VERO ADMIN Verwerking facturen.

Transcriptie

1 VERO ADMIN Verwerking facturen

2 Inhoudsopgave 1 NUTTIGE INFORMATIE VOORWOORD VERWERKING VOLGENS KLANTENFICHE INTERNE VEREISTEN VERWERKEN VAN FACTUREN ALGEMENE OPTIES Default instellingen voor nieuwe klanten instellingen (einvoice of UBL) instellingen (standaard ) Naam pdf en extra bijlagen (Standaard , einvoice en UBL) Instellingen UBL KLANTEN GLOBAAL SELECTEREN VAN FACTUREN VERWERKING VAN DE GESELECTEERDE FACTUUR/FACTUREN OPNIEUW VERWERKEN VAN FACTUREN AUTOMATISCHE UPDATE PRAKTISCHE WERKWIJZE EINVOICE/UBL UBL INSTELLINGEN Dossier en/of vestigingsfiche Btw-parameters EEN EINVOICE OF UBL MAKEN EINVOICE OF UBL VERZENDEN EINVOICE NAAR UBL EN NAAR DE BOEKHOUDER DOCUMENTATIE Verwerken van facturen 1

3 1 Nuttige informatie Handleiding U kunt de online handleiding oproepen via Help, Help. Verder kunt u de handleiding oproepen van het programma waarin u werkt door op F1 te drukken. Bv. indien u op F1 drukt bij het ingeven van aankoopfacturen, krijgt u onmiddellijk het hoofdstuk uit de handleiding m.b.t. ingave van de aankopen. Deze handleiding staat online. Hierdoor is deze handleiding steeds up-to-date maar moet u ook over een internetverbinding beschikken om de handleiding te kunnen raadplegen. Service Center, your service Support U kunt 24/24, uw vraag of probleem rechtstreeks registreren vanuit onze Support portal op Uw supportaanvraag zit onmiddellijk in ons automatisch registratiesysteem en wordt First in First out behandeld door de medewerkers van de Service Desk. Via MyRequest kunt u vervolgens online (de voortgang van) al uw supportaanvragen bij Kluwer software opvolgen voor al uw producten. MyFAQ Ga naar Geef rechts boven op deze pagina naast MyServices, uw klantnummer en paswoord in en klik op de blauwe pijl. Klik vervolgens op de link Support in het midden van de pagina en vervolgens op de link Registreer hier uw supportaanvraag onder puntje 3. Hulp aanvragen. Beantwoord de vragen, vervolledig uw gegevens en klik op Verzenden. U ontvangt onmiddellijk op scherm, de bevestiging dat wij uw supportaanvraag goed ontvangen hebben en u wordt vervolgens gecontacteerd door een van onze medewerkers. Via MyFAQ op het het klantenportaal MyServices van kunt u een antwoord vinden op de meest uiteenlopende vragen van de door u gebruikte programma's. U verkrijgt toegang tot MyServices door uw klantnummer en uw paswoord in te vullen op de startpagina van onze website (rechts boven) en vervolgens op de blauwe pijl te drukken. Via MyServices hebt u ook toegang tot een andere online diensten: MyInfo: verifieer, vervolledig of wijzig uw adresgegevens of contactpersonen. MyUpdate: update uw software via het internet en beschik zo steeds over de laatste versie. MyContact: mail ons een commerciële of administratieve vraag. MyTrainingCredits: raadpleeg de status van uw opleidingspakketten Support: log in om snel hulp te zoeken en of uw supportaanvraag te registreren (zie hierboven). Aanvraag remote interventie: verstuur een aanvraag om een interventie van op afstand te laten uitvoeren. Service Desk Voor zowel inhoudelijke als technische vragen kunt u ook terecht bij onze Service Desk medewerkers. Zij staan elke werkdag tot uw dienst en dit van 8u30 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u30. U kunt hen bereiken op het telefoonnummer U selecteert de gewenste optie en geeft vervolgens uw klantnummer in. Verwerken van facturen 2

4 Belt u buiten de kantooruren of zijn de lijnen bezet, registreer dan uw vraag of probleem via onze Support portal op of laat een boodschap na met uw klantnummer, naam en telefoonnummer. Wij bellen u dan gegarandeerd op. Interventies en opleidingen Ons Interventie & Training Team komt graag bij u langs voor installatie, implementatie, opleiding en technische bijstand. Een groot deel van deze activiteiten komt ook in aanmerking voor een interventie op afstand. Op de pagina Aanvraag remote (interventie op afstand) van onze website vindt u hier de nodige informatie over en kunt u rechtstreeks uw aanvraag registreren. Sommige opleidingen worden niet via groepscursussen aangeboden door de specificiteit van bepaalde programma s en modules (bv. Budgetten, Analytische module). Wenst u toch een opleiding over een van die specifieke programma s of modules, dan kan dit steeds bij u ter plaatse. Consulteer onze Product Catalogue op voor een volledig overzicht van onze producten en de nodige informatie wat betreft vereiste en aanbevolen opleidingen, systeemvereisten e.d. Wenst u meer informatie over onze groepsopleidingen, dan kunt u steeds terecht op Onder de titel Service (rechts) vindt u het onderdeel Opleidingen. U vindt daar de cursuskalender en inhoud van de groepsopleiding terug en u kunt er uzelf en uw collega s inschrijven. Voor meer info of een afspraak belt u gerust naar Na de taalkeuze selecteert u 4 Interventie & Training Team. Kmo-Portefeuille (vroeger BEA) Kmo-Portefeuille (vroeger BEA of Budget voor Economisch Advies) is de naam voor de geïntegreerde subsidiemaatregel waarmee kleine en middelgrote ondernemingen met steun van de Vlaamse overheid de ondernemerschapsbevorderende diensten zoals opleiding, advies, kennis en mentorschap kunnen inkopen. Kluwer software is erkend als opleidingsverstrekker voor Kmo-Portefeuille. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website Ondernemend Vlaanderen Qfor Kluwer software is Qfor gecertificeerd. Qfor is een kwaliteitsmodel dat specifiek is afgestemd op organisaties die training, consulting en andere knowledge based services aanbieden. Het model is het resultaat van een Europese samenwerking tussen verschillende landen. Het wordt in België toegepast onder toezicht van de vzw Comité van Toezicht. Meer info op Verwerken van facturen 3

5 2 Voorwoord 2.1 Verwerking volgens klantenfiche Wanneer u beschikt over de versie VNG83 van uw VERO software, kunt u met één knop bepalen hoe uw factuur verwerkt moet worden. Printen, en, versturen als einvoice, versturen als UBL of een combinatie van de verschillende mogelijkheden. 2.2 Interne vereisten Zoals in het voorwoord al werd vermeld, moet u over een minimale versie van de VERO software (Kluwer) beschikken, namelijk VNG versie 83. Verwerken van facturen 4

6 3 Verwerken van facturen 3.1 Algemene opties De algemene opties kunt u in VERO-Admin instellen via Bestand Opties Factuur 2 Wanneer u enkel beschikt over de module Accountantsfacturatie (eenvoudige facturatie), kunt u deze algemene opties bereiken via VERO-Count, Systeem, Opties, Factuur Default instellingen voor nieuwe klanten Door het instellen van deze opties, kunt u zelf bepalen welk type afdruk gemaakt zal worden van een factuur voor alle nieuwe klanten die u aanmaakt. Er zijn 2 onderverdelingen, telkens met 2 mogelijke opties: 1. verwerking volgens klantenfiche: -Standaard afdruk -Standaard 2. verwerking volgens klantenfiche en einvoice/ubl -einvoice -UBL Verwerken van facturen 5

7 UBL export wordt standaard opgeslagen in een bestand volgens de Link Settings. De UBL export zal de basis vormen voor de import door een externe partner. Het lijkt ons dan ook wenselijk om deze op te slaan in een bestand instellingen (einvoice of UBL) Deze opties moeten enkel ingesteld worden indien u een einvoice wenst te versturen via einvoice, UBL of beide. Default adres van waaruit einvoice of UBL mails verstuurd worden: als u meerdere e- mailadressen ter beschikking hebt kunt u hier een adres opgeven dat gebruikt wordt om de s te versturen. Mail sjabloon voor einvoice of UBL mails: u kunt in dit scherm een sjabloon opmaken die gebruikt kan worden voor het elektronisch versturen van de facturen. U kunt aanvinken om de te tonen alvorens te verzenden. U kunt per taal (Nederlands, Frans, Engels of Duits) één of meerdere sjablonen configureren. Per sjabloon kunt u onderstaande gegevens configureren: Verwerken van facturen 6

8 Een cc-adres (Carbon copy) Een bcc-adres (Blind Carbon copy) Een onderwerp (Subject) Een body bepalen (Tekst) De naamgeving van de pdf en eventuele bijlagen kunt u instellen via de documentnummering: zie verder instellingen (standaard ) Via de documentnummering voor facturen kunt u een sjabloon instellen voor standaard s. VERO-Amin Bestand Documentnummers Per sjabloon kunt u onderstaande gegevens configureren: Een cc-adres (Carbon copy) Een onderwerp per taal (Subject) Een body per taal (Tekst) Verwerken van facturen 7

9 Verwerken van facturen 8

10 3.1.4 Naam pdf en extra bijlagen (Standaard , einvoice en UBL) Documentnummering -> knop -> knop Bijlage Via de knop Bijlage kunt u één of meerdere bijlagen meesturen met uw factuur. Vb. verkoopsvoorwaarden, nieuwe openingsuren, promo acties, De onderste velden kunnen worden gebruikt om de naam te bepalen van de factuur die als pdf meegestuurd wordt. Standaard is dat <reeks>-<nummer>.pdf Verwerken van facturen 9

11 3.1.5 Instellingen UBL Enkel en alleen wanneer u een UBL exporteert kunt u aan de hand van klanten- en dossiervariabelen bepalen waar u de UBL wenst op te slaan. Er kan dan een afzonderlijke directory worden aangemaakt voor de UBL bestanden. Indien u echter geen afzonderlijke directory opgeeft, wordt de klanten directory overgenomen. U kunt deze directory instellen via VERO-Count Systeem Instellingen Link Settings Verwerken van facturen 10

12 Tevens kunt u bepalen naar welk adres van de boekhouder u alle geselecteerde facturen wenst te verzenden. U hebt de mogelijkheid om te kiezen tussen meerdere adressen (o.a. Dossier, Kantoor of een vrij te kiezen Ander adres). Verwerken van facturen 11

13 3.2 Klanten Op het afdrukprogramma is er een extra knop Verwerking volgens klantenfiche, via Afdrukinfo stelt u in hoe de factuur verwerkt moet worden via die extra knop. Er zijn 2 onderverdelingen, telkens met 2 mogelijke opties: 1. verwerking volgens klantenfiche: Standaard afdruk : de factuur wordt geprint Standaard de factuur wordt g d 2. verwerking volgens klantenfiche en einvoice/ubl einvoice : de factuur wordt g d als pdf en vervolgens wordt de factuur versleuteld UBL: de factuur wordt g d als pdf met bijhorend UBL bestand en vervolgens wordt de factuur versleuteld De einvoice of UBl facturen kunnen worden verstuurd naar: adres 1 uit de klantenfiche adres 2 uit de klantenfiche adres contact1 (enkel als u gebruikt maakt van de uitgebreide functionaliteit rond contacten - Vero\Prog\Info\manual\N\MAN-N-Contacten.pdf) Verwerken van facturen 12

14 Wanneer u de facturen verwerkt via UBL dan is er nog een extra optie: Bestand: de gegenereerde pdf en xml worden bewaard. 3.3 Globaal selecteren van facturen Ook facturen die al verwerkt zijn via einvoice of UBL. Met deze optie geeft u aan dat facturen die al verwerkt zijn via einvoice of UBL opnieuw opgenomen mogen worden in de selectie. U wilt die dus nogmaals verwerken, zijnde afdrukken of opnieuw versturen. Deze optie is enkel mogelijk als u De wel afgedrukte of Beide selecteert. Verwerken van facturen 13

15 Selectie volgens opties facturatie uit klantenfiche. Hiermee kunt u de selectie van facturen verfijnen volgens de instellingen van de bijhorende klant. U kunt bijvoorbeeld enkel Standaard aanvinken: enkel de facturen van de klanten waarvan in de klantenfiche Standaard aangevinkt staat, worden opgenomen in de selectie. Opmerking: dit is een extra selecte, dit staat los van het verwerken via het afdrukprogramma! Verwerken van facturen 14

16 3.4 Verwerking van de geselecteerde factuur/facturen Knop Print: Zowel voor afdrukken van één factuur als voor globaal afdrukken. Alle facturen die geselecteerd zijn worden geprint, ongeacht de instellingen in de klantenfiche. Dit is dus identiek met de andere documenttypes. Knop Zowel voor afdrukken van één factuur als voor globaal afdrukken. Alle facturen die geselecteerd zijn worden g d, ongeacht de instellingen in de klantenfiche. Dit is dus identiek met de andere documenttypes. Knop einvoice/ubl: Zowel voor afdrukken van één factuur als voor globaal afdrukken. Verwerken van facturen 15

17 Alle facturen die geselecteerd zijn worden overlopen, enkel de facturen waarvan in de klantenfiche einvoice of UBL aangevinkt is worden verwerkt. Opmerking: Het kan dus zijn dat er minder facturen verwerkt worden dan er geselecteerd zijn! Knop Verwerking volgens klantenfiche: Zowel voor afdrukken van één factuur als voor globaal afdrukken. Alle facturen die geselecteerd zijn worden overlopen en worden verwerkt volgens de instellingen in de klantenfiche. Vb. u hebt 5 facturen geselecteerd: De klant van factuur 1 heeft als instelling Standaard afdruk De klant van factuur 2 heeft als instelling Standaard De klant van factuur 3 heeft als instelling einvoice De klant van factuur 4 heeft als instelling Standaard afdruk De klant van factuur 5 heeft als instelling Standaard afdruk en UBL Resultaat: Factuur 1 wordt geprint Factuur 2 wordt verzonden als gewone Factuur 3 wordt verzonden via einvoice Factuur 4 wordt geprint Factuur 5 wordt verzonden via UBL EN geprint 3.5 Opnieuw verwerken van facturen Facturen die al verwerkt zijn via einvoice of UBL kunnen opnieuw geprint, g d, of verwerkt worden als einvoice of UBL. Omdat de facturen in dit geval digitaal versleuteld worden kunt u de facturen niet meer verwerken via een andere lay-out. M.a.w. u krijgt identiek dezelfde afdruk of pdf zoals bij de eerste verwerking. Kiest u voor Voorbeeld dan wordt de al opgemaakte factuur getoond in uw standaard pdf reader. Verwerken van facturen 16

18 3.6 Automatische update U kunt het type verwerking van facturen wijzigen voor de al bestaande klanten door gebruik te maken van de automatische update VERO-Count Utilities Automatische update Klanten VERO-Admin Utilities Automatische update Klanten Verwerken van facturen 17

19 4 Praktische werkwijze einvoice/ubl 4.1 UBL instellingen Het is enkel en alleen wanneer u kiest om een factuur te exporteren naar een UBL-formaat dat u onderstaande fiches zult moeten overlopen. Onderstaand vindt u een overzicht van de velden die opgenomen zullen worden in de einvoice volgens de UBL structuur. De UBL structuur van het bestand wordt bepaald door Kluwer in samenwerking met het Forum For the Future volgens het e-fff protocol ( Indien u een einvoice exporteert naar een pdf, dan zal de lay-out van de pdf bepalen welke velden er relevant zullen zijn Dossier en/of vestigingsfiche De afzender van de UBL wordt steeds geïdentificeerd bij de import aan zijn ondernemingsnummer. Indien u wenst te exporteren naar een UBL schema is het btw-nummer/ondernemingsnummer van het dossier verplichtend. U kunt dit instellen via VERO-Count Bestand Dossier Dossiersfiche Indien u gebruikt maakt van de vestigingsfiche in VERO-Admin om adresgegevens in te vullen, dan heeft deze steeds voorrang op de adresgegevens uit de dossiersfiche VERO-Admin Bestand Vestigingen Verwerken van facturen 18

20 Volgende velden worden tevens overgenomen uit de dossiersfiche: Contactpersoon 1 Btw-nummer Telefoon 1 Fax IBAN-nummer (Extra velden) BIC-nummer (Extra velden) Klantenfiche In de UBL wordt de nodige informatie opgenomen om bij de import de klant te kunnen identificeren. Er wordt door Kluwer sterk aangeraden om het ondernemingsnummer/btw-nummer van de klant te gebruiken zodat deze uniek bij de uitwisseling gedefinieerd kan worden. Bij het aanmaken van een UBL bestand wordt steeds de informatie genomen van de facturatieklant van de factuur (naam zaak + rechtsvorm, adres, gemeente, postcode, btw-nummer, landcode, , telefoon, IBAN nummer, BIC code) Btw-parameters De meegeleverde btw-regimes en btw-codes worden door Kluwer/VERO geconverteerd naar de waarden van het e-fff protocol bij de upgrade naar de versie VNG77. Indien u echter gebruik maakt van zelf aangemaakte btw-regimes en/of btw-codes, dan zult u zelf de link moeten voorzien voor een eventuele UBL export. VERO-Count Btw parameters Btw fiches verkopen Verwerken van facturen 19

21 4.2 Een einvoice of UBL maken Indien u niets wijzigt in de klantenfiche, kunt u nog steeds op de oude wijze een factuur afdrukken. Het bijkomende einvoice icoon in het afdrukscherm wordt dan uitgegrijsd. Indien u in de klantenfiche kiest om een einvoice of UBL, dan wordt het einvoice icoon actief. Verwerken van facturen 20

22 Tevens zorgt de einvoice module (einvoice/ubl) ervoor dat de verzonden bestanden opgeslagen en versleuteld worden in de database. De desbetreffende facturen kunnen niet meer gewijzigd worden, enkel een duplicaat van de einvoice kan nog aangemaakt worden. Verwerken van facturen 21

23 4.3 einvoice of UBL verzenden Zoals bepaald werd in de klantenfiche kunt u aan de hand van de instellingen, een pdf van de factuur versturen naar 1 of 2 uit de klantenfiche of naar contact 1 (zie Vero\Prog\Info\manual\N\MAN-N-Contacten.pdf) Indien u als klant alleen een pdf wenst te ontvangen van de factuur, kunt u deze enkel versturen via mail (opslaan in een bestand en UBL export zijn eventuele alternatieven). Wat zijn de instellingen De geadresseerde wordt bepaald in de klantenfiche ( 1, 2 of contact 1) Cc-adres (Carbon copy) wordt bepaald in het sjabloon Bcc-adres (Blind Carbon copy) wordt bepaald in het sjabloon Onderwerp (Subject) wordt bepaald in het sjabloon Body (Tekst) wordt bepaald in het sjabloon De lay-out van de pdf in bijlage wordt bepaald in de documentlay-outs (VERO-Admin Utilities Document lay-out) De naamgeving van het pdf-bestand wordt bepaald door de documentnummers (VERO-Admin Bestand Documentnummers) 4.4 einvoice naar UBL Indien u voor een bepaalde klant, een factuur wenst te exporteren naar UBL dan wordt er steeds een pdf gecreëerd ter verificatie. De pdf die gecreëerd zal worden, volgt de instellingen zoals deze geconfigureerd werden in de pdf integratie (documentlay-out). De pdf die meegeleverd zal worden, omvat niet noodzakelijk alle informatie die in de UBL is verwerkt en vice versa. Er zijn 3 mogelijkheden om een UBL en bijhorende pdf te versturen: contact1 Bestand Verwerken van facturen 22

24 De naamgeving van de UBL is vastgelegd door Kluwer en volgt het e-fff protocol. Dit zal dus bestaan uit het voorvoegsel efff, gevolgd door het ondernemingsnummer van het dossier, de nummerreeks, het jaar en het documentnummer van de factuur. Voorbeeld: efff_ _t2_2012_29.xml Onderstaande informatie kunt u terugvinden in de UBL met betrekking tot de factuur. Het type document van de factuur (Factuur / Creditnota) De muntcode 1 De wisselkoers Het documentnummer Factuurdatum Vervaldatum Disconto percentage Kortingspercentage De gestructureerde mededeling Omschrijving van het dagboek De referentie van de factuur Het bedrag van de factuur in standaardmunt en in vreemde valuta en de eventuele btwbedragen Per factuurlijn wordt het aantal doorgegeven Per factuurlijn wordt de artikelcode doorgegeven Per factuurlijn wordt de omschrijving van het artikel op de factuur doorgegeven Per factuurlijn worden de vrije ingaves aangemaakt Per factuurlijn wordt de prijs met en zonder kortingen doorgegeven 4.5 en naar de boekhouder Documenten > Facturen > Ingave Facturen > Globaal > en naar de boekhouder (UBL) U kunt via onderstaand scherm meerdere Facturen/Creditnota s selecteren die u wenst te versturen naar de boekhouder. Alle geselecteerde facturen worden gegroepeerd verzonden. 1 De munt van het dossier moet steeds in euro zijn om de UBL zinvol te kunnen exporteren (standaardmunt moet euro zijn). Verwerken van facturen 23

25 Vervolgens verstuurt u via onderstaand scherm een naar de boekhouder. De zal worden aangemaakt volgens de instellingen in de opties/factuur 2 (cfr instellingen (standaard e- mail)). De keuze van de lay-out is enkel van belang voor facturen die nog niet elektronisch verstuurd werden. Verwerken van facturen 24

26 In de bijlage van de wordt een gecomprimeerd bestand toegevoegd met daarin de geselecteerde facturen. Verwerken van facturen 25

27 5 Documentatie Alle handleidingen bevinden zich in de map: vero\prog\info\manual. N Naam Beschrijving MAN-F-traitement-Factures.PDF Manuel concernant le Traitement des factures Version en français MAN-N-verwerking-Facturen.PDF Handleiding met betrekking tot Verwerking Facturen Nederlandstalige Versie aam Beschrijving De informatie in dit document is voor wijzigingen vatbaar zonder voorafgaande kennisgeving. Onrechtmatige reproductie of overdracht van dit document of een deel ervan, elektronisch of mechanisch, voor om het even welk doel, zonder de uitdrukkelijke goedkeuring van Kluwer Software is verboden. Kluwer software kan niet verantwoordelijk gesteld worden en zal geen eis tot schadevergoeding aanvaarden voor schade die het gevolg is van een fout die in dit document zou staan, of door een verkeerde interpretatie van de informatie in dit document. Verwerken van facturen 26