Planning en efficiency

Transcriptie

1 Planning en efficiency Geen marketing module maar wel een hele belangrijke module die gaat over hoe jij jouw bedrijf organiseert, je planning en efficiency. Er zijn hele boekenkasten te vullen met boeken over efficiency, effectiviteit, planning en organisatie en het is ook best persoonlijk, ieder z n voorkeur. Ga dus zeker op zoek naar meer informatie als dat je verder kan helpen! Ik heb hier de voor mij belangrijkste onderdelen uitgehaald waarvan ik denk dat ze jou ook kunnen helpen. Plannen Sommige mensen hebben een hekel aan het woord plannen, laat staan dat ze ook daadwerkelijk gaan plannen. Er is angst dat ze zichzelf helemaal vast pinnen en dat voelt niet creatief, vrij, daar waar het ondernemerschap allemaal om begon. Volgens mij is dit echt onzin, je kunt plannen en nog steeds heel creatief en vrij bezig zijn. Het gaat ook hier om het aanbrengen van focus en weten waar je ja/nee tegen zegt. Kijk naar waar jij over één jaar wilt staan met jouw bedrijf (en leven) en breng het dan terug naar de komende drie maanden. Plannen per drie maanden en dan terug naar de maand en vanuit daar verder terugplannen naar de week en de dagen in die week. Gebruik hiervoor als voorbeeld en inspiratie de planner die je hebt gekregen bij deze training. Zet het desnoods om in het systeem dat je al gebruikt. We gaan nadat ik de theorie heb behandeld nog even kijken naar de planner. Eisenhower was generaal in de 2 e Wereldoorlog en later President van de USA. Hij heeft het volgende kwadrant ontwikkeld, het Eisenhower kwadrant. Zaken kun je verdelen in belangrijk en urgent. Urgent = het heeft altijd met tijdnood te maken, iets moet NU of had al af moeten zijn. Belangrijk = het heeft met de waarde(s) van je bedrijf te maken, je doel, je missie. Prioriteiten stellen doe je op basis van deze twee factoren. Het is handig om snel het verschil te kunnen zien/herkennen/bepalen tussen urgent en belangrijk. Plannen is een routinetaak, zet dit op een vast moment in je agenda.

2 Afleiding door overload De ziekte van vandaag is dat er ontzettend makkelijk en veel afleiding is. We zijn dag en nacht online, bereikbaar, overal is wifi, we plaatsen elke scheet op Facebook etc. Er is gewoon VEEL van ALLES. Er is een informatie overload te krijgen, we kunnen zien wat anderen over de hele wereld doen. Via het ene bericht klik je door naar een andere website, kom je weer bij een leuk artikel of filmpje terecht en voor je het weet ben je uren verder zonder ook maar echt iets te hebben gedaan. Vaak voel je je dan alleen maar slechter omdat je a) tijd hebt verspild en b) onzeker wordt door al die anderen die ook van die mooie/leuke/geweldige dingen maken! Natuurlijk zijn wij ondernemende mensen heel nieuwsgierig en geïnteresseerd in alles wat met ons vak en het ondernemerschap in het algemeen te maken heeft.

3 De keerzijde is dus de constante afleiding en niet echt een focus op wat je wilt bereiken of doen. Aan ideeën geen gebrek, je bent niet voor niets voor jezelf begonnen. Het is juist die drive die maakt dat je vooruit wilt! Eigenlijk zou je kunnen zeggen dat een (wat meer) egoïstische houding essentieel is voor ondernemers. Egoïstisch in de goede zin van het woord, goed voor jezelf zorgen, jouw bedrijf en doelen bovenaan zetten op jouw werkdagen. Het gaat dan meer om grenzen stellen. Focus op jouw doelen en sluit je af voor de rest. Zonder je daar ook maar een seconde schuldig over te voelen. Zo kun je als moeder je dagen vullen met allerlei activiteiten op school maar je kunt jezelf hier prima in begrenzen door te zeggen dat je 2 keer per jaar jouw volledige inzet geeft. Tools/Apps om jezelf offline te halen, jezelf te blokkeren voor bepaalde sites gedurende bepaalde tijden: Ik gebruik dit zelf niet maar de reviews zijn positief en het is een goed middel om jezelf aan te pakken als je te snel of makkelijk wordt afgeleid. Dit is een soort online kookwekker die je kunt instellen. Als de tijd voorbij is dan hoor je een gong. Een gewone kookwekker naast je neerzetten kan natuurlijk ook! Werk met blokken van 50 minuten, waarvan 40 minuten om je volledig op één taak te focussen en dan 10 minuten pauze. Dit schijnt een hele goede tijdspanne te zijn dus probeer het eens uit. Werkgewoontes Een gewoonte is de manier die jij jezelf hebt aangeleerd hoe je dingen doet. Zo heeft bijna iedereen een vast ochtendritueel, dat is ook een gewoonte. Wij mensen zijn gewoontedieren, enige voorspelbaarheid maakt het makkelijker voor ons systeem (brein). Of (sommige) gewoontes handig zijn is een andere vraag, zeker als het aankomt op werkgewoontes. Een werkgewoonte die je heel vaak ziet is dat mensen éérst hun mails gaan checken, vaak als eerste van de dag. Men springt versnipperd van bericht naar bericht, neemt niet echt actie, bedenkt dat er nog een andere keer goed naar de mail moet worden gekeken, kortom, je bent een uur verder en je hebt nog steeds evenveel mails in je inbox, dingen zijn half gestart. Veel tijd wordt verspilt omdat iets niet wordt afgemaakt, er zijn allemaal losse eindjes van taken, dit is frustrerend en vreet energie.

4 De meeste mensen hebben hun beste energie in de ochtend. Tegen het eind van de ochtend zakt het wat in. Na half 4 stijgt het weer. En in de avond krijgen veel mensen ook weer energie. In de praktijk zie je dat mensen op tijden van hun beste energie (als eerste van de werkdag) s gaan afhandelen. Zonde om dan je mails te gaan doen, dit is namelijk een taak waar je niet echt veel energie voor nodig hebt. Dat kan ook in de middag, na de lunch als de meeste mensen een dip in energie hebben. Wat energie kost is het maken van producten, het creatieproces. Een rapport schrijven. Een artikel schrijven. Gebruik je beste energie dus voor dit soort taken. Zet je mail uit, draai je telefoon om, ga offline en maak wat je wilt maken! Heb je kinderen werk dan om hun tijden heen. Zodat je er ook echt bent als zij uit school zijn. A = B principe Dit is een manier om jezelf een nieuwe gewoonte aan te leren waarmee je veel tijd kunt besparen. Aanraken = Beslissen. Zodra je iets aanraakt neem je een beslissing. Want heel vaak pakken we iets op, kijken ernaar, denken: ja, daar moet ik een keer naar kijken en leggen het weer neer. Een uur later pakken we het weer op, zelfde ritueel. Enzovoort enzovoort. Als je meteen een besluit neemt kun je het vervolgens wegleggen totdat het moment is aangebroken waarop jij met die taak aan de slag gaat. Vier beslissingen waar je uit kunt kiezen: 1. Doe het nu. Wat je in je handen hebt is heel klein, het is binnen 2 minuten afgehandeld. Doe het dan meteen. Gooi daarna weg of archiveer. 2. Deleten/Dumpen/Door naar de juiste persoon. Wat je in je handen hebt hoort niet bij jouw werk en/of je gaat hier helemaal geen tijd aan besteden. Of het is voor een ander en per ongeluk bij jou terecht gekomen. Weg ermee, klaar. 3. Delegeren. Er is iemand anders die dit kan doen maar jij bent en blijft eindverantwoordelijk. Stuur het door, al dan niet met instructies en spreek af wanneer jij het terug wilt hebben. Daarna eventueel een nieuwe A = B ronde. 4. Door naar je agenda. Het is iets wat jij gaat/moet doen maar voor nu is het te groot en te tijdrovend. Dus je noteert in je agenda wanneer het dan wel gaat gebeuren. Archiveer het stuk daarna zodat je het snel kunt pakken als de tijd daar is om eraan te gaan werken. Haal het in ieder geval uit het zicht weg! Bundelen Een hele effectieve manier om tijd te besparen is zaken bundelen. Het maakt dat je jouw aandacht veel beter kunt vasthouden tijdens de uitvoering van die klus. Voor je klanten is het ook beter want die weten ook waar zij aan toe zijn. Neem als voorbeeld de postbode. Die komt niet elke brief afzonderlijk bezorgen, die komt een paar keer per week langs met alles wat er op dat moment aan post is gebundeld om het te bezorgen.

5 Je kunt in principe alle werkzaamheden bundelen. Mails beantwoorden Telefoontjes plegen Financiën/Administratie Persoonlijke gesprekken Creëren van producten Maken van berichten voor Facebook en Twitter en inplannen via bijvoorbeeld In je leven naast je werk kun je ook bundelen, denk aan boodschappen doen en huishoudelijke dingen. Doe kleine klusjes als je kinderen thuis zijn en je toch niet echt met focus kunt werken aan je bedrijf. Je hoeft niet altijd klaar te staan voor je klant. Jouw klant kan echt wel een uurtje of een dag wachten, daar heeft hij begrip voor. Ik ken een advocaat en ik mailde haar een keer om iets te vragen. Er kwam een autopreply dat zij op dinsdag en donderdag haar mails afhandelt. Dat vond ik toch zo geweldig! Zelf zou ik dit niet doen maar ik vind het wel heel goed dat mensen hier een keuze in maken en dat dan communiceren. Ik probeer zelf zoveel mogelijk te bundelen, als voorbeeld heb ik mijn coachgesprekken altijd op dinsdag en woensdag. Dat geeft mij tijd en ruimte om op bv maandag en donderdag te focussen op het creëren, modules maken, nieuwe producten uitwerken, dat soort dingen. Administratie bundel ik ook, meestal voor de vrijdagochtend. Probeer er tijdens een coachgesprek voor te zorgen dat je alles in die tijd afhandelt. Hiermee bedoel ik dat je na het gesprek niet met een nieuwe actielijst wilt zitten waardoor jij alsnog een extra half uur voor die klant bezig bent. Bijvoorbeeld in het gesprek komt een bepaald boek of website aan de orde, dan kun je dat later nasturen maar beter om het meteen even te doen. Je wilt het gesprek na de tijd echt af hebben, dit is ook een stuk tijdsbewaking. Afspraken buiten de deur kan je ook heel goed bundelen, dit wordt belangrijker naarmate je het drukker krijgt met klanten. Ga maar na: als jij heel graag naar iemand toe wilt, een expert, dan hoor je vanzelf wanneer die persoon tijd heeft om jou te ontmoeten toch? Jij stemt dat af op de agenda van die ander. Zo mag je het ook voor jezelf regelen! Waar het hier om gaat is dat jij je realiseert dat JIJ in controle bent over jouw agenda. Niet je klanten of je inbox. Jij bepaalt wanneer je wat doet. Dit bedoel ik ook met een stukje gezond egoïsme. Voel je niet schuldig om hier grenzen te stellen, wees niet bang dat mensen afhaken. Als ze heel graag met jou aan het werk willen dan passen ze zich aan jouw agenda aan! Het staat juist heel professioneel als jij de zaken ook hier goed hebt geregeld.

6 Je kunt waarschijnlijk nog meer tijd besparen door bepaalde dingen te systematiseren. Alles wat je meerdere malen gebruikt kun je systematiseren. Bijvoorbeeld een welkom of instructi naar nieuwe klanten. Je kunt deze mail elke keer opnieuw typen maar je kunt m ook eenmalig maken, bewaren (in een Word bestand) en dan steeds gebruiken. Je hoeft dan alleen een paar persoonlijke dingetjes aan te passen. Waar/Wat kun jij (meer) gaan bundelen en/of systematiseren in jouw bedrijf? Werk dit eens voor jezelf uit. Organiseer je werkplek Kijk eens om je heen. Wat ligt er allemaal op je buro? Hoe vol is je computer, je bureaublad? Kun jij binnen één minuut vinden wat je nodig hebt? Geniet je van de omgeving waarin jij jouw passie aan het leven bent? Dit is, naast een stuk efficiency, ook mindset: Je bent het waard om in een opgeruimde omgeving te werken. Alles is energie en het moet stromen, er moet ruimte zijn om je heen. Troep leidt af, zorgt voor een slechte reputatie en is in die zin negatieve energie. Rommel heeft altijd haast is een Chinees gezegde. Neem tijd om jouw werkplek goed te organiseren. Ruim op, gooi weg. Heb je een foldersysteem dat je helpt? Of eentje waar je moedeloos van wordt? De structuur van je archief (mail, digitaal en papier) is heel persoonlijk. De een heeft alle mails op een grote hoop en zoekt daarin, de ander heeft mappen om alles te sorteren. Het maakt niet uit, waar het om gaat is dat jij je spullen snel kunt terugvinden. Archiveren heeft als doel terugvinden, niet bewaren. Zelf ben ik van de mappen, ik heb voor elke klant een map, voor trainingen, voor systemen die ik gebruik. Bewaar je administratie op één plek zodat je het kunt pakken als je daar tijd voor hebt gereserveerd. Investeren in een goed systeem betaalt zich dubbel en dwars terug! Onderschat dit gedeelte van je bedrijf niet, het is een hele belangrijke basis. Zorg voor één plek om al je to do s te verzamelen, dan kun jij erop vertrouwen dat je daar altijd al jouw acties kunt terugvinden en noteren. Verdeel in categorieën zodat het nog iets overzichtelijker wordt. Ik gebruik de hoofdcategorie Binnenkant, Buitenkant en Gezin, ik bespreek dit verder in de video bij de planningstool. Filter dan naar je planning.

7 Uitbesteden Het klinkt misschien als een ver van je bed show maar besteed jij al zaken uit? Veel zzp ers doen alles zelf maar vinden niet alles leuk. En wat je niet leuk vindt dat stel je vaak uit.. Terwijl er duizenden anderen zzp ers zijn die jouw rot-klusjes juist geweldig leuk vinden en daar heel goed in zijn! Zeg niet meteen: Daar heb ik geen geld voor. Bepaal eerst of er dingen zijn die je heel graag zou uitbesteden. Die dingen waar je echt een gruwelijke hekel aan hebt of wat je gewoon heel moeilijk vindt en/of wat je teveel tijd kost. Kijk er eens op een andere manier naar: Stel je hebt een hekel aan alles rondom je website, vooral de technische dingen. Je kunt alles zelf uitvogelen en er avonden mee zoet zijn. In die tijd, wat had je ook kunnen doen? Hoeveel geld verdien je gemiddeld per uur? Is het niet voordeliger om iemand anders die dingen aan je website te laten doen zodat jij kunt focussen op werken met klanten, een product maken, dingen doen die je makkelijk vindt? In plaats van zeggen: Daar heb ik geen geld voor, stel jezelf de vraag: Wat kan ik doen om bedrag x te verdienen zodat ik persoon y kan inhuren? Wat gaat het mij opleveren als ik dit niet meer hoef te doen? Wat kan ik in die tijd wel doen? Het gaat je sowieso tijd opleveren waarin je klanten kunt helpen, iets kunt creëren om meer mensen te bereiken. Waar het mij om gaat is dat je energetisch laat zien dat jij durft te investeren. Dan gaan mensen ook in jou investeren. Heb vertrouwen. Je kunt klein beginnen: laat iemand voor 2 uur iets doen, bouw dat langzaam op naar 4 uur en zo ga je verder. Koop een strippenkaart bij een webbouwer zodat er gestart kan worden met de meest belangrijke zaken waar jij maar niet aan toekomt. Stretch jezelf hier, ik weet zeker dat het bij je terugkomt! Tot slot Tijd is je meest kostbare bezit, het is ook waar wij allemaal gelijk in zijn op deze wereld. Je bent de directeur van jouw eigen bedrijf, ga jezelf zo (meer) zien. Wees en wordt je bewust waar je jouw tijd aan geeft, zeg nee tegen alles wat niet bijdraagt aan jouw doel. Zeg beperkt ja als je het toch belangrijk vindt om af en toe ja te zeggen. Wees in ieder geval duidelijk en stel jouw eigen grenzen. Doe geen huishoudelijke taken op de momenten dat jij jouw beste energie hebt, kies dan altijd voor je bedrijf.

8 Gebruik die handige tools/apps die het leven voor jou makkelijker maken. Systemen maken je vrij, kijk altijd of je nieuwe systemen kunt neerzetten in je bedrijf en leven. Dat is ook handig als je meer gaat uitbesteden, dan kan de ander jouw duidelijke instructies en systeem snel oppakken. En nu: Plannen Neem nu wat tijd om alvast zaken te gaan plannen voor de komende maanden. Gebruik de planner of jouw eigen agenda. Waar het om gaat is dat je zaken uitzet, inzicht en overzicht creërt voor jezelf en realistisch kijkt naar je weken. Zet blokjes in je tijd waarin je werkt aan jouw taken. Door de koppeling te maken met de tijd krijg je een veel realistischer beeld en zie je ook hoe snel de dag voorbij gaat. Als je wilt mag je jouw doelen voor de week delen in de Facebook groep. Op die manier maak je jezelf verantwoordelijk, door het openbaar te zeggen wat je plannen zijn.