Professionaliseren met Employee Self Service (ESS) Minder kosten en betere dienstverlening

Transcriptie

1 Whitepaper Professionaliseren met Employee Self Service (ESS) Minder kosten en betere dienstverlening In business for people.

2 Inzicht, zelfredzaamheid, kostenbesparing, betrokkenheid Het HR-vak zit vol met op het oog simpele processen. Maar tel ze allemaal bij elkaar op en u heeft een behoorlijke berg werk. U wordt geconfronteerd met omslachtige, soms zelfs dubbel uitgevoerde processen en methoden waarbij een menselijke fout niet altijd te voorkomen is. U kunt uw inzicht en de controle verliezen, terwijl u juist de correcte gegevens bij de hand wilt hebben en up-to-date wilt zijn. Dit kost veel tijd. Tijd die u liever anders besteedt; bijvoorbeeld aan het begeleiden van uw medewerkers. Kortom: zorg dat uw veelvoorkomende HR- en salarisprocessen zo efficient en beheersbaar mogelijk verlopen. Professionaliseren met Employee Self Service Heeft u er al eens aan gedacht om uw medewerkers meer te betrekken bij de gang van zaken? Hen verantwoording te geven voor het inzicht in en behe er van eigen data en ontwikkeling? Niet alleen worden tijdrovende administratieve handelingen geautomatiseerd, ESS is ook een intelligente manier van procesondersteuning die flinke tijds- en kostenbesparing oplevert. Deze whitepaper van Unit4 geeft u inzicht in hoe u door de inzet van ESS de belangrijkste medewerkergerelateerde gegevens- en informatiestromen binnen uw organisatie optimaliseert, dankzij de ict-functionaliteit die hieraan ten grondslag ligt. Zo weet u zeker dat uw organisatie onnodige kosten bespaart en effectiever met gegevens omgaat, zodat u zich vervolgens primair op uw bedrijfsdoelen kunt richten. Maak het uzelf en uw medewerkers gemakkelijk en werk met Employee Self Service (ESS). Zo vergroot u de betrokkenheid van uw medewerkers. En dat scheelt u veel administra ti ef werk. 2 Unit4 Professionaliseren met Employee Self Service (ESS)

3 De opkomst van ESS Informatie is iets van alle tijden. Niemand kan zonder. Daarom is het belangrijk dat informatie juist binnen organisaties goed wordt gestroomlijnd. Een gebrekkige of onvolledige informatievoorziening is tijdrovend, kostbaar en frustrerend. Technologische veranderingen, cloud, het toenemende gebruik van tablet en smartphones is een belangijke aanjager voor de veranderingen die zich ook binnen het HR vak afspelen. Dat medewerkers van af verschillende locaties informatie ophalen via webbased applicaties is gemeengoed geworden. De implementatie van dergelijke applicaties en systemen was met name gericht op het efficiëntievoordeel van administratief onderhoud en ging vaak gepaard met grote organisatiewijzigingen. Veel hrm-afdelingen dreigden vervolgens tenonder te gaan in een zee van informatie. Het was dan ook onvermijdelijk: de roep om HR-afdelingen te bevrijden van tijdrovende, steeds terugkerende handelingen werd steeds luider. Er werd gezocht naar mogelijkheden voor admini stratieve lastenverlichting, waarbij de invoer en het beheer van gegevens werden vereenvoudigd, mensen efficiënter konden samenwerken en het gebruik van relevante informatie over verschillende bedrijfsprocessen heen werd geoptimaliseerd. De oplossing is gevonden in het aanbieden van selfservice voor medewerkers en lijnmanagement: Employee Self Service. De basis ligt met name bij de salaris- en personeelsadministratie. Met een goed ingericht selfservice portaal kunnen werknemers de benodigde gegevens zélf elektronisch invullen en versturen. Selfservice betekent een enorme tijdsbesparing voor HR-afdelingen. Hierdoor komt het accent meer te liggen op het verder verbeteren van de personele organisatie. De voordelen van een HR selfservice portaal Online bankieren, je vakantie regelen, je ziektekosten inzi en, veel routinematigewerkzaamheden zijn door internet verplaatst van de professional naar de klant. Waarom zou dit dan ook niet gelden voor de eenvoudige en veelvoorkomende HR- en salarisadministratie werkzaamheden? U mag van uw medewerkers enige zelfwerkzaamheid verwachten. Met ESS kan de werknemer zelf taken uitvoeren. En dat biedt heel wat voordelen voor de werkgever, HR-afdeling, de medewerker en het bedrijf zelf. De werkgever ESS maakt het mogelijk dat een deel van de administratieve taken, die nu door de HR-afdeling worden uitgevoerd, bij de managers en medewerkers zelf wordt neergelegd. ESS biedt werkgevers de mogelijkheid om documenten online aan medewerkers beschikbaar te stellen. Het HR selfservice portaal is daarnaast aan te passen aan de specifieke wensen van de gebruiker. Werkgevers kunnen ook kiezen welke taken de medewerkers zelf uitvoeren en hoe de bevoegdheden zijn geregeld. Voor de veiligheid is ESS zo in te richten dat wijzigingen door de werknemer pas van kracht worden na goedkeuring van een leiding gevende of HR-medewerker.

4 De HR-afdeling De dagelijkse werkzaamheden van de HR-afdeling verschuiven. HR-adviseurs besteden nu vaak nog veel tijd aan administratieve handelingen. In de nabije toekomst zal de nadruk echter meer liggen op advisering en beleid. De HR-afdeling kan zich dankzij de invoering van selfservice volledig toeleggen op dienstverlening waar daadwerkelijk en persoonlijk contact absoluut noodzakelijk is. Daarnaast kan de afdeling zich richten op diensten met een hoge toegevoegde waarde, zoals persoonlijke coaching, klankbordvorming en een strategische partner zijn voor het lijn- en topmanagement. De medewerker Selfservice voor medewerkers vindt steeds meer ingang. Door inrichting van een selfservice HR-portaal kan de medewerker zelf werkzaamheden, zoals het aanvragen van verlof, het volgen van het goedkeuringsproces van een declaratie, uitvoeren. Daarmee heeft hij altijd inzicht in zijn persoonlijke dossier en hoeft niet voor elke administratieve handeling aan te kloppen bij HR. Dit bespaart veel tijd, ergernis en fouten. De organisatie De (registrerende) werkzaamheden voor uw afdeling zullen aanzienlijk afnemen. Veel dubbel werk wordt geëlimineerd en tijdrovende administratieve handelingen worden geautomatiseerd. U bespaart tijd en kosten. Bovendien houdt u grip op de invoer en het beheer van gegevens en voorkomt u fouten. Het proces van bijvoorbeeld fiattering en verwerking van personeelsmutaties is eenvoudig en continu te volgen. Alle wijzigingen via Employee Self Service worden na een digitaal akkoord automatisch verwerkt in uw administratie. Alle informatie is overal waar een internetverbinding is op te vragen. Met name organisaties met meerdere locaties zullen groot voordeel ondervinden door het gebruik van ESS. Employee Self Service biedt u bovendien meer controle en overzicht. U bent altijd up-to-date. ESS is daarmee een intelligente manier van procesondersteuning. Kort gezegd biedt selfservice organisaties de volgen de voordelen: Meer service Meer controle Minder kosten Online dus altijd en overal eenvoudig te raadplegen. Met het accorderingsproces houdt u altijd de controle over de personeels administratie. Stroomlijnt processen en verkleint de kans op fouten zodat u efficiënter en dus kostenbesparend werkt. 4 Unit4 Professionaliseren met Employee Self Service (ESS)

5 Veel gebruikte toepassingen Zoals beschreven heeft de invoering van selfservice voor uw medewerkers effecten op uw organisatie. Niet alleen de HR-professionals hebben baat bij ESS, ook uw organisatie als geheel. In principe zijn de mogelijkheden van een HR-selfservice portaal onbegrensd. Het is aan de organisatie om te bepalen in welke mate men ESS wil implementeren. Veel gebruikte toepassingen zijn: Salarisadministratie Een deel van de taken van de salarisadministrateur of personeelsafdeling kan verlicht worden door bepaalde taken door de medewerker zelf uit te laten voeren. Denk aan het versturen van salarisstroken. Dit is vaak een tijdrovende en dure bezigheid. Naast het printen van de (voorbedrukte) salarisstrook zijn er de envelop- en portokosten. Dit geldt ook voor de separaat toegezonden jaaraangifte. Dankzij selfservice kunnen medewerkers salarisstroken en jaaraangiften zelf digitaal opvragen en raadplegen. Daarmee beschikken medewerkers ook over een digitaal archief van loonstroken en jaaropgaven. Aandachtspunt hierbij is wel de beveiliging. Door het gebruik van beveiligingsniveaus worden deze gegevens afgeschermd voor andere medewerkers. Persoonlijk digitaal dossier Doordat medewerkers online hun eigen dossier kunnen raadplegen met daarin bijvoorbeeld zaken als arbeidsvoorwaarden, functionerings- en beoordelingsverslagen, carrière- en loopbaanplanning en cv, ontlast dit de salaris- of HR-afdeling van vragen en uitzoekwerk. Mutaties Het betekent zonder meer een enorme administratieve lastenverlichting voor de professionals van de salaris- en of HR-afdeling wanneer medewerkers zelf persoonlijke gegevens muteren. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden aan het bijhouden en eventueel wijzigen van persoonlijke gegevens, aanvragen indienen op basis van arbeidsvoorwaardenpakket, aanvragen van vakantie- of verlofdagen, het inzien van gewerkte uren, ziek- en betermeldingen, gezinsuitbreiding, indienen declaraties, behaalde oplei dingen en bepaalde werkervaring. Workflow Doordat bepaalde zaken gedigitaliseerd kunnen worden, zal ook de workflow efficiënter verlopen. Te denken valt aan opeenvolgende activiteiten als het aanvragen van een verlofdag en dit vervolgens automatisch gedigitaliseerd toekennen en verwerken in de administratie. Door het efficiënt inrichten van een of meer workflows kan de communicatie tussen betrokkenen vlot verlopen, wat tegelijkertijd ook tijd bespaart (denk aan het heen en weer bellen of lopen). Smoelenboek Doordat medewerkers gebruik kunnen maken van een zogenaamd smoelenboek, verloopt de communicatie sneller en efficiënter. Onderling kunnen directe contact gegevens van medewerkers, zoals interne telefoonnummers en adressen, foto en afdeling, worden geraadpleegd.

6 Aandachtspunten Hoe effectief en efficiënt de invoering van selfservice in een organisatie ook is, er blijven uiteraard altijd enige overpeinzingen. Wilt u selfservice succesvol in uw organisatie inzetten, dan dient u een aantal zaken scherp voor ogen te houden. Techniek Locatie onafhankelijkheid en mobiele toegankelijkheid zijn randvoorwaarden om selfservice te ondersteunen. Veel organisaties beschikken op dit moment in hun ICT-afdelingen niet over specialistische kennis om een goede infrastructuur te kunnen bouwen en onderhouden en de veiligheid te kunnen garanderen. Daarnaast dient u zich ervan te verzekeren, dat u de juiste ICT-infrastructuur in huis hebt. Uw ICT-landschap moet robuust, flexibel en toekomstvast zijn. Zorg ervoor dat u zich laat voorlichten over de juiste apparatuur en de juiste serviceniveaus. Bepaal vooraf op welke manieren u HR selfservice toegankelijk wilt maken voor uw medewerkers. Veranderingen ESS vraagt om snelle veranderingen in IT-technische, organisatorische en HR-technische zin. Niet alleen verandert de ICT-infrastructuur met enige regelmaat, ook de inrichting van de organisatie is aan verandering onderhevig. Als gevolg hiervan veranderen de HR-regels en procedures wellicht ook. De selfservice-toepassing moet flexibel genoeg zijn, om snel en tegen geringe kosten te kunnen worden aangepast. Dit vraagt ook van uw medewerkers een andere houding. Wellicht zijn er opleidingen of cursussen nodig voor snelle acceptatie (en succesvolle inzet), is het het meest eenvoudig om uw selfservice portaal zodanig in te richten dat iedereen er na een korte uitleg mee kan werken. Bij het invoeren van ESS kunt u klein beginnen met beperkte functionaliteit om op deze wijze de techniek en de koppeling met de achterliggende systemen fijn te slijpen en de organisatie te laten wennen. Invoerstrategie Voordat u uit enthousiasme selfservice voor uw medewerkers wilt gaan invoeren in uw organisatie, dient u eerst te onderzoeken wat hiervoor nodig is. Zijn uw medewerkers er aan toe en kunnen ze klaar gestoomd worden? Welke organisatorische en technische mogelijkheden of consequenties zult u tegenkomen? Het loont om een project team samen te stellen dat dit onderzoekt. Beveiliging Hoe gemakkelijk een selfservice HR-portaal voor de salaris- en HR-administratie ook kan zijn, de privacy gevoeligheid mag niet uit het oog worden verloren. Om te voorkomen dat persoonlijke gegevens - gewild of on gewild - in verkeerde handen komen, is adequate beveiliging belangrijk. Dit is bijvoorbeeld van belang bij medewerkers die uit dienst treden of uit dienst getreden zijn. Zij moeten nog wel toegang kunnen hebben tot hun loonstroken en jaaropgaven, maar afgeschermd worden van alle andere informatie. 6 Unit4 Professionaliseren met Employee Self Service (ESS)

7 De rol van Unit4 Unit4 signaleert drie belangrijke trends in business software: Mensen verwachten eenvoudig en intuïtief te gebruiken bedrijfsapplicaties. Het gemak waarmee ze privé met hun smartphone en tablet kunnen werken, willen ze ook ervaren in hun werksituatie. De snelheid van verandering in organisaties is enorm gestegen. Dit maakt flexibiliteit noodzakelijk. Steeds meer organisaties willen de voordelen ervaren van software in de cloud. Daarom levert Unit4 gebruiksvriendelijke business software die device onafhankelijk en vanuit de cloud werkt. Wij maken software die is ontworpen voor mensen in plaats van processen. Betrouwbare oplossingen die gebruiksvriendelijk en transparant zijn en die naadloos aansluiten bij de behoeften van onze klanten. Daarbij leveren we de support, ervaring en kennis die u als klant gelukkig maakt. Niet voor niets ontvangen ruim twee miljoen Nederlanders elke maand hun loonstrook via de software van Unit4. Meer informatie: unit4.nl/personeelensalaris Sluit u aan bij Innovatief HRM Nederland op LinkedIn UNIT4 is initiatiefnemer van Innovatief HRM Nederland. Dit is een LinkedIn-netwerkgroep exclusief voor HR- en financiële professionals. Het doel is om kennis uit te wisselen over innovatie van hrm. Issues over bijvoorbeeld de meetbaarheid, efficiency, effectiviteit en kwaliteit van HR. Maar ook actuele trends om het vakgebied te verbeteren worden besproken. Deelnemers hebben toegang tot kennisdocumen ten en webinars. Lid worden kan via: unit4.nl/innovatiefhrm

8 Over Unit4 Unit4 is een toonaangevende leverancier van bedrijfssoftware voor dienstverlenende organisaties. Met ruim medewerkers wereldwijd genereert Unit4 een jaarlijkse omzet van meer dan 500 miljoen euro. Unit4 levert ERP, branchegerichte en best-in-class applicaties. Duizenden organisaties uit sectoren als zakelijke en publieke dienstverlening, onderwijs, non-profit, vastgoed, groothandel en financiële dienstverlening werken met business software van Unit4. unit4.nl Unit4 HR Solutions B.V. Postbus 5005, 3502 JA Utrecht, Papendorpseweg 100, 3528 BJ Utrecht T E hrsolutions@unit4.com > bedrijven in de cloud ISAE 3402 Type II Certified 2,1 miljoen verloningen per maand Copyright Unit4 N.V. All rights reserved. The information contained in this document is intended for general information only, as it is summary in nature and subject to change. Any third-party brand names and/or trademarks referenced are either registered or unregistered trademarks of their respective owners. In business for people.