Het secretariaat van de vereniging is gevestigd ten huize van de secretaris.

Transcriptie

1 Artikel 1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE BRIDGECLUB KLAVERTOP In dit huishoudelijk reglement worden nadere regels gegeven conform artikel 22 van de Statuten van Bridgeclub KlaverTop, gevestigd te Heemstede. Analoog aan de statuten wordt ook in dit reglement de Bridgeclub KlaverTop verder aangeduid als de vereniging. Artikel 2 SECRETARIAAT Het secretariaat van de vereniging is gevestigd ten huize van de secretaris. Artikel 3 LIDMAATSCHAP 3a Aanvraag Het lidmaatschap wordt aangevraagd bij de secretaris van het bestuur. Na kennisneming van de aanvraag beslist het bestuur binnen een redelijke termijn omtrent de toelating. Indien het bestuur de aanvraag niet afwijst, brengt hij deze tijdens een speelbijeenkomst mondeling ter kennis van de leden. Aspirant-leden die lid willen worden kunnen op hun verzoek enkele keren proef komen spelen als de mogelijkheid zich daartoe voordoet. Tijdens een clubbijeenkomst wordt door de Technische Commissie (TC) aan de leden meegedeeld dat er een aspirant-lid meespeelt. 3b Weigering Bij weigering door het bestuur van de gevraagde toelating als lid, kan het aspirant-lid binnen één maand in beroep gaan bij de Algemene Leden Vergadering (ALV) door een aangetekende brief te sturen aan de secretaris, waarna de ALV alsnog kan besluiten tot toelating van het aspirant-lid. Het bestuur stelt de leden van de weigering tot toelating op de hoogte. Het bestuur dient binnen een maand de ALV bijeen te roepen. De beslissing omtrent wel of geen toelating van het aspirant-lid komt tot stand op basis van volstrekte meerderheid (de helft +1) der aanwezige stemmen. 3c Opzeggen Opzeggen dient schriftelijk bij het secretariaat te gebeuren en daar uiterlijk 1 juni ontvangen zijn conform artikel 7 lid 3 van de statuten. 1

2 Artikel 4 LEDEN De leden nemen voor eigen risico deel aan alle door of namens de vereniging georganiseerde activiteiten. De leden ontvangen bij toetreding een exemplaar van de o de wedstrijdkalender o de gedragsregels De statuten, het huishoudelijk reglement en het competitie reglement zijn aanwezig op de speelmiddagen en zijn voorts te vinden op de website van de vereniging. 4a Rechten Het gebruik maken van de speelgelegenheid op de daarvoor vastgestelde dagen en tijden. Het bijwonen van de ALV met de daaraan volgens de statuten verbonden rechten. Verkiesbaarheid voor alle functies binnen de vereniging. De mogelijkheid om door te spelen bij langdurige afwezigheid van de partner. In dat geval kan voor de betrokken periode een plaatsvervanger worden geaccepteerd. 4b Verplichtingen Ieder lid wordt geacht de statuten, het huishoudelijk reglement, het competitiereglement en de gedragsregels te kennen. Alle besluiten, welke door de ALV worden genomen, zijn bindend voor alle leden. De contributie voor het bridgeseizoen moet zijn ontvangen voor aanvang van het verenigingsjaar. Indien een lidmaatschap aanvangt halverwege een seizoen, wordt de helft van de contributie berekend. Adreswijzigingen moeten schriftelijk aan het secretariaat worden doorgegeven. Ieder lid dient ongeveer tien minuten voor de vastgestelde aanvangstijd van de speelbijeenkomst of wedstrijd in de speelgelegenheid aanwezig te zijn. Ieder lid wordt geacht kennis te nemen van de mededelingen die op de speelbijeenkomst mondeling worden gedaan. Het op toerbeurt meehelpen bij het wekelijks gereedzetten van het spelmateriaal en het meehelpen met opruimen; een en ander wordt georganiseerd door de coördinator binnen de TC. 2

3 Artikel 5 BESTUUR 5a Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. 5b Rooster van aftreden Op de jaarlijkse ALV treedt een deel van het bestuur af en wel volgens een rooster dat door het bestuur is opgesteld en bijgehouden. De bestuursleden zijn terstond herkiesbaar, met dien verstande dat een bestuurslid maximaal zes achtereenvolgende jaren in het bestuur zitting mag hebben. Minimaal 2 maanden van te voren dient het bestuur een oproep te doen voor kandidaten van de desbetreffende functie(s). Als er bij gebrek aan kandidaten geen nieuw bestuurslid kan worden benoemd, kan het betrokken bestuurslid nog een jaar aanblijven en eventueel jaarlijks opnieuw door de ALV herkozen worden.5.c. Tussentijds aftreden Bij tussentijds aftreden van een bestuurslid dient een ander bestuurslid diens functie (tijdelijk) waar te nemen. (Zie in dit verband de Statuten artikel 11 lid 1 en artikel 13 lid 2.) Bij tussentijds aftreden van de penningmeester is de kascommissie verplicht binnen vier weken zijn boeken en bescheiden, evenals de geldmiddelen van de vereniging te controleren en hiervan binnen twee weken na controle verslag uit te brengen aan het bestuur. Eerst ná decharge door de ALV en overdracht van de administratie aan zijn opvolger, is de penningmeester van zijn verantwoordelijkheden jegens de vereniging ontheven. Wanneer de meerderheid van het bestuur wenst af te treden, moet op een, binnen de kortst mogelijke termijn uitgeschreven, ALV een nieuw bestuur worden gekozen. De bestuursleden kunnen hun functie dan pas neerleggen als zij de onder hen berustende bescheiden, die aan de vereniging toebehoren, hebben overgedragen aan hun opvolgers. 5c Bestuursbesluiten Besluiten van het bestuur zijn bindend voor alle leden tot aan de eerstvolgende ALV, welke het besluit kan bekrachtigen of doen vervallen. Het bestuur kan leden, van wie de penningmeester op het daartoe gestelde tijdstip de jaarlijkse bijdrage (contributie) nog niet heeft ontvangen, het meespelen op de speelbijeenkomsten ontzeggen. 3

4 Paren, die zich naar de mening van het bestuur niet conform de regels gedragen, kan het meespelen op de betrokken speelbijeenkomst worden ontzegd. 5d Taken voorzitter De voorzitter leidt alle bestuurs- en ledenvergaderingen. Hij heeft het recht daarin de discussie te sluiten wanneer hij meent dat de vergadering genoeg is ingelicht, doch is ver plicht deze weer te openen als de meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden zich hier vóór verklaren. Hij is de woordvoerder van het bestuur en belast met de representatie van de vereniging. Bij afwezigheid van de voorzitter treedt de vice-voorzitter als plaatsvervanger op. 5e Taken vice-voorzitter De vice-voorzitter heeft tot taak het vervangen van de voorzitter in al zijn taken. Hij kan op verzoek elk ander lid van het bestuur assisteren dan wel (tijdelijk) vervangen. 5f Taken secretaris Het notuleren van de vergaderingen. Het verzorgen van de in- en uitgaande post. Het beheren van het archief van de vereniging. Het bijhouden van de ledenadministratie en van de wachtlijst. Het aangifte doen van nieuwe leden en mutaties bij de N.B.B. Hij draagt er zorg voor dat leden alle belangrijke stukken van de vereniging ontvangen. 5g Taken penningmeester De penningmeester beheert de gelden van de vereniging en zorgt voor alle aan de vereniging toekomende baten. Hij draagt er zorg voor, dat de eigendommen van de vereniging, indien nodig, tegen schade verzekerd zijn. Hij is verplicht om op verzoek van het bestuur en/of de kascommissie de administratie te allen tijde ter inzage te geven. Hij is verplicht om bij declaraties kwitanties of kasstukken (voldoende gespecificeerd en van datum voorzien) te vragen en te archiveren. Voor uitgaven, die niet in de begroting opgenomen zijn en het bedrag van 1½ maal de jaarcontributie overschrijden, is schriftelijke toestemming van het dagelijks bestuur nodig. 4

5 Bij geschil tussen penningmeester en declarant neemt het bestuur ter zake een beslissing. 5h Taken wedstrijdsecretaris De wedstrijdsecretaris is voorzitter van de TC Hij vertegenwoordigt de TC binnen het bestuur Hij is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen op speelmiddagen en op de door de club georganiseerde drives en toernooien. Hij stelt het wedstrijdjaarverslag op voor de ALV Hij berekent de punten voor het clubkampioenschap Artikel 6. VERGADERINGEN 6a Bestuursvergaderingen Dit zijn vergaderingen van het dagelijks bestuur en de overige bestuursleden. Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen zo vaak als de voorzitter of tenminste twee bestuursleden dit wenselijk achten. Geldige besluiten door het bestuur kunnen alleen genomen worden als op de bestuursvergadering de meerderheid van het bestuur aanwezig is. 6b Jaarlijkse Algemene Ledenvergaderingen (ALV) Dit is de jaarlijks te houden vergadering, waarbij leden, ereleden, leden van verdienste en het bestuur aanwezig kunnen zijn. Op deze ALV wordt tenminste verslag uitgebracht door de secretaris (jaarverslag) de penningmeester (jaarrekening en begroting) de wedstrijdsecretaris (jaarverslag van de TC) de door het bestuur ingestelde commissies (o.a. kascommissie) Een bindende voordracht zoals bedoeld in art.10.2 van de statuten voor het benoemen van bestuursleden, dient uiterlijk twee dagen voor de betrokken ALV schriftelijk bij de secretaris te worden ingediend, vergezeld van een verklaring van de betrokken kandidaten, waarin zij zich bereid verklaren een eventuele benoeming te aanvaarden. Ereleden en leden van verdienste worden voor de ALV ook uitgenodigd. 5

6 6c Bijzondere Algemene Leden Vergadering. Dit is een vergadering die op speciaal verzoek bijeen geroepen wordt; op zo n vergadering kan onder meer een wijziging van de contributie zoals voorgesteld door het Bestuur, worden bekrachtigd. Artikel 7 TECHNISCHE COMMISSIE (TC) 7a Leden De TC bestaat uit: Wedstrijdleiders die vaardig zijn in het NBB programma en de wedstrijden kunnen leiden. Een lid dat als afbeladres functioneert en wekelijks zorg draagt voor het regelen van invallers. Een coördinator voor het beheer van het spelmateriaal die tevens verantwoordelijk is voor het wekelijks gereed zetten daarvan. 7b Taken Het voordragen, aan het bestuur, van een wedstrijdsecretaris (WS) uit haar midden. Het aanstellen van een vervanger van de WS Het opstellen en zo nodig aanpassen van het competitiereglement.(cr) Het juist toepassen van het CR op clubbijeenkomsten. Het jaarlijks aan de leden voorleggen van de wedstrijdkalender, waarin de clubcompetitie en (feestelijke) drives staan vermeld. Het verzorgen van een computeruitslag van gehouden wedstrijden. Het verzorgen van tussenstand en eindstand voor het clubkampioenschap. Het opstellen van een dienstrooster, waaruit blijkt welke wedstrijdleider de clubbijeenkomst leidt; deze wedstrijdleider informeert wekelijks de materiaal coördinator. Artikel 8 KASCOMMISSIE 8a Leden De kascommissie bestaat uit twee leden en een reserve lid. De commissie wordt gekozen op de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Elk jaar treedt één lid van de commissie af en wordt er een nieuw reservelid door de ALV gekozen. Bij tussentijds aftreden van een lid van de kascommissie neemt het reservelid zijn plaats in. 6

7 8b Taken Het tenminste eenmaal per jaar controleren van de boeken, bescheiden en geldmiddelen van de penningmeester, Het schriftelijke rapport uitbrengen aan de ALV van elk onderzoek, Het controleren van de balans en de staat van baten en lasten en deze bij goedkeuring ondertekenen, Het schriftelijk rapport uitbrengen aan de ALV over het afgelopen verslagjaar en daarbij een voorstel doen tot het wel of niet verlenen van decharge met betrekking tot de penningmeester en het bestuur. Artikel 9 Ereleden, Leden van Verdienste en Top -lid van het jaar 9a Inleiding Een heel bijzondere manier om de waardering voor een lid, dat zich op een bijzondere wijze voor onze vereniging verdienstelijk heeft gemaakt, tot uitdrukking te brengen is: de toekenning van een erelidmaatschap de benoeming tot lid van verdienste de benoeming tot Top -lid van het jaar 9b Voorwaarden Bij het beoordelen van een aanvraag voor toekenning van een erelidmaatschap, benoeming tot lid van verdienste of Top -lid van het jaar, spelen de volgende elementen een rol: de tijdsduur waarin het lid de activiteiten heeft uitgevoerd de intensiteit waarmee deze zijn uitgevoerd het belang van de activiteiten voor de vereniging het al dan niet aanwezig zijn van een vergoedingsregeling voor die activiteiten de mate van verantwoordelijkheid die het lid tijdens deze activiteiten had Bijzondere prestaties worden al geleverd door alle bestuurs- en commissieleden. De bijzondere verdiensten van ereleden en leden van verdienste dienen substantieel boven die prestaties uit te stijgen. Als minimale voorwaarden kunnen als richtlijn worden gezien: 9c1 Lid van verdienste bestuurslid met bijzondere verdiensten lid met langdurige bijzondere verdiensten, ononderbroken uitgevoerd over een langere periode 7

8 9c2 Erelid bestuurslid, langdurig als zodanig actief met bijzondere verdiensten, uitgevoerd over een langere periode(meer dan 8 jaar) lid met langdurige zeer bijzondere verdiensten, uitgevoerd over een periode meer dan 8 jaar 9c3 Top-lid van het jaar eenmalige dan wel kortstondige zeer bijzondere verdiensten 9d Procedure De procedure voor toekenning van een erelidmaatschap, benoeming tot lid van verdienste of Top-lid van het jaar is als volgt: een voordracht wordt schriftelijk ingediend bij het bestuur en kan door elk lid van de vereniging worden gedaan de voordracht bevat een opsomming van relevante activiteiten die zo uitvoerig mogelijk zijn beschreven gelet op het uitgebrachte advies beoordeelt het bestuur of de voorgestelde kandidaat aan de gestelde eisen voldoet; daarbij wordt nagegaan of ook anderszins geen bezwaren bestaan In het geval van instemming door het bestuur wordt dit, als voorstel te doen aan de leden, vastgelegd in de notulen van de betreffende bestuursvergadering. Op de eerstvolgende algemene ledenvergadering wordt het bestuursvoorstel voorgelegd aan de leden: Het voorstel is aangenomen wanneer 75% van de aanwezige leden daarmee instemt In het geval van instemming wordt de betreffende oorkonde* en/of draagspeld zo spoedig mogelijk in een bijzondere bijeenkomst door het bestuur uitgereikt. (* Bij ereleden blijkt uit de oorkonde ook dat zij vrijgesteld zijn van geldelijke verplichtingen waaronder het betalen van de contributie) Bij afwijzing van een voorstel door het bestuur wordt de indiener schriftelijk geïnformeerd met opgaaf van redenen. Artikel 10 HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT Wijzigingen in het huishoudelijk reglement kunnen plaatsvinden met in acht name van artikel 22 van de statuten. Artikel 11 ONVOORZIEN In alle gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur. 8