Huishoudelijk Reglement

Transcriptie

1 Raad van Toezicht Juni 2016 Huishoudelijk Reglement Algemeen De raad van toezicht richt zich bij vervulling van haar taak naar het belang van de organisatie. De leden van de raad van toezicht zijn onafhankelijk en opereren zonder last of ruggespraak. De raad van toezicht fungeert als een college met gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dat betekent dat alle leden van de raad van toezicht gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor besluiten die worden genomen in de raad van toezicht, ook als zij zich in de vergadering tegen de inhoud van het besluit hebben uitgesproken. De raad van toezicht heeft tot taak toezicht te houden op het beleid en het functioneren van het bestuur en de algemene zaken binnen de organisatie. De raad van toezicht staat daarnaast het bestuur met advies terzijde. De raad van toezicht vervult de werkgeversfunctie voor het bestuur van de stichting. Artikel 1. Leden en benoemingsprocedure 1. Leden van de raad van toezicht worden benoemd, geschorst en ontslagen op voordracht van de raad van toezicht conform het daarvoor geregelde in de statuten. 2. Leden voldoen aan het profiel, zoals opgenomen in dit reglement. 3. Voor werkzaamheden van leden wordt jaarlijks een vergoeding vastgesteld 4. Indien een vacature ontstaat in de raad van toezicht, wordt de geleding op wiens voordracht het vertrekkende bestuurslid zitting had, in kennis gesteld en verzocht een nieuw kandidaat-lid ter kennis te brengen van de raad van toezicht. 5. De raad van toezicht stelt een procedure vast voor de benoeming van nieuwe leden. 6. Ten behoeve van de benoeming voorziet het kandidaat-lid de Raad van Toezicht van een Curriculum Vitae, een ondertekende verklaring van de kandidaat dat hij kennis heeft genomen van de statuten, het huishoudelijk reglement en de voor de branche geldende governancecodes en die onderschrijft, en een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG). Artikel 2. Taakverdeling en besluitvorming 1. De raad van toezicht heeft geen andere taken en bevoegdheden dan die voortvloeien uit de wet, statuten, code goed onderwijsbestuur van de PO-raad en het in de aanhef van dit reglement bepaalde.

2 2. De raad van toezicht kan uit haar midden vaste en/of ad-hoc commissies instellen en deze belasten met nader door de raad van toezicht omschreven taken. Tevens kan de raad van toezicht voor het functioneren van een vaste of ad-hoc commissie een reglement vaststellen 3. De raad van toezicht kiest uit de leden een voorzitter en een vicevoorzitter. 4. De raad van toezicht besluit uitsluitend over onderwerpen die geagendeerd zijn. 5. De raad van toezicht besluit bij consensus, of op verzoek van minstens één lid bij stemming. 6. Indien er wordt gestemd, dan wordt er besloten op basis van gewone meerderheid van stemmen. Indien bij stemming de stemmen staken, dan beslist de voorzitter. 7. Indien niet tenminste 2/3 van de zittende leden aanwezig zijn op de vergadering waarop het agendapunt is geagendeerd, dan wordt indien tenminste één lid daar om vraagt het besluit verdaagd naar een nieuwe vergadering die de voorzitter uitschrijft, ten spoedigste één week later. Tijdens die vergadering wordt er door de aanwezige leden besloten conform lid 6 ongeacht het aantal aanwezigen. 8. De voorzitter kan besluiten dat bij stemming onthouding van stemming niet mogelijk is. In dat geval is ieder lid van de Raad verplicht een stem uit te brengen. Artikel 3. Functioneren en zelfevaluatie 1. De raad van toezicht heeft éénmaal per jaar een bijeenkomst waarin het eigen functioneren wordt geëvalueerd. De resultaten hiervan worden ter kennis gesteld aan de bestuurder. 2. De raad van toezicht schrijft een verslag van de eigen activiteiten als onderdeel van de (openbare) jaarstukken van de stichting. 3. De voorzitter van de raad van toezicht heeft bij het aflopen van de zittingstermijn een functioneringsgesprek met elk lid. Voor herbenoeming is een positieve evaluatie van het functioneren noodzakelijk. Artikel 4. Rooster van aftreden 1. De raad van toezicht stelt een rooster van aftreden vast conform het daarvoor gestelde in de statuten. 2. Voorzitter en vicevoorzitter treden niet gezamenlijk af. Artikel 5. Adviseurs 1. De raad van toezicht kan besluiten ter vergadering externe adviseurs uit te nodigen. Zij nemen geen deel aan de besluitvorming. Artikel 6. Jaarrekening en jaarverslag 1. De raad van toezicht stelt de jaarrekening vast (statuten, artikel ). De jaarrekening wordt na vaststelling ondertekend door alle leden van de Raad van Toezicht (statuten, artikel ).

3 2. Het jaarverslag als bedoeld in artikel van de statuten omvat naast de financiële stukken een beschrijving van de werkzaamheden van het bestuur van de stichting en het jaarverslag van de raad van toezicht. 3. De jaarrekening wordt opgesteld conform de geldende wet- en regelgeving alsmede de richtlijnen van het Ministerie. De raad van toezicht kan nadere (vorm- )vereisten stellen aan het bestuursverslag. Artikel 7. Algemene Wet Bestuursrecht 1. Bij bezwaarprocedures op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht inzake door of namens de raad van toezicht genomen beslissingen, treden twee daartoe gemandateerde leden van de raad van toezicht gezamenlijk op als vertegenwoordigers van de raad van toezicht. Artikel 8. Woordvoerderschap 1. De voorzitter dan wel de vicevoorzitter treedt op als woordvoerder van de raad van toezicht. 2. De leden communiceren intern dan wel extern overeenkomstig de besluiten in de raad van toezicht. 3. De leden betrachten terughoudendheid bij de communicatie en brengen geen informatie naar buiten die redelijkerwijs als vertrouwelijk is te beschouwen, ook niet na zijn/haar aftreden. Artikel 9. Slotbepaling 1. Het huishoudelijk reglement heeft geldigheid tot het moment dat de raad van toezicht het huishoudelijk reglement wijzigt. 2. Bij interpretatieverschillen en onderwerpen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de raad van toezicht. Bijlagen. De bijlagen vormen een integraal onderdeel van het huishoudelijk reglement A. Profiel van de Raad van Toezicht B. Procedures voor werving en selectie van leden C. Rooster van aftreden D. Reglement Remuneratiecommissie Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld op en vervangt alle eerdere versies.

4 BIJLAGE A bij het Huishoudelijk reglement Raad van Toezicht Profiel van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht van SOOLvA werkt met een profiel van het team, niet met profielen van individuele leden. Bij het uitbreiden of aanvullen van de raad wordt naar volledige invulling van het teamprofiel gestreefd. Binnen de Raad van Toezicht zijn de volgende competenties / deskundigheden aanwezig: a. kennis van en/of ervaring met inhoud en uitvoering van basisonderwijs b. kennis van en ervaring met voor basisonderwijs relevante wet- en regelgeving c. kennis van en ervaring met regelgeving en uitvoering op het gebied van financiering van basisonderwijs d. kennis van en ervaring met regelgeving op het gebied van onderwijshuisvesting en gemeentelijk onderwijshuisvestingsbeleid e. kennis van en ervaring met organisatieontwikkeling, veranderingsmanagement, organisatiecultuur f. kennis van en ervaring met integraal personeelsbeleid en de onderdelen daarvan g. een netwerk binnen regionale gemeentelijke politiek en bij het onderwijs betrokken maatschappelijke groeperingen

5 BIJLAGE B bij het Huishoudelijk reglement Raad van Toezicht Procedure voor het werven van leden Artikel 1: vacature stelling 1. De raad van toezicht stelt vast dat er een vacature is. 2. De raad van toezicht stelt vast van welke geleding de vacante plaats in de raad is ontstaan. 3. De raad van toezicht stelt vast op welke onderdelen van het teamprofiel er in de vacature moet worden voorzien; op basis hiervan wordt een profiel van het nieuw te benoemen lid opgesteld. 4. De raad van toezicht informeert de betreffende geleding omtrent de vacature en verzoekt de geleding een voordracht te doen op basis van het profiel. 5. De raad van toezicht kan de betreffende geleding een voorstel doen voor een kandidaat. Artikel 2: kandidaatstelling 1. Vacatures worden openbaar gepubliceerd. 2. Selectie van nieuwe leden van de raad van toezicht gebeurt in een sollicitatiecommissie. 3. De raad van toezicht streeft naar samenstelling van de sollicitatiecommissie waarin de betreffende geleding en de raad van toezicht beide zijn vertegenwoordigt en die komt tot een op consensus gebaseerde voordracht aan de raad van toezicht. Indien een gezamenlijke sollicitatiecommissie niet tot stand komt, verzorgt de betreffende geleding de bemensing van de sollicitatiecommissie. 4. De betreffende geleding cq de sollicitatiecommissie doet binnen drie maanden na het verzoek aan de raad van toezicht een voordracht van een kandidaat. 5. Ten behoeve van de benoeming voorziet het kandidaat-lid de raad van toezicht van een curriculum citae, een ondertekende verklaring van de kandidaat dat hij kennis heeft genomen van de statuten, het huishoudelijk reglement en de voor de branche geldende governancecode en die onderschrijft, en een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG). Artikel 3: benoeming

6 1. De raad van toezicht kan de voorgedragen kandidaat uitnodigen voor een gesprek. 2. De raad van toezicht neemt binnen twee maanden na de voordracht van het kandidaatsbestuurslid door de geleding een besluit over voordracht aan de/een gemeenteraad. 3. Indien de raad van toezicht niet overgaat tot voordracht, wordt de betreffende geleding schriftelijk en gemotiveerd hieromtrent ingelicht, waarna de geleding in de gelegenheid wordt gesteld een nieuwe kandidaat voor te dragen conform artikel 2.

7 BIJLAGE C bij het Huishoudelijk reglement Raad van Toezicht Rooster van aftreden De Raad van Toezicht stelt separaat een rooster van aftreden vast.

8 BIJLAGE D bij het Huishoudelijk reglement Raad van Toezicht Reglement remuneratiecommissie Artikel 1 Vaststelling en reikwijdte reglement 1. Dit reglement is vastgesteld op grond van de bevoegdheid omschreven in artikel 3 van het huishoudelijk reglement. Dit reglement kan door de raad van toezicht worden gewijzigd. 2. De remuneratiecommissie is een vaste commissie van de raad van toezicht. Artikel 2 Samenstelling remuneratiecommissie 1. De remuneratiecommissie bestaat uit ten minste twee leden van de raad van toezicht. 2. De leden worden benoemd en kunnen te allen tijde worden ontslagen door de raad van toezicht. 3. De raad van toezicht wijst één van de leden van de remuneratiecommissie als voorzitter aan. Artikel 3 Taken en bevoegdheden 1. De algemene taak van de remuneratiecommissie is het voorbereiden van de besluitvorming van de raad van toezicht op het specifieke werkterrein van de remuneratiecommissie. 2. De remuneratiecommissie heeft in ieder geval de volgende taken: a. het doen van een voorstel voor selectiecriteria en een benoemingsprocedure inzake de bestuurder(s); b. het doen van een voorstel voor een profielschets van de bestuurder(s) conform artikel van de statuten; c. het doen van een voorstel inzake de bezoldiging van de bestuurder(s) ter vaststelling door de raad van toezicht e.e.a. met inachtneming van de wettelijke kaders die hiervoor gelden; d. het voeren van het jaargesprek met het oog op het vaststellen van de door de bestuurder(s) te behalen doelstellingen. e. het voeren van het jaarlijkse beoordelingsgesprek met de bestuurder(s); Artikel 4 Vergaderingen en verslaglegging

9 1. De remuneratiecommissie vergadert zo vaak als nodig is voor een goed functioneren van de remuneratiecommissie doch ten minste éénmaal per jaar. 2. De remuneratiecommissie bepaalt of en wanneer de bestuurder(s) en/of andere personen bij een vergadering van de remuneratiecommissie aanwezig zijn. 3. Van elke vergadering wordt een verslag of aantekening gemaakt voor het dossier. De inhoud wordt tijdig mondeling of schriftelijk ter kennis gebracht van de raad van toezicht. 4. Indien daartoe verzocht, verstrekt de voorzitter van de remuneratiecommissie nadere informatie aan de raad van toezicht tijdens zijn vergadering. 5. Ieder lid van de raad van toezicht heeft onbeperkt toegang tot alle gegevens van de remuneratiecommissie. Artikel 5 Procedure 1. Voorafgaand of na de laatste vergadering aan het einde van het kalenderjaar bespreekt de raad van toezicht het functioneren en de bezoldiging van de bestuurder(s). De raad van toezicht kan de remuneratiecommissie mandateren om bepaalde toezeggingen aan de bestuurder(s) te doen. 2. De remuneratiecommissie bespreekt onderling het functioneren en de bezoldiging van de bestuurder(s). De Handleiding beoordeling bestuurder die als bijlage 1 aan dit reglement is gehecht, geldt als leidraad voor dit gesprek. 3. De remuneratiecommissie heeft in de maand januari daarna een functionerings- en jaargesprek met de bestuurder(s). Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt voor het dossier. 4. In de eerste vergadering van het nieuwe jaar brengt de remuneratiecommissie mondeling of schriftelijk verslag uit van het functioneringsgesprek. Voor zover de remuneratiecommissie niet gemandateerd was de bezoldiging van de bestuurder(s) vast te stellen, doet de raad van toezicht een voorstel. De raad van toezicht beslist en is te allen tijde als college gezamenlijk verantwoordelijk voor het bezoldingsbeleid van de bestuurder. De bestuurder(s) wordt / worden zo spoedig mogelijk van de beslissing van de Raad van Toezicht in kennis gesteld.

10 Handleiding Beoordeling Bestuurder Algemene aandachtspunten 1 Functioneren van de stichting en de scholen 2 Competenties van de bestuurder(s) 3 Omgang bestuurder(s) met de raad van toezicht 4 Afspraken over salaris en targets voor het volgende jaar Ad 1 Functioneren van de stichting en de scholen Onderwijs, leerlingen en ouders, resultaten Financiën: exploitatie, risico s, meerjarenvooruitzichten Personeel Organisatie (structuur, systemen, cultuur, verandervermogen) Vastgoed, beheer van gebouwen Externe relaties, imago, netwerken, PR Compliant aan wet- en regelgeving Ad 2 Competenties van de bestuurder Algemene competenties voor de bestuurder worden besproken aan de hand van de competenties op de onderstaande aspecten: Strategisch denken en handelen Toekomstgericht en realistisch Oog voor maatschappelijke functies en continuïteit, gevoel voor de maatschappelijke omgeving, beheer van externe relaties Prioriteren, besluitvaardigheid, keuzes maken Besturen van grote, complexe onderneming Delegeren: heldere kaders en afspraken, monitoren en inzicht, zo nodig interveniëren Stimuleren en faciliteren Organisatie Binden van medewerkers aan doelen en cultuur, teamvorming Binden van stakeholders aan de school, ontwikkelen en onderhouden van constructieve relaties Kennis en gezag op het gebied van onderwijs Persoonlijke kenmerken Besluitvaardig en doorpakken Hoog energieniveau en stressbestendig Vermogen tot zelfreflectie en zelfcorrectie Mogelijke signalen ter bespreking Heeft bestuurder de neiging de problemen te ontkennen? Duiken er steeds onverwachte tegenvallers op? Worden prognoses in positieve zin bijgesteld zonder plausibele verklaring? Zegt de bestuurder steeds dat het in voorbereiding is of onder controle? Ligt het steeds aan de ander?

11 Vertoont de bestuurder vluchtgedrag? Verzamelt de bestuurder steeds meer ondersteuners om zich heen? Ad 3 Omgang bestuurder met de raad van toezicht Cultuur Er is duidelijkheid en gemeenschappelijkheid over de rol van bestuur en RvT De houding t.o.v. elkaar (openheid, respect) maakt een goed samenspel mogelijk Informatievoorziening De RvT maakt tijdig duidelijk welke informatie hij nodig heeft met oog voor haalbaarheid Bestuurder heeft oog voor benodigde informatie en beantwoord vragen tijdig en adequaat en stelt zich in het algemeen open op. Samenwerking Bestuur gebruikt RvT en zijn leden als klankbord, de leden weten deze klankbordfunctie adequaat in te vullen Bestuurder betrekt RvT tijdig bij belangrijke beslissingen Ad 4 Afspraken salaris en de targets voor het volgende jaar De bestuurder wordt beloond conform de daarvoor geldende wettelijk regelingen. Jaarlijks worden in het kader van het functioneringsgesprek doelstellingen vastgesteld voor het functioneren van de bestuurder. In het volgende functioneringsgesprek worden de doelstellingen van de vorige sessie geëvalueerd. Binnen de bestaande wettelijke regelingen kan de Raad van Toezicht gebruik maken van instrumenten voor beloning.