Handleiding aanleveren van bestanden

Transcriptie

1 Handleiding aanleveren van bestanden Data B. Mailservice B.V. Auteur: Henk Boonstra Publicatiedatum: 7 mei 2009 PUBLIEKELIJK

2 Versie historie Datum Naam uitvoerder Omschrijving van de wijziging Henk Boonstra Eerste opzet, met commentaar van Ali Makame en Ewout Kasemier verwerkt. Inhoudsopgave Versie historie...2 Inhoudsopgave...2 Inleiding...2 Hoofdstuk 1. Algemene aandachtspunten...3 Hoofdstuk 2. Bestanden voor het vervaardigen van aanslagbiljetten...3 Hoofdstuk 3. Bestanden voor het vervaardigen van taxatieverslagen...3 Hoofdstuk 4. Eventuele koppelbestanden...4 Hoofdstuk 5. Aanleveren van foto s...4 Besluit...5 Inleiding Dit document is bedoeld als handleiding voor de klanten van Data B. Mailservice om bestanden op de juiste wijze aan te leveren. Data B. Mailservice ondersteunt de bestanden van nagenoeg alle softwareleveranciers voor de gemeentelijke markt. En elk soort bestand heeft eigenaardigheden en valkuilen. Om de fouten en onnodige tijdverspilling te voorkomen worden in dit document een aantal spelregels aangegeven. Data B. Mailservice B.V. 2

3 Hoofdstuk 1. Algemene aandachtspunten 1. Vermeld bij het aanleveren van de bestanden de naam en de versie van de software. 2. Lever bij csv of excel bestanden ook de kopregels mee zodat duidelijk is welke kolom welke inhoud bevat. Hoofdstuk 2. Bestanden voor het vervaardigen van aanslagbiljetten Aandachtspunten voor de aanlevering van bestanden voor het vervaardigen van aanslagbiljetten zijn: 1. Geef bij het aanleveren van alle aanslagbestanden in voorkomende gevallen aan dat het bestand met aanslagen zowel de automatische incasso s als de nietautomatische incasso s bevat. 2. Geef bij het aanleveren van alle aanslagbestanden in voorkomende gevallen aan dat het bestand met aanslagen ook specificaties bevat. 3. Gebruik bij het pakket GisVG zowel voor de automaten als voor de niet-automaten dezelfde recordindeling. Afwijkingen leiden gemakkelijk tot fouten en kosten altijd erg veel tijd. 4. Gebruik bij het pakket GisVG altijd dezelfde recordindeling als ook bij de vorige aanlevering gebruikt is. Afwijkingen leiden gemakkelijk tot fouten en kosten altijd erg veel tijd. 5. Lever ook de GisVG specificatiebestanden indien voor MultiChannel taxatieverslagen aan gemaakt moeten worden. Ook als u de specificatie in eigen huis print. De specificatiebestanden worden namelijk gebruikt om te bepalen welke taxatieverslagen bij welke aanslag op MultiChannel moeten worden geplaatst. Hoofdstuk 3. Bestanden voor het vervaardigen van taxatieverslagen Aandachtspunten voor de aanlevering van bestanden voor het vervaardigen van taxatieverslagen zijn: 1. Het bestand moet een compleet StufTax bestand zijn met minimaal de recordtypen 20, 21, 22, 23, 30, 31, 40, 52, 53, 60, 91 en Was-wordt bestanden worden niet ondersteund. 3. StufWOZ bestanden worden niet ondersteund. 4. De VASTGESTELDE WAARDE in recordtype 20 wordt standaard gebruikt. Indien de vastgestelde waarde niet is gevuld, wordt de getaxeerde waarde uit recordtype 21 gebruikt. Data B. Mailservice B.V. 3

4 Hoofdstuk 4. Eventuele koppelbestanden Koppelbestanden worden gebruikt om ontbrekende gegevens aan te vullen of om gegevens in het ene bestand met het andere bestand te kunnen koppelen. Van beide een voorbeeld: a) U wilt het BSN gebruiken als Gebruikersid voor de burgers om in MultiChannel in te loggen. Voor de aanslagen DifTar levert u een aanslagbestand, waarin de BSN s niet voorkomen. We zullen u dan vragen om een koppelbestand te leveren waarin voor elk aanslagnummer het bijbehorende BSN wordt gegeven. b) U wilt de burgers via MultiChannel de mogelijkheid geven om de aanslagen en de taxatieverslagen in te zien. Data B. Mailservice moet dan bepalen welke taxatieverslagen bij welke aanslagen horen. DataB doet dit aan de hand van zo mogelijk het objectnummer in de detailregels van het aanslagbiljet. Maar als het objectnummer niet in de detailregels staat moet worden teruggevallen op de adresinformatie in de detailregels. In sommige gevallen leidt dit tot onvoldoende resultaten en zal u worden gevraagd om een koppelbestand te leveren, waarin van elke aanslag de bijbehorende objectnummers wordt gegeven. Of en wanneer een koppelbestand nodig is, is op voorhand moeilijk te zeggen. Als u voorgaande keren een koppelbestand hebt geleverd zal het waarschijnlijk ook deze keer nodig zijn om een koppelbestand te leveren. Indien u geen koppelbestand levert en deze is toch nodig, dan zal DataB u om een koppelbestand vragen. Aandachtspunten voor het aanleveren van een koppelbestand: 1. Lever elke keer een koppelbestand in het zelfde formaat aan. Het is erg vervelend als elke keer de kolommen anders heten of anders gesorteerd zijn. 2. Hoofdstuk 5. Aanleveren van foto s Indien u foto s op de taxatieverslagen geplaatst wilt hebben, dient DataB te beschikken over de te plaatsen foto s. Hiervoor gelden de volgende aandachtspunten: 1. Indien gebruik wordt gemaakt van CYCLORAMA s hoeft u geen foto s aan te leveren. DataB haalt de foto s dan zelf op bij Cyclomedia. U dient in dat geval wel te beschikken over de juiste overeenkomst met Cyclomedia. 2. De foto s dienen een naam te hebben van het formaat xxx xxxxoooooooo_nn.jpg, waarbij a. xxx xxx willekeurige tekst mag zijn b. oooooooo het objectnummer van het betreffende object c. _nn een optioneel volgnummer van de foto van het object d..jpg een vaste extentie Data B. Mailservice B.V. 4

5 3. Indien in de laatste 8 posities van de naam geen objectnummer staat, wordt de foto niet gebruikt. 4. Indien het optionele volgnummer wordt meegegeven, wordt standaard de foto met het in het StufTax recordtype=21 aangegeven foto_indexnummer gebruikt 5. Indien het optionele volgnummer wordt meegegeven en het foto_indexnummer in recordtype=21 van het StufTax bestand geeft de waarde 0 aan, dan wordt de foto met het hoogste volgnummer gebruikt 6. Indien er van een object meerdere foto s zijn zonder dat het volgnummer wordt gebruikt, wordt een willekeurige foto van dat object gebruikt. Besluit Dit document heeft als doel u en ons het leven gemakkelijker te maken. Indien u aanvullingen of correcties hebt horen we dat heel graag. Dit document zal ook steeds worden bijgewerkt en aangevuld. Data B. Mailservice B.V. 5