ARCHIEF. Handleiding CareView Archief

Transcriptie

1 ARCHIEF Handleiding CareView Archief

2 Inhoudsopgave (Klik op een hoofdstuk om meteen naar dat deel van de handleiding te gaan.) 1 Inleiding Openen van het archief 3 2 Document/webpagina toevoegen Nieuw bestand toevoegen Nieuwe webpagina toevoegen Pasfoto 7 3 Document/webpagina bekijken 8 4 Document/webpagina wijzigen 9 5 Document/webpagina verwijderen 10 6 Meerdere documenten tegelijk downloaden 11 7 Archief-documenten opvragen afdelingsniveau Documenten zoeken Documenten bekijken 13 8 Bijlage 14 Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september 2016

3 1 Inleiding Binnen het onderdeel Archief kun je documenten opslaan/archiveren en inzien. Ook kun je websites koppelen. Er zijn verschillende soorten documentcategorieën. Afhankelijk van je autorisatie mag je een documentcategorie inzien, wijzigen of verwijderen. Methodiek Archief Waarvoor is het archief bedoeld? Wettelijke bewaarplicht 15 jaar Handtekeningblad van POP ( s) Originele documenten zoals juridische status Formulieren die geen vaste plek hebben in ECD Documenten van voor het digitale tijdperk Volgens de richtlijnen in de handleiding (bijlage) 1.1 Openen van het archief Selecteer de cliënt waarvoor je het archief wilt openen. (Zie voor het selecteren van een cliënt de handleiding Introductie.) Klik vervolgens op de tegel Archief Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september

4 2 Document/webpagina toevoegen Om een nieuw document aan het archief toe te voegen, klik je op het plusje Nieuw Bestand of Nieuwe webpagina. 2.1 Nieuw bestand toevoegen Als je Nieuw bestand hebt aangeklikt, verschijnt onderstaand scherm. Kies de categorie waar je een document wilt opslaan. De richtlijnen welke documenten in welke categorie thuishoren, vind je in de bijlage van deze handleiding. Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september

5 Na het selecteren van een categorie verschijnt een nieuw invulscherm. In onderstaand voorbeeld is gekozen voor Vakinhoudelijk wonen. Vul alle velden in en selecteer het document door op Doorzoeken te klikken. Je komt nu in de mappenstructuur op je computer. Zoek het document dat je wilt archiveren en klik hierop. Het gekozen document staat nu op de regel bij Bestand. Nog een document in deze categorie toevoegen? Klik op het vakje Nog een Vakinhoudelijk Wonen toevoegen (zie zwarte pijl hierboven). Wil je een document toevoegen en opslaan in een andere categorie? Ga terug naar het beginscherm van Archief en selecteer de gewenste categorie. Heb je alles toegevoegd? Klik dan op upload. In het beginscherm bij Archief zie je de toegevoegde bestanden. Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september

6 2.2 Nieuwe webpagina toevoegen Als je Nieuw bestand hebt aangeklikt verschijnt onderstaand scherm. Kies de categorie waar je een webpagina wilt opslaan. Na het selecteren van een categorie, verschijnt een nieuw invulscherm. In onderstaand voorbeeld is gekozen voor de categorie Overig. Vul alle velden in. Een webpagina (Url) voeg je toe door in het veld Url de link van de webpagina te kopiëren: Zoek de webpagina op internet Kopieer de link van de webpagina bovenin beeld (zie rode kader in onderstaande afbeelding) Plak de link van de webpagina in het invulscherm in ECD CareView bij Url Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september

7 Nog een webpagina in deze categorie toevoegen? Klik op het vakje (in bovenstaand voorbeeld) Nog een Vakinhoudelijk Wonen toevoegen (zie zwarte pijl hierboven). Wil je een webpagina toevoegen en opslaan in een andere categorie? Ga terug naar het beginscherm van Archief en selecteer de gewenste categorie. Heb je alles toegevoegd? Klik dan op upload. In het beginscherm bij Archief zie je de toegevoegde bestanden. 2.3 Pasfoto Een pasfoto toevoegen is niet verplicht. Als je een pasfoto wilt toevoegen, maak dan gebruik van een JPEG-bestand. Andere bestandstypes worden niet ondersteund door het systeem. Scan een pasfoto in. Of maak een foto met je mobiele telefoon en verstuur deze naar je adres. Sla deze op als JPEG-bestand op de computer Klik op het plusje Nieuw bestand en kies voor categorie Pasfoto. Vul de titel in en klik vervolgens op Doorzoeken Kies de pasfoto in de mappen van de computer en klik op Upload. Selecteer de cliënt opnieuw. De pasfoto verschijnt boven in beeld (zie bovenstaande afbeelding). Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september

8 3 Document/webpagina bekijken Via de knop Document kun je de documenten/websites bekijken. Klik in de lijst van documenten op het document dat je wilt bekijken. Klik op de knop Document (zie rode cirkel in bovenstaande afbeelding) o Websites openen in een nieuw venster. Let op: klik op het kruisje bij het tabblad. Niet op het kruisje rechts bovenin. Dan sluit het ECD CareView. o Een document staat links onder in beeld. Klik hierop om te openen. (zie onderstaande afbeelding) Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september

9 4 Document/webpagina wijzigen Selecteer in de lijst het document of de webpagina die je wilt wijzigen. Klik op de knop Wijzigen. (zie rode cirkel in onderstaande afbeelding) Kies uit onderstaande opties en pas de gegevens aan. Klik op de knop Wijzig om op te slaan. Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september

10 5 Document/webpagina verwijderen Afhankelijk van je autorisatie kun je documenten verwijderen. Medewerkers primair proces zijn hier over het algemeen niet voor geautoriseerd. Via de key-users kunnen medewerkers primair proces een document laten verwijderen. Klik op om een document/webpagina te verwijderen. Bevestig vervolgens je keuze als je zeker weet dat het document/webpagina verwijderd mag worden. Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september

11 6 Meerdere documenten tegelijk downloaden Het is mogelijk om meerdere documenten tegelijk te downloaden. Houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik de gewenste documenten aan. Deze staan nu blauw geselecteerd. Klik op Download selectie (zie rode cirkel in onderstaande afbeelding) Links onderin zie je het Zip-document, met daarin de geselecteerde documenten. Klik hierop om de geselecteerde documenten te bekijken. Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september

12 7 Archief-documenten opvragen op afdelingsniveau Je kunt (een overzicht van) archief-documenten opvragen op afdelingsniveau. Het zoekbereik is ingesteld op maximaal 500 documenten. Ga in het linkermenu naar de tegel Archief afdeling (zie ronde cirkel in onderstaande afbeelding). De archief-documenten van jouw afdeling worden in een overzicht geopend. 7.1 Documenten zoeken Via een filter kun je documenten zoeken. Klik op Categorie. Je kunt Oplopend sorteren en Aflopend sorteren (alfabetisch). Je kunt ook via Filter sorteren. Bijvoorbeeld door Pasfoto in te typen en op enter te drukken. De verschillende categorieën vind je in de bijlage van deze handleiding. Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september

13 Alle documenten in het archief onder de categorie Pasfoto verschijnen in het overzicht. Dit geldt voor de cliënten die onder de geselecteerde afdeling staan. Ook verwijderde documenten zie je in het overzicht terug. 7.2 Documenten bekijken Wil je een document (of meerdere) inzien, klik dan op één of meerdere documenten. Bij meerdere documenten, zie uitleg bij paragraaf 6. Nadat je de documenten hebt geselecteerd verschijnen een aantal knoppen in beeld: Met Document kun het document bekijken. Met Wijzigen kun je het document vervangen of de omschrijving wijzigen. Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september

14 8 Bijlage Archief indeling ECD CareView Archief CURA Archief Inhoud Titelgebruik CareView: - Pasfoto Pasfoto Pasfoto Administratief dossier overig (verzekeringen/ financieel) Administratief dossier zorg PP documenten Administratief dossier Persoonlijk Plan documenten Indicatiebesluit of beschikking Trajectvoorstel Zorgovereenkomst Aanvullende contracten Lunetzorg Beschikking kantongerecht Mutaties Lunetzorg Polissen Soort, geldigheid. Indicatie 7VG tot Trajectvoorstel, geldigheid. Trajectvoorstel jan 2015 tot jan 2016 Zorgovereenkomst Soort, datum ingang. Waskosten per Soort beschikking, geldigheid en/of datum Bewindvoering per Datum, soort mutatie Mutatie contactpersonen Soort, geldigheid. Zorgpolis 2016 Salaris/uitkering Soort, maand, jaar. Salaris januari 2015 Pensioen - Garanties en facturen - Interne aanmelding Naam, maand jaar Interne aanmelding, januari 2017 Handtekeningenblad Handtekeningenblad, geldigheid. Handtekeningenblad tot Protocollen Onderwerp, datum ingang of geldigheid Euthanasieverklaring jan 2016 Verslaglegging openbaar Lunetzorg Verslaglegging vakinhoudelijk Verslaglegging openbaar Vakinhoudelijk per discipline Aanvullende gegevens Verslaglegging die gedeeld moet worden met andere disciplines. Onderzoeksverslagen Correspondentie disciplines Gevoelige informatie alleen te delen met eigen disciplines Meerzorg Meerzorg aanvraagformulier meerzorg PP meerzorg Conclusieformulier CCE 1. Wensen bij overlijden 2. Levensgeschiedenis 3. Sociaal netwerk Soort, datum Bijvoorbeeld Evaluatieverslag PMT april 2015 Soort, datum. SEO april 2015 Aanvraagformulier Meerzorg, jaartal Aanvraagformulier Meerzorg 2014 PP Meerzorg, geldigheid PP Meerzorg tot Conclusieformulier CCE, geldigheid Conclusieformulier CCE tot Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september

15 Evaluatieformulier Meerzorg Aanvraagsjabloon Meerzorg Toekenningsbeschikking VBM VBM Juridische status BOPZ Evaluatie, soort VBM, datum Meldingen aan inspectie Registratie VBM Evaluatie VBM Evaluatieformulier Meerzorg, datum Evaluatieformulier Meerzorg Aanvraagsjabloon Meerzorg, jaartal Aanvraagsjabloon Meerzorg 2012 Toekenningsbeschikking, geldigheid Bijvoorbeeld. Toekenningsbeschikking tot Juridische status BOPZ, datum evt geldigheid RM, geldig tot 6januari 2017 Melding aan inspectie, soort datum, aanvang Fysieke fixatie gemeld bij inspectie, Registratie soort VBM, geldigheid Fysieke fixatie, tot Evaluatie soort VBM, datum Evaluatie Fysieke fixatie, Handleiding ECD CareView: Archief, versie 1.1 september