FC Castricum Beleidsplan Vastgesteld op de ALV 1 februari 2013

Transcriptie

1 FC Castricum Beleidsplan Vastgesteld op de ALV 1 februari 2013

2 Voorwoord Over een beleidsplan voor FC Castricum is al veel gesproken en geschreven. Het is verschillende malen op ledenvergaderingen naar voren gekomen en daar is vaak de wens uitgesproken om een beleidsplan te hebben, om het beleid van de vereniging duidelijk te maken. Een grote vereniging zoals FC Castricum hoort een gedegen beleidsplan te hebben, zondermeer. Maar het schrijven van een beleidsplan is niet het doel op zich. Het beleidsplan moet een instrument zijn om de vereniging verder te helpen bij het realiseren van haar ambities. Het doel van het beleidsplan is drieledig: Het zorgt voor realistische verwachtingen over de missie, visie, ambitie en plannen van de vereniging. Het is een leidraad voor beleid van de vereniging. Het mobiliseert de leden om de schouders er onder te zetten. Dit plan is geschreven op basis van de verschillende stukken die ons vanuit de KNVB en vanuit de commissie visie en beleid zijn aangereikt. Waaronder het stuk dat op de ledenraadpleging januari 2012 is goedgekeurd door de leden. Daarnaast is een eerdere conceptversie van het beleidsplan gelezen en van commentaar voorzien door veel verschillende mensen en zijn er twee avonden georganiseerd om over de toekomst van FC Castricum te praten. Op 1 februari jongstleden is tijdnes een ingelaste algemene ledenvergadering het beleidsplan vastgesteld. Heeft u na het lezen van dit stuk vragen, suggesties, ideeën, opmerkingen, plannen of complimenten, dan horen wij deze graag. Met dit vastgestelde beleidsplan gaan het bestuur en de commissies de komende maanden aan de slag om het verder uit te werken in onder andere commissieplannen, een organogram en een bestuursplan voor het komende jaar. Deze uitwerkingen worden gepresenteerd op de ALV eind april Wij kijken uit naar uw komst en bijdragen! Namens het bestuur in deze, Jaap Hubers en Machiel Postma 2

3 Inhoudsopgave Voorwoord...2 Inleiding en opzet van het beleidsplan...4 Samenvatting...4 Deel A Analyse...6 Interne analyse...6 Externe analyse...7 Confrontatiematrix...8 Deel B Doelen...9 Missie...9 Visie...9 Ambitie...10 Plannen...11 Het vervolg En nu actie!

4 Inleiding en opzet van het beleidsplan Bij het schrijven van dit stuk wordt onderscheid gemaakt tussen beleid en beleidsplan. Het beleidsplan is het voorliggende stuk en omvat twee onderdelen. Te weten Deel A Analyse en Deel B Doelen. Daarnaast maken de onderdelen Deel C werkplan en begroting voor het bestuur en Deel D werkplan en begroting voor de commissies deel uit van het beleid, dit zijn uitwerkingen van dit beleidsplan. Ten slotte is er nog Deel E Witboek van afspraken, regels en richtlijnen, waarin allerlei praktisch uitwerkingen van het beleid worden verzameld. De vijf delen samen vormen het beleid van FC Castricum. Het beleidsplan vormt de basis van het beleid van de vereniging. Hierin wordt in deel A een analyse gemaakt van de interne en externe stand van zaken van FC Castricum. Op basis van deze analyse ontstaat een confrontatiematrix met daarin overzichtelijk de kansen, bedreigingen, sterkten en zwakten van de vereniging. In deel B worden vervolgens het doel van de vereniging op abstract niveau omschreven in de missie en visie. Daarna volgt een omschrijving van de ambitie voor de komende vijf jaar en ten slotte een uitwerking hiervan in concrete plannen. Samenvatting Het beleidsplan is voor een deel een opsomming van bestaande ambities en plannen, voor een deel een bekrachtiging van keuzes die in de praktijk al gemaakt zijn en voor een deel gaat het om een nieuw ingeslagen weg. De belangrijkste keuzen worden hieronder opgesomd, gevolgd door een tabel met een overzicht van de misse, visie, ambities en plannen. Deze worden onder deel B nader omschreven. De jeugdopleiding vormt de basis van het selectievoetbal bij FC Castricum. Om structureel in de 2 e klasse en eventueel in de 1 e klasse te kunnen spelen dient er een constante aanwas van jeugdspelers naar de selectie te zijn. Om jeugdspelers naar het 1 e elftal te brengen moeten alle jeugdselecties en het 2 e elftal op een hoger niveau spelen en presteren. Hiervoor gaan we inzetten op individuele ontwikkeling van spelers op het gebied van bijvoorbeeld loopscholing en moeten we het niveau van trainingen en trainers verhogen. Vrijwilligers zijn het fundament van de vereniging. Hiervoor gaan we een serieus en gedegen vrijwilligersbeleid opzetten. Kernpunten hierbij zijn het versterken van clubbinding, het individueel benaderen van leden om iets te doen voor de club en het behouden van vrijwilligers door persoonlijke aandacht. Voor de uitwerking stellen wij een vrijwilligerscommissie die de plannen voor werving, binding en ontwikkeling van vrijwilligers bij FC Castricum organiseert. FC Castricum is een grote vereniging geworden en daar hoort een gedegen organisatie bij. Het bestuur neemt het voortouw in de beleidsvorming en in samenwerking met de commissies. Samen met de commissies en de vele vrijwilligers gaan wij werken aan de uitvoering van het beleid. Duidelijke afspraken, heldere communicatie en aandacht voor de clubcultuur zijn de kernpunten. 4

5 Missie en visie Ambitie Plannen Voetbal Voetbal voor iedereen Jeugdopleiding basis voor 1 e elftal Individuele ontwikkeling PR Kwaliteiten van de vereniging presenteren Acommodatie & kantine Sociaal & maatschappelijk Accommodatie van de toekomst Kantine als 2 e huiskamer Open club met respect en ruimte voor iedereen Midden in de lokale gemeenschap Financiën Benutten van het potentieel Beheersbare kosten Vrijwilligers Clubbinding Persoonlijke benadering Sponsoring Clubbinding Meerwaarde voor sponsor vinden Bestuur Stroomlijnen van de verschillende onderdelen van de vereniging Regie Junioren, lagere senioren, dames en scheidsrechters binden Jeugdopleiding en 2 e elftal op hoger niveau 1 e structureel 2 e klasse, en evt. 1 e klasse. Website een afspiegeling van de vereniging Clinics en schoolvoetbal om de vereniging te presenteren Schoon, heel en veilig Energiezuinig Gezelligheid en allure Bezetting /omzet van de kantine vergroten Leefregels voor alle geledingen Samenwerking met lokale actoren Organisatie m.b.t. financiën uitbreiden Geen verplicht vrijwilligerswerk Vrijwilligers binden Vrijwilligers werven Huidige reclameruimte volledig benutten Beleids- en verantwoordingscyclus instellen Interne communicatie organiseren Technische commissie met afvaardiging van alle geledingen Programma individuele ontwikkeling Videoanalyse Interne scouting Uitbreiding PR met video en nieuwe media Organisatie clinics, school- en bedrijvenvoetbal Onderzoeken nieuwbouw of noodzakelijke ingrepen bestaande gebouw Uitbreiding trainingsruimte Herinrichtings-plan klantine Plek op website en in organisatie voor maatschappelijke projecten Teamcontract voor senioren Instellen van een financieel en administratief team Instellen commissie vrijwilligers met als taken binden en werven Netwerk FC Castricum benutten Netwerkcafé Bewaken uitvoering beleidsplan Plan clubcultuur Communicatieplan 5

6 Deel A Analyse In het deel analyse wordt bekeken hoe de vereniging er voor staat. Voor dit deel kan een breed opgezet programma van enquêtes en andere informatiewinning ingezet worden. Wij kiezen er in deze fase voor om een beknopte analyse te doen op basis van een door de KNVB aangereikt model. Voor de analyse hebben we gebruik gemaakt van hetgeen bij ons bekend is en ons is aangereikt tijdens verschillende bijeenkomsten met commissievoorzitters, functionarissen en andere vrijwilligers. Interne analyse Identiteit Voetbalvereniging. Veel activiteiten en gezelligheid. Gemoedelijkheid en sportiviteit zijn kernwaarden van de verenigingscultuur. Tevredenheid De tevredenheid van de leden is over algemeen groot. Tevredenheid van vrijwilligers laat op sommige plekken binnen de organisatie te wensen over. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het gevoel niet gehoord of gewaardeerd te worden, onduidelijkheid over afspraken, regels en verenigingsbeleid. Voetbal Het niveau van de jeugd is te laag om het eerste op lange termijn in de 1 e klasse te houden. Betalen van spelers om op een hoger niveau te komen is een vraag die de laatste jaren geregeld gesteld is. Doelgroepenaanbod Veel aandacht voor selectie senioren, -junioren en -pupillen. Relatief weinig aandacht is er voor lagere senioren, junioren, pupillen, dames en scheidsrechters. Er is geen aanbod voor G-voetbal. Vrijwilligers en kaderleden Er zijn heel veel vrijwilligers, maar er zijn nog meer handen nodig. Kaderleden zijn er relatief veel, maar de last wordt gedragen door te weinig schouders. Wedstrijdorganisatie Uitstekend, alle teams hebben 1 of 2 leiders. Enthousiaste en kundige leiders zijn vaak bepalend of een speler langdurig bij FC Castricum blijft, hier is verbetering mogelijk. Wedstrijdsecretariaat loopt niet altijd goed op zaterdagmorgen. Scheidsrechterzaken De afgelopen jaren hebben verschillende mensen zich hiervoor ingezet. Aan het werven en begeleiden van scheidsrechters moet nog meer aandacht aan besteed worden. Sportiviteit & respect Teamcontracten jeugd, pluspunt. Over het algemeen weinig incidenten en onsportief gedrag tijdens wedstrijden. Geen leefregels voor senioren en medewerkers. 6

7 Financiën Redelijk goede baromzet. Relatief lage contributie. Teruglopende sponsorinkomsten. Gezonde financiële situatie, maar geen ruimte voor grote investeringen. Accommodatie & materiaal Mooi complex, behoorlijke staat van de opstallen. Energiezuinigheid laat te wensen over. Er is voldoende materiaal voor het voetballen. Drukke bespeling van de velden zorgt soms voor kwalitatief matige velden. Kunstgras is grote plus. Communicatie Nieuwsberichten van PR commissie en website erg goed. Leden maken nieuwsberichten, deze werkwijze is niet bij iedereen bekend. Interne communicatie (verenigingsbeleid en organisatie) is op punten zwak. Externe analyse Rol vereniging Maatschappelijk belangrijke functie voor bewegen van de inwoners van Castricum. Sociale functie in de vorm van ontmoetingen. Maatschappelijke functie is onderbelicht: wiw-baan, 2 politieke vluchtelingen werkzaam voor de club, maatschappelijke stage mogelijk bij FC Castricum. Lokale en regionale omgeving Twee voetbal verenigingen zeer nabij; Limmen en Vitesse 22. FC Castricum staat er goed op lokaal en regionaal, goede contacten en samenwerking met omliggende verenigingen. Interessant FC Castricum nieuws wordt naar de krant gestuurd, we staan wekelijks in de lokale kranten. Landelijke trends Economische crisis. Zwaarder financieel weer door stijgende kosten en dalende inkomsten. Lossere lidmaatschappen, daardoor veranderende betrokkenheid. Vrijwilligerswerk wordt bij steeds meer verenigingen verplicht. Regelgeving en handhaving daarvan wordt strenger. 7

8 Confrontatiematrix In deze matrix komen interne en externe analyse samen. De externe kansen en bedreigingen worden gecombineerd met de interne sterktes en zwaktes. Kansen Bedreigingen Sterktes Aanvallen Verdedigen Zwaktes Versterken Terugtrekken Aanvallen = doelpunten maken Clubbinding door evenementen en gezelligheid. Selectievoetbal. Pupillenvoetbal. Wedstrijdorganisatie. Sportiviteit en respect. Maatschappelijke functie van de vereniging. Financiën. Website. Verdedigen = tegendoelpunten voorkomen Aandacht voor dames, lagere senioren, junioren, scheidsrechters en vrijwilligers, zij zijn een belangrijk onderdeel van de vereniging. Vrijwilligerswerk niet verplichten (want het is leuk om samen wat voor je vereniging te doen en geen straf) Verenigingsorganisatie en interne communicatie stroomlijnen. Kwaliteit en kwantiteit van wedstrijd- en trainingsvelden. Versterken = in het veld brengen Niveau van de jeugd. Aanbod G-voetbal. Energiezuinigheid accomodatie. De club als huiskamer en ontmoetingsplaats. Vrijwilligersbeleid. Beleids- en verantwoordingscyclus commissies en bestuur. Terugtrekken = uit het veld halen of houden Spelers gaan betalen om bij FC Castricum te voetballen. Ad-hoc beslissingen in bestuur en commissies. Negativiteit, roddels en achterklap. 8

9 Deel B Doelen In deel B worden de gevonden bevindingen omgezet in een missie en visie waarin op een abstract niveau het doel van de vereniging wordt omschreven. Vervolgens wordt de ambitie van de vereniging omschreven, waar willen we over vijf jaar staan. En tenslotte worden concrete plannen voorgesteld. Missie Veilige, open, betrokken voetbalvereniging, waarin zelfontplooiing, ambitie, enthousiasme en gezelligheid hand in hand gaan. Visie - Voetbal: passend aanbod van trainingen, wedstrijden en toernooien voor ieder die wil voetballen. Waarbij de toestroom van zelfopgeleide jeugdspelers de basis vormt van de seniorenselectie, de club is zo sterk als ze breed is. Betalen van spelers is geen optie, bij FC Castricum speel je omdat je, je thuis voelt bij de club en omdat je, je er individueel kan blijven ontwikkelen. - PR: Bekendheid van wat de vereniging allemaal doet bij de leden, Castricummers en overige betrokkenen, met als doel leden te behouden en nieuwe leden te werven. - Accommodatie/kantine: Accommodatie van de toekomst, met allure en gezelligheid en voldoende wedstrijd- en trainingsruimte. De kantine een "tweede" huiskamer, gerund door vrijwilligers. Een plek waar voetballers jong en oud, supporters en vrijwilligers terecht kunnen voor een hapje, drankje of een praatje. - Sociaal/maatschappelijk: Een open club, midden in de maatschappij. Door werkzaamheden bij FC Castricum bieden van toekomstperspectief voor medewerkers. Vereniging met respect en ruimte voor iedereen. Een veilige omgeving is de basis voor een prettig verenigingsleven. Bij nieuwe sociaal/maatschappelijke projecten wordt gezocht naar meerwaarde voor de club. - Financiën: Financieel gezonde vereniging, beheersing uitgaven en aanmoediging extra inkomsten. - Vrijwilligers: de vereniging barst van de energie en als mensen zich verbonden voelen willen ze zich zeker inzetten voor de club. Clubbinding en persoonlijke benadering zijn de kernbegrippen van vrijwilligersbeleid. - Sponsoring: de uitstraling van de club en binding die mensen voelen bij FC Castricum benutten omwille van sponsoring. - Bestuur: effectieve en efficiënte organisatie, waarbij het bestuur bestuurt en de commissies de uitvoeringsorganisatie vormen. Clubbinding en strategische sturing door communicatie tussen het bestuur, leden, commissies en externe partners. (zie filmpje KNVB). Coördinatoren en leiders zijn belangrijke ambassadeurs van de vereniging. Het doel van een vereniging is verenigen. 9

10 Ambitie - Voetbal: vergroten van de betrokkenheid en clubbinding van de junioren, de lagere senioren, scheidsrechters en de dames bij/binnen de vereniging. Voetbalmogelijkheden voor dames en meisjes uitbreiden richting aanbod voor alle leeftijdsgroepen. Om met het eerste elftal structureel in de 2 e klasse en wellicht zelfs in de 1 e klasse te kunnen spelen is het van groot belang dat het 2 e elftal (minimaal reserve 1 e klasse) en de jeugd (minimaal hoofdklasse) over de hele linie op een hoger niveau gaat spelen en dat spelers zich individueel kunnen blijven ontwikkelen. Overgang junioren naar senioren beter begeleiden. - PR:meer vulling van de website door de leden en meer verschillende media gebruiken. Elk kind in Castricum e.o. de mogelijkheid bieden om kennis te maken met de voetbalsport en FC Castricum. - Accomodatie/kantine: schoon-heel-veilig, energiezuinig, gezelligheid/allure en nieuwbouw voor lange termijn. Extra trainingsruimte creëren, om daarmee minder op wedstrijdvelden te spelen. Het behalen van een stabiele kantineomzet. De omzet van de kantine minder "weerafhankelijk" maken, door te kijken naar alternatieve activiteiten op voetballoze zaterdagen en zondagen. - Sociaal/maatschappelijk: Laagdrempelige contributie. Samenwerking met scholen. Mogelijkheden naschoolse opvang verkennen. Optimale samenwerking met de gemeente. Leer/werkplekken, stageplaatsen, social return projecten. Leefregels uitbreiden van jeugd naar senioren en medewerkers. Bij alle sociaal/maatschappelijke projecten wordt gezocht naar meerwaarde voor de vereniging. - Financiën: Organisatie financiën en administratie verbreden en stroomlijnen. - Vrijwilligers: Huidige vrijwilligers binden, nieuwe vrijwilligers werven en de opleiding van vrijwilligers systematiseren. Alle commissies voldoende bezet om de ambities en plannen in dit beleidsplan te verwezenlijken. Cruciale functies dubbel bezetten. FC Castricum zoveel mogelijk blijven runnen met vrijwilligers, zonder "verplicht" vrijwilligerswerk. - Sponsoring: Complete benutting van de bestaande reclameruimte bij FC Castricum door bestaande sponsoren te behouden en voor de resterende ruimte nieuwe sponsoren aan te trekken. Verenigingsuitgaven zo mogelijk bij eigen sponsoren doen. - Bestuur: Nieuwe beleids- en verantwoordingscyclus instellen. Herdefiniëring van taken van commissies en bestuursleden. Betrokkenheid van de leden vergroten door het organiseren van evenementen en het aanspreken van groepen leden. Communicatie tussen de verschillende geledingen binnen de vereniging verbeteren. Coördinatoren en leiders beter inzetten en betrekken bij communicatie met de leden. Bepalen, bewaken en versterken van de verenigingscultuur. 10

11 Plannen - Voetbal: voetbalzaken voor junioren, lagere senioren en dames goed geregeld, waaronder overgang van jeugd naar senioren. Kwaliteit van trainingen en trainers bij de jeugd structureel verhogen, met name de lagere elftallen, bijvoorbeeld door oefenstofdatabase en (KNVB-)opleiding van trainers. Daarnaast de mogelijkheid bieden tot individuele ontwikkeling op het gebied van loopscholing, diëtetiek, blessurepreventie, spelregelkennis voetbaltechniek en positionele training. Gebruik van videoanalyse. Één voetbaltechnische commissie, met subcommissies selectie, pupillen, junioren, lagere senioren, dames en scheidsrechters. Opzetten van interne scouting. - PR:uitbreiding PR-commissie met onder andere cameraman, nieuwe media expert, uitbreiding van hoeveelheid aangeboden nieuws aan de lokale media en meer nieuws maken door de leden. Actief aanbieden van mogelijkheden voor kennismaking met voetbalsport, bijvoorbeeld schoolvoetbal, clinics en bedrijvenvoetbal. - Accomodatie/kantine: Schoon-heel-veilig genoeg jaarlijkse checken (inclusief rioleringscheck), plan maken voor verbetering energiezuinigheid en duurzame opwekking energie. Plan maken of en op welke termijn nieuwbouw mogelijk en noodzakelijk is. Plan voor meer gezelligheid en allure. Extra veld door herschikking velden. Inventariseren van mogelijkheden om de omzet te vergroten - Sociaal/maatschappelijk: Huidige projecten permanente plek geven in het beleid en organisatie (wiw, 2 politieke vluchtelingen, maatschappelijke stage, scholentoernooi+voetbaltraining aan basisscholen, MEE-project, FC Castricum als ontmoetingsplaats tegen vereenzaming). Webpagina over maatschappelijke projecten FCC. Naschoolse opvang voor nichemarkt. Contributie blijft op acceptabel niveau. Behoefte en mogelijkheid tot G-voetbal onderzoeken. Teamcontract senioren. Richtlijn vrijwilligers FC Castricum, met aandacht voor onderlinge communicatie en ambassadeursrol. - Financiën: instellen van een financieel/administratief team, veranderen van de ALV cyclus ten behoeve van vaststellen contributies en budgetten commissies. - Vrijwilligers: aanstellen vrijwilligerscoördinator/commissie. Jaarlijkse wervingscampagne vrijwilligers, opleidingsmogelijkheden in kaart, vacatures in kaart. Zorgen dat vrijwilligers zich gehoord en gewaardeerd voelen; behalve een feestavond, ook lief & leed attentie en huldigen van jubilarissen. - Sponsoring: Activiteiten om de binding van de bestaande sponsoren te vergroten. Plan om via de leden in contact te komen met potentiële sponsoren. Netwerkcafé. - Bestuur: Regie over de uitwerking van het beleidsplan in commissieplannen. Evenementenbeleid gericht op versterking clubcultuur en clubbinding initiëren. Plan maken voor archivering en geschiedschrijving van FC Castricum. Clubiconen, -helden en -grootheden uit heden en verleden een plek geven in het verenigingsgebouw. Communicatieplan schrijven en uitvoeren. Tweejaarlijkse een ALV. In april een ALV voor de presentatie van de plannen voor het nieuwe seizoen. In september een vergadering voor de verantwoording van het afgelopen seizoen. Indien nodig huishoudelijk reglement en statuten aanpassen. Jaarlijkse bijeenkomst waarin alle leiders worden bijgepraat over verenigingsbeleid en de activiteiten van de verschillende commissies 11

12 Het vervolg En nu actie! Met eventuele wijzigingen stelt de ledenvergadering het beleidsplan (Deel A+B) vast. Vervolgens gaat de volgende fase van het beleidsvormingstraject van start. Het bestuur en de commissies verdelen de taken die volgen uit het vastgestelde beleidsplan en schrijven een werkplan en maken een begroting voor seizoen (Deel C+D). Deze plannen en begrotingen zullen worden voorgelegd aan de ledenvergadering die gepland staat voor april Na vaststelling door de ledenvergadering kan gestart worden met de uitvoering. Onderdeel van het beleid zijn ook richtlijnen, afspraken en regels. Om er voor te zorgen dat deze inzichtelijk worden zal er een witboek bijgehouden gaan worden waarin deze afspraken worden vastgelegd, zodat deze inzichtelijk en overdraagbaar worden (Deel E). Het beleid bij FC Castricum kent uiteindelijk een reeks documenten die een sterke onderlinge samenhang kennen. Het beleid zal bestaan uit de onderstaande onderdelen. Deel A Analyse Deel B Doelen Deel C Werkplan en begroting van het bestuur Deel E Witboek Verzameling van afspraken, regels en richtlijnen. Waaronder beleidsplan deel A t/m D, organogram, huishoudelijk reglement en statuten. Deel D Werkplan en begroting van elke commissie Figuur 1 beleid bij FC Castricum 12