CulturA Shared Services. Gespecialiseerde en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening

Transcriptie

1 CulturA Shared Services Gespecialiseerde en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening n of diensten? Neem dan contact met ons op: edservices.nl - Wilt u meer weten over een van onze producte Telefoon: (020) info@culturashar

2

3 CulturA Shared Services CulturA Shared Services is een gespecialiseerde en kwalitatieve hoogwaardige dienstverlener voor musea en podia (theaters en concertzalen). Musea en podia beschikken vaak niet over de specifieke expertise die nodig is om allerlei ondersteunende activiteiten op het gewenste niveau te realiseren. CulturA Shared Services helpt musea en podia om minder tijd en energie te besteden aan deze randvoorwaardelijke onderwerpen en meer tijd over te houden voor de primaire taak van hun ondernemerschap: het programmeren en onder het publiek brengen van kunst. Ontzorgen en meer ruimte voor het eigen ondernemerschap is het motto van CulturA Shared Services. CulturA Shared Services biedt op dit moment de volgende diensten: 1. Management Informatie Systeem 2. Salarisadministratie 3. Financiële administratie 4. Accountancy en fiscale advisering 5. HR-Services 6. Gebouwbeheer 7. Collectieve inkoop

4

5 Management Informatie Systeem Het Management Informatie Systeem van CulturA Shared Services is een geïntegreerde verzameling van soft- en hardware voor de gehele financiële en personele organisatie van een voorziening. De software is afkomstig van hoogwaardige leveranciers. CulturA Shared Services heeft de onderdelen op maat en onderling uitwisselbaar gemaakt. Zo krijgt u volledige en betrouwbare informatie. Voor een optimaal resultaat heeft CulturA Shared Services gekozen voor: de financiële software van AccountView Business Software inkomende facturenstroom met Elvy van Nederpelt Software het HRM- en salarisadministratiesysteem van AFAS Software Voor een koppeling met de frontoffice binnen de theater branche kiezen wij voor een nauwe samenwerking met Itix, Get-A-Ticket en SRO. Voor de museum branche is gekozen voor RecreateX en Questor. De keuze voor deze partijen heeft te maken met het belang dat wij hechten om voor één juiste en solide basis te kiezen gericht op CRM oplossingen en zo de mogelijkheid creëren te kunnen blijven inspelen op ontwikkelingen en wensen uit de markt. AccountView Businesssoftware AccountView is het meest gebruikersvriendelijke administratieprogramma in de markt. Door een breed scala aan standaard AccountView modules en zelf toegevoegde functionaliteit kan CulturA Shared Services volledig voorzien in de informatiebehoefte van ondernemingen in de cultuurbranche. Met behulp van de jaarrekeningmodule wordt een branchespecifieke jaarrekening aangemaakt conform de verslaggevingsregels.

6 Elvy De complete inkomende facturenstroom wordt gedigitaliseerd met de module Document Scanning van het geïntegreerde softwarepakket Elvy. Hierdoor is in AccountView de originele gescande inkoopfactuur op te roepen. Via de module Inkomend Factuurregister van Elvy is het mogelijk voor u en uw budgethouders om gedigitaliseerd te fiatteren en tevens de factuur vrij te geven voor betaling. Dit wordt gerealiseerd middels een gedigitaliseerde workflow via uw computerscherm. HRM module en AFAS Profit Door gebruik te maken van de on-line HRM Module op de webportal is een efficiënte en betrouwbare personeelsadministratie en verloning mogelijk. De volledige integratie met AFAS Profit garandeert het gebruik van actuele gegevens en minimaliseert foutkansen. De efficiëntie is gewaarborgd door de eenmalige invoer van gegevens ten behoeve van meerdere toepassingen, zoals de verloning en de verlofadministratie. Met behulp van de HRM module kunt u bovendien snel en eenvoudig belangrijke managementinformatie opvragen, mailingen samenstellen en een online documentenbibliotheek raadplegen. Door CulturA Shared Services ontwikkelde procedures en programma s controleren de berekeningen vooraf. Deze controles omvatten bijvoorbeeld de aangifte loonheffingen en diverse sociale premieberekeningen. Na de salarisverwerking maakt AFAS Profit automatisch loonstroken, betaalbestanden en journaalposten aan, evenals de aangiften voor de loonheffingen en diverse verzekeringen.

7 Dashboard; snel, gemakkelijk en compleet inzicht Doordat alle onderdelen zijn geïntegreerd, komt essentiële bedrijfsinformatie binnen handbereik. Denk hierbij aan managementrapportages, kengetallen, horecamarges en de jaarrekening. Dit is cruciaal voor: het verbeteren van de exploitatie de controle van de administratieve processen het afleggen van verantwoording over de noodzakelijke gemeentelijke/provinciale bijdrage het verkrijgen van inzicht in de exploitatie voor het komende jaar Beter presteren Het systeem vormt een totaaloplossing waarbij bedieningsgemak en nauwkeurigheid vooropstaan. De management informatie die dit systeem genereert is up-to-date en stimuleert prestatiemanagement. Het management kan namelijk precies zien waar zij goed scoren en waar verbeteringen mogelijk zijn. Continu in ontwikkeling Het Management Informatie Systeem is voortdurend in ontwikkeling. Het groeit mee met nieuwe, gezamenlijke wensen en past zich aan de veranderende omstandigheden aan. Denk aan wijzigingen in de belastingwetgeving en veranderingen in cao s. Bovendien worden steeds nieuwe functies toegevoegd. Zo sluit het systeem naadloos aan op de ontwikkelingen in de branche en weten regelgeving nu en in de toekomst. CulturA Shared Services zorgt voor het systeemonderhoud, de aanpassingen en uitbreidingen. En dat zonder investeringskosten voor de aangesloten ondernemingen. Eén en ander wordt verrekend op basis van gebruik. Als gebruiker merkt u dus niets van veranderingen in software, leveranciers en dergelijke. Vernieuwingen gaan geruisloos en alles blijft gewoon draaien. U hebt er geen omkijken naar.

8

9 Salarisadministratie Salarisadministratie is tijdrovend en ingewikkeld. Door CulturA Shared Services in te schakelen hoeft u zich hierover geen zorgen meer te maken. Wij verzorgen deze taken al voor meer dan medewerkers in, met name, de Sport-, Welzijns-, Recreatie- en Cultuurbranche. HRM module Als u kiest voor de online HRM-module beschikt u bovendien over een geavanceerd personeelsinformatiesysteem. U kunt het realtime systeem 7 dagen per week, 24 uur per dag bereiken om de gegevens van uw medewerkers te bekijken en te beheren. All-in Salarisadministratie CulturA Shared Services verzorgt voor u de volledige salarisadministratie: van loonstroken en salarisbetalingen tot aangifte van sociale verzekeringen en loonheffingen. Voor uw salarisadministratie heeft u een vaste contactpersoon. Kiezen voor betrouwbaarheid en tijd CulturA Shared Services biedt u de specialisten die nodig zijn voor een hoogwaardige personeelsadministratie, zodat u beter inzicht krijgt in loonkosten en afdrachten én meer tijd over heeft voor andere werkzaamheden. U kunt vertrouwen op de zekerheid van een betrouwbare salarisadministratie.

10

11 Financiële administratie U wilt beschikken over een transparante en betrouwbare administratie. U hebt immers behoefte aan goed inzicht in uw financiële prestaties. CulturA Shared Services helpt u hierbij met financiële specialisten. Betrouwbaar en deskundig CulturA Shared Services is een betrouwbare en deskundige partner voor uw financiële administratie. Wij weten precies hoe u voldoet aan alle geldende regelgeving. We kennen de belangrijke aandachtspunten en fijne kneepjes van het vak. Keuzevrijheid U bepaalt bij CulturA Shared Services zelf waarvoor u onze financiële specialisten wilt inschakelen. U kunt kiezen voor verschillende vormen van dienstverlening: All-in administratie Administratieve ondersteuning. All-in administratie Bij deze dienstverlening voert CulturA Shared Services de belangrijkste administratieve taken uit. U levert de financieële gegevens, onze financieel specialist behandelt en verwerkt deze. U heeft dus de zekerheid van een deskundige afdeling, die achter u staat. Door onze uniforme werkwijze hoeft u zich geen zorgen te maken over de continuïteit van uw administratie. U ontvangt maand- en/of kwartaalrapportages, waarmee u uitgebreid inzicht krijgt in uw financiële situatie ten opzichte van de exploitatiebegroting en voorgaand jaar. Wij verzorgen ook de jaarrekening.

12 Administratieve ondersteuning Administratieve ondersteuning is een vorm van dienstverlening met meer verantwoordelijkheid voor u. Uw administrateur verzorgt zelf de administratie. Wij helpen met rapporteren en de jaarrekening. Het pakket biedt u daarnaast mogelijkheden om terug te vallen op CulturA Shared Services als u tijdelijk meer ondersteuning nodig heeft. Is er bijvoorbeeld een vacature of een zieke, dan neemt u contact met ons op om onze gespecialiseerde krachten in te huren. Zij helpen u graag op elk gewenst niveau.

13

14

15 Accountancy en fiscale advisering Bent u op zoek naar een ervaren partner voor de controle van uw jaarrekening? Of wilt u een deskundige fiscalist? CulturA Shared Services is dan de aangewezen specialist. Accountancy De mogelijkheid bestaat om de jaarrekening van uw instelling door de intern accountant van CulturA Shared Services te laten controleren en te certificeren. Deze controle wordt uitgevoerd overeenkomstig algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten in Nederland rekening houdend met specifieke wensen van stakeholders. Fiscale advisering Fiscaliteit speelt in de bedrijfsvoering, alsmede bij financiële afwegingen een steeds belangrijkere rol. De afdeling Accountancy is in staat u op basis van expertise bij instellingen met raad en daad bij te staan.

16

17 HR-Services Of het nu gaat om operationele, tactische of strategische vraagstukken op het brede gebied van Human Resources: CulturA Shared Services heeft alle kennis en ervaring op deze terreinen in huis. Professionele HR-Servicedesk CulturA Shared Services is een fulltime aanspreekpunt voor alle vragen op het brede HR vakgebied, waaronder verzuim, opleiding, arbeidsrecht, werving & selectie, HR-instrumenten, arbeidsvoorwaarden, arbeidsconflicten, personeelsvertegenwoordiging of OR. De adviseurs van HR-Services volgen continu de ontwikkelingen die van invloed zijn op uw organisatie. Dit alles praktisch vertaald naar uw werkomgeving. De webportal U heeft 24/7 toegang tot de webportal. Op deze portal vindt u onder meer nieuwsberichten omtrent ontwikkelingen in de weten regelgeving, nieuwe marktontwikkelingen, FAQ, en diverse makkelijk en voor u snel toepasbare HR instrumenten.

18 Onze specialisaties CulturA Shared Services adviseert en begeleidt u vanuit een tactische samenwerking op een aantal HR-expertisegebieden, waaronder: Ondersteuning bij ziekte en verzuim waarbij wij samen met u toewerken naar het verkorten van de verzuimduur en het vroegtijdig re-integreren van een arbeidsongeschikte medewerker. Advisering over arbeidsrechtelijke onderwerpen. HR-Services toetst op uw vraag de omstandigheden en adviseert u over vervolgstappen. De HR-adviseur is uw sparringpartner voor uw arbeidsjuridische zaken. Het aanbieden van een keur aan cursussen, trainingen en bijeenkomsten. Eveneens zijn wij in staat om een training of cursus op maat te verzorgen, afgestemd op uw wensen en vragen. Tot slot kunt u erop rekenen dat ontwikkelingen op deze gebieden door ons worden gevolgd en dat die regelmatig tegen het licht worden gehouden. Proactief wordt u geïnformeerd over operationele en beleidsmatige wenselijke en noodzakelijke aanpassingen.

19

20

21 Gebouwbeheer De aantrekkelijkheid van een theater, concertzaal of museum wordt in hoge mate bepaald door de kwalitatieve uitstraling van het gebouw. Beheer en onderhoud zijn dan ook van strategisch belang maar bepalen ook een groot deel van de exploitatiekosten. Een goed op het gebouw en de functie afgestemd beheer- en onderhoudsplan zorgt ervoor dat het gebouw optimaal kan functioneren tegen beperkte kosten. CulturA Shared Services kan het beheer en het onderhoud voor u vanuit zijn gespecialiseerde kennis en expertise goed ondersteunen en coördineren. Ook hier is ontzorgen het trefwoord. Door de ondersteuning van CulturA Shared Services houden technische afdelingen van podia en musea meer tijd en energie over voor hun artistieke rol ten aanzien van de theatertechniek (hijsen, trekken, licht en geluid) en museumtechniek (tentoonstellen). Gebouwtechniek ondersteunt Een technisch coördinator van CulturA Shared Services ondersteunt de facilitair verantwoordelijke op locatie voor de afhandeling van al het onderhoud, een optimale procesvoering en de ideale klimaatomstandigheden. Dat alles binnen de kaders van de geldende weten regelgeving en de specifiek voor de branche gestelde normen. Voordelen: Er wordt gewerkt met een vooraf vastgesteld jaarplan. De Technisch Coördinator controleert en adviseert inzake de onderhoudsbudgetten, de procesvoering, de regelinstallatie en het energieverbruik. In redelijkheid wordt voldaan aan alle geldende wetgevingen en toepasbare normen. De onderhoudsplannen en overzichten bieden een goede basis voor de gesprekken met directie, bestuur en subsidiërende overheid.

22 Jaarwerkplan Het jaarwerkplan van de facilitair medewerker wordt opgesteld door de Technisch Coördinator en heeft betrekking op het beheer en uitvoering van alle bouwkundige- en installatietechnische dagelijkse onderhoudszaken en vaste inventaris. Het omvat de volgende onderdelen: Het uit te voeren dagelijks onderhoud en de wettelijke bepalingen. Begroting materiaalkosten en arbeidsuren voor al het dagelijks onderhoud. Begroting energieverbruik en advies over mogelijke verlaging daarvan. Digitaal logboek op maat en planning van het preventieve onderhoud. Overzicht en optimalisering van de aanwezige onderhoudscontracten.

23 Meerjaren Onderhouds Planning (MOP) De MOP bestaat uit een tekstueel deel met kostenoverzichten, tekeningen en grafieken, aangevuld met detailbladen gesplitst in bouwkundige en installatietechnische onderdelen. Een MOP vormt de basis waarop de (meer)jaarlijkse kosten voor de uitvoering van het planmatig onderhoud worden vastgesteld. Dit om de kwaliteit van het gebouw op langere termijn te kunnen waarborgen. Helpdesk Bouwkundig en installatietechniek Daarnaast kunt u met al uw vragen terecht bij de Helpdesk voor bouwkundige en installatietechnische vragen. CulturA Shared Services beschikt over ervaren specialisten die bekend zijn met de laatste technologie én de weten regelgeving waaraan uw voorziening moet voldoen. Ook bij calamiteiten of dringende problemen krijgt u direct stand-by telefonisch advies of brengen wij een bezoek. CulturA Shared Services kan ook de voorbereiding en begeleiding van de feitelijke onderhoudswerkzaamheden verzorgen, zoals een werkomschrijving, het aanvragen van offertes, bouwvergaderingen, toezicht op de uitvoering en de uiteindelijke oplevering. Al deze diensten rond gebouwbeheer en onderhoud lijken omvangrijk en kostbaar, maar onze ervaring leert dat een planmatige aanpak uiteindelijk aanzienlijke kosten bespaart. Meer service Bij deze dienstverlening voor de aangesloten organisaties behoort nog meer: Op uw verzoek krijgt u inkoopadviezen, bijvoorbeeld op het gebied van de keuze van apparatuur, materialen, leveranciers en prijzen. Wij beoordelen uw offertes voor reparaties of vervangingsinvesteringen op prijs en kwaliteit tot een maximum van vier offertes per jaar. U kunt gebruik maken van onze collectieve inkopen. CulturA Shared Services heeft onder andere mantelovereenkomsten voor elektra, gas, schoonmaakmiddelen, filterzakken en diverse keuringen waaronder NEN 3140 (elektrische arbeidsmiddelen en installatie-inspectie) en ophangmaterialen.

24

25 Collectieve inkoop Wie groot is kan groot inkopen. We hebben gunstige prijsafspraken gemaakt met een groot aantal leveranciers. U kunt meeprofiteren van deze collectieve afspraken en zo enorm besparen op uw inkoopkosten. We zetten hieronder de belangrijkste onderwerpen waar wij een collectieve regeling mee hebben getroffen voor u op een rij. Energie Horeca Verzekeringen. Energie Energie is een grote kostenpost. Het ligt daarom voor de hand om het energieverbruik te monitoren en energieverlies te beperken. CulturA Shared Services doet meer. Via een QuickScan brengen wij in beeld waar u energie kan besparen en helpen wij u het energiegebruik te verlagen. Zo weet u zeker dat u met CulturA Shared Services méér in huis haalt. U spaart niet alleen geld, maar ook het milieu. Bovendien wordt elektriciteit en gas in de toekomst alleen maar duurder. Het goede nieuws is dat u uw energiekosten kunt verlagen. Hoe? Door gas en elektra efficiënt en milieuvriendelijk in te kopen bij CulturA Shared Services. Als u kiest voor onze energie, kiest u voor gemak. Omdat CulturA Shared Services contracten afsluit met energieleveranciers, betaalt u bovendien vaak minder. Hoe werkt dat? Sportfondsen, het moederbedrijf van CulturA Shared Services, neemt grote hoeveelheden gas en elektriciteit af, waardoor de prijs per eenheid daalt. Ook leggen wij leveringsprijzen vast en beperken wij prijsstijgingen. U staat dus nooit voor onaangename verrassingen. Bovendien hoeft u zich nooit te verdiepen in energieleveranciers, want dat doen wij voor u.

26 Vaste prijzen De energiemarkt is constant in beweging. De gasprijs is afhankelijk van de olieprijs, en de prijs van elektriciteit hangt onder andere samen met de olie- en steenkoolprijs. Om onverwacht hoge kosten te voorkomen, kopen wij duurzame energie zo efficiënt mogelijk en voor de langere termijn in. Op deze wijze worden extreme prijsstijgingen voorkomen en weet u wat u op langere termijn voor energie betaalt. Wij sluiten steeds voor minimaal twee jaar een contract om eventuele prijsstijgingen te minimaliseren. Energie van CulturA Shared Services is niet zomaar energie. Wij kiezen onze leveranciers op basis van strenge eisen. Zo profiteert u altijd van het meeste voordeel. Een verstandige keuze! Als u gas en elektriciteit inkoopt bij CulturA Shared Services, heeft dat voordelen: Altijd goede voorwaarden. Minder overheadkosten of kosten voor een energieadviesbureau. Gratis factuurcontrole en ondersteuning. Maatschappelijk verantwoord ondernemen met 100% groene stroom. Horeca De goede ervaring tijdens onze jarenlange samenwerking heeft deze leveranciers tot prefered supplier gemaakt. Jaarlijks wordt met deze organisaties geëvalueerd en bekeken of de gemaakte afspraken aanpassing behoeven. Daarnaast wordt jaarlijks het assortiment opnieuw bekeken en indien nodig aangepast. Op het terrein van de Horeca hebben wij contracten met: Sligro Heineken Vrumona Friesland Campina Unilever McCain Sara Lee.

27

28

29 Collectieve verzekeringen CulturA Shared Services biedt zeer veel voordeel als het gaat om collectieve verzekeringen. De verzekeringsmarkt wordt steeds complexer en het aanbod wordt steeds groter. CulturA Shared Services houdt in samenwerking met SUCSEZ B.V. (Wft Kifid ), de verzekeringsmarkt continu in de gaten zodat u altijd kunt rekenen op de verzekering met de beste prijs-kwaliteitverhouding wat tevens continuïteit waarborgt. De markt wordt onderzocht op onder andere voorwaarden, premiehoogte en weten regelgeving. Collectiviteiten zijn voortdurend up-to-date, hebben marktconforme voorwaarden en tarieven en worden aangepast aan de meest recente ontwikkelingen binnen de branche. Naast het verrichten van een marktonderzoek worden ook de verzekeringszaken en schades behandeld. Door de unieke samenwerking tussen de assurantieadviseur SUCSEZ B.V. en CulturA Shared Services worden alle vragen en problemen op het gebied van verzekeringen centraal beantwoord en geregeld. Zo wordt u bijvoorbeeld niet belast met de administratieve rompslomp die een schade met zich meebrengt. Heeft u een vraag over de dekking van bepaalde verzekeringen? Dan ontvangt u altijd een deskundig antwoord daarop. Bij CulturA Shared Services weet u waar u aan toe bent!

30 Wij komen graag langs! De dienstverlening van CulturA Shared Services is in vrijwel alle gevallen maatwerk. Mocht u belangstelling hebben voor één of meerdere van onze diensten, meld ons dat, dan nemen wij contact met u op en brengen vrijblijvend offerte uit voor hetgeen u van ons af wilt nemen. Het is onze ervaring dat wij bijna altijd meer kwaliteit en heel vaak lagere kosten kunnen bieden.. Wie is CulturA Shared Services? CulturA Shared Services is onderdeel van Sportfondsen Nederland B.V.. CulturA Shared Services kan gebruik maken van de ervaring die Sportfondsen al sinds 1923 heeft opgedaan met het bieden van gespecialiseerde diensten binnen de sport-, recreatie- en welzijn branche. U kunt de diensten van CulturA Shared Services ook vinden op onze website Nadere informatie kunt u inwinnen bij: Ingrid Janssen info@culturasharedservices.nl Tel: (020)

31

32 NEDERLAND is onderdeel van: CONCEPTEN B.V. NEDERLAND B.V. Sportfondsen Nederland B.V. Paasheuvelweg BG Amsterdam ZO Postbus AH Amsterdam ZO Telefoon: (020) Fax: (020) info@culturasharedservices.nl - n of diensten? Neem dan contact met ons op: edservices.nl - Wilt u meer weten over een van onze producte Telefoon: (020) info@culturashar