdingsmiddelen lag niet in een bedreigd gedeelte en er was geen sprake van asbest. De stank werd veroorzaakt door plastic wat in kassen gebruikt werd.. Geen. Geen. 3. WAS en tekstbalk RTV N-H Observatie Een centralist meldkamer had naar aanleiding van contact calamiteitencoördinator meldkamer de met aanrijdende operationeel leider over mogelijke WAS alarmering voorbereidingen getroffen volgens de toepasselijke werkinstructie in het meldkamersysteem een standaardbericht ter ondersteuning van de WAS alarmering te kunnen publiceren via de calamiteitenzender RTV N-H. Daarmee zou ook de calamiteitenzender worden geactiveerd. Zie hoofdstuk 2. Voordat de operationeel leider naar de meldkamer ging heeft hij opdracht gegeven aan de algemeen commandant bevolkingszorg om de crisiscommunicatie te starten. Na contact tussen het hoofd communicatie van Heerhugowaard en RTV N-H volgens de Procedure RTV N-H anders dan via standaard berichten (zie hoofdstuk 2) publiceerde RTV N-H vanaf uur een tekstbalk en verstrekte informatie via hun website. Op de meldkamer heeft wel kort overleg tussen de piket leidinggevende en de operationeel leider plaatsgevonden over de WAS alarmering, maar dit heeft niet tot een duidelijke opdracht geleid ten aanzien van het activeren van de calamiteitenzender door de meldkamer en het standaardbericht dat op de calamiteitenzender gepubliceerd moest worden. De piketleidinggevende heeft het besprokene niet direct teruggekoppeld aan de calamiteitencoördinator van de meldkamer die formeel de verantwoordelijkheid had voor het operationele proces op de meldkamer. De piket leidinggevende van de meldkamer heeft wel de WAS alarmering gestart Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 19 van 30

20 3. WAS en tekstbalk RTV N-H Effect Conclusie Toelichting Tussen en uur heeft de piket leidinggevende de stafsectie bevolkingszorg gewaarschuwd dat er nog geen tekstbalk op RTV N-H was geactiveerd. Hierbij heeft hij aangegeven dat anders altijd door de meldkamer contact wordt opgenomen met RTV N-H. Daarna heeft hij tweemaal RTV N-H gebeld omdat er nog geen tekstbalk was geactiveerd. Na de WAS alarmering uur ontving de meldkamer veel telefoontjes van burgers die informatie vroegen over de WAS alarmering. Ook lag de meldkamer na uur onder de rook van het incident. Daardoor moest omstreeks uur de ventilatie worden uitgeschakeld. De bewoners in het effectgebied zijn door middel van WAS alarmering wel gewaarschuwd, maar zijn niet gelijktijdig geïnformeerd waarvoor dat was en wat de burgers moesten doen om het gevaar voor henzelf te beperken. Een half uur na de WAS alarmering werden de bewoners door middel van en tekstbalk op de calamiteitenzender RTV N-H nader geïnformeerd over de reden van de WAS. Na de WAS alarmering is ten onrechte niet de standaard bericht procedure gevolgd om RTV NH als calamiteitenzender te activeren. In plaats daarvan werd de RTV N-H anders dan via standaard berichten (zie hoofdstuk 2) procedure gevolgd. Doordat geen gebruik werd gemaakt van de standaard bericht procedure ontstond in combinatie met het feit dat RTV N-H buiten kantooruren niet direct operationeel inzetbaar was een vertraging van ongeveer een half uur in het informeren van de bevolking na de WAS alarmering en daardoor veel vragen van burgers aan de meldkamer. Het niet-inzetten van de standaard berichten procedure was een gevolg van miscommunicatie tussen de betrokken functionarissen. Dit werd veroorzaakt door onbekendheid met de procedure en een samenloop met het feit dat de meldkamer onder de rook van het incident kwam te liggen. De piketleidinggevende meldkamer is als informatiemanager meldkamer in formele zin buiten zijn rol getreden door sturing te geven aan de WAS alarmering. Daarbij heeft de piketleidinggevende meldkamer de operationeel leider niet duidelijk geadviseerd over de rol van de meldkamer bij de procedure RTV N-H met standaardberichten (zie hoofdstuk 2). De operationeel leider was niet volledig op de hoogte van deze procedure en heeft op zijn beurt de piketleidinggevende meldkamer niet om advies gevraagd. Ook lag de meldkamer na uur onder de rook van het incident. Daardoor moest omstreeks uur daarna de ventilatie worden uitgeschakeld. Dit vroeg ook de aandacht van de leidinggevende op de meldkamer Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 20 van 30

21 3. WAS en tekstbalk RTV N-H Aanbeveling 1. Herzie de procedure voor het direct activeren van de calamiteitenzender RTV N- H via een standaardbericht bij WAS alarmeringen. Wijs daarin de calamiteitencoördinator als beslisser aan voor het activeren van de calamiteitenzender RTV N-H bij WAS alarmering en het vaststellen van de eerste tekst van de tekstbalk en het radiobericht. Actiehouder Hoofd veiligheidsbureau. Aandachtspunt bewonersavond Tijdens de bewonersavond in de gemeente Heerhugowaard op 2 april 2012 is onder andere geconstateerd dat de aanwezigen als eerste informatie na WAS alarmering willen ontvangen: de aard en locatie van het incident én het advies hoe te handelen. Hierbij vinden zij het advies om ventilatiesystemen uit te zetten belangrijker dan het advies om ramen en deuren dicht te houden, omdat ze dat al automatisch doen na het horen van een WAS sirene. Tevens werd als aandachtspunt genoemd dat de sirenes binnen nauwelijks hoorbaar waren. Ter toelichting: de WAS sirenes zijn bedoeld om mensen die buiten zijn te waarschuwen. 4. WAS en GRIP opschaling Observatie Effect Conclusie Toelichting In het regionaal crisisplan van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord wordt bepaald dat het activeren van de sirenes van het waarschuwing- en alarmeringssysteem (WAS) reden is om op te schalen naar tenminste GRIP 3. Tijdens dit incident is door de officier van dienst van de brandweer opgeschaald naar GRIP 1 en GRIP 2. In GRIP 2 heeft de operationeel leider besloten het WAS te activeren. Hij heeft in overleg met de loco-burgemeesters van Heerhugowaard, Alkmaar en Langedijk besloten om in afwijking van het Regionaal Crisisplan niet verder op te schalen dan GRIP 2. De crisiscommunicatie tijdens dit incident werd ook in GRIP 2 al gecoördineerd door de algemeen commandant bevolkingszorg. Doordat niet is gealarmeerd voor GRIP 3 of 4 is er geen gemeentelijk of regionaal beleidsteam gealarmeerd. Ook zijn hierdoor onder andere niet de betrokken gemeentelijke teams bevolkingszorg gealarmeerd. De beslissing om af te wijken van de voorgeschreven opschaling was onder de gegeven omstandigheden terecht. Het WAS wordt in beginsel ingezet bij noodsituaties waarbij de bevolking wordt bedreigd. Zo n noodsituatie zal vaak aanleiding zijn om ook processen bevolkingzorg als bijvoorbeeld crisiscommunicatie, opvang en het registreren van slachtoffers in te zetten. De bepaling in het regionaal crisisplan van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord dat het activeren van de sirenes van het waarschuwing- en alarmeringssysteem (WAS) reden is om op te schalen naar tenminste GRIP 3 stamt uit de tijd dat processen bevolkingszorg werden ingezet door het beleidsteam. In het regionaal crisisplan zijn de OvD Bevolkingszorg in het CoPI (GRIP 1) en de algemeen commandant bevolkingszorg in het regionaal operationeel team (GRIP 2) aangewezen als functionarissen die deze bevoegdheid hebben. Opschaling naar GRIP 3 of 4 is alleen nog noodzakelijk als een beleidsteam nodig is voor strategische beslissingen of bij grootschalige crisiscommunicatie. Gelet op de aard en ontwikkeling van het incident was er geen noodzaak tot strategische besluitvorming en er was al afstemming tussen de operationeel leider en de betrokken burgemeester. Er was daarom geen noodzaak om het GBT of RBT te alarmeren Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 21 van 30

22 4. WAS en GRIP opschaling Aanbeveling Actiehouder 2. Wijzig bij het herzien van de WAS procedure (aanbeveling 1) ook de verplichte GRIP opschaling naar GRIP 2 en vertaal dit door bij de eerstvolgende herziening van het regionaal crisisplan. Hoofd Veiligheidsbureau Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 22 van 30

23 6. Analyse informeren bevolking Analyse en toetsing In hoofdstuk 3 wordt het incident dat is geëvalueerd kort beschreven. In hoofdstuk 4 worden de feiten tijdens dit incident chronologisch zoveel mogelijk gereconstrueerd, voor zover deze van belang zijn voor het waarschuwen en informeren van de bevolking. In dit hoofdstuk worden deze feiten geanalyseerd en getoetst aan de geldende afspraken voor crisiscommunicatie zoals beschreven in hoofdstuk 2. In dit hoofdstuk komen aan de orde: 5. CoPI voorlichter 6. Kwartiermakers crisiscommunicatie 7. Gemeentelijk actiecentrum communicatie 8. ROT en crisiscommunicatie 9. Publiekscommunicatie eerste uur 5. CoPI voorlichter Observatie Effect Conclusie Toelichting Aanbeveling Actiehouder De CoPI voorlichter was na GRIP 1 alarmering van uur om uur ter plaatse aanwezig en heeft zich bezig gehouden met het desgevraagd informeren van de media ter plaatse (en telefonisch). Geïnteresseerde media hadden een uur na de start van het incident een telefonisch en persoonlijk aanspreekpunt voor vragen over het incident en de hulpverlening ter plaatse. De CoPI voorlichter was na alarmering tijdig aanwezig om uur en heeft zijn taak als persvoorlichter op plaats incident verricht. In het Regionaal Crisisplan van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord wordt bepaald dat een voorlichter deel uitmaakt van het commando plaats incident (CoPI) dat de hulpverlening ter plaatse aanstuurt. Deze moet binnen 30 minuten na alarmering operationeel zijn en heeft tot taak het informeren van de media ter plaatse over het incident en de hulpverlening ter plaatse. Geen. Geen. 6. Kwartiermakers crisiscommunicatie Observatie De kwartiermakers crisiscommunicatie hebben na de GRIP 2 alarmering om uur vóór uur aanrijdend contact met de AOV/OvD Bevolkingszorg van Heerhugowaard dan wel de calamiteitencoördinator meldkamer. Op hun advies zijn ze voorlopig opgekomen naar Nollenoor, waar ze in ieder geval omstreeks uur aanwezig waren. Ze zijn gedurende de incidentafhandeling op Nollenoor gebleven en hebben daar ondersteunende communicatiewerkzaamheden verricht. Effect De kwartiermakers crisiscommunicatie hebben uitvoerende communicatiewerkzaamheden verricht als aanvulling op de werkzaamheden van het team in Heerhugowaard. Hierdoor is met name de afstemming tussen de websites van Alkmaar en Langedijk met die van Heerhugowaard gerealiseerd. Conclusie De kwartiermakers crisiscommunicatie waren vóór uur en daarmee tijdig operationeel en zijn na initieel aanrijdend contact met de AOV/OvD ingezet op Nollenoor in plaats van in het actiecentrum communicatie. Zij hebben nuttig werk verricht, maar niet de kerntaken hoofd actiecentrum communicatie en adviseur burgemeester Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 23 van 30

24 6. Kwartiermakers crisiscommunicatie Toelichting Aanbeveling Actiehouder Er is een regionaal piket kwartiermakers crisiscommunicatie dat na alarmering GRIP 2 binnen 30 minuten operationeel is om te borgen dat de essentiële functies van hoofd actiecentrum communicatie en functie van communicatieadviseur beleidsteam in alle situaties kunnen worden ingevuld door gekwalificeerde functionarissen. 3. Breng het regionaal piket kwartiermakers crisiscommunicatie nogmaals proactief onder de aandacht van alle hoofden actiecentrum communicatie in Noord- Holland Noord. Hoofd veiligheidsbureau. 7. Gemeentelijk actiecentrum communicatie Observatie Effect Conclusie Een gemeentelijk hoofd actiecentrum communicatie wordt bij multidisciplinaire opschaling naar GRIP 2 niet standaard gealarmeerd. Bij dit incident is hoofd actiecentrum communicatie van de gemeente Heerhugowaard gealarmeerd door de AOV/OvD Bevolkingszorg om uur. Het hoofd actiecentrum communicatie heeft na overleg met de Algemeen commandant bevolkingszorg om uur vanaf uur actie ondernomen om de calamiteitenzender RTV N-H te activeren en om publieksvoorlichting via Twitter en de website van Heerhugowaard te organiseren. Bij dit laatste deed zich het probleem voor dat de website niet toegankelijk was voor mutaties door de webredacteur. Door de gemeente Heerhugowaard is vanaf uur pro actief gecommuniceerd via website en Twitter. Er was geen informatienummer beschikbaar. De kwartiermakers crisiscommunicatie hebben vanuit Nollenoor mediawatching verzorgd, zijn als liaison naar communicatiemedewerkers van Alkmaar en Langedijk opgetreden en hebben informatie en teksten aangeboden aan het hoofd communicatie van Heerhugowaard. Er was geen actiecentrum communicatie ingericht op het gemeentehuis conform de werkinstructie Inrichten GAC communicatie uit het Modeldraaiboek Gemeentelijk Actiecentrum Communicatie. Er is een klein team communicatie ontstaan dat verspreid was over meerdere locaties. Doordat geen gebruik is gemaakt van de voorgeschreven locatie op het gemeentehuis waren niet de standaard faciliteiten beschikbaar, hebben de kwartiermakers crisiscommunicatie daar hun kerntaken niet kunnen uitoefenen en kon indien daartoe aanleiding was geweest geen gebruik worden gemaakt van de regionale pool crisiscommunicatie. Het hoofd communicatie van Heerhugowaard heeft na overleg met de Algemeen commandant bevolkingszorg om uur direct actie ondernomen om de calamiteitenzender RTV N-H te activeren en om publieksvoorlichting via Twitter en de website van Heerhugowaard te organiseren. Het actiecentrum communicatie van Heerhugowaard is vervolgens niet volgens de werkinstructie georganiseerd. Daarnaast werd inzet van de website belemmerd door ICT beperkingen Eindverslag evaluatie communicatie bij brand Heerhugowaard op 4 maart 2012 versie 1.0 Pagina 24 van 30