RAAMWERK VIR n KONSTITUSIE VIR n GEMEENSKAPSFORUM / ORGANISASIE VIR GEMEENSKAPSONTWIKKELING

Transcriptie

1 RAAMWERK VIR n KONSTITUSIE VIR n GEMEENSKAPSFORUM / ORGANISASIE VIR GEMEENSKAPSONTWIKKELING Hierdie konstitusie is opgestel deur die Sinodale Kommissie vir Diensgetuienis (deur lede van NG Welsyn) van die Nederduitse Gereformeerde Kerk van Noord-Kaapland. Dit mag nie verander word sonder die skriftelike toestemming van die Sinode van Noord Kaapland nie. NAAM VAN DIE ORGANISASIE/FORUM ADRES (pos-, straat-, en e-posadres) TELEFOON- EN FAKSBESONDERHEDE REGISTRASIE IN TERME VAN DIE WET OP ORGANISASIES SONDER WINSOOGMERK VISIE EN MISSIE VAN DIE ORGANISASIE (opsioneel) DOELSTELLINGS Die skryfvorm van doelstellings is om elke sin te begin met die woord "om", bv. "om gemeenskapsgebaseerde projekte te ontwikkel en te implementeer. GEBIED(E) WAARIN DIENSTE GELEWER WORD BESTUUR EN TOEREKENBAARHEID Wie is die regspersoon Is daar 'n oorhoofse/provinsiale bestuur Wie stel die bestuur van die forum/organisasie saam en hoe dikwels word 'n nuwe bestuur gekies Wie administreer die projek(te) en fondse Hoe dikwels vergader die bestuur

2 Watter gemeenskappe verteenwoordig die bestuur van die organisasie. STRUKTUUR VAN DIE ORGANISASIE Die forum/organisasie Uit wie bestaan die organisasie Hoe word iemand 'n lid van die organisasie Watter magte het lede van die organisasie, bv bepaling van beleid en personeel. Taakgroepe Vaste personeel (indien enige) STRUKTUUR EN SAMESTELLING VAN DIE BESTUURSLIGGAAM Hoeveel persone (nie minder as, nie meer as) Watter ampte (gewoonlik 'n voorsitter, onder-voorsitter, sekretaris en tesourier, addisionele lede) Vir hoe lank word die bestuursliggaam aangestel Watter groepe uit die gemeenskap then op die bestuursliggaam Bestuurslede is nie geregtig op vergoeding nie en mag nie aanspraak maak op eiendom of bates van die organisasie nie Verklaar of en watter kundigheid gesoek word in die samestelling van die bestuursliggaam Die gebruik van advieskomitees en koöpsie Die Dagbestuur: samestelling. KONSTITUERING EN DIENSTYDPERK Hoe lank bly die bestuursliggaam in plek Wanneer word dit hersaamgestel Word gebruik gemaak van nominasies Wie mag nomineer

3 Die bestuursliggaam bly funksioneer totdat die nuwe bestuur gekonstitueer is. BEEÏNDIGING VAN LIDMAATSKAP VAN DIE BESTUURSLIGGAAM Stel die omstandighede waaronder lidmaatskap beëindig mag word. Gewoonlik word die volgende items ingesluit : wanneer 'n lid 'n sekere aantal agtereenvolgende vergaderings nie bywoon sonder verskoning aan die sekretaris nie as 'n lid skuldig bevind word in 'n geregshof (in SA, of elders) aan diefstal, bedrog, vervalsing, of dergelike ernstige misdaad die lid op enige aanklag skuldig bevind word in 'n geregshof en veroordeel word tot gevangenisstraf sonder die keuse van 'n boete hy deur 'n bevoegde hof uit 'n vertrouensamp ontslaan word op grond van wangedrag wanneer sy boedel gesekwestreer of oorgegee word tot voordeel van sy skuldeisers 'n lid geestelik of liggaamlik ongeskik raak om die sake van die bestuursliggaam te behartig indien 'n personeellid op die bestuursliggaam then en nie meer die amp beklee wat hom toegang tot die bestuursliggaam gegee het nie wanneer die lid die beeld van die organisasie skade aandoen en optree tot nadeel van die organisasie. TAKE EN BEVOEGDHEDE VAN DIE BESTUURSLIGGAAM Bestuur die organisasie en sy werksaamhede Assesseer en moniteer die ontwikkeling van die organisasie en sy onderskeie taakgroepe Kies sy eie ampsdraers Gee terugvoer aan die organisasie en aan medewerkers aangaande die werksaamhede van die organisasie Lig die gemeenskap in aangaande die werk van die organisasie d m v ope dae Bestuur die organisasie se fondse en begroting Bemark die organisasie en verkry fondse Gee kwartaalliks terugvoer aan befondsers Stel huishoudelike reëls op Stel 'n besigheids- of diensplan op waarvolgens die organisasie se doelstellings uitgevoer word Keur die organisasie se begroting goed en pas begrotingsbeheer toe Stel personeel aan Skakel met die media. VERGADERINGS Algemene reëls Vergaderings van die bestuursliggaam word in komitee gehou, terwyl algemene vergaderings in die openbaar gehou word, tensy die bestuursliggaam anders besluit.

4 Skriftelike kennis van die vergadering word ten minste sewe werksdae voor die vergadering gegee. Notules word van alle vergaderings geneem. Indien lede van die organisasie nie 'n vergadering kan bywoon nie, moet vooraf verskoning aangeteken word by die sekretaris. Lede van die vergadering verlaat nie die vergadering sonder toestemming van die voorsitter nie. 'n Spesiale/buitengewone vergadering kan gereël word op versoek van die voorsitter van die organisasie of enige drie lede van die organisasie. Op 'n buitengewone vergadering word slegs daardie sake behandel waarvoor die vergadering byeengeroep is. As die vergadering voltallig is, mag besluit word om nog sake op die sakelys te plaas. By die staking van stemme het die voorsitter die beslissende stem. Vergaderings van die bestuursliggaam Kworum: helfte plus 1 Vergader kwartaalliks Dagbestuur Kworum: Helfte plus 1 Vergader maandeliks of soos bepaal Algemene Vergadering van die forum/organisasie Kworum: Helfte plus 1 Vind kwartaalliks plaas Die volgende sake is staande items op die sakelys: o Verslae van werksaamhede o Koördinasie van werksaamhede van taakgroepe o Nuwe doelstellings/uitbreiding van bestaande doelstellings o Opleiding Jaarvergadering Kworum: Helfte plus 1 Vind eenmaal per jaar plaas Gaste mag uitgenooi word na die vergadering Die volgende behoort staande sake vir die jaarvergadering te wees: o Voorsittersverslag o Finansiële verslag o Veranderinge aan die konstitusie o Verkiesing van 'n bestuursliggaam. PLIGTE VAN DIE AMPSDRAERS VAN DIE BESTUURSLIGGAAM VOORSITTER Tree op as die woordvoerder/amptelike verteenwoordiger van die organisasie/forum. Teken self of delegeer tekenmagte wat betref kontrakte, amptelike korrespondensie, notules en bedankings. Lei die bestuursliggaam in noodsituasies. Neem verantwoordelikheid vir die oplos van konflik binne die organisasie.

5 Sien toe dat taakgroepe of individue hufle verantwoordelikhede nakom. Stel die jaarverslag op en lewer dit op die jaarvergadering. Maak seker dat die jaarvergadering plaasvind. Neem verantwoordelikheid vir die alhandeling van prosesse. Sien toe dat lede van die organisasie hufleself hou by die bepalings van die konstitusie. Verpligtinge t o v vergaderings: (a) Voor vergaderings Maak seker dat die sekretaris die sakelys en notule uitgestuur het aan lede. Berei stukke vir die vergadering voor Maak seker dat fisiese reëlings vir die vergadering (venue, verversings)getref is. Sien toe dat finansiële verslae voorberei is deur die tesourier. (b) Tydens vergaderings Tree op as voorsitter van die vergadering. (c) Ná vergaderings Sien toe dat die sekretaris die besluite/opdragte van die vergadering deurgee aan lede vir uitvoering. ONDERVOORSITTER Verteenwoordig die voorsitter in lg se afwesigheid Neem die voorsitter se pligte waar in sy afwesigheid. SEKRETARIS Hou 'n lys by van die name en kontakbesonderhede van lede van die forum. Verantwoordelik vir korrespondensie namens die bestuursliggaam. Hou 'n liasseerstelsel in stand van alle rekords en korrespondensie. Stel sakelyste op vir vergaderings en gee kennis van die vergaderings. Doen voorbereidings vir vergaderings (venue, verversings), bespreek vooraf die sakelys met die voorsitter en help die voorsitter met die verloop van die vergadering. Hou die notule van vergaderings, stel lede in kennis van opdragte wat hulle moet uitvoer en voer self besluite en opdragte uit. Voer ad-hoc pligte uit in opdrag van die bestuursliggaam. TESOURIER Hou volledig rekord van alle finansiële state en korrespondensie. Stel 'n finansiële sisteem daar om te verseker dat inkomstes en uitgawes behoorlik aangeteken en gekontroleer kan word. Stel finansiële reëls daar vir die organisasie. Teken tjeks saam met twee ander lede van die bestuursliggaam. Maak seker dat geld gereeld gebank word en kleinkas toegesluit word in 'n kluis. Verseker dat die kleinkas-sisteem effektief verloop en daar behoorlike rekordhouding van uitgawes uit die kleinkas is. Help met die opstel van die begroting. Verantwoordelik vir die voorlê van uitgawes by vergaderings en doen maandeliks begrotingsbeheer. Staan die ouditeur by wanneer oudit gedoen word. Ondersoek en rapporteer die misbruik van geld. Voorsien finansiële verslae aan medewerkers.

6 ADDISIONELE LEDE Werk saam met die res van die bestuursliggaam as 'n span. Gewillig om die doelwitte van die organisasie te bevorder. Voer take deur die bestuursliggaam aan hulle opgedra, uit en gee terugvoer. Neem deel aan besprekings tydens vergaderings. FINANSIES Die bestuursliggaam moet seker maak dat 'n aanvaarde finansiële sisteem gebruik word, wat insluit boekhouding en jaarlikse oudit van boeke. Behoorlike boekhouding moet geskied en die boeke moet geoudit word deur 'n geregistreerde ouditeur wat nie 'n lid is van die bestuursliggaam nie. Die finansiële jaar loop vanaf 1 Maart tot 28 Februarie (of van April tot Maart, soos besluit). Finansiële jaarstate en ouditverslag, sowel as 'n jaarverslag word aan die Direkteur Organisasies sonder Winsoogmerk voorgel6 voor 30 September van elke jaar. Indien die organisasie fondse het om te bel8, kan dit slegs gedoen word by 'n erkende finansiële onderneming, aangedui in die Financial Institutions Act, Geen risikobeleggings mag gedoen word nie. REGSIDENTITEIT Die organisasie is 'n regspersoon met aanspreeklikheid en verantwoordelikhede. Die organisasie bestaan in sy eie reg afsonderlik van sy lede en word voortgesit al verander die lede. Die organisasie mag roerende en onroerende eiendom besit in sy naam as 'n regspersoon. Die organisasie mag kontrakte sluit, finansiële ooreenkomste aangaan, fondse insamel en administreer, self vervolg of vervolg word as 'n regspersoon. WYSIGING VAN DIE KONSTITUSIE Wysigings aan die konstitusie moet per besluit by die jaarvergadering, of 'n spesiale vergadering vir dié doel gedoen word deur twee-derdes van die lede van die organisasie. n Skriftelike kennisgewing van wysiging van die konstitusie moet aan alle lede van die organisasie besorg word twee weke voor die vergadering waarop oor die wysiging besluit moet word. ONTBINDING Die organisasie mag ontbind wanneer twee-derdes van die lede van die organisasie teenwoordig op 'n vergadering vir die doel van ontbinding, ten gunste daarvan besluit. Kennisgewing van so 'n vergadering moet ten minste 21 dae voor die vergadering aan lede besorg word en moet dit duidelik stel dat die vergadering gehou word met die oog op ontbinding en verdeling van bates.

7 Voor ontbinding moet die organisasie al sy skuld betaal. Enige bates (fondse, geboue en toerusting) sal oorgegee word aan 'n organisasie met soortgelyke doelstellings en soos geïdentifiseer op die ontbindingsvergadering. AANVAARDING VAN DIE KONSTITUSIE Gee datum waarop die konstitusie goedgekeur is en laat onderteken deur die voorsitter, ondervoorsitter en sekretaris.