Hoe RESERVEERT u uw Distripostzending?

Transcriptie

1 Hoe RESERVEERT u uw Distripostzending? 1. Centrale p Hoe reserveren? p Voor welke distributiezones? p Wanneer een Distripost-zending reserveren? p Hoe vult u een aanvraag in? p Bevestiging van een Distripost- p Bevestiging van de planning p Bevestiging van de bestelling p Lokale p Hoe reserveren? p Voor welke distributiezones? p Wanneer een Distripost-zending reserveren? p Bevestiging van een Distripost- p voorwaarden selectie kenmerken voorbereiding afgifte uitreiking betaling

2 Een goede huis-aan-huisuitreiking begint bij een goede. Denk eraan dat uw doelgroep door het exclusieve karakter van Distripost slechts een beperkt aantal huis-aan-huiszendingen per dag kan ontvangen... Reserveer dus zo vroeg mogelijk uw plaats in onze planning! Er zijn twee types: Centrale Lokale Centrale : voor maximale flexibiliteit (termijn, distributiezone, hoeveelheid...), met of zonder contract. Een centrale gebeurt via het Service Centre van De Post. Lokale : voor een kleinschalige uitreiking met een maximaal aantal brievenbussen van de desbetreffende distributiezone van het postkantoor. Een lokale gebeurt altijd, zonder contract, in een postkantoor. De keuze tussen de twee types heeft onder anderen een invloed op: De manier waarop u een bestelling moet plaatsen; Het moment waarop een bestelling kan geplaatst worden; De selectie van de distributiezone;... Hieronder vindt u een overzicht van de grote verschillen tussen centrale en lokale. Centrale Hoe reserveren? Lokale In een erkend postkantoor, dat u vindt op Wanneer reserveren? 12 maanden op voorhand Tussen 3 weken en 1 dag op voorhand Distributiezone? Min.: afhankelijk van de verkozen selectie Max.: het volledige Belgische grondgebied Min.: een volledige postronde Max.: de distributiezone van een postkantoor Als bijlage vindt u een volledig overzicht met de te volgen stappen bij een centrale en lokale. >> Meer weten service.centre@post.be 2

3 1. Centrale 1.1. Hoe reserveren? Om een centrale te plaatsen, moet u een aanvraag invullen en die ons vervolgens per doorsturen: U kunt het document downloaden op onze website Of aanvragen bij het Service Centre: of distripost@post.be. Binnenkort kunt u uw Distripost-zending reserveren via een efficiënte online tool.! Verschillende versies van uw Distripost-zending? Opgelet! Als u verschillende edities en/of talen voorziet, vergeet dan niet een aparte aanvraag per editie/taal in te dienen en duidelijk de naam van elke folder te vermelden Voor welke distributiezones? Minimaal: afhankelijk van de gekozen selectie; Maximaal: het hele Belgische grondgebied Wanneer een Distripost-zending reserveren? Dat hangt af van het volume en de frequentie van de zendingen. Het volume en het aantal afgiftes per jaar zullen bepalen hoe lang op voorhand u kunt reserveren. In elk geval: hoe vroeger u reserveert, hoe meer kans dat we uw zending volledig in de gevraagde periode kunnen inplannen! Een eerder geplande bestelling krijgt voorrang op een latere

4 Met een centrale kunt u opteren voor de standaardformule weekzekerheid : u kiest een bepaalde week van uitreiking. Uw folders worden dus gepland tijdens een bepaalde week, rekening houdend met de beschikbare capaciteit. Wilt u op voorhand een of meer uitreikingsdagen kiezen, dan kunt u tegen betaling kiezen voor dagzekerheid : een optie waarmee u één dag of verschillende specifieke opéénvolgende dagen kunt reserveren, rekening houdend met de beschikbare capaciteit. < 10 afgiftes/ jaar Volume per afgifte Reservatie mogelijk stuks of meer 12 maanden op voorhand stuks of meer 9 maanden op voorhand stuks of meer 6 maanden op voorhand stuks of meer 3 maanden op voorhand Minder dan stuks 3 weken op voorhand < 10 afgiftes/ jaar Volume per afgifte Reservatie mogelijk stuks of meer Vanaf 12 maanden op voorhand Minimaal een volledige gemeente per afgifte Vanaf 9 maanden op voorhand >> Meer weten service.centre@post.be 4

5 1.4. Hoe vult u een aanvraag in? Om u te helpen bij het invullen van uw document, vindt u hieronder meer uitleg over de in te vullen velden. U kunt dit bestand bewaren op uw computer, invullen en terugsturen door op verzend dit document te klikken. A B C D E F G H I J

6 A Titel van de folder De titel van de folder is essentieel om hem van andere te kunnen onderscheiden tijdens het sorteren per postkantoor en de verdeling over de verschillende postrondes. Vermeld dus altijd de volgende details in de titel: de naam van de firma de naam van de folder de editie de taal Hieronder vindt u enkele voorbeelden: naamvandeklant_opendeurdag_oktober2008_nl naamvandeklant_weekblad_jaarx nry_nl naamvandeklant_reclamefolder_week x_nl B Uw referentie In dit veld kan de klant zijn referenties vermelden om de opvolging en interne controle van de facturen te vergemakkelijken. Onze factuur zal de in dit veld vermelde klantenreferentie hernemen. Dankzij deze referentie kunt u makkelijk de link leggen tussen de factuur en uw activiteiten. De referentie kan een intern bestelnummer, een cost centre, de naam van de contactpersoon of elke andere interne referentie zijn. C Gegroepeerde bestelreferentie Het gaat om een referentie die u kunt gebruiken om meerdere bestellingen tegelijkertijd te factureren. Voorbeelden: De drukker plaatst verschillende bestellingen voor meerdere klanten maar wil maar één factuur van De Post ontvangen. U plaatst meerdere bestellingen voor verschillende versies, maar ze maken deel uit van één enkele campagne binnen uw interne organisatie. D Afmetingen van de folder Vermeld de juiste afmetingen van de folder. Minimum: 90 x 140 mm Maximum: 230 x 350 mm Het gewicht van uw folder bepaalt het aantal folders per bundel en de prijs per afgifte. >> Meer weten service.centre@post.be 6

7 E Stapelbaar / Niet-stapelbaar Stapelbare folders Dat zijn papieren folders die we kunnen stapelen zonder vast te moeten maken. Bijvoorbeeld: een folder zonder staaltje. Niet-stapelbare folders Deze aanvaarden we pas na akkoord van De Post. Ze vereisen een speciale aanvraag. F Samenstelling van meerdere elementen (samengestelde zending) Samengestelde zendingen zijn zendingen met twee of meer afzonderlijke delen, niet vastgemaakt. Ze zijn moeilijker te behandelen. Daarom beschouwen we deze zendingen als niet-gestandaardiseerd of als een Special Format. Wist u dat... U kunt samengestelde zendingen vermijden! Probeer de afzonderlijke delen te bevestigen om de uitreiking te vergemakkelijken. Alternatief: vouw de folder met de afzonderlijke delen in elkaar. Er bestaan nog andere oplossingen om samengestelde zendingen te vermijden. G Blisterverpakking of plastic folie Dat is een folder met blisterverpakking, plastic folie of synthetisch materiaal. Ze zijn moeilijker te behandelen. Daarom beschouwen we deze zendingen als niet-gestandaardiseerd en als Special Format

8 H Dikte De dikte van een folder mag maximaal 8 mm bedragen. I Types van zendingen Reclamedrukwerk Het gaat om niet-geadresseerde zendingen met commerciële doeleinden. We bezorgen ze in alle brievenbussen van de gekozen zone, behalve als die een van de hieronder afgebeelde stickers bevatten. Waals Gewest : U n e i n i t i a t i v e d u M i n i s t r e w a l l o n d e l E n v i r o n n e m e n t U n e i n i t i a t i v e d u M i n i s t r e w a l l o n d e l E n v i r o n n e m e n t U n e i n i t i a t i v e d u M i n i s t r e w a l l o n d e l E n v i r o n n e m e n t Vlaams Gewest : Brussels Hoofdstedelijk Gewest: Meer info? Zie Waarin verschilt een niet-geadresseerde commerciële zending van een niet-geadresseerde informatieve zending. Informatief drukwerk Zendingen met informatieve doeleinden. Het gaat om niet-geadresseerd informatief drukwerk zonder commerciële doeleinden, zoals wettelijk en reglementair bepaald in uw regio. We bezorgen deze zendingen in alle brievenbussen, bussen met een sticker geen reclamedrukwerk en/of geen gratis pers inbegrepen. Meer info? zie Waarin verschilt een niet-geadresseerde commerciële zending van een niet-geadresseerde informatieve zending. 8

9 ! Als uw zending niet in de categorie standaardzending of niet-standaardzending valt, bijvoorbeeld een plastic zak waarin kledij wordt opgehaald, moet u contact opnemen met uw Account Manager of het Service Centre op het moment van de. U moet dan een extra aanvraag indienen. Nadat we uw dossier hebben bekeken, zal uw Account Manager laten weten of we uw dossier al dan niet goedkeurden in functie van de operationele haalbaarheid. Indien nodig nemen we die beslissing op in uw contract en rekenen we een prijssupplement aan. J Sorteertype Bulk Standaardsortering. Verdeling per sorteercentrum. Te leveren op Dag-4 voor 16 u. (MassPost Centrum) of 17 u. (MassPost Hypercentrum). Meer info? Zie Wat zijn de voorwaarden van het afgiftecentrum voor een centrale? Klaar voor uitreiking Enkel voor weerkerende publicaties (min. 48 publicaties per jaar) of voor huis-aan-huiszendingen in een enkele distributiezone indienen; Voorafgaande goedkeuring van De Post nodig; Verplicht te leveren in containers of blauwe bakken, gesorteerd door een verdeelcentrum, op Dag-1 voor 12 u.; Te leveren in een MassPost Hypercentrum van de bestemming op Dag-1 voor 12 u., zoals vermeld op de orderbevestiging. Meer info? Zie Wat zijn de voorwaarden van het afgiftecentrum voor een centrale? 1.5. Bevestiging van een Distripost Bevestiging van de planning Twee werkdagen na de ontvangst van uw document stuurt het Service Centre u per een bevestiging van de planning 1 met de volgende gegevens: Factuurgegevens en details van uw bestelling: kijk deze gegevens goed na en breng ons binnen de 48 u. op de hoogte van eventuele fouten. Informatie over de afgifte en de uitreiking. 1 U vindt een voorbeeld van planningsbevestiging in bijlage

10 De kaart van de geplande distributiezones. Het indicatief aantal brievenbussen (en het maximum aantal te factureren brievenbussen) en een richtprijs: het aantal te bezorgen folders en de prijs voor het aantal brievenbussen in de door u gekozen distributiezone. Dat aantal kan nog wijzigen. We brengen u ten laatste twee weken voor de uitreiking op de hoogte van het definitieve aantal bussen. Wist u dat... We ronden bij de facturering het aantal brievenbussen altijd af in uw voordeel. Sinds 14 december 2009 rekenen we maximaal het aantal bij de bevestiging van de meegedeelde folders aan! De facturatie gebeurt aan de hand van de door De Post meegedeelde hoeveelheden.! Gedeeltelijke planning? Omdat Distripost kwaliteit belangrijker vindt dan kwantiteit, gebeurt het dat we een bestelling niet volledig kunnen inplannen: dan is een bestelling deels gereserveerd 1. Waarom? Sommige distributiezones hebben waarschijnlijk hun maximale capaciteit al bereikt voor de gekozen periode. De oplossing? Het planningsteam neemt contact met u op om: een andere dag/week voor te stellen voor het deel dat niet ingepland kon worden; de geografische zone aan te passen Bevestiging van de bestelling Ten laatste twee weken voor de uitreikingsdatum ontvangt u een orderbevestiging en alle documenten om uw zendingen voor te bereiden en een aangifte te doen bij de gemeentediensten. 1 U vindt een voorbeeld van een gedeeltelijke planningsbevestiging in bijlage. >> Meer weten service.centre@post.be 10

11 2. Lokale 2.1. Hoe reserveren? Enkel in een erkend postkantoor: de lijst van kantoren vindt u op Het postkantoor plant enkel zendingen in voor zijn eigen distributiezone.! De plaats van bestelling komt niet noodzakelijk overeen met de plaats van afgifte Voor welke distributiezones? Minimum: een postronde. Maximum: de volledige distributiezone van het postkantoor.! Het postkantoor waar u een bestelling plaatst moet zich in dezelfde distributiezone bevinden als het betrokken verdeelcentrum

12 2.3. Wanneer een Distripost-zending reserveren? U kunt een bestelling plaatsen vanaf 3 weken tot 1 dag voor de uitreiking, in functie van de beschikbare capaciteit. Van maandag tot donderdag kunt u een Distripost-zending reserveren voor diezelfde week en voor de twee volgende weken. Een op vrijdag zal gebeuren op meerdere dagen in de 3 volgende weken. De lokale planning maakt het u standaard mogelijk een dag te kiezen voor de uitreiking: dat is het principe van de dagzekerheid. Folders staan dan rechtstreeks gepland op die dag, rekening houdend met de beschikbare capaciteit, zonder prijssupplement Bevestiging van een Distripost- Na de ontvangt u in het postkantoor een bevestiging van uw bestelling, met alle noodzakelijke details om uw afgifte voor te bereiden en goed te beëindigen: het aantal folders, de plaats en het uur van de afgifte. We vragen de orderbevestiging ter goedkeuring te ondertekenen. >> Meer weten service.centre@post.be 12