agendanummer afdeling Simpelveld VII- Bedrijfsvoering 20 februari 2014 Verslag Horizontaal Toezicht en jaarverslag Historisch Goud

Transcriptie

1 Aan de raad agendanummer afdeling Simpelveld VII- Bedrijfsvoering 20 februari 2014 onderwerp Verslag Horizontaal Toezicht en jaarverslag Historisch Goud zaakkenmerk Inleiding De archiefvorming van overheidsorganisaties, zoals bij de gemeente Simpelveld, valt onder de Archiefwet Het begrip archief wordt veelal geassocieerd met informatie van oudere datum. De Archiefwet gaat echter over het geheel van informatie, zowel papier als digitaal, zowel document als informatiesysteem, inclusief gegevensverzameling/database. Vanaf het moment van ontvangst of creatie is informatie archief. De uitvoering van de overheidstaken ligt vaak vast in documenten. Een adequaat informatiebeheer maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk. Ook zorgt dit er voor dat een organisatie zijn rechten en plichten en die van andere partijen kent, zodat zij transparant kan opereren en verantwoording kan afleggen over haar handelen. Tenslotte wordt een blijvende bewaring veilig gesteld van informatie met (cultuur-) historische waarde. Gedeputeerde Staten is de provinciaal toezichthouder op het informatie- en archiefbeheer. Op 1 oktober 2012 is de wet RGT (Revitalisering Generiek Toezicht) in werking getreden. Hierdoor is het archieftoezicht gewijzigd. Het toezicht door de provinciaal Archiefinspecteur gebeurt meer op afstand. Het wordt in eerste instantie gebaseerd op signalen vanuit het gerevitaliseerde horizontaal toezicht. Het horizontaal toezicht (HT) bestaat uit twee componenten: - Het college legt jaarlijks verantwoording af aan de gemeenteraad, of er al dan niet sprake is van taakverwaarlozing, volgens voorgeschreven regels in de vorm van een HT verslag. - de gemeenteraad controleert de bestuurder (college van burgemeester en wethouders) op de wettelijke verplichtingen vanuit de Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995, Archiefregeling 2010 en de Archiefverordening gemeente Simpelveld Na behandeling in de raad moet het HT verslag, inclusief de voorgenomen verbeterpunten worden toegezonden aan Gedeputeerde Staten (provinciaal toezichthouder). Het college heeft besloten het HT verslag te laten uitvoeren door de archiefinspecteur van Rijckheyt. Voor het maken van het verslag is door de archiefinspecteur een audit uitgevoerd. Waarbij gebruik is gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld tegen de achtergrond van de invoering van de wet Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). Pagina 1/ 15

2 Inmiddels is het HT verslag 2013 inzake de verantwoording over de verplichtingen die de gemeente heeft ingevolge de archiefwet- en regelgeving ontvangen. Het verslag is opgebouwd uit een samenvatting, grafische weergaven en een detailanalyse (zie bijlagen). Het HT verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in onze gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s. Het omvat twee onderdelen 1. de overgebrachte openbare archieven opgeslagen bij Rijckheyt in Heerlen (20 jaar en ouder). 2. de archieven aanwezig bij de gemeente Simpelveld vanaf het moment van ontvangst of creatie tot 20 jaar na afhandeling. Inhoudelijk blijft de gemeente Simpelveld ook voor de overgebrachte archieven geheel verantwoordelijk. In het verslag worden 10 KPI s geanalyseerd en gewaardeerd naar score goed, deels, en niet goed geregeld. Aan de score niet goed geregeld, kan ook nog taakverwaarlozing worden toegekend. In het kader van archieftoezicht spreken we van taakverwaarlozing als uit de beoordeling door de toezichthouder blijkt dat bij een overheidsorganisatie de informatiehuishouding in ernstige mate niet voldoet aan de in Archiefwet en -regelgeving gestelde eisen. Onderstaand wordt per KPI een korte beschrijving en de score van het verslag weergegeven. Waar de score negatief uitvalt worden de aandachtspunten en adviezen van de archiefinspecteur en de te nemen acties opgesomd. KPI 1. Lokale regelgeving KPI 1, geeft inzicht in het al dan niet juist naleven van de verantwoordelijkheden die de raad en het college heeft ten aanzien van het aanwijzen van verantwoordelijken inzake het te voeren beheer en toezicht. De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn de basis hoe de raad en het college vorm wenst te geven aan de archiefwet. De archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer. Het besluit informatiebeheer bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en de ordening van papieren en digitale documenten en informatiebestanden. De archiefwettelijke eindverantwoordelijkheid en diverse wettelijke bepalingen gelden ook bij het wijzigen, opheffen, samenvoegen en of splitsen van eigen overheidstaken zowel richting of met private partijen, andere overheidsinstellingen en/of gemeenschappelijke regelingen. Burgemeester en wethouders dienen volgens artikel 27 van de wet Gemeenschappelijke regelingen een register bij te houden van de regelingen waaraan hun gemeente deelneemt. Dit register kan iedereen kosteloos inzien. Op verzoek worden afschriften van of uittreksels uit hetgeen in het register is ingeschreven ter beschikking gesteld. - niet overgebrachte archieven 60% goed. 30% deels en 10 % niet geregeld is. - overgebrachte archieven 66,7 % deels en 33,3 % niet geregeld is. Pagina 2/ 15

3 Wijziging van taken en gemeenschappelijke regelingen. a. Gemeenten gaan steeds meer samenwerkingsverbanden aan of besteden taken uit, waardoor de artikelen 4 en 40 van de Archiefwet heel belangrijke aandachtspunten zijn. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie verantwoordelijk is voor de archivering. Bij gemeenschappelijke regelingen (GR) worden geen separate voorzieningen getroffen ten aanzien van de archiefbescheiden bij opheffen, samenvoeging of splitsing van taken aan een ander overheidsorgaan of anderszins organisatorische wijzigingen. b. Het wettelijke verplichte register waarin de GR worden bijgehouden is wel aanwezig, maar niet meer actueel/volledig. Aandachtspunt KPI 1, advies archiefinspecteur: a. Pas de teksten van de GR aan (of laat aanpassen), waar tekortkomingen zijn geconstateerd en werk daarbij de zorgplicht correct uit. b. zorg dat er een openbaar register van GR, waar de gemeente aan deelneemt, wordt aangelegd en bijgehouden. Geef in dat register tevens aan van welke regelingen het college van B. en W. ook daadwerkelijk zorgdrager in de zin van de Archiefwet is en blijft a. Een GR bestaat uit meerdere externe deelnemers. Per GR moet helder worden hoe de archivering geregeld is en wie intern verantwoordelijk is voor de GR. Het aanpassen dient te gebeuren in samenwerking met alle (externe)partijen. In de procedure voor het aangaan van een nieuwe GR of andere vorm van samenwerking opnemen: voor vaststelling, op onderdeel archivering, tekst laten toetsen door Informatiemanagement. b. Het openbare register GR actualiseren en het beheer hiervan onderbrengen bij planning & control. (actualisatie koppelen aan begrotingscyclus). N.B. Door de werkgroep LOPAI / sectie Inspectie BRAIN (provinciale- en gemeentelijke archiefinspecteurs) is op 1 oktober 2013 een notitie omtrent dit onderwerp uitgebracht. Dit naar aanleiding van vragen over de inrichting van het archiefbeheer en informatievoorziening bij de vorming van de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD s). Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen. Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers?. Hetgeen geregeld moet worden op het gebied van archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUD s is grotendeels ook van toepassing op alle andere terreinen waarbij overheidstaken ondergebracht worden in een samenwerkingsverband, ongeacht hun juridische vorm en welke partijen er aan deelnemen. Deze notitie kan van nut zijn bij het op orde brengen van de tekst archiefbeheer en informatievoorziening van de bestaande GR. KPI 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht KPI 2 geeft inzicht in de wijze waarop de gemeente het informatiebeheer heeft ingericht en of het wettelijk verplichte kwaliteitssysteem is ingericht. Kernvragen daarbij zijn of het informatiebeheer planmatig geschiedt en of daarin voldoende aandacht is voor het archiefbeheer. Ten aanzien van het kwaliteitssysteem is de kernvraag of de organisatie voldoende kennis in huis heeft ten aanzien van archiefwet- en regelgeving en vervolgens voldoende grip heeft op het geheel van informatiehuishouding en archiefbeheer. - niet overgebrachte archieven 75% goed en 25% deels geregeld is. - overgebrachte archieven 100 % goed geregeld is. Pagina 3/ 15

4 Kwaliteitsysteem informatievoorziening Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B. en W. ervoor te zorgen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hen toe te passen kwaliteitssysteem. Er is echter nog geen algemeen landelijk aanvaard kwaliteitssysteem ontwikkeld. De gemeente Simpelveld beschikt over een aantal bouwstenen voor een kwaliteitssysteem voor het informatie- en archiefbeheer. De gemeente Simpelveld staat daarmee aan het begin van een kwaliteitssysteem. Aandachtspunt KPI 2, advies archiefinspecteur: a. Organisatie De gemeente Simpelveld heeft op organisatieniveau een sterke groei meegemaakt richting een kwaliteitsinstrument voor het informatiebeheer. Eén belangrijke stap is echter nog onvoldoende verankerd, de beleidsmatige inbedding van het informatiebeheer op managementniveau. Dit uit zich met name door de afwezigheid van helder en omvattend informatiebeleid. b. Informatiebeleid De uitgangspunten voor een kwaliteitssysteem alsmede de kernwaarden daarvan zijn niet formeel vastgelegd en benoemd. Tevens ontbreekt het duidelijk beleggen van de verantwoordelijkheden t.a.v. richten, inrichten en verrichten en hoe deze zich tot elkaar verhouden en met elkaar de informatiehuishouding vorm geven. Geadviseerd wordt om deze aspecten in beleid vast te leggen. In het Afdelingsplan Bedrijfsvoering is een beleidsplan Informatiemanagement gepland voor het derde en vierde kwartaal van De opbouw van een kwaliteitssysteem zal onderdeel uitmaken van dit beleidsplan. De borging van de kwaliteit zal opgenomen worden in een Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus. KPI 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden. KPI 3 geeft inzicht in de vraag of de archiefbescheiden, zowel de papieren als de digitale, efficiënt en zodanig geordend zijn dat de organisatie (niet een individuele medewerker) altijd weet waar bepaalde informatie kan worden gevonden. Dat geldt dus ook voor informatie, waarvan de afdoening nog lopende is. Worden daarbij maatregelen getroffen die de betrouwbaarheid en volledigheid van de gegevens waarborgt? En zijn er maatregelen genomen die vindbaarheid en bruikbaarheid nu en in de toekomst voldoende garanderen? Een deel van deze maatregelen zouden voort moeten vloeien uit een goed kwaliteitssysteem. - niet overgebrachte archieven 50% goed, 30% deels, 10% niet geregeld is en 10% taakverwaarlozing - overgebrachte archieven 80 % goed geregeld is, 10% deels en 10% niet. Pagina 4/ 15

5 1. Niet overgebrachte overheidsarchieven - Ordening en toegankelijkheid De gemeente Simpelveld beschikt niet over één sluitend overzicht van waaruit alle informatieobjecten, ongeacht de vorm, eenduidig naar een bewaarlocatie zijn te herleiden. De gemeente Simpelveld werkt zaakgericht, hetgeen een goede stap is in de richting van digitaal archiveren en het grip krijgen op informatiebeheer. - Authenticiteit, context en toegankelijkheid De gemeente Simpelveld werkt nog niet met een vastgesteld metadata schema conform de ISO Duurzaamheid De maatregelen welke genomen kunnen worden in het kader van duurzaamheid van archiefbescheiden zijn op het analoge vlak voldoende. Digitaal moet nog veel geregeld worden. Bijvoorbeeld, kan de informatie nog geraadpleegd of gebruikt worden door veranderende technologie? 2. Overgebrachte archieven - archiefdienst Een van de kerntaken van het Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis is het toegankelijk maken van archieven en collecties om de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. 100 % van alle overgebrachte archieven zijn toegankelijk middels een inventaris of plaatsingslijst, te raadplegen via de website. Aandachtspunt KPI 3, advies archiefinspecteur: a. Overzicht & structuurplan De gemeente Simpelveld heeft geen eenduidig overzicht van archiefobjecten en beschikt nog niet over een overall structuurplan. Er is wel een Structuurplan (DSP/ZTC) aanwezig voor de registratie en structurering van objecten (document en dossier) in het zaaksysteem. Het is raadzaam om de informatieobjecten die buiten de scope van het zaakgericht werken vallen en buiten het analoog dossier & documentgericht registreren vallen, niet buiten beschouwing (en beheer) te laten. Denk aan websites, databases, basisregistraties e.d. Hier zullen dus andere oplossingen voor gezocht moeten worden zoals het aanvullen van de i-navigator. b. Metadata Ten aanzien van het aspect metadata, waarmee de archiefbescheiden (dossiers en documenten) worden beheerd, geduid, geordend, gevonden en toegankelijk gemaakt, is geconstateerd dat deze binnen Simpelveld wel aanwezig is, maar nog niet volledig is. Een model, waarin sturing op deze metadata kan worden geëffectueerd, ontbreekt. Geadviseerd wordt een dergelijk model op te stellen en vervolgens te gaan gebruiken voor de, in het ordeningsplan genoemde, archiefbescheiden. a. Operationeel wordt reeds gewerkt volgens structuur (DSP/ZTC) van de i-navigator in het zaaksysteem. De basis staat. Verdieping en uitbreiding moet plaatsvinden met die onderdelen die niet te vinden zijn via het zaaksysteem. De medewerker documentaire informatievoorziening gaat per 1 april 2014 met FPU. De functie is op een breder niveau beschreven en ingevuld. (adviseur informatiemanagement). Hierdoor ontstaat de mogelijkheid ook dit aspect van het Informatiemanagement op te pakken. Pagina 5/ 15

6 b. Het gemis van een adequaat metadata model is een item dat bij de meerderheid van de gemeenten speelt. Er is een regionale werkgroep opgericht waarin de archiefinspecteur van Rijckheyt en het Regionaal Historisch Centrum Limburg (RHCL) participeren. Deelnemende gemeenten aan deze werkgroep zijn Beek, Brunssum, Heerlen, Meerssen en Simpelveld. Ook de gemeenten Sittard-Geleen en Maastricht zullen waarschijnlijk aansluiten. KPI 4. Digitale archiefbescheiden In deze KPI wordt inzicht geboden in de wijze waarop de gemeente vorm geeft aan het beheer van de digitale archiefbescheiden. Het beheer van digitale archiefbescheiden stelt specifieke eisen aan onder andere de inrichting van de processen, duurzame toegankelijkheid, bepaalde metadata en (tijdigheid van) conversie. Overheden worden door verschillende omgevingsfactoren steeds meer gedwongen digitaal te werken. Digitale gegevens zijn vluchtiger en gevoeliger voor informatieverlies door achteruitgang van betrouwbaarheid, leesbaarheid en bruikbaarheid op de middellange en lange termijn. - niet overgebrachte archieven 33,3% niet geregeld is en 66,7% taakverwaarlozing - overgebrachte archieven De archiefdienst beheert enkel analoge archiefbescheiden Aandachtspunt KPI 4, advies archiefinspecteur: a. Digitale ontwikkeling Binnen de gemeente Simpelveld wordt digitaal, met een zaaksysteem gewerkt. Er is echter nog sprake van een hybride omgeving. Datgene wat origineel analoog is, blijft analoog, datgene wat digitaal is blijft voor het merendeel digitaal. Op termijn zal overgestapt worden naar een volledige digitale omgeving, inclusief volledige digitaal archiefbeheer. Er is geen beleid geformuleerd ten aanzien van het beheer en de duurzame toegankelijkheid van de digitale archiefbescheiden. Dit vormt een risico op informatieverlies. b. Metadata De gemeente Simpelveld maakt voor een deel gebruik van (wettelijke vereiste) metadata die specifiek nodig zijn voor het correct beheren van digitale archiefbescheiden. Met deze metadata kan het risico op informatieverlies worden verkleind en zijn de beheerde gegevens betrouwbaarder dan in een situatie zonder die metadata. c. Opslagformaten Gebleken is dat de gemeente Simpelveld de archiefbescheiden (zowel documenten als bijbehorende metadata) niet opslaat of beheerd in een gecontroleerd c.q. vastgesteld formaat. Er is wel een lijst beschikbaar met gebruikte formaten binnen het zaaksysteem, doch deze lijst is informeel van aard, ontstaan vanuit de praktijk en omvat niet de informatieobjecten vallende buiten het zaaksysteem. d. Conversie of migratie De gemeente heeft geen vooropgezet plan of beleid ten aanzien van het converteren of migreren van digitale gegevens/ archiefbescheiden om daarmee de leesbaarheid, bruikbaarheid of toegankelijkheid te behouden. Pagina 6/ 15

7 Conversie en/of migratie wordt overigens wel uitgevoerd wanneer een applicatie wordt vervangen door een nieuwe versie en/of een andere applicatie. Hiervan worden geen verklaringen opgemaakt. Een verklaring bij conversie en/of migratie is verplicht. Met de implementatie van het zaaksysteem Verseon in april 2012 werd de overgang van analoog naar digitaal werken voor elk ca. 50%. Alle inkomende post wordt centraal gescand, geregistreerd en digitaal afgehandeld. De analoge post gaat rechtstreeks naar archief ter archivering. Alleen de bestuurlijke besluitvorming college en raad gebeurt nog op papier. De digitale revolutie is niet te stoppen. Met uitbreiden naar digitale bestuurlijke besluitvorming zal de verhouding 20% analoog en 80% digitaal worden. De eerste jaren zal dit vanwege de hybride situatie extra inspanning betekenen voor informatiemanagement. Voor de bedrijfsvoering betekend 80% digitaal zeker voorruitgang. Echter alles wat analoog binnenkomt moet evengoed geclassificeerd, verwerkt en beheerd worden. Na digitalisering moet de informatie ook digitaal worden beheerd volgens wet- en regelgeving. Door de digitale ontwikkelingen moet ook constant het informatiebeleid en de procedures worden getoetst en aangepast. Er ontstaat een disbalans tussen het actualiseren van beleid, de wensen om mee te gaan met nieuwe ontwikkelingen digitalisering, beheer informatie en uren mankracht. Na invulling van de vacature adviseur informatiemanagement zullen keuzes gemaakt dienen te worden die hun beslag zullen krijgen in de toekomstige afdelingsplannen Bedrijfsvoering onderdeel Informatiemanagement. Binnen het te vormen informatiebeleidsplan zullen projecten opgenomen en gepland worden zoals: - metadata model - procedure te gebruiken bestandsformaten - procedure conversie en\of migratie KPI 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden. KPI 5 biedt inzicht in de wijze waarop de gemeente daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden en hun registratie vernietigd. Elk overheidsorgaan is verplicht om archiefbescheiden te vernietigen op het moment dat deze daarvoor, ingevolge wet- en regelgeving, in aanmerking komen. Deze verplichting geldt zowel ten aanzien van analoge als digitale gegevens. De vernietiging dient te verlopen volgens een aantal wettelijke eisen. - niet overgebrachte archieven 60% goed geregeld is. 40% niet - overgebrachte archieven Bij de overgebrachte archieven vindt vernietiging, vervreemding of vervanging niet plaats Aandachtspunt KPI 5, advies archiefinspecteur: a. Vernietiging De vernietiging van digitale bescheiden is nog niet ingebed en verdient nadrukkelijke aandacht alvorens het daadwerkelijk uitgevoerd gaat worden. b. Vervanging Op termijn wil de gemeente Simpelveld volledig digitaal zaaksgewijs gaan werken. Dit impliceert vervanging, waarbij analoge archiefbescheiden worden gescand en het papieren exemplaar wordt vernietigd. Het scanresultaat geldt dan als origineel, welke in het werkproces wordt gebruikt. Een dergelijke inrichting vergt nadrukkelijke aandacht voor het vervangingsproces en de inrichting van het digitale archiefbeheerssysteem. Pagina 7/ 15

8 a. Vernietiging is voor overheden geen optie maar plicht. Analoog vindt de vernietiging van documenten een maal per jaar plaats. In verband met de vernietiging van digitale bestanden is de archiefprocedure aangepast. Speciale aandacht is er voor documenten die zich bevinden in de testomgeving(en) en restore van gegevens van back-up. De vernietiging van digitale bestanden en/of hun registraties wordt vanaf 2014 een vast onderdeel van de jaarlijkse vernietigingsronde. Binnen onze organisatie is hier nog geen ervaring mee. b. Vervanging vind momenteel nog niet plaats. Simpelveld digitaliseert voornamelijk voor de bedrijfsvoering. Gearchiveerd wordt in een hybride situatie. Op termijn zal er aandacht moeten zijn voor het vervangingsproces en de inrichting van het digitale archiefbeheersysteem. Om te voldoen aan de strenge voorwaarden voor vervanging (substitutie) moet een handboek digitalisering opgesteld worden. KPI 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats - niet overgebrachte archieven 100% taakverwaarlozing - overgebrachte archieven 100% taakverwaarlozing KPI 6 biedt inzicht in de vraag of de gemeente voldoet aan de verplichting om archieven na verloop van de voorgeschreven 20 jaar over te brengen naar een openbare archiefbewaarplaats. Van elke overbrenging dient een schriftelijke verklaring te worden opgemaakt, de verklaring (akte) van overbrenging. Bij niet tijdige overbrenging dient bij Gedeputeerde Staten een machtiging tot opschorting aangevraagd te worden. Aandachtspunten KPI 6, advies archiefinspecteur a. Overgebrachte archieven De secretariearchieven van de voormalige gemeente Bocholtz en Simpelveld zijn weliswaar fysiek overgebracht, doch daar is geen formele verklaring van overbrenging van opgemaakt. Er zijn wel beperkingen van openbaarheid aangebracht. b. Achterstanden in overbrenging Het archiefblok Simpelveld, is nog niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Er is geen formele verklaring van opschorting aangevraagd bij Gedeputeerde Staten. a. De series waarvan nog een formele verklaring van overbrenging moet worden opgesteld en die reeds fysiek zijn overgebracht in 2004 zijn: 1. gemeente Simpelveld periode voormalige gemeente Bocholtz periode gemeente Simpelveld periode voormalige gemeente Bocholtz periode b. Het archiefblok (correspondentiearchief, bouwvergunningen en milieuvergunningen) is momenteel in bewerking en wordt in het tweede kwartaal van 2014 overgebracht. Pagina 8/ 15

9 Bij de overbrenging van het archiefblok in 2014, zal ook per onderdeel 1 t/m 4 een formele verklaring van overbrenging worden opgemaakt. Hiermee komt de score voor deze KPI op 100% geregeld. KPI 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots - niet overgebrachte archieven 75% goed,12,5% deels en 2,5% niet geregeld is. - overgebrachte archieven 83,5% goed geregeld is en 16,7% taakverwaarlozing KPI 7 biedt inzicht in de vraag of zowel de archiefruimte als de archiefbewaarplaats qua bouw, inrichting en gebruik voldoen aan de eisen welke zeer specifiek zijn uitgewerkt in de Archiefregeling. a. Niet overgebrachte archieven / Archiefruimte De archiefruimte in het gemeentehuis van de gemeente Simpelveld voldoet niet geheel aan de bouw- en gebruikerseisen van de Archiefregeling b. Overgebrachte archieven / Archiefbewaarplaats. Met ingang van 1 november 2004 is een DVO afgesloten met de gemeente Heerlen. De archiefbewaarplaats van de gemeente Heerlen is hierbij aangewezen tot archiefbewaarplaats van de gemeente Simpelveld. De archiefbewaarplaats Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis, is gevestigd aan de Coriovallumstraat 9, te Heerlen. Rijckheyt is een onderdeel van erfgoedbedrijf Historisch Goud. De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats voldoet niet aan alle wettelijke eisen die daaraan gesteld worden. Uit het jaarverslag 2012 blijkt dat het om klimatologische problemen gaat. Aandachtspunten KPI 7, advies archiefinspecteur a. de geconstateerde tekortkomingen van de archiefruimte z.s.m. oplossen Samengevat komen de geconstateerde tekortkomingen neer op Aanwezigheid van watervoerende leidingen boven het systeemplafond. Data en elektriciteitskabels zijn niet deugdelijk weggewerkt waardoor een verhoogd risico op brandgevaar ontstaat. Afwezigheid van brandvertragende kleppen in de luchtbehandelingkanalen. b. Door de gemeente Heerlen (eigenaar van de huidige archiefbewaarplaats), waarmee een DVO is aangegaan op het gebied van gebruik van de archiefbewaarplaats door de gemeente Simpelveld, wordt momenteel een haalbaarheidsonderzoek naar nieuwbouw gedaan. a. In de planning voorziening groot onderhoud gebouwen 2014 is een aanpassing van de archiefruimte opgenomen om de geconstateerde tekortkomingen op te lossen. Hierover zal een apart voorstel worden aangeboden. b. De gemeente Heerlen aanschrijven met het verzoek het college op de hoogte te houden van de stand van zaken m.b.t. het haalbaarheidsonderzoek nieuwbouw archiefbewaarplaats Heerlen en/of de te nemen stappen om de tekortkomingen op te lossen. Pagina 9/ 15

10 KPI 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. - niet overgebrachte archieven Niet van toepassing - overgebrachte archieven 93,3% goed en 6,7% deels geregeld is. KPI 8 biedt inzicht in de vraag of de beschikbaarstelling en inzage van de overgebrachte archieven goed geregeld is. Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. Alleen in specifieke gevallen mogen bepaalde archiefbescheiden van openbaarheid worden uitgezonderd. De uitzonderingen dienen te zijn vermeld in een verklaring van overbrenging. De gemeente Simpelveld heeft een dergelijke akte niet opgemaakt Aandachtspunten KPI 8, advies archiefinspecteur Geadviseerd wordt om alsnog een verklaring van overbrenging op te maken en de openbaarheidbeperking op bepaalde dossiers te formaliseren Bij overbrenging van het archiefblok in de loop van 2014 zal een formele verklaring van overbrenging voor alle overgebrachte archieven worden opgemaakt. De openbaarheidbeperkingen maken deel uit van deze verklaring. Hiermee komt de score voor deze KPI op 100% geregeld. KPI 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid - niet overgebrachte archieven 40% goed en 60% niet geregeld - overgebrachte archieven 40% goed en 60% niet. geregeld a. Niet overgebrachte archieven De gemeente Simpelveld heeft een informatiebeveiligingsplan vastgesteld. Dit plan omvat vooral technische en procedurele maatregelen en richt zich primair op o.a. de beveiliging van applicaties en een backup-, uitwijk- en restore procedure van de ICT omgeving. Een specifiek calamiteitenplan voor situaties zoals wateroverlast, brand, diefstal of inbraak in systemen, ongedierte e.d. ontbreekt. b. Overgebrachte archieven Bij Rijckheyt is geen calamiteitenplan aanwezig. Aandachtspunten KPI 9, advies archiefinspecteur a. Calamiteitenplan niet overgebrachte archieven Ik adviseer u om een calamiteitenplan op te stellen en dat dit, over en weer, in lijn wordt gebracht met het plan informatiebeveiliging. b. Calamiteitenplan overgebrachte archieven Ik adviseer u om er bij het Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis op aan te dringen een calamiteitenplan op te stellen. Pagina 10/ 15

11 a. Calamiteitenplan niet overgebrachte archieven Het maken van een calamiteitenplan opnemen in het afdelingsplan Bedrijfsvoering, onderdeel informatiemanagement b. Calamiteitenplan overgebrachte archieven Er bij Rijckheyt, centrum voor regionale geschiedenis, middels een brief, aandringen een calamiteitenplan op te stellen. KPI 10. Middelen en mensen. - niet overgebrachte archieven 66,7% goed en 33.3% niet geregeld - overgebrachte archieven 33,3% goed,16,7% deels, 50% niet geregeld is. De zorgdrager, het college van B en W, dient ingevolge de wet voldoende middelen ter beschikking stellen om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor en het beheer van de archieven. Daarnaast dient er adequaat personeel, zowel wat betreft de omvang als hun opleidingsniveau aanwezig te zijn. De DIV en ICT medewerkers hebben een goede basisopleiding in relatie tot de hun toebedeelde taken. Een bepaalde kwaliteitsslag bij de registratie medewerkers wordt nog gemist. Aandachtspunten KPI 10, advies archiefinspecteur a. Personeel Uit de functiebeschrijvingen is gebleken dat voor de uitvoerende taken registratie geen inhoudelijke opleidingseisen zijn geformuleerd. Ondanks het feit dat de kwaliteit van de werkzaamheden wordt geborgd door een controle op de uitvoering door vakinhoudelijke DIV medewerkers, wordt er toch geadviseerd om de inhoudelijke kwaliteit van de registratie op een adequaat peil te brengen en te houden. De registratie vormt de basis voor het verdere verloop van de behandelprocedure en het beheer van de informatie. b. Toezicht Alhoewel het toezicht formeel is geregeld, is het archiefwettelijk toezicht van de gemeentearchivaris met te weinig uren (10) benoemd in de DVO. Hierdoor kan effectief niet aan de tweejaarlijkse inspectieverplichting worden voldaan. Geadviseerd wordt om in een nieuwe DVO hier aandacht aan te besteden. a. De centrale registratie van post is sinds de reorganisatie ondergebracht bij afdeling Dienstverlening. De registratie van de ingekomen zaken wordt uitgevoerd door de baliemedewerkers KCC-B. De omgevingsvergunningen worden geregistreerd door medewerkers KCC-A. De medewerkers hebben een korte incompany training verzorgd door SOD- opleidingen gevolgd. Verder wordt uitgegaan van een natuurlijke ontwikkeling in de loop der tijd door het aanreiken van procedures en werkinstructies. Met de klantadviseur Dienstverlening vindt overleg plaats over de verdere ontwikkeling van de registrators. b. De huidige DVO is opgesteld door de gemeente Heerlen en loopt tot 1 november Hierna wordt de overeenkomst geacht te zijn aangegaan voor onbepaalde tijd. Pagina 11/ 15

12 In de afgelopen10 jaren is er meer inzicht gekomen in het aantal uren toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Een nieuw concept DVO wordt in de loop van 2014 verwacht. Wet- en regelgeving Wet RGT (Revitalisering Generiek Toezicht). Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995, Archiefregeling 2010 en Archiefverordening gemeente Simpelveld Besluit informatiebeheer gemeente Simpelveld Strategische visie / beleidsprogramma Relatie met bestaand beleid / eerdere voorstellen Overwegingen Opties Personele aspecten De personele aspecten inzake de verbetermaatregelen (adviezen) worden meergenomen in het afdelingsplan bedrijfsvoering en het beleidsplan informatiemanagement. Financiële aspecten KPI 7. De kosten voor het oplossen van de tekortkomingen van de archiefruimte zullen gedekt moeten worden uit de kostenplaats huisvesting secretarie 53014, onderhoud gebouwen Door afdeling Dienstverlening, onderdeel handhaving zijn diverse offertes opgevraagd en ontvangen. Over de keuzes van het oplossen van de tekortkomingen archiefruimte zal een apart voorstel worden aangeboden. De overige financiële aspecten inzake de verbetermaatregelen (adviezen) worden meergenomen in het afdelingsplan bedrijfsvoering en het beleidsplan informatiemanagement. Aanbesteding Pagina 12/ 15

13 Communicatie Evaluatie Vervolg / planning Het HT verslag 2013 schetst een beeld van de huidige stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in onze gemeente en de mate waarin we voldoen aan de vereisten van de Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995, Archiefregeling 2010 en de Archiefverordening gemeente Simpelveld Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld tegen de achtergrond van de invoering van de wet Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). Jaarlijks zal er een nieuwe audit plaatsvinden en een nieuw verslag worden aangeboden. Dit is het eerste HT verslag en kan gezien worden als nulmeting. Bij de niet overgebrachte archieven scoort de gemeente Simpelveld op enkele onderdelen taakverwaarlozing. Bij KPI- 3 is dit 10%. Verdere ontwikkeling van het ordeningsplan en structuurplan van de i-navigater binnen het zaaksysteem is gepland voor Bij KPI- 4 is dit 66,7%. Dit betreft de digitale ontwikkelingen waar alle gemeenten mee kampen. Binnen het te maken beleidsplan informatiemanagement zullen projecten opgenomen worden zoals het metadata-model, procedure te gebruiken bestandsformaten en procedure conversie en migratie. Hierdoor wordt een groot deel opgelost van de taakverwaarlozing. Bij KPI- 6 scoort Simpelveld 100% taakverwaarlozing. In het tweede kwartaal van 2014 worden de te bewaren archieven van overgebracht. Hierbij wordt ook een officiële verklaring van overbrenging opgemaakt waardoor deze taakverwaarlozing geheel wordt opgelost. Bij de overgebrachte archieven scoort de gemeente Simpelveld ook taakverwaarlozing bij diverse onderdelen. Bij KPI- 6 is dit 100% Bij de overbrenging van het archiefblok wordt ook een verklaring van overbrenging opgemaakt voor de reeds overgebrachte archieven van 1795 tot en met Hierdoor wordt ook deze taakverwaarlozing geheel opgelost. Bij KPI- 7 scoort Simpelveld 16,7% taakverwaarlozing. De in gebruik zijnde archiefbewaarplaats van Rijckheyt voldoet niet aan alle eisen. De gemeente Heerlen zal verzocht worden deze tekortkomingen op te lossen. De te nemen acties worden opgenomen in de jaarlijkse afdelingsplannen van afdeling Bedrijfsvoering onderdeel Informatievoorziening. Bij ieder afdelingsplan zal een prioriteitenlijst en tijdpad worden toegevoegd. Een voorlopige planning van de te nemen acties is als bijlage toegevoegd.. Pagina 13/ 15

14 Voorstel - Kennisnemen van het HT verslag - Kennisnemen van het jaarverslag Historisch Goud 2012 Het college van burgemeester en wethouders in Simpelveld, De secretaris, De burgemeester, P.J.J.M. Schillings mr. R. de Boer Commissieadvies In de raadscommissie vergadering van hebben de fracties als volgt geadviseerd: De fractie Burgerbelangen: voor / tegen Leefbaar Simpelveld: voor / tegen Simpelveld Lokaal: voor / tegen CDA: voor / tegen PvdA: voor / tegen De commissiegriffier Pagina 14/ 15

15 Aanbieding aan de Raad Aan de raad wordt voorgesteld om conform het voorstel te besluiten Simpelveld, Het presidium van Simpelveld, De griffier, De voorzitter, L.M.G. Wassenberg mr. R. de Boer Pagina 15/ 15