2 e Bijeenkomst Kenniscommunity Groepsfacilitatie Beeldverslag. 24 september Opbrengst vanmiddag. Turbo

Transcriptie

1 2 e Bijeenkomst Kenniscommunity Groepsfacilitatie Beeldverslag 24 september 2015 Neem de tijd voor versnelling! Turbo Opbrengst vanmiddag Tips & aandachtspunten hoe opdrachtgevers te verleiden tot beschikbaar stellen van voldoende tijd. Inzicht in wat nu goed gaat, hindernissen, delen ervaringen en aanpakken. Turbo: 1

2 2

3 - Time out, teveel in t hoofd - Climate change - Relatieve tijd perspectief & verwachting - Als het je nog steeds iets oplevert - Weerstand/onderliggende oorzaak - Ruimte geven/vinden originele nieuwe ideeën - Veel output gewenst - Als ze in herhaling vervallen - Cirkelredenering - Als de energie inzakt - Lage energie - Besluit/deadline - Bij besluiteloosheid - Om de hete brij - Groep heeft geen samenhang - Eind sessie Vertragen <- (= meer tijd nemen) -> Versnellen (= minder tijd nemen) 3

4 - Betrokkenheid draagvlak creëren - Legitimatie bij belangrijke onderwerp lage urgentie - Ervaring uit eerdere sessie(s) - Procedure niet kort door de bocht (analyse) - Rug tegen muur - Reflectie evaluatie - Spaak loopt in samenwerking - Opdrachtgever wil brede verkenning op het doel - Controle op de output vooraf - Als politiek een rol speelt - Gebrek aan eigenaarschap - Opdrachtgever is diffuus (niet 1 persoon) - Opdrachtgever zonder mandaat - De facilitator heeft de opdracht niet begrepen - Opdrachtgever wil podium (exposure) of liever niet - Hoge ambitie/wil veel - Te laat begonnen - Sessie wordt niet ervaren als werken - Urgentie/politiek gedoe - brokken aftikken - formaliteit even workshopje - Window dressing Vertragen <- (= meer tijd nemen) -> Versnellen (= minder tijd nemen) 4

5 Thema s 1. Hoe maak je de opdrachtgever bewust van een andere invalshoek op zijn analyse? 2. Het is gewoon werk 3. Onderwaardering van de professionaliteit van de facilitator 4. Hoe leer je de opdrachtgever omgaan met zijn onzekerheid? 5. Hoe breek je het programma, tijd, duur open? Zorg ervoor dat de ander zich verplaatst 5

6 Brainwritingpool 6

7 (1) Hoe kun je het programma (tijd, duur, etc) openbreken? - Weten het eindpunt, maar niet de reis - Is al vastgelegd mensen/datum - Niet juiste mensen uitgenodigd - Programma al dichtgetimmerd - Volle agenda s van deelnemers - Wat wil je eigenlijk? - Gedelegeerd opdrachtgeverschap - Vanuit betrokkenheid aan de slag gegaan -> enthousiasme - Pragmatisme - Om de hete brij heen Oorzaken Ideeën - Niet mee beginnen - Consequenties, verwachtingen managen - Foto s/films laten zien - Ownership deelnemers? - Wat wil je bereiken? - Wanneer is voor jou sessie geslaagd? - Input respecteren, professioneel facilitatorschap vraagt ruimte voor eigenmaken programma - Vanuit gewenst doel terugredeneren - (re)framing van de bijeenkomst/sessie - Vragen wat het allerbelangrijkste is -> at moet iig aan bod komen? - Doorvragen & verkennen opdracht - Mogelijkheid om 2 e sessie in te plannen? - Theorieën/model/faciliteerkennis inbrengen - Eigen ervaring - Confronteren 7

8 (2) Hoe kun je de opdrachtgever laten inzien dat workshops ook gewoon werk (is leuk) is? - Geen tijdschrijfcode, voor deelnemers en opdrachtgever - Vooral leuk, dan geen werk - Return of investment onzeker - Wordt als belastend ervaren - Free riders, angst voor - Leidt tot geeltjes moeheid - Doel van de sessie onduidelijk voor deelnemers - Inhoudelijk resultaat is leidend, worden ze op afgerekend - Onwetendheid dat voor een gezamenlijk resultaat de ander mee moet nemen Oorzaken Ideeën - Goede voorbeelden laten zien, just do it! - Referenties - Visualisatie oefening met opdrachtgever hoe ziet het eindresultaat eruit? - Werkvorm gebruiken bij intake, bijv. lego - Hoge baas geeft goede voorbeeld en promoot sessies, KPI - Juiste doelen van de sessie - Niet werk doen, maar onderwerp centraal zetten - Beoordelingsformulier van individuele bijdragen in een workshop (door deelnemers/&facilitator) - Noem het een vergadering en doe workshop - Juist instrument kiezen voor doel workshop soms is bowlen best ok, alleen zonder facilitator - Probleem (beleving) benoemen in hier en nu (theorie) legitimeren - Resultaat > opvolgen & moet je iets mee kunnen 8

9 (3) Hoe kun je de opdrachtgever bewust maken van andere invalshoeken op zijn analyse? - Bijvoorbeeld iemand vergeet het, FF snel draagvlak creeren - Iemand heeft zich al gecommiteerd - Opdrachtgever is de professional - Geen vertrouwen in anderen - Levert gedoe op - Angst voor het onbekende - Geen zicht op eigen blinde vlekken - Gevangen in eigen systeemkijk - Hij/zij niet bewust van eigen aannames/oordelen - Wie is betrokken? Oorzaken Ideeën - Vraag waarom heb je mij nodig? - Vraag: wat heb je hier al mee gedaan? - Zoek samen de ruimte - Doorvragen: wat wil jij? - Vraag: waar ben je bang voor? - Goede voorbeelden laten zien, waarin andere perspectieven tot mooie oplossingen hebben geleid - Laten zien dat iedereen biased is - Testje: hoe biased ben jij? - Inventariseer betrokken partijen -> belangen? Visies? - Wie nodig om project te doen slagen? - Kritiek boven water - Werkvorm in de voeten van een ander toepassen tijdens workshop - Trends ipv organisaties inventariseren/als start gebruiken 9

10 (4) Hoe kun je als facilitator de opdrachtgever de professionaliteit van de facilitator laten waarderen/ruimte geven? - Wat is het beeld van de opdrachtgever van faciliteren? - Onbekendheid met de rol - Zoekt extra handjes - Laat je je professionaliteit zien? - Eigen idee wordt als beste beschouwd - Imago interne Facilitatoren niet goed/externe zijn echte professionals? - Opdrachtgever = controlfreak - Facilitator voelt zich calimero -> benoemen Oorzaken Ideeën - Lesje luisteren & invoelen o Zorg dat de opdrachtgever goed gehoord wordt o Aansluiting zoeken Nederigheid? Bescheiden? - Vraag stellen: waarom doe je het niet zelf? - Tonen houding: stel je op als gelijkwaardig gesprekspartner - Uitvragen, valt meestal wel iets van te maken/flexibiliteit - Werken met wat er is - Waarom heb je mij nodig? - CV/ervaring/opleiding laten zien - Soms nee zeggen - Probleem benoemen - Laat in de intake je toegevoegde waarde al zien door goede verscherpingsvragen te stellen - Hoe kun je de waarde van de facilitator voor voetlicht brengen (citaat, blog, nieuwsbrief) - Rolverdeling afspreken met opdrachtgever 10

11 (5) Hoe kun je de opdrachtgever om leren gaan met zijn onzekerheid? - In verlegenheid brengen baas - Controle verliezen - Angst voor werkvormen - Faalangst - Ontbreken eigenaarschap - Soms blijken ze dan niet achter hun opdracht te staan - Blijkt vaak uit behoefte van controle - Durft de opdrachtgever los te laten & zich kwetsbaar op te stellen - Weet zelf eigenlijk niet precies de vraag/opdracht is - Gebrek aan lef Oorzaken Ideeën - Professionele verslaglegging - Als mag expliciet maken wat uit den boze is - Verhalen (collega) opdrachtgevers - Doorvragen - SWOT over hun opdracht - Werken aan workshopcultuur - Vragen waar opdrachtgever zich zorgen om maakt - Opdrachtgever mee laten doen als friskijker in andere workshop - Benoemen wat je ziet - Benadruk je ervaring en expertise - Vraag wat moet er niet gebeuren voor gevoelige kwesties - Helpen bij verduidelijken vraag 11

12 Kalm an en rap een beetje: 12