Inventaris van het archief van de. Stichting Sponsorwerving Rhenen 750,

Transcriptie

1 T00468 Inventaris van het archief van de Stichting Sponsorwerving Rhenen 750, (2011) E. Tomassen Oktober 2015

2 Inleiding Geschiedenis van de archiefvormer Rond 1258 verkreeg Rhenen stadsrechten van de bisschop van Utrecht. 750 jaar later, in 2008, werd dit in Rhenen op grootse wijze gevierd met allerlei evenementen gedurende het hele jaar. De voorbereidingen hiervoor begonnen in het voorjaar van 2007, toen een projectorganisatie in het leven werd geroepen. Deze organisatie bestond uit een stuurgroep, een werkgroep en een aantal activiteitencommissies. De activiteiten werden voorbereid en gecoördineerd door een projectleider, aangesteld door de gemeente Rhenen. 1 De organisatie zag er in schema zo uit: Voor de financiering werd in november 2007 een stichting opgericht, de Stichting Sponsorwerving Rhenen 750. Het bestuur, benoemd op persoonlijke titel, bestond uit: E. (Eep) Van Dijk voorzitter H. (Harry) Wentink secretaris R. (Wesley) Bouman penningmeester B. (Bert) Bolderman algemeen bestuurslid 2 Het doel van de Stichting was drieledig: 1. het werven van fondsen om activiteiten te kunnen bekostigen; 2. het beheren van die fondsen; 3. het daadwerkelijk bekostigen 1 Ontleend aan de Sideletter en het Plan van Aanpak bij de oprichtingsakte (inv.nr. 1). Over de precieze taken en de bemensing van de groepen, zie de Sideletter. 2 Hij zou zich gaan bezig houden met fondsenwerving en het contact met de stuurgroep verzorgen. 2

3 van activiteiten vanuit die fondsen. Het verwerven van fondsen gebeurde ondermeer bij de oprichting van de Stichting door een schenking van euro van Het Voormalig Gast- en Weeshuis te Rhenen. Overige verwerving van gelden vond plaats door subsidies en donaties. Organisaties konden tenslotte een subsidieaanvraag indienen bij de Stichting voor een evenement gelieerd aan de viering van 750 jaar stadsrechten van Rhenen. Welke evenementen in aanmerking kwamen voor geldelijke ondersteuning, is te vinden in inventarisnummer 9. Nadat de feestelijkheden rondom 750 jaar stadsrechten voorbij waren, hief de Stichting Sponsorwerving Rhenen 750 zichzelf in 2010 op. Het archief van de Stichting Sponsorwerving Rhenen 750 Het archief is in het najaar van 2013 overgedragen door de toenmalige secretaris van de Stichting Sponsorwerving Rhenen de heer Harry Wentink. Bij overdracht bestond het archief uit 10 cm 1 en was verpakt in een klapper en een stapel documenten, bijeengehouden door elastieken. In de stapel zijn vooral facturen en stukken over de subsidieverstrekking aangetroffen. De stukken over de subsidieverstrekking waren de bij elkaar behorende documenten per instelling of organisatie aaneen geniet. De documenten in de map kende ordening die aangehouden is. De bewerking van het archief vond plaats in oktober De materiële staat van de stukken is goed; enkel plastic mapjes, nietjes en paperclips zijn eruit verwijderd. De vernietigbare stukken, zie bijlage A, zijn opgenomen in de vernietigingsserie van de gemeente Rhenen. Aanwijzingen voor de gebruiker Alle stukken zijn openbaar. Stukken uit dit archief kunnen worden aangevraagd door vermelding van de naam van het archief en het archiefbeheersnummer tussen ronde haken: - Stichting Sponsorwerving Rhenen 750, (2011) (468); - het of (de) inventarisnummer(s) van de stukken. 3

4 INVENTARIS I ORGANISATIE 1 Akte van oprichting, N.B. met sideletter bij oprichtingsakte en Plan van Aanpak Viering 750 jaar stadsrechten. 2 Afschrift van de statuten, 3 Brief betreffende de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, 4 Notulen van vergaderingen tussen van vertegenwoordigers Rijnweek en het bestuur, 5 Notulen van vergaderingen van het bestuur, omslag 6 Stukken betreffende de opheffing, omslag II ACTIVITEITEN 7 Afschriften van presentaties over de festiviteiten in 2008 rondom 750 jaar Rhenen, N.B. Het betreft uitgeprinte hand-outs van PowerPoint presentaties. 4

5 8 Afschrift van een overeenkomst van sponsoring tussen de Stichting en Grolsche Bierbrouwerij Nederland B.V, 9 Lijsten van activiteiten en sponsoren, [ca. 2008] 1 omslag III FINANCIËN 10 Correspondentie met de Belastingsdienst over de vaststelling van de belastingplicht, omslag 11 Stukken betreffende toekenning en onderzoek naar de Algemeen Nut Beogende Instelling Status (ANBI-status), omslag 12 Stukken betreffende het geschil met de Stichting Achterbergse Promotie over de financiering van de Achterbergse Dagen 2008, omslag 13 Rekening over de periode 27 november 2007 tot en met 1 maart 2010, omslag IV DOCUMENTATIE 14 Gids Historische Stadswandeling Rhenen, samengesteld door de Historische Vereniging Oudheidkamer Rhenen en Omstreken, omslag 15 Programma s van evenementen rondom 750 jaar Rhenen, omslag 5

6 Bijlage A Lijst met vernietigde bescheiden Nummer Omschrijving Grondslag vernietiging Jaar van vernietiging 1 Ontvangen en verstuurde documenten, voornamelijk facturen, voor de eindafrekening van subsidieverstrekkingen, Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 10 lid 3: bewaarplicht gedurende 7 jaar Overeenkomsten gesloten met ABN AMRO waaronder aanvragen tot een wereldpas, automatische incasso, internet bankieren en volmacht tot toegang tot de rekening, Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 10 lid 3: bewaarplicht gedurende 7 jaar Rekeningafschriften ABN AMRO, Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 10 lid 3: bewaarplicht gedurende 7 jaar