Nieuwigheden en verbeteringen in DentAdmin versie 2.3.0

Transcriptie

1 Nieuwigheden en verbeteringen in DentAdmin versie Financiëel Wegens veelvuldige vraag van heel wat DentAdminners hebben we maandenlang gewerkt aan een verbeterde financiële verwerking van de gegevens in DentAdmin. Hieronder geven wij u een overzicht van wat allemaal gewijzigd werd. Getuigschriften (klik hiervoor op een getuigschriftnummer) Zoals u hieronder kunt zien is er in het getuigschriftscherm zelf weinig veranderd: OUD (Versie en vroeger) Pagina 1/14

2 NIEUW (Versie 2.3.0) Toevoegingen aan getuigschriftweergave: 1. de verzekeringsinstelling wordt bovenaan het getuigschrift afgebeeld. 2. de datum van het getuigschrift staat rechts onderaan. 3. het getuigschriftnummer wordt onderaan afgebeeld (blauw onderlijnd, dit wil dus zeggen dat u het hier al kunt aanpassen). 4. Aanpassingsknop in rechterbovenhoek 5. Bedrag van het ontvangstbewijs wordt mee getoond.(enkel voor NIETvennootschappen.) 6. De Waarde van het getuigschrift staat in sommige gevallen ook blauw onderstreept. Dit is zo, indien het getuigschrift in 1 betaling werd betaald. U kan dan ineens de waarde van het getuigschrift als de betaling aanpassen in dit getuigschriftdetail. Pagina 2/14

3 Het aanpassen van getuigschriften laat u de volle vrijheid om reeds afgewerkte getuigschriften op eigen verantwoordelijkheid op fouten in de boekhouding aan te passen. Wanneer u hierop klikt gaat er een volledig nieuw venster open waarin u het hele getuigschrift kunt aanpassen. Dit scherm is overzichtelijk opgedeeld in 5 delen: Algemeen, Behandelingen, Financieel, Derde Betaler en Betalingen. In het eerste gedeelte Algemeen kunt u de naam van de verstrekker van wie het briefje werd uitgeschreven aanpassen. Hier kunt u ook het getuigschriftnummer en datum aanpassen. Pagina 3/14

4 In het tweede gedeelte Behandelingen kunt u alles wat in t lichtgeel staat, gaan aanpassen, gewoon door er op te klikken, nl in de eerste kolom het bedrag van de behandeling, in de tweede kolom het bedrag van de tussenkomst voor die behandeling en in de derde kolom de datum van de behandeling. Automatisch worden dan ook alle totalen aangepast. In het deel Financieel kunt u de waarde van het getuigschrift aanpassen, de Latere betalingswijze en aanduiden of het getuigschrift afgepunt is of niet OPGELET: De waarde van een getuigschrift is NIET altijd gelijk aan wat u reeds ontvangen heeft voor dat getuigschrift, het is het bedrag dat u zou moeten ontvangen voor dit getuigschrift. In het gedeelte Derde betaler kunt u het bedrag van de tussenkomst aanpassen, aanduiden indien dit getuigschrift via Derde betaler afgerekend moet worden en de mutualiteit wijzigen. De mutualiteit wijzigen kan handig zijn om ineens het getuigschrift van verzamelstaat over te brengen naar de correcte mutualiteit. Pagina 4/14

5 En als laatste kunt u in het deel Betalingen ook alles gaan aanpassen wat in lichtgeel staat, nl: - de kolom Toegekend : dit is het bedrag dat effectief is toegekend aan het getuigschrift. Indien met 1 betaling meerdere getuigschriften worden betaald zal dit bedrag > waarde getuigschrift. - de kolom Ontvangstbewijs : dit is wat er op het ontvangstbewijs van het getuigschrift wordt geprint. (Enkel voor NIET-vennootschappen.) - de kolom Betaald : dit is het bedrag van de betaling, de ontvangst. Kolommen die u ook kunt aanpassen zijn Betalingswijze, Datum (van de betaling), aanduiden of het om een voorschot gaat of niet, Refentie en/of Opmerking. Wanneer u in dit scherm aanpassingen aanbrengt, is dit wel op uw eigen verantwoordelijkheid. Enkele voorbeelden: U rekent een 3-vlaksvulling aan voor 52.06EUR. U heeft het getuigschrift snel kunnen afprinten en de patiënt vindt de laatste 2.06 EUR niet in zijn/haar zakken terug. U wil dit kleine bedrag kwijtschelden rekening houdend dat het briefje reeds afgeprint werd. Hoe gaat u tewerk. 1) Pas indien nodig het geprinte getuigschrift aan. a. Voor een vennootschap moet u manueel niets op het briefje zelf aanpassen, maar enkel in DentAdmin. b. Voor een niet-vennootschap past u het bedrag onderaan op het ontvangstbewijs zelf aan EN in Dentadmin. 2) Pas het bedrag aan van het getuigschrift. Klik hiervoor het getuigschriftnummer aan, bijvoorbeeld in het behandelingsoverzicht. Pagina 5/14

6 3) In het detailscherm van het getuigschrift zien we onderaan dat de waarde onderlijnd staat. We kunnen hierop dus klikken. 4) Nadat we het bedrag van aangeklikt hebben veranderen we dit in 50. 5) We sluiten dit venster door op het kruisje rechtsbovenaan te klikken. 6) Op de vraag of we op eigen verantwoordelijkheid deze wijziging willen opslaan antwoorden we met Ja. Pagina 6/14

7 7) Wat is er nu gewijzigd? Zowel de waarde van de behandelingen op dit getuigschrift (In dit voorbeeld: 3-vlaksvulling wordt aan 50 aangerekend), alsook de betaling die we verkeerdelijk als ontvangen aangeduid hebben is nu aangepast naar ) We kunnen dit nagaan in de debetfiche van de patient. OPGELET: Wijzigingen zoals hierboven kunnen niet ongedaan gemaakt worden. Er worden geen vorige bedragen bijgehouden in de database. Indien het over een ingewikkeldere situatie gaat (bijvoorbeeld verschillende voorschotten en/of betalingen die voor één bepaald getuigschrift of ereloon gebruikt werden) kunnen we alsnog wijzigingen aanbrengen. We herhalen stap 1 en 2 uit vorig voorbeeld en zien dat in stap 3 er ook de mogelijkheid bestaat om op de knop aanpassen te klikken. In volgend scherm kan u het bedrag aanpassen van het getuigschrift Pagina 7/14

8 Pas het bedrag aan bij Waarde in het financieel gedeelte, dan ziet u dat het totaalbedrag mooi wordt verdeeld tussen de behandelingen LET WEL: Dat u, wanneer u wijzigen aanbrengt aan een getuigschrift, de nomenclatuurnummers behouden blijven! Datum: 1/04/08: U rekent een patient af, maar geeft in bij betalingswijze: cash. Uiteindelijk heeft de patient geen of niet genoeg geld bij en zegt hij dat hij het later zal betalen via overschrijving. U besluit toch het getuigschrift mee te geven, maar de betaling te verwijderen uit uw dagontvangsten zodat uw kassa klopt. Klik op debet fiche links in het menu van de patiënt. In bovenstaand scherm zien we 2 regels voor elk getuigschrift en haar betaling. In ons voorbeeld hebben we per ongeluk 19 euro als cash ontvangen aangeduid die we nu gaan verwijderen zonder iets te wijzigen aan het getuigschrift. Daarom moeten we die betaling eerst wissen. Dit doet u door de betalingsregel (cursief) van dat getuigschrift te selecteren en op verwijderen te klikken. (Rood kruisje bovenaan in de onderste knoppenbalk) Pagina 8/14

9 Klik op OK als DentAdmin u vraagt om te bevestigen. We zien dat de effectieve betaling (cursief) gewist is en dat het nog te ontvangen bedrag (niet cursief) in het rood komt te staan, wat wil zeggen dat het een nog niet betaald (nog niet afgepunt) getuigschrift is. (als een regel in t roze staat wil dit zeggen dat het getuigschrift al deels werd betaald). We hebben nu de betaling gewist waardoor er voor dit getuigschrift geen ontvangsten meer staan in ons kasdagboek. Pagina 9/14

10 2. Nieuwe Rapporten DentAdmin heeft ook 2 nieuwe rapporten: 1) Inkomsten per verstrekker. Om het uitkeren van commissies voor groepspraktijken hebben we een handig rapportje toegevoegd. Hiervoor wordt op basis van de effectieve betalingen een rapport voor een bepaalde periode per verstrekker opgemaakt. De coëfficient of het commissie percentage kan u instellen bij Instellingen,- Verstrekkers Wanneer u dan bij Financieel naar Omzet gaat, links de periode kiest waarvoor u de cijfers wenst te bekijken, en dan klikt op Inkomsten per verstrekker Pagina 10/14

11 dan krijgt u een overzicht van de inkomsten per verstrekker in cijfers en in een cirkelgrafiek. U kunt deze uitprinten door op het printertje te klikken, links bovenaan. 2) Het tweede rapport is een Dagboekoverzicht. Hiervoor gaat u naar Financieel -> Dagboek. Stel eerst de periode in waarvoor u de dagontvangsten wenst te zien en klik dan op de knop Ontvangsten dagboek Pagina 11/14

12 Nu toont DentAdmin u een overzicht van de ontvangsten, gesorteerd per dag en per betaalwijze met aparte totalen enz. Dit kan u per dag uitvoeren of voor een ganse periode. Pagina 12/14

13 Aanpassingen aan alle rapporten. Op alle afdrukbare rapporten in DentAdmin vindt u nu een extra PDF icoontje terug. Zo kan u deze rapporten opslaan als PDF document en eventueel doorsturen per . Aanpassing bij ingave behandeling & aanpassen van de prijzen Tijdens het ingeven van de behandeling kan u nu reeds de totaalprijs van uw zittijd vastleggen. Dit is handig indien u, als tandarts, de behandelingen aan de stoel ingeeft, uw prijs wil aanpassen, en vervolgens zonder uw assistente aan de balie te moeten aanspreken de prijs vastleggen op een door u ingegeven bedrag. Voorheen kon u in het afrekenscherm de bedragen aanpassen, maar, indien u het getuigschrift niet onmiddellijk afrekende gingen deze wijzigingen verloren. Nu kan u dmv het sommatie-teken links in het ingavescherm de totaalprijs reeds op voorhand vastleggen. Na het klikken op het?-teken kan u het totaal-bedrag aanpassen. Kies bijvoorbeeld 25 en klik op OK. Als u nu op Opslaan en overzetten behandelingsoverzicht klikt. Wordt de richtprijs van deze behandeling voor deze patiënt bijgehouden zodat deze in het afrekenscherm niet meer hoeft aangepast te worden. Pagina 13/14

14 Bugfixes In sommige gevallen werd er verkeerd afgerond in het afrekenscherm, dit werd opgelost DentAdmin gaf een fout bij het opvragen van de historiek of bij het openen van de detailgegevens van een pontic indien de detailgegevens leeg zijn. Fout bij het desactiveren van de laatste patiënt in de lijst in het patiëntenoverzicht werd opgelost. Er kan nu een kwijting voor RBD afgedrukt worden vanuit het detailscherm van een getuigschrift. Pagina 14/14