Aspirant leden schrijven zich via elektronische weg of op papier, in bij de coöperatie. Inschrijving gaat gepaard met:

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Artikel 1 Dit reglement geeft invulling aan de verplichting in artikel 25 van de statuten van de coöperatie. Het is vastgesteld bij oprichting van de coöperatie dd. 29 mei Lidmaatschap Artikel 2 1 Soorten leden De Coöperatie kan de leden indelen in de volgende categorieën: 1. Leden A1, de hotels (tot 50 kamers): in een instap fee a 500,- en contributie 399,- per jaar 2. Leden A2, de hotels (50 tot 200 kamers): een instap fee a 1.000,- en contributie 899,- per jaar 3. Leden A3, de hotels (vanaf 200 kamers): een instap fee a 1500,- en contributie 1599,- per jaar 4. Lid B, de eerste investeerder, HSN B.V.: een instap fee a 500,00 en geen contributie. 2 Inschrijving Aspirant leden schrijven zich via elektronische weg of op papier, in bij de coöperatie. Inschrijving gaat gepaard met: a) voor natuurlijke personen: opgave van naam, voorletters, adres en woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en adres; b) voor rechtspersonen: opgaven van naam van de rechtspersoon, adres en woonplaats statutaire zetel, nummer van de kamer van koophandel, telefoonnummer en adres; c) het correct invullen van inschrijfformulier; d) een intakegesprek, waarin de doelstelling en de voorwaarden van het lidmaatschap worden besproken. Na acceptatie van de inschrijving door het bestuur van de coöperatie wordt het aspirant lid toegelaten tot het lidmaatschap van de coöperatie. Ten bewijze daarvan wordt: I. een lidmaatschapsovereenkomst ondertekend, waarin o.a. : a) het lid verklaart de doelstelling van de coöperatie te onderschrijven; b) het lid verklaart in te stemmen met de rechten en plichten die voortvloeien uit statuten en dit reglement; c) het lid verklaart akkoord te gaan met de af te dragen statutaire storting en met de overige financiële verplichtingen die voortvloeien uit het lidmaatschap, zoals opgenomen in dit reglement; II. de overeenkomst, inhoudende de afspraken over het gebruik van de database en de daarbij behorende bescherming van de persoonsgegevens, ondertekend.

2 3 Baten lidmaatschap Het lidmaatschap van de coöperatie leidt voor het lid tot de volgende voordelen/rechten: a) Toegang tot het systeem waarmee de accounts en de database met gastengedrag worden beheerd; b) Het kunnen aanmelden van ongewenst gedrag; c) De juridische afhandeling voor opname van ongewenst gedrag kan worden verzorgd door medewerkers van de coöperatie; d) Maximale privacy voor gasten; e) Overzicht van aangesloten leden; f) Zelf management rapportages maken; g) Volledig ondersteunt door een professionele organisatie zonder winstoogmerk; h) Zeggenschap via de algemene ledenvergadering. 4 Financiële afspraken/verplichtingen lidmaatschap Een lid van de coöperatie: a) Draagt bij aanvang van het lidmaatschap de statutaire storting af van de instap fee; b) Een jaarlijkse contributie; c) De onder b. bedoelde bedragen worden eens per jaar in een factuur opgenomen en aan de leden verzonden. Desgewenst kan verzocht worden om maandelijkse betaling van het lidmaatschap; d) Overige dienstverlening wordt na opdrachtbevestiging en achteraf per factuur in rekening gebracht; e) Betaling van de factuur geschied binnen 14 dagen na factuurdatum. De instap fee dient een lid binnen acht dagen na haar toetreding aan de Coöperatie te voldoen. 5 Overige verplichtingen lid(maatschap) a) Ieder lid verklaart een zodanig inzicht te verschaffen in zijn administratie dat kan worden vastgesteld dat hij/zij voldoet en/of heeft voldaan aan de verplichtingen die voortvloeien uit het lidmaatschap. b) Ieder lid verklaart iedere gast te checken in de database c) Ieder lid verklaart ongewenst gedrag van de hierna genoemde vormen altijd te melden: i. Overlast (na een 1 e waarschuwing) ii. Intimidatie / afpersing iii. Vernieling (niet zijn de schade als gevolg van normaal gebruik) iv. Diefstal van goederen v. Walk-out / niet afrekenen / fraude vi. Gebruik van geweld vii. Prostitutie / zeden delict d) Ieder lid gaat zeer voorzichtig om met het toekennen van accounts en blokkeert accounts van medewerkers die niet meer werkzaam zijn, dan wel wijzigt het wachtwoord van gezamenlijk gebruikte accounts. Het gezamenlijk gebruiken van accounts is slechts toegestaan op het operationele account. e) Ieder lid verklaart tijdens en tot vijf jaar na het lidmaatschap geen overeenkomst aan te gaan met andere organisaties die een zwarte lijst bijhouden van gasten. f) Ieder lid is verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hem ter kennis komt en waarvan hij/zij redelijkerwijs had mogen veronderstellen dat vertrouwelijkheid daaromtrent geboden was. Het betreft in ieder geval alle informatie met betrekking

3 tot gasten, de interne gang van zaken van de coöperatie, medewerkers, leden en bestuursleden van coöperatie en opdrachtgevers/ partners van de coöperatie. g) De externe woordvoering is een verantwoordelijkheid van het bestuur of van een door het bestuur daarmee belast(e) bestuurslid/ medewerker. h) Communicatie en marketingcommunicatie uitingen/-activiteiten geschieden onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de coöperatie. Ten aanzien van communicatie-uitingen is, in het kader van het optimaliseren van een eenduidige uitstraling, instemming van de directeur noodzakelijk. i) Leden verklaren zich bereid mee te werken aan publicaties en uitingen m.b.t. de coöperatie. j) Ieder lid verklaart zich in het kader van de effectieve en efficiënte bedrijfsvoering binnen (het netwerk van) coöperaties bereid richtlijnen, procedures en (kwaliteits)systemen te hanteren zoals die door de coöperatie worden gehanteerd. Dit geldt slechts voor zover het zaken betreft die een directe relatie hebben met de coöperatie. k) Ieder lid zorgt dat hij/zij beschikt over de mogelijkheden van communicatie langs elektronische weg. l) Wanneer ten behoeve van bijeenkomsten gebruik moet worden gemaakt van accommodaties is een lid in voorkomend geval bereid eigen beschikbare ruimte tegen vergoeding ter beschikking te stellen. m) Ieder lid verklaart zich bij inschrijving akkoord met registratie en verwerking (in het kader van de wet Bescherming Persoonsgegevens) van zijn persoonsgegevens ten behoeve van: i. het voeren van een adequate leden-en activiteitenadministratie; ii. het voeren van een adequate administratie van de financiële rechten en verplichtingen; iii. het in kennis stellen van gasten waarvan een melding is ontvangen; iv. Het koppelen van gegevens voor wetenschappelijk onderzoek (persoonsgegevens worden in dit kader altijd geanonimiseerd); v. Ieder lid heeft te allen tijde recht de ten aanzien van hem/haar geregistreerde gegevens in te zien en op feitelijke juistheid te controleren. 6 Opzeggen lidmaatschap a) Een lid kan het lidmaatschap opzeggen per aangetekende brief gericht aan het bestuur; b) Opzegging geschied uiterlijk op 31 oktober voor het daaropvolgende jaar; c) Het bestuur beslist over de voorgenomen opzegging binnen twee weken na ontvangst van het schrijven. Algemene Ledenvergadering Artikel 3 1 vaststelling agenda De agenda voor de algemene vergadering wordt opgesteld door de secretaris van het bestuur en vastgesteld door het bestuur. De agenda bevat minimaal de statutair bepaalde onderwerpen. 2 notulen Van de algemene vergadering worden, door of onder verantwoordelijkheid van de secretaris, notulen vervaardigd. De concept notulen worden ter vaststelling samen met de agenda aan de leden gezonden. Op de volgende vergadering vastgestelde notulen worden ten bewijze van vaststelling,

4 ondertekend door de voorzitter. Een afschrift van de concept- en vastgestelde notulen wordt binnen 5 werkdagen gezonden aan de leden. Honorering BESTUUR/RVC Artikel 4 1 Honoreringsnorm a) Bestuursleden worden gehonoreerd op basis van de daadwerkelijk bestede uren. Het bestuur vervaardigt jaarlijks een voorstel voor het honorarium per bestuurslid, dat wordt voorgelegd aan de algemene vergadering. Het jaarlijkse honorarium bestaat uit het aantal ten behoeve van de coöperatie ingezette uren vermenigvuldigd met het uurtarief. b) Bestuursleden hebben recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten. c) Leden van de Raad van Commissarissen ontvangen een jaarlijkse vergoeding. Deze vergoeding wordt vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering. 2 Betaling Wanneer de liquiditeit van de coöperatie nog niet toereikend is voor het uitbetalen van het honorarium, wordt het betreffende bestuurslid op de balans van de coöperatie gecrediteerd. Wijziging huishoudelijk reglement Artikel 5 a) Wijzigingen in het huishoudelijk reglement kunnen uitsluitend worden aangebracht bij besluit van de Algemene Ledenvergadering. Op de agenda van de Algemene Ledenvergadering waarin een voorstel tot wijziging aan de orde komt, dient daarvan duidelijk mededeling te worden gedaan. b) Het doen van voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement is voorbehouden aan het Bestuur, eventueel op voordracht van de leden, zulks door de leden schriftelijk in te dienen bij het Bestuur uiterlijk 14 dagen vóór de eerstkomende Algemene Ledenvergadering. c) De secretaris draagt er zorg voor dat een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement, waarin de voorgestelde wijzigingen woordelijk zijn opgenomen, wordt meegezonden met de agenda voor de Algemene Ledenvergadering waarin het wijzigingsvoorstel zal worden behandeld. d) Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft tenminste twee/ derde van de uitgebrachte stemmen, in een vergadering waarin tenminste drie/ vierde van de leden tegenwoordig of vertegenwoordigd is. e) Indien dit quorum niet wordt bereikt, moet de voorzitter de vergadering schorsen en een nieuwe vergadering uitschrijven. In deze vergadering zijn alle besluiten met een gewone meerderheid van de alsdan geldig uitgebrachte stemmen, ongeacht het quorum der vergadering, rechtsgeldig. Wijzigingen in NAW gegevens Artikel 6

5 De leden verplichten zich wijzigingen van hun gegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer(s), faxnummer, adres en andere zaken die verband kunnen houden met hun bereikbaarheid, onmiddellijk door te geven aan de coöperatie. Slotbepaling Artikel 7 In alle gevallen waarin verschil van mening bestaat over de toepassing van enige bepaling van het huishoudelijke reglement beslist het Bestuur.