1. Overzicht planning Werkwijze planning Categorieën en leden...3

Transcriptie

1 Inhoudsopgave 1. Overzicht planning Werkwijze planning Categorieën en leden Categorieën Voertuigtype Personeel Andere Parameters Volgorde categorieën Grid Afspraken Afspraken wissen Werkorders Reeks Planning grid Werken met de grid De kalender Maken of wijzigen van een afspraak Nieuwe afspraak maken Een bestaande afspraak wijzigen Afspraak over meerdere dagen Uitleg werkwijze Startuur en einduur voor meerdere dagen Werken met afspraken in de grid Maken van werkorders Manueel per afspraak Reeks werkorders maken voor een datum Lijsten Teksten borderel vervangwagens Werken met de velden Afdruk van borderel...40 Dynamic Software N.V. 1/40 13/08/07

2 1. Overzicht planning Een planningsmodule is geïntegreerd in Flexigar2000. Het geeft de mogelijkheid om afspraken met uw klanten bij te houden op niveau van personeel, vervangwagens en andere (spuitcabine, takelwagen, speciaal materiaal,...). Overzicht van de mogelijkheden : Afspraken bijhouden voor personeel, wagens en een zelf te definiëren soort. Afspraken kunnen uit 7 verschillende types bestaan die door de gebruiker zelf in te stellen zijn. Deze zijn zichtbaar door kleurcodes. Een afspraak kan over meerdere dagen lopen. Relaties uit Flexigar2000 en hun voertuig kunnen aan afspraken gekoppeld worden. Er is een visueel overzicht van de werkuren voor personeel en openingsuren van de zaak. Overzicht op het scherm is volledig instelbaar. Overzicht per lid (voor 1 dag) of voor 1 lid over een tijdsspanne. Afspraken zijn volledig bewerkbaar op het overzichtscherm : verplaatsen (drag & drop) of de lengte (tijdsduur) kan met een simpele muisbeweging gedaan worden. Afdrukken van de afsprakentabel zoals die op scherm staat of van lijsten van afspraken (of van de klanten waarmee een afspraak gemaakt werd). Aanmaken van werkorders vanuit de afspraken kan per afspraak of in bulk (alle afspraken van een bepaalde dag). Afdrukken van een borderel (met een zelf te definiëren tekst en inhoud) kan wanneer de soort van afspraak een voertuig is (vervangwagens). Dynamic Software N.V. 2/40 13/08/07

3 2. Werkwijze planning Wat is de basis van de planning? Hoe werkt het en welke filosofie hangt achter het planningbeheer? 2.1. Categorieën en leden In de planning is het de bedoeling om uw personeel, uw vervangwagens en eventuele andere zaken (takelwagen, speciaal materiaal, spuitcabine, enz...) te kunnen beheren. Om de zaken overzichtelijk te houden, werd er gekozen om een verdeling mogelijk te maken. Deze verdeling noemen we 'de categorieën'. Een categorie is een verzameling van eenheden, leden genaamd. Er bestaan drie types van categorieën: personeel, voertuigen en andere. Een categorie van het type 'personeel' kan enkel leden bevatten die ingebracht zijn in het beheer personeelsvenster. Een categorie van het type 'voertuigen' kan enkel leden bevatten die als voertuigen zijn ingebracht in het wagenscherm van Flexigar2000. Het type 'andere' is een vrij in te vullen tekstveld en kan dus zijn wat u maar wil. U mag zoveel categorieën aanmaken als u wenst. U kan uiteraard meerdere categorieën van hetzelfde type hebben. Op het planningscherm zullen de categorieën bovenaan het scherm in tabbladen verschijnen. Indien er meer categorieën zijn dan er tabbladen getoond kunnen worden, zullen er rechts van het tabblad twee scrollknoppen verschijnen (2 knoppen met een pijl links en eentje naar rechts) waarmee u door de tabbladen kan 'scrollen'. De mogelijkheid bestaat ook om de volgorde waarin de categorieën in de tabbladen komen, aan te passen : het is dus niet noodzakelijk om de categorieën aan te maken in de volgorde zoals u ze wenst te zien. Dynamic Software N.V. 3/40 13/08/07

4 In bovenstaand voorbeeld bestaan er vier categorieën : 'Personeel atelier', 'vervangwagens', 'Personeel admin' en 'materieel'. Een lid is een element uit een categorie. Zoals hierboven beschreven is een lid echter wel afhankelijk van het type van de categorie. Leden worden aangemaakt bij het beheer categorieën. Leden zullen op het planningscherm verschijnen onder hun respectievelijke categorie-tab (ook kunnen de leden te zien zijn in de listbox aan de linkerkant van het scherm, want het is mogelijk om per lid een tijdsoverzicht te verkrijgen). In het voorbeeld hierboven heeft de categorie 'Personeel atelier' 6 leden ; Urbaan, Cristophe, Barend, Pascal, Eddy en Pierre. In de grid (die ingesteld is om 4 leden te tonen, maar dat is wijzigbaar) zijn de vier eerste leden zichtbaar. De mogelijkheid bestaat om de volgorde van de te tonen leden ook te wijzigen. U hoeft leden dus niet aan te maken in de gewenste volgorde, dat kan u daarna naar believen wijzigen. Dynamic Software N.V. 4/40 13/08/07

5 3. Categorieën Onder Planning/Instellingen planning/beheer categorieën kan u categorieën aanmaken en leden eraan toevoegen of wijzigen Voertuigtype Maak een nieuwe categorie door op 'nieuw' te klikken. Geef een omschrijving in en duid het type 'Voertuigen' aan. Klik dan op bevestigen. De categorie is nu aangemaakt met aan de rechterkant het voertuigenzoekscherm. Door op de verrekijker te klikken, komt u in het vertrouwde zoekscherm waar u het gewenste voertuig kan aangeven. Het voertuig (doorgaans een vervangwagen) MOET dus wel bestaan in uw voertuigentabel van Flexigar2000. Klik op de pijl naar links om de aangegeven wagen toe te voegen aan de ledenlijst (aan de linkerkant). Een geselecteerd lid kan men verwijderen uit de ledenlijst door op de pijl naar rechts te klikken. De kleine pijltjes (op en neer) links van de ledenlijst kan men gebruiken om de volgorde van de leden in te stellen. De leden zullen in de planninggrid in deze volgorde verschijnen. Klik op een lid en klik dan op pijltje omhoog of omlaag om het geselecteerd lid respectievelijk omhoog of omlaag te brengen. Klik op 'valideren' om uw wijzigingen te bewaren! Dynamic Software N.V. 5/40 13/08/07

6 3.2. Personeel Als u een categorie van het type 'personeel' maakt, verschijnt het volgende scherm : Selecteer het gewenste personeelslid uit de rechterkolom en voeg het toe aan de personeelslijst door op de pijl naar links te klikken. Uw personeelsleden moeten wel aangemaakt zijn onder Planning/Instellingen planning/beheer personeel. Een geselecteerd lid kan u verwijderen uit de ledenlijst door op de pijl naar rechts te klikken. De kleine pijltjes (op en neer) links van de ledenlijst kan men gebruiken om de volgorde van de leden in te stellen. De leden zullen in de planninggrid in deze volgorde verschijnen. Klik op een lid en klik dan op pijltje omhoog of omlaag om het geselecteerde lid respectievelijk omhoog of omlaag te brengen. Klik op 'valideren' om uw wijzigingen te bewaren! Dynamic Software N.V. 6/40 13/08/07

7 3.3. Andere Het type 'andere' is een vrij in te geven tekstveld, niet gekoppeld aan andere data in Flexigar2000. Geef de vrije omschrijving in en klik op de pijl naar links om deze toe te voegen aan de ledenlijst. Een geselecteerd lid kan u verwijderen uit de ledenlijst door op de pijl naar rechts te klikken. De kleine pijltjes (op en neer) links van de ledenlijst kan u gebruiken om de volgorde van de leden in te stellen. De leden zullen in de planninggrid in deze volgorde verschijnen. Klik op een lid en klik dan op het pijltje omhoog of omlaag om het geselecteerde lid respectievelijk omhoog of omlaag te brengen. Klik op 'valideren' om uw wijzigingen te bewaren! Eenmaal een categorie aangemaakt, is het niet meer mogelijk om de omschrijving ervan te wijzigen! U zal dan de categorie moeten verwijderen en een nieuwe aanmaken. Het is niet mogelijk om leden of categorieën aan te passen of te verwijderen als er nog afspraken op bestaan. Verwijder eerst de afspraken om de categorie aan te passen of te wissen. Binnen eenzelfde categorie is het niet mogelijk om tweemaal hetzelfde lid te hebben. Het is echter wel mogelijk om een lid in verschillende categorieën te hebben. Dynamic Software N.V. 7/40 13/08/07

8 4. Parameters Onder Planning/Instellingen planning/parameters Volgorde categorieën Het eerste tabblad geeft de mogelijkheid om de volgorde van de categorieën in te stellen. Duid een categorie aan (linkse listbox) en gebruik de pijltjes boven en onder om de categorie te verplaatsen. De rechtse lijst geeft enkel een overzicht van de leden van die categorie. Dynamic Software N.V. 8/40 13/08/07

9 4.2. Grid Onder 'grid' kan u de visuele instellingen van de afsprakengrid instellen. Zichtbare kolommen voor leden Zichtbare kolommen voor tijdsindeling Tijdsindeling in minuten Hoeveel kolommen zijn er maximaal zichtbaar. Dit is het aantal kolommen dat zichtbaar is in ledenzicht. Indien er meer leden bestaan dan aantal kolommen, zal er onderaan de grid een scrollbalk verschijnen. Het aantal kolommen zichtbaar in tijdsindelingzicht. Effectief : hoeveel dagen zijn er zichtbaar. Elk vak van de grid stelt zoveel minuten voor. Hiermee kan u bepalen hoe de tijdsnotatie (uren) weergegeven zal worden aan de Tijdsnotatie linkerkant van de grid. De openingsuren van uw firma s morgens en 's middags. Indien u niet sluit tijdens de Openingsuur firma middag, zorg dan dat de sluitingstijd 's morgens en openingstijd 's middags samen vallen (zoals in bovenstaand voorbeeld). Sluitingsuur firma Sluitingsuur 's middags en 's avonds. Dynamic Software N.V. 9/40 13/08/07

10 4.3. Afspraken Hier kan u omschrijvingen ingeven voor afspraaktypes. De enige invloed hiervan is de kleur van de taakbalk voor elke afspraak op de grid. De kleuren zelf kan u niet bepalen, maar u kan wel de omschrijvingen ervan wijzigen. U hoeft niet alle velden in te vullen. Ook hoeft u niet de velden van boven naar onder in te vullen; u mag gerust een omschrijving blanco laten. Let wel : een blanco omschrijving zal niet selecteerbaar zijn, u zal de kleur van een blanco omschrijving dus niet kunnen instellen. Voorbeeld : u kan een omschrijving inbrengen voor groen en rood, geel blanco laten en blauw wel een omschrijving geven. Dynamic Software N.V. 10/40 13/08/07

11 4.4. Afspraken wissen Hier kan u kiezen wanneer voorbije afspraken gewist worden. Door de checkbox aan te vinken zullen, telkens het afsprakenvenster getoond wordt, de oude afspraken gewist worden. U kan kiezen hoe lang voorbije afspraken bewaard worden. Door de checkbox niet aan te vinken zullen afspraken nooit gewist worden. Ze zullen dus altijd bijgehouden worden. U kan in dit scherm wel manueel afspraken wissen door op de knop 'Nu de afspraken wissen die ouder zijn dan het aangegeven aantal dagen' te klikken. Dynamic Software N.V. 11/40 13/08/07

12 4.5. Werkorders Deze twee checkboxen bepalen het gedrag van het systeem bij het aanmaken van checkboxen (zowel in bulk als manueel). De eerste checkbox geeft de mogelijkheid om werkorders aan te maken via afspraken waaraan enkel een relatie gekoppeld is (dus ZONDER WAGEN). Als deze checkbox aangevinkt is, dan moet er echter een wagen aanwezig zijn om een werkorder aan te maken. RENAULT : Omwille van het PGCS-systeem van werkorders en facturen is deze checkbox niet toegankelijk voor de Renault-gebruikers. Deze checkbox staat voor Renault altijd aan (dus : een wagen MOET AANWEZIG zijn indien u een werkorder wil maken)! Indien de tweede checkbox aangevinkt is, zullen bij het aangemaakte werkorder de ingebrachte omschrijvingen voor de afspraak (zowel korte omschrijving als meer gedetailleerde) aangemaakt worden als commentaarlijnen in de detail van het werkorder. RENAULT : Omwille van PGCS zal er geen detail worden aangemaakt. Wel zal er een interventie 'A' worden aangemaakt met de inhoud van 'korte omschrijving' als titel en de commentaar als uitgebreide tekst. Dynamic Software N.V. 12/40 13/08/07

13 4.6. Reeks Een reeks is een afspraak die over meerdere dagen kan lopen. Om echter de flexibiliteit te garanderen, wordt er een afspraakrecord aangemaakt voor elke dag van zo'n reeks. Indien de afspraak voor een personeelslid is en die gekoppeld is aan een werkrooster, dan zal een reeks daar rekening mee houden. Indien er een dag voorkomt dat het personeelslid volgens zijn werkrooster niet moet werken, dan kan u kiezen om daar geen afspraak voor aan te maken. Dit kiest u door de checkbox aan of af te vinken. Aanvinken : dagen dat er niet gewerkt wordt toch opnemen in de reeks en dus wel een afspraak voor aanmaken. Afvinken : geen afspraak maken voor zulke dagen. Let op : bij het aanmaken van een reeks zullen er nooit meer dagen genomen worden dan werd ingebracht in het afsprakenscherm. Dynamic Software N.V. 13/40 13/08/07

14 5. Planning grid Dit is het hoofdscherm van de planning, van waaruit alles wordt geregeld. Het scherm bestaat uit drie grote delen : Navigatieknoppen (linksboven) De knop 'vandaag' zet de datum van de grid terug op de systeemdatum. De knopjes links en rechts laten toe om een dag terug of verder te gaan. Tussen deze knoppen ziet u de dag en maand waar u momenteel op staat. De knop 'kalender' geeft toegang tot het kalenderscherm van waaruit gemakkelijker naar een bepaalde datum kan gesprongen worden. Dynamic Software N.V. 14/40 13/08/07

15 Tijdsoverzicht (linksmidden, samen met de ledenlijst) Deze checkbox kan de gridweergave omschakelen van ledenweergave (het standaardzicht, waar 1 dag voor alle leden van een categorie getoond wordt) naar tijdsoverzicht per lid (1 lid, meerdere dagen). De ledenlijst is toegankelijk in het tijdsoverzicht en daarmee kan u kiezen van welk lid u het overzicht wil. Werken in de grid (afspraken maken, wijzigen, verplaatsen) kan altijd, ongeacht in welk overzicht u staat. De categorie-tabbladen en de grid De grid toont de leden van de gekozen categorie of het tijdsverloop van een lid, afhankelijk van het overzicht waarop u zich bevindt. Onderaan links staat de exit knop (wit-rode kruis) en een printknop. De afdruk is de grid zoals die op dat moment zichtbaar is. De grid toont vakken in een blauwe tint afhankelijk van de werkuren voor het lid. Voor personeelsleden die aan een werkrooster gekoppeld zijn, zal het werkrooster gevolgd worden. Voor personeel of andere leden (andere soort, voertuigen) zal de tijd genomen worden zoals is gespecifieerd in de parameters. Lichtblauw staat voor een aanwezig uur. Het lid moet dan werken. Iets donkerderblauw staat voor een tijdsspanne van die dag dat er niet gewerkt moet worden (pauze, 's morgens of 's avonds). Donkerblauw staat voor een dag dat het betreffende lid niet aanwezig is (weekend of het lid moet die dag niet werken). Deze aanwijzing is enkel ter informatie, u mag afspraken maken voor ongeacht welk lid en ongeacht wanneer! Dynamic Software N.V. 15/40 13/08/07

16 5.1. Werken met de grid Dagoverzicht tijdsoverzicht De grid heeft twee manieren om de data te tonen : dagoverzicht of tijdoverzicht. Standaard opent de grid zich in dagoverzicht. Dagoverzicht : De grid toont alle leden van 1 categorie voor 1 dag Bovenaan de grid ziet u de datum waarvoor deze grid geldt. Elke kolom van de grid stelt een lid voor van de gekozen categorie. Dynamic Software N.V. 16/40 13/08/07

17 Tijdsoverzicht : Door de checkbox 'Tijdsoverzicht' aan te vinken, schakelt de grid over naar tijdsoverzicht. Ook wordt de ledenlistbox geactiveerd. Nu toont de grid gegevens voor slechts 1 lid en dit over een bepaalde tijdsperiode. Bovenaan de grid ziet u welk lid er nu getoond wordt, de kolommen van de grid tonen nu elk een dag. U kan de leden selecteren in de listbox links van de grid. U kan afspraken maken of wijzigen ongeacht het overzicht waarop u zich bevindt. Datumnavigatie in de grid Het navigatiepaneel bevindt zich links bovenaan het scherm In het midden (in dit voorbeeld '2/4') staat de datum in dag/maand-notatie waar de grid momenteel op staat. In dagoverzicht is dit de dag van de grid, in tijdsoverzicht is dit de eerste (meest linkse) kolom. Door op de pijltjes links of rechts te klikken kan men 1 dag terug of verder gaan. De knop 'vandaag' zet de grid dadelijk op de huidige systeemdatum. Met de knop kalender roept u het kalenderscherm op waar u gemakkelijker naar een bepaalde datum kan springen. Dynamic Software N.V. 17/40 13/08/07

18 6. De kalender De kalender wordt opgeroepen vanuit het grid-overzicht (knop 'kalender'). Het biedt niet alleen een snelle manier om naar een bepaalde datum te springen, het geeft ook een overzicht van welke dagen reeds afspraken bevatten. Dit overzicht kan ook nog eens gefilterd worden tot op lidniveau. De kalender toont altijd drie maanden. Bij openen van de kalender staat de huidige maand volledig links, zodat u ook twee toekomstige maanden kan zien. De pijlen links en rechts van de maanden laten toe om door de maanden te scrollen (om maanden terug te gaan of verder te gaan). De knop 'ga naar vandaag' zet de kalender terug op de systeemdatum. De systeemdatum (huidige datum) wordt aangegeven als een donker blokje op de kalender. Blokjes die blauw zijn, betekenen dat er tenminste 1 afspraak bestaat die dag (maar u kan niet zien wanneer of voor welk lid die afspraak bestaat). Deze zijn enkel zichtbaar wanneer de filter onderaan het scherm niet actief is. De onderkant van het scherm is een filter die u kan activeren door de checkbox 'Toon bestaande afspraken voor geselecteerd lid' aan te vinken. De twee listboxen (categorieën en leden) worden dan geactiveerd. U kan deze dan gebruiken om het gewenste lid aan te geven. Dynamic Software N.V. 18/40 13/08/07

19 Indien er voor het geselecteerde lid afspraken bestaan, dan lichten deze dagen op in het lichtgroen. Dit kan handig zijn om snel een overzicht te hebben wanneer een bepaald vervangvoertuig beschikbaar is. Een blauwe pijl naar links of naar rechts kan verschijnen links of rechts van de maanden (in het eerste voorbeeld is een linkse pijl zichtbaar). Dit wil zeggen dat er nog afspraken bestaan voor (of na) de zichtbare maanden. U kan een dag eenmaal aanklikken en dan op de 'V' klikken om terug te gaan naar de grid. Deze laatste zal dan dadelijk gepositioneerd worden op de geselecteerde datum. Ook kan u dubbelklikken op een dag om dadelijk naar de grid te gaan. Dynamic Software N.V. 19/40 13/08/07

20 7. Maken of wijzigen van een afspraak 7.1. Nieuwe afspraak maken Om een nieuwe afspraak te maken, volstaat het om in de grid te klikken op een leeg vak (een plaats waar nog geen afspraak staat). Hierdoor wordt een nieuwe afspraak aangemaakt voor het lid waar u op geklikt heeft, met als startuur het moment waar u geklikt heeft (dit startuur, de tijdsduur en het lid kan natuurlijk volledig aangepast worden eens de afspraak bestaat). U verkrijgt het afsprakenscherm : Korte omschrijving : dit is een zelf te kiezen korte omschrijving van deze afspraak. Deze omschrijving zal verschijnen voor de grote omschrijving. De maximumlengte (aantal karakters) is 20. Deze omschrijving is facultatief. Relatie-Voertuig : dit is de relatie en voertuig waartoe deze afspraak betrekking heeft. Klik op de verrekijker om een relatie en voertuig te kiezen via het vertrouwde zoekscherm. Relaties en voertuigen zijn facultatief. Starttijd/eindtijd/duur : hier kan u de starttijd en de eindtijd instellen voor deze afspraak. De vier knoppen (30 min, 1 uur, 1.5 uur en 2 uur) zijn snelle methodes om de eindtijd in te stellen. Meerdere dagen : indien deze afspraak zich over meerdere dagen gaat strekken, dan geeft deze knop toegang tot een meerdere-dagen-kalenderscherm. Dynamic Software N.V. 20/40 13/08/07

21 De iconen 'zeer belangrijk', 'klant wacht' en 'informatie' zijn facultatief. Aanvinken van een of meerdere iconen zal deze zichtbaar maken in de afspraak op de grid. Omschrijving : dit is een vrij in te geven lange omschrijving. U kan meerdere regels ingeven (elke regel afsluiten door 'enter'). De maximumlengte (aantal karakters) is 250. Deze omschrijving is facultatief. Type afspraak : dit zijn de afspraaktypes zoals die zijn gedefinieerd in de parameters. Enkel afspraaktypes die niet blanco zijn, zullen hier verschijnen. U kan slechts 1 type aangeven. De kleur van dat type zal op de afsprakengrid zichtbaar zijn in de afspraak. Afspraak gemaakt door : hier staat de aangelogde gebruiker. U kan deze wijzigen door een andere gebruiker te selecteren in de combobox. Door te klikken op het wit-rode kruis kan u het maken van deze afspraak annuleren. Klikken op de 'V' maakt deze afspraak aan Een bestaande afspraak wijzigen Door in de afsprakengrid te dubbelklikken op een bestaande afspraak, komt u terecht in het afsprakenscherm, maar nu met de reeds ingevulde gegevens van die afspraak. Het scherm is identiek aan die van aanmaken van een nieuwe afspraak, maar nu zijn de reeds ingebrachte gegevens voor die afspraak ingevuld en wijzigbaar. U kan alle gegevens volledig wijzigen, maar er zijn enkele verschilpunten. Dynamic Software N.V. 21/40 13/08/07

22 Verschillen : 'Afspraak gemaakt door' is niet wijzigbaar : deze afspraak bestaat al en is dus reeds aangemaakt. Wissen van de afspraak : linksonderaan is een knop verschenen met een prullenmand. Hiermee kan u deze afspraak volledig wissen. Onderaan het scherm ziet u het laatste werkordernummer dat voor deze afspraak gemaakt werd. U ziet ook welke gebruiker deze afspraak aangemaakt heeft en welke gebruiker deze afspraak het laatst heeft gewijzigd. Deze velden zijn ter info en kunnen niet rechtstreeks gewijzigd worden. Dynamic Software N.V. 22/40 13/08/07

23 8. Afspraak over meerdere dagen Wanneer u een nieuwe afspraak maakt, zal de dag waarop u geklikt heeft, aangenomen worden als de startdag voor de reeks dagen (dit is echter wijzigbaar). Naast de knop 'meerdere dagen...' ziet u voor welke reeks dagen deze afspraak geldig is. Standaard is dit slechts 1 dag. Dynamic Software N.V. 23/40 13/08/07

24 Door op het afsprakenscherm te klikken op de knop 'meerdere dagen...' komt u in het volgende scherm : In dit scherm kan u een ononderbroken reeks van dagen aanduiden. Bovenaan ziet u enkele knoppen met vooraf ingestelde reeksen van 2 tot 7 dagen. Deze presets nemen de startdatum van het afsprakenscherm als basis. U kan ook een manuele reeks inbrengen. Voorbeeld Stel dat u op datum 2/4/2003 een afspraak wil ingeven die ingaat van 1/5/2003 tot en met 23/5/2003. Dus, niet alleen moet u een reeks ingeven, maar ook de startdatum komt niet overeen met de datum van het afsprakenscherm. Deze startdatum moet dus ook gewijzigd worden. Dynamic Software N.V. 24/40 13/08/07

25 Zo gaat u te werk : Klik op de gewenste startdatum : U zal merken dat de melding 'startdatum' onderaan de maanden gewijzigd is naar de geklikte datum (in ons voorbeeld 1/5/2003). De melding 'einddatum' is nog leeg. Klik nu op de gewenste einddatum (in ons voorbeeld is dat dus 23/5/2003): Dynamic Software N.V. 25/40 13/08/07

26 In het maandoverzicht worden alle dagen tussen start en eind gemarkeerd en de melding 'einddatum' geeft nu ook een datum weer (23/05/2003). U heeft een reeks aangegeven. Klik nu op de 'V'-knop om terug te gaan naar het afsprakenscherm. U merkt nu (naast de knop 'meerdere dagen...' dat de begin- en einddatums ingebracht zijn Uitleg werkwijze Het is bij deze werkwijze belangrijk dat u in het oog houdt wat er is ingebracht in 'startdatum' en 'einddatum'. Indien beide velden ingevuld zijn en u klikt in een maand, dan zal u een startdatum aanduiden. Het veld 'einddatum' zal blanco worden terwijl het veld 'startdatum' de aangeklikte datum zal overnemen. Wanneer 'startdatum' ingevuld is, maar 'einddatum' is blanco, dan zal u een einddatum aangeven wanneer u klikt in de maanden. Door twee muisklikken kan u een reeks van dagen/weken/maanden aanduiden. Dynamic Software N.V. 26/40 13/08/07

27 8.2. Startuur en einduur voor meerdere dagen Op het afsprakenscherm kan u ook een start- en einduur inbrengen. De eerste dag van de reeks zal beginnen op het startuur. De laatste dag van de reeks zal eindigen op het einduur. Alle dagen ertussen zullen volledig opgevuld worden afhankelijk van de firma-uren (in de parameters) of van de werkrooster indien het lid een personeelslid is (en dit personeelslid is gekoppeld aan een werkrooster). Dynamic Software N.V. 27/40 13/08/07

28 9. Werken met afspraken in de grid De planninggrid is niet alleen een overzichtsscherm van al uw afspraken, het is ook een heus werkblad waar u uw afspraken kan bewerken. Bekijk het volgende voorbeeld : Hier ziet u dat Urbaan, Cristophe en Barend elk afspraken hebben. Pascal heeft geen afspraken. Urbaan heeft slechts 1 afspraak van 8h00 tot 10h00, Cristophe heeft 4 afspraken, Barend heeft er 5 (de twee laatste overlappen elkaar en lopen dus parallel). Om de inhoud van een afspraak te wijzigen (omschrijvingstekst, type-kleur, icoontjes) of om een afspraak te wissen moet u dubbelklikken op de betrokken afspraak. Zo opent u het afsprakenscherm. Via dat scherm kan u ook het start- en einduur wijzigen (maar er is ook een andere methode). Wanneer u op een afspraak eenmaal klikt, dan wordt deze afspraak geactiveerd. Bovenaan verschijnt een blauwe balk, onderaan een grijze balk Niet geactiveerd Geactiveerd Dynamic Software N.V. 28/40 13/08/07

29 Door op de blauwe balk de muisknop in te drukken (en ingedrukt te houden) verschuift u de afspraak. Deze verschuiving kan verticaal en/of horizontaal zijn. Hier ziet u hoe de afspraak van 8h00 voor Urbaan verschoven werd naar 13h00 ( = verticale verschuiving). Dynamic Software N.V. 29/40 13/08/07

30 En hier ziet u dat dezelfde afspraak (oorspronkelijk bij Urbaan om 8h00) nu staat bij Pascal om 10h00 ( = horizontale verschuiving). De afspraken verslepen via de blauwe balk verschuift dus de afspraak naar een ander tijdstip of zelfs naar een ander lid. Indien u in tijdsoverzicht staat, zijn alle kolommen voor hetzelfde lid. In dat geval verschuift de afspraak naar een andere dag. Als u in plaats van de blauwe balk, de grijze balk onderaan de afspraak gaat verslepen, dan zal u de duur van de afspraak wijzigen. Deze kan langer of korter gemaakt worden. Hier ziet u dezelfde afspraak verlengd tot 17h00. Dynamic Software N.V. 30/40 13/08/07

31 Afspraken kunnen elkaar ook overlappen : Ziehier wat er te zien is voor de namiddag voor Barend : vier overlappende afspraken. Het systeem laat toe om een onbeperkt aantal afspraken per lid en per dag aan te maken. Afspraken kunnen elkaar overlappen. Dynamic Software N.V. 31/40 13/08/07

32 10. Maken van werkorders Er bestaan twee manieren om werkorders aan te maken vanuit de afspraken : manueel per afspraak of in groep voor afspraken van een bepaalde datum Manueel per afspraak Wanneer een relatie en een voertuig aan een afspraak gekoppeld worden, dan verschijnt links onderaan een knop met het werkordericoon : Wanneer u klikt op deze knop zal er dadelijk een nieuw werkorder aangemaakt worden voor deze klant/wagen. Indien de parameters zo zijn ingesteld zullen ook de teksten korte omschrijving en omschrijving als detaillijnen commentaar aangemaakt worden. Renault : Omwille van PGCS worden er geen detaillijnen aangemaakt. Een interventie 'A' wordt aangemaakt met als omschrijving de tekst korte omschrijving. De tekst lange omschrijving wordt als commentaar bij de interventie geplaatst. Dynamic Software N.V. 32/40 13/08/07

33 Na de creatie van het werkorder verschijnt volgende boodschap : U merkt dan dat in het afsprakenscherm het werkordernummer wordt ingevuld. Dit is het laatste werkordernummer voor deze afspraak. U merkt eveneens dat de knop voor het maken van een werkorder niet verdwenen is. U KAN DUS MEERDERE WERKORDERS AANMAKEN VANUIT EEN AFSPRAAK!! Dynamic Software N.V. 33/40 13/08/07

34 10.2. Reeks werkorders maken voor een datum Onder het menupunt 'Planning/Aanmaken werkorders' vindt u het volgende scherm : In het datumveld geeft u de gewenste datum in. De lijst zal dadelijk het resultaat weergeven. Voor de betrokken dag worden alle afspraken voor alle leden en categorieën afgelopen. U kunt echter categorieën van het type voertuig (vervangwagens) al dan niet selecteren door de checkbox aan of af te vinken. (Aangevinkt : afspraken voor voertuigen als leden zullen niet meegerekend worden. Uitgevinkt : alle categorieën zullen overgenomen worden.) In deze lijst zullen enkel afspraken komen waar nog geen werkorder voor gemaakt is! Indien u toch nog een extra werkorder wil maken voor een afspraak, dan zal u die manueel moeten maken via het afsprakenscherm! In de lijst verschijnen de klantnamen, voertuigen, categorie/lid en tijdspanne van de afspraak. De commentaar (korte en lange omschrijving) voor die afspraak verschijnt in het blauw onder de klantlijn. Met de checkbox links voor elke afspraak kunt u de afspraak selecteren of deselecteren (ook de knoppen alles selecteren of deselecteren kan u gebruiken). Voor alle geselecteerde afspraken zullen werkorders aangemaakt worden. Een overzichtslijst van de aangemaakte werkorders zal in preview op het scherm verschijnen. Indien u wenst, kan u deze afdrukken. Dynamic Software N.V. 34/40 13/08/07

35 Dynamic Software N.V. 35/40 13/08/07

36 11. Lijsten De afspraakgrid kan u afdrukken vanuit het gridscherm. De grid wordt dadelijk afgedrukt zoals ze momenteel getoond wordt. Lijsten van uw afspraken kan u afdrukken vanuit 'Planning/Lijsten'. Hier kan u kiezen uit twee lijsten : Overzicht klanten voor opgegeven datum Deze geeft een lijst weer van de relaties die een afspraak hebben op die datum. Overzicht planning Is een lijst van wat er gepland is voor de opgegeven filter. Het is mogelijk een start en einddatum te geven. Ook kan u kiezen om een overzicht te krijgen van alle categorieën of van slechts 1 bepaalde categorie. Dynamic Software N.V. 36/40 13/08/07

37 12. Teksten borderel vervangwagens Onder 'Planning/Instellingen planning/tekst borderel vervangwagens' kan u het (de) borderel(len) opstellen die geprint kunnen worden bij het plannen van vervangwagens. In de grote witte kader kan u uw tekst inbrengen. U kan meerdere teksten maken en deze wijzigen zoals u wil. Helemaal bovenaan zijn vier veld-comboboxen te zien waarmee u velden kan toevoegen aan uw tekst. Tijdens het afdrukken zullen die velden opgevuld worden door hun respectievelijke waarde uit de database. Daaronder kan u ingeven welke marges er moeten gebruikt worden voor dit document. De waarde moet in centimeter ingebracht worden. Klik op de knop met het symbool nieuw om een nieuwe tekst in te geven. Klik op de pijltjes linksonder om door uw verschillende teksten te navigeren. Dynamic Software N.V. 37/40 13/08/07

38 Voorbeeld Het bovenste is slechts een voorbeeld en bevat geen informatie over verantwoordelijkheid, verzekering en kosten! U kan natuurlijk veel meer tekst inbrengen. In dat geval verschijnt er zowel onder als rechts van de tekst een scrollbalk. U merkt dat er velden voorkomen zoals [!COMPANYNAME] en dergelijke. Dit zijn velden die toegevoegd zijn door de comboboxen bovenaan. Bij afdruk zullen deze velden gewijzigd worden door hun waarde uit de database. De linkerbovenkant van dit voorbeeld drukt uw firmanaam, adres, telefoon en fax af. Klikken op de printknop drukt een voorbeeld af (op het scherm) en neemt als klant de allerlaatste relatie in uw database en als vervangwagen de allerlaatste wagen in uw database. Dit is een afdrukvoorbeeld die enkel bedoeld is om de lay-out van uw tekst te testen, om te zien of de tekst mooi op een blad verschijnt. Wanneer u tevreden bent met uw tekst, klikt u op 'V' om uw tekst te bewaren. Dynamic Software N.V. 38/40 13/08/07

39 12.1. Werken met de velden De vier comboboxen bovenaan bestaan uit de volgende zaken : relatiegegevens, vervangwagengegevens, firmagegevens en andere. De relatie, vervangwagen en firmagegevens spreken voor zich. Onder 'andere' vindt u de datum (dit is de datum van afdruk), het chassisnummer en de nummerplaat van de wagen van de klant (de wagen die bij u binnen zal blijven terwijl de klant de vervangwagen neemt). Kies welk veld u wilt drukken en klik op de bijhorende knop 'toevoegen'. Op de plaats waar de cursor staat in de tekst zal een veld verschijnen, beginnend met [!. Om zo'n veld te verwijderen, volstaat het om dit volledig te overtypen of te wissen. Let op bij opmaak van uw tekst : de werkelijke inhoud van zo'n veld kan veel langer (of korter) zijn dan de zichtbare veldnaam op uw scherm! Onder 'vervangwagen' hebt u ook een veld 'kilometerstand'. Dit is de laatste kilometerstand voor die vervangwagen, maar op het moment van afdrukken hebt u nog de mogelijkheid om die kilometerstand aan te passen. Dynamic Software N.V. 39/40 13/08/07

40 13. Afdruk van borderel Wanneer u een planning maakt (of in een bestaande afspraak) voor een lid van het type 'voertuig', dan zal op het afsprakenscherm een knop verschijnen 'Afdruk vervangwagenborderel'. Door op deze knop te klikken, komt u in het volgende scherm : In dit scherm kan u kiezen welke tekst u wenst te gebruiken via de pijltjestoetsen linksonderaan. Ook ziet u de kilometerstand voor de vervangwagen en kan u deze eventueel wijzigen (deze kilometerstand zal gedrukt worden in het veld 'kilometerstand' indien u zo een veld hebt gebruikt in uw tekst). Klik op de printknop om een afdruk op het scherm te verkrijgen; vandaaruit kan u de afdruk naar de printer sturen. Dynamic Software N.V. 40/40 13/08/07