Samenvoeging document syntax

Transcriptie

1 Samenvoeging document syntax Kleos beschikt over een interne model- en tekstblokbewerker om de aanmaak en de bewerking van modellen en tekstblokken mogelijk te maken. U kunt hiervoor echter ook een externe toepassing gebruiken. Dat wordt dan de standaardtoepassing voor het bewerken van docx-bestanden. In de praktijk zal dit MS Word 2007 of MS Word 2003 met het compatibiliteitspack voor Office 2007 zijn. Selecteer Configuratie Algemeen, Mijn voorkeuren. Selecteer in het veld Model Editor: Externe standaardapplicatie. Klik op OK om deze nieuwe instelling te bewaren. Een model bewerken met de interne 'MS Word' tekstverwerker Selecteer het model dat u wilt bewerken door erop te dubbelklikken of door er éénmaal op te klikken en daarna op Bewerken te klikken. Configuratie Documenten Samenvoeging document syntax Pagina 1 van 13

2 De modeleditor wordt geopend. Opmerking: als MS Word niet op uw werkstation geïnstalleerd is of als de MS Word-versie waarmee u werkt het docx-formaat niet ondersteunt, dan zal er een waarschuwing op het scherm verschijnen en zal het model door middel van de externe bewerker voor docx-bestanden worden geopend. De functionaliteiten van de modeleditor worden in een apart paneel aan de rechterkant van het scherm getoond. Voor het wijzigen van eenvoudige modellen gebruikt u het tabblad Eenvoudige gegevens. Voor het wijzigen van ingewikkelde correspondentie-, aanmanings- en declaratiemodellen gebruikt u (of uw Kleos-consultant) het tabblad Uitgebreid. Configuratie Documenten Samenvoeging document syntax Pagina 2 van 13

3 Op het tabblad Eenvoudige gegevens worden de beschikbare variabelen weergegeven. Met behulp van de buttons kunt u respectievelijk de lijst inklappen, uitklappen of kiezen voor een weergave met alle variabelen of alleen de meest gebruikte variabelen. In het veld Filter kunt u enkele letters van de naam van de variabele intikken, de lijst met variabelen wordt vervolgens tegelijkertijd overeenkomstig door Kleos gefilterd. De variabelen zijn nu nog in het Engels, maar zullen binnenkort worden vertaald. U voegt een variabele toe door de cursor op de juiste plaats in het document te plaatsen, de variabele te selecteren en vervolgens op de button Invoegen rechts onderaan het scherm te klikken. Daarnaast kunt u de variabele ook plaatsen door middel van drag en drop: u pakt de variabele op met uw muis, sleept hem naar de linkerkant en laat hem op de juiste plaats in het document vallen. De variabele wordt aangeduid met een eenvoudige en duidelijke omschrijving. Als u een variabele heeft geselecteerd waarvoor nadere instelmogelijkheden aanwezig zijn, dan worden die instellingen in een apart schermpje rechts onderaan het beeldscherm weergegeven. Bijvoorbeeld bij de variabele 'Dossiernaam': Het tabblad Uitgebreid ziet er als volgt uit: Op dit tabblad kunt u: Een opdracht invoegen Een variabele invoegen Een bestaande opdracht/variabele wijzigen Een bestaande opdracht/variabele verwijderen Deze functionaliteiten worden hierna besproken. Configuratie Documenten Samenvoeging document syntax Pagina 3 van 13

4 Onderaan het tabblad kunt u ervoor kiezen om de vereenvoudigde aanduiding van de variabelen ingevoegd via het tabblad Eenvoudige gegevens te vervangen door de volledige syntax. Zet dan een vinkje voor Toon alle commando's in het document. Een opdracht invoegen De functie Invoegen opdracht bevat diverse opdrachten waarmee u zelf kunt regelen hoe een model dient te functioneren. Afhankelijk van de gekozen opdracht zal het vervolg anders zijn. De opdrachten worden hieronder nader toegelicht. Om een opdracht in te voegen: Plaats de cursor in het model en klik op Invoegen opdracht. Het scherm Keuze opdracht wordt geopend. Configuratie Documenten Samenvoeging document syntax Pagina 4 van 13

5 Kies de soort opdracht die u wilt invoegen en klik vervolgens op Volgende. Het scherm met de opdrachtparameters wordt geopend. Deze parameters zijn afhankelijk van de soort opdracht die u heeft gekozen: o Iteratie op een lijst o Voorwaarde o Tekstblok o Selectie uit een lijst o Waardeopvraging o Waardetoekenning Iteratie op een lijst De opdracht 'Iteratie op een lijst' is bedoeld om één of meerdere waarden uit een reeks te kunnen opvragen en vervolgens te gebruiken in een document. Iteraties heeft u nodig indien u een waarde wilt opvragen waar meerdere waarden mogelijk zijn. Voorbeelden zijn: Adres: een relatie kan 0, 1 of meer adressen hebben Telefoonnummer: een relatie kan 0, 1 of meer telefoonnummers hebben U dient zich dus altijd af te vragen of de waarde die u in het document nodig heeft er één uit een reeks is of niet. Zo ja, dan dient u deze op te vragen gebruikmakend van 'Iteratie op een lijst'. Definieer de volgende velden voor een iteratie op een lijst: o Lijst Kies de lijst van contextgebonden gegevensvelden die moet worden herhaald (verplicht). o Filter op de lijst Kies één of meerdere filters gescheiden door ', ' (facultatief). Bijvoorbeeld: partijen met een specifieke rol Configuratie Documenten Samenvoeging document syntax Pagina 5 van 13

6 o Gefilterde lijst id's Kies de variabele die de gefilterde lijst bevat van de gegevens die door middel van de opdracht 'Selectie uit een lijst' werden gekozen en waarop de iteratie moet worden uitgevoerd (facultatief). o Max. aantal iteraties Kies het maximum aantal iteraties dat moet worden uitgevoerd (facultatief). Voorwaarde Met behulp van de opdracht 'Voorwaarde' kunt u ervoor zorgen dat bepaalde onderdelen binnen een sjabloon worden uitgevoerd afhankelijk van een bepaalde conditie. U kunt deze functie op een aantal manieren gebruiken: 1. Indien voorwaarde A doe dan B. 2. Indien voorwaarde A doe dan B, zo niet doe dan C. In dat geval moet u de 'Invoegen #CONDITIONELSE# verklaring' aanvinken. 3. U kunt ook weer een voorwaarde binnen een voorwaarde opnemen. Op deze manier kunt u de opbouw van het uiteindelijke document volledig naar uw hand zetten. Definieer de volgende velden voor een voorwaarde: Linkse operand Kies het contextveld of de variabele waarop de voorwaarde moet worden toegepast (verplicht). Operators Kies de operator. Mogelijke operators: =,!=, <, >, >=, <= (verplicht) Rechtse operand Kies de rechtse operand. Dit kan een variabele (... ), een contextveld(@...@) of een eenvoudige tekst al dan niet afgebakend door " " zijn (verplicht). Configuratie Documenten Samenvoeging document syntax Pagina 6 van 13

7 Tekstblok Met de opdracht 'Tekstblok' kunt u aangeven dat op die plaats binnen het model de tekst en opdrachten dienen te worden overgenomen uit het desbetreffende tekstblok. Alle aanwezige tekstblokken worden in een lijst weegegeven. Door een tekstblok te kiezen wordt deze automatisch, voorzien van de juiste codering, in het sjabloon overgenomen. Selectie uit een lijst De opdracht 'Selectie uit een lijst' geeft u de mogelijkheid om tijdens het gebruik van het model interactief één of meerdere waarden op te vragen aan de gebruiker. De gebruiker kan daarbij kiezen uit een lijst waarden uit uw database. De gekozen waarde(n) kan/kunnen vervolgens in het document worden gebruikt. Configuratie Documenten Samenvoeging document syntax Pagina 7 van 13

8 Bepaal de volgende velden voor een selectie uit een lijst: Lay-out modus Kies de lay-out modus voor de lijst. Mogelijke waarden: combo, lijst, boomstructuur (verplicht). Lijst Kies de lijst van contextgebonden gegevensvelden waaruit geselecteerd moet worden (verplicht). Filter op de lijst Kies één of meerdere filters gescheiden door "," (facultatief). Bijvoorbeeld: partijen met een specifieke rol Output variabele Kies de outputvariabele die de outputwaarde van de selectie zal bevatten (verplicht). Titel Kies de titel van de lijst die zal worden getoond. Beschrijving Kies de vraag die in het invoerscherm moet verschijnen. Dit kan een variabele (... ), een contextveld of een eenvoudige tekst al dan niet afgebakend door " " zijn (verplicht). Selectie item opmaak Specificeer de samenstelling van de string die voor elk element van de lijst moet worden voorgesteld (verplicht). Waardeopvraging Met behulp van de opdracht 'Waardeopvraging' krijgt u de mogelijkheid om tijdens het gebruik van het model interactief een waarde op te vragen aan de gebruiker. De door de gebruiker ingegeven waarde kan vervolgens in het document worden gebruikt. Bepaal de volgende velden voor een waardeopvraging: Waardetype Kies het type waarde dat moet worden getoond. Mogelijke types: Datum, Ja/Nee, Nummer, Tekst (verplicht). Configuratie Documenten Samenvoeging document syntax Pagina 8 van 13

9 Omschrijving Kies de vraag die in het invoerscherm moet verschijnen. Dit kan een variabele (... ), een of een eenvoudige tekst al dan niet afgebakend door " " zijn (verplicht). Output variabele Kies de outputvariabele die de outputwaarde van de selectie zal bevatten (verplicht). Standaardwaarde Voer de standaardwaarde in die voor het gekozen waardetype moet worden getoond. Bepaal de volgende velden voor een waardetoekenning: Door de gebruiker gedefinieerde variabele Kies de naam van de door de gebruiker gedefinieerde variabele. Operator Kies de operator. Mogelijke operators: =, += (verplicht). Formaat Kies het formaat van de geselecteerde contextvariabele. Door de gebruiker gedefinieerde variabele Kies de rechtse operand. Dit kan een variabele (... ), een of een eenvoudige tekst al dan niet afgebakend door "" zijn (verplicht). Huidige cyclus teller Kies deze optie om de indexwaarde van de huidige iteratie toe te voegen aan de variabele. Een variabele invoegen Om een nieuwe variabele in te voegen: Plaats de cursor in het model en klik op Invoegen variabele. Configuratie Documenten Samenvoeging document syntax Pagina 9 van 13

10 Het scherm Invoegen variabele wordt geopend. Klik op. Het scherm Sjablonen editor - selectie variabelen verschijnt. Alle aanwezige contextvariabelen en gebruikersvariabelen zijn op twee verschillende tabbladen aanwezig. De contextvariabelen worden in een boomstructuur getoond. U kunt de boomstructuur in- dan wel uitklappen met behulp van de buttons Alles inklappen resp. Alles uitklappen. U kunt variabelen zoeken door te gaan scrollen, u kunt echter ook enkele karakters intikken en hiermee de lijst filteren: Ga naar het tabblad Gebruikersvariabele om een door de gebruiker zelf aangemaakte variabele te selecteren (dit kan ook een gebruikersvariabele uit een tekstblok zijn) dan wel een nieuwe gebruikersvariabele te definiëren via Handmatig invoegen: Configuratie Documenten Samenvoeging document syntax Pagina 10 van 13

11 Als u een variabele heeft geselecteerd, kunt u het formaat van de variabele aanpassen achter Waarde opmaak. Configuratie Documenten Samenvoeging document syntax Pagina 11 van 13

12 Klik op OK om de variabele in te voegen. Een bestaande opdracht/variabele wijzigen Om een bestaande opdracht/variabele te wijzigen: Selecteer de opdracht/variabele die u wilt wijzigen en klik op Wijzig opdracht/variabele. Voer de wijzingen door en klik vervolgens op OK om deze te op te slaan. Configuratie Documenten Samenvoeging document syntax Pagina 12 van 13

13 Een bestaande opdracht/variabele verwijderen Om een bestaande opdracht/variabele te verwijderen: Kies de opdracht/variabele die u wilt verwijderen en klik op Verwijder opdracht/variabele. Klik op OK om de verwijdering te bevestigen. Opmerking: alle aangebrachte wijzigingen in modellen, briefhoofden en tekstblokken moeten worden opgeslagen door op één van de volgende toetsen te klikken: Opslaan De wijzigingen worden opgeslagen maar het model/briefhoofd/tekstblok kan niet door andere kantoormedewerkers worden gebruikt omdat het nog niet bewaard (ingecheckt) is. Opslaan en Bewaren De wijzigingen worden opgeslagen en het model/briefhoofd/tekstblok wordt bewaard (ingecheckt). Het kan nu door andere kantoormedewerkers worden gebruikt. Configuratie Documenten Samenvoeging document syntax Pagina 13 van 13