Nota van Inlichtingen 3

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen 3 Plaats : Emmen Datum : 2 april 2015 Aanbestedingsprocedure : Europees openbaar Betreft aanbesteding : MSP Inhuur derden Betreft : Nota van Inlichtingen op het aanbestedingsdocument MSP Inhuur derden d.d Bijlagen : Invulformulieren MS.Word bij NvI 3.doc : Overzicht functies en werkzame te migreren flexkrachten.xlsx : Bijlage A Checklist Nr. Naam document of bijlage 1. Nota van Inlichtingen 2 Pag Paragraaf/ omschrijving 1 III.3.1. a REFEREN TIES Vraag Wij vragen opdrachtgever om op basis van de aangepaste referentie eisen het referentieformulier te voorzien van de nieuwe gestelde kerncompetentie eisen en/of andere eisen. Het aangepaste invulformulier treft u als Word-bijlage aan bij deze Nota van Inlichtingen. Hiermee komt de voorgaande versie te vervallen. 2. NvI Vraag 1 1. Mag inschrijver er vanuit gaan dat de oorspronkelijke tekst volledig vervangen wordt door de tekst onder nieuw (en niet aanvullend op elkaar is)? Dat is juist. In dit kader verwijzen wij naar antwoord op vraag 1 van deze Nota van Inlichtingen. 2. Begrijpt inschrijver uw vraagt goed als zij deze als volgt aanlevert: 1 referentie voor competentie a 1 referentie voor competentie b 1 referentie voor competentie c Van deze referenties moet minimaal 1 referentie weer voldoen aan hetgeen benoemd onder bullet 2, 3 en 4. Daarnaast moeten alle referenties voldoen aan hetgeen vermeld onder bullet 5. In dit kader verwijzen wij naar antwoord op vraag 1 van deze Nota van Inlichtingen. 3. Zo ja, bij bullet 1 vraagt u één referentie per competentie. Indien één referentie alles omvat als hierboven omschreven, kan inschrijver dan volstaan met het indienen van één referentie? In dit kader verwijzen wij naar antwoord op vraag 1 van deze Nota van Inlichtingen. 3. Nota van 3 Vraag 1 1. Opdrachtnemer heeft bovengenoemde competenties MSP Inhuur derden

2 inlichtingen 2 eerder en succesvol ingezet bij het uitvoeren van soortgelijke opdrachten bij grote (semi-) overheidsinstellingen Wat bedoelt u met "bovengenoemde competenties"? 2. "De op te geven referenties dienen aanbestedingsplichtig te zijn." Kunt u dit nader toelichten? 3. Wanneer inschrijver ervaring heeft met het beschikbaar stellen en/of doorlenen van tijdelijk personeel van soortgelijke/eensoortige functies bij de referent, is de referentie naar het oordeel van Gemeente Emmen niet passend. Wat bedoelt u hiermee? Zoals beschreven heeft Gemeente Emmen behoefte aan uiteenlopende soortige functies. Het leveren van eensoortige functies aan een klant (bijvoorbeeld alleen uitvoerend productiepersoneel) is niet conform de behoefte/situatie van/bij Gemeente Emmen. Gemeente Emmen heeft behoefte aan badmeesters, senior adviseurs, administratief personeel, ICT, et cetera. Het is belangrijk dat inschrijver ervaring heeft bij een klant, die ook behoefte heeft aan uiteenlopende functies. De dynamiek en uitvoering van o.a. de werving, tarieven, wijze van communicatie/ cultuur bij met betrokkenen (manager, tijdelijke medewerker, werkgevers/bureaus) is anders dan wanneer inschrijver bij een referent/klant met 1 type (soortgelijke) functies te maken heeft. 4. Vraag 7 Kan gemeente Emmen een maximum percentage aangeven waarbij niet via de MSP wordt ingehuurd? Bijvoorbeeld 5% van de totale populatie? Gemeente Emmen zal zich inspannen zoveel als mogelijk via de MSP in te huren. Er kan geen maximumpercentage worden aangegeven waarbij niet via een MSP wordt ingehuurd. 5. Vraag 9 Hoe kijkt u in dit kader aan tegen eis U3, waarbij u stelt dat inschrijver als uitzendorganisatie ingeschreven dient te staan bij de KvK, terwijl een MSP juist geen uitzendbureau mag zijn? De entiteit die de uitzendkrachten verloont/levert, moet zijn inschreven als uitzendbureau bij de KVK. De MSP mag wel als uitzendbureau geregistreerd staan, maar dat is geen eis. 6. Nota van inlichtingen 2 9 Vraag 31 Doelt u bij contractbeheer op de inzet van uitzendkrachten van inschrijver zelf of van onderaannemers?

3 De vraag is gesteld vanuit het perspectief van de MSP dienstverlening. Het gaat om het contractbeheer van alle tijdelijke medewerkers inclusief payrolkrachten, uitzendkrachten, detacheringskrachten en toeleveranciers van tijdelijke medewerkers. 7. Nota van inlichtingen 2 9 Vraag 32 Geldt voor deze vraag ook het maximum van 2A4? Er is geen maximum genoemd. Voor deze vraag (g2.3) geldt het maximum van 2A4. 8. Offerteaanvraag 20 II.3.2. / Certificaat SNA U geeft aan dat inschrijvers dienen te beschikken over een geldig certificaat van inschrijving van de SNA. Detacheringsorganisaties die bestaan ontlenen aan het doorlenen van tijdelijke inhuurkrachten kunnen een dergelijk certificaat niet aanvragen omdat de eisen hiervoor in beginsel niet aansluiten bij de kern van hun bedrijfsactiviteiten. Door deze eis zal een aantal partijen niet kunnen inschrijven hetgeen de uiteindelijke keuze voor de aanbestedende dienst beperkt. Gaat u akkoord met alternatieven voor de SNAcertificering die dezelfde aantoonbare garanties geven als de SNA-certificering? U bedoelt III.3.2? De SNA-certificering is gevraagd voor de entiteiten welke detacheringskrachten, payrollkrachten en/of uitzendkrachten verlonen. In het kader van o.a. vrijwaring en de controles die plaatsvinden om voor certificering in aanmerking te komen, blijft deze eis van toepassing. De entiteit die de MSP dienstverlening levert, hoeft niet SNAgecertificeerd te zijn. 9. Offerteaanvraag 20 II.3.2. / NBBU/ABU Detacheringsorganisaties zijn niet per definitie aangesloten bij een van beide brancheverenigingen. Deze brancheverenigingen zijn met name gericht op de uitzendmethodiek terwijl deze aanbesteding een breder perspectief heeft. Door deze eis zal een aantal partijen niet kunnen inschrijven hetgeen de uiteindelijke keuze voor de aanbestedende dienst beperkt. De recent opgerichte branchevereniging BOVIB vertegenwoordigt het grootste deel van de organisaties die actief zijn binnen de detacheringsmarkt. Kunt u de BOVIB naast NBBU en ABU aan de lijst toevoegen dan wel de eis als geheel laten vervallen? U bedoelt III.3.2? Het ABU of NBBU lidmaatschap is gevraagd voor de entiteiten welke payrollkrachten en/of uitzendkrachten verlonen. Hier is detachering en de MSP dienstverlening bewust niet genoemd.

4 10. Aanbestedingsdocu ment 44 G 2.6 Kunt u uw definitie geven van "werkgever tijdelijke medewerker" en "bureau"? Werkgever tijdelijke medewerker is de entiteit die de tijdelijke medewerker op basis van een vast (of tijdelijk) arbeidscontract verloont. Bureau is in deze casus een bemiddelaar van personeel, niet zijnde de Opdrachtnemer/inschrijver en werkgever van de tijdelijke medewerker. Dit kan in de praktijk een uitzendbureau, adviesbureau, broker, detacheringsbedrijf, et cetera zijn. U dient rechtstreeks zaken te doen met de zzp er of de Werkgever van tijdelijke medewerkers. 11. Aanbestedingsdocu ment 45 G 2.7 Geldt voor deze vraag ook het maximum van 2A4? Er is geen maximum genoemd. Voor deze vraag (G2.7) geldt het maximum van 2A Vraag 47 Wat bedoelt u met bewaking en monitoring door de MSP-er? De payrollmedewerker is toch in dienst van de payrollorganisatie en wordt door hen gemonitord? Of doelt u hierbij op vaste medewerkers van OBO? We bedoelen een medewerker van de payrollorganisatie die voor ons het proces dat bij eigen risicodragerschap hoort, monitort, uitvoert en bewaakt. 13. Vraag 73 Uit u definitie zou blijken dat fase B/C ook detacheringen betreft. Dit sluit u echter uit. Daarom graag uw toelichting. Fase B/C (en ook fase 3 & 4) detachering geldt voor Uitzendkrachten en Payrollkrachten vallend onder de CAO voor Uitzendkrachten (ABU of NBBU). Voor deze categorie geldt het Programma van Eisen Uitzenddienstverlening of Payrolldienstverlening. Dit wordt niet uitgesloten. 14. NvI Vraag 80 Aangezien wij het huidige flexbestand overgaat op de payrolling, nemen wij het werkverleden ook mee. Dit betekend dat wij rekening moeten houden met extra kosten voor tijdelijke medewerkers die langer dan 2 jaar in dienst zijn voor de transitie vergoeding. Is de opdrachtgever bereid deze transitievergoeding vanaf het begin van het dienstverband tot het moment van overname door inschrijver af te kopen? Indien een medewerker een transitievergoeding krijgt, zal

5 Gemeente Emmen dit, na schriftelijk akkoord, vergoeden voorzover het gaat om de periode dat de medewerker ingezet is geweest bij Gemeente Emmen. Opdrachtnemer doet hiertoe een voorstel, welke wordt beoordeeld door Gemeente Emmen. Vanaf het moment van overname (ingangsdatum Raamcontract) dient u rekening te houden met de opbouw van dergelijke rechten door tijdelijke medewerkers. Vanaf het moment van overname (vanaf/over de periode vanaf ingangsdatum van het raamcontract) zal Gemeente Emmen de transitievergoeding niet separaat vergoeden. 15. NvI Vraag 81 U geeft in uw antwoord aan dat de payroll partij te allen tijde juridisch werkgever dient te zijn. Dit onderkent inschrijver. Echter dient inschrijver ook de nieuwe wetgeving inzake payroll ontslagbesluit te respecteren. Dit speelt met name een rol bij vaste dienstverbanden en houdt onder meer in dat indien u de overeenkomst wenst te beëindigen wegens disfunctioneren hiervoor een dossier moet zijn opgebouwd en in geval van bijv. verval van functie de bedrijfseconomische omstandigheden door u moeten worden aangetoond en u het afspiegelingsbeginsel in acht dient te nemen. Voorwaarde van inschrijver is indien Inschrijver na opzegging c.q. beëindiging van de overeenkomst de arbeidsovereenkomst met de payrollmedewerker niet kan beëindigen de hiermee gepaard gaande kosten voor uw rekening komen. Gaat aanbestedende dienst hiermee akkoord? Vanzelfsprekend moet het ontslagbesluit gevolgd worden. Dit speelt echter in de praktijk pas vanaf Fase C. En dat is straks na maximaal 5,5 jaar of 6 contracten. Voor die tijd zegt Gemeente Emmen toe om er naar te streven om de tijdelijke medewerker in te blijven zetten totdat het tijdelijk contract is uitgediend. 16. NvI Vraag 97 Inschrijver gaat akkoord met geheimhouding van haar vaste personeel. T.a.v. de tijdelijke medewerkers stelt Inschrijver voor deze een geheimhoudingsverklaring te laten tekenen. Op het naleven hiervan heeft inschrijver geen invloed want zij heeft geen leiding en toezicht over de ingezette kandidaten. In vraag 37 geeft u t.a.v. de integriteitsverklaring aan het eens te zijn dat inschrijver hier geen invloed op heeft. Mogen wij aannemen dat dit ook geldt t.a.v. geheimhouding? Zo nee, graag uw reactie. Gemeente is akkoord met het laten ondertekenen door de tijdelijk medewerker van een geheimhoudingsverklaring. 17. NvI Vraag 98 Inschrijver acht het onwenselijk om bij overeenkomst af te wijken van hetgeen is vermeld in artikel 6:92 lid 2 BW, waarbij dat hetgeen ingevolge van een boetebeding verschuldigd is in plaats van schadevergoeding treedt. Wij vragen u daarom een keuze te maken tussen de schadevergoeding of de boete (niet alleen op dit punt in de overeenkomst, maar op alle punten waar u dit combineert).

6 Het boetebeding ziet op bepaalde prestaties in de overeenkomst zodat dit een stimulans is voor de inschrijver om deze bepalingen in de overeenkomst goed uit te voeren. De schadevergoeding ziet op prestaties die in schrijver zou moeten nakomen op grond van de gehele overeenkomst. De schade die hier uit voort vloeit is voor gemeente nu niet te overzien. 18. NvI Vraag 99 Inschrijver verzoekt u ten aanzien van de aansprakelijkheid artikel 7 bewerkersovereenkomst aansluiting te zoeken bij artikel van de raamovereenkomst. Daarnaast ziet inschrijver het boetebedrag graag alvast vastgesteld. Kunt u aan beide verzoeken voldoen? Gemeente gaat er van uit dat artikel 8 van de bewerkersovereenkomst wordt bedoeld. In lid 3 van artikel 8 staat een boete benoemd. Deze bedraagt 500. per dag. 19. NvI Vraag 102 Het laten vervallen van de beperkingen als benoemd in raamovereenkomst leidt tot onbeperkte aansprakelijkheid waaronder ten aanzien van indirecte schade. Dit brengt voor inschrijver een onverzekerbaar en daarmee niet te overzien risico met zich mee. Inschrijver zou daardoor niet aan artikel kunnen voldoen. Daar komt bij dat indien e.e.a. veroorzaakt wordt door de tijdelijke medewerker inschrijver geen leiding en toezicht had, maar wel aansprakelijk wordt gehouden. Inschrijver acht het laten vervallen van de beperkingen vanuit deze twee gezichtspunten onwenselijk en stelt voor artikel raamovereenkomst te laten vervallen. Bent u hiermee akkoord? Zo nee, graag uw motivatie. Nee, in geval de beperkingen zich voordoen dan zal de inschrijver aansprakelijk worden gehouden voor de gedragingen van de ingezette kracht. Deze wordt immers bij gemeente aangeboden. Indien de kracht met opzet een fout maakt etc. zal iemand aansprakelijk gehouden dienen te worden. Dit zal uiteraard de kracht zelf zijn maar daarnaast wil gemeente zich het recht voorbehouden een ander aansprakelijk te stellen welke de aansprakelijkheidsstelling door kan leggen naar de ingezette kracht. 20. NvI Vraag 104 Bedoelt u met werknemers-aanspraken in artikel 8.2 AIV op de ketenaansprakelijkheid ten aanzien van de tijdelijke medewerkers? Zo nee, graag uw uitleg. Artikel 8.2 van de AIV komt hierbij te vervallen.

7 21. NvI Vraag 105 Mag inschrijver aannemen dat ten aanzien van artikel 12.3 AIV daar waar het tijdelijke medewerkers betreft, aansluiting wordt gezocht bij het antwoord op vraag 37. (Inschrijver draagt zorg voor doorgeven van bedrijfsvoorschriften en reglementen, maar heeft geen leiding en toezicht op de naleving hiervan.) Zo nee, graag uw toelichting. Ja, de inschrijver draagt alleen zorg voor het doorgeven van de reglementen. 22. NvI Vraag 106 Artikel 15.2 AIV, m.n. de tweede zin, ziet meer op de aanneming van werk en heeft niks te maken met uitzenden. Om deze reden kunnen wij een dergelijke garantie niet geven. Kunt u dit deel laten vervallen of tenminste een inspanningsverplichting van maken? Graag uw reactie. In artikel 15 lid 2 staan geen garanties benoemd wel in artikel 15 lid 3. Gemeente gaat er van uit dat Inschrijver lid 3 van artikel 15 bedoelt. Het is correct dat lid 3 meer ziet op de aanneming van werk. Gemeente stelt voor om artikel 15 lid 3 te laten vervallen. 23. Nota van Inlichtingen NvI 2 74 en prijsopgaafformulier 130 Tabblad soort Wij hebben van opdrachtgever Overzicht functies en werkzame te migreren flexkrachten.pdf ontvangen. Kunt u dit overzicht nogmaals in Excel sturen? Deze treft u als bijlage aan bij deze Nota van Inlichtingen U geeft aan dat doorgaans de duur van de nadere overeenkomst gerespecteerd zullen worden. In de kostprijsopbouw in het prijsopgaafformulier geeft u een verplichte leegloop reservering van 3,5 dag aan. Mogen wij er derhalve van uitgaan dat deze reservering voldoende zal zijn om onze leegloopkosten te dekken? Indien onze leegloopkosten meer bedragen dan de reservering voor leegloop, mogen wij de meerdere kosten dan bij opdrachtgever in rekening brengen? Nee, de verplichte leegloop van 3,5 dagen geldt voor alle Arbeidskrachten waarbij het niet aannemelijk is dat dit voor alle Arbeidskrachten gebruikt zal worden. In het uitzonderlijke geval dat een Nadere overeenkomst voortijdig wordt beëindigd zal Inschrijver deze totale reservering kunnen aanspreken. Indien Opdrachtgever structureel (aantoonbaar door Inschrijver) voortijdig de opdrachten beëindigd, kan het aantal dagen worden aangepast. 25. NvI 2 81 en 125 Uiteraard zal opdrachtnemer bestaande wetgeving respecteren. Het effect van het nieuwe ontslagbesluit is echter dat bijv. bij een beëindiging om bedrijfseconomische redenen van een payrollmedewerker er ook bij de opdrachtgever waar

8 de payrollmedewerker daadwerkelijk de werkzaamheden verricht zal moeten worden afgespiegeld zowel ten aanzien van flexkrachten als de vaste medewerkers van opdrachtgever. Zie het antwoord op vraag 15 van deze Nota van Inlichtingen. 26. NvI2, 5 Door uw antwoord op deze vraag is het voor ons niet helder hoe wij het prijzenblad dienen in te vullen. Met medewerkers in Fase B en C van de ABU cao moet een detacheringsovereenkomst worden gesloten. Hierdoor wijkt onze kostprijs voor deze fases af van die in Fase A. Mogen wij aannemen dat detacheringen in Fase B en C onder detachering vallen? Nee, in het prijzenblad voor Uitzenden is reeds rekening gehouden met een mix tussen fase A en fase B&C (resp. Fase 1, 2, 3 & 4). 27. Aanbestedingsdocu ment Wat voor gegevens wilt u terug zien achter Tab 8a Beschrijving locatie opslag gegevens? Hierbij wordt in Bijlage A Checklist verwezen naar het gevraagde in het programma van eisen onder S29. In S29 geeft u echter al aan dat de gegevens in het systeem beschikbaar moeten zijn en dat u inlogcodes wilt ontvangen om de gegevens zelf op te vragen. Wij ontvangen daarom graag extra uitleg wat u bedoelt met Beschrijving locatie opslag gegevens. Dit onderdeel van de checklist komt te vervallen. Een aangepaste versie treft u als bijlage aan bij deze Nota van Inlichtingen. Hiermee komt de voorgaande checklist te vervallen.