Huishoudelijk Reglement

Transcriptie

1 2015 Huishoudelijk Reglement Studenten Dans Vereniging Chassé Enschede,

2 Inhoud Hoofdstuk 1 Leden... 3 Artikel 1 Gewone leden... 3 Artikel 2 Ereleden... 3 Artikel 3 Donateursleden... 3 Artikel 4 Oud-bestuursleden... 4 Artikel 5 Gegevens... 4 Artikel 6 Beëindiging lidmaatschap... 4 Hoofdstuk 2 Algemene ledenvergadering... 5 Artikel 7 Algemeen... 5 Artikel 8 Bekendmaking... 5 Artikel 9 Agenda... 5 Artikel 10 Ledenvergadering... 5 Artikel 11 Stemming... 5 Artikel 12 Machtiging... 6 Hoofdstuk 3 Verkiezingen... 7 Artikel 13 Algemeen... 7 Artikel 14 Kandidaten en vacatures... 7 Hoofdstuk 4 Bestuur... 8 Artikel 15 Samenstelling... 8 Artikel 16 Taken... 8 Artikel 17 Bevoegdheden... 8 Artikel 18 Vertegenwoordiging... 8 Artikel 19 Voorzitter... 8 Artikel 20 Secretaris en commissaris interne betrekkingen... 8 Artikel 21 Penningmeester... 8 Artikel 22 Commissaris externe betrekkingen en PR... 9 Artikel 23 Bestuurskleding... 9 Hoofdstuk 5 Financiën Artikel 24 Contributie Artikel 25: Donateurs Artikel 26 Sponsoren Hoofdstuk 6 Commissies Artikel 27 Algemeen Artikel 28 Commissievoorzitters... 11

3 Artikel 29 De kascommissie Artikel 30 Instructiecommissie Artikel 31 Toepasselijkheid Hoofdstuk 7 Raad der Wijzen Artikel 33 Samenstelling Raad der Wijzen Artikel 34 Taken van de Raad der Wijzen Hoofdstuk 8 Slotbepalingen Artikel 35 Gedragingen Artikel 36 Wijziging HR Artikel 37 Geldigheid... 13

4 Hoofdstuk 1 Leden Artikel 1 Gewone leden De rechten en plichten van de gewone leden zijn: a) Het bijwonen van de algemene ledenvergadering, daar het woord te voeren en voorstellen te doen. b) Het stem- en kiesrecht, zowel actief als passief. c) Het ontvangen van verenigingspublicaties. d) Het deelnemen aan door de vereniging georganiseerde activiteiten, niet zijnde trainingen. e) Het vertegenwoordigen bij studentenmanifestaties, mits aan alle eisen is voldaan. f) Deelname aan trainingen, geheel of gedeeltelijk gefinancierd door de Universiteit Twente. g) Leden zijn verplicht een faciliteitenkaart aan te schaffen voordat zij lid kunnen worden van de vereniging. h) h.leden zijn verplicht zich, indien nodig, minimaal eenmaal per jaar in te zetten voor de vereniging. De inzet kan worden afgekocht door de afkoopsom van 30 euro te betalen. Ook na voortijdige opzegging van het lidmaatschap blijft de inzet voor het betreffende lid gedurende het lidmaatschapsjaar bestaan. De invulling van deze werkactiviteit kan door het bestuur worden aangedragen. i) Gewone leden zijn verplicht een jaarlijkse contributie (of in het geval van een halfjaarlijks lidmaatschap de halfjaarlijkse contributie) te betalen. Meer over de contributie is te vinden in artikel 24. j) De vereniging mag niet voor meer dan 25% uit externe leden bestaan. Artikel 2 Ereleden a) De ereleden hebben dezelfde rechten als de gewone leden m.u.v. het in artikel 1 sub f genoemde. b) Elk persoon dat ten minste 10 jaar actief betrokken is bij de vereniging kan worden aangedragen als erelid. Elk persoon dat twee jaar deel uit heeft gemaakt van het bestuur van de vereniging kan worden aangedragen als erelid. In het geval van een bijzondere bijdrage kan een persoon ook worden aangedragen als erelid. c) Het bestuur kan een erelid voordragen. Hierover wordt na aankondiging op de agenda door de algemene ledenvergadering gestemd. Indien de voordracht met twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen wordt aangenomen volgt de benoeming onmiddellijk na de stemming. d) Ereleden ontvangen één vrijkaartje voor de eindvoorstelling van de vereniging. Artikel 3 Donateursleden a) Donateurs leden zijn zij, die zich bereid verklaard hebben de vereniging financieel te steunen en zij zijn in het verleden gewoon lid der S.D.V. Chassé geweest. b) Donateursleden betalen een bedrag van minimaal 25 euro per jaar. Hiervoor leveren zij een doorlopend machtigingsformulier in bij de penningmeester. Het bedrag wordt jaarlijks afgeschreven tot wederopzegging voor één september. c) Donateursleden hebben dezelfde rechten als gewone leden met uitzondering van het in artikel 1 sub b, f. d) Donateursleden ontvangen één vrijkaartje voor de eindvoorstelling van de vereniging.

5 Artikel 4 Oud-bestuursleden a) Oud-bestuursleden mogen op uitnodiging van het bestuur aanwezig zijn bij Dies of Lustrumactiviteiten. Indien van toepassing na betalen van een door de organisatie vastgestelde eigen bijdrage voor de desbetreffende activiteit. b) Oud-bestuursleden mogen op uitnodiging van bestuur aanwezig bij algemene leden vergadering. Oud-bestuursleden hebben geen stem- en kiesrecht. Artikel 5 Gegevens a) Leden zijn verplicht (wijzigingen op) zijn/haar persoonsgegevens en gegevens van de b) faciliteitenkaart aan het bestuur door te geven. c) Alle boetes die de Student Union oplegt omtrent de faciliteitenkaart kunnen aan het desbetreffende lid worden doorberekend. Artikel 6 Beëindiging lidmaatschap a) Na aanmelding blijft men lid tot afmelding, behalve als blijkt dat leden geen faciliteitenkaart meer kunnen aanschaffen, dan houdt het bestuur het recht voor deze persoon lid af te maken. b) Als een lid zijn lidmaatschap stop wil zetten moet hij dit uiterlijk 4 weken voorafgaand aan het nieuwe dansjaar schriftelijk melden bij het bestuur.

6 Hoofdstuk 2 Algemene ledenvergadering Artikel 7 Algemeen a) Op een algemene ledenvergadering worden zaken betreffende de vereniging besproken. De algemene ledenvergadering kan besluiten nemen die bindend zijn voor bestuur en leden. b) Besluiten zijn slechts bindend indien 20% van het totaal aantal leden aanwezig is, met dien verstande dat de aanwezigheid van 20% van de leden voldoende is. c) Indien niet voldoende leden aanwezig zijn om bindende besluiten te nemen, wordt binnen twee weken een nieuwe ledenvergadering uitgeschreven, welke echter niet in academische vakanties kan plaatsvinden. Deze vergadering kan te allen tijde bindende besluiten nemen. Artikel 8 Bekendmaking a) Iedere algemene ledenvergadering moet ten minste acht dagen van tevoren aan de leden ter kennis worden gebracht door toezending van een uitnodiging en agenda. b) De algemene ledenvergaderingen mogen niet in de academische vakanties vallen, of op feestdagen. c) De stukken voor de algemene ledenvergadering worden tenminste 8 dagen van te voren aan de leden, Vrijhof Cultuur en op aanvraag aan de Student Union en Apollo ter kennis gebracht. Artikel 9 Agenda a) De leden hebben het recht, tot tweeënzeventig uur voor de algemene ledenvergadering punten toe te voegen aan de agenda. Ze maken dit schriftelijk aan de secretaris bekend. b) De secretaris draagt er zorg voor dat de leden kennis kunnen nemen van de toegevoegde c) agendapunten voor de aanvang van de algemene ledenvergadering. Artikel 10 Ledenvergadering a) De voorzitter van de vereniging leidt de algemene ledenvergadering. In voorkomende gevallen is het bestuur gerechtigd een ander bestuurslid als voorzitter van de vergadering aan te stellen. b) Mocht er in de algemene vergadering een vraag naar voren komen waar het bestuur niet direct op kan antwoorden behoudt zij zich het recht voor om hier later schriftelijk op terug te komen, mits dit binnen 2 weken geschiedt. c) De voorzitter van de algemene ledenvergadering is belast met het handhaven van de orde op de vergadering d) De voorzitter van de algemene ledenvergadering heeft het recht de vergadering voor onbepaalde tijd te schorsen. Artikel 11 Stemming a) De voorzitter van de vergadering moet, behoudens beroep op de algemene vergadering, alle voorstellen en moties in stemming brengen. Van alle voorstellen en moties die over hetzelfde onderwerp gaan wordt het verst strekkende het eerst in stemming gebracht. b) Over voorstellen wordt bij meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen beslist, mits niet in strijd met de statuten. c) De voorzitter vraagt, bij alle voorstellen en moties, of stemming gewenst is. Is dit niet het geval, dan is het voorstel of de motie automatisch aangenomen. Is dit wel het geval, dan wordt er als volgt gestemd: stemming over zaken geschiedt mondeling, tenzij het bestuur of

7 ten minste twee leden om schriftelijke stemming verzoeken. Stemmingen over personen zijn altijd schriftelijk. Schriftelijk stemmen gebeurt geheim. d) Een stembriefje heeft geen waarde als: 1) Het niet ondertekend is; 2) Het geen duidelijke naamopgave draagt van de kandida(a)t(en), waarbij bij- en toenamen nooit als duidelijke naamopgave gelden; 3) Het meer bevat dan is toegestaan; 4) Het niet door het bestuur gekenmerkt is; e) Een benoeming of uitslag van een stemming wordt in de algemene ledenvergadering bekend gemaakt. Artikel 12 Machtiging a) Samen met het bericht van verhindering kan het verhinderde lid schriftelijk via de secretaris van de desbetreffende algemene ledenvergadering meedelen wie zijn stemgerechtigde is. b) Slechts één lid van de vereniging, aanwezig op de algemene ledenvergadering, kan door een ander lid gemachtigd worden en moet ingestemd hebben met de machtiging. Één persoon kan dus niet door meerdere personen gemachtigd worden.

8 Hoofdstuk 3 Verkiezingen Artikel 13 Algemeen a) Bestuursleden en commissarissen worden telkens voor een jaar gekozen. Zij zijn na aftreden terstond herkiesbaar. Artikel 14 Kandidaten en vacatures a) Het bestuur stelt kandidaat-bestuursleden voor, waarvan de naam (namen) tenminste acht dagen voor de algemene ledenvergadering, aan de leden schriftelijk bekend moet(en) worden gemaakt. b) Bij tussentijdse vacatures zal het bestuur binnen 21 dagen zorgen voor een nieuwe kandidaat. Wanneer er meerdere kandidaten zijn voor één vacature, dan zal hierover stemming plaatsvinden tijdens de eerstvolgende algemene ledenvergadering. Wanneer dit niet het geval is, zal de kandidaat tijdens de eerstvolgende algemene leden vergadering worden goedgekeurd. c) De leden kunnen tot 24 uur voor de verkiezing tegenkandidaten indienen. Dit gebeurt schriftelijk bij de secretaris. Deze kandidaatstelling dient door tenminste drie stemgerechtigde leden ondertekend te zijn. d) Zowel bij kandidaatstelling door het bestuur als door de leden, dien(t)(en) de kandida(a)t(en) schriftelijk of mondeling met de kandidatuur in te stemmen. e. Een bestuurslid alsmede een commissaris wordt gechargeerd na goedkeuring tijdens een ALV. e) Als er tegenkandidaten zijn gesteld, zullen de bestuursleden middels een schriftelijke stemming worden verkozen.

9 Hoofdstuk 4 Bestuur Artikel 15 Samenstelling a) Het bestuur bestaat uit ten minste drie en ten hoogste uit zeven personen. b) Naast de voorzitter, secretaris en penningmeester, die het dagelijks bestuur vormen, kunnen commissarissen met gedelegeerde taken worden aangesteld. Artikel 16 Taken Het bestuur heeft tot taak: a) Het uitvoeren van die werkzaamheden, die voor een goed functioneren van de vereniging vereist zijn. b) Het uitvoeren van de in de algemene ledenvergadering genomen besluiten. Artikel 17 Bevoegdheden De bevoegdheden van het bestuur zijn: a) Het beleggen van vergaderingen. b) Het afkondigen van ordemaatregelen. c) Het nemen van maatregelen tegen leden, indien hun gedrag hier aanleiding toe geeft. Artikel 18 Vertegenwoordiging a) Eén van de leden van het bestuur vertegenwoordigt de vereniging bij het cultuurcentrum van de Universiteit Twente. Artikel 19 Voorzitter De voorzitter voert indien mogelijk de volgende taken uit: a) De algemene leiding van de vereniging. b) De coördinatie van de werkzaamheden van de medebestuursleden. c) Uitvoering van het beleidsplan en evaluatie daarvan met het bestuur d) Het begeleiden van een commissie. Artikel 20 Secretaris en commissaris interne betrekkingen De secretaris voert indien mogelijk de volgende taken uit: a) Het notuleren van vergaderingen. b) Het voeren van correspondentie en communicatie binnen de vereniging. c) De tijdige bekendmaking van algemene ledenvergaderingen aan de leden. d) Het opstellen van het jaarverslag. e) Het verzorgen van de nieuwsbrief en daarvoor het bijhouden van de agenda. f) Het bijhouden van het archief. De secretaris draagt er zorg voor dat op iedere vergadering de statuten en het huishoudelijk reglement aanwezig zijn. g) Het begeleiden van een commissie. h) Bijhouden ledenadministratie Artikel 21 Penningmeester a) De penningmeester voert indien mogelijk de volgende taken uit: b) Het beheer van de gelden van de vereniging.

10 c) Het aan het begin van het verenigingsjaar indienen van een begroting en een financieel jaarverslag, en wel tijdens de jaarvergadering. d) Het innen van aan de vereniging verschuldigde gelden. e) Contactpersoon van kascommissie. f) Het begeleiden van een commissie. Artikel 22 Commissaris externe betrekkingen en PR a) Het voeren van communicatie met contacten van Chassé buiten de vereniging. b) Het zoeken van en onder houden van het contact met sponsoren. c) Zalencontactpersoon. d) Het begeleiden van de promotiecommissie. e) Het verzorgen van het promotiemateriaal. Artikel 23 Bestuurskleding a) Elk bestuurslid kan maximaal 20 euro vergoeding krijgen voor het aanschaffen en laten bedrukken van bestuurskleding.

11 Hoofdstuk 5 Financiën Artikel 24 Contributie a) De hoogte van de verenigingscontributie van het komende verenigingsjaar wordt vastgesteld tijdens de algemene ledenvergadering. Indien gewijzigd wordt dit door de penningmeester ter goedkeuring gesteld tijdens een ALV. b) De minimumbijdrage die een donateurs lid dient te betalen wordt vastgesteld tijdens de algemene ledenvergadering. Indien gewijzigd wordt dit door de penningmeester ter goedkeuring gesteld tijdens een ALV. Deze wijziging zal pas een boekingsjaar later ingaan. c) Het is aan begunstigende leden zelf te bepalen welk bijdrage zij jaarlijks voldoen aan de vereniging, dat minimaal gelijk is aan het in artikel 24 sub b vastgestelde bedrag. De hoogte van het bedrag wordt aangegeven op het inschrijfformulier en kan desgewenst jaarlijks aangepast worden. d) Men is bij toetreding als gewoon lid contributie verschuldigd over het gehele verenigingsjaar, tenzij men in de periode van 1 februari t/m het einde van datzelfde verenigingsjaar lid wordt, of van het begin van het jaar tot 1 februari lid wordt. In dit geval betaalt het lid 60% van het in artikel 24 sub a vastgestelde bedrag. e) Alle verschuldigde bedragen dienen binnen een maand voldaan te zijn, na factureringsdatum. Mocht dit niet voldaan zijn, is het bestuur verplicht nog een herinnering te sturen. Twee weken na deze herinnering is het bestuur bevoegd een boete te heffen. Artikel 25: Donateurs a) Donateurs zijn zij die bereid zijn de vereniging financieel te ondersteunen b) De hoogte van het te doneren bedrag word met donateur(geen donateurslid) en vereniging gezamenlijk vastgesteld c) Donateur en vereniging moeten beiden het donateurscontract hebben ondertekent. Hierin worden de rechten en plichten van de donateur en de vereniging in vastgelegd. d) Donatie geld tot weder opzeggen. Dit kan tot uiterlijk 4 weken voorafgaand aan het verjaren van de contractdatum Artikel 26 Sponsoren a) Sponsoren zijn zij die bereid zijn de vereniging te ondersteunen in ruil voor een tegenprestatie. Wat de ondersteuning en tegenprestatie inhoud, wordt in overleg tussen de sponsor en de vereniging vastgesteldd b) De sponsor en de vereniging ondertekenen beiden het sponsorcontract. Hierin worden de rechten en plichten van de sponsor en de vereniging vastgelegd. c) Het sponsorcontract is een jaar geldig. Na dit jaar kan een eventueel nieuw contract worden opgesteld. d) De invulling van het sponsorcontract wordt bepaald door een overeenstemming tussen de sponsor en de vereniging.

12 Hoofdstuk 6 Commissies Artikel 27 Algemeen a) Het bestuur wordt in het uitoefenen van haar taken bijgestaan door commissies. b) Commissies worden ingesteld en opgeheven door het bestuur. Zij zijn te allen tijde verantwoording verschuldigd aan het bestuur en dienen daartoe tijdens commissievergaderingen verslag uit te brengen aan het bestuur. c) Commissies zijn niet bevoegd tot het ondertekenen van contracten met derden m.u.v. het in artikel 28 sub e genoemde. d) Een commissie bestaat uit ten minste 3 en hoogstens 7 leden. Artikel 28 Commissievoorzitters a) De algemene leiding van een commissie berust op een commissievoorzitter. De commissievoorzitters worden door het bestuur benoemd als dit niet een lid van het bestuur dat zelf is. De commissieleden hebben het recht om een persoon aan het bestuur aan te bevelen. Commissievoorzitters zijn te allen tijde verantwoording verschuldigd aan het bestuur betreffende het reilen en zeilen binnen de commissie. b) Een commissielid heeft het recht om, in overleg met het dagelijks bestuur, een commissielid uit zijn commissie te verwijderen. c) Een commissievoorzitter dient zorg te dragen voor het notuleren tijdens een commissievergadering. b) Dit geldt echter niet voor de kascommissie. Zij hoeven alleen te notuleren indien het dagelijks bestuur dit nodig acht. a) Een commissievoorzitter dient zorg te dragen voor het aanleveren van de notulen, zoals bedoeld in artikel 28 sub c aan het dagelijks bestuur (twee exemplaren) en aan de commissieleden van de betreffende commissie. b) Een commissievoorzitter is gemachtigd tot het tekenen van contracten met derden, mits hij daarvoor van het bestuur een machtiging heeft ontvangen. Artikel 29 De kascommissie a) Bij tussentijds aftreden van de penningmeester controleert de kascommissie het financiële beheer van de penningmeester. b) De kascommissie moet de penningmeester advies en algemene hulp geven. Daarnaast controleren ze het halfjaarlijkse en jaarlijkse financieel verslag. c) De kascommissie schrijft aan het einde van het financiële jaar en/of bij wisseling van penningmeester een brief met een advies aan de leden met betrekking tot het goedkeuren van het financieel jaarverslag die in de ledenvergadering voorgelezen zal worden. Artikel 30 Instructiecommissie a) De instructiecommissie is verantwoordelijk voor het overnemen van de lessen bij afwezigheid van de docent b) De instructiecommissie heeft als taak het geven van workshops Artikel 31 Toepasselijkheid Artikel 27 en artikel 28 zijn niet van toepassing op de kascommissie.

13 Hoofdstuk 7 Raad der Wijzen Artikel 33 Samenstelling Raad der Wijzen a) De Raad der Wijzen kan bestaan uit die personen die verstand van zaken met betrekking tot het besturen van de vereniging. Ook compleet onafhankelijken kunnen deelnemen in de Raad der Wijzen. De Raad der Wijzen bestaat uit tenminste drie leden en ten hoogte vijf leden. b) De leden van de Raad der Wijzen worden benoemd door de algemene ledenvergadering op voorstel van het bestuur. c) De samenstelling van de Raad der Wijzen ziet er als volgt uit: 1) Tenminste één oud-bestuurslid van Chassé 2) Tenminste een lid zonder bestuurservaring binnen Chassé 3) Tenminste één niet lid met bestuurservaring d) Mocht het echter niet lukken deze samenstelling te halen, dan zoekt de ALV een passende oplossing hiervoor. e) Bij het niet functioneren van de Raad der Wijzen kan tijdens de ALV een voorstel worden gedaan voor het wijzigen van de samenstelling van de Raad der Wijzen. Artikel 34 Taken van de Raad der Wijzen a) De Raad geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de algemene ledenvergadering en het bestuur over te voeren beleid en handelen. b) Halfjaarlijks houdt een afvaardiging van de raad der wijzen, ten minste vier weken voorafgaand aan de algemene leden vergadering, een bijeenkomst met het bestuur. c) De adviezen en de reactie van het bestuur worden mondeling gepresenteerd tijdens de algemene leden vergadering d) Adviezen van de raad der wijzen zijn niet bindend. Indien wordt afgeweken van het advies, moet dit schriftelijk worden vermeld aan de raad der wijzen.

14 Hoofdstuk 8 Slotbepalingen Artikel 35 Gedragingen a) Ieder lid is verplicht zich te gedragen volgens de statuten en het huishoudelijk reglement. Bij niet nakomen van die verplichtingen wordt het betreffende lid schriftelijk gewaarschuwd. Hij/zij kan vervolgens voor een maand geschorst worden. Ten slotte kan het lid ontheven worden van zijn/haar lidmaatschap volgens artikel 7 lid 4 van de statuten. b) Eveneens kan schorsing of ontheffing van het lidmaatschap volgen op misdragingen, die de goede naam van de vereniging schaden. Artikel 36 Wijziging HR a) Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement kunnen door het bestuur of door ten minste drie van de stemgerechtigde leden worden ingediend. b) Na indiening moet er binnen drie weken, die geen deel uit mogen maken van academische vakanties, een algemene ledenvergadering zijn belegd, waarin over de voorstellen wordt gestemd. Artikel 37 Geldigheid a) Alle artikelen in het huishoudelijk reglement gelden behoudens het in de statuten bepaalde. b) In gevallen waarin dit reglement of de statuten niet voorzien, of een artikel voor meer dan één uitleg vatbaar is, beslist het bestuur. c) Dit reglement is in werking getreden op